GESTIÓN DE LOS SISTEMAS DE CALIDAD

UNIDAD 3 PROCESO DE AUDITORIA EN UN SISTEMA DE GESTIÓN

Las auditorías internas en un Sistema de Gestión Integrado entre ISO 14001 e ISO
9001

ISO 14001

La norma ISO 9001 y la norma ISO 14001 exigen a las empresas que auditen
sus Sistemas de Gestión de forma periódica para así poder verificar su
conformidad con los requisitos que establecen las normas. Durante este post vamos
ver la forma en la que se deben realizar las auditorías internas del Sistemas de
Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, además de tener en
cuenta las consideraciones especiales a la hora de realizar la auditoría de
un Sistema Integrado.

Para poder realizar una auditoría de una forma eficaz al Sistema de Gestión
Integrado, es muy importante comprender qué es una auditoría. Según la norma
ISO 14010 “Directrices para auditorías ambientales. Principios generales” define la
auditoría ambiental como:

El proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar de una

forma objetiva las pruebas de auditoría que se destinan a determinar si las
actividades del Sistema de Gestión Ambiental cumplen los criterios de auditoría, y
se deben comunicar los resultados de dicho proceso a los clientes.

La norma ISO 8402 “Gestión de la Calidad y aseguramiento de la calidad” define la

auditoría como:

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Examen sistémico e independiente que se destinan a determinar las actividades de

la calidad y los resultados que se asocian cumpliendo las disposiciones que han
sido previstas y además de estas disposiciones se implementar de una forma
eficiente y son adecuadas para conseguir los objetivos marcados.

Las definiciones de auditaría en un Sistema de Gestión de la Calidad y en

un Sistema de Gestión Ambiental son muy parecidas. En ambas definiciones se
le da importancia la evaluación sistémica e imparcial que está destinada a
determinar si el sistema satisface todos los requisitos que impone la ISO 9001 o
la ISO14001.

Como bien sabemos tanto la ISO 9001 como la ISO-14001 cuentan con cierto
número de requisitos muy similares. Las principales diferencias que existen a la
hora de realizar la auditoría en ambos sistemas es la experiencia del auditor.

Los auditores que tienen una larga experiencia en cuanto a la realización de las
auditorías de cumplimiento en reglamentación ambiental, cuentan con dificultades
para distinguir los aspectos que se encuentran relacionados con el cumplimiento y
los conceptos relativos al sistema. Los auditores que provienen de los diferentes
ámbitos de la calidad tienden a encontrar dificultades en las auditorías de los
sistemas en los que no se requiere documentar todos los procedimientos. El
proceso de auditoría es el mismo para un Sistema de Gestión de la Calidad ISO
9001 y para un Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 de forma independiente
que para un Sistema de Gestión Integrado entre ISO 9001 e ISO14001.

Ciclo de auditoría

Una auditoría interna de los Sistemas de Gestión tiene que generar pruebas
objetivas de que el sistema se encuentra implementado satisfaciendo todos los

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requisitos de la norma ISO-14001 e ISO 9001 y todos los requisitos que la

organización haya impuesto. El ciclo de auditoría incluye cuatros grupos de
actividades que garantizan la recopilación de la información que resulta necesaria
para realizar la evaluación de la eficacia del sistema implementado:

 Planificación de la auditoría

 Ejecución de la auditoría

 Informe

 Seguimiento

Durante este artículo vamos a ver la primera etapa del ciclo de auditoría, más
adelante trataremos las siguientes fases del ciclo.

Planificación

La primera etapa del ciclo de auditoría es la planificación, en la que se debe

establecer un programa de auditoría. La norma ISO 9001 exige que las auditorías
internas de la calidad se realicen basadas en la naturaleza y la importancia de las
actividades que se van a auditar, sin embargo la norma ISO 14001 establece que
las auditorías del Sistema de Gestión Ambiental se realizará de una forma
periódica y el programa se basa en la importancia ambiental de las actividades que
se realizan y los resultados de auditoría anteriores. Como ninguna de las dos
normas nos dice el periodo de tiempo en el que deben realizarse las auditorías,
determinar el programa queda a disposición de la organización.

La mayor parte de las organizaciones poseen Sistemas de Gestión maduros que

usan programas de auditoría internaque son un reflejo de los programas que
siguen los responsables de la concesión de certificaciones. Cuando se ha finalizado

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la auditoría de certificación y después de haberle concedido a la organización la

certificación que le corresponde, se realizan las auditorías de seguimiento que
suelen ser cada seis meses. La auditoría de renovación del certificado se realiza
cada tres años.

La magnitud y la complejidad de las organizaciones determinan si la auditoría

interna se realiza de forma trimestral, semestral o anual. Otro factor a tener en
cuenta son los recursos de los que disponen la organizaciones, ya que puede
resultar mucho más eficiente realizar un mayor número de auditorías de seguimiento
en las que se examinen solo unos cuantos elementos del sistema cada vez y se
pueda concluir con una mayor rapidez.

La segunda etapa en la planificación debe tener en cuenta la revisión de la

documentación. Durante la revisión de la documentación se evalúa el manual de
la organización o de cualquier otra descripción de los diferentes elementos básicos
del sistema, de los procedimientos y de las instrucciones de trabajo.

La norma ISO14001 es un desafío, ya que la mayoría de procedimientos que exige

no tienen por qué estar documentados. En toda la norma ISO-14001, sólo existen
tres referencias a procedimientos documentados:

 Control operacional

 Seguimiento y medición de características

 Evaluación del cumplimiento de la legislación

En un Sistema Integrado se deben documentar todos los procedimientos. Cuando

existan diferencias entre las normas ISO 14001 e ISO 9001 la organización deberá
satisfacer el requisito más severo. Es por esto que como la norma ISO 9001

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establece que los procedimientos deben estar documentados, en el Sistema

Integrado se deben documentar todos los procedimientos, sino se está
incumpliendo una norma de la calidad.

Existen muchos enfoques a la hora de revisar la documentación de un Sistema de

Gestión Integrado. La larga experiencia de los auditores les indica que la utilización
de una matriz ahora mucho tiempo y ofrece muy buenos resultados.

3.1 PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Los 6 Principios de una Auditoría

Una de las mejores oportunidades para desarrollarte y crecer dentro de tu

organización es ofrecerte de manera voluntaria para ser auditor interno. Todos los
sistemas de gestión de calidad requieren auditores internos calificados que ayuden
a la detección de oportunidades de mejorar en la efectividad y eficiencia de los
diferentes procesos en los sistemas de gestión.

Para ser auditor interno deberás recibir capacitación en la interpretación de la norma

del sistema de gestión que desees auditar (ISO9001, ISO TS16949, ISO14001, etc.)
además deberás desarrollar las habilidades del auditor.

Aquí te presento lo principios básicos de auditoría que según la norma ISO19011-

2011 “Auditoría de Sistemas de Gestión” deben ser respetados en cualquier
auditoría para que esta sea efectiva.

Integridad: El auditor debe ser una persona honesta, profesional, justa e imparcial.

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Presentación ecuánime: El auditor debe reportar con veracidad y exactitud los

hallazgos de la auditoría.

Debido cuidado profesional: El auditor debe darle la debida importancia a las

actividades de auditoría con diligencia y cuidado.

Confidencialidad: El auditor debe ser discreto en el uso de la información

recolectada durante la auditoría.

Independencia: El auditor debe estar libre de sesgo y no tener conflictos de interés

con el área, proceso o actividad que es auditada.

Enfoque basado en la evidencia: El auditor debe procurar que la evidencia de la

auditoría sea verificable y está basada en muestras de la información disponible.

Norma ISO 19011

La Norma ISO 19011 no establece requisitos, sino que proporciona orientación

sobre la gestión de un programa de auditoría, sobre la planificación y la realización
de una auditoría del Sistema de Gestión, así como la competencia y la evaluación
de un auditor y un equipo auditor. La norma ISO 19011 no es una norma certificable
pero sí que puede ayudar a las organizaciones a mejorar el desempeño de los
Sistemas de Gestión que se encuentren implementados en la organización.

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Cuando una empresa cuenta con un Sistema de Gestión implementado, debe

realizar ciertas auditorías periódicaspara asegurarse de que el Sistema de
Gestión sigue siendo eficaz. En este momento es cuando la norma ISO 19011entra
en juego. La ISO 19011 proporciona recomendaciones para ayudar a las
organizaciones a establecer un programa de auditoría que facilite el cumplimiento
de los requisitos establecidos en las diferentes normas ISO. Las directrices que
establecen las normas ISO sientan las bases para realizar las auditorías internas de
la organización, las auditorias que la organización puede necesitar para evaluar a
sus proveedores y las auditorías externas que tiene que realizar para optar a
obtener la certificación.

La norma ISO19011 nos ofrece los principios de auditoría

Principios de auditoría de la norma ISO 19011, es decir, vamos a conocer todos

los principios por lo que se debe regir la organización a la hora de realizar la
auditoría.

La auditoría se caracteriza por depender de diferentes principios. Los principios

tienen que ayudar a realizar la auditoría, es decir, proporcionan herramientas
eficientes y fiables de apoyo a las políticas y controles de gestión, facilitando
información sobre cómo debe actuar una organización para mejorar su desempeño.

Adherirse a los principios es un requisito previo para establecer las conclusiones

de la auditoría que sean pertinentes y suficientes y permiten que los auditores
trabajen independiente para conseguir conclusiones similares en circunstancias
similares.

Las orientaciones se basan en 6 principios que procedemos a señalar:

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Integridad

Es un fundamento de la profesionalidad. Los auditores y las personas que realizan

la gestión de un programa de auditoría deben desempeñar su trabajo con
honestidad, diligencia y responsabilidad, observar y cumplir todos los requisitos
legales que sean aplicables, demostrar la competencia a la hora de realizar su
trabajo, desarrollar su trabajo de forma imparcial, es decir, sin estar influenciados
por nada y por nadie, ser sensible a cualquier influencia que pueda ejercer su juicio
mientras realiza una auditoría.

Presentación imparcial

Es la obligación de informar con veracidad y exactitud. Todos los hallazgos,

conclusiones e informes tienen que reflejar con veracidad y exactitud las actividades
que se realizan durante las auditorías. Se tiene que informar de todos los
obstáculos que se encuentran en el camino al realizar la auditoría y las opiniones
divergentes que se queden sin resolver entre el equipo auditor y la persona
auditada. La comunicación tiene que ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y
completa.

Ser profesional

Contar con diligencia y tener juicio a la hora de realizar la auditoría. Los auditores
deben proceder con mucho cuidado, según la importancia que tenga la tarea que
quieren desempeñar y la confianza que se deposite en ellos por el cliente de la
auditoría y por las demás partes interesadas. Un gran factor a tener en cuenta a la
hora de realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es contar con la
capacidad de realizar juicios razonados con todas las situaciones de la auditoría.

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Confidencialidad

Se debe realizar cuidando la seguridad de la información. Los auditores deben

proceder con discreción durante la utilización y la protección de la información que
ha adquirido durante la realización de la auditoría. La información de la
auditoría no puede usarse de forma inapropiada para beneficio personal del
auditor o del cliente de la auditoría, de forma que pueda perjudicar al interés legítimo
del auditado. El concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible
o confidencial.

Independiente

Es la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones

de la auditoría. Los auditores deben ser independientes a la actividad que se quiere
auditar siempre y cuando sea posible, además existen casos en los que deben
actuar de forma libre contra el conflicto de intereses. Para las auditorías internas,
los auditores deben ser independientes de los responsables operativos de la
sección que se desea auditar. Los auditores deben mantener la objetividad según
el proceso de auditoría para asegurarse de los hallazgos y las conclusiones de la
auditoría que se basan sólo en la evidencia de la auditoría.

Para las empresas pequeñas, puede que no sea posible que los auditores internos
sean independientes del todo de la actividad que deben auditar, pero tiene que
hacer esfuerzos para eliminar esta barrera y fomentar la objetividad.

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Enfoque basado en la evidencia

Es el método racional para conseguir las conclusiones de las auditorías fiables y

reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de la auditoría
tiene que ser verificable. En general se basa en la información que tienen disponible,
ya que la auditoría se realiza durante un tiempo limitado y con recursos que tiene
fin. Se tiene que aplicar una utilización apropiada para el muestreo, ya que se
relaciona de forma estrecha con la confianza que puede depositarse en las
conclusiones de la auditoría.

3.2 CLASIFICACIÓN DE AUDITORÍA

Clasificación según el objeto.

 Auditoría Financiera,
contabilidad o cuentas

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 Auditoria social

 Auditoria operacional,
administrativa o de gestión

 Auditoría medioambiental

 Auditoria de sistemas  Auditoria socio-laboral

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1. Auditoría laboral de legalidad

2. Auditoría de recursos
humanos
3. Auditoría de prevencion de
riesgos laborales

Clasificación según el sujeto.

 Auditoría interna
 Auditoría externa
Clasificación según la naturaleza de las auditorias.
 Ámbito Público
– Auditoria Política
– Auditoria Gubernamental
– Auditoría Universitaria
 Ámbito Privado
 Ámbito Social

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Clasificación según tipo de auditor

 Auditor externo
 Auditor Interno.
 Auditor Operativo.
Según el alcance:
 Total o completa
 Parcial o limitado
Según la motivación:
 Auditoría de legalidad
 Auditoría de cumplimiento
 Auditoría voluntaria
 Auditoria obligatoria

En concreto, la Ley de Auditoría de Cuentas (LAC) considera este sistema

como la actividad dirigida a la revisión y verificación de todas las cuentas
anuales de la empresa además de otros estados financieros y documentos
contables, entre otros detalles, según el artículo 1.2.

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Sin embargo, aunque tradicionalmente las empresas hablen de "auditoría" la

realidad es que existen muchos tipos, en función del tipo de resultado que queremos
obtener a través de ella. A continuación, analizaremos algunas de las
características más frecuentes de las auditorías.

Características de las auditorías

Aunque como en todo hay excepciones, en primer lugar, la auditoría debe

desarrollarse conforme a las normas de contabilidad que se aceptan por acuerdo
de forma generalizada.

Teniendo en cuenta la Ley española, se deberán tener como referencia lo estipulado

en la Ley de Sociedades, el Código de Comercio, el PGC y las normas desarrolladas
por Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.

El auditor emitirá un informe de auditoría capaz de tener efectos a terceros sobre

los estados financieros de la empresa, en función de la investigación realizada a
modo de análisis, siguiendo los preceptos antes descritos.

Además, hay que destacar que la Ley considera que este tipo de auditorías deberá
ser llevado a cabo por un profesional cualificado que resulta independiente a la
empresa sin ningún tipo de interés hacia ella, y deberá emplear métodos de revisión
y verificación apropiados.

Sin embargo, tal y como decíamos en los puntos anteriores, como consecuencia del
desarrollo económico social, la auditoría se ha dividido en distintas clases en función
objeto de estudio y las técnicas que vayan a utilizarse para realizar el análisis.

Para ello encontramos los siguientes tipos de auditoría a modo general.

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Clases de auditoría

Dependiendo de lo que se busque examinar y la forma en que se realiza podemos

encontrar diferentes tipos de auditoría entre los que podemos encontrar:

o Auditoría externa o legal: es la más conocida popularmente y consiste en el análisis

de las cuentas del balance anual de una empresa a través de un profesional auditor
externo por requerimiento legal. Tiene efecto de inscripción en el Registro Mercantil.
o Auditoría interna: se lleva a cabo por los propios empleados del negocio, para
investigar la validez de los métodos de operaciones y su coherencia con respecto a
la política general de la empresa. Para ello se evalúan ciertos detalles que
intervienen en los procesos y mecanismos internos. Es una herramienta clave para
el control interno y una vez finalizado el análisis emitirá un informe a la dirección o
a órganos superiores del equipo, para evaluar posibles soluciones en referencia a
los problemas encontrados.
o Auditoría operacional: este tipo de auditoría se desempeña por un profesional
cualificado para ello y tiene como objetivo valorar la empresa y su gestión para
aumentar la eficacia y la eficiencia, hacia una mejora importante en la productividad.
No tiene por qué desarrollarse por alguien interno de la empresa, sino que la propia
Dirección podrá contratar a un profesional especializado en ello. El auditor analizará
el sistema y propondrá ideas con mejoras útiles.
o Auditoría de sistemas o especiales: en este grupo encontramos otro tipo de
auditorías dirigidas a evaluar otro tipo de factores no económicos, como es el caso
de la auditoría de software, entre otros muchos.
o Auditoría pública gubernamental: se desarrolla por el Tribunal de Cuentas gracias a
las competencias adquiridas por la Ley Orgánica de 1984.

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o Auditoría integral: esta auditoría evalúa por completo toda la información financiera,
estructura de la organización, los sistemas de control interno, cumplimiento de leyes
y objetivos empresariales para dar una visión global y certera del cumplimiento de
la empresa.
o Auditoría forense: se realizan en las investigaciones criminales con el objetivo de
esclarecer los hechos ocurridos.
o Auditoría fiscal: esta auditoría se realiza con el objetivo de velar por el cumplimiento
de las leyes tributarias, para que las empresas y organizaciones paguen sus
impuestos de forma correcta.
o Auditoría financiera: también denominada auditoría contable. Se encarga de
examinar y revisar los estados financieros y la preparación de informes de acuerdo
a normas contables establecidas.

Aunque a priori muchas empresas todavía siguen considerando la auditoría como

algo negativo, un informe al que temer, la realidad es bien distinta. El auditor es un
profesional clave que puede ayudar a mejorar el rendimiento económico en los
procesos del negocio, aumentando en productividad y eficacia.

3.3 CLASIFICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

CONFORME A LA NORMA ISO

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ISO 19011

La norma ISO 19011 es un documento que define un estándar conocido

internacionalmente para desarrollar, implantar y mantener el programa de auditoría
interna diseñados para evaluar la calidad y el medio ambiente para la eficacia y la
eficiencia. La norma ISO 19011 fue desarrollada por un comité técnico dentro la
empresa internacional de normalización. Las organización de diferentes sectores se
refieren a la norma ISO 19011 de orientación para ayudarles a realizar auditorías
que puedan establecer si sus Sistemas de Gestión cumple con los requisitos
establecidos por el cliente y los requisitos que establece la norma que quieren o
tienen implementada.

Durante este artículo veremos cómo se gestionar un programa de auditoría para

cualquier Sistema de Gestión, ya sea ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001, etc.
según la norma ISO 19011. Como ya sabemos es muy importante realizar
las auditorías en los Sistemas de Gestión implementados en las organizaciones,
por lo que pensamos que un artículo así puede serte de gran ayuda.

Una empresa necesita realizar las auditorías, por lo que la norma ISO 19011 ayuda
al establecimiento de un programa de auditoría que contribuya a la determinación
de la eficacia del Sistema de Gestión que se quiera auditar.

El programa de auditoría puede incluir auditoría que tengan en consideración una

o más normas del Sistema de Gestión que se realizan de forma individual o
combinada. La dirección debe asegurarse que los objetivos del programa de
auditoría se establecen y se asignan a más personas competentes para gestionar
el programa de auditoría.
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El alcance del programa de auditoría debe basarse en el tamaño y la naturaleza

de la empresa que se audita. Debe ofrecerse prioridad a la asignación de los
recursos del programa de auditoría para auditar los asuntos que les importan a las
personas que forman parte del Sistema de Gestión. Se pueden incluir diferentes
características clave en la calidad de los productos relativos a la salud y seguridad,
o a los aspectos ambientales significativos, etc.

Este concepto es conocido como auditoría en función del riesgo. La norma ISO
19011 no proporciona más orientación sobre la auditoría en función del riesgo.

El programa de auditoría debe incluir cierta información y recursos necesarios

para organizar y realizar las auditorías de forma eficiente y eficaz dentro de los
periodos de tiempo específicos, por lo que se pueden incluir:

 Los objetivos del programa de auditoría y las auditorías individuales.

 Alcance, número, tipos, duración, ubicación y calendario de auditorías.

 Los procedimientos del programa de auditoría.

 Criterios de auditoría.

 Métodos de auditoría.

 Selección de equipos auditores.

 Recursos necesarios.

 Procesos utilizados para tratar la confidencialidad, la seguridad de la información,

la salud y la seguridad y otros.

Los objetivos del programa de auditoría se asignan a las personas más

competentes

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La implementación del programa de auditoría según la norma ISO 19011 debe

seguirse y medirse con el fin de asegurarse de que se han alcanzado los objetivos.
El programa de auditoría se debe revisar para identificar diferentes mejoras.

Establecer los objetivos del programa de auditoría

La dirección tiene que asegurarse de que los objetivos del programa de auditoría
según la norma ISO 19011 se han establecido para dirigir la planificación y
realización de auditorías y deben asegurarse de que el programa de auditoría ha
sido implementado de forma eficaz.

Los objetivos del programa de auditoría deben ser coherentes y servir de apoyo a
la política y a los objetivos del Sistema de Gestión que se quiera auditar.

Los objetivos pueden considerar lo siguiente:

 Prioridades de la dirección

 Propósito comercial y de negocio

 Características de procesos, productos y proyectos

 Requisitos del Sistema de Gestión

 Requisitos legales y otros requisitos con los que la empresa se encuentre

comprometida

 Necesidad de evaluar a los proveedores

 Las necesidades y las expectativas de las partes interesadas

 Nivel de desempeño del auditado

 Riesgos que debe asumir el auditado

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 Resultados de las auditorias previas

 El nivel de madurez del Sistema de Gestión que se audita

Podemos poner una serie de ejemplos de los diferentes objetivos de un programa

de auditoría según la norma ISO 19011:

 Contribuir a la mejora del Sistema de Gestión y el desempeño.

 Cumplir todos los requisitos externos, como puede ser la certificación con una
norma de cualquier sistema de gestión.

 Verificar la conformidad de los requisitos contractuales.

 Obtener y mantener la confianza en la capacidad del proveedor.

 Determinar la eficiencia del Sistema de Gestión.

 Evaluar la compatibilidad y la alineación de los objetivos del Sistema de Gestión con

la política del Sistema de Gestión que se encuentre implementado en la
organización y los objetivos generales de la organización.

Hoy en día la profesión de auditor interno se encuentra muy valorada por las
organizaciones, ya que todas las organizaciones que se encuentren certificadas o
quieran certificarse deben tener miembros en su organización formados para tal fin.
Las nuevas normas ISO traen consigo muchos cambios, por lo que las empresas
deberán realizar auditorías internas para conocer su grado de cumplimiento antes
de realizar la auditoría de certificación.

Si estás interesado en ser auditor interno ISO 9001 puede que este curso sea de
mucha utilidad Auditor Interno ISO 9001:2015.

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