RESUMO – COMPRAS E SUPRIMENTOS

Unidade 01 A FUNÇÃO COMPRA

Introdução a compras : Tem como objetivo suprir as necessidades de materiais ou serviços, o

planejamento quantitativo e o atendimento no momento certo com as quantidades corretas,
verificando se o que foi recebido equivale ao efetivamente comprado e providenciado o
adequado armazenamento.

Objetivos básicos da área de compras:

1- Obter um fluxo continuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção.

2- Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que
afete a operacionalidade da empresa.
3- Compras materiais e insumos aos menos preços, obedecendo a padrões de quantidade
e qualidade definidos
4- Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições
para empresa, principalmente em relação as condições de pagamento

Principios básicos da organização de compras

1- Autoridade para compra: O setor deve ter autonomia e autoridade para comprar,
segundo os critérios e políticas aprovados pela empresa.
2- Registro de compras : Todos os processos de compra devem ser registrados,
acompanhados e organizados para consulta.
3- Registro de preços : Os preços e cotações devem ser registrado para orientar compras
futuras do mesmo material
4- Registro de fornecedores : Todos os fornecedores devem ser cadastrados e avaliados.

Atividades Típicas da área de compras:

 Pesquisa – Estudo do mercado; estud dos materiais; analise dos custos; investigações
das fontes de fornecimento. Desenvolvimento de fontes de fornecimento e
desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.
 Negociação – Envolve todo o processo de negociação do serviço prestado ou produto
comercializado. Alinhar a expectativa com a capacidade de execução.
 Aquisição – Conferencia de requisições; analise das cotações; decidir comprar pôr
meios de contratos ou mercado aberto. Entrevistar vendedores. Negociar contratos;
efetuar as encomendas de compras e acompanhar o recebimento de materiais.
 Comunicação – Comunicação interna e externa sobre a situação da requisição de
compra.

Oranização de compras

 Análise de requisição de materiais

 Desenvolvimento de especificações de materiais
 Decisão entre fabricar ou comprar um material
 Padronização de materiais
 Negociação de preços e demais termos comerciais.
 Seleção de fornecedores
  Ánalise e monitoramento do desempenho dos fornecedores
 Comunicação das alterações de especificação de materiais.

Pesquisa de compras pode ser dividido da seguinte forma:

 Estudo de Materiais – Tendencias para curto e longo prazo. Questões relacionadas a

demanda e oferta; tendência de preços; melhorias tecnológicas; perspectivas para
possíveis substitutos; desenvolvimento de padrões e especificações.
 Analise Econômica – efeitos dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados;
 Analise dos fornecedores – avaliação dos fornecedores e qualificações dos
fornecedores ativos e em potencial.
 Analise do custo e do preço – analise dos custos e preços dos fornecedores e
identificação de métodos alternativos de fabricação.
 Analise das embalagens e transportes – métodos de manipulação dos materiasi e
alternativas em relação a transportes.
 Analise administrativa – processamento de dados e preparação dos relatórios.

Dados mínimos para a requisição de compras:

Identificação da área solicitante; Identificação da requisição; quantidade a ser adquirida; Prazo

desejado para a entrega do material; Unidade a ser adquirida; Código do material (próprio ou
do fabricante); Descrição do material; Data da Requisição; Unidade orçamentária ou do centro
de custo; Estimativa de custo; Aplicação ou destinação do material; Identificação do
responsável pelo Material.

Vantagens na Centralização ( um setor apenas para compra)

 Visão de Todo
 Poder de negociação
 Controle financeiro
 Economia de Escala
 Melhor Quantidade
 Variedade de produtos
 Especialização
 Homogeneidade nos procedimentos.

Vantagens na Descentralização (Variados setores para compras)

 Adequação
 Menor de estoque
 Coordenação
 Flexibilidade

Tipos de Compras

 Compra de emergência : Encarece o processo de compra. Realizada as pressas, sem

planejamento da Empresa.
 Compra especulativa : Realizada antes do momento do surgimento da necessidade,
quando se imagina um possível aumento de preço das mercadorias que poderá ou não
acontecer.
  Compra antecipada : Realizada prevendo épocas especificas, assim é possível adquirir
mercadorias em melhores condições de pagamento, preço, além de modelos
exclusivos e produtos ainda não lançados.
 Compra contratada : Realizada para atender o planejamento previamente
estabelecidos, atendendo reais necessidades reais dos setores requisitantes.
 Compra Técnica : Realizada por especialistas, exige cotações e os especialistas
normalmente influenciam na decisão final.
 Compra Tradicional : Realizada direto entre comprador e vendedor – Continuidade no
processo de suprimento; Condições de venda; Pacto de confiança.

Qualificação de compradores : Boa formação acadêmica; Atualização Continua dos

conhecimentos relacionados a função compras; Conhecimento amplos das características dos
produtos, processos e das fases de fabricação dos itens comprados; O compador deve ser
identificado com o padrão de compras e ética da empresa; Capacidade de ouvir os
fornecedores; Comunicação clara com os fornecedores.

UNIDADE 2 – OPERAÇÃO DO SISTEMA DE COMPRAS E QUESTÕES RELACIONADAS A

QUALIDADE

Operações do sistema de compras e questões relacionadas a qualidade

- Solicitações de compras ( Introdução) :

 Á área de compras, ao longo dos anos, vem sofrendo algumas modificações

importantes.
 Os avanços em tecnologia da informação elevaram a relação fornecedor x comprador
a um novo patamar
 O aumento no nível de concorrência entre as empresas também vem gerando
impactos consideráveis na área de compras. Nesse caso as pressões por redução de
custos aumenta consideravelmente.

Algumas características importantes do sistema de compras :

 Sistema de compras a três cotações : Tem por finalidade partir de um numero mínimo
de cotações para encorajar novos competidores.
 Sistema de preço objetivo: O Conhecimento prévio do preço justo.
 Duas ou mais aprovações : No mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão
da escolha do fornecedor
 Documentação escrita : A presença de muito papel pode parecer desnecessária,
porem fica evidente que a documentação escrita anexa ao pedido, além de
possibilitar, no ato da segunda assinatura, o exame de cada fase da negociação
permite a revisão e estará sempre disponível junto ao processo de compra para
esclarecer qualquer duvida posterior.
Solicitação de compras – É um documento que dá aturização para o comprador executar uma
compra. E este documento deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de
entrega, local da entrega e , em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores.

Coleta de preços

É o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja

compra foi solicitada. Não deve ter rasuras e devera conter preço, e data do recebimento na
área de compras; deverá ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e analise de
auditoria quando for solicitada.

Ao se fazer uma cotação de preços para determinado equipamento ou produto, os

fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que informam preço, prazo,
reajuste e uma série de condições gerais.

Exigências do comprador :

 Estatuto ou contrato social vigente e registrado

 Possuir CNPJ
 Inscrição Estadual ou Municipal
 Provas de regularidade perante a Fazenda Federal, Estadual e Municipal e, ainda,
relativamente a Seguridade Social e ao Fundo de Grantia por tempo de serviço.
 Comprovação de que a empresa fornece regular e satisfatoriamente os materiais que
são desejados, inclusive em relação ao seu volume.
 Analise de capacidade instalada ao fornecedor.
 Quais outros documentos específicos relativos ao ramo de atividades
 Balanço patrimoniais e demonstrações contábeis

Pedido de compra

É um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todasa s

condições e características da compra aí estabelecidas, razão pela qual o fornecedor deve
estar ciente de todas as clausulas e pre- requisitos constantes do impresso, dos procedimentos
que regem o recebimento das peças ou produtos dos controles e das exigências de qualidade,
para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor.

O pedido de compras tem força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica o
atendimento de todas as condições ai estipuladas, tais como: QUANTIDADE, QUALIDADE,
FREQUENCIA DE ENTREGAS, PRAZOS, PREÇOS E LOCAL DE ENTREGA.

No pedido de compras a empresa contratante poderia estabelecer algumas condições:

 Mercadorias entregues no prazo

 Mercadorias de acordo com o pedido previamente estabelecido
 O contratante pode recusar e devolver, as custas do fornecedor. Isso ocorre caso o
material recebido esteja fora das quantidades e qualidades solicitadas pela
contratante.
 O preço devera ser o que foi estabelecido entre as partes.
 Outros custos não serão aceitos ( deverão ser acordados previamente)
 As entregas deverão ser autorizadas através de um pedido de compras.
 A comunicação entre contratante e contratada deve ser constante.
Acompanhamento de compras :

Um comprador eficaz deve manter um arquivo onde deve registrar a vida do produto,
controlando todas as fases do processo de compra, as variações de preço, as modificações das
quantidades solicitadas, a indicação de uma nova condição de pagamento e as entradas de
mercadorias correspondentes ao pedido colocado.

A compra na qualidade correta.

 A qualidade de um produto define-se através da comparação de suas características

com o desejos do consumidor ou com as normas e especificações de fabricação.
 Deve-se analisar dois fatores básicos : Aspecto interno e externo.

 Para conseguir manter os padrões de qualidade é necessário controla-lo, ou seja, é

preciso a existência do controle de qualidade

 O controle de qualidade exerce algumas funções importantes: Estabelecer normas e

especificações que determinação os níveis ou padrões de qualidade a serem seguidos;
inspeção e registro de dados; técnicas estatísticas de controle de qualidade; métodos
de recuperação de produtos ou peças defeituosas; manutenção de equipamento e
ferramentas de inspeção e prevenção das condições que prejudicam a qualidade

A definição de qualidade deve ser expressa de tal maneira que:

 O compador saiba exatamente o que está sendo comprado.

 O contrto ou pedido de compra seja emitido com uma descrição adequada do que se
deseja
 O Fornecedor seja devidamente posicionado das exigências de qualidade
 Existam meios apropriados de inspeção e testes para serem utilizados afim de que se
verifique se os materiais entregues satisfazem os padrões de qualidades desejados
 Os materiais entregues estejam de acordo com as especificações de qualidade
aceitáveis para a empresa do comprador.

UNIDADE 3 – PREÇO – CUSTO

Custo

Por preço entende-se o valor que o fornecedor exige ao vender seu produto. Por custo
entende-se o quanto ele gasta para fabricar esse mesmo produto. Podemos afirmar que o
custo pode significar a soma de esforços que são aplicados para se produzir alguma coisa.

O custo poderá ser classificado de variadas formas e é aplicado de maneira bastante diversa.

Tipos de custos:

 Custos por ordem de produção – Mais utilizado para empresa de produção sob
encomenda, a empresa atende aos pedidos de clientes, quer por unidade, quer por
lotes, em função de uma venda efetivada.
 Custo por processo de fabricação – É usado na produção continua; são empresas que
normalmente produzem para estoque.
  Custo-Padrão ou Standard – é o custo predeterminado cientificamente, considerado as
condições normais e aceitáveis de operação da empresa.

A composição de custo é característica especial de cada tipo de empresa. Em geral existem

três grupos principais : Custo de fabricação; custo de pesquisa e desenvolvimento e custo das
vendas.

No custo de fabricação são coletados todos os gastos necessários a produção, tais como :
materiais aplicados no produto, incluindo-se também as despesas administrativas, telefone,
aluguel, seguros etc... Avalia-se esse custo somando-se os gastos com matéria-prima; mao de
obra direta e despesas de fabricação.

Redução de custos

 É fundamental que se estabeleçam condições ideais de compra e os termos de

comparação validos para sua avaliação.
 Podemos então definir economia negociada como: Melhorar os preços ou as
condições de compra, empregando-se, para aferir a melhoria, parâmetros adequados.
 Comparação entre preço objetivo e negociado

As condições que definme o preço podem ser:

QUALIDADE; QUANTIDADE; ATENDIMENTO; UTILIZADADE; ENTREGA; CAPACIDADE

COMPETITIVA; INTEGRIDADE DO FORNECEDR; TERMOS DE ACEITAÇÃO DO PEDIDO; POLITICA
DA EMPRESA

UNIDADE 4 – CONDIÇÕES DE COMPRAS E NEGOCIAÇÃO

Prazos

 Determinar prazos e quantidades vinculadas ao processo de compras.

 A área de produção é um cliente interno da área de compras. Isso ocorre porque a
área de produção depende da aquisição de matéria-prima (quantidade e prazo de
entrega) para desenvolver o seu planejamento e controle da produção.
 Frete – decisão se estará incluso no preço ou não

Embalagens

 A Area de compras ira preocupar-se com a embalagem que acondiciona o produto no

trajeto entre fornecedor e fabrica.
 As embalagens são divididas em duas categorias: Retornaveis e não retornáveis.

Condições de pagamentos e descontos

 Avaliar os descontos por pagamento a vista. Para esse caso a empresa deve comparar
se o desconto oferecido é maior que as taxas de juros, em aplicações no mercado
financeiro para remuneração de capital.
 A empresa também devera avaliar os descontos oferecidos pelo volume comprado.
Negociação

Regras básicas para uma negociação eficaz :

 Esteja bem preparado

 Seja um bom ouvinte
 Faça concessões com calma ( Considerar aspectos como margem de viabilidade do
acordo)
 Não aceite a primeira oferta.
 Importe-se com a satisfação do vendedor.
 Não permita que diferenças pessoais superem os objetivos da negociação
 Evite apresentar a primeira oferta
 Não permita que diferenças pessoasi superem os objetivos da negociação
 Evite rachar a diferença
 Identifique a causa do problema
 Utilize o tempo ao seu favor
 Coloque-se no lugar da outra parte
 Não se atenha as fraquezas da outra parte
 Tome cuidados ao manter relacionamentos afetivos com o vendedor.
 Desenvolva alternativas durante o processo ( consultar a área interna da empresa em
relação a questões envolvendo prazos)
 Não prometa o que não pode cumprir.

Estilos comportamentais básicos em negociação :

 Catalisador – Pessoa criativa, com novas ideias, entusiasta dos grandes

empreendimentos
 Apoiador – Gosta de trabalhar em equipe, agradar os outros e fazer novos amigos.
 Controlador – Organizada, concisa, objetiva, com sentido de urgência.
 Analitico – Gosta de fazer perguntas, coletar dados, é perfeccionista e muito
detalhista.

Aspectos relevantes no processo de negociação:

Poder de barganha; Fazer concessões; Obter acordos; ‘’Passar por cima’’ das
propostas individuais; alcançar mutuo interesse/satisfação; Evitar troca de recursos; Constata
que as partes controlam recursos; Admitir a necessidade de as partes serem ouvidas; Eleger
a melhor alternativa.

Numa negociação pode ocorrer :

 Perda – Perda
 Ganha – Perde ou Perde – Ganha
 Ganha – Ganha

Pressupostos das negociações :

 Quanto ao tempo
 Quanto a informação
 Quanto ao poder.

Forças do fornecedor :
  Exclusividade na produção/Comercialização
 Deter marcas ou patentes.
 Ter flexibilidade de escala
 Cumprir os prazos de entrega
 Ter qualidade apropriada as necessidades da empresa compradora
 Possuir preços competitivos e oferecer prazoes elásticos de pagamento.
 Prestar garantia superior a da concorrência
 Ter assistência técnica facilitada
 Dispor de certificações em programas de qualidade
 Efetuar compras periódicas
 Ter pontualidade no pagamento
 Realizar aquisições de grandes quantidades
 Realizar aquisições com valores significativos para o fornecedor.
 Ter capacidade de influenciar outros compradores
 Deter a possibilidade de fabricar o produto ou executar o serviço.
 Garantir a possibilidade de desenvolver material alternativo
 Contar com diversidade no mercado vendedor

Como negociar com poucos fornecedores :

 Preço (tentativa de prolongar o prazo de pagamento).

 Centralização das aquisições (para as empresas com várias unidades a mesma deve
tentar centralizar a compra para aumentar o volume).
 Forma de compra (grandes quantidades, entrega programada e condições de reajuste
de preço).
 Emergências (para esses casos evitar essas situações com a formação de estoques).
 Importação, desenvolvimento de novos fornecedores e investimento em material
alternativo.
 Formação de grupos de compras (oligopsônio) – (exemplos: hospitais, hotéis,
pequenas farmácias etc.).

UNIDADE 5 FONTES DE FORNECIMENTO

Classificação de fornecedores :

Fornecedor é aquele agente interessado em suprir as necessidades de outra empresa em

termos de :

 Materia-prima ; Serviços; Mão de Obrga

Dentro de uma classificação podemos ter :

 Fornecimento monopolista fabricantes de produtos exclusivos no mercado;

normalmente o volume de compra é que determina o grau de atendimento e
relacionamento.
 Fornecedores habituais; são normalmente os fornecedores tradicionais que sempre
são consultados numa coleta de preços; eles possuem uma linha de produto
padronizada e bastante comercial.
  Fornecedores Especiais - são normalmente os fornecedores tradicionais que sempre
são consultados numa coleta de preços; eles possuem uma linha de produto
padronizada e bastante comercial.

Seleção e avaliação de fornecedores ( Parametros de seleção)

 Preço; Qualidade; Condições de pagamento; Condições de embalagem e transporte.

Seleção e avaliação de fornecedores ( Tipos de avaliação)

 Avaliação tecnica- Composição do corpo técnico em relação as necessidades da

empresa contratante.
 Avaliação administrativa – Composição do Staff responsável pela administração da
empresa

Seleção e avaliação de fornecedores (Parametros de avaliação)

 Custo por pedido.

 Tempo de atendimento das requisições (dois pontos importantes: colocação do pedido
e colocação do material para uso).
 Compras em caráter de emergência (% de compras emergenciais no mês).
 Assistência prestada pelos fornecedores (a empresa monta uma tabela pontuando ou
despontuando as empresas conforme o grau de assistência).
 Controle de entregas/pontualidade (% de entregas efetuadas dentro do prazo ou
atribuir pontos conforme a cada dia de atraso ou antecipação na entrega).
 Qualidade dos materiais recebidos (considerar o grau de criticidade dos itens).

Relaciomanento com fornecedores

 Confiança mútua entre as partes.

 Retribuição justa do trabalho, otimização da produção e dos custos, pesquisa de novas
alternativas, seriedade no relacionamento, competitividade, contratos corretos, etc.,
quando tratados conjuntamente, só podem resultar em benefícios recíprocos.
 Avaliar as economias de curto prazo com a troca de fornecedor.
 No médio prazo trabalhar com três ou quatro fornecedores com o objetivo de gerar
economias de escala.
 Monitoramento do desempenho do fornecedor (Discutir os critérios utilizados para
avaliação do desempenho do fornecedor).

Recebimento e inspeção de materiais

 A responsabilidade pela entrega do material é integralmente da área de compras e

não do recebimento.
 A área de compras deve confrontar as especificações do produto em relação ao que foi
estabelecido junto ao fornecedor. Caso haja divergências a área de compras deve
contatar a área interna da empresa diretamente relacionada a entrega desse produto
e destacar as divergências a mesma. Nesse caso autorizando-se a entrega do produto
pode-se discutir um eventual desconto por parte da área de compras.
 A área de compras deve confrontar nota fiscal x especificação do produto.
 Excedentes na quantidade recebida devem ser avaliadas caso a caso.

Acompanhamento e entrega (Follow-up)

  O acompanhamento da entrega poderá ser realizado pelo comprador ou por área
específica subordinada a área de compras ou um auxiliar de compras.
 O acompanhamento de compras poderá ser realizado das seguintes formas: visita ao
local de fabricação e através de sistemas de informação integrados entre empresa
contratante e contratada.

Conceito e Uso

 Avaliação da compra do produto ou fabricação internamente.

 Contratação de mão de obra temporária ou formação de uma mão de obra fixa e
especializada para determinada atividade.
 Na avaliação de comprar x fabricar, a empresa deve avaliar o custo marginal do
processo.
 A seguir veremos a comparação entre comprar x fabricar internamente.

 Fatores que contribuem para a decisão de fabricar internamente:

 Custo menor que o do mercado fornecedor.

 Desejo de integrar a operação de plantas industriais da empresa.
 Necessidade e exercer controle diretor sobre a produção/qualidade.
 Necessidade de segredo de design.
 Desconfiança em relação aos fornecedores.

 Fatores que contribuem para a decisão de comprar no mercado fornecedor:

 Conhecimento especializado dos fornecedores.

 Custo menor que o de fabricar internamente.
 Necessidade de pequenos volumes do item.
 Recurso limitado de produção.
 Manter várias fontes de abastecimento.

 Fabricar internamente:

 Custos diretos envolvidos na fabricação.

 Custos de estocagem em ascensão.
 Custos fixos de fabricação.
 Custos de gerenciamento da operação.
 Custos de capital envolvido.
 Custos decorrentes da paralisação causada por qualidade (outros problemas).

 Comprar no mercado fornecedor:

 Custos de compras dos itens.

 Custos de transporte.
 Custos de recebimento e inspeção.
 Custos decorrentes de qualidade.