Programa de Medicamentos - Feb2018 - FSC

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PROGRAMA DE MEDICAMENTOS
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
ATENCIÓN EN SALUD Página:1 de 18
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

001 Febrero 2018 Creación del documento
ELABORÓ Elizabeth Ospina – Coordinadora Administrativa
REVISÓ
APROBÓ
OBJETIVO
Diseñar e implementar procesos en la institución para minimizar la aparición de Eventos Adversos

asociados al uso de Medicamentos, Dispositivos Médicos desde su selección, adquisición,
transporte, recepción, almacenamiento, conservación, control de fechas de vencimiento,
devolución, disposición final y seguimiento al uso.
MARCO NORMATIVO
 Política Farmacéutica (PF) Nacional CONPES 155 del 30 de agosto de 2012.

 Decreto 780 de 2016: Decreto Único Reglamentario del Sector Salud Protección Social el cual
recopila y unifica el Decreto 2200 de 2005, por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico.
 Resolución 1403 de 2007, por la cual se determina el modelo de gestión del servicio
farmacéutico y se adopta el manual de condiciones esenciales y procedimientos.
 Decreto 4725 de 2005: reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de
comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos.
 Resolución 4816 de 2008: por la cual está reglamentado el Programa Nacional de
Tecnovigilancia.
DEFINICIONES
DISPOSITIVO MEDICO (DM): cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo

biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo
o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que
intervengan en su correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso en el diagnóstico,
prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad; en Investigación, sustitución,
modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico; en productos para
desinfección.
MEDICAMENTO (M): Toda droga o mezcla de drogas, con o sin adición de sustancias auxiliares,
preparada para ser presentada como forma farmacéutica que se utilice para la prevención, alivio,
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Fecha: Febrero 2018
Proceso:
diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades del hombre y de los

animales. Según Decreto 4725 de 2005.
TEMPERATURA: Se indica el máximo grado de temperatura al que puede estar expuesto el

producto en el sitio de almacenamiento. La temperatura es la cuantificación de la actividad
molecular del producto, se escribe en base a la escala Celsius.
HUMEDAD: Se expresa el grado de humedad relativa, es decir, la proporción máxima de la

cantidad de vapor de agua presente en el aire del sitio de almacenamiento para conservar el
producto en buen estado.
RECOMENDACIONES DEL FABRICANTE: Dato especifico escrito en las instrucciones de cada

producto, diferentes a las expresadas en las condiciones ambientes de la ficha técnica, que sean
importantes para el almacenamiento y distribución del producto.
ASPECTOS GENERALES
La institución cuenta con los siguientes aspectos para dar cumplimiento a la gestión de
Medicamentos, Dispositivos Médicos e Insumos:
 Listados de medicamentos y dispositivos médicos.

 Programas de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia.
 Seguimiento a Alertas Sanitarias del INVIMA en lo concerniente a Medicamentos y
Dispositivos Médicos.
 Seguimiento a través del Comité de Seguridad del Paciente
 Lugares específicos que cumplen con las Condiciones de almacenamiento: temperatura,
humedad, ventilación, segregación y seguridad.
 Medición, Registro y Control de temperatura y humedad relativa.
 Uso Racional de Antibióticos.
ASPECTOS TÉCNICOS A TENER EN CUENTA EN LOS PROGRAMAS Y PROCESOS PARA

LA GESTIÓN DE INSUMOS
Los programas y procesos incluyen: selección, adquisición, transporte, recepción,

almacenamiento, conservación, control de fechas de vencimiento, distribución, dispensación,
devolución, disposición final y seguimiento al uso. Deben verificarse en el orden descrito, pues
es importante que tengan una secuencia lógica en el ciclo de gestión, procedimientos de
conservación, control de fechas de vencimiento, hacen parte de controles durante el
almacenamiento, entre otros. Verificar que cumplen con:
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Fecha: Febrero 2018
Proceso:
 Aspectos establecidos en el manual de condiciones esenciales y procedimientos del servicio

farmacéutico (Resolución 1403 de 2007) para cada programa o proceso.
 Están inmersos dentro del sistema de gestión de calidad de la IPS.
 Avalados por el comité de seguridad del paciente para medicamentos y dispositivos médicos,
mediante evidencia de actas.
 Especificar: objetivos, alcance, definiciones, marco legal, procedimientos claros con
descripción de actividades, responsables, registros, formatos y anexos utilizados.
 Puntos de control y seguimiento al riesgo.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
SELECCIÓN
Conjunto de actividades interrelacionadas que, de manera continua, multidisciplinaria y participativa, se

realiza en una Institución de salud o en un establecimiento farmacéutico, para definir los medicamentos y
dispositivos médicos, cosméticos e insumos con que se deben contar para asegurar el acceso de los usuarios
a ellos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo a fin de asegurar el uso racional de los
mismos.
Se deben considerar los siguientes aspectos
al elegir los Medicamentos, Dispositivos
Médicos y demás insumos de la IPS:
1. El perfil de morbimortalidad de la
población atendida.
2. Guías Clínicas y protocolos de atención.
3. Los servicios prestados.
4. Consumos de los insumos asistenciales. Listado Básico
Selección de de
En la institución se tendrán en Cuenta Medicamentos,
Medicamentos,
aquellos insumos definidos y establecidos en Grupo de Dispositivos
Dispositivos
las Guías Clínicas adoptadas según las Compras Médicos e
Médicos e primeras causas de morbilidad establecidas
Insumos Insumos
en la atención en Medicina General y Consulta
de Enfermería.
El resultado final de este paso es un listado

básico de insumos necesario para la atención
a los usuarios (Anexo 1) y estar ordenado
dependiendo del tipo de insumo, con la
información técnica que aplique para orientar
su adecuado manejo y uso. Se seleccionan
estrictamente solo aquellos Medicamentos y
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Proceso:
Dispositivos Médicos o insumos que

CUENTEN CON REGISTRO SANITARIO
(INVIMA) según les aplique, de manera que
se garanticen las condiciones de seguridad de
dichos productos en la atención.
En primera instancia solo se seleccionan los

proveedores que cuenten con el respectivo, Certificados de
certificado de existencia y Representación Existencia y
Legal, RUT, que tengan tiempos de entrega Representación
oportunos y que garanticen que los insumos Legal, RUT de los
cumplan con los requisitos de calidad de Proveedores,
manera que sean seguros en la atención, certificado de
deben tener un certificado de constancia constancia
Selección de sanitaria expedido para depósitos emitido por Grupo de sanitaria de la
Proveedores la Dirección de factores de riesgo (la cual se Compras Dirección de
renueva cada 12 meses), y si son factores de
distribuidores deben de tener la carta del riesgo,
fabricante que lo autoriza a distribuir los Resolución de
productos, Los Proveedores de proveedores
Medicamentos y Dispositivos Médicos de la autorizados de
institución son los siguientes: instituciones
 Xxxx habilitadas
 Xxxx
 Xxxxx
PUNTOS CRÍTICOS RIESGOS
 Funcionamiento inadecuado del

Grupo de Compras.
Pertinencia del listado básico institucional de insumos
 Listado básico no actualizado o
mal definido.
ADQUISICIÓN
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Proceso:
Conjunto de actividades que realiza la institución, que permite adquirir los medicamentos y
dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles
para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.
Los Medicamentos, Dispositivos Médicos y
demás insumos deben cumplir con las
siguientes especificaciones:
Especificaciones 1. Debe tener registro sanitario y/o permiso Grupo de

de comercialización según aplique. No Aplica
del Producto Compras
2. Si el producto es multidosis debe tener
ficha técnica.
3. No se aceptan medicamentos,
Dispositivos Médicos e Insumos con
menos de 1 año en lo concerniente en su
fecha de vencimiento y/o vida útil.
Se debe evidenciar soportes de adecuados
cálculos de estimación de necesidades de
manera que no se agoten insumos esenciales
y vitales en la operación. Listado Básico
de
Evaluación de Antes de realizar la compra de los Auxiliar de Medicamentos,
necesidades medicamentos y dispositivos médicos se hace Enfermería Dispositivos
un conteo físico de los mismos para Médicos e
establecer la cantidad a solicitar al proveedor Insumos
cotejándola en el Listado Básico de
Medicamentos, Dispositivos Médicos e
Insumos (Anexo 1).
Semanalmente se hace un listado general de

los medicamentos y los dispositivos médicos
necesitados y se establece el proveedor y la
Solicitud de los cantidad.
medicamentos, Auxiliar de Formato Orden
dispositivos Se procede a diligenciar el formato Orden de Enfermería de Compra
Compra (Anexo 2) especificando el nombre
médicos
del producto requerido, presentación
comercial y la cantidad solicitada,
elaborándose de esta forma el pedido de los
insumos y se envía por correo electrónico al
proveedor.
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Proceso:
A continuación, se realizan las llamadas

telefónicas a cada uno de los proveedores
solicitando los productos, especificando el
nombre del medicamento, dispositivo médico
o producto, marca, presentación comercial y
cantidad.
Estos proveedores son evaluados

semestralmente teniendo en cuenta los Formato
Evaluación de Grupo de
parámetros anteriormente mencionados en el Evaluación de
proveedores Compras
Formato Evaluación de Proveedores (Anexo Proveedores
3).
 Ausencia de listado de selección

de proveedores.
Cumplimiento de la calidad del servicio de los proveedores  Incumplimiento a los
procedimientos de selección y
evaluación de proveedores.
TRANSPORTE
El traslado de medicamentos y dispositivos médicos y la entrega a su destinatario estará supeditada

a garantizar la conservación y condiciones de calidad de los insumos hasta la entrega al destinatario
final o recibo de los mismos. El transporte puede hacerse por cuenta propia o ajena.
Los medicamentos que se van a transportar
deben colocarse dentro de cubiertas que
garanticen la protección adecuada contra
todos los aspectos externos.
Registro de
Embalaje de El rotulado de estos productos debe ser Envío del
medicamentos indeleble y claro. Proveedor
Proveedor
Los registros de envío deben ser de fácil Externo
acceso y conservarse hasta el momento de la
entrega. En ellos se debe indicar por lo
menos: fecha de envío; nombre y dirección del
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Proceso:
remitente; nombre y dirección del cliente;

descripción del producto: nombre, forma de
dosificación y concentración (si es apropiado),
cantidad y número de lote(s). Estos aspectos
deben aparecer en las facturas de venta.
El transporte de los productos es verificado

por la institución y es responsabilidad del
Proveedor el cual debe garantizar que los
insumos asistenciales se hayan transportado
en condiciones adecuadas para su
conservación hasta la recepción de manera
que los insumos que requieren condiciones se
conserven debidamente. Proveedor
Puntos de control: Externo
1. Tipo de vehículo: debe ser un vehículo
Registro de
adecuado. Los insumos deben de ir
separados, en buenas condiciones y en transporte
contenedores secos. Verificar en Ronda
de seguridad con lista de chequeo.
Condiciones del 2. Si son insumos supeditados a cadena de
Formato Orden
transporte frio o a condiciones ambientales
especificas deben ser entregados en la de Compra
menor fracción de tiempo y conservando
la cadena de frio o refrigeración según el
caso.
El personal encargado de transportar deberá
estar capacitado al respecto y conocer las
estrategias del manejo de medicamentos y
sus contingencias en caso de imprevistos.
El envío y transporte de materiales y
medicamentos se debe realizar solamente
después del recibo de una orden de compra
(Anexo 2). Debe ser documentado y
registrado el recibo de la orden de pedido y
envío de los insumos.
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Proceso:
El transportador debe permitir a la institución

la verificación de la existencia de los medios
adecuados de almacenamiento durante el
Formato
Entrega y transporte, cuando la naturaleza de los Auxiliar de Recepción de
recepción medicamentos o sustancias transportadas Enfermería Insumos
determinen esa necesidad. Por ende, la
institución debe constatar las condiciones de
transporte de dichos insumos (Anexo 4).
RECEPCIÓN
Conjunto de actividades que permiten garantizar que todos los insumos asistenciales adquiridos,
cumplan las condiciones administrativas, técnicas y de calidad pactada con el proveedor y
establecida en la reglamentación vigente.
Se compara el contenido de la documentación
que contiene la orden de pedido con el
contenido de la documentación de entrega,
para establecer la correspondencia entre los Auxiliar de
Recepción productos entregados y los productos Enfermería Orden de Pedido
Administrativa especificados en la solicitud definida en la
orden de pedido teniendo en cuenta: fecha de
entrega, cantidades, precios y condiciones
técnicas frente al estado en que llegan los
insumos.
Se verifican la cantidad de unidades, el

número de lote, fechas de vencimiento (QUE
SEAN DE MAS DE 1 AÑO), presencia de Auxiliar de
Recepción registro sanitario (si aplica), Marca o Enfermería Formato
Técnica laboratorio fabricante, condiciones de
Recepción de
almacenamiento durante el transporte,
manipulación, embalaje, material de empaque Insumos
y envase y las demás condiciones técnicas
establecidas, decisión de aceptación o
rechazo y firma del responsable (Ver Anexo
4).
Elaboración del Se elabora un acta en la que debe quedar Acta de Recibido
Acta de Recibido consignada la fecha y hora de entrega y las
demás condiciones descritas anteriormente.
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Fecha: Febrero 2018
Proceso:
El acta será firmada por la persona que recibe Auxiliar de

y la que entrega y será archivada en el sitio Enfermería
previamente designado y en orden sucesivo.
(Ver anexo 5)

Inexistencia de instrumentos de
actas de recepción.
Cumplimiento de la recepción  Falta de capacitación del personal.
 Incumplimiento a los
procedimientos de recepción.
ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN
Conjunto de actividades, mediante las cuales se garantiza, la calidad y conservación de los insumos
durante su permanencia en las instalaciones o áreas del prestador, garantizando las condiciones de
eficacia y seguridad requeridas por el fabricante, hasta que es entregado o utilizado en el usuario
final.
Las instalaciones de la institución en los concerniente a sus pisos paredes y techos
son de material impermeable, resistentes a factores ambientales como humedad,
temperatura y uniformes que permiten su fácil limpieza, la iluminación es de luz artificial
la cual permite la conservación adecuada e identificación de los productos. Así mismo,
dicha área cuenta con aire acondicionado para poder controlar la temperatura de dicha
área.
Condiciones de
las áreas de Los armarios de la institución en donde se encuentran alojados los Medicamentos,
almacenamiento Dispositivos Médicos e Insumos Institucionales son de material sanitario se encuentran
alejados de sitios con riesgo de humedad tales como pozuelos y unidades sanitarias,
ambiente de aseo y zona de almacenamiento de residuos, están situados de tal
manera que se facilita la circulación de personas y de objetos, Adicional a lo anterior
la IPS cuenta con extintor adyacente al área de almacenamiento de los medicamentos
y dispositivos médicos y su vez están alejados de la zona de almacenamiento de
residuos.
Ordenamiento de Los dispositivos médicos, medicamentos,

medicamentos y cosméticos y demás insumos, se almacenan
en los armarios de la siguiente manera: No Aplica
dispositivos
médicos 1. Medicamentos.
2. Dispositivos Médicos.
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
3. Insumos. Auxiliar de
Enfermería
Se deben tener en cuenta las buenas
prácticas de almacenamiento descritas a
continuación:
a. Los Elementos voluminosos se deben
ubicar a ras de piso.
b. Los Envases de vidrio deben ser ubicados
a la altura de quien los recoge.
c. Insumos catalogados como Fotosensibles
deben ser ubicados donde no haya
exposición directa a la luz.
El área de almacenamiento cuenta con un
termohigrometro calibrado para medir las
condiciones de temperatura y humedad
relativa recomendadas por el fabricante y a su
vez con registro de estas variables.
Se realiza un registro diario en las horas de la

mañana (10 a.m.) y en la tarde (3 p.m.)
(Anexo 4) diligenciando las respectivas
mediciones en el formato de acuerdo al día Auxiliar de
y la hora (Mañana y Tarde) para observar Enfermería
Medición y una gráfica de comportamiento de dichos Formato Registro
Registro de factores, así como el promedio a la fecha y de Temperatura y
Condiciones los máximos y mínimos registrados. Humedad
ambientales
La zona de almacenamiento tiene un rango de
temperatura seguro que oscila entre 15°C y
25°C, la cual se considera como parámetro de
temperatura ideal según los medicamentos y
Dispositivos Médicos contenidos en el Listado
Básico.
Como parámetros de humedad relativa en el

sitio de almacenamiento se tiene establecido
que la humedad relativa se encuentre entre el
40% y 70%.
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
Cuando se presenta una variación con

respecto a los parámetros definidos como
normales se registra la observación en el
formato de control de humedad y temperatura
y se toman en cuenta las siguientes medidas
según el caso:
Incremento de Humedad Relativa
 Instalar deshumidificadores en la zona de Auxiliar de

almacenamiento y cerrar armarios para Enfermería
impedir ingreso de humedad en el
ambiente.
Disminución de Humedad Relativa

Control de
 Retirar deshumidificadores del área y
Condiciones abrir puertas de armarios para permitir No Aplica
ambientales mayor ventilación de manera que se
incremente la humedad relativa.
Incremento de Temperatura Ambiente
 Ajustar el funcionamiento del Aire

Acondicionado de manera que disminuya
la temperatura.
Disminución de Temperatura Ambiente
 Ajustar el funcionamiento del Aire

Acondicionado de manera que aumente la
temperatura o si es del caso apagarlo.
 Aumentar fuentes de calor: Encender
fuentes de iluminación con bloqueo de
fuentes externas que provocan la
disminución de temperatura.
Análisis del El análisis del comportamiento de las
condiciones ambientales en la institución se Formato Registro
comportamiento Auxiliar de
realiza cada mes analizando las mediciones de Temperatura y
de condiciones Enfermería
de las condiciones ambientales o en forma Humedad
ambientales
eventual cuando se detectan variaciones de
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
humedad y temperatura por fuera de los

rangos parámetros establecidos (Anexo 6),
se realiza el respectivo análisis y la gestión de
dichas condiciones conforme al formato. Se
lleva un informe mensual al Comité de
Seguridad del Paciente en el cual se
especifican el comportamiento de las
condiciones ambientales de la institución.
 Inexistencia de procedimientos e
instrumentos de control para
Cumplimiento de factores ambientales. factores ambientales.
 Falta de capacitación del personal
responsable del proceso.
CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO
Una vez se ingresan los medicamentos, Auxiliar de Listado Básico

dispositivos médicos y demás insumos y Enfermería de
agregados en el Listado Básico de Medicamento,
Medicamentos (Anexo 1), Dispositivos Dispositivos
Médicos e Insumos se relacionan los mismos Médicos e
por Día, Mes y Año en la casilla Vida Útil Insumos
(Dispositivos Médicos e Insumos) y fechas de
Registro y vencimiento (Medicamentos) la cual
control de fechas dependiendo de la fecha de vencimiento
de vencimiento indica un color en la casilla Control de Fechas
de Vencimiento de los respectivos listados,
de manera que se garantice su adecuado
control y rotación al respecto:
Verde: Para Medicamentos o

Dispositivos médicos que tengan fecha
de vencimiento entre 9 y 12 meses.
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
Amarillo: Para productos que tengan

fecha de vencimiento entre 4 y 8 meses.
Rojo: Para productos que tengan fecha

de vencimiento de menor a 4 meses.
Esta semaforización se verifica también en

los Listados de Medicamentos, Dispositivos
Médicos, cosméticos e insumos.
Se debe tener en cuenta que los insumos

deben revisarse la última semana de cada
mes y aquellos que estén con 1 mes
próximos a vencerse según su fecha, se
excluyen del resto de los insumos y son
priorizados para utilizarse en el menor tiempo
posible.
Si dichos insumos no son consumidos y les

faltan 5 días para vencerse se separan como
residuos vencidos y se disponen como
residuos peligrosos y se disponen según lo
indicado en Disposición Final y en el Plan
de Gestión Integral de Residuos Sólidos
Asociados a la Atención en Salud
PGIRASA.
 Inexistencia de procedimientos
e instrumentos para el control
de fechas de vencimiento.
Cumplimiento con el control de fechas de vencimiento  Falta de capacitación del
personal responsable del
proceso.
DISTRIBUCION Y DISPENSACIÓN
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
Proceso que comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en una Institución

Prestadora de Servicios de Salud por parte del profesional legalmente autorizado, la dispensación
por parte del mismo, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno
por el profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin y el registro de los medicamentos
administrados y/o la devolución debidamente sustentada de los no administrados con el fin de
contribuir al éxito de la farmacoterapia.
Los Insumos deben ser distribuidos primero
los que tengan las fechas de vencimiento
próximas. Estos son transportados desde el
Distribución área de almacenamiento de insumos única y
Interna de los exclusivamente para el Consultorio, Salas de
Auxiliar de
Procedimientos Menores y Mínimos.
Medicamentos, Enfermería
Solo se transportan los insumos a las áreas No Aplica
Dispositivos asistenciales que se van a utilizar para una
Médicos e determinada atención y luego son devueltos
Insumos al área de almacenamiento. Por ningún
motivo se deben dejar insumos
almacenados en áreas diferentes a la zona
de almacenamiento ya que no se puede
garantizar su respectivo control.
En la Institución se cuenta con un formato
para la prescripción de medicamentos
(Anexo 7) el cual contiene los siguientes
parámetros de norma según el Decreto 2200
del 2005:
1. Nombre de la institución y del profesional

que prescribe, dirección y número
telefónico o dirección electrónica. Formato para
Prescripción 2. Lugar y fecha de la prescripción. la prescripción
3. Nombre del paciente y documento de
Farmacológica de
informada identificación.
4. Número de la historia clínica. medicamentos
5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado,
particular, otro).
6. Nombre del medicamento expresado en
la Denominación Común Internacional
(nombre genérico). Médico
7. Concentración y forma farmacéutica.
General
8. Vía de administración.
9. Dosis y frecuencia de administración.
10. Período de duración del tratamiento.
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
11. Cantidad total de unidades farmacéuticas

requeridas para el tratamiento, en
números y letras. Indicaciones que a su
juicio considere el prescriptor.
12. Vigencia de la prescripción.
13. Nombre y firma del prescriptor con su
respectivo número de registro
profesional.
1) El único medicamento multidosis utilizado

en la institución es el Alcohol.
2) Se tiene en cuenta la ficha técnica del
fabricante para definir estabilidad.
3) Realizar marcación una vez abierto el Médico
producto, rotulando, la fecha apertura y el General
Manejo de vencimiento por estabilidad, en caso de
que esté dada en horas la rotulación debe Auxiliar de
medicamentos
contener fecha y hora. El tiempo de Enfermería
multidosis No Aplica
estabilidad definido en la institución para
el Alcohol es de 2 meses después de
abierto y si queda producto remanente se
debe desechar después del tiempo
estipulado.
4) En caso de reenvase deberá estar
descrito el procedimiento de preparación,
reenvase y estabilidad de cada uno de los
productos.
DEVOLUCIÓN
Procedimiento mediante el cual son enviados los Medicamentos, Dispositivos Médicos e Insumos al
proveedor cuando estos no cumplen con los requisitos de seguridad establecidos por norma y
adoptados por la IPS.
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
En el momento de la recepción de los

insumos, se cuenta con el Formato Recepción Formato
de Insumos (Anexo 4) el cual se diligencia en Recepción de
su totalidad y si se detecta una condición Auxiliar de Insumos
Devolución de inadecuada del producto, inmediatamente se Enfermería -
insumos al excluye y descuenta del pedido, se devuelve Médico
momento de la el insumo con el mensajero o se hace una General Formato de
recepción llamada al proveedor para proceder a la
Devolución de
devolución y cambio del producto
Medicamentos,
diligenciando el Formato de Devolución de
Dispositivos
Medicamentos, Dispositivos Médicos e
Médicos e
Insumos (Anexo 8).
Insumos
En caso de alertas sanitarias se debe Formato de

contactar al proveedor y realizar la respectiva Devolución de
Devolución por devolución del insumo diligenciando el Médico Medicamentos,
Alertas Sanitarias formato correspondiente detallando las General Dispositivos
causas de devolución, especificación del Médicos e
producto, cantidad, valor y causa (Anexo 8). Insumos
PUNTOS FRECUENCIA DE
INDICADOR RIESGOS
CRÍTICOS CONTROL
VER RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS Y SEGUIMIENTO AL

USO
DISPOSICION FINAL
Conjunto de actividades que garantiza que los procesos de destrucción, desnaturalización y

disposición final de insumos asistenciales, se realizan de manera adecuada, acorde a la
reglamentación vigente (Resolución 1164 de 2002) y minimizando los riesgos para el personal, la
comunidad y el medio ambiente.
Disposición de Los envases, empaques y/o embalajes serán Formato de
Auxiliar de Devolución de
los Insumos por destruidos de la siguiente manera:
Enfermería Medicamentos,
Vencimiento
 Cajas de Cartón deben romperse. Dispositivos
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
 A los frascos se les debe realizar Médico Médicos e

siguiente: General Insumos
1. Romper la banda de seguridad en la tapa.
2. Las etiquetas se deben rasgar y/o tachar
con marcador no indeleble según el caso. Registro Diario
3. Si la sustancia que almacena el frasco es de Recolección
un líquido se tienen en cuenta que si no de Residuos
son productos químicos se pueden
descartar por el pozuelo (solución salina,
dextrosa etc), si son químicos se
descartan el producto completo dentro de
su envase original destruyendo etiquetas
y tachando rótulos según el caso y
rompiendo la banda de seguridad. Si es
un polvo este se descarta dentro de su
empaque como residuo químico
tachando los rótulos y si es en un frasco
se desecha el producto de la misma
forma en la bolsa roja.
4. Estos productos se depositan en una
bolsa roja exclusiva marcada como
“Medicamentos Vencidos” y/o
Dispositivos Médicos vencidos” y son
aislados en zona de cuarentena alejados
del área de almacenamiento, por ser
considerados residuos químicos
peligrosos de conformidad con el Plan de
Gestión Integral de Residuos de la
institución y se procede a entregarlos a la
empresa recolectora de RESIDUOS
PELIGROSOS: BIOLOGICOS Y
CONTAMINADOS es la encargada de la
recolección de residuos peligrosos y
disposición final a través de la Torre
Médica de la Clínica Las Vegas dejando
evidencia escrita de dicha entrega en el
Versión: 001
Fecha: Febrero 2018
Proceso:
Registro diario de Recolección de

Residuos.
5. Si es un dispositivo medico
cortopunzante se descarta en guardián.
6. Si es un dispositivo medico plástico este
debe destruirse para inutilizarlo y se
desecha como residuo reciclable.
 Falta de capacitación del

personal.
Disposición final de residuos peligrosos de insumos.  Ausencia de contrato con
empresa certificada para
disposición final de tales
residuos.
SEGUIMIENTO AL USO
Prevenir, detectar e identificar los eventos e incidentes adversos asociados al manejo y uso de
insumos asistenciales, permitiendo generar acciones de intervención efectivas y de gestión del
riesgo que minimicen los riesgos y favorezcan la seguridad del paciente. Este seguimiento es
realizado a través de los Programas Institucionales de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia.
Ver Programa de Tecnovigilancia Responsable Formato de
Programa de
del Programa reporte de
Tecnovigilancia
Tecnovigilancia
Programa de Ver Programa de Farmacovigilancia Responsable Formato reporte

Farmacovigilancia del Programa Farmacovigilancia
Notificación a entes de control de reportes de eventos o incidentes  Temor o prevención frente al

adversos a insumos. reporte de eventos adversos.
 Ausencia de implementación de
Intervenciones de mejoramiento y gestión del riesgo programas de seguimiento de
insumos.

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Diseñar e implementar procesos en la institución para minimizar la aparición de Eventos Adversos

 Política Farmacéutica (PF) Nacional CONPES 155 del 30 de agosto de 2012.

DISPOSITIVO MEDICO (DM): cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo

diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades del hombre y de los

TEMPERATURA: Se indica el máximo grado de temperatura al que puede estar expuesto el

HUMEDAD: Se expresa el grado de humedad relativa, es decir, la proporción máxima de la

RECOMENDACIONES DEL FABRICANTE: Dato especifico escrito en las instrucciones de cada

 Listados de medicamentos y dispositivos médicos.

ASPECTOS TÉCNICOS A TENER EN CUENTA EN LOS PROGRAMAS Y PROCESOS PARA

Los programas y procesos incluyen: selección, adquisición, transporte, recepción,

 Aspectos establecidos en el manual de condiciones esenciales y procedimientos del servicio

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Conjunto de actividades interrelacionadas que, de manera continua, multidisciplinaria y participativa, se

El resultado final de este paso es un listado

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Dispositivos Médicos o insumos que

En primera instancia solo se seleccionan los

PUNTOS CRÍTICOS RIESGOS

 Funcionamiento inadecuado del

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Especificaciones 1. Debe tener registro sanitario y/o permiso Grupo de

Semanalmente se hace un listado general de

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

A continuación, se realizan las llamadas

Estos proveedores son evaluados

PUNTOS CRÍTICOS RIESGOS

 Ausencia de listado de selección

El traslado de medicamentos y dispositivos médicos y la entrega a su destinatario estará supeditada

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

remitente; nombre y dirección del cliente;

El transporte de los productos es verificado

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

El transportador debe permitir a la institución

Se verifican la cantidad de unidades, el

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

El acta será firmada por la persona que recibe Auxiliar de

PUNTOS CRÍTICOS RIESGOS

Ordenamiento de Los dispositivos médicos, medicamentos,

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Se realiza un registro diario en las horas de la

Como parámetros de humedad relativa en el

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Cuando se presenta una variación con

Incremento de Humedad Relativa

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Disminución de Humedad Relativa

Incremento de Temperatura Ambiente

 Ajustar el funcionamiento del Aire

Disminución de Temperatura Ambiente

 Ajustar el funcionamiento del Aire

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humedad y temperatura por fuera de los

PUNTOS CRÍTICOS RIESGOS

CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO

Una vez se ingresan los medicamentos, Auxiliar de Listado Básico

Verde: Para Medicamentos o

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Amarillo: Para productos que tengan

Rojo: Para productos que tengan fecha

Esta semaforización se verifica también en