MANUAL DE FUNCIONES

(Decreto 901 del 6 de Dciembre 2018)

VACANTES MARZO 20 DE 2019

PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

MUNICIPAL.

I.IDENTIFICACIÓN
Nivel PROFESIONAL
Denominación del empleo PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Código 219
Grado 04
Dependencia Secretaría de Educación Municipal
Quien ejerza la Dirección o Proceso donde
Cargo del Jefe Inmediato
se asigne
II. ÁREA FUNCIONAL
Secretaría de Educación Municipal
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Identificar, analizar, gestionar, evaluar, interpretar y aplicar la información
necesaria para el desarrollo de planes, programas y proyectos del proceso en el
que participa el empleo, mediante la aplicación de conocimientos profesionales y
metodologías teniendo en cuenta la normatividad vigente y el adecuado uso de
los recursos, contribuyendo así al logro de los objetivos y metas institucionales
de la Secretaría y/o Dirección.
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar los diagnósticos necesarios para el desarrollo de los planes,
programas y proyectos asignados mediante la aplicación de conocimientos
y metodologías que permitan cumplir con las metas y objetivos estratégicos
de la secretaría y/o dependencia.
2. Promover y acompañar las directrices del Secretario y/o jefe inmediato
según el área donde sea asignado.
3. Realizar soportes técnicos a los diferentes aplicativos y software misionales
de la secretaría o del proceso donde sea asignado.
4. Apoyar los diferentes proyectos de conectividad y promoción de la
Secretaría y/o la dependencia donde sea asignado.
5. Administrar los aplicativos y soluciones informáticas puestas a su
disposición por la Entidad con el fin de mantener al día la información y
disponer de memoria documentada de las actividades realizadas y los
registros correspondientes.
6. Implementar procesos de mejoramiento a los proyectos de la secretaría y/o
dependencia donde sea asignado, en las etapas de formulación,
actualización, ejecución y medición, buscando el cumplimiento de las metas
propuestas en el Plan de Desarrollo.
7. Efectuar el seguimiento y recomendaciones necesarias mediante la
adopción de técnicas apropiadas que permitan el mejoramiento continuo de
los procesos de la dependencia.
8. Apoyar los diferentes procesos mediante diferentes prácticas, técnicas y
dinámicas tecnológicas que permitan la gestión, organización y
racionalización de los recursos en su dependencia y la búsqueda de
alternativas de solución a las distintas problemáticas que se puedan
presentar.
9. Proyectar respuesta a peticiones, quejas y reclamos, de acuerdo a la
normatividad vigente, además de los formulados a la entidad por parte de
los organismos de control en los términos de ley.
10. Mantener adecuadamente actualizados y normalizados los documentos e
instrumentos que permitan mantener los sistemas de gestión dentro de los
estándares y parámetros de ley y de las normas concordantes
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11. Asistir y participar, en representación de la Secretaría, o Dirección donde

sea asignado, según sea el caso, en reuniones o comités de carácter
oficial, consejos, juntas y demás instancias cuando sea convocado o
delegado por el Secretario de Educación o el jefe inmediato.
12. Ejercer la supervisión de los contratos que sean asignados y siguiendo los
lineamientos del Manual de interventoría circunscrito por la entidad y toda la
normatividad vigente.
13. Realizar seguimiento y evaluación a la ejecución de las actividades del
proceso donde se asigne según los programas o proyectos que se ejecute
en el área donde se desempeñe, de tal manera que facilite el cumplimiento
de las metas y compromisos en los tiempos previstos y se disponga de
información documentada para los informes de gestión.
14. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas para
eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales
identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio
y el mejoramiento continuo de la Secretaría o Dirección donde sea
asignado.
15. Elaborar los documentos técnicos y hacer los ajustes requeridos en la etapa
precontractual de los procesos asignados, de acuerdo con el área de
desempeño y la naturaleza del empleo.
16. Analizar la información derivada de los distintos procesos relacionados con
la secretaría o del proceso donde sea asignado, haciendo uso del
conocimiento profesional, con el fin de permitir la oportuna toma de
decisiones.
17. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato
de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Estructura, roles y fines esenciales del Estado colombiano.
Fundamentos de Función Pública.
Administración de sistemas de información
Elaboración, aplicación y seguimiento de indicadores
Planeación estratégica
Técnicas Ofimáticas.
Estatuto Anticorrupción.
Ley Anticorrupción.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
a. Competencias Comunes b. Competencias del nivel
Aprendizaje Continuo Aporte Técnico Profesional
Orientación a Resultados Comunicación afectiva
Orientación al Usuario y al Gestión de Procedimientos
Ciudadano. Instrumentación de Decisiones
Compromiso con la Organización.
Trabajo en Equipo
Adaptación al Cambio.
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
a. Formación Académica b. Experiencia
Título profesional en las Nueve (09) meses de experiencia
disciplinas académicas de profesional
ingeniería de sistemas;
administración de informática;
administración de sistemas;
ingeniería de software; del Núcleo
Básico del Conocimiento en
Ingeniería Sistemas, Telemática y
afines.
Tarjeta y/o Matricula profesional
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en los cargos requeridos por la

ley.
EQUIVALENCIA
Las descritas en el Decreto 785 de 2005 para el nivel descrito.

TECNICO ADMINISTRATIVO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

MUNICIPAL.

I.IDENTIFICACIÓN
Nivel TÉCNICO
Denominación del empleo TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Código 367
Grado 05
Dependencia Secretaría de Educación Municipal
Quien ejerza la Dirección o Proceso donde
Cargo del Jefe Inmediato
se asigne.
II. ÁREA FUNCIONAL
Secretaría de Educación Municipal
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Liderar, ejecutar y apoyar las actividades relacionadas con el proceso al cual se
asigne para asegurar el correcto cumplimiento de los procesos, planes,
programas y proyectos de la Secretaría de Educación Municipal.
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Recopilar y consolidar información relacionada con los indicadores de
gestión, productividad y obtención de resultados, del proceso al cual se
asigne en el Plan de Acción de la Secretaría de Educación.
2. Archivar los registros en el desarrollo de las actividades del proceso, para
garantizar control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido
por las tablas de retención.
3. Elaborar y presentar informes a las diferentes dependencias de la
administración, entes de inspección, vigilancia y control y demás entidades
que lo requieran.
4. Establecer y dar a conocer por escrito y oportunamente al funcionario
encargado, sobre situaciones que tengan que ver con los procesos,
programas o proyectos en ejecución y que puedan obstaculizar o retardar la
ejecución de los mismos, entregando los soportes y pruebas respectivas
tendientes a diligenciar, tramitar e implementar planes de mejoramiento de
los procesos para solucionar los problemas o dificultades detectadas.
5. Apoyar la implementación de los procesos relacionados con la canasta
educativa
6. Ejecutar las acciones, actividades, operaciones y tareas propias de los
procesos para la expedición de los contratos a realizar en la dependencia
que los requiera.
7. Apoyar técnicamente los procesos de inspección y vigilancia que adelante
la Secretaría de Educación.
8. Apoyar los procesos de legalización, creación, fusión, cierres y demás que
se adelanten referente a los establecimientos educativos públicos, privados
e instituciones para el trabajo y el desarrollo humano.
9. Apoyar la revisión y seguimiento a las siguientes actividades: evaluación de
directivos docentes y docentes; ascenso e inscripción en el escalafón
docente y reubicación salarial.
10. Apoyar la revisión y seguimiento en la actividad de evaluación del
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desempeño del personal administrativo de la Secretaría de Educación

financiados con recursos del sistema general de participaciones.
11. Identificar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
compras y apoyar la elaboración de estudios de conveniencia, solicitudes y
viabilidad del área.
12. Apoyar el subproceso de talento humano del sector educativo en el área
donde sea asignado.
13. Hacer seguimiento a la gestión de la calidad educativa y los proyectos a
cargo de este proceso teniendo en cuenta los criterios técnicos exigidos.
14. Apoyar la verificación del cumplimiento de requisitos de los
establecimientos educativos rurales ubicados en zonas de difícil acceso.
15. Reportar las novedades encontradas en los establecimientos educativos
como resultado de las diferentes auditorías de la Secretaría de Educación.
16. Realizar acompañamiento técnico y reportar las novedades en los procesos
que lleve a cabo la Secretaría de Educación.
17. Acompañar las actividades con los directivos docentes, docentes y
administrativos en los procesos de capacitación y bienestar laboral.
18. Apoyar los procesos técnicos y de seguimiento del subproceso de bienes y
servicios educativos en el área donde sea asignado.
19. Apoyar la realización, socialización y divulgación de actividades y
programas realizados por la Secretaría de Educación.
20. Definir y hacer seguimientos a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas para los procesos.
21. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos
y demás actividades a las que sea citado y apoyar su realización.
22. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato
de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Estructura, roles y fines esenciales del Estado colombiano.
Fundamentos de Función Pública.
Fundamentos de Administración Pública.
Funciones y estructura de la entidad
Técnicas Ofimáticas
Estatuto Anticorrupción.
Ley Anticorrupción.
Ley General de Archivo.
Manejo de Bases de Datos y aplicativos.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
a. Competencias Comunes b. Competencias del nivel
Aprendizaje Continuo Confiabilidad Técnica
Orientación a Resultados Disciplina
Orientación al Usuario y al Responsabilidad
Ciudadano.
Compromiso con la Organización.
Trabajo en Equipo
Adaptación al Cambio.
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
a. Formación Académica b. Experiencia
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Título de formación técnica

profesional o dos (2) años de
formación profesional en las
disciplinas académicas de
administración; administración Dieciséis (16) meses de experiencia
pública, del Núcleo Básico del relacionada con las funciones del cargo.
Conocimiento en Administración; o
disciplina académica de ingeniería
industrial, del Núcleo Básico del
Conocimiento Ingeniería Industrial
y Afines
EQUIVALENCIA
Las descritas en el Decreto 785 de 2005 para el nivel descrito.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

MUNICIPAL, INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES Y/O CENTROS
EDUCATIVOS.

I.IDENTIFICACIÓN
Nivel ASISTENCIAL
Denominación del empleo AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Código 407
Grado 08
Dependencia Donde se ubique el empleo
Quien ejerza la Dirección o Proceso donde
Cargo del jefe inmediato
se asigne.
II. ÁREA FUNCIONAL
Secretaría de Educación Municipal, Instituciones Educativas Oficiales y/o Centros
Educativos
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar actividades administrativas, orientadas al logro de los objetivos del
proceso donde sea asignado, contribuyendo a una adecuada, oportuna y efectiva
gestión, que garantice el funcionamiento óptimo de la Entidad.
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar las actividades administrativas que sean requeridas en el desarrollo
del proceso, conforme a los lineamientos establecidos.
2. Apoyar la elaboración de reportes, cuadros estadísticos y demás
documentos que se requieran en el proceso donde sea asignado.
3. Tramitar la documentación que le sea asignada cumpliendo políticas y
procedimientos de la entidad.
4. Realizar las actividades de recepción y traslado de peticiones de la
comunidad y proyectar respuesta cuando le sean asignadas de acuerdo a la
normatividad vigente.
5. Mantener adecuadamente actualizados y normalizados los documentos e
instrumentos que permitan mantener los sistemas de gestión dentro de los
estándares y parámetros de ley y de las normas concordantes.
6. Actualizar y mantener organizada la información en las bases de datos y
sistemas de información de competencia del proceso donde sea asignado.
7. Realizar actividades de atención al usuario o comunidad en general,
asegurando su oportuna y debida atención.
8. Apoyar la elaboración y presentación de informes sobre las actividades
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desarrolladas de acuerdo con el plan de acción y las herramientas de

gestión y planificación institucional.
9. Realizar el proceso de gestión documental del área donde sea asignado,
teniendo en cuenta los procesos y procedimientos adoptados por la entidad.
10. Hacer uso de los programas, aplicativos y soluciones informáticas puestas a
su disposición por la Entidad.
11. Realizar las actividades requeridas en el área financiera de la Secretaría de
Educación.
12. Realizar el manejo de caja menor de acuerdo a la normatividad establecida.
13. Apoyar la elaboración del proyecto anual de presupuesto del Fondo de
Servicios Educativos.
14. Ingresar y actualizar la información presupuestal, contable y financiera de
acuerdo a los rubros y montos aprobados por concepto de ingresos y gastos
de funcionamiento e inversión de la vigencia.
15. Asistir el área de tesorería en la generación de pagos, manejo de ingresos y
egresos de acuerdo a la programación de caja, registro de las operaciones
de conformidad a los lineamientos y normatividad establecida.
16. Recibir, verificar y tramitar las solicitudes de certificado de disponibilidad
presupuestal, registro presupuestal y orden de pago.
17. Recibir y consolidar las necesidades y requerimientos de compras para
apoyar la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y procesos de
contratación.
18. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos
y demás actividades a las que sea citado
19. Responder por el buen uso y conservación de los elementos que se le
suministren para el cumplimiento de sus labores.
20. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato de
acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Funciones y estructura de la entidad
Técnicas Ofimáticas
Estatuto Anticorrupción.
Ley Anticorrupción.
Ley General de Archivo.
Manejo de Bases de Datos y aplicativos.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
a. Competencias Comunes b. Competencias del nivel
Aprendizaje Continuo Manejo de la Información
Orientación a Resultados Relaciones Interpersonales
Orientación al Usuario y al Colaboración
Ciudadano.
Compromiso con la Organización.
Trabajo en Equipo
Adaptación al Cambio.
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
a. Formación Académica b. Experiencia
Título de bachiller en cualquier Dieciséis (16) meses de experiencia
modalidad relacionada con las funciones del cargo.
EQUIVALENCIA
Las descritas en el Decreto 785 de 2005 para el nivel descrito.
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AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

MUNICIPAL, INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES Y/O CENTROS
EDUCATIVOS.

I.IDENTIFICACIÓN
Nivel ASISTENCIAL
Denominación del empleo AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Código 407
Grado 06
Dependencia Donde se ubique el empleo
Quien ejerza la Dirección o Proceso donde
Cargo del jefe inmediato
se asigne.
II. ÁREA FUNCIONAL
Secretaría de Educación Municipal, Instituciones Educativas Oficiales y/o Centros
Educativos
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar actividades asistenciales y operativas requeridas en el desarrollo de la
gestión administrativa de los proceso de los Establecimientos Educativos y/o la
Secretaría de Educación.
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Brindar asistencia administrativa a los usuarios para trámites y servicios a
cargo de la Entidad y el diligenciamiento de formatos y/o registro de
peticiones, quejas y reclamos.
2. Proyectar y/o transcribir documentos que se requieran para el desarrollo de
los procesos asignados.
3. Diligenciar los formatos requeridos conforme a las necesidades de
funcionamiento del proceso o área donde sea asignado.
4. Mantener los inventarios actualizados y rendir informes oportunamente
cuando sean requeridos por el jefe inmediato o entes de control.
5. Realizar el proceso de gestión documental del área donde sea asignado,
teniendo en cuenta los procesos y procedimientos adoptados por la entidad.
6. Programar las reuniones y eventos que sean requeridos, según
instrucciones del jefe inmediato.
7. Programar la utilización y distribución de equipos, materiales y elementos
entregados para el adecuado funcionamiento administrativo.
8. Tramitar la documentación que le sea asignada cumpliendo políticas y
procedimientos de la entidad.
9. Actualizar y mantener organizada la información en las bases de datos y
sistemas de información de competencia del proceso donde sea asignado.
10. Apoyar la elaboración y presentación de informes sobre las actividades
desarrolladas de acuerdo con el plan de acción y las herramientas de
gestión y planificación institucional.
11. Mantener adecuadamente actualizados y normalizados los documentos e
instrumentos que permitan mantener los sistemas de gestión dentro de los
estándares y parámetros de ley y de las normas concordantes
12. Hacer uso de los programas, aplicativos y soluciones informáticas puestas a
su disposición por la entidad.
13. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos
y demás actividades a las que sea citado
14. Responder por el buen uso y conservación de los elementos que se le
suministren para el cumplimiento de sus labores.
15. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato de
acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
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VACANTES MARZO 20 DE 2019

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Funciones y estructura de la entidad
Técnicas Ofimáticas
Estatuto Anticorrupción.
Ley Anticorrupción.
Ley General de Archivo.
Manejo de Bases de Datos y aplicativos.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
a. Competencias Comunes b. Competencias del nivel
Aprendizaje Continuo Manejo de la Información
Orientación a Resultados Relaciones Interpersonales
Orientación al Usuario y al Colaboración
Ciudadano.
Compromiso con la Organización.
Trabajo en Equipo
Adaptación al Cambio.
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
a. Formación Académica b. Experiencia
Título de bachiller en cualquier Doce (12) meses de experiencia relacionada
modalidad con las funciones del cargo.
EQUIVALENCIA
Las descritas en el Decreto 785 de 2005 para el nivel descrito.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

MUNICIPAL, INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES Y/O CENTROS
EDUCATIVOS.

I.IDENTIFICACIÓN
Nivel ASISTENCIAL
Denominación del empleo AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Código 407
Grado 04
Dependencia Donde se ubique el empleo
Quien ejerza la Dirección o Proceso donde se
Cargo del Jefe Inmediato
asigne.
II. ÁREA FUNCIONAL
Secretaría de Educación Municipal, Instituciones Educativas Oficiales y/o Centros
Educativos
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Desarrollar labores administrativas orientadas a garantizar el óptimo
funcionamiento del proceso donde sea asignado, asegurando una adecuada,
oportuna y efectiva prestación del servicio y atención al ciudadano.
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Prestar el servicio bibliotecario, orientando a los usuarios y suministrando la
información requerida para la utilización y uso de los espacios de la
biblioteca.
2. Llevar el registro diario de utilización del servicio de biblioteca y el control de
los préstamos de textos, revistas y equipos a su cargo, elaborando los
correspondientes análisis estadísticos de utilización del servicio, y proponer
la adquisición de nuevas publicaciones para mantener actualizado el material
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bibliográfico.
3. Clasificar, catalogar y ordenar el material bibliográfico de acuerdo con las
normas vigentes.
4. Responder por el inventario, uso adecuado, mantenimiento, integridad y
seguridad del material bibliográfico.
5. Apoyar actividades de fomento y promoción de la lectura para incentivar a
los usuarios en el fortalecimiento de sus conocimientos.
6. Realizar programación y desarrollo de jornadas de trabajo para el uso
adecuado de la biblioteca.
7. Apoyar la elaboración y presentación de informes sobre las actividades
desarrolladas de acuerdo con el plan de acción y las herramientas de gestión
y planificación institucional.
8. Programar las reuniones y eventos que sean requeridos, según instrucciones
del jefe inmediato.
9. Mantener adecuadamente actualizados y normalizados los documentos e
instrumentos que permitan mantener los sistemas de gestión dentro de los
estándares y parámetros de ley y de las normas concordantes
10. Realizar el proceso de gestión documental del área donde sea asignado,
teniendo en cuenta los procesos y procedimientos adoptados por la entidad.
11. Hacer uso de los programas, aplicativos y soluciones informáticas puestas a
su disposición por la entidad.
12. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos
y demás actividades a las que sea citado
13. Responder por el buen uso y conservación de los elementos que se le
suministren para el cumplimiento de sus labores.
14. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato de
acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Funciones y estructura de la entidad
Técnicas Ofimáticas
Estatuto Anticorrupción.
Ley Anticorrupción.
Ley General de Archivo.
Manejo de Bases de Datos y aplicativos.
Normas básicas de Bibliotecología.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
a. Competencias Comunes b. Competencias del nivel
Aprendizaje Continuo Manejo de la Información
Orientación a Resultados Relaciones Interpersonales
Orientación al Usuario y al Colaboración
Ciudadano.
Compromiso con la Organización.
Trabajo en Equipo
Adaptación al Cambio.
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
a. Formación Académica b. Experiencia
Título de bachiller en cualquier Ocho (8) meses de experiencia relacionada
modalidad con las funciones del cargo.
EQUIVALENCIA
Las descritas en el Decreto 785 de 2005 para el nivel descrito.