Instituto Tecnológico de la Costa Grande

“2019, Año del Caudillo del Sur, Emiliano Zapata”

MATERIA: LOGÍSTICA EN COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

POR:
ANA GABRIELA PEÑA PEÑA

ASESOR: ING. IND. Y M.A. LUIS ROBERTO ROMERO

NAVARRETE

ZIHUATANEJO DE AZUETA MARZO DEL 2019

Manzana 30, Lote 1, Col. El Limón, C.P. 40880, Zihuatanejo, Gro.

Tels. 755-554-48-51, 755-554-48-52, 755-554-54-87,
e-mail : dir_costagrande@tecnm.mx
www.itcostagrande.edu.mx
ÍNDICE DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 5
2. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 6
3. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 6
3.1 General ............................................................................................................................ 6
3.2 Específicos ..................................................................................................................... 6
4. CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO .................................................................................... 7
4.1 Nombre ............................................................................................................................ 7
4.2 Dirección de Ubicación ............................................................................................... 7
4.3 Teléfono........................................................................................................................... 7
4.4 Correo Electrónico ....................................................................................................... 7
4.5 Representante Legal y Cargo .................................................................................... 7
4.6 Reseña Histórica ........................................................................................................... 7
5. GENERALIDADES DE LA EMPRESA............................................................................... 8
5.1 Misión............................................................................................................................... 8
5.2 Visión ............................................................................................................................... 8
5.3 Valores ............................................................................................................................. 8
5.4 Políticas generales ....................................................................................................... 8
5.5 Diseño organizacional del negocio. ........................................................................ 9
6. MARCO TEÓRICO.............................................................................................................. 10
6.1 Planeación Estratégica ............................................................................................. 11
6.2 Gerencia ........................................................................................................................ 11
6.3 Gestión De Compras.................................................................................................. 11
6.3.1 Modelo centralizado ........................................................................................... 12
6.3.2 Modelo descentralizado..................................................................................... 13
6.4 Antecedentes O Marco Histórico. .......................................................................... 14
6.5 Contaminación del agua. .......................................................................................... 15
6.6 Historia de la desinfección del agua ..................................................................... 16
6.7 Mecanismo de desinfección .................................................................................... 17
6.8 El proceso de compras ............................................................................................. 17
6.8.1 Branding ................................................................................................................ 18
6.9 Selección de proveedores ........................................................................................ 18

2
 6.10 Evaluación de proveedores.................................................................................. 19
6.10.1 Evaluación del desempeño de proveedores ............................................ 19
6.11 Catálogo de proveedores...................................................................................... 20
7. EL PROCESO DE COMPRAS .......................................................................................... 21
7.1 Elaboración de presupuestos áreas...................................................................... 22
7.1.1 Necesidad de materiales ................................................................................... 23
7.1.2 Envío requisiciones desde todas las áreas ................................................. 23
7.1.3 Requisiciones de compra ................................................................................. 23
7.1.4 Cotización proveedores..................................................................................... 24
7.1.5 Verificación de cotizaciones y selección de proveedor ........................... 24
7.1.6 Preparación del contrato de compra ............................................................. 24
7.1.7 Orden de compra ................................................................................................. 24
7.1.8 Seguimiento a la solicitud................................................................................. 25
7.1.9 Recepción del pedido y documentos soporte............................................. 25
7.1.10 Entrega documentos al departamento de contabilidad ........................ 25
8. MANUAL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ................................................................ 26
8.1 Objetivo del manual ................................................................................................... 26
8.2 Alcance del manual .................................................................................................... 26
8.3 Responsables .............................................................................................................. 26
9. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ................................................... 27
9.1 Obtención y selección ofertas proveedores ....................................................... 28
9.2 Cumplimiento, capacidad y calidad....................................................................... 28
9.3 Archivo solicitudes rechazadas ............................................................................. 28
9.4 Gestión de contratos y formatos de registro ...................................................... 29
9.5 Calificación de proveedores .................................................................................... 31
10. ESTUDIO ADMINISTRATIVO ........................................................................................ 31
10.1 Gerente ...................................................................................................................... 32
10.2 Departamento de producción .............................................................................. 33
10.3 Departamento de reparto ...................................................................................... 34
10.4 Diagrama de flujo para el reclutamiento de personal para diferentes
áreas. 35
11. CATÁLOGO DE PROVEEDORES ............................................................................ 36
11.1 Listado de proveedores utilizados en la actualidad ...................................... 36

3
 11.2 Padrón de proveedores ......................................................................................... 37
12. CONCLUSIONES ............................................................................................................. 39
13. ANEXOS ............................................................................................................................ 39
13.1 Referencias ............................................................................................................... 39

ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Formato de presupuesto por área. .................................................................. 22
Tabla 2. Requerimiento de compras.. ............................................................................ 23
Tabla 3. Formato de registro de proveedores................................................................ 30
Tabla 4. Perfil de puesto Gerente. ................................................................................. 32
Tabla 5. Perfil de Departamento de producción. ........................................................... 33
Tabla 6. Perfil de Departamento de reparto................................................................... 34
Tabla 7. Formato para Registro ó Actualización de Datos del Proveedor. .................... 37
Tabla 8. Padrón de proveedores. .................................................................................. 38

ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Diseño Organizacional. .................................................................................... 9
Figura 2. Relaciones entre eficiencia y eficacia. ............................................................ 10
Figura 3. Proceso cíclico de compras. ........................................................................... 11
Figura 4. Flujo del proceso de compras Vs. Áreas afines en el modelo centralizado. ... 12
Figura 5. Flujo del proceso de compras Vs. Áreas afines en el modelo descentralizado
...................................................................................................................................... 13
Figura 6. Diagrama del proceso de compras ................................................................. 21
Figura 7. Diagrama proceso selección proveedores.. ................................................... 27
Figura 8. Diagrama de flujo para el reclutamiento de personal para diferentes áreas... 35

4
 1. INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se muestra el desarrollo del proceso de compras dentro de la

empresa purificadora de agua como la selección y evaluación de los proveedores del
catálogo que tiene la empresa propuesta.

En este contexto, una empresa que vende un producto final (con demanda
independiente) está interesada en qué, cuánto y cuándo ordenar de las distintas partes y
piezas que permiten la producción de dicho producto final. Esta selección de proveedores
y la selección de productos de compra es crítica dado que permitirá alcanzar las metas
de calidad y producción en tiempo establecidas en la empresa.

5
 2. JUSTIFICACIÓN

El proyecto enfoca principalmente la evaluación de proveedores, la elaboración de un

catálogo de los mismos del que podamos elegir siempre la mejor opción para la empresa.
Todas las metodologías aplicadas son para obtener mejoras en los procesos de selección
de proveedores, reducción de costos en la hora de compras, eliminación de demoras y
una correcta planificación del todos los requerimientos y pedidos.

3. OBJETIVOS

3.1 General

Analizar el proceso de lección de proveedores y el proceso de Gestión de Compras es

relevante a nivel de cadena de valor de la empresa ya que interviene en los procesos de
mantenimiento de equipo en la planta.

3.2 Específicos

La elaboración de un proceso de compras óptimo para la empresa.

Selección y evaluación de proveedores para la empresa.
Elaboración de un catálogo óptimo de proveedores.

6
 4. CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO

4.1 Nombre

Purificadora las Peñas

4.2 Dirección de Ubicación

Col. Los Reyes Parada La Seiva (7,33 km), 40880 Coacoyul, Guerrero, México.

4.3 Teléfono

755 1115849

4.4 Correo Electrónico

purificadoralaspenas@hotmail.com

4.5 Representante Legal y Cargo

Enrique Granados Rivera

Gerente General

4.6 Reseña Histórica

Establecida en 2017, Purificadora las Peñas. se concentra en la Purificación de agua para

consumo humano.

7
 5. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

5.1 Misión

Implementar métodos basados en la Administración de Proyectos e Ingeniería Industrial

para el continuo crecimiento de la planta, con calidad, seguridad, respeto al ambiente, a
su entorno social y promoviendo el desarrollo integral del personal de esta.

5.2 Visión

Como empresa es expandir la empresa en todo el municipio de Zihuatanejo de Azueta,

así como posicionar nuestra marca como líder de esta manera manteniendo la calidad
que nos caracteriza.

5.3 Valores

Integridad.
Honestidad.
Responsabilidad.
Orientación al logro, la calidad y la seguridad.
Trabajo en equipo.

5.4 Políticas generales

En el presente la empresa solo utiliza volantes, página de Facebook, publicidad impresa

en tiendas distribuidoras. En la planeación a futuro se estima utilizar spots de radio y
transmisiones en vivo en los periódicos digitales, apoyar equipos deportivos con
patrocinios también participar en campañas de ayuda a la comunidad y de esta manera
ser socialmente responsable.

8
 5.5 Diseño organizacional del negocio.

Diseño Organizacional (fig. 1)

Gerente

Contaduria

Administración
Produccion Reparto
y MKT
Figura 1. Diseño Organizacional Autor: Elaboración propia.

9
 6. MARCO TEÓRICO

Para hablar del desarrollo del departamento de compras para Purificadora las Peñas, se
hace necesario hablar de la forma en que una organización debe estructurar sus procesos
antes y durante el desarrollo de las actividades diarias que le competen.

Harold Koontz y Heinz Weihrich afirman que “la administración es el proceso de diseñar
y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos. Adicionalmente deben tener clara la relación entre
la eficacia y eficiencia a desarrollar en cada proceso, así como las personas que
componen la organización especialmente las relacionadas con el desarrollo de las
actividades específicas de compras. [1]

Objetivos
Eficacia
Estrategias

Planes

Politicas

Reglas y Procedimientos

Accion
Eficiencia

Resultados

Figura 2. Relaciones entre eficiencia y eficacia Autor: Elaboración propia.

10
 6.1 Planeación Estratégica

La planeación estratégica es el proceso de diagnosticar el entorno externo e interno de

una organización; establecer una visión y una misión; idear objetivos globales; crear,
elegir y seguir estrategias generales, y asignar recursos para alcanzar las metas de la
organización. [2]

6.2 Gerencia
La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa el cual tiene dentro de sus
múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los
recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de
lograr objetivos establecidos.

6.3 Gestión De Compras

La gestión de compras va más allá de la interpretación de un intercambio de un bien o un
servicio, por una cantidad económica pre-establecida. Se toma como base la planeación,
la ejecución y control o seguimiento, de todas y cada una de las acciones relacionadas
directa o indirectamente con las adquisiciones en la empresa.

La gestión de compras es un proceso cíclico, que soporta todas las acciones de la

empresa.

1.
PLANEACIÓN:
Generación de
planes y
estrategias

3. CONTROL Y 2. EJECUCIÓN:
SEGUIMIENTO: Implementar
Mecanismos tácticas y
de evaluación acciones

Figura 3. Proceso cíclico de compras. Autor: Elaboración propia.

11
 6.3.1 Modelo centralizado

En donde existe una unidad básica de compras, que se encarga de todas las
asignaciones, con el apoyo de la unidad administrativa, a las diferentes dependencias o
departamentos, según sus necesidades y requerimientos previos; la asignación de costos
se puede dar a centros de costos específicos o a uno central.

financiero

comercial compras producción

administracion

Figura 4. Flujo del proceso de compras Vs. Áreas afines en el modelo centralizado Autor: Elaboración propia.

12
 6.3.2 Modelo descentralizado

Es una unidad independiente en cada departamento, división o área de la empresa,

donde se hacen las adquisiciones respectivas según las necesidades propias
previamente establecidas y cuya relación se pasa finalmente al centro de costos
correspondiente.

Compras
Financiera

Compras
administrativo

Compras
producion

Compras
mercadeo

Figura 5. Flujo del proceso de compras Vs. Áreas afines en el modelo descentralizado. Autor: Elaboración propia.

13
 6.4 Antecedentes O Marco Histórico.

Desde que la sociedad ha planteado hervir y filtrar el agua, el principal objetivo perseguido
al tratar este líquido para consumo humano ha sido combatir los microorganismos
patógenos causantes de enfermedades de transmisión hídrica.
Recientemente, aunque básicamente con el mismo enfoque, el desarrollo científico y
tecnológico ha llevado a la identificación de otros riesgos asociados a la ingesta de agua,
los cuales se pueden clasificar en riesgos biológicos y riesgos químicos.
Los riesgos biológicos son debidos a bacterias, virus, protozoarios y helmintos (gusanos
parásitos con una parte de su ciclo vital en el agua y otra como parásitos de animales).
Los riesgos químicos se deben a sustancias químicas presentes en el agua o introducidas
como deshechos (descargas líquidas o productos de arrastre), toxinas liberadas por algas
y subproductos de la desinfección. [2]
La desinfección del agua es un proceso que tiene como objetivo volver inactivo al agente
biológico contaminante, y generalmente es la etapa final de una serie de procesos
unitarios que tienen lugar en una planta potabilizadora convencional de aguas
superficiales. El objetivo de un sistema de potabilización de aguas debe ser eliminar los
riesgos biológicos minimizando los riesgos químicos derivados de la desinfección. (Ríos,
2008) Los agentes químicos más utilizados son el ozono y el cloro “el ozono es un
desinfectante potente que inactiva a los protozoarios si se usa la dosis suficiente por un
tiempo de contacto adecuado, pero el ozono no deja residuos para actuar en el sistema
de distribución, tal como lo hace el cloro. [2]
(Peeters y col, 1989), “reportaron que dosis de 1,11 mg/l y 2,27 mg/l de ozono durante 6
y 8 minutos respectivamente, pueden inactivar 90 % y 99,8 % de ooquistes de
Cryptosporidium respectivamente (no reportaron datos de pH y temperatura”) (p, 63).
(Korich y col, 1990), determinaron que “se puede lograr una eficiencia mayor que el 90%
de inactivación de ooquistes con una dosis de 1 mg/l de ozono durante 5 minutos, a 25ºC
y pH= 7,0” (p.63)
El ozono se utilizó por primera vez con fines de potabilización en 1893 en los Países
Bajos (Langlais y CoL, 1999), Citando en (EPA, 1999), (ENOHSA, 2000) y luego, a

14
principios del siglo XX, se comenzó a utilizar en Francia, en un agua relativamente limpia
proveniente de una vertiente. Luego la mayoría de los países de Europa, Sudáfrica,
Japón, Canadá y los Estados Unidos, comenzaron a utilizar el ozono para resolver
problemas específicos en el campo de la potabilización de aguas. [2]
En 1987, se puso en servicio un sistema de ozonización en la planta de filtración de Los
Ángeles y en 1991 ya existían aproximadamente 40 plantas de tratamiento de agua
mediante ozono, sirviendo cada una más de 10.000 personas en los Estados Unidos
(Langlais y CoL, 1999) citado en (EPA, 1999). Esta tecnología comenzó a difundirse
rápidamente y en abril de 1998 existían en los Estados Unidos un total de 264 plantas
que utilizaban ozono, la mayoría de pequeña capacidad, 149 de ellas con un caudal
inferior a 4000 m3/d. [2]
Una de las previsiones sobre la persistencia del agente epidémico de la pseudomona
aeruginosa en el ambiente, puede darse en agua embotellada que se ve afectada por la
disponibilidad de nutrientes y las variaciones de temperatura. Bajas concentraciones en
agua embotellada pueden subsistir por meses dado que esta bacteria tiene la capacidad
de enlentecerse metabolismo para perdurar con trazas de carbono y nitrógeno como
nutrientes. [2]

6.5 Contaminación del agua.

La contaminación del agua, la podemos definir como: la incorporación al agua de materias

extrañas, como microorganismos, productos químicos, residuos industriales y de otros
tipos, o aguas residuales. Estas materias deterioran la calidad del agua y la hacen inútil
para los usos pretendidos.
El agua al caer con la lluvia por enfriamiento de las nubes arrastra impurezas del aire. Al
circular por la superficie o a nivel de capas profundas, se le añaden otros contaminantes
químicos, físicos o biológicos. Puede contener productos derivados de la disolución de
los terrenos: calizas (CO3Ca), calizas dolomíticas (CO3Ca- CO3Mg), yeso (SO4Ca-
H2O), anhidrita (SO4Ca), sal (ClNa), cloruro potásico (ClK), silicatos, oligoelementos,
nitratos, hierro, potasio, cloruros, fluoruros, así como materias orgánicas. [2]

15
 6.6 Historia de la desinfección del agua

La relación existente entre la calidad del agua y la salud se conoce desde siempre. Las
aguas claras se consideraban aguas limpias mientras los pantanos eran considerados
zonas sucias y aguas no salubres.
La desinfección de las aguas se ha utilizado durante mucho tiempo. Dos reglas básicas
se pueden ya encontrar en el año 2000 A.C. que decía que las aguas debían ser
expuestas a la luz del sol y filtrada con carbón. El agua impura se debía de hervir e
introducir un trozo de cobre siete veces, antes de filtrar el agua. Existen descripciones de
civilizaciones antiguas en referencia al agua hervida y el almacenamiento del agua en
recipientes de plata. Para llevar a cabo la purificación del agua se utilizaban cobre, plata
y técnicas de electrolisis. [3]
La desinfección se ha utilizado durante muchos siglos. Sin embargo, los mecanismos de
desinfección no son conocidos hasta hace unos pocos cientos de años. [3]
En el año 1680 Anthony Van Leeuwenhoek desarrollo el microscopio. El descubrimiento
de los microorganismos se consideró una curiosidad. Pasarían otros doscientos años
hasta que los científicos utilizaran este invento, el microscopio, para la identificación y
comparación de microorganismos y otros patógenos. [3]
El primer filtro múltiple se desarrolló en 1685 por el físico italiano Lu Antonio Porzo. El
filtro consistía en una unidad de sedimentación y filtro de arena. En 1746, el científico
Francés Joseph Amy recibe la primera patente por el diseño de un filtro, que es utilizado
en casas por primera vez en el año 1750. Los filtros estaban hechos de algodón, fibras
de esponja y carbón. [3]
En siglos pasados el hombre ha sufrido enfermedades como el cólera y otras cuyo origen
era mal interpretado. Se decía que estas enfermedades eran causadas por castigos de
Dios o debido a la impureza del aire que era consecuencia de cambio en la alineación de
los planetas. [3]
En 1854 la epidemia de cólera causó gran cantidad de muertos en Londres. John Snow,
un Doctor ingles descubrió que la epidemia del cólera era causada por el bombeo de
agua contaminada. La expansión del cólera se evitó mediante el cierre de todos los

16
sistemas de bombeo. Después de este hecho los científicos han realizado estudios e
investigación de la presencia de microorganismos en el agua y modo de eliminación para
el suministro de agua apta para el consumo. [3]

6.7 Mecanismo de desinfección

La desinfección normalmente provoca la corrosión de la pared celular de los

microorganismos, o cambios en la permeabilidad de la célula, cambios en la actividad de
protoplasma celular o actividad enzimática (debido al cambio estructural de las enzimas).
Estos problemas en la célula evitan la multiplicación de los microorganismos. Los
desinfectantes también provocan la oxidación y destrucción de la materia orgánica que
son generalmente nutrientes y fuente de alimentación de los microorganismos. [4]
Como se ha mencionado las impurezas suspendidas y disueltas en el agua natural
impiden que ésta sea adecuada para numerosos fines, uno de ellos es el que sea utilizada
para el consumo humano. [4]

6.8 El proceso de compras

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se da cuenta
que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para resolverla. [5]

Fase 1 - Concienciación
La primera fase que tiene lugar en un proceso de compra es aquella en la que el usuario
se da cuenta que tiene una necesidad, problema o motivación que quiere solucionar.

Fase 2 - Investigación
A partir de que el usuario se da cuenta de que tiene esa necesidad, comienza una
investigación para conocer y recopilar información sobre su problema, necesidad o
motivación.

17
Fase 3 - Decisión
Tras la fase de investigación, se produce la fase de decisión en el proceso de compra.
En esta etapa, el usuario ya conoce y comprende su problema, necesidad o motivación
y hace una investigación en profundidad sobre qué alternativas existen en el mercado
para solucionarlo. Esta fase termina cuando, entre todas las alternativas, el usuario
selecciona aquella que le encaja mejor. [5]

Fase 4 - Acción
La última de las fases del proceso de compra implica que el usuario ya tiene claro qué
producto va a comprar y recopila información sobre empresas que le ofrecen este
producto o servicio. Finalmente, va a pasar a la acción y va a comprarlo. [5]

6.8.1 Branding

Branding es un anglicismo empleado en mercadotecnia que hace referencia al proceso

de hacer y construir una marca (en inglés, brand equity) mediante la administración
estratégica del conjunto total de activos vinculados en forma directa o indirecta al nombre
y/o símbolo (logotipo) que identifican a la marca influyendo en el valor de la marca, tanto
para el cliente como para la empresa propietaria de la marca. [6]

6.9 Selección de proveedores

Es un proceso que está presente en toda organización, debido a que es necesaria la

adquisición de bienes y servicios tales como maquinaria, materia prima, servicios de
limpieza, etc.; por lo que este proceso debe ser enfocado a la búsqueda de calidad. [7]

18
 6.10 Evaluación de proveedores

Para la adecuada gestión de compras es muy importante el proceso de evaluación de

proveedores, el cual debería tener en cuenta aspectos tales como:

Experiencia pertinente

Desempeño de los proveedores en relación con los competidores

Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas

Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las

condiciones requeridas

Evaluación financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el

período de suministro. [8]

6.10.1 Evaluación del desempeño de proveedores

Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores, resulta

conveniente que además de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se
definan determinados criterios que favorezcan una evaluación adecuada del desempeño
de los proveedores. [8]

Ejemplo de tales criterios son:

Análisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio comprado

está disponible en el momento acordado, ni antes ni después.

19
 Cumplimiento de estándar de especificaciones técnicas: se comprueba si el
producto o servicio comprado alcanza el estándar exigido.

Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del proveedor ocasiona o
no inconvenientes, cómo responde a reclamos o solicitudes, etc.

Confiabilidad: demostración de que lo suministrado es confiable repetitivamente.

6.11 Catálogo de proveedores

Esta es una base de datos donde tiene todo lo relacionado a cada proveedor, dirección,
teléfono, email, que productos maneja, su récord de entregas, si es cumplido o no, sus
representantes, datos de facturación, etc. [9]

20
 7. EL PROCESO DE COMPRAS

La propuesta para este plan de mejorar se llevó a cabo elaborando un manual de

procedimientos para el proceso de compras dentro de la organización adicionando a este
los formatos necesarios para dar formalización al manual de compras.

Figura 6. Diagrama del proceso de compras Autor: Elaboración propia.

21
 7.1 Elaboración de presupuestos áreas

Para el desarrollo de los procesos de compra se contemplan los siguientes pasos

• Elaboración del presupuesto general para las Purificadora las Peñas

• Elaboración de presupuestos de compras para cada uno de los departamentos por

semestres, realizando además la diferenciación de las compras de ventas,
administrativas y de inversión.

formato de presupuesto por

área

Fecha:
Área
Persona responsable
del área
Periodo

Concepto Valor Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Total

Firma autorización Firma autorización

Gerente departamento Departamento de compras
Tabla 1. Formato de presupuesto por área. Autor: Elaboración propia.

22
 7.1.1 Necesidad de materiales
Se genera la necesidad de un producto o servicio en cada área.

7.1.2 Envío requisiciones desde todas las áreas

De acuerdo a las necesidades que contempla cada área se hace necesario implementar
documentos de manejo interno para hacer un uso adecuado de la información, así como
evitar trabas en los procesos.

7.1.3 Requisiciones de compra

La requisición de compra es el documento formal para solicitar al Departamento de
Compras la adquisición de cualquier producto o material.

Formato de requerimiento de compras

Fecha:
Área
Persona solicitante

Presupuesto
Cantidad Concepto Valor Si No

Firma autorización Firma autorización

Gerente departamento Departamento de compras
Tabla 2. Requerimiento de compras. Autor: Elaboración propia.

23
• Cada departamento realizará la requisición de compra.

• Sólo serán válidas las requisiciones diligenciadas en forma clara, completa y

detallada con la información requerida en cada campo, presentando original y copia. Y
con la autorización previa de la persona encargada del departamento.

• Toda requisición de compra que sea mayor al valor del presupuesto establecido
para el departamento será evaluada por la gerencia financiera, quien autorizará o
denegará la solicitud.

• Toda requisición de compra cuyo gasto no esté contemplado en el presupuesto

del departamento será evaluada y autorizada previa cotización del producto o servicio
solicitado por la gerencia financiera.

7.1.4 Cotización proveedores

Se realiza un análisis de mercados y la verificación de las condiciones más favorables
para realizar la compra a los proveedores existentes y la evaluación financiera del caso
para el desembolso de los dineros por cuenta del gasto realizado.

7.1.5 Verificación de cotizaciones y selección de proveedor

Una vez analizadas las cotizaciones recibidas, se elige aquel proveedor que ofrece un
precio favorable, cumple con las especificaciones, calidad y garantía requerida.

7.1.6 Preparación del contrato de compra

Elaboración del documento que describe las obligaciones que el vendedor y el
comprador, respectivamente, convienen realizar el uno con respecto al otro.

7.1.7 Orden de compra

Recibida y aprobada la requisición, además de firmado el contrato, el departamento de
compras realizará la correspondiente orden de compra y será enviada al proveedor como
la autorización formal para que envié y ejecute los productos y servicios solicitados.

24
 7.1.8 Seguimiento a la solicitud
El Departamento de Compras manejará un plazo mínimo de 48 horas desde la recepción
de la requisición hasta la entrega del producto o servicio solicitado, este lapso será mayor
de acuerdo a las condiciones específicas del proveedor y la existencia del artículo
solicitado. En todos los casos el departamento de compras informará al departamento
solicitante la continuidad del proceso.

7.1.9 Recepción del pedido y documentos soporte

El departamento de compras será el encargado de la inspección, supervisión y recepción
de los artículos y / o servicios entregados por el proveedor, adicionalmente deberá
verificar que los documentos cumplan con los requisitos mínimos exigidos (nombre del
proveedor, identificación, dirección y teléfono, consecutiva factura, fecha factura, valor
producto comprado, impuestos y deducciones de ley).

7.1.10 Entrega documentos al departamento de contabilidad

Las facturas de proveedores deberán ser entregadas al área financiera para su
correspondiente contabilización, una vez verificadas y aprobadas por compras.

25
 8. MANUAL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa
como compendio formal de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es
la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras.

8.1 Objetivo del manual

Garantizar los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la
adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes áreas de la organización,
mediante un esquema que permita asegurar un estándar de calidad y orden facilitando la
eficiencia en este proceso y generando valor a la empresa.

8.2 Alcance del manual

Este aplica para la adquisición de bienes y servicios dentro de la empresa.

8.3 Responsables
• Gerente General
• Asistente Contable y Administrativa

26
 9. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Después de establecidas las necesidades de compras de la organización, se realiza un

proceso de selección del proveedor.

Figura 7. Diagrama proceso selección proveedores. Autor: Elaboración propia.

27
 9.1 Obtención y selección ofertas proveedores
Por medio de una publicación en la página web de la compañía, dentro del cual se
detallan los requisitos mínimos e información que debe cumplir y adjuntar un proveedor
para participar en este proceso.

9.2 Cumplimiento, capacidad y calidad

Seleccionado el proveedor se debe verificar y contemplar la información presentada por
el proveedor y seguir los siguientes pasos para su creación
• Identificación: Establecer si el proveedor es actual o nuevo.
• Datos generales de información: Corroborar su Razón Social y representación
legal de la identidad, Dirección, ciudad, teléfono, e-mail, contactos y actividad de
la empresa.
• Datos Legales: Verificar la documentación de existencia legal (registro de Cámara
de Comercio, DIAN, etc.)
• Datos Técnicos: Clasificación de todos los procesos, productos y servicios que
preste, beneficios, ámbitos y ventajas económicas de su aplicación.
• Referencias Comerciales: Antecedentes de empleo y ejecución.
• Datos Financieros para desembolsos: Nombre de entidad financiera de la cuenta
bancaria en la cual se realizará el pago, número de cuenta bancaria, tipo de
cuenta.
• Datos complementarios: Aquellos que sean requeridos, indispensables o
necesarios para la compañía.

9.3 Archivo solicitudes rechazadas

Se llevará un archivo de las solicitudes de los proveedores que no cumplen con los
requerimientos de la compañía con el fin de no incurrir en la verificación del historial
completo en caso de presentar nuevamente licitación en la página web.

28
 9.4 Gestión de contratos y formatos de registro
Una vez verificados los datos se procede a realizar el registro de proveedores, que se
refiere al asiento de información que, sobre los proveedores de la organización, este lo
deberá generar las personas responsables de la gestión de compras, con el fin de llevar
un juicioso y detallado seguimiento de las características y del comportamiento de los
mismos.
La información del proveedor deberá ser consignada en un formato, elaborado
especialmente para tal fin y archivado con el cuidado y la confidencialidad del caso, para
que esté disponible y en óptimas condiciones, cuando se requiera.

29
Tabla 3. Formato de registro de proveedores. Autor: Elaboración propia.

30
 9.5 Calificación de proveedores
Terminado el proceso de creación y realizadas las compras al proveedor se procede a
calificar la prestación de su servicio.
En este punto se debe valorar el éxito o fracaso de las compras realizadas al proveedor,
se efectuará una revisión de los puntos establecidos en la licitación para compararlos con
los resultados obtenidos.
Si el proveedor cumple con los requerimientos, se podrá seguir utilizando para procesos
de recompra y si su resultado no es compatible con las expectativas generadas por este,
se procederá a realizar una nueva selección de proveedor para futuras compras .

10. ESTUDIO ADMINISTRATIVO

Un Estudio Administrativo proporciona las herramientas necesarias para administrar
adecuadamente una empresa, cuando esta última se encuentra ya en funcionamiento y
si aún no se inician las actividades de la misma, marca el rumbo a seguir en la
administración de la nueva empresa. Estas herramientas son los llamados manuales
administrativos, entre los que se pueden mencionar, sin desestimar a otros, los más
importantes como:

• Manual de organización
• Manual de funciones
• Manual de Procedimientos
• Manual de administración ambiental

31
 10.1 Gerente
Nombre del puesto Gerente General
Descripción General del Número de plazas: Una
puesto

Supervisar las actividades que desarrollen los diferentes niveles de la organización

con el fin de asegurar la efectividad de la misma en el logro de los
objetivos.

PERFIL DEL PUESTO

Formación Licenciatura en Administración, Contabilidad o carreras afines.
Experiencia 7 años.
Conocimientos Gerencia, Administración
Edad 30-35 años
Estado civil Indistinto
Sexo Indistinto
Competencias • Trabajar bajo presión
administrativas • Manejo de conflictos
• Atención de quejas de clientes
• Capacidad de reacción
• Trabajo en equipo
• Adaptabilidad
• Iniciativa
• Orientación al servicio
• Negociación
Valores • Honestidad, tolerancia, respeto, integridad
Técnicas • Habilidad para dirigir
Tabla 4. Perfil de puesto Gerente. Autor: Elaboración propia.

32
 10.2 Departamento de producción
Nombre del puesto Jefe de Departamento de Producción
Descripción General del puesto Número de plazas: Una

Es el encargado de coordinar la producción y la programación del trabajo en el área de producción para

surtir lo pedidos, así como del traslado de los garrafones de la empresa a los clientes. Y que se esté
llevando a cabo adecuadamente el proceso de purificación.

PERFIL DEL PUESTO

Formación Licenciatura en administración o ingeniería Industrial
Experiencia 2 años

Conocimientos Procesos productivos para lograr la eficiencia y un producto de

calidad
Edad 30-35 años
Estado civil Indistinto
Sexo Indistinto
Liderazgo, Supervisar, planeación y organización, estricto control en
Competencias administrativas procesos
Valores Honestidad, tolerancia, respeto
Técnicas Habilidad para dirigir
Tabla 5. Perfil de Departamento de producción. Autor: Elaboración propia.

33
 10.3 Departamento de reparto
Nombre del puesto Jefe de Departamento de Reparto
Descripción General del Número de plazas: Una
puesto

Servir como líder del medio de transporte para la realización en tiempo y forma de los
servicios
contratados por los clientes, a través del estricto apego a las funciones indicadas.

PERFIL DEL PUESTO

Formación No requerida
Experiencia 2 años
Edad 25-40 años
Estado civil Indistinto
Sexo Indistinto
• Negociación
Competencias • Trabajar bajo presión
administrativas • Habilidades físicas de carga
• Habilidades de destreza manual
• Integración de información
• Trabajo rutinario
• Razonamiento lógico
• Orientación a resultados
Valores Honestidad, tolerancia, respeto
Tabla 6. Perfil de Departamento de reparto. Autor: Elaboración propia.

34
 10.4 Diagrama de flujo para el reclutamiento de personal para diferentes
áreas.

Figura 8. Diagrama de flujo para el reclutamiento de personal para diferentes áreas. Autor: Elaboración propia.

35
 11. CATÁLOGO DE PROVEEDORES
El catálogo de proveedores sirve para mostrarnos una lista de personas o empresas que
nos han vendido sus productos.
No tiene que ser una carpeta que parezca catálogo, puede ser una hoja de cálculo o de
Word o una combinación.
Lo importante es el contenido de la misma.
11.1 Listado de proveedores utilizados en la actualidad
Garrafones de plástico asa y lisos: proveedor Reid México ubicada en Av.
Guillermo González No. 17 Col. Parque Industrial Cuamatla, México, Edo. De
México C.P. 54730. México

Agua dura: Pipas de agua Acuario en Zihuatanejo proveedor Álvaro Núñez.

ubicado en Zihuatanejo de Azueta, Pantla

Etiquetas: Litográfica de la costa, ubicada en Zihuatanejo de Azueta, Paseo de

Zihuatanejo Poniente, El Hujal, 40880 Ixtapa-Zihuatanejo, GRO, México.

Tapas: Tres Gotas Suministros Medel ubicados en Iztaccihuatl Mz.10 Lt.3 Col.
Ampliación Paraje San Juan, Ciudad de México, Ciudad de México C.P. 09830.
México.

Sellos de guarniciones (Liner): Econoenvases Industriales, situados en Francisco

Villa No. 3 Col. Cuautepec de Madero, Del. Gustavo A. Madero 07200 CDMX
México

36
 11.2 Formato para rellenar de proveedores

Formato para Registro ó Actualización de Datos del Proveedor

Datos Empresariales

Razón Social

Sigla Comercial

NIT ó RUT

(Sólo para firmas

colombianas)

Nombre del
Representante
Legal

Dirección oficina
principal

Ciudad y
Departamento
oficina principal

País oficina
principal

Página WEB Blogs

Telefóno Celular o Celufijo

Telefax Apartado Aereo
Tabla 7. Formato para Registro ó Actualización de Datos del Proveedor Autor: Elaboración propia.

37
 11.3 Padrón de proveedores
Proveedor o Domicilio Localidad Giro comercial Teléfono Correo
contratista electrónico
GASSERVICIO BLVD. EUSEBIO Zihuatanejo COMBUSTIBLES ND ND
SA DE CV KINO SN, COL.
SAN LUIS
INMUEBLES DE BLVD. Zihuatanejo INGENIERIA 755 116 ND
MANUFACTURA SOLIDARIDAD 6892
#310, COL. LAS
QUINTAS
PAPELERIA C. PINO Zihuatanejo PAPELERIA ND ND
DANY SA DE CV SUAREZ #171
SUR, COL.
CENTRO
MARTHA CCILIA C. Zihuatanejo LIMPIEZA 755 110 ND
GALVEZ CONSTITUCION 6261
ENRIQUEZ #397, COL. FCO
VILLA
LEDSON SA DE AV. REFORMA Zihuatanejo MANTENIMIENTO ND ND
CV #267-3, COL.
BALDERRAMA
COPICENTRO 2DA DE Zihuatanejo SERVICIOS ND
XEROX OBREGON
#174, COL.
CENTRO
PROVEE LUCAS Zihuatanejo CONSTRUCCION ND ND
ADMINISTRA Y ALAMAN #651,
CONSTRUYE COL.
MARTIRES DE
CANANEA
FERRETERIA DE AV. DEL Zihuatanejo MANTENIMIENTO 755 150
ABASTOS DE FUERTE #123, 2810
Zihuatanejo SA COL. EMILIANO
DE CV ZAPATA
Tabla 8. Padrón de proveedores. Autor: Elaboración propia.

38
 12. CONCLUSIONES

Es importante diseñar un manual de procedimientos para todo tipo de procesos que se

den dentro de una organización con el fin de optimizar tiempo y obtener eficiencia laboral.
Se concluye que este plan de mejorar permite realizar un proceso de la mejor manera
logrando los mejores resultados a nivel administrativo, ya que se da un orden a todo un
proceso que es demasiado importante para la empresa. Este proyecto permite además
afianzar conocimiento que conllevan a establecer nuevas normas o políticas en el manejo
de cualquier proceso de la organización.

13. ANEXOS
13.1 Referencias

[1] A. J. SAlvador, «Blogspot,» 2012. [En línea]. Available:

http://productossanitzantes.blogspo.mx/. [Último acceso: 2018].

[2] k. A. Connos, Curso de analisis farmaceutico, España: Reverente, 2004.

[3] «Group, SPC consulting,» 12 noviembre 2014. [En línea]. Available:

http//spcgroup.com.mx/bom/.

[4] B. S. Lopez, «Ingenieria Industrial Online,» 2006. [En línea]. Available: https// www.
ingenieriaindustrialonlina.com.

[5] L. R. R. Navarrete, «Notas logistica de producción.».

[6] [En línea]. Available: https://sites.google.com/site/planmaestroitcg/5-5-planmaestro-

de-produccion.

39