Cuestionario de Control Interno

CUESTIONARIOS CONTROL INTERNO.
21.1 BODEGA
Nombre de la Empresa
Evaluación del Control Interno Página 1 de 1

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE BODEGA
DETALLE N N.A
SI O . OBSERVACIONES
¿Ingresan a bodega todas las mercancías El cliente a veces recoge
1 adquiridas o algunas se trasladan directamente al X la papa en la lavadora con
cliente? un vale.
¿Están todas las existencias centralizadas en una
2 X
sola bodega o existen varias bodegas?
¿En la bodega se permite el acceso solo al personal Ingresa el personal,
3 X
autorizado? clientes y proveedores
¿Está claramente fijada la responsabilidad de cada
4 uno de los encargados de bodega por la custodia de X
las existencias?
¿Se controla el movimiento de existencias mediante
el uso de formas pre-impresas y pre numeradas,
5 aprobadas por funcionarios responsables y firmados X
por quienes los reciben?
¿Verifican los encargados de bodega las cantidades
6 X
recibidas contra las facturas, órdenes de compra?
¿A todos los ingresos a bodega se les elabora una
7 nota de entrada? X
¿Se efectúan todas las entregas mediante la
presentación de requisiciones debidamente
8 firmadas, y en las que se establezca con claridad el X
destino de los materiales solicitados?
Cuándo los materiales se entregan directamente del
comercio proveedor al funcionario solicitante,
9 X
¿Firma éste el recibo conforme en la factura y orden
de compra respectivas?
En estos casos, ¿Exige la administración un informe

10 X
posterior sobre el uso de los respectivos materiales?
¿Están aseguradas las existencias y vigentes las

11 X
pólizas correspondientes?
¿Están protegidas las existencias contra el deterioro
12 X
físico?
¿Se lleva un adecuado control de las existencias a
fin de no tener volúmenes inadecuados que
13 X
permitan que éstas se vuelvan obsoletas o se
deterioren?
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
21.1.1 Objetivo
Garantizar el eficiente manejo del inventario, el resguardo y la rotación adecuada

del mismo de tal forma de evitar pérdidas del producto y malos manejos.
21.1.2 Ambiente de control
En la empresa hay una bodega principal que es en la que se ingresa toda la papa,
la persona encargada de la bodega es quien tiene la responsabilidad de hacer
rotar el producto ofreciendolo al cliente de acuerdo a la calidad buscada y
vendiendo en primer lugar la papa que entró primero.
Tanto los empleados a nivel general como los clientes y hasta proveedores tienen
acceso a la bodega sin restricción alguna, lo que puede ocasionar que se
contamine el producto o se pierda, sin embargo es necesario que el cliente lo haga
debido a que necesita escoger que calidad de papa desea comprar.
Al ingresar la papa el auxiliar de bodega esta pendiente de las cantidades firma la
remision al proveedor y la pasa a recepción.
21.1.3 Evaluación de riesgos
La falta de controles y restricciones en la bodega lleva a malos manejos del

inventario sin tener vigilancia adecuada del por qué de las diferencias que se
presentan al final del período contable, que se hacen más difíciles de detectar
debido a que no se hacen en forma períodica y es notoria la gran deficiencia
hallada en este aspecto.
Los ingresos a bodega son algo aleatorios, es decir, no se hacen de acuerdo a
una órden de compra especifica que permita comparar el producto que llega con él
que se pidió inicialmente,
21.1.4 Actividades de control
Tener presente la elaboración de las órdenes de compra en el momento en que

llega el producto y así verificar que no se esté comprando mercancía demás.
Remisionar todos los ingresos de inventario a la auxiliar administrativa de tal forma
que quede registro de esto y pueda verificarse todas las facturas de compra de
papa con el inventario, sin que haya lugar a que exista alguna sin elaborarsele el
documento equivalente de compra.
Fortalecer el equipo de trabajo que fomente el mejoramiento, la estabilidad, la
valoración y seguridad de está área.
21.1.5 Infomración, comunicacón y supervuisión
Tener presente el producto que ingresó primero para venderlo en ese orden,
organizar planes de trabajo con los auxiliares de bodega de tal forma que se
disminuyan las diferencias en inventario y que puedan establecerse además en
forma constante y organizada. Informarse de los pedidos pendientes que permitan
hacer labores de verificación.
21.1.6 Formatos recomendados
21.1.6.1. Control remisiones de ingresos a bodega.
Página
FORMATOS RECOMENDADOS 1 de 1
ENTREGA DE REMISIONES DE INGRESO DE : Consecutivo Nº _____
Responsable: Auxiliar de bodega
FECHA Nº FECHA
PROVEEDOR DESCRIPCIÓN CANTIDAD
RECIBIDO REMISIÓN ENTREGA
TOTAL INGRESOS
Firma Auxiliar administrativa
Firma Auxiliar de bodega
21.1.6.2 Órden de compra
Página
ORDEN DE COMPRA DE : Consecutivo Nº _____
Responsable: Gerente comercial
FECHA FECHA
PROVEEDOR DESCRIPCIÓN CANTIDAD CALIDAD
PEDIDO RECIBIDO
TOTAL PEDIDO
Gerente Comercial
Responsable que recibió el pedido
21.2 INVENTARIOS

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE INVENTARIOS
DETALLE N N.A
¿Se lleva un registro de inventario perpetuo, tanto en
1 X
cantidades como en valores?
Muestran esos registros cantidades y valores o cantidades
2 X
solamente.
3 Son controladas mediante cuentas de orden. X
En la toma física de inventarios participa personal de
4 Algunas veces
contabilidad.
Los desperdicios están bajo control contable que asegure
5 una adecuada contabilización de su disposición. X
Se ajustan los registros contables de acuerdo con los
6 X
resultados de los inventarios físicos
7 ¿Se investigan las diferencias? X
8 Los ajustes son autorizados por funcionario competente. X
Existen inventarios excesivos, dañados, obsoletos o de
9 lento movimiento (indicar política para su control y castigos No la hay
directos o mediante estimaciones.
Se siguen consistentemente los métodos de valuación
10 (UEPS, PEPS, Promedios, Etc.) establecidos por la X
empresa.
¿Los registros de inventario permanente son manejados por
11 personas que no tengan intervención ni en la custodia ni en X
la operación de mercancías?
¿Se dan claras instrucciones para la toma de inventario
12 X
físico?
¿Existe una cuenta de control en el libro mayor general por
13 X
cada rubro de inventarios?
¿Se efectúan periódicamente inventarios físicos, por
14 personas ajenas a la custodia de las mercancías y al Algunas veces
manejo de los registros de inventarios?
¿Existen políticas establecidas para dar de baja a los
15 X
inventarios obsoletos o en mal estado?
¿Aprueba un funcionario responsable el retiro de
16 X
existencias por anticuadas, inservibles o deterioradas?
¿Se efectúan tomas físicas de inventarios al cierre de cada
17 X
período?
18 ¿Se comparan con el registro permanente en libros? X
¿Se aclaran y se concilian correctamente las diferencias de
19 X
Inventario? ¿Con quién?
21.2.1 Objetivo
Determinar si las relaciones de inventarios están compiladas, resumidas, sumadas

y calculadas con exactitud y si los totales reflejan apropiadamente las cuentas que
refejan los Estados Financieros.
Aunque el producto que conforma el inventario de la empresa es de aparente fácil

verificación, no tiene un sistema de control de inventarios establecido que permita
inspeccionar las existencias y disminuir el riesgo de perdidas y de faltantes
injustificados.
Sin embargo el inventario físico se hace mensual y no se refleja en los estados
financieros ni se tiene un metodo de inventarios determinado que permita su
valorización y determinación del costo mensual.
La cuenta contable que se utiliza es la 61352201 cuenta de costo, no de compras
como debería, el inventario solo se mueve contablemente en el último mes del
año.
21.2.3 Evaluación de riesgos
Las perdidas injustificadas de inventarios no se hacen notorias hasta el cierre del

ejercicio anual, lo que dificulta la detección temprana de riesgos, además de que
no se hace el seguimiento adecuado a estas diferencias y que por la demora e
ineficiencia no hay quien se responsabilice y asuma el adeudo de las perdidas.
Definir el sistema de inventario a utilizar sea perídico o permantente, ya que hay
un mezcla de ambos.
Asentar en planillas de registro de inventario las salidas que no se hagan por

medio de las ventas, es decir la papa que se daña o se regala, y las demás
novedades que puedan presentarse.
Realizar conteo físico diario del producto de acuerdo a la factibilidad que este
muestra y establecer las diferencias en forma inmediata.
Elaborar actas de baja de inventario autorizadas previamente por el gerente
comercial.
21.2.5 Información, comunicación y supervisión
Fomentar la comunicación de tal forma que el auxiliar de bodega este pendiente

de los pedidos que efectué el Gerente Comercial y así agilizar la gestión de
adquisición del producto para la venta.
Coordinar la realización del conteo físico del inventario de tal forma que el área
contable se haga participe en esta actividad.
21.2.6.1 Planilla control de salidas de inventario
Página
REGISTRO DE SALIDAS DE INVENTARIO Consecutivo Nº ____
Responsable: Encargada de bodega
FECHA DESCRIPCIÓN DE LA NOVEDAD CALIDAD CANTIDAD BENEFICIARIO
TOTAL SALIDAS
Responsable de bodega
21.2.6.2 Planilla de conteo físico
FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1

Consecutivo Nº
PLANILLA DE CONTEO FÍSICO
____
VALOR VALOR
FECHA CALIDAD DESCRIPCIÓN PAPA CANTIDAD
UNITARIO TOTAL
TOTALES
Firma delegado contabilidad
21.2.6.3 Planilla de cuadre de inventario diario

Consecutivo Nº
PLANILLA CUADRE DE INVENTARIO DIARIO
____
SALDO INFORME DE SALDO CONTEO
FECHA ENTRADAS SALIDAS DIFERENCIA
INICIAL VENTAS FINAL FÍSICO
TOTALES
21.2.6.4 Acta de baja de inventarios
ACTA DE INVENTARIO Nº____
Fecha___________________________ Ciudad____________________
Hora____________________________ Lugar_____________________
ASISTENTES
Gerente general __________________________
Gerente comercial __________________________
Encargado de bodega __________________________
De acuerdo al inventario físico, conciliación e inspección en el área de bodega se

presentarón las siguientes diferencias:

Consecutivo Nº
REGISTRO PERDIDAS EN INVENTARIO
____
VALOR VALOR
DESCRIPCIÓN CALIDAD CANTIDAD MOTIVO RETIRO
UNITARIO TOTAL
TOTALES
Firma Gerente General
Firma Gerente Comercial
Firma Encargado de Bodega
21.3 COMPRAS

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE COMPRAS
DETALLE SI NO N.A. OBSERVACIONES
1 ¿La empresa compra mercancías a crédito? X
Se reciben estados de cuenta de los
proveedores, son conciliados, se solicitan
2 aclaraciones y en su caso se hace los ajustes X
correspondientes.
Se estudian y aprovechan todos los
3 X
descuentos concedidos por los proveedores.
Se cuenta con controles auxiliares y se
4 comparan y concilian dichos estados de X
cuenta contra los registros contables.
Todas las compras son realizadas por medio
5 de órdenes de compra del cliente, están pres X
numerados y debidamente autorizados.
Las compras se basan en requisiciones,
6 puntos de reorden o máximos y mínimos. X
7 Son aprobados todos los precios de compra. X

Se preparan informes de recepción de
8 mercancías o productos y están pre X
numerados.
Existe alguna persona en el Departamento de
Contabilidad que controle la secuencia
numérica de los informes de recepción a fin de
9 X
verificar que todos han sido registrados en
forma secuencial y oportunamente, se
efectúan cortes de formas periódicamente.
Se notifica inmediatamente al Departamento
10 de Contabilidad sobre las mercancías X
devueltas a los proveedores.
Las facturas de los proveedores son
11 registradas inmediatamente después de X
recibidas.
Las facturas son verificadas contra las órdenes
de compra y con los informes de recepción en
12 X
cuanto a precios, condiciones, calidad,
contabilidad, etc.
Se sigue un sistema sobre las entregas
13 X
parciales.
¿Se le da adecuado seguimiento a las órdenes
14 X
de compra pendientes de recibirse?
CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE COMPRAS
¿Todas las compras son contabilizadas
15 X
adecuadamente?
Las autorizaciones mediante que medio se
16 realizan. Verbal
21.3.1 Objetivo
Determinación de su autenticidad; es decir, que se presenten todos los adeudos a

cargo de la empresa de las obligaciones contraídas y en las compras, que se
muestran en el Balance General.
Actualmente en la empresa hay dos personas encargadas de realizar las compras,

como son el gerente y en su mayoría el gerente comercial; las compras se hacen
frecuentemente ya que el producto ofrecido es perecedero y tiene rotación
constante.
Cuando las compras ingresan a la bodega de la empresa no se le hace una
entrada inmediata al inventario, sino que primero la asistente administrativa
elabora un documento equivalente denominado factura de compra y luego pasa
donde el auxiliar contable quíen tiene la responsabilidad de ingresarla al modulo
de inventarios; lo que ocasiona que las cuentas pagar no esten actualizadas ya
que todo no se hace en el momento de llegada de la mercancía.
21.3.3 Evaluacion de riesgos
Contabilizar las compras en el período contable correspondiente, de tal forma que

el inventario se encuentre actualizado y no quede ninguna compra sin causar.
Verificar el efectivo y correcto recaudo de la retención en la fuente de cada
compra, así como el aporte a Asohofrucol, sin incurrir en errores significativos para
la empresa.
Recibir los productos que efectivamente se hallan pedido.
Elaborar informe de entrega de facturas de compra al departamento de

contabilidad, donde el auxiliar contable firme ratificando los documentos que tiene
en su poder
Ejercer un adecuado control en la remisiones que se entregan a la auxiliar
administrativa del ingreso de papa a bodega, con la cual se autoriza para recibir la
factura del proveedor y posterior a elaborar documento equivalente de compra.
Verificar que las compras de carguen en la respectiva cuenta contable y en el
balance coincidan con el valor de las cuentas mensuales.
21.3.5 Informacion, comunicación y supervision
Mantener actualizada la informacion de los proveedores y realizar los pagos al día

de tal forma que se puedan aprovechar los beneficios otorgados.
Mejorar el equipo de trabajo para fortalecer la eficiencia y oportuna realización de
las labores en esta área.
21.3.6.1 Control de entrega de facturas a contabilidad
Página
ENTREGA DE FACTURAS DE COMPRA A CONTABILIDAD Consecutivo Nº _____
Responsable: Asistente administrativa
FECHA
PROVEEDOR Nº FRA. VALOR BRUTO FIRMA AUX CONTABLE
FRA.
TOTAL EN PESOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVA
21.4 CUENTAS POR PAGAR

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR
DETALLE N N.A
¿Las funciones del encargado de compras se
1 encuentran separadas del área contable y de X
tesorería?
¿Las funciones de recibo de mercancía están
2 X
separadas del área contable y de tesorería?
¿El departamento de recibo de mercancías prepara
3 informes de la mercancía recibida y conserva una
copia de dichos informes?
¿Son revisados los fletes por un empleado que
4 conozca las tarifas? X
¿Los fletes son revisados y autorizados por la
5 X
gerencia?
¿Los fletes son autorizados por una persona diferente
6 X
al encargado de realizar las compras?
¿Hay un procedimiento estipulado que prevenga que
7 se realicen pagos adicionales o erróneos a los X
clientes?
¿Se preparan regularmente balances de prueba o
8 auxiliar de cuentas por pagar? X
¿La persona que realiza los pagos es diferente a la
9 X
que maneja las cuentas por pagar?
¿Las cuentas por pagar son conciliadas por un
10 funcionario diferente al encargado de manejar las X
cuentas por pagar y al de realizar los pagos?
¿Tiene la empresa un presupuesto de gastos anuales
11 por concepto de papelería- productos aseo-servicio X
público y similar?
¿Las facturas de gastos y servicios son revisada y
12 X
autorizadas por la gerencia de la empresa?
¿La persona que revisa las facturas por pagar es
13 X
diferente de la persona que las paga?
¿La persona que prepara las cuentas por pagar es
14 X
diferente de la persona que las pagas?
¿Se pasan a la gerencia las cuentas por pagar con sus
15 respectivos soportes para la autorización X
correspondiente del pago?
¿Se tienen actualizados todos los datos de los
16 proveedores, así mismo como cámara de comercio, X
Rut, políticas de pago, entre otros?
¿Se exige al proveedor recibo de caja por el pago
17 Algunas veces
efectuado?
DETALLE N N.A
18 ¿Se informa al proveedor de los pagos realizados? X
¿Cuándo el pago se realiza por transferencia se anexa

19 X
el comprobante del banco al comprobante de egreso?
¿Se trata en lo posible por realizan los pagos al día o

20 se pagan intereses de mora? X
Yesenia Montoya Présiga
21.4.1 Objetivo
Realizar un eficiente manejo de las cuentas por pagar y establecer un medio de

beneficio por medio de estas, con el fin de destacar la segregación de funciones
como herramienta de la gestión administrativa.
La asistente administrativa se encarga de recepcionar las compras, elaborar

documento equivalente y programar el pago. En cuanto a las facturas de gastos y
servicios, verifica que si sean facturas de la empresa, las recepcioná, y las envía a
contabilidad para su respectiva causación.
Las compras que realiza la empresa son de papa que es el producto ofrecido y en
un volumen muy inferior y en forma esporádica compra de empaques. La compra
de papa se realiza a proveedores del municipio de la Unión Antioquia, de Bogotá o
Pasto; esta compras por lo general son a crédito en un périodo de 08 a 30 días; y
tanto el flete como el descargue de la papa corre por cuenta del comprador, o sea
de la empresa.
Cuando se efectuan los pagos se hacen inmediatamente el comprobante de
egreso y se le adiciona el soporte del respectivo pago.
En el manejo u pago del flete pueden generarse errores pues es necesario

controlarlos de tal forma que no se hagan pagos adicionales como ha ocurrido en
eventos anteriores.
Realizar una eficiente programación de pagos, de tal forma que se pueda acceder
a los descuentos otorgados por los proveedores y evitar el pago de interes
moratorios.
Verificar que en la programación de pagos se anexe la correspondiente factura a
cancelar, tanto en el momento en que el gerente autoriza el pago así como en el
momento en que el tesorero realiza el pago.
Conciliar periodicamente con los proveedores el estado de cuenta actual

correspondiente.
Verificar que la cuenta por pagar se registre en la cuenta de pasivos 220501
proveedores de papa; que los gastos e insumos se registren en la cuenta 2335 de
otros costos y gastos por pagar.
Actualizar períodicamente la base de datos de los proveedores de tal forma que se
pueda comprobar que no se realicen pagos a proveedores ficticios.
Establecer buenas relaciones comerciales con los proveedores de tal forma que
pueda ejecutarse una comunicación armonioso que beneficie a la empresa.
21.4.6.1 Control de cuentas por pagar
Página
CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR Consecutivo Nº _____
Responsable: Asistente administrativa
FECHA Nº VALOR RETEN. VALOR FECHA DÍAS FECHA
PROVEEDOR DCTOS
FRA. FRA. BRUTO FUENTE NETO VENCE VENCIDOS PAGO
TOTALES
21.4.6.2 Ficha de control de proveedores

CONTROL DE PROVEEDORES Consecutivo Nº _____
Responsable: Auxiliar Contable
V/R V/R
R. CÁMARA CUPO
FECHA PROVEEDOR RUT CONTACTO COMPRAS DEUDA
LEGAL. CCIO. CRÉDITO
MENSUALES ACTUAL
AUXILIAR CONTABLE
21.5 ÁREA DE PERSONAL

¿Tiene la empresa un proceso de selección de
1 X
personal estipulado?
2 ¿Tienen los empleados un archivo individual físico? X
¿El archivo individual de cada trabajador contienes:
Documentos legales, afiliaciones, liquidaciones,
3 X
periodos de vacaciones, entrega de dotación,
aumentos, hoja de vida y contrato de trabajo?
¿Quiénes tienen acceso a este archivo? Contador y auxiliar
4
contable
¿Hay una persona diferente al que realiza la gestión
5 de contratación encargada de realizar la selección de X
personal?
¿Autoriza la gerencia la contratación de un nuevo
6 X
empleado?
¿La persona que elabora la nómina es la misma que
7 X
la aprueba?
¿La persona que elabora y aprueba la nómina es la
8 X
misma que realiza el pago?
¿Se pagan las horas extras, trabajos adicionales y
9 recargos de acuerdo a lo estipulado por la ley? X
¿La persona que realiza los contratos es la misma
10 X
que los revisa?
¿La persona que elabora las liquidaciones de
11 X
prestaciones sociales es la misma que las revisa?
12 ¿Se liquidan los empleados de acuerdo a la ley? X
¿La persona que liquida las prestaciones sociales
13 tiene funciones independientes de la gestión de X
contratación o despido del personal?
¿Se revisa la nómina y la liquidación de prestaciones
14 sociales por empleados que no intervienen en su X
preparación, autorización y pago?
¿Existe en la empresa personal calificado para
15 realizar toda la gestión de contratación, elaboración X
de nómina y liquidación de prestaciones sociales?
¿El pago de la nomina está debidamente soportado
16 X
por el comprobante de nómina y firma del empleado?
¿La contabilidad refleja aquellos pagos a empleados
17 X
no reclamados por los mismos?
21.5.1 Objetivo
Garantizar el eficiente manejo del personal que la elabora en la empresa, así

como la seguridad razonable de las cuentas del balance General relacionadas con
esta área.
No existe en la empresa un proceso de selección que permita contratar personal

capacitado e idoneo para el cargo, la asistente administrativa se encarga de
reclutar las hojas de vida, de realizar las entrevistas junto con el contador, y
solicitar autorización a la gerencia para contratar un nuevo empleado.
El pasivo de pagos laborales no refleja la situación real ya que se contabilizan los
pagos de prima, cesantias, intereses y vacaciones en la cuenta del gasto
directamente, ya que toda la cuenta de salarios esta cargada al gasto
administrativo
Los contratos de trabajo los realiza el contador de la empresa, así como la nomina
y la liquidación de los empleados. La nómina se paga semanal a los empleados de
bodega, y a los administrativos, excepto a la auxiliar contable, auxiliar de tesoreria
y auxiliar de facturación.
Cuando ingresa el empleado nuevo la auxiliar contable trata de afiliarlo a la
seguridad social y caja compensación en el menor tiempo posible.
Las liquidaciones de prestaciones sociales pueden presentar errores que

perjudiquen al empleado y en un futuro a la empresa.
Estipular un proceso de selección para cada área de trabajo que facilite la
contratación del personal nuevo.
Evitar que los contratos y las liquidaciones de prestaciones sociales no se realicen
de acuerdo a lo estipulado por la ley.
Contabilizar los pagos a empleados en sus respectivas cuentas.

Capacitar al personal encargado de está área de tal forma que se minimicen los
errores en la elaboración de contratos y liquidación de prestaciones sociales.
Verificar que la nómina la realice una persona y sea revisada por otra, de tal forma
que pueda manejarse el concepto de segregación de funciones
Conservar el archivo de los empleados al día; así como procurar tambíen por que
la empresa se encuentre actualizada en lo referente a relaciones laborales.
21.5.6.1 Control de terminación contrato empleados

Consecutivo Nº
CONTROL DE TERMINACIÓN CONTRATO DE EMPLEADOS
_____
Responsable: Auxiliar contable
FECHA F.
FECHA FONDO TIPO ENVÍO
EMPLEADO CARGO C.C. EPS TERMIN. ENVÍO
INGRESO PENSIÓN CONTR CARTA
CONTR. CARTA
21.6 VENTAS

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE FACTURACIÓN
¿Las funciones del área de facturación son
1 diferentes a las del área de despachos y X
tesorería?
¿El área de facturación envía copias de las
2
facturas a cartera y a contabilidad? X
¿Se hacen resúmenes de las ventas diarias
3 tanto a contado como a crédito? X
¿Cuándo se hace una factura de venta a crédito
4 se solicita autorización previamente? X
¿El módulo de facturación de la empresa es
5 controlado directamente desde el área X
contable?
¿Existen órdenes de despacho debidamente
6 X
numeradas?
¿Se verifica con las órdenes de despachos las
7 cantidades facturadas? X
¿Se revisan las facturas en cuanto a cálculos de

8 X
cantidades y precios?
¿La persona que elabora las facturas está
9 X
autorizada para anular y eliminar facturas?
¿Además de la persona que elabora la factura
10 X
hay una adicional que revisa la factura?
¿Las ventas de contabilizan en la respectiva
11 cuenta de ingresos? X
¿Las ventas se contabilizan en el respectivo
12 período contable? X
21.6.1 Objetivo
Dar una seguridad razonable en las ventas mensuales y acumuladas del período
contable garantizando la efectiva contabilización en el estado de pérdidas y
ganancias y el registro de salida de inventario de la empresa.
Las ventas se contabilizán en la cuenta 41352201 de ingresos, las ventas que son
de contado se cancelan directamente en tesorería e ingresan a la caja y las ventas
a crédito se registran automáticamente en la cuenta por cobrar; la factura no se
verifica con pedido o remisión de venta que permita dar seguridad sobre lo que se
está facturando de tal forma de que no se quedé ningún bulto de papa sin facturar,
evitando los riesgos en que se puede incurrir como pérdidas de inventario.
Perdidas en inventarios por falta de controles al momento de elaborar la factura de

venta.
Facturación erronea e incorrecta.
Efectuar despachos sin ser facturados
Elaborar pedidos por clientes.

Manejar a diario una remisión de bodega que permita verificar lo que se va a
facturar.
Verificar constantemente el cupo del cliente de tal forma que no se exceda.
Facturar los productos que efectivamente se despachen y antes de que salgan de
la bodega.
Concientizar al grupo de trabajo de la importancia que tiene el proceso de

facturación ya que de allí dependen también los inventarios de la empresa, las
cuentas por cobrar y el efectivo recibido en tesorería derivado de las ventas de
contado; de tal forma que la comunicación y supervisión de esté proceso se haga
continuamente.
21.7 CUENTAS POR COBRAR

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
DETALLE N N.A
¿Existe en la empresa política de aprobación de
1 X
créditos?
¿La persona que aprueba los créditos es
2 independiente del área de facturación y de X
cartera?
¿La aprobación de los créditos se informa por
3 X
escrito al área de cartera y facturación?
¿Las devoluciones de mercancía son
4 aprobadas por una persona diferente a la que X
factura y al área de cuentas por cobrar?
¿El módulo de cartera está controlado por el
5 X
departamento de contabilidad?
¿El sistema administrativo y contable permite
6 eliminar y/o modificar recibos de caja a X
cualquier usuario?
¿La persona que realiza los recibos de caja
7 está autorizada para eliminar, anular o modificar X
los recibos de caja?
¿El departamento de cuentas por cobrar
8 funciona independiente del área de facturación X
y despachos?
9 ¿Existen políticas de cobro de cartera morosa? X
¿Un empleado diferente al encargado de las
10 cuentas por cobrar revisa mensualmente el X
estado de cuenta de cada cliente?
¿Se confirman con el cliente los saldos de la
11 X
cartera periódicamente?
12 ¿Existe un cupo estipulado para cada cliente? X
¿Existe un archivo físico por cliente que permita
13 X
tener los datos actualizados del mismo?
¿La persona que recauda la cartera es diferente
14 a la que elabora los recibos de caja y custodia X
la cartera física?
¿Las cuentas por cobrar están debidamente
15 soportadas por factura física firmada por el
cliente?
¿Se realiza mensualmente la provisión de
16 cartera?
¿La provisión de cartera está debidamente
17 registrada en la contabilidad?
21.7.1 Objetivo
Ejercer un eficiente control sobre las cuentas por cobrar que representan parte del
capital de trabajo de trabajo de tal forma que reflejen la realidad dando una
seguridad razonable en los estados financieros.
Las cuentas por cobrar de la empresa actualmente se contabilizan en la cuenta de

acitvo corriente 1305, en su mayoría estan representadas por cliente locales
mayoristas, son manejadas por la persona encargada de la caja lo cual significa
que existen muchos riesgos en el manejo de la éstas.
La cartera se concilia esporádicamente por la auxiliar contable, y cuando se
efectúa esté procedimiento no hay quien se responsabilice de las diferencias
encontradas.
El recaudo de la cartera morosa se hace ocasionalmente y no hay políticas de
otorgamiento de créditos estipuladas que permitan proteger el capital de trabajo de
la empresa, con el agravante de que no existe un archivo físico de clientes que
permita recaudar los datos de ubicación de estos.
Pérdidas de cartera por falta de control en el recaudo y elaboración de recibos de

caja, que se hacen necesarios debido a que la situación actual no muestra una
seguridad en está área que tiende a permitir fraudes y cartera irrecuperable.
Estipular políticas de otorgamiento y aprobación de créditos, así como cartas de

aceptación de créditos.
Establecer políticas de recaudo de cartera.
Verificar que el módulo de cartera no permita eliminar, anular o modificar los
recibos de caja.
Aplicar el concepto de segregación de funciones en está área.
Revisar continuamente la cartera y conciliar saldos de cartera con los clientes de

tal forma que exista un mayor control de la gerencia sobre las cuentas por cobrar.
Actualizar constatemente los datos de los clientes de tal forma que se haga más
eficiente la comunicación con estos.
21.7.6.1 Ficha de clientes

CONTROL DE CLIENTES Consecutivo Nº _____
Responsable: Auxiliar de cartera
FICHA DE CLIENTES
Razón social
Nit
Dirección
Teléfono
Dirección
electrónica
Representante
Legal
Régimen _________ Gran contribuyente ____ Autorretenedor ___
Referencias
Comerciales
Referencias
bancarias
Documentos a
anexar:
Cámara de Extractos bancarios ____
Rut ____ comercio ____
APROBACIÓN DEL CRÉDITO
CUPO ASIGNADO
PLAZO
Estudio de crédito_ Gerente comercial Firma________________
Aprobación del crédito Gerente general Firma________________
21.8 ÁREA DE TESORERIA

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE TESORERÍA
DETALLE N N.A
¿Existen políticas que prohíban emplear a más de
1 dos empleados con algún grado de afinidad o X
parentesco?
¿La persona encargada de la caja general está
2 vinculada directamente con la empresa? X
¿Los documentos remitidos por el banco están
3 X
debidamente sellados?
¿El personal encargado del manejo de la caja
4 toma con regularidad sus vacaciones? X
¿EL funcionario de la caja general está respaldado
5 X
con pólizas se seguros y cumplimiento?
¿Están bajo supervisión del jefe de contabilidad
6 los empleados de la caja? X
¿El funcionario encargado de la caja realiza
7 funciones de registro en los sistemas de X
información?
¿Todas las cuentas bancarias están a nombre de
8 X
la organización?
¿Se verifican con el banco las consignaciones
9 antes de realizar el recibo de caja? X
¿Existen en los bancos autorizaciones para el
10 reclamo de cheques y chequeras que pertenecen X
a la empresa
¿Se informa a los bancos cuando una persona
11 X
autorizada ya no labora en la empresa?
¿Mantiene la empresa control de cheques
12 X
devueltos y posfechados?
¿Están debidamente aprobados los asientos de
13 X
caja por un funcionario competente y autorizado?
¿En el último año se han hecho cambios
14 importantes en los procedimientos o el personal de X
caja?
¿Existe una debida segregación de funciones en la
15 X
caja general?
¿La persona que revisa la interfaz es
16 X
independiente al funcionario de la caja?
¿Todos los movimientos de caja se revelan en los
17 X
estados financieros?
¿Existen presupuestos de recaudos y flujos de
18 X
caja que permitan ejercer control sobre la misma?

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE TESORERÍA
DETALLE N N.A
¿Hay instrucciones sobre las operaciones o
19 desembolsos que el funcionario de caja puede X
realizar sin previa autorización de la gerencia?
¿Las conciliaciones bancarias son realizadas por
20 X
personas independientes al personal de la caja?
¿Las chequeras están controladas de tal forma que
21 personas no autorizadas no puedan hacer uso X
indebido de estas?
22 ¿La firma de cheques en blanco está prohibida? X
¿La practica de girar cheques al portador está
23 X
prohibida?
¿Se comparan las consignaciones con el reporte
24 X
del movimiento diario de caja?
¿se realizan arqueos de caja sorpresivos y
25 X
periódicos?
¿Se revisan por una persona independiente al
26 responsable de la caja los recaudos y desembolsos X
de caja diarios?
¿Se revisa el cuadre de caja diario por una
27 X
persona ajena al responsable de la caja?
¿Se verifica por una persona ajena a la caja que
28 las consignaciones y recibos de caja no tengan X
enmendaduras?
21.8.1 Objetivo
Garantizar razonablemente los saldos del disponible así como su eficiente manejo
para el debido y oportundo resguardo de los dineros de la empresa.
El manejo de la caja esta en cabeza de la tesorera que es quien se encarga de

realizar los pagos y el recaudo de los recursos financieros de la empresa, tambien
se encarga de la elaboración de los comprobantes de egreso y los recibos de caja.
La caja se cuadra diariamente y no es verificado por la gerencia o un funcionario
competente la veracidad de ésta, es decir se conforman cuando el responsable de
caja informa verbalmente de que la caja cuadró.
No existe un fondo de caja menor estipulado para gastos de menor cuantía sino
que todos estan dentro de la caja general.
La única cuenta que concuerda con los estados financieros es la de los bancos
con su respectiva conciliación mientras que a la caja no se le hace el seguimiento
adecuado y oportuno para su eficienciente funcionamiento.
Al momento de recibir un pago y elaborar el recibo de caja no se da al cliente la
copia del recibo de caja.
Se requieren establecer controles y aplicar el concepto de segregación de

funciones de tal forma que pueda evitarsen los malos manejos de los dineros de la
empresa que conllevan a fraudes y a disminución del capital de trabajo y la
liquidez de la empresa.
Verificar el cuadre de caja diario de acuerdo al efectivo recontado en caja y los

soportes contables entregados por el responsable de la caja.
Verificar los movimientos bancarios
Realizar el cuadre de caja diario en formatos establecidos por la empresa
Aplicar el concepto de segregación de funciones en está área.
Estar informado de los movimientos efectuados por el responsable de la caja, así

como implementar políticas de manejo para el eficiente resguardo de los recursos
financieros de la empresa.
21.8.6.1 Cuadre de caja diario

CUADRE DE CAJA DIARIO Consecutivo Nº _____
Fecha:
Responsable:
Hora:
Descripción de valores Descripción de soportes
Consignac Recibos Compr.de Observaciones
Efectivo Cheque Vales
iones de caja egreso
TOTAL TOTAL
SALDO INICIAL SALDO FINAL
FALTANTE
SOBRANTE
Elaboró Auxiliar de tesorería Firma________________
Revisó Asistente Administrativa Firma________________
Aprobó Gerente Firma________________
21.8.6.2 Gastos de menor cuantía

GASTOS DE MENOR CUANTÍA Consecutivo Nº _____
Fecha:
Responsable:
Nº
Fecha Beneficiario Nit Concepto valor IVA Total
Factura
TOTALES TOTAL
Elaboró Auxiliar de tesorería Firma________________

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CUESTIONARIOS CONTROL INTERNO.

Evaluación del Control Interno Página 1 de 1

En estos casos, ¿Exige la administración un informe

¿Están aseguradas las existencias y vigentes las

Garantizar el eficiente manejo del inventario, el resguardo y la rotación adecuada

21.1.2 Ambiente de control

21.1.3 Evaluación de riesgos

La falta de controles y restricciones en la bodega lleva a malos manejos del

Tener presente la elaboración de las órdenes de compra en el momento en que

21.1.5 Infomración, comunicacón y supervuisión

21.1.6.1. Control remisiones de ingresos a bodega.

Evaluación del Control Interno Página 1 de 1

Determinar si las relaciones de inventarios están compiladas, resumidas, sumadas

21.2.2 Ambiente de control

Aunque el producto que conforma el inventario de la empresa es de aparente fácil

21.2.3 Evaluación de riesgos

Las perdidas injustificadas de inventarios no se hacen notorias hasta el cierre del

Asentar en planillas de registro de inventario las salidas que no se hagan por

21.2.5 Información, comunicación y supervisión

Fomentar la comunicación de tal forma que el auxiliar de bodega este pendiente

21.2.6.1 Planilla control de salidas de inventario

FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1

FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1

ACTA DE INVENTARIO Nº____

De acuerdo al inventario físico, conciliación e inspección en el área de bodega se

FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1

Evaluación del Control Interno Página 1 de 2

7 Son aprobados todos los precios de compra. X

Determinación de su autenticidad; es decir, que se presenten todos los adeudos a

21.3.2 Ambiente de control

Actualmente en la empresa hay dos personas encargadas de realizar las compras,

Contabilizar las compras en el período contable correspondiente, de tal forma que

21.3.4 Actividades de control

Elaborar informe de entrega de facturas de compra al departamento de

21.3.5 Informacion, comunicación y supervision

Mantener actualizada la informacion de los proveedores y realizar los pagos al día

21.3.6.1 Control de entrega de facturas a contabilidad

Evaluación del Control Interno Página 1 de 2

¿Cuándo el pago se realiza por transferencia se anexa

¿Se trata en lo posible por realizan los pagos al día o

Realizar un eficiente manejo de las cuentas por pagar y establecer un medio de

21.4.2 Ambiente de control

La asistente administrativa se encarga de recepcionar las compras, elaborar

21.4.3 Evaluacion de riesgos

En el manejo u pago del flete pueden generarse errores pues es necesario

21.4.4 Actividades de control

Conciliar periodicamente con los proveedores el estado de cuenta actual

21.4.5 Informacion, comunicación y supervision

21.4.6.1 Control de cuentas por pagar

FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1

Evaluación del Control Interno Página 1 de 2

Garantizar el eficiente manejo del personal que la elabora en la empresa, así

21.5.2 Ambiente de control

No existe en la empresa un proceso de selección que permita contratar personal

21.5.3 Evaluacion de riesgos

Las liquidaciones de prestaciones sociales pueden presentar errores que

Contabilizar los pagos a empleados en sus respectivas cuentas.

21.5.5 Informacion, comunicación y supervision

21.5.6.1 Control de terminación contrato empleados

FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1

Evaluación del Control Interno Página 1 de 2

¿Se revisan las facturas en cuanto a cálculos de

21.6.2 Ambiente de control

21.6.3 Evaluacion de riesgos