Overview

 The online courses at Tiffin University have remained largely text‐
based and static for the past several years. 
 Today’s online learner strongly prefers interactive course content. 
 TU’s current online courses are not broken, nor is the LMS, but 
with the rapid pace in which academic technologies have and 
continue to evolve, we have fallen behind and need to catch up. 
 To provide our online learners with the best educational 
experience possible and to remain competitive in an already 
saturated distance education marketplace, a transformation of 
our online course design is required. 
 Based on research and industry best practices, there are three 
must‐have components of any successful online course: 
o Engaging Content 
o Technology‐enhanced Items (TEIs) 
o Corrective, Targeted Feedback 

Planning
Recommendations: 
The successful transformation of Tiffin University’s online courses lies 
not necessarily in technology, but in four specific target areas: (1) a 
learner focus, (2) an emphasis on interactivity, (3) scalability, and (4) a 
goal to reduce costs while maintaining high‐quality courses. 
We recommend: 
The assembly of an internal team to determine the new design of the 
“Next Generation” of online courses at Tiffin University.  The team will 
consist of select staff, faculty, and academic administrators.   
Rationale: 
Allowing faculty members, staff, and academic administrators to see 
themselves as designers, coaches, and members of a learning 
development team with these particular goals in mind will be a major 
catalyst in the transformation process of our online courses.   
 
This will be a highly collaborative team that will meet on a regular basis 
to share ideas and discuss best practices for online course design. The 
objective is to identify pathways to the achievement of these next 
generation goals and to deliver a tactical plan to the Provost within 60 
days of the first team meeting. 
Obstacles: 
 Selecting the appropriate mix of faculty, staff, and administrators 
to foster a variety of experiences and suggestions for the 
“NextGen” online course shells. 
 Resistance by committee members to challenge the status quo. 
 Other high‐priority projects taking precedence over committee 
meetings. 
 Cost and resources required to implement the technology 
suggested by the committee. 
Resources: 
1) NextGen Executive Summary Document
2) Project Charter 
3) Keeping Pace with Online Learning Trends 
4) Distance Education Enrollment Report 2017 

Communication
Recommendations: 
Delivering clear and timely communication to the stakeholders who will 
be directly impacted by the recommended changes by the committee is 
critical to a smooth implementation.
We recommend: 
A series of email and video communication leading up to the 
implementation including: 
1) Weekly email notification of upcoming changes to all faculty, staff, 
and students 
2) Several town hall meetings with the Provost to announce the 
changes coming for the fall semester and to generate excitement. 
3) Publish video with both an explanation and demonstration of the 
enhancements to the online course shells: 
o Two versions of video 
 Student Focused 
 Faculty Focused 
4) First week live chat during business hours for online students and 
faculty 
Rationale: 
The rationale behind the development of this communication plan is to 
inform the stakeholders in a clear and honest about what is changing in 
the online course shells and why the changes are necessary.  
 
We believe that successful implementation hinges on our ability to 
create two‐way communication channels where students and faculty 
can ask questions, express their concerns and get answers. A dedicated 
email account is one option, but a series of town hall meetings makes it 
more personal and helps to provide the sense that “we are all in this 
together.”  
Obstacles: 
 Providing focused communication and avoiding information 
overload: 
o An excessive amount of information will confuse the 
intended audience and can make them feel overwhelmed 
with too many details 
  Creating sufficient pathways for stakeholders to provide open and 
honest feedback. 
 Administration providing timely responses to questions and 
concerns.  
Resources: 
1) Adobe Connect 
2) Adobe Captivate  
3) G‐Suite, Gmail/Drive 
4) Communication Planning: A Template for Organizational Change 
 

Onboarding
Recommendations: 
We are very confident that the implementation of the recommended 
technologies in our online course shells will have a positive impact on 
student outcomes. However, it is essential to have a plan in place to 
train and support the faculty and staff as they learn and adapt to new 
technology. 
We recommend: 
 All admins, faculty, and staff: 
o Mandatory, 1‐hour Moodle boot camp session 
o Successful completion required to teach online 
o Offered both seated and online 
 Supplemental training sessions for teaching faculty will be offered 
as part of the CITL instructional program throughout the year. 
 New students 
o Mandatory component within new student virtual 
orientation course 
 Returning students 
o Asynchronous tutorial options 
o Link on course landing page 
 o Email blasts with tutorial link
Rationale: 
An effective training plan is critical to the successful implementation of 
the proposed changes to our online course shells. To augment these 
efforts, the development of new and relevant training materials will be 
a continuous process.  
 
It is also important to offer both synchronous and asynchronous 
webinar training and informational sessions throughout the year along 
with live on‐campus training sessions throughout the year (group or 
individual). Departments will be consulted on their training needs, and 
sessions will be built to meet those specific needs. 
Obstacles: 
 Determining who does the training. Internal or External? 
 Training material development. 
 Accounting for and adjusting to cultural differences. 
 Schedule management. 
Resources: 
1) Training Management System (ADOPT)
2) Employee Training Rooms in the Hertzer Technology Center 
3) Tiffin University’s Moodle Site 
 

Implementation Strategy
Recommendations: 
One of the first steps that must be taken to ensure a successful rollout 
is to develop a clear strategy in a way that the faculty, staff, and 
administration at the university can rally to support its implementation.  
This strategy will tie together our goals and objectives and clearly 
explain what our intentions are. 
We recommend:  
A four–step phased approach to implementation:
 Phase 1: The Innovation in Teaching and Learning Team will make 
the necessary course and LMS changes  
 Phase 2:  The switch to Snap on April 30 will serve as the 
foundational change 
 Phase 3:  Begin phasing in the additional components of the 
NextGen project over the summer (work in conjunction with the 
training plan)  
 Phase 4:  Initiate Training Plan 
Rationale: 
Due to the amount of time and effort required to make all of these 
changes combined with limited resources, we feel that a phased 
approach to implementation will be the most effective. The following is 
the list of enhancements recommended for implementation by the 
NextGen committee: 
 LMS Enhancements 
 Moodle Mobile 
 Online Content Accessibility/ADA Compliance 
 LMS Reporting and Analytics 
 Real‐time Communication (within the course)  
 Easy to Use Web Conference System 
 Video Lectures and Interactive Lessons 
Obstacles: 
 Limited amount of manpower 
 Accounting for and unforeseen expenses and technical difficulties 
 Time 
 Maintaining a balanced workload 
Resources: 
1) Strategic Plan Document
2) RACI Matrix (Responsibility Assignment Model) 
3) Work Breakdown Structure (WBS) 
4) Risk/Issues Log 
 5) Lessons Learned Log 

Processes and Forms
Recommendations: 
Several processes based on industry best practices will need to be 
utilized in order to effectively and efficiently manage problems, 
incidents, and change during the pre and posts phases of the 
technology rollout plan.  
We recommend: 
The implementation of change, problem, and incident management 
processes. There are going to be a lot of moving parts during the 
implementation of the technology rollout plan and having rock solid 
procedures to manage unforeseen issues is critical to a smooth 
transition.  
Rationale: 
The goal of change management is to ensure that standardized 
procedures are used to efficiently handle all changes, and minimize the 
impact of any related incidents upon a service. The goal of incident 
management is to restore normal service as quickly as possible, with 
minimal disruption to the university.  
 
This ensures that the highest achievable levels of availability and 
service are maintained. Problem management extends the process of 
incident management by identifying the underlying cause of one or 
more incidents that are being investigated. 
Obstacles: 
 Proper training for the technical staff on the new procedures 
 Commitment to the use of the new procedures 
 Concern about how much work employees will have to do beyond 
their existing responsibilities to change over to new processes    
Resources: 
1) Freshservice Cloud‐based Change Management Software 
 Key features include: 
 Problem management: isolates issues, enables linking to 
current or past incidents, and identifies the root cause of 
any problems 
 Incident management: handles support tickets and 
automates repetitive workflows 
 Release management: improves future planning by 
helping to document any builds and test plans 
 Reporting: flags any bottlenecks, monitors software 
performance, and improves delivery through canned and 
custom reporting capabilities 
 Additional features include workflow approvals, audit 
trails, change calendaring, change planning, compliance 
management, prioritization, and task management 
 

Administration Role
Recommendations: 
During this time of transition, administration can be either a great 
contributor or a formidable obstacle to successful change. The reality is 
that the leadership team’s ability to lead their employees through 
change is often the deciding factor in how quickly and fully a change is 
adopted. 
We recommend: 
That the leadership team take the following actions in the change 
process: 
 Communicate with direct reports about the change 
 Demonstrate support for the change 
 Coach employees through the change 
  Engage with and provide support to the project team 
 Identify and manage resistance 
Rationale: 
Every member of the university plays an important role in times of 
change. As an employee‐facing member of the organization, the 
leadership team should be viewed as critical players. It is important for 
the NextGen Committee to remember that leaders are employees, too. 
Therefore, they need to be led through the individual change process 
before they can become true leaders of change. 
Obstacles: 
 Inability or resistance of leaders to square themselves with the 
changes before they can effectively guide their direct reports. 
 Other priorities taking precedence over the change process. 
 Inadequate change management resourcing. 
Resources: 
1) ADKAR Model 
2) Project Charter 
3) Project Management Plan 
4) Project RAID Log 
 RAID stands for: 
o Risks 
o Actions  
o Issues 
o Dependencies