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de Excel. Una vez localizado el icono acompañado del texto Excel 2016, sólo
deberemos pulsar en él para abrir una nueva hoja de Excel.
- Desde el icono de Excel del escritorio si se nos ha instalado este acceso directo al
instalar Office.
Puedes iniciar Excel 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te
explicamos cómo Trabajar con dos programas a la vez , para que puedas seguir el
curso mientras prácticas.
- Para cerrar Excel 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de Excel.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de
teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
EJEMPLOS
EJERCICIOS Nº 001
Los bordes son las líneas que rodean a una celda o a un rango de celdas. Por
omisión las celdas de una hoja de cálculo no tienen bordes, pero Excel nos permite
Pasos:
Otra Forma:
Para Borrar
Utiliza el borrador o la opción de borrar borde de las herramientas
Combinar y centrar
MÁS BORDES
6
5
Seleccionar las opciones para modificar los diferentes tipos de bordes en el cuadro de dialogo
formato de celdas.
Haga cli en aceptar para realizar los cambios realizados en el siguiente cuadro de dialogo de
Excel.
EJEMPLOS:
FORMATO DE CELDAS
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero
puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las
herramientas de formato en Excel 2016 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
En la Cinta de opciones.
En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a
una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos
de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente,
Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra
mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:
Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces
podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de
teclado Ctrl + 1.
Alineación de celdas
De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la
izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio >
Alineación.
Estilos de celda
Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de
manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra
cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia
desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:
Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda
con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva
la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna
razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes
seleccionar la opción Normal.
Operadores en Excel
1. Operadores aritméticos
2. Operadores de comparación
3. Operadores de texto
4. Operadores de referencia
1. Operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de
celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente
tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:
2. Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de
texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor
lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A
continuación tenemos la lista de operadores de comparación:
Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel que
nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.
3. Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de
concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.
4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para
crear una sola referencia.
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el
paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis existen
varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas. De esta
manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es una
fórmula de Excel.
PRACTICA DE FORMULAS
Empecemos con los días de la semana, simplemente escribimos lunes, en la parte de la hoja que
queramos. Veremos que, en la esquina inferior derecha, la esquina es más grande y si posamos
el ratón ahí el icono cambiara a una cruz más fina.
Ahora solo debemos arrastrar y veremos que pondrá el nombre de lo que incluirá la celda.
Seguimos con las horas, vamos a suponer que el horario es desde las 8:00 de la mañana hasta las
14:00, como antes solo haría falta escribir 8:00 y autorrellenar, así es como lo vemos.
Instituto Nacional de Estadística e Informática Escuela Nacional de Estadística e Informática
FORMATO CONDICIONAL
Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y tamaño de fuente, así
como los bordes de una celda cuando el valor que aparece cumple unas determinadas
condiciones.
El formato condicional es la manera de decirle a Excel que aplique formato a todas las celdas
que respondan a uno o más criterios.
Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero esto
sería un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de valores o
sus valores cambian con frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato condicional, para
cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con ciertos criterios.
Por ejemplo, puede utilizar el formato condicional para mostrar automáticamente los saldos
vencidos en 30 días en texto rojo, en cursiva, o que nos resalte con color azul las ventas
superiores a 10,000 y con color rojo las ventas menores a 10,000. Así, podremos identificar
fácilmente las celdas que cumplan con cualquiera de las condiciones. Si nos tocó trabajar con
una lista de 3,000 datos, es indudable la utilidad que pueden tener los formatos condicionales.
Procedimiento:
Seleccione la ficha Inicio/grupo Estilos/botón "Formato Condicional"
Ejercicio:
Aplicar formato condicional con relleno rojo claro a la columna Sueldo Básico que sea
mayor a 800.
Solución:
1. Seleccione el rango B3:B12
A B C D E F
Apellidos y Nombres Sueldo Descuentos porAFP Total Sueldo
Básico Aporte Prima Dsctos. Neto
Alza “erres Juan 950 Üblig.
75 Seg.
13 &4 3E6
3erites Rubio Carla 75C 61 14 7E 685
Buerc Csorc Erika SOC 64 15 79 721
.ara Tuesta Isabel SOC 72 17 09 311
Quispe Farías 33C E4 13 67 31:
Andrés
^ufcio HLertas 7CC 13 69 631
í
U
Miguel
^iz Ganoza Mímica 3EC 63 16 34 7?t
Salas Yepes Luis SOC 72 17 39 311
Yunque Luna 7ZC 58 14 71 34&
Andrea Le pez Pesro
Zapata &3C 74 13 BZ 333
Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de
corte que especifique.
Ejercicio:
Aplicar Formato condicional color de relleno verde a los 3 sueldos netos más altos.
Solución:
1. Seleccione el rango F3:F12
3. BARRAS DE DATOS
Ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra
de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un
valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de
datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con
grandes cantidades de datos.
Solución:
4. ESCALAS DE COLOR
Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y
la distribución de datos.
Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una
gradación de dos o tres colores. El tono de color representa los valores superiores
o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, puede especificar
que las celdas con el valor superior tengan un color más verde y las celdas de
valor inferior tengan un color más rojo.
Ejercicio:
Aplicar Formato Escala de color a la columna Prima de Seguro.
Solución:
5. CONJUNTO DE ICONOS
Ejercicio:
Aplicar Formato condicional Conjunto de Íconos de Flecha a la columna Total Dsctos.
PRACTICA DE LABORATORIO
Ejercicio 02
Por último podemos también hacer referencia a una celda que está en otra hoja que a su
vez se encuentra en otro libro, a esto son lo que se le denomina referencias
tridimensionales o 3D, para esto tenemos que poner el nombre del libro entre corchetes
a continuación el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda, por
ejemplo [libro.xls]hoja1!A1.
Estas son las tres maneras que tenemos de hacer referencia a una celda. Pero aparte de
esto podemos decir que hay tres tipos:
PRACTICAS DE REFERENCIAS
EJERCICIOS
EJERCICIOS
TIPOS DE GRÁFICOS
El tipo de gráfico dependerá de los datos a graficarse. Los tipos más utilizados son
de: columnas, líneas, circular, barras, áreas, dispersión, entre otros.
CREACIÓN DE GRÁFICOS
Solución:
Selecciona los
datos que desea
representar: A2:D8.
Como se muestra a
la derecha.
3. Cambia el título y
elimina las leyendas.
4. De la ficha Presentación,
selecciona la opción
Etiqueta de datos. Luego
selecciona la última opción
Más opciones de la
etiqueta de datos.
Nombrar Rangos
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en
un semestre de cuatro productos
PRACTICA DE APRENDIZAJE
Comentarios en Excel
Excel permite agregar comentarios a cualquier celda de una hoja. Estos comentarios son útiles
para hacer una revisión, dar alguna instrucción o simplemente una explicación
detallada del contenido de una celda.
Introduce tu comentario en el recuadro y al terminar haz clic fuera del recuadro. Si necesitas agrandar el
recuadro solamente posiciona el puntero del ratón sobre alguna de las esquinas y arrastra el borde hasta
tener el tamaño deseado.
Excel identificará una celda con comentario a través de un pequeño triángulo en la esquina superior
derecha de la celda. Para poder ver el comentario de una celda solamente deberás posicionar el
puntero del ratón sobre dicha celda y Excel mostrará el comentario.
ORDENAMIENTO
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres
en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u
ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como
a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
FILTROS
Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder
trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen
el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato,
representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no
se desean mostrar.
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la
lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
EJERCICIOS
EJERCICIOS DE FILTROS
En la siguiente captura se han filtrado los datos por País, seleccionando solo aquellos
registros/filas que sean de Perú, lo mismo puedes hacer con todas las columnas ya que
todas tienen la opción de Filtro
MÁS EJEMPLOS:
CREACION DE LISTAS
=$E$1:$E$12
EJERCICIO DE EXCEL
MATRICEZ EN EXCEL
Las fórmulas de matriz en Excel son las que nos permitirán realizar cálculos
sobe varios elementos que pertenecen a una matriz. Pero antes de que te
parezca más complicada la explicación te mostraré un ejemplo. Considera los
siguientes datos:
Nuestra intención será multiplicar los valores de la columna B por los valores de
la columna C y el resultado lo colocaremos en la columna D. El ejemplo es muy
sencillo pero me ayudará a demostrarte la funcionalidad básica de las fórmulas
de matriz en Excel, así que pon mucha atención.
=B2:B11*C2:C11
Antes de oprimir cualquier tecla lee esto con atención. Una vez que has escrito la
fórmula deberás oprimir la combinación de teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR.
Oprimir esa combinación de teclas es muy importante. Después de hacerlo Excel
mostrará el siguiente resultado:
Observa cómo la fórmula ha sido rodeada por {} (llaves). Eso indica que estamos
haciendo uso de una fórmula de matriz en Excel. Mientras tanto, toda la
columna D se llenó de los resultados esperados. ¿Puedes observar el gran
potencial de este tipo de fórmulas? Con una sola fórmula pudimos multiplicar
toda la columna C por los datos de la columna D.
SUBTOTALES Y EXCEL
Si queremos pasar por alto los valores ocultos podemos hacer uso de un
identificador de función diferente para el primer argumento de la función
SUBTOTALES:
En este caso la función SUBTOTALES ha pasado por alto los valores de las
filas ocultas. Es importante mencionar que esta funcionalidad de no tomar en
cuenta los valores ocultos solamente funcionará con filas ocultas y no con
columnas ocultas.
EJEMPLOS DE SUBTOTALES
PRACTICA DE SUBTOTALES
TABLAS DINAMICAS
Las Tablas dinámicas sirven para resumir tablas de datos y obtener subtotales,
promedios, porcentajes, máximos, mínimos... Pero, antes de hacer nada
debemos tener muy claro lo que deseamos obtener. Por ejemplo, partimos de
una tabla de los años 2007 a 2012 con los Beneficios mensuales y los gastos de
Compras, Impuestos e I+D.
Nuestro objetivo es hallar los totales de cada año en los cuatro conceptos descritos. Algo semejante a
esto:
De acuerdo con el esquema que hemos creado a mano para saber donde deben ir las
cosas, bastará arrastrar cada campo al lugar que le corresponda. Así, Año lo
arrastraremos al apartado Etiquetas de fila; Compras,I+D, Impuestos y Beneficios los
arrastraremos al apartado ∑ Valores. El orden en que los pongamos en dicho apartado
La tabla está creada. Ahora podemos personalizarla tanto como se nos ocurra, pero la tabla está
creada y no nos ha costado mas que unos pocos segundos. ¡Y no hemos puesto ninguna
fórmula!
Si nos interesan únicamente los años pares, abrimos la lista Etiquetas de fila y desmarcamos
los años impares:
Resultado:
Las filas muestran las sumas de los diferentes conceptos acumulando las
cantidades de todos los meses de los años pares.
Con esta tabla no podemos conocer el total de los Beneficios habidos en el año
2008 durante los meses de enero, febrero y marzo. Para conseguirlo
necesitaríamos un filtro que nos permitiera eliminar los meses no deseados. Eso
es tan sencillo como arrastrar el campo Mes al apartado Filtro de informe.
Si intercambiamos el campo Mes y el campo Año, el filtro general permitirá elegir los
años y las etiquetas de las filas serán los meses (que también podremos filtrar).
Partiendo de esta situación, nos interesa agrupar la tabla por trimestres. ¿Cómo
se hace?
Se pueden hacer muchísimas cosas, pero terminaremos este artículo viendo cómo se
cambia el formato por defecto de la Tabla. Para ello, accedemos a Herramientas de
tabla dinámica + Diseño y elegimos un estilo en el grupo Estilos de tabla dinámica.
Lo primero que tenemos que hacer es situarnos sobre cualquier celda de nuestra lista, nos
situamos en la pestaña INSERTAR y hacemos click en TABLA DINÁMICA
Nos aparecerá la siguiete ventana, donde se nos pide el rango que ocupan los datos con lo
que conformaremos nuestra tabla, y nos preguntará donde queremos crear la tabla, en la
misma hoja donde estamos trabajando o en ontra nueva, marcaremos Hoja nueva y
aceptar.
Tan solo se trata de arrastrar los campos que nos aparecen en la parte de arriba a las areas
donde queremos que éstos aparezcan:
Filtro de informe: Aqui arrastraremos los campos que queremos que actuen de filtros
para nuestra tabla.
Etiquetas de columna: Los campos que queremos que conformen las columnas
Etiquetas de fila: Los campos que queremos que conformen las filas
Valores: Aquí es donde van los datos que componen la tabla y, sobre ellos, podremos
además configurar las operaciones que queremos que se realicen.
Queremos resumir todos esos 3000 registros de operaciones con inmuebles en una tabla
dinámica en la que nos aparezcan los ingresos generados por cada vendedor de la
empresa, tanto por alquiler como por venta, así como calcular el total general y queremos
poder filtrar esos datos por la fecha de venta en que se produce cada operación.
Podemos ver como en apenas 1 minuto, hemos resumido una lista con miles de registros
en una tabla dinámica maquetando sólo aquellos datos que nos interesan.
Si nos fijamos en el área valores de nuestro panel, observaremos que al introducir en ese
área el campo PRECIO DE VENTA, nos pone automáticamente SUMA DE PRECIO DE
VENTA, eso sucede porque es en éste área donde se realizan las operaciones con los
valores que indiquemos.
Tan sólo deberíamos hacer click sobre el campo SUMA DE PRECIO DE VENTA y en el
desplegable que nos aparecerá seleccionar CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR
Gráficos dinámicos
Al igual que podemos crear tablas dinámicas de nuestros datos, podemos
hacer lo mismo con los gráficos, de hecho el funcionamiento es el mismo.
Para ello, debemos tomar como origen nuevamente un listado de datos (NO
una tabla dinámica ya creada) y hacer el mismo proceso.
Una vez hayamos indicado en el asistente el rango de los datos sobre los que
vamos a trabajar y la ubicación del nuevo gráfico dinámico, nos aparecerá el
panel de configuración del gráfico, que sigue el mismo sistema que las
tablas, pero si nos fijamos, a la izquierda de la pantalla ahora nos aparece
tanto el esqueleto de la tabla dinámica como del gráfico.
Para este ejemplo, vamos a cambiar la tabla creada anteriormente, ahora queremos
obtener la cantidad de operaciones que ha realizado cada vendedor según el tipo de
inmueble (bien sea alquiler o venta la operación).
Una utilidad a tener en cuenta en los gráficos dinámicos, es la posibilidad de filtrar sobre
los campos que hemos incluido en los ejes de éste, si nos fijamos tanto en TIPO como en
VENDEDOR nos aparece al lado una flecha hacia abajo, son filtros con los que podemos
configurar "al vuelo" nuestros gráficos.
Por ver un ejemplo, vamos a filtrar el tipo de inmueble por CASA solamente y el nuevo
gráfico resultante quedaría así