Modelado de Negocio

Proyecto MATRICULA
OTI FISI
 Proceso de Modelado de Negocio para el Proyecto MATRICULA

Contenido
1. Historial de Cambios .............................................................................................................................. 3
2. Introducción ............................................................................................................................................ 4
2.1. Propósito del Proceso..................................................................................................................... 4
2.2. Políticas del proceso....................................................................................................................... 4
3. Requisitos del Proceso .......................................................................................................................... 4
3.1. Roles ............................................................................................................................................... 4
3.2. Interfases ........................................................................................................................................ 5
3.3. Herramientas .................................................................................................................................. 5
4. Diagrama General del Proceso .............................................................................................................. 6
5. Entradas al proceso ................................................................................................................................ 6
6. Actividades .............................................................................................................................................. 7
7. Salidas del proceso ................................................................................................................................ 9
8. Métricas ........................................................................................................ Error! Bookmark not defined.
9. Verificación y Validación (del proceso de modelado)....................................................................... 10
9.1. Verificación ................................................................................................................................... 10
9.2. Validación ..................................................................................................................................... 10
10. Comunicación y Control .................................................................................................................... 10
11. Acrónimos y Definiciones .................................................................................................................. 10

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1. Historial de Cambios

Versión Fecha Descripción Autor Aprobó

Elaboración del proceso base para el
modelado de negocios en la FISI UNMSM,
vA 27/Set/2018
de acuerdo a los requerimientos del
proyecto MATRICULA.

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2. Introducción
2.1. Objetivos del proceso

2.2. Propósito del Proceso

Describir la situación actual de las áreas de Negocio, identificando los procesos que están involucrados en
el dominio correspondiente desde la perspectiva de Sistemas, de manera que se entienda la estructura y
la dinámica del Negocio y asegurar que los Usuarios, áreas involucradas y miembros del equipo de trabajo
tengan un mismo entendimiento sobre los procesos actuales y el ámbito en que estos procesos se
ejecutan.

2.3. Políticas del proceso

El Modelado de Negocio, se deberá de realizar para todo proyecto que esté considerado como crítico y
que implique cambios en los procesos de negocio, que requieran de automatización y/o sistemas de
información. El modelado de negocio es una disciplina que se realizará desde la perspectiva del dueño y
operador del proceso por parte de las áreas funcionales.

3. Requisitos del Proceso

3.1. Roles

Rol Responsabilidad
Ingeniero de Procesos Capturar los procesos de negocio bajo estudio,
identificando sus límites así como sus asociaciones entre
ellos.
Identificar y documentar en el contenido de los modelos
de procesos, las actividades de valor agregado en las
áreas, la información relevante que se transforma, las
entradas, las salidas, los controles que se requieren para
la correcta operación de las áreas y las herramientas
informáticas que soportan el proceso.
Líder de negocio Explicar el panorama general de FISI UNMSM, las
necesidades, cambios regulatorios y principales
problemas relacionados con la automatización desde la
perspectiva general del negocio.
Comité de procesos Facilitar acuerdos en mejoras a los procesos, explicar y
validar los impactos de los cambios en las diferentes
áreas y apego a la normatividad.
Dueño del proceso Explicar los objetivos, principales funciones de su área y
los principales procesos. Facilitar y coordinar reuniones
con sus subordinados para el levantamiento de los
procesos y validar los mismos una vez modelados.
Operador del proceso Explicar, definir y verificar los procesos de negocio, de tal
manera que este refleje la manera en que se realizan las
actividades diarias, las entradas, salidas, información,
controles y mecanismos utilizados.
Sponsor Identificar y definir los procesos y alcance de la disciplina
de modelado de negocio en el proyecto de acuerdo con
los objetivos que se persiguen.
Cuenta con la autoridad para definir, manejar, facilitar y
obtener las condiciones requeridas para el levantamiento
de los procesos, en términos de disponibilidad y
coordinación entre los roles mencionados anteriormente.

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Ingeniero de Procesos – Consultor Externo Consultor, mentor e instructor que acompaña durante las
primeras reuniones de levantamiento de procesos con el
objetivo de transferir el conocimiento y contribuir al
desarrollo de habilidades de los ingenieros de procesos.

Coordinar, asesorar, verificar y validar la forma y la

agenda para el levantamiento de los procesos.

3.2. Interfases

Interfase a Proceso Descripción

Administración y Diseño de
Requerimientos
Administración de Proyectos
Para establecer la Visión y Requerimientos, con base en las actividades que
necesitan ser automatizadas identificadas en el levantamiento de los procesos.
Para administrar las actividades de esta disciplina de acuerdo con las prácticas
estándares de administración de proyectos y el proceso definido en la OTI.

3.3. Herramientas

Herramienta Actividades donde es requerida

Herramientas utilizadas en el desarrollo de los
artefactos de las actividades del proceso que
Microsoft Office
requieran ser documentadas, es decir, explicadas
mediante narrativa.
Herramienta propuesta para realizar la actividad del
modelado, es decir, la representación abstracta de: los
Por definir
flujos de actividades, entradas, salidas, información y
roles que las ejecutan.

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4. Diagrama General del Proceso

Consultor Ingeniero de Operador del Dueño del Comité de

ITERA Procesos Proceso Proceso Procesos

Hacer Identific Convoca

Modelad ar r a las
o de Organiza Áreas
Primeros ción
Encontra para
Acompa
Procesos Objetivo
r los Sesiones
ñar a los Convoca
Actores de
Ingenier r
y CU de
Construi Levanta
os de
Revisar Sesiones
Negocio
r el miento
Proceso
Modelos del
modelo de
de Verificar Comité
de CU de
Identiific Procesos
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Negocio
ar de CU de
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Proceso
Monitor ores y
Detallar
Entidade
ear el los CU
Levanta s de
de
miento Negocio
Construir el NegocioMantene Capturar
de los
Modelo de r las un
Procesos
Análisis del Reglas Vocabula
Negocio de rio
Definir Verificar Validar Aprobar
Negocio Común
las Modelo Modelo el
Activida deseado de CU de Modelo
des a de CU de Negocio de
Automat Negocio Procesos
izar

5. Entradas al proceso

Entradas Criterios aplicables Origen

Normatividad/legislación, Las vigentes para el periodo en que se Manual de normatividad de la

políticas y procedimientos
aplicables al área de negocio.
Objetivos del área de negocio.
Funciones de la estructura
organizacional del área de
negocio.
Horario semestre academico
organización
realiza el levantamiento de los
procesos.
De acuerdo con el plan estatal de Plan Estratégico Institucional
desarrollo y los definidos por el área que
se encuentren vigentes y oficializados.
Reglamento de Organización y
De acuerdo con la descripción del Funciones
manual de organización vigente.
Proceso de elaboración de horario
académico

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6. Actividades

Artefactos
Responsable/
ID Actividad/Descripción (Productos de
Participantes
trabajo)
Identificar Organización Objetivo
Ingeniero de
El Ingeniero de Procesos y el Sponsor, realizan un Procesos
Evaluación de la
1 entendimiento común de los límites de la Organización,
Situación Actual
con la finalidad de identificar las partes del Negocio que Sponsor
deberá ser modelada.

Encontrar los Actores y Casos de Uso del Negocio Evaluación de la

Situación Actual
(R) Ingeniero de
Identifica “quién” y “qué” interactúa o se relaciona con el
Procesos
negocio. Minutas de
reuniones: Sesión
2 (P) Líder de Negocio
Así mismo identifica los procesos de negocio específicos de Entendimiento
que producen un resultado de valor medible y esperado
(P) Dueño del
por un actor o actores en particular. Visión del alcance
Proceso
del modelado de
procesos
Construir el Modelo de Caso de Uso del Negocio

Se crean los diagramas del modelo de casos de uso de

negocio, así como un resumen del modelo de casos de
(R) Ingeniero de
uso de negocio en un alto nivel y relacionados con la Arquitectura de
Procesos
administración financiera organizados en paquetes proceso
3 (grandes procesos o paquetes funcionales), se identifican o
(P) Dueño del
de manera general: asociaciones entre actores, entradas, Modelo de Caso de
Proceso
salidas y casos de uso de negocio y reglas de negocio, Uso del Negocio
utilizando Checklist de Entrevista Inicial - Dueño de
Proceso.

Identificar Trabajadores de Negocio y Entidades de

Negocio

Identificar los roles, entregables, y eventos en el negocio y

describir como las realizaciones de los casos de uso de
(R) Ingeniero de
negocio son ejecutadas por los roles y entidades del Realización de
4 Procesos
negocio. Casos de Uso

Describir las responsabilidades de un trabajador de

negocio y asegurar que el trabajador de negocio está
disponible para ejecutar sus responsabilidades, en el
Modelo de Análisis de Negocio.
Detallar los Casos de Uso del Negocio (R) Ingeniero de
Procesos
5 Describir los procesos utilizando la Guía de Entrevista para
el Levantamiento de Procesos - Operador del Proceso. (P) Operador del
Proceso
Modelar Información (R) Ingeniero de Modelo de
Procesos Información (parte
5.1 Describir en detalle la información y los datos que se de la Realización
utilizan durante el proceso. (P) Operador del de los Casos de
Proceso Uso)
Detallar el Flujo de los Casos de Uso del Negocio (R) Ingeniero de
Procesos Procesos de último
5.2 Describir en detalle el flujo de actividades de cada caso del nivel (Diagramas de
negocio, asegurándose de que los actores del negocio (P) Operador del actividad)
respectivo obtengan el resultado esperado. Proceso

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Verificar Modelo de Caso de Uso del Negocio Modelo de Caso de

(R) Operador del
Uso del Negocio
Proceso
El Operador del Proceso revisa el Modelo de Casos de
6
Uso del Negocio y los Diagramas de Actividad, con la Procesos de último
(P) Ingeniero de
finalidad de asegurar que éstos reflejen correctamente nivel (Diagramas de
Procesos
cómo el negocio es conducido (el hoy, ‘as-is’). actividad)
Construir el Modelo de Análisis del Negocio
Modelo de Caso de
Uso del Negocio
Modelar la forma en que los trabajadores de negocio usan (R) Ingeniero de
(integración)
7 las entidades del negocio; para ello se deberá identificar qué Procesos
trabajadores del negocio se comunican durante la ejecución
Procesos de último
de los casos de uso del negocio y se deberá de establecer
nivel (integrado)
la asociación unidireccional entre ellos.
Mantener las reglas de Negocio
(R) Ingeniero de
Procesos
Se identifican, integran y detallan todas las declaraciones
8 que rigen el funcionamiento de algún aspecto del negocio, Reglas de Negocio
(P) Operador del
ya sea como política a cumplirse, condición a satisfacer o
Proceso
restricción a cumplir o evitar.

Capturar un vocabulario común

(R) Ingeniero de
Procesos
Definir un glosario de términos comunes, así como
Glosario de
9 conceptos relevantes en el negocio para ser usado por
(P) Operador del Negocio
todos los miembros y trabajadores al interior de una
Proceso
organización.

Definir las actividades a automatizar

(R) Ingeniero de
Realizar el análisis de problemas y revisar cada caso de uso Modelo de Caso de
Procesos
del negocio con el Operador del Proceso, con el objeto de Uso del Negocio
10 identificar y proponer las actividades que son factibles de
(P) Operador del
automatización/sistematización utilizando la Guía de Procesos de último
Proceso
Entrevista para el Levantamiento de Procesos - Operador nivel (integrado)
del Proceso.

Verificar Modelo deseado de Caso de Uso del Negocio

Modelo de Caso de
(R) Operador del
Uso del Negocio
El Operador del Proceso revisa el Modelo de Casos de Proceso
11 Uso del Negocio y los Diagramas de Actividad, con la
Procesos de último
finalidad de asegurar que estos reflejen correctamente las (P) Ingeniero de
nivel (Diagramas de
necesidades y oportunidades de automatización (el ‘to- Procesos
actividad)
be’).
Validar Modelo de Caso de Uso del Negocio
Modelo de Caso de
(R) Dueño del
Uso del Negocio
El Dueño del Proceso revisa el Modelo de Casos de Uso Proceso
11 del negocio y los Diagramas de Actividad, con la finalidad
Procesos de último
de analizar la intercomunicación con otras áreas, conocer (P) Ingeniero de
nivel (Diagramas de
los principales problemas encontrados y las necesidades Procesos
actividad)
de automatización identificadas.
Aprobar el modelo de procesos Modelo de Caso de
Uso del Negocio
El Comité de Procesos revisa los productos generados, para
evaluar, priorizar y resolver los posibles impactos a otras (R) Comité de Procesos de último
áreas. Procesos nivel (Diagramas de
12 actividad)
Verificar se haya analizado el flujo de información y su (P) Ingeniero de
relación con la estructura organizacional. Procesos Reglas de Negocio

De estar de acuerdo, se procede a aprobar los productos Glosario de

generados. Negocio

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7. Salidas del proceso

Salidas del Proceso Criterios aplicables Destino

Evaluación de la Situación Actual VoBo por el Sponsor.

Visión del Alcance del Modelado de
Revisado y validado por el Sponsor.
Procesos
Modelo de Caso de Uso del Negocio
Verificado y validado por el Operador
 Procesos de último nivel
del Proceso y Dueño del Proceso.
(Diagramas de actividad)
Aprobado por el Comité de Procesos.
 Modelo de Información
Verificado y validado por el Operador
Reglas de Negocio
del Proceso y Dueño del Proceso.
Revisado y verificado por todos los
grupos de interés (documento vivo que
Glosario de Negocio
se estará actualizando frecuentemente
por los Ingenieros de Procesos).

8. Medición de desempeño

Tipo Frecuen Fuent Forma Intervalo

Métrica/
Descripción métrica/indicad cia e/orig cálculo objetivo
indicador
or Medición en
Cantidad de
procesos
# de documentados y
procesos diagramados en el
levantados modelo de casos
de uso de negocio
y sus elementos.
# de
Cantidad de
mejoras y
mejoras
oportunidad
propuestas.
es de
Cantidad de
automatiza
necesidades
ción
asociadas con
identificada
automatización/sist
s,
ematización.
analizadas,
Cantidad de
evaluadas,
mejoras
rechazadas
rechazadas y
y
pospuestas (no
pospuestas
prioritarias).
.
%
Cantidad de
efectividad
sesiones de
semanal de
levantamiento de
sesiones de
procesos vs lo
levantamie
estimado
nto de
semanalmente.
procesos
%
efectividad
semanal de Cantidad de
levantamie procesos
nto de levantados por los
procesos ingenieros de
por procesos, real vs
ingeniero estimado semanal.
de
procesos
# de Cantidad de
procesos procesos revisados

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aprobados y aprobados por el

por el Comité de
Comité de Procesos.
Procesos
# de
procesos
Cantidad de
por Status
procesos por el
(en
estado de avance
progreso,
que se lleve de
verificado,
ellos.
validado,
aprobado)

La OTI generará un plan de métricas de acuerdo con las expectativas de esta disciplina de trabajo en
cada proyecto o se referirá al plan de métricas organizacionales.

9. Verificación y Validación (del proceso de modelado)

9.1. Verificación
Conforme a lo establecido en el Plan de Aseguramiento de la Calidad (del proyecto o de la oficina de
procesos de OTI), se efectuarán las revisiones entre colegas a los productos de trabajo generados.

De igual forma se estarán efectuando las revisiones / auditorias correspondientes, para evaluar el
apego al proceso (oficina de procesos de OTI).

9.2. Validación
Se llevará mediante la revisión y aprobación de los productos por parte del equipo de ingenieros de
proceso y administrador del proyecto.

10. Comunicación y Control

Las actividades incluidas en este proceso serán realizadas como un servicio de la OTI hacia las
diferentes áreas de FISI UNMSM, por tal razón es importante que se observe lo siguiente como parte de
la comunicación y el control en las actividades asociadas a esta disciplina de trabajo:
 El ingeniero de procesos realiza las actividades descritas a través del plan de trabajo específico del
proyecto.
 El ingeniero de procesos realiza reuniones con el administrador de proyecto (asignado por la PMO
de OTI) para comunicar hallazgos en minutas de trabajo.
 El administrador de proyecto comunica los hallazgos, avances y el apego al proceso. Lo comunica a
la dirección de la OTI y la oficina de procesos de la OTI de FISI UNMSM.

11. Acrónimos y Definiciones

Acrónimo o Término Descripción

Verificación de que el modelo refleja el quehacer diario, las actividades
relevantes (desde la perspectiva de procesos), la inter-relación con otras áreas,
el manejo y la transformación de la información.
Verificación
 Para alinear los requerimientos, narrativa, secuencia de actividades,
información y tecnología de soporte a la forma en que actualmente se
ejecutan los procesos.
Validación del modelo considerando las necesidades del área, los impactos a
otras áreas y apego a la normatividad requerida por el proyecto.
Validación
 Para identificar necesidades de los involucrados y su inclusión dentro
del Modelado de los procesos de negocio.

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Aprobación de los procesos modelados en las áreas.

 Para analizar, consensar y resolver propuestas de mejora con impacto
Aprobación
en otras áreas, y priorizar de acuerdo al mayor beneficio para el
negocio.

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