ESTUDIO PREVIO

PARA DETERMINAR LA CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA

ADQUISICIÓN DE UN VIDEO QUE SIRVA DE INTRODUCCIÓN DURANTE LA
EXPOSICIÓN LA A APLICACIÓN S.F.C (Sistema de Facturación y Cartera)

1. Definición de la necesidad que se pretende satisfacer con la

contratación:

De conformidad con lo dispuesto en el literal h) del numeral 4 del artículo 2 de la

Ley 1150 de 2007, en concordancia con el parágrafo 2 del artículo 77 y el artículo
82 del Decreto 2474 del 2008, La Empresa IMAGEN Diseño y tecnología
Empresarial, requiere comprar material audio visual según requerimientos
entregados por la empresa, con el fin de cumplir en el desarrollo del aprendizaje
basado en proyectos en la Tecnología de Análisis y Desarrollo de sistemas de
Información del Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA-.

Durante la presentación final de cada proyecto es importante asegurarse de que

todos los asistentes a la exposición conozcan o identifiquen claramente los
beneficios que la aplicación le otorgará al usuario. Para lograr esto los usuarios
asistentes deben conocer el problema que llevó al cliente a la adquisición de la
aplicación, también conocer como es la forma de trabajo del cliente antes de la
aplicación y como será después de ella.

Con el fin de captar la atención de todos los asistentes a la presentación de la

aplicación y permitir que puedan hacer aportes o sugerencias el grupo
colaborativo S.F.C ve pretende ofrecer a los asistentes un video que ilustre
minuciosamente la razón por la cual se está realizando la aplicación y los
beneficios que traerá al cliente cuando esté haciendo uso de ella.

2. Descripción del servicio a contratar:

Objeto: Video sobre el proceso de facturación y cartera, para introducción en la

exposición final del proyecto S.F.C Sistema de Facturación y Cartera.

3. Especificaciones técnicas de los equipos.

Ver fichas Técnicas adjuntas
4. Obligaciones particulares del contratista:

El contratista se comprometerá a cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Desarrollar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y

calidad de conformidad con los parámetros establecidos en estos pliegos.

b) Entregar a IMAGEN los elementos dentro del término previsto dentro del
plazo
de ejecución.

c) Ejecutar el objeto del presente contrato bajo las condiciones económicas,

técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes y de
acuerdo con su propuesta y los pliegos de condiciones, los cuales hacen
parte vinculante del contrato.

d) El CONTRATISTA es el único responsable por la vinculación de personal y

la celebración de subcontratos todo lo cual debe realizar en su propio
nombre y por su propia cuenta, costo y riesgo sin que IMAGEN
adquiera responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos.

e) El contratista deberá avisar a IMAGEN dentro de las veinticuatro (24) horas

siguientes al conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en
la no oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en
peligro los intereses legítimos de IMAGEN. De hacer caso omiso a esta
obligación deberá responder por los daños y perjuicios que se causen a
IMAGEN como consecuencia.

f) Proveer los elementos de óptima calidad objeto del presente contrato.

g) El contratista deberá atender todas las especificaciones y requerimientos

técnicos, así como los tiempos de garantía.

h) Los elementos que resulten defectuosos, de mala calidad o de

especificaciones inferiores a los contratados por IMAGEN, deberán
restituirlos el contratista a su costa por otros de buena calidad, nuevos y
con las especificaciones requeridas, sin que implique modificaciones al
plazo de entrega. Si el proveedor no restituye los elementos dentro del
plazo estipulado por IMAGEN, éste podrá proceder a declarar el siniestro
de incumplimiento o solicitar el pago de las multas señaladas en el contrato.

i) El riesgo y propiedad del producto será asumido por parte del proveedor
 hasta que se realice la entrega total a satisfacción en el lugar indicado.
j) El contratista deberá asumir respecto de su personal los honorarios o
salarios, horas extras, dominicales y festivos, recargo nocturno,
indemnizaciones y demás prestaciones, afiliación al Sistema de pensiones y
Salud según lo ordenado por la Ley y que se causen durante la ejecución
del contrato, atendiendo a la modalidad de vinculación que aplique con las
personas naturales que subcontrate. Igualmente deberá permanecer a
paz y salvo en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral,
parafiscales y contratación de aprendices, durante todo el tiempo de
ejecución del contrato y presentar la certificación señalada en el artículo 50
de la Ley 789 de 2002 cada vez que se lo requiera IMAGEN, por cuanto es
un requisito previo para los pagos (Art. 23 ley 1150 de 2007).

k) De conformidad con el Decreto 2474 de 2008, si el proponente, sin justa

causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedará
inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5)
años, de conformidad con el literal e) del numeral 1) del artículo 8° de la Ley
80 de 1993.

l) El proveedor asumirá bajo su cargo la posibilidad de ocurrencia de acciones

legales de embargo emprendidas contra él mismo, que pudiesen afectar el
dinero entregado en forma de anticipo, de modo que no se produzca
pérdida para IMAGEN.

m) El contratista asumirá los perjuicios directos derivados del incumplimiento

total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su
cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son
imputables al contratista garantizado.

n) El contratista asumirá los perjuicios sufridos con ocasión de la no inversión,

el uso indebido y la apropiación indebida que el contratista garantizado
haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de
anticipo para la ejecución del contrato.

o) Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato imparta

MAGEN, a través del supervisor del contrato.

p) El contratista asumirá los perjuicios imputables al éste que surjan con

posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de la mala
calidad o insuficiencia de la mala calidad del producto entregado, teniendo
en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.

q) Las demás contempladas en la legislación de contratación estatal vigente.

5. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección:

De acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993, con la celebración de

contratos y su posterior ejecución, las Entidades deben buscar el cumplimiento de
los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la
efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con
ellas en la consecución de dichos fines, siempre que no sean contrarios a la
Constitución Nacional, a la Ley y/o al orden público.

Con fundamento en lo previsto en el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, literal B Numeral
2 del Artículo 2, Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 4828 de 2008 la contratación
se adelantaría bajo la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía, y
de manera especial o particular, en lo previsto en el Pliego de Condiciones que de
acuerdo con la normatividad vigente se prepare para tal efecto.

Una vez cumplido el proceso pre contractual y efectuada la adjudicación se

celebrará contrato de prestación de servicios.

6. Análisis técnico y económico:

Se realizó un estudio preliminar con la participación de varias empresas dedicadas

a la producción de los servicios solicitados, con quienes se precisaron los apartes
técnicos para la definición de los requerimientos, quedando condensados en las
siguientes características técnicas:

a) Elaboración, pre y post producción de un (1) video, para lo cual se

acordarán entre IMAGEN y el contratista el día y la hora del cronograma de
grabación.
b) El oferente deberá contar con el equipo necesario para la grabación en
espacios abiertos y/o cerrados.
c) La empresa oferente deberá adecuar los equipos técnicos necesarios para
llevar a cabo la grabación, así como cámaras, micrófonos, espacios y
personal técnico calificado incluyendo locución y animación requerida.
d) En caso de requerirse presentadora, personaje de animación o
personificación este debe estar sujeta a la aprobación por parte de
IMAGEN, que garantice credibilidad, confiabilidad y buena imagen.
e) El oferente deberá elaborar y presentar para aprobación el libreto del video
y realizar los respectivos ajustes a los que diera lugar de acuerdo a la
temática presentada y aprobada por IMAGEN.
 f) El oferente deberá disponer de tres (3) a cinco (5) días para la producción
del video que tendrán una duración de entre 3 a 8 minutos.
g) El oferente deberá disponer de uno (1) a dos (2) días para la edición y
ajustes necesarios para la postproducción del video, o en su defecto el
tiempo requerido por el contratista sin que este sobrepase el tiempo
estimado por IMAGEN.
h) El oferente tendrá que suministrar el material requerido para la grabación,
producción y postproducción del video, el cual será entregado en formato
profesional de Mini-DVD para la respectiva emisión.

Ficha Técnica

• Preproducción

• Guión técnico de rodaje y consultoría de guión de narración a partir de

textos entregados por IMAGEN.

• Producción

• 5 días de rodaje en locación con grabación de entrevistas y testimoniales

incluye transportación de equipo y personal.

• Equipo técnico de grabación cámara cine digital sonido directo y narración.

• Equipo técnico de cámara, productor, realizador, camarógrafo, iluminador, y

audio.

• Kit. de iluminación.

• Post-producción y Edición

• Narración con locutor profesional

• Duración de 3 a 8 minutos.

• Sonido directo y musicalización con derechos de reproducción.

• 1 a 2 días de postproducción y edición digital.

• Cortinillas de entrada y salida, títulos, gráficos y efectos especiales.

 • Animación 3D de logotipo a partir de archivos vectoriales

Análisis Económico
Con el fin de determinar el presupuesto estimado, se efectúo el estudio de
mercado de los productos a contratar, las cuales arrojaron en valor equivalente a
un millón ochocientos mil pesos ($1´800.000).

Si bien el estudio de mercado realizado nos representa un valor promedio de un

millón ochocientos mil pesos ($1´800.000) IMAGEN cuenta con un presupuesto
estimado de un millón de pesos ($1´000.000) moneda corriente oficial de
Colombia, el cual se encuentra respaldado por el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal para el año 2010.

7. Justificación de los factores de selección que permiten identificar la

oferta más favorable para la entidad.

La oferta más favorable para la entidad se seleccionará de acuerdo a los factores

técnicos, económicos, legales y financieros, concerniente a las necesidades a
satisfacer del Centro.

8. Tipificación y Asignación de los Riegos

IMAGEN, entiende por RIESGO cualquier posibilidad de afectación que limite,

retrase o suspenda la ejecución del contrato, o perjudique en cualquier forma a los
servidores públicos en el desarrollo de sus funciones. El suceso que prevé el
riesgo deberá tener relación directa con la ejecución del contrato para que sea
asumido como un riesgo del actual proceso de contratación.

El contratista deberá ofrecer el programa de prevención de pérdidas que permita

disminuir los riesgos IMAGEN, entendido éste como las actividades y
recomendaciones tendientes a detectar, prevenir, minimizar o eliminar todos
aquellos riesgos potenciales que puedan materializar los riesgos cubiertos por una
póliza única que garantice el riesgo de cumplimiento del contrato, calidad de los
bienes y correcto funcionamiento.

Cumpliendo con lo expresado en el artículo 88 del decreto 2474 de 2008 en

concordancia con el decreto 4828 de 2008, y con base al desarrollo legal,
jurisprudencial y doctrinal existente sobre el principio de ecuación contractual (Art.
27 y 28 Ley 80 de 1993), o del equilibrio económico del contrato, los riesgos
previsibles que puedan afectar la equivalencia económica del contrato que llegare
a adjudicarse para la pre producción, producción y post producción de los
productos a contratar por IMAGEN, en el presente caso obedecen a:

9. Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los

perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del ofrecimiento o del contrato.

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión de la

presentación de la oferta, el contrato y de su liquidación, la responsabilidad civil
extracontractual que pueda surgir para la Administración por las actuaciones,
hechos u omisiones del contratista o sus subcontratistas, se exigirá a los
proponentes que presenten garantía de seriedad de la oferta y al (los)
contratista(s) con quien se celebre el contrato, garantía única que ampare el
cumplimiento de las obligaciones, calidad y correcto funcionamiento de los bienes,
calidad del servicio, pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones
laborales, así como una garantía de responsabilidad civil extracontractual.
Las anteriores exigencias de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la
Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 4828 de 2008.

La garantía deberá estar vigente durante toda la vida del contrato en caso de
ampliación o prórroga del plazo inicial del contrato, o del reajuste de su valor, el
contratista deberá ampliar proporcionalmente en tiempo y valor la Garantía Única
del Contrato.

10. Plazo de Ejecución del Contrato

El plazo para ejecutar el objeto contractual que resultare de este proceso será de
45 días contados a partir del acta de inicio o hasta agotar presupuesto.

11. Lugar de Ejecución y de Entrega del Objeto del Contrato

El proveedor deberá hacer entrega de los bienes o productos requeridos por

IMAGEN en el SENA Av. Ferrocarril Calle 51 57-70, Torre Norte Centro de
Servicios y Gestión Empresarial Aula 8-5,

12. Supervisión

La supervisión del contrato estará a cargo de IMAGEN delegue del área

Administrativa.

13. Forma de Pago

El SENA cancelará al Contratista un anticipo equivalente al 50% del valor del

contrato, el 50% restante se hará contra entrega del producto previa certificación
de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato.

14. Conclusión

Una vez analizados los aspectos anteriores el Comité considera que es viable,
conveniente y oportuno adelantar el proceso de selección y contrato respectivos para
satisfacer la necesidad aquí determinada.