REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL ESTADO TRUJILLO
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN INFORMÁTICA

SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO Y

CONTROL DE INSCRIPCIÓN Y NOTAS DE LA ESCUELA BOLIVARIANA
“TOBÍAS VALERA MARTÍNEZ”

PROPUESTO POR:
CASTELLANOS B. KARYN J.
CASTELLANOS B. YACKSON E.
DOMÍNGUEZ DORIS.
GÓMEZ V. EDDY.
UZCÁTEGUI GREISY.
VILORIA YUSETH.

MAYO DE 2010
 ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 3
DIAGNOSTICO ........................................................................................................................... 5
Abordaje de la Institución .................................................................................................. 5

Descripción de la Institución ............................................................................................. 5

Misión de la Institución ...................................................................................................... 6

Visión de la Institución ....................................................................................................... 6

Estructura Organizativa ..................................................................................................... 7

Necesidades en el contexto ............................................................................................. 8

Levantamiento de información ......................................................................................... 8

TÍTULO DEL PROYECTO .................................................................................................. 10

Descripción del Problema ............................................................................................... 10

Objetivos del Proyecto..................................................................................................... 11

Objetivo General........................................................................................................... 11

Objetivos Específicos .................................................................................................. 11

Justificación ....................................................................................................................... 11

Estrategias de Desarrollo del Proyecto ........................................................................ 13

Cronograma de Actividades ........................................................................................... 14

Requerimientos Funcionales .......................................................................................... 15

Metodología del Sistema a Utilizar ................................................................................ 16

Marco Lógico..................................................................................................................... 18

Estudio de la Factibilidad ................................................................................................ 20

Documento de Requisitos ............................................................................................... 22

CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 45
RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 46

2
 INTRODUCCIÓN

Una de las problemáticas que actualmente afecta a muchas

instituciones educativas consiste en llevar un control automatizado efectivo
sobre sus archivos. Es así como la Escuela Bolivariana “Tobías Valera
Martínez” sirve como base para el desarrollo del presente proyecto, previa
consulta sobre el proceso de registro y control de inscripción y notas que allí
se realiza, la cual tiene como objetivo determinar mediante la apreciación de
expertos en la materia, representados en este caso por el personal que
realiza estos procesos, sobre la relevancia que tendría el registro y control
automatizado de inscripciones y notas.
Dada la receptividad mostrada por los involucrados, el principal
objetivo de esta investigación es implementar un sistema de información
automatizado para el registro y control de inscripción y notas en la Escuela
Bolivariana “Tobías Valera Martínez”; y con ello erradicar los problemas más
comunes que implica ejecutar estos procesos de forma tradicional.
En la actualidad, estos procesos se llevan manualmente y a partir de
observaciones y del levantamiento de información realizado, se pudo
detectar que la mayoría de los procedimientos tienen inconvenientes, entre
ellos destacan: pérdida o duplicación de información debido a la trascripción
manual y/o forma de almacenamiento, retardo en la entrega de alguna
constancia solicitada por la comunidad, acumulación de documentos por
archivar, almacenamiento de la información de forma obsoleta, la búsqueda
de información en los archivos físicos es lento, entre otros.
Por lo tanto, para liberar este proceso de la abrumadora tarea de
efectuarlo manualmente con el consecuente congestionamiento ocasionado,
se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en un sistema de
información más exacto y rápido para el personal que allí labora matriculando
una cantidad de alumnos en un corto período de tiempo, al igual que ocurre
con el proceso relacionado con el control de notas o calificaciones.

3
 De allí que se pretenda automatizar el proceso que implica el registro
y control de inscripción y notas de esta institución y todos los procesos
inherentes al mismo, de manera que generen información oportuna, precisa y
confiable mediante el uso de los sistemas de información, herramienta que
contribuye a que los diferentes sectores productivos de la sociedad lleven las
tareas administrativas rutinarias, tediosas y de gran volumen de información
al computador, afianzando así la presente propuesta de sistema de
información automatizado en el plantel como nueva forma de trabajo,
sustituyendo la metodología hasta ahora utilizada en el sistema
administrativo institucional.

4
 DIAGNOSTICO

Abordaje de la Institución

El abordaje de la institución comienza con un diagnóstico que permite

tener una visión y comprensión de la realidad con la cual corresponde
interactuar. La finalidad del diagnóstico es generar suficiente información, la
cual es necesaria para apoyar la toma de decisiones; de allí que se elabora
tomando en cuenta el conjunto de dimensiones que describen la institución,
entre las cuales destacan: ámbito, estructura organizativa, liderazgo
organizacional, problemas que la afectan; para entonces definir cuál de las
necesidades que presente es la que requiere prioridad en la búsqueda de
solución.
Con respecto a la forma como se realizó el abordaje de la Escuela
Bolivariana “Tobías Valera Martínez”, fue importante en primer lugar definir
qué era lo que se quería y cómo se iba a realizar, luego se buscó la manera
de llegar a ella a través de visitas, a fin de dar a conocer la tarea que se
pensaba emprender. Una vez inmersos, fue posible delimitar cuál sería el
alcance del proyecto y quienes serían los involucrados.

Descripción de la Institución

La Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez” es una institución

adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación, que viene
funcionando desde el año 1960. A partir del 16 de septiembre de 1999
comienza a regirse bajo los principios de Escuela Bolivariana, proyecto éste
que constituye una política del Estado venezolano, dirigida a afrontar las
limitaciones del sistema escolar en los niveles de preescolar y básica en su
primera y segunda etapa.

5
 Geográficamente se encuentra ubicada en el sector Mesa de Gallardo,
Parroquia Cruz carrillo, Municipio Trujillo del Estado Trujillo. Durante el
presente año escolar 2009-2010, cuenta con una matrícula estudiantil
constituida por 237 alumnos. El Personal Directivo está conformado por la
Prof. Nelly R. Graterol G. Directora (E) y la Lcda. Rosa María Núñez C. Sub-
Directora (E) quienes cuentan con un gran equipo de trabajo, entre los que
se cuentan el personal docente, administrativo y obrero.

Misión de la Institución

Fortalecer el Trabajo en equipo, afianzando valores éticos,

democráticos y de identidad regional y nacional, así como también incentivar
a través de diferentes estrategias metodológicas el proceso enseñanza-
aprendizaje.

Visión de la Institución

Integrar a los diferentes actores del proceso educativo con el fin de

lograr que la Institución se convierta en una unidad de trabajo generadora de
cambios que permita desarrollar sus capacidades y potencialidades dentro
de la Sociedad.

6
Estructura Organizativa

7
Necesidades en el contexto

La Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez” tiene inmersas dentro

de sus funciones realizar la inscripción de los alumnos que cursarán estudios
en sus instalaciones, entendiéndose como tal, el procedimiento a seguir al
inicio de cada año escolar con la finalidad de tener registrados sus datos más
relevantes. Es así como anualmente se cumple con este proceso que implica
durante un lapso de tiempo llenar el formato correspondiente, para luego
distribuir la información obtenida para la generación de nóminas por grados y
de forma numeral. Adicional a este procedimiento y durante el periodo que
permanezca el estudiante inscrito, se debe llevar el registro de las
calificaciones obtenidas. Estos procesos implican una ardua y tediosa labor
administrativa, además de muchos inconvenientes al realizarlo. Por ello, se
determina la necesidad de implementar un sistema de información
automatizado que registre y controle de manera eficaz la inscripción y notas
de esta institución educativa, para lo cual se cuenta con el apoyo de todos
los involucrados y la disposición del equipo de desarrolladores de la
aplicación informática, constituido por los cursantes del Tercer Trayecto del
Programa Nacional de Formación en Informática del Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Trujillo.

Levantamiento de información

Para realizar el levantamiento de información se utilizaron los métodos

elementales y prácticos que a continuación se mencionan, ya que no existe
una gran complejidad en este proyecto, a pesar de su gran importancia y
alcance institucional.

8
  Entrevista semi-estructurada a través de las cuales se abordaron las
necesidades. Es de resaltar que al tratarse de entrevistas semi-
estructuradas, en ocasiones el personal entrevistado tenía opiniones fuera
del contexto estructurado, de lo cual surgieron ideas fuera de las que ya se
habían evaluado.
 Observación simple o no participante, la cual permite percibir algunos
procesos y problemas que no se aprecian en las entrevistas, ayudando a
determinar soluciones a situaciones que a veces pasan imperceptibles, pero
que podrían generar situaciones que atrasen los trabajos inherentes al caso.

9
 TÍTULO DEL PROYECTO

Sistema de Información Automatizado para el Registro y Control de

Inscripción y Notas de la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez”

Descripción del Problema

En los últimos años, las organizaciones tales como industrias,

compañías, centros educativos, entre otros; manejan un gran volumen de
datos y se han visto en la necesidad de emplear Sistemas de Información
Automatizados para obtener un flujo de información rápido, preciso, confiable
y seguro, con el objetivo de satisfacer sus requerimientos.
En este contexto, la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez”
ubicada en Mesa de Gallardo Municipio Trujillo, no utiliza ningún tipo de
sistema de información ya que todos sus procesos son realizados de forma
manual en todas sus áreas administrativas. La dirección de dicha institución
se encarga de llevar el control de los estudiantes, desde sus ingresos y
control de notas hasta la culminación de sus estudios primarios o durante su
permanencia en la misma. Las planillas de inscripción son guardadas en
carpetas con todos los datos respectivos del estudiante, padres y
representantes y posteriormente son almacenadas en un archivo vertical.
Debido a estos problemas y para hacer uso de las tecnologías de
información y comunicación, surge la necesidad de desarrollar un Sistema de
Información Automatizado para el registro y control de inscripción y notas, el
cual va a permitir rapidez, fiabilidad y eficiencia en el manejo de información
de los alumnos de la institución, trayendo beneficios inherentes a la
automatización de estos procesos.
El sistema de información como tal es caracterizado por un conjunto
de procedimientos organizados que se ejecutan siguiendo ciertas normas y

10
reglas, tomando en cuenta las entradas, los procesos y salida de
información, las cuales se proporcionan eficientemente para la toma de
decisiones y así permitir un mejor control en la organización.

Objetivos del Proyecto

Objetivo General

Implementar un Sistema de Información Automatizado para el registro

de inscripción y control de notas en la Escuela Bolivariana “Tobías Valera
Martínez”.

Objetivos Específicos

 Recopilar información acerca del proceso de inscripción y evaluación.

 Analizar la estructura de la información que contienen las planillas que
son llenadas para el proceso de inscripción y evaluación.
 Realizar el estudio de factibilidad.
 Diseñar un Sistema de Información Automatizado que permita realizar
el proceso de inscripción y control de notas de forma rápida, sencilla y veraz.
 Desarrollar un Sistema de Información Automatizado para el Registro
y Control de Inscripción y Notas de la Escuela Bolivariana “Tobías Valera
Martínez”.

Justificación

Las computadoras han ido avanzando en todos sus campos y

aspectos hasta nuestros días, y muy rápidamente; esto se debe en parte a
la facilidad, calidad y rapidez proporcionada por esta herramienta en algunas

11
actividades y en diversas áreas. Esta situación ha llevado a que algunas
organizaciones e instituciones actualicen y busquen adaptarse a las
propuestas exigentes de los nuevos tiempos. Tomando en cuenta las
necesidades de la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez” de
manipular información de forma rápida, sencilla, confiable y eficaz en los
procesos de registro de inscripción y control de notas de sus respectivos
alumnos, es conveniente hacer un estudio detallado de los procesos con el
fin de solucionar las posibles fallas, inconvenientes y atrasos en la ejecución,
que se pueden presentar; además, de establecer las necesidades y
requerimientos de los usuarios en los mencionados procesos.
El desarrollo de un Sistema de Información para la Escuela
Bolivariana “Tobías Valera Martínez” sería un importante avance y progreso
para la misma, debido a que permitiría el proceso y almacenamiento de la
información necesaria para los procesos de registro de inscripción y control
de notas de los alumnos, logrando mayor integridad y seguridad de los datos,
produciendo mejor servicio y facilitando las actividades de los usuarios. Esto
va a traer beneficios a la Institución, debido a que ofrecería ventajas como:
agilidad en el proceso de inscripción, evitará el extravío de documentos y la
pérdida de tiempo del personal buscando documentos duplicados o perdidos.
Mientras que, con respecto al control de notas, al contar con una información
organizada, se permite su uso oportuno en forma más rápida y segura; por lo
tanto, es posible ofrecer a los estudiantes un eficiente servicio académico,
además de garantizar un mejor control de los procesos académicos
principales, reduciendo pérdidas de información y facilitando la realización de
modificaciones pertinentes por parte de los usuarios autorizados.
De allí que, el Sistema de Información propuesto es un producto que
cumplirá con las expectativas y necesidades del plantel, representada en los
usuarios directos de los procesos de registro de inscripción y control de notas
de la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez”.

12
Estrategias de Desarrollo del Proyecto

Los sistemas de información automatizados sirven para diversas

finalidades que van desde el procesamiento de las actividades de una
institución hasta proveer de la información necesaria para la toma de
decisiones decidir sobre asuntos que se presentan con frecuencia.
En función del posible desarrollo del presente proyecto, debe tomarse
en cuenta algunos factores, tales como determinar con precisión lo que el
solicitante desea, para lo cual se recurrió a los métodos que ofrece la
ingeniería de software para establecer claramente lo que el cliente quiere.
Secuencialmente se determinó la factibilidad a nivel técnico, económico y
operacional, concibiéndose que desde el punto de vista de estos tres niveles,
el proyecto cuenta con una factibilidad alta, dado que puede ser desarrollado
con el software y el personal existente, económicamente no se requiere
inversión y operacionalmente los usuarios se muestran interesados en
obtener los beneficios que el sistema aportará, una vez implementado.

13
 Cronograma de Actividades

ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36
APROBACIÓN DEL PROYECTO
BUSCAR CONTACTO EN LA COMUNIDAD
DETERMINAR LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA S
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL
PROBLEMA
ELABORAR LOS OBJETIVOS GENERALES Y
ESPECÍFICOS
ELABORAR SOLICITUD DE ENTREVISTA
S
ANTE LA DIRECCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
ENTREGA DE SOLICITUD DE ENTREVISTA S
DISEÑAR EL INSTRUMENTO DE
RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
RECOPILAR LA INFORMACIÓN APORTADA
POR LA INSTITUCIÓN
ORGANIZAR LA INFORMACIÓN
RECOLECTADA
ANALIZAR Y DEPURAR LA INFORMACIÓN
D
RECABADA
REALIZAR EL ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD
MARCO LÓGICO
ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS
ÁRBOL DE PROBLEMAS
ÁRBOL DE SOLUCIONES
DISEÑO
PERIODO DE PRUEBA
IMPLANTACIÓN

14
Requerimientos Funcionales

Para el Personal Administrativo:

 Realizar el Proceso de inscripción.

 Registrar y controlar la estadística estudiantil.
 Modificar y actualizar la base de datos.
 Generar los distintos, listados, constancias y reportes.

Para el Personal Directivo:

 Realizar el Proceso de inscripción.

 Verificar y evaluar los datos emitidos.

Para el Personal Docente:

 Realizar el Proceso de inscripción.

 Realizar el proceso de evaluación.
 Realizar la certificación de notas en cada lapso y al final de cada año
escolar.
 Realizar el reporte estadístico mensual de los alumnos inscritos en
cada grado.

Para la comunidad:

 Facilitar información solicitada para realizar la inscripción.

 Solicitar las diferentes constancias emitidas por la institución.

15
Metodología del Sistema a Utilizar

El marco metodológico lo constituye un cuerpo de conocimientos que

describe y analiza el método a emplear en el presente proyecto,
considerando los puntos fuertes que lo hacen ser calificado como el ideal
para el avance del mismo. En este sentido, se elige la Metodología de
Prototipado Rápido (MPR), haciendo a continuación una breve presentación
de la misma.

Definición de Metodología de Prototipado Rápido

La Metodología de Prototipado Rápido, MPR, está orientada al

desarrollo de prototipos y fuertemente apoyada en tecnología de Bases de
Datos y herramientas visuales para Desarrollo Orientado a Objetos. En MPR
se concentra un gran esfuerzo en la involucración del Usuario en dos fases
fundamentales: la definición del problema que se va a abordar y en la
ejecución de las pruebas, donde además se potencia el uso de lenguajes de
cuarta generación utilizados como lenguajes de consulta para verificar la
estructura y funcionalidad del prototipo desarrollado, asegurándose de que
su diseño responde a las definiciones especificadas.
Como se ha expuesto, la idea fundamental de MPR es el
desarrollo de prototipos. Un prototipo es un modelo inicial de lo que al
final se corresponderá con la Base de Datos definitiva y sus
procedimientos asociados. Este prototipo se someterá a pruebas para
comprobar su funcionalidad, de las que surgirán modificaciones que
darán origen a un segundo prototipo, versión mejorada y posiblemente
ampliada del primero, el cual se volverá a probar, repitiéndose
sucesivamente el proceso hasta alcanzar el prototipo definitivo.

16
 La responsabilidad y ejecución de estas pruebas fundamentalmente
recae, como ya se ha mencionado, en el propio usuario, quien deberá
comprobar que el prototipo resultante es capaz de resolver todos los
problemas planteados en el momento de la definición de las
especificaciones del proyecto.

Representación gráfica de las fases en que se compone la MPR

17
Marco Lógico

Análisis de Involucrados

Involucrados Intereses Problemas Alternativas

Agilizar el flujo de la Riesgo de pérdida de Implantación de un sistema

información involucrada información. automatizado de inscripción
a lo largo del proceso Demora en la entrega de que puedan agilizar los
de inscripción y control cualquier documento procesos manuales.
de notas. solicitado. Contar con un plan de
Manejo óptimo del Se acumula demasiado seguridad y respaldo, que
Personal
tiempo destinado a la trabajo. permita rescatar los datos en
Administrativo
búsqueda de caso de cualquier eventualidad.
información y Recibir asesoramiento en el
documentos. manejo del Sistema
Automatizado para el Registro
y Control de Inscripción y
Notas.
Lentitud del proceso. Llenado de formatos de Disponer de un sistema
Descontrol y falta de inscripción, actas de automatizado que evite los
seguridad en los datos. promoción con las inconvenientes que se
respectivas notas, entre presentan estos procesos se
Poder determinar los otros, conlleva mucho realizan de forma manual.
Docentes alumnos inscritos para tiempo y representa un
el llenado de notas. trabajo tedioso al tener
que hacerlo con mucho
cuidado porque este tipo
de documentos no debe
llevar enmiendas.
Ofrecer un servicio de Manipular los requisitos y Instalar un soporte técnico
calidad a la comunidad llevar fichas se pueden confiable y acorde a los
donde está inmersa la prestar a la pérdida y avances de la era tecnológica
Escuela Bolivariana alteración. de la información.
Tobías Valera Controlar la inscripción y
Directivos Martínez, al agilizar el registro de notas por
proceso que conlleva la curso y sección del
búsqueda de plantel, es un proceso
información de forma lento que requiere de
manual. varios días para realizarlo
de forma organizada.
Ser atendidos con Obtener un documento Automatizar este tipo de
eficacia al momento de emanado por la labores para que se produzcan
requerir algún institución requiere ser en el menor tiempo posible.
Comunidad
documento de la solicitado con mucha
(estudiantes)
institución. antelación, lo que trae
inconvenientes y
disgustos.

18
19
Estudio de la Factibilidad

El estudio de factibilidad permite conocer qué tan exitoso puede ser un

proyecto, indica lo que se requiere tanto en factor técnico, económico como
operativo y así, llegar a cumplir el objetivo final, implementar un Sistema de
Información Automatizado para el registro y control de inscripción y notas en
la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez”.
Con este estudio se pretende demostrar que el proyecto posee un
alto índice de factibilidad y generará un mayor beneficio en lo referente a
procesos que involucran la elaboración del mismo.

Factibilidad Técnica

 A nivel de Hardware:
Al evaluar los requerimientos mínimos de hardware y compararlos con
las tecnología existente en la institución se llega a la conclusión de que la
misma no tendrá que realizar inversiones de ningún tipo (repotenciación o
actualización); ya que los mismos satisfacen los requerimientos establecidos
tanto para el desarrollo como para la puesta en funcionamiento del sistema
propuesto.

 A nivel de Software:
El software necesario para el desarrollo y puesta en marcha del
proyecto es de fácil acceso ya que se trata de software con licencia libre y
por ende no es necesario realizar alguna inversión para la adquisición de la
misma, el equipo computacional donde se ejecutará también contará tanto
con el sistema operativo como los programas de servicios basados en
licencias libres.

20
Factibilidad Operativa

La elaboración de este proyecto no afectará la estructura

organizacional, ya que su alcance operativo, no involucrará a personas
ajenas a las que ya tienen establecido un rol dentro de la institución, debido a
que aunque manejarán un instrumento desconocido recibirán un curso de
capacitación que les garantizará el buen manejo y funcionamiento del mismo.
Por otro lado, su operatividad influirá en el tiempo de respuesta y la
efectividad del personal a la hora de cumplir sus actividades, sin intervenir
en ningún cambio de la organización.

Factibilidad Económica

Como ya se mencionó en el estudio de factibilidad técnica, la Escuela

Bolivariana “Tobías Valera Martínez” cuenta con las herramientas necesarias
para la implementación del proyecto, así como también con un personal
dispuesto a recibir el adiestramiento necesario para manipular la nueva
aplicación informática, por lo cual el desarrollo de la propuesta no requerirá
de una inversión inicial.
Por el contrario, se puede afirmar que gracias a la automatización de
este proyecto, se reducen y se aligeran las cargas laborales del personal,
que normalmente dedican bastante tiempo durante sus jornadas laborales a
atender exclusivamente funciones relacionadas con los procesos que
originaron este sistema automatizado, y por tal motivo, se puede emplear el
tiempo que se ahorran con su puesta en funcionamiento, en otras actividades
laborales.

21
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL ESTADO TRUJILLO
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN INFORMÁTICA

DOCUMENTO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL

SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO Y
CONTROL DE INSCRIPCIÓN Y NOTAS DE LA ESCUELA BOLIVARIANA
“TOBÍAS VALERA MARTÍNEZ”

Propuesto por:
Castellanos B. Karyn J.
Castellanos B. Yackson
Domínguez Doris.
Gómez V. Eddy.
Uzcátegui Greisy.
Viloria Yuseth.

MAYO DE 2010

22
1. INTRODUCCIÓN

El Sistema de Información Automatizado para el Registro y Control de

Inscripción y Notas de la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez” será
el responsable de gestionar el registro y control de inscripción y notas de los
estudiantes de la mencionada institución educativa. La aplicación será capaz
de almacenar información referente a los datos de los estudiantes inscritos
en la misma así como las calificaciones obtenidas durante su permanencia
allí, y que sea susceptible de ser utilizada por el personal autorizado de la
Escuela para el debido procesamiento en función de prestar un servicio
administrativo de calidad a la comunidad estudiantil.
Este documento está dividido en las siguientes secciones principales:
introducción, descripción general y requisitos específicos, con sus
respectivas sub-secciones.
Entre los contactos principales del proyecto por parte del cliente,
tenemos a la Lcda. Rosa Núñez, Sub- Directora; las Docentes: Lcda. Lennis
González, Lcda. Janet Rivero, Lcda. Maritza Castellanos; la Coordinadora de
Estadística T.S.U. Karim Matheus; y Administrativo Br. Yris Bastidas.

1.1 PROPÓSITO

Este documento recoge la especificación de requisitos así como la

documentación correspondiente al análisis de la aplicación. A partir de él se
pretende establecer un diseño que se ajuste a los requerimientos aquí
expuestos, luego de realizar un estudio de reutilización con la finalidad de
determinar componentes ya disponibles, que se ajustan a los requisitos y que
se puedan incorporar en el diseño de un Sistema de Información
Automatizado para el Registro de Inscripción y Control de Notas en la
Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez”.

23
1.2 ÁMBITO DEL SISTEMA

El proyecto tendrá por nombre Sistema de Información Automatizado

para el Registro de Inscripción y Control de Notas en la Escuela Bolivariana
“Tobías Valera Martínez”. Como su nombre lo indica, a través del mismo se
llevará el registro y control en forma automatizada de la inscripción y notas
de los estudiantes que cursan en la Escuela Bolivariana “Tobías Valera
Martínez”. Se considera que el mismo tendrá un importante alcance, debido
a que no sólo servirá para esta institución educativa, sino también para otras,
ya que será capaz de adaptarse a cualquier otro organismo académico que
posea los mismos requerimientos.

1.3 DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS

 Diagrama de Uso: Describe lo que hace un sistema desde el punto de

vista de un observador externo, debido a esto, un diagrama de este tipo
generalmente es de los más sencillos de interpretar en UML, ya que su razón
de ser se concentra en qué hace el sistema, a diferencia de otros diagramas
que intentan dar respuesta a cómo logra su comportamiento el sistema.
 Diagrama de Actividad: Demuestra la serie de actividades que deben
ser realizadas en un caso de uso, así como las distintas rutas que pueden
irse desencadenando en el uso-caso.
 Diagrama de Clases: Representa las clases que serán utilizadas
dentro del sistema y las relaciones que existen entre ellas. Los diagramas de
clases por definición son estáticos, esto es, representan qué partes
interactúa entre sí, no lo que ocurre cuándo.
 IEEE (leído i-e-cubo en España e i-triple-e en Latinoamérica):
Corresponde a las siglas de Instituto de Ingenieros Electricistas y
Electrónicos, una asociación técnico-profesional mundial dedicada a la
estandarización, entre otras cosas.

24
  Requerimientos: Es una necesidad documentada sobre el contenido,
forma o funcionalidad de un producto o servicio.
 UML: Siglas en inglés de Lenguaje Unificado de Modelado (Unified
Modeling Language). Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar,
construir y documentar un sistema.

1.4 REFERENCIAS

Estándar IEEE (1993). Software Engineering Standards Committee of

the IEEE Computer Society.

1.5 VISIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO

El documento se divide en tres partes, en las cuales se describen los

factores generales que afectan al producto y sus requerimientos. Además, se
realiza un análisis de la aplicación para lo cual se incluyen diagramas,
especificación de procesos, entre otros; siguiendo las recomendaciones del
estándar [IEEE93] en cuanto a la organización de los distintos apartados así
como el contenido de cada uno de ellos.

2 DESCRIPCIÓN GENERAL

2.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO

El producto a ser implementado es independiente de otros sistemas
automatizados, pues la institución no cuenta con ningún recurso de este tipo.

2.2 FUNCIONES DEL PRODUCTO

Entre las principales funciones requeridas están:

1. Ingresar, modificar, consultar y eliminar Datos del Alumno.
2. Ingresar, modificar y consultar Calificaciones del Alumno.

25
 3. Generar los siguientes reportes: Nómina por Grado, Matrícula
Numeral, Constancia de estudios, Constancia de Promoción, Constancia de
Conducta, Boleta de Retiro.

2.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS USUARIOS

Los usuarios están definidos por las personas que necesitan la

aplicación y quienes facilitan la información para la comprensión de cada
proceso, proporcionan las herramientas de hardware para la implantación del
sistema, ponen a disposición de los desarrolladores los recursos necesarios
para su culminación, así como también son quienes probarán y aprobarán la
aplicación. En este caso, los usuarios finales son profesionales en el área de
educación, con conocimientos mínimos en el área de computación, pero con
disposición de adquirir adiestramiento sobre el uso del sistema automatizado
a ser implementado.

2.4 RESTRICCIONES

Dado que se cuenta con las herramientas necesarias para la

implementación del proyecto, puesto que se dispone de los requerimientos
mínimos en cuanto a hardware y software, así como también con la
disposición del personal involucrado para colaborar en la ejecución del
mismo, se puede afirmar que no existen restricciones en su desarrollo. De
manera que el objetivo final, como lo es la implementación del Sistema de
Información Automatizado para el Registro y Control de Inscripción y Notas
de la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez”, posee un alto índice de
factibilidad y generará beneficios en lo referente a los procesos que
demandan la elaboración del mismo.

26
2.5 SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS

Los requerimientos se asumen para un sistema desarrollado en

software libre, con la suficiente eficacia para obtener los resultados en un
tiempo razonable. No existen otros requerimientos como tiempo de
respuesta, limitaciones de memoria, entre otros.

2.6 REQUISITOS FUTUROS

El sistema será capaz de adaptarse a futuras mejoras, por ejemplo,

generar nóminas de personal, constancias de trabajo, entre otras; lo cual
pudiera analizarse e implementarse en el futuro.

3 REQUISITOS ESPECÍFICOS

3.1 INTERFACES EXTERNAS

El propósito de este apartado es documentar las interfaces externas,

detallando las entradas y salidas del presente sistema de software.

3.1.1 De usuario:
En vista de que el cliente no especificó estilo, colores o cualquier otra
característica del producto, los desarrolladores ofrecen acatar los principios
relevantes para el diseño e implementación de Interfaces de Usuario en su
inminente desarrollo.

3.1.2 De Hardware, Software y Comunicación:

Con referencia a estos tipos de interfaces, la comunicación electrónica
a través de la cual estará conectado el conjunto de hardware, software y
bases de datos, conseguirá un alto grado de conectividad, logrando así el

27
adecuado acceso a todos los recursos computacionales donde se ejecutará
la aplicación.

3.2 FUNCIONES

Para determinar las acciones fundamentales que debe realizar el

software al recibir información, procesarla y originar resultados, se procedió a
emplear estrategias de recolección de datos, tal como se describe a
continuación.

Inicio:
1. Se identifica la necesidad de desarrollar un sistema de información
automatizado para el registro y control de inscripciones y notas que
beneficiará a toda la comunidad de la Escuela Bolivariana “Tobías
Valera Martínez”, ubicada en el sector Mesa de Gallardo, Parroquia
Cruz Carrillo del Municipio Trujillo, Edo Trujillo.
2. Se definen claramente los participantes y/o interesados. En este caso,
las personas interesadas en el mejor desenvolvimiento del manejo de
la información en los procesos de inscripción y notas (Personal
directivo, Personal Docente, Personal Administrativo, Comunidad
Estudiantil).
3. Se crea una lista de personas que contribuirán durante la obtención de
requisitos.
4. Se da inicio a reuniones con grupos de interesados para conocer sus
necesidades e ideas con relación al sistema automatizado.
5. Se formulan las primeras preguntas con el objetivo de establecer una
comprensión básica del problema, la naturaleza de la solución que se
desea y la efectividad de la comunicación entre el cliente y el
desarrollador.

28
Obtención:
Aplicación de Técnicas
La herramienta QFD permite aplicar metodologías para obtener las
necesidades reales del cliente; de acuerdo a la situación se aplican
herramientas específicas. La metodología Blizt QFD no requiere utilizar un
software específico y permite obtener las necesidades a través del contacto
directo con los usuarios, clasificando las diferentes verbalizaciones para así
priorizar necesidades, estableciendo jerarquía entre ellas. Los 7 pasos que
abarca la metodología permiten estructurar el conjunto de necesidades que
se han reflejado en las diferentes entrevistas realizadas al personal que
labora en la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez”.
De allí se recoge que las actividades llevadas a cabo en los procesos
de inscripciones y notas son realizadas por dos (2) secretarias y seis (6)
Docentes, mientras que el personal directivo sólo se encarga de tomar
decisiones, aprobando o desaprobando dichos procesos; avalando los
resultados finales con la entrega de la planilla de inscripción o certificados de
calificaciones.
Paso 1. Obtener la voz del cliente
Al inicio se tomó al personal administrativo, docente y directivo para la
realización de una entrevista estructurada, la cual fue ejecutada de forma
individual a cada docente, secretaria y directivos de la escuela, arrojando una
coincidencia acerca de que la forma en que se llevan a cabo actualmente las
inscripciones y control de calificaciones no son las más idóneas; es por eso
que se tiene la necesidad de un sistema de información que realice los
procesos de forma automatizada.
Paso 2. Clasificar las verbalizaciones del cliente
En esta etapa clasificaremos las verbalizaciones obtenidas a través de
las herramientas convencionales para el levantamiento de información

29
aplicadas al cliente, como lo son las entrevistas estructuradas y no
estructuradas, observaciones directas, entre otras.
Los clientes entrevistados en la Escuela Bolivariana “Tobías Valera
Martínez” fueron la Sub- Directora Lcda. Rosa Núñez; las Docentes: Lcda.
Lennis González, Lcda. Janet Rivero, Lcda. Maritza Castellanos;
Coordinadora de Estadística T.S.U. Karim Matheus; Administrativo Br. Yris
Bastidas; de las cuales se obtuvieron verbalizaciones similares y las mismas
se mencionan a continuación:
Con relación a los problemas que se presentan con el sistema manual
actualmente utilizado para el registro y control de inscripción y notas,
manifestaron lo siguiente:
- Existe un gran volumen de documentación dentro de la oficina.
- Retraso al momento de realizar las inscripciones.
- Acumulación de documentos por archivar.
- Pérdida de documentos.
- Almacenamiento de la información de forma obsoleta.
- Demora en entrega de documentos solicitados.
- El proceso de búsqueda en los archivos físicos es lento.
Con respecto a la manera o forma como llevan el sistema actual, las
personas entrevistadas verbalizaron lo siguiente:
- Al momento de realizar la inscripción se le toman al representante
todos los datos personales del alumno y de los padres, así como también los
datos de su ambiente familiar y los antecedentes del niño, toda esta
información es escrita en una planilla que posteriormente será archivada y a
la vez servirá como constancia de que la inscripción fue realizada
satisfactoriamente.
- El personal entrevistado manifestó que la forma de evaluar a los
alumnos es descriptiva y se realiza tomando en cuenta todas las habilidades
y destrezas que el alumno obtuvo durante el lapso correspondiente, este

30
proceso se realiza cada tres meses, es llenado de forma manual por cada
docente de aula y posteriormente entregado a la dirección del plantel, donde
será evaluado por el personal directivo para luego ser firmado, sellado y
entregado a los representantes. Al finalizar los tres lapsos, se realiza una
asignación de una letra que representará el nivel de calificación del alumno,
ésta es otorgada de acuerdo a las descripciones obtenidas en cada lapso,
dichas asignaciones son plasmadas en un libro de control de evaluaciones.
Con respecto a las posibles soluciones aportadas por el personal
entrevistado, se obtuvo lo siguiente:
- La necesidad de implementar un sistema de información automatizado
que permita llevar el registro y control de inscripción y notas de forma más
rápida y eficiente.
- Emitir reportes, listados y constancias con eficiencia al momento de
efectuarse una solicitud.
- Un sistema que evite las grandes cantidades de papel acumulado.
- Que el sistema permita la reducción del espacio físico utilizado
actualmente para archivar los documentos generados al realizar este
procedimiento de forma manual.
Paso 3. Estructurar las necesidades del cliente
Con respecto a esta etapa analizaremos las verbalizaciones para así
extraer las necesidades encontradas por los desarrolladores.
- La necesidad de implantar un sistema de información automatizado
que permita llevar el registro y control de inscripción y notas de forma más
rápida y eficiente.
- Un Sistema que permita disminuir el uso de material de oficina.
- Que el sistema permita la reducción del espacio físico utilizado
actualmente para archivar los documentos generados al realizar este
procedimiento de forma manual.

31
 - Un sistema que permita que la información sea fácilmente localizada y
tratada.
- Un sistema que nos permita asignar automáticamente al alumno al
grado correspondiente para así obtener la cantidad de inscritos por grado.
- Se requiere una actualización automática de la base de datos al final
de cada año escolar con el fin de realizar inscripciones solamente al nuevo
ingreso.
- Crear una base de datos que guarde debidamente la información
necesaria para generar los reportes, listados y constancias al momento de
ser solicitados.
- Llevar un control de estadística exclusivo de los registros que tienen
relación con el Ministerio del Poder Popular para la Educación.
Paso 4. Analizar las estructura de las necesidades del cliente
En esta etapa de la metodología se da jerarquía a las necesidades
obtenidas o definidas como resultado del análisis hecho a las verbalizaciones
y de igual forma se define la dependencia que tiene una necesidad de otra. A
continuación, se presentan las necesidades que tienen prioridad en
abordarse para la solución del problema.

Nro. Necesidades encontradas.

Implantar un sistema de información automatizado que permita llevar
1
el registro y control de inscripción y notas
Actualización automática de la base de datos al final de cada año
2 escolar, con el fin de realizar inscripciones solamente al nuevo
ingreso.
Crear una base de datos que guarde los reportes, listados y
3
constancias.
Llevar un control de estadística exclusivo de los registros que tienen
4
relación con el Ministerio del Poder Popular para la Educación.
Un sistema que nos permita asignar automáticamente al alumno al
5 grado correspondiente para así obtener la cantidad de inscritos por
grado.

32
 Emitir reportes, listados, constancias, que permitan alcanzar la
6
eficiencia al momento de efectuarse una solicitud.
7 Sistema que permita disminuir el uso de material de oficina.
8 Sistema que permita la reducción de espacio físico.

Paso 5. Priorizar las necesidades del cliente

Luego de estructurar las necesidades, las mismas fueron mostradas al
cliente; el cual manifestó estar de acuerdo con la manera en la que se
jerarquizó las mismas.

Nro. Necesidades encontradas.

Implantar un sistema de información automatizado que permita llevar
1 el registro y control de inscripción y notas de forma más rápida y
eficiente.

Emitir reportes de inscripción, nómina escolar por grado, constancia

2 de estudio y de promoción que permitan agilizar el proceso al
momento de hacerse efectiva una solicitud.

3 Un sistema que evite las grandes cantidades de papel acumulado.

Que el sistema permita la reducción de espacio físico utilizado para
4
su funcionamiento.

Paso 6. Desplegar las necesidades prioritizadas.

El Sistema de Información Automatizado para el Registro y Control de
Inscripción y Notas realizará el proceso de inscripción de una manera más
rápida y eficaz, almacenando toda la información suministrada por el
representante en una base de datos que posteriormente servirá para ser
consultada, actualizada, modificada o eliminada y, a partir de allí, generar
reportes, listados y constancias de una manera más rápida. El sistema a su
vez, realizará una actualización automática cada fin de año escolar, con la

33
finalidad de realizar inscripciones solamente al nuevo ingreso ya que los
datos de los alumnos inscritos permanecen registrados en la base de datos.
Paso 7. Analizar sólo las relaciones prioritarias a detalle.
El producto ofrecido a la Escuela Bolivariana “Tobías Valera Martínez”
solventará en gran medida una cantidad de inconvenientes que se vienen
suscitando en cuanto a algunas labores administrativas que deben realizarse
con cierta regularidad, además de permitir dar respuesta satisfactoria a la
comunidad involucrada debido a que serán atendidos sus pedidos con
celeridad y eficiencia.

Actores del Sistema de Información Automatizado para el Registro y

Control de Inscripción y Notas de la Escuela Bolivariana “Tobías Valera
Martínez”

Este apartado contiene los diferentes actores que se han identificado,

especificados mediante la plantilla para actores de casos de uso.

ACT–01 Personal Administrativo

Descripción Se encarga de realizar las distintas constancias y llevar el control
estadístico de los estudiantes inscritos en la escuela.
Comentarios Sin Comentarios

ACT–02 Personal Directivo

Descripción Se encarga de coordinar y supervisar todas las actividades
realizadas por el personal administrativo y docente para la toma de
decisiones.
Comentarios Sin Comentarios

34
ACT–03 Personal Docente
Descripción Se encarga de realizar los procesos de inscripción y evaluación de
los alumnos correspondientes a cada grado.
Comentarios Sin comentarios

ACT–04 Comunidad
Descripción Se encargan de facilitar la información solicitada por el personal
docente para llevar a cabo el proceso de inscripción de su
representado y, a su vez, puede hacer solicitud de las diferentes
constancias emitidas por la institución.
Comentarios La comunidad podría ser integrada por Padres y Representantes o
Estudiantes egresados de la institución

Requerimientos Funcionales

Para el Personal Administrativo:

 Realizar el proceso de inscripción.
 Registrar y controlar la estadística estudiantil.
 Modificar y actualizar la base de datos.
 Generar los distintos, listados, constancias y reportes.

Para el Personal Directivo:

 Realizar el proceso de inscripción.
 Verificar y evaluar los datos emitidos.

Para el Personal Docente:

 Realizar el proceso de inscripción.
 Realizar el proceso de evaluación.
 Realizar la certificación de notas en cada lapso y al final de cada año
escolar.

35
  Realizar el reporte estadístico mensual de los alumnos inscritos en
cada grado.
Para la comunidad:
 Facilitar información solicitada para realizar la inscripción.
 Solicitar las diferentes constancias emitidas por la institución.

Modelado Del Sistema

Especificaciones de Casos de Uso:

Código CU01
Caso de Uso Ingresar datos del estudiante.
Actor Primario Personal administrativo, directivo y docente.
Meta Registrar en el sistema la información correspondiente al
estudiante para realizar la inscripción.
Condiciones Que cumpla con los requisitos exigidos por la institución (recaudos
Previas solicitados).
Activador Personal administrativo, directivo y docente.
Escenarios El operador debe llamar a la pantalla de inscripción del sistema
para luego llenar con los datos del estudiante y representante, y
tener un registro exitoso.
Excepciones

Código CU02
Caso de Uso Modificar datos del estudiante.
Actor Primario Personal administrativo, directivo y docente.
Meta Verificar en el sistema datos del estudiante o representante para
luego insertar datos faltantes o modificar cualquier error cometido
al realizar la inscripción.
Condiciones Que el estudiante esté inscrito.
Previas
Activador Personal administrativo, directivo y docente.
Escenarios El operador al llenar la base de datos puede cometer un error o
faltarle algunos datos y en este proceso se puede modificar o
corregir cualquier dato.
Excepciones Los datos del estudiante sólo pueden ser manejados o modificados
por el personal autorizado de la institución.

36
Código CU03
Caso de Uso Consultar datos de estudiante.
Actor Primario Personal administrativo, directivo y docente.
Meta Visualizar en el sistema datos del estudiante para verificar
cualquier información que se necesite.
Condiciones Que los datos del estudiante deben estar previamente registrados
Previas por parte del personal autorizado de la Institución.
Activador Personal administrativo, directivo y docente.
Escenarios El operador debe acceder al sistema para luego poder consultar al
estudiante que él desea.
Excepciones

Código CU04
Caso de Uso Eliminar estudiante.
Actor Primario Personal administrativo, directivo y docente.
Meta Egresar del sistema al estudiante tanto sea por retiro de la
institución o por haber aprobado todos los grados correspondientes
en la misma.
Condiciones Que los datos del estudiante deben estar previamente registrados
Previas por parte del personal autorizado de la Institución.
Activador Personal administrativo, directivo y docente.
Escenarios El operador debe abrir el sistema para luego seleccionar al
estudiante que desea egresar de la base de datos o del sistema.
Excepciones

Código CU05
Caso de Uso Seguridad.
Actor Primario Personal administrativo, directivo y docente.
Meta Que todos los datos existentes en el sistema estén seguros ante
personas inexpertas o ajenas a la institución y sólo pueda ser
manejado por el personal autorizado.
Condiciones El sistema ya tendrá almacenados los códigos de acceso
Previas permitidos con los cuales comparará el ingresado por el usuario
para luego permitir el acceso.
Activador Personal administrativo, directivo y docente.
Escenarios El operador antes de abrir el sistema debe introducir un código de
acceso, de lo contrario no podrá tener acceso al sistema.
Excepciones

37
Código CU06
Caso de Uso Registrar calificaciones del estudiante.
Actor Primario Docente y directivo.
Meta Ingresar al sistema las calificaciones cualitativas correspondientes
a cada estudiante registrado en el sistema que actualmente esté
cursando estudios.
Condiciones Que las calificaciones hayan sido aprobadas por el personal
Previas encargado para luego ser ingresadas al sistema.
Activador Docente y directivo.
Escenarios El operador llama a una pantalla de ingreso para registrar las
calificaciones y poder emitir una boleta de lapso y guardarla en una
base de datos que al fin del año escolar dará la calificación con la
cual aprobó el año.
Excepciones

Código CU07
Caso de Uso Modificar calificaciones del estudiante.
Actor Primario Docente y directivo.
Meta Cambiar las calificaciones del estudiante en caso de que se haya
cometido un error al pasarlas al sistema.
Condiciones Que las calificaciones hayan sido ingresadas en la base de datos.
Previas
Activador Docente y directivo.
Escenarios El operador llama a la pantalla de registro de calificaciones y luego
utiliza la opción modificar para hacer las correcciones
correspondientes.
Excepciones Las calificaciones sólo se pueden modificar por el personal
autorizado de la institución

Código CU08
Caso de Uso Consultar calificaciones del estudiante.
Actor Primario Personal administrativo, directivo y docente.
Meta Observar mediante el sistema las calificaciones del estudiante para
verificar cualquier calificación o emitir una constancia de notas.
Condiciones Que las calificaciones hayan sido ingresadas en la base de datos.
Previas
Activador Personal administrativo, directivo y docente.
Escenarios El operador debe abrir el sistema para luego consultar las
calificaciones del estudiante que él desea.
Excepciones Las calificaciones del estudiante deben ser consultadas por parte
del personal autorizado de la institución.

38
Código CU09
Caso de Uso Seleccionar reportes.
Actor Primario Personal administrativo.
Meta Generar los tipos de reportes que se obtienen del sistema
implementado en la institución.
Condiciones La información requerida a través de los reportes debe estar
Previas registrada en el sistema.
Activador Personal administrativo.
Escenarios El operador debe abrir la opción reportes para seleccionar el que
desea procesar.
Excepciones

Código CU10
Caso de Uso Nómina por grado.
Actor Primario Personal administrativo.
Meta Generar el listado de la matricula nominal de la institución
disgregada por cada grado o sección.
Condiciones Los estudiantes deben haber sido inscritos en la institución.
Previas
Activador Personal administrativo.
Escenarios El operador debe abrir la opción Reportes y seleccionar Nómina
por Grado.
Excepciones Los reportes sólo pueden ser procesados por el personal
encargado.

Código CU11
Caso de Uso Matrícula Numeral.
Actor Primario Personal administrativo.
Meta Generar la matrícula que posee la institución, disgregada por sexo,
grado y sección.
Condiciones La matrícula debe estar registrada en la base de datos.
Previas
Activador Personal administrativo.
Escenarios El operador debe abrir la opción reportes y seleccionar Matrícula
Numeral.
Excepciones Los reportes sólo pueden ser procesados por el personal
encargado.

39
Código CU12
Caso de Uso Generar Constancia de Estudio.
Actor Primario Personal administrativo.
Meta Obtener constancia de estudio.
Condiciones El estudiante debe estar inscrito en la institución.
Previas
Activador Personal administrativo.
Escenarios El operador debe abrir la opción Reportes y seleccionar
Constancia de Estudio.
Excepciones Los reportes sólo pueden ser procesados por el personal
encargado.

Código CU13
Caso de Uso Generar Constancia de Promoción.
Actor Primario Personal administrativo.
Meta Obtener constancia de promoción.
Condiciones El estudiante debe haber sido promovido en algún grado cursado
Previas en la institución.
Activador Personal administrativo.
Escenarios El operador debe abrir la opción reportes y seleccionar Constancia
de Promoción.
Excepciones Los reportes sólo pueden ser procesados por el personal
encargado.

Código CU14
Caso de Uso Generar Constancia de Conducta.
Actor Primario Personal administrativo.
Meta Obtener Constancia de Conducta.
Condiciones El estudiante debe haber cursado estudios en la institución.
Previas
Activador Personal administrativo.
Escenarios El operador debe abrir la opción reportes y seleccionar Constancia
de Conducta.
Excepciones Los reportes sólo pueden ser procesados por el personal
encargado.

40
Código CU15
Caso de Uso Generar Boleta de Retiro.
Actor Primario Personal administrativo.
Meta Obtener Boleta de Retiro.
Condiciones El estudiante debe haber cursado estudios en la institución.
Previas
Activador Personal administrativo.
Escenarios El operador debe abrir la opción reportes y seleccionar Boleta de
Retiro.
Excepciones Los reportes sólo pueden ser procesados por el personal
encargado.

Diagramas del Sistema Propuesto

Casos de Uso

41
42
3.3 REQUISITOS DE RENDIMIENTO

Se espera que el sistema propuesto alcance el nivel de rendimiento

esperado, con fundamento en que se cuenta con los recursos de hardware y
software aptos para su óptimo funcionamiento.

3.4 RESTRICCIONES DEL DISEÑO

El producto será desplegado en software libre por un equipo de

desarrolladores que cursan el Programa Nacional de Formación en
Informática en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo.

43
3.5 ATRIBUTOS DEL SISTEMA

Entre los atributos propios de este software, se pueden mencionar los

siguientes:

3.5.1 Fiabilidad: El sistema cumplirá con la fiabilidad requerida al

momento de la entrega.

3.5.2 Seguridad: El software garantizará su protección ante el acceso

accidental, malintencionado, modificación o destrucción, pudiendo incluirse la
necesidad de que la integridad de datos sea invulnerable.

3.5.3 Mantenimiento: El software será capaz de facilitar su propio

mantenimiento.

3.5.4 Portabilidad: La aplicación podrá ser colocada en otros equipos

de computación y otros sistemas operativos aparte del que está destinada, al
igual que podrá ser adaptable a otras instituciones educativas.

44
 CONCLUSIONES

El presente proyecto ha llevado a cabo un diagnóstico de necesidades

de tipo informático, específicamente en la Escuela Bolivariana “Tobías Valera
Martínez”. El propósito de ello ha sido, detectar una necesidad factible de
solucionar a través de un sistema automatizado. Para alcanzar tal fin, se
recurrió en primer lugar al abordaje de la institución, surgiendo una idea de
trabajo, la cual fue aceptada por el equipo encargado de aprobar los
proyectos adscritos al Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo.
Una vez aprobado, se prosiguió con las visitas en el plantel con la finalidad
de obtener a través de entrevistas y de la observación directa información
acerca de cómo se llevan a cabo los diferentes procesos que involucran el
registro y control de inscripción y notas, permitiendo enfocar de manera
precisa algunos problemas y virtudes de todos los procesos envueltos en la
situación a tratar.
Ejecutados los pasos anteriormente descritos, se realiza el estudio de
factibilidad, arrojando éste que el proyecto es altamente factible desde los
puntos de vista técnicos, operacionales y económicos; en función de lo cual
debe seguir cumpliéndose con las siguientes etapas como lo son el diseño y
posterior desarrollo del Sistema de Información Automatizado para el
Registro y Control de Inscripción y Notas de la Escuela Bolivariana “Tobías
Valera Martínez”.

45
 RECOMENDACIONES

 Dar continuidad al desarrollo de la aplicación informática hasta su

término, debido a los múltiples beneficios que conlleva para la institución su
implementación.
 Tomar en cuenta en todo momento al personal involucrado en este
proyecto se considera sumamente importante para la institución y servirá
para lograr un producto terminado que cumpla eficazmente con los fines para
los que fue inicialmente concebido.

46
Anexos

47