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LIBRETO
Dir. Administrativa Nancy Delgado: Buenos Días el motivo de esta reunión es para
exponer la situación que se viene presentando en el Área de proyectos, un cliente manifestó
su preocupación por que no ha visto avance en la entrega de los productos de la matriz
ambiental según cronograma inicialmente acordado y contratado, ya que les urge obtener la
certificación de calidad en la respectiva norma implementada.
En la reunión de avance de proyectos y ejecución presupuestal que hacemos semanalmente
con la Ing. Tatiana, detectamos que efectivamente no se está cumpliendo con el cronograma
de actividades, y nos preocupa ya que tenemos fechas programadas para la auditoria de
certificación y el cliente ve estas falencias de incumplimiento que pueden afectar su
certificación y nuestra reputación.
Posteriormente sostuve una reunión con el Ing. Fabián, en donde me dio a conocer la
sobrecarga de actividades actuales por el crecimiento de la empresa lo cual es el motivo del
incumplimiento, por lo que el objetivo hoy es que revisemos el proceso y podamos plantear
una solución que nos permita trabajar organizadamente y cumplir ante nuestros clientes,
dado que tenemos 2 Ingenieros ambientales y no entiendo lo manifestado por Fabián, por lo
que Tatiana por favor explíquenos como se distribuyen las tareas en este equipo.
Directora de Proyectos (Tatiana): Nancy, Mayerly se contrató sin experiencia, por lo que
se requeriría de tiempo adicional de Fabián para capacitarla y enseñarle y con la contingencia
que tenemos actualmente no podemos sacrificar más tiempo.
Asesor de proyectos Junior (Mayerly): Perdón, Ingeniera Tatiana, pero en varias ocasiones
le he comentado al Ing. Carlos, que puedo ayudarle con otras actividades de los proyectos,
sin embargo, por el momento sólo me están asignando tareas como diligenciamiento de
formatos, encuestas y otros documentos; ya que algunos clientes prefieren esperar a que el
Ing. Carlos los atienda pues confían en él.
Sin embargo, estoy en la capacidad de poder ayudarles con más labores; durante mi práctica
universitaria, estuve seis meses trabajando en una empresa de transporte, en donde
implemento el sistema de gestión y por ende se tenía que cumplir con normas ambientales y
legales de todo tipo, tuve a cargo el diseño y puesta en marcha de la matriz ambiental, y la
implementación de programas de mitigación en la flota de transportes, por lo que aprendí y
puedo seguir haciéndolo.
Directora de Proyectos (Tatiana): Mayerly, la verdad no tenía ese conocimiento sobre su
experiencia y como la entrevista fue con el gerente y Nancy, ignoraba esa información;
podríamos validar una capacitación en campo con Fabián como usted ya tiene bases y tiempo
en la empresa ya conoce como desarrollamos los proyectos no se requiere empezar de cero,
que opina Fabián?
Consultor Ambiental (Carlos) Claro que si Mayerly siempre es muy cumplida con las tareas
que se le asignan, podemos trabajar en equipo y mientras ella aprende hacer un trabajo dual,
ella puede acompañarme a las empresas, yo la presentaría para que en caso de que yo no
pueda estar también ella pueda atender los requerimientos, con el objeto de que a mediano
plazo puedan asignarle proyectos nuevos a ella.
Directora de Proyectos (Tatiana): Bueno eso si no es tan sencillo, porque el cargo de asesor
no puede asumir la responsabilidad en el contrato, sin embargo, aprovecho la oportunidad
Nancy para que se escale a gerencia y se evalúe la posibilidad de contar con otro consultor
ambiental de acuerdo al crecimiento de la empresa y a los contratos públicos que estamos
manejando.
Dir. Administrativa Nancy Delgado: Bueno les propongo algo, vamos a implementar la
capacitación entre Fabián y Mayerly mediante un trabajo dual, en donde deben contar con el
apoyo y validación de Tatiana por un término de 2 meses, para poder medir los resultados y
con estos escalar ante la gerencia la posibilidad de ascender a Mayerly a consultor con un
ajuste salarial conforme a las funciones y experiencia, que le permita asumir responsabilidad
contractual con los clientes y liderar proyectos.
¿Todos de acuerdo?
Consultor Ambiental (Carlos): Además del trabajo dual, yo puedo realizar un seguimiento
semanal al desarrollo de las labores nuevas que se le asignen a Mayerly y de esta manera se
pueda hacer una retroalimentación e ir verificando el avance en el cronograma de los
proyectos. También es importante contar con la disponibilidad de Mayerly para que me pueda
acompañar en las visitas a clientes y poder aprender la dinámica de cada proyecto y lo que
espera cada cliente, porque todos los proyectos tienen necesidades específicas con los que se
debe ser cuidadosos en los detalles.
Asesor de proyectos Junior (Mayerly): Claro que sí, cuentan con mi total disponibilidad y
estaré atenta a los requerimientos que me brinde el Ing. Carlos y por supuesto la Ing. Tatiana
para sacar adelante los proyectos.
Dir. Administrativa Nancy Delgado: bueno, ya que todos estamos de acuerdo, voy a
presentar esta propuesta a la gerencia para que el Ing. Carlos este enterado al respecto y
contemos con su aval.
SEGUNDA PARTE
Dir. Administrativa Nancy Delgado: Ing. Carlos, el día de hoy nos reunimos con los
ingenieros Tatiana, Carlos, Mayerly y yo, revisando la situación que se está presentando con
las quejas de clientes por incumplimiento de los cronogramas de trabajo, pues identificamos
que son ocasionadas por la demora en los entregables correspondientes al área ambiental, y,
esto sucede porque tenemos 2 contratos públicos y 5 privados en donde todo está en cabeza
de Fabián.
Gerente (XXXXX): Nancy, la verdad esa situación me tiene muy preocupado, esta mañana
estuve hablando con los directores de Mc Pollo y la secretaria de educación de Cúcuta y me
solicitaron que para la próxima semana entreguemos avances de los proyectos.
Dir. Administrativa Nancy Delgado: Si señor, ella nos comentó que realizó practica en una
empresa de transporte donde se implementó el sistema de gestión, y apoyo en el diseño y
puesta en marcha de la matriz ambiental, y la implementación de programas de mitigación
en la flota de transportes, entonces tiene el conocimiento y por el tiempo que lleva con
nosotros ya tiene idea de cómo trabajamos; esto no se había tenido en cuenta, pero se verificó
con la empresa donde trabajo y dan muy buen concepto del trabajo de ella.
Gerente. Carlos Rengifo: en ese caso empecemos de una vez y que Tatiana este muy
pendiente para garantizar que no se comentan errores en los entregables a los clientes.
Dir. Administrativa Nancy Delgado: Claro que sí, yo le informó, Ingeniero adicionalmente,
dentro de la propuesta que tenemos con Tatiana, es que al cumplir los meses de prueba, si
Mayerly logra desenvolverse bien, podamos realizar un ajuste salarial y de cargo para que se
le puedan dar más responsabilidades y así repartir los proyectos entre Carlos y ella. Yo estuve
revisando la proyección de presupuesto, el incremento de las utilidades y podríamos hacerlo
sin tener impacto financiero.
Gerente. Carlos Rengifo: Bueno esto es una propuesta y me parece viable, por ahora
designemos a Tatiana como responsable de medir los resultados individuales y de
cumplimiento y en dos meses revisamos las cifras, para tomar una decisión que permita sacar
adelante los proyectos, garantizar el resultado a los clientes y que sea sostenible para
nosotros.