Manual de Procesos y Procedimientos PDF

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO
Pág.
1. RESUMEN 7
2. INTRODUCCIÓN 9
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 11
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
3.1.1. DIAGNÓSTICO O SITUACIÓN PROBLEMA 11
3.1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN 13
4. DELIMITACIÓN 14
1
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS 15
6. JUSTIFICACIÓN 17
7. MARCO REFERENCIAL 18
7.1. MARCO TEÓRICO 18
7.2. MARCO CONCEPTUAL 34
7.3. MARCO LEGAL 35
7.4. MARCO SOTUACIONAL 37
8. DISEÑO METODOLÓGICO 48
8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 48
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN 48
8.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADAS 50
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA 51
9.1. DISEÑO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 52
9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 52
9.1.1.1. MISIÓN Y VISIÓN 52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 53
9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS 54
9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO 56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA
ORGANIZACIÓN 57
9.1.3. ORGANIGRAMA 64
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71

9.2.1. MAPA DE PROCESOS 71
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO 79
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 81
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES 85
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 87
10. CONCLUSIONES 101
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 106
12. BIBLIOGRAFÍA 114
13. ANEXOS 115
2
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Proceso Administrativo 19
Figura 2. Fase de Planeación 21
Figura 3. Fase Organización 28
Figura 4. Fase de la Dirección 31
Figura 5. Fase de Control 33
Figura 6. Empleados de la empresa 42
Figura 7. Empleados por género 43
Figura 8. Empleados por sucursal 44
Figura 9. Áreas de la empresa 45
Figura 10- Empledos por áreas 46

11.
Figura 12. Relación entre las áreas de la empresa 47
Figura 13. Distribución general de bodegas y oficina 59
Figura 14. Distribución de oficinas 60
Figura 15. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual) 64
Figura 16. Organigrama por funciones 66
Figura 17. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1) 68
Figura 18. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2) 69
3
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Variables de la investigación 50
Cuadro 2. Variables y su estado 51
Cuadro 3. Cambios sugeridos organigrama por funciones 67
Cuadro 4. Mapa de procesos 71
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A. Diagramas de Flujo 115
Anexo B. Manual de Procesos y Procedimientos 249
Anexo C. Manual de Funciones 502
4
1. RESUMEN
La práctica empresarial nos permite aún como estudiantes el vivenciar

de manera más cercana a la realidad los procesos adelantados en las
diferentes empresas correspondientes a un sector de nuestra
economía, lo que nos permite poner en practica los conocimientos
previos adquiridos en nuestro proceso de aprendizaje desarrollado al
interior de las aulas universitarias, guiados por nuestros directores y
entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten
su conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a
través de sus vivencias propias nos indican lo que sucede en el mundo
de las empresas y están continuamente actualizando la información
que nos imparten.
A pesar de las diferentes teorías administrativas y conocimiento del

avance de las mismas, es posible decir que aún hoy en día podemos
encontrar empresarios cuyo pensamiento se encuentra atrasado en el
tiempo y enfocado hacia la logro de un mayor margen de utilidades,
dejando de lado el factor humano del que solo se espera obtener la
productividad planeada, sin tener en consideración factores tan
importantes como lo son el conocimiento de los colaboradores, las
actividades asignadas y los factores que les motivarían a desempeñar
de mejor manera el cargo, en pro del beneficio mutuo.
El problema para un empresario empírico en muchas ocasiones radica

en el desconocimiento de los aspectos relacionados con la
administración de los recursos tanto físicos como humanos, así como
el interés innato de lograr grandes utilidades sacrificando el bienestar
laboral de sus colaboradores.
5
SUMARY
The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way

nearest to the reality the processes advanced in the different companies
corresponding to a sector of our economy, which allows us to put in
practice the previous knowledge acquired in our learning process
developed to the interior of the university classrooms, guided by our
directors and entities of support represented in our teachers, who share
his(her,your) knowledge and who in many occasions like example or
across his(her,your) own(proper) experiences indicate us what happens in
the world of the companies and are updating constant the information that
they us give.
In spite of the different administrative theories and knowledge of the

advance of the same ones, it is possible to say that still nowadays we can
find businessmen whose thought is slowed down in the time and focused
towards I her(it) manage of a major margin of usefulness(utilities), leaving
of side the human factor of alone which one expects to obtain the planned
productivity, without having in consideration factors so important as they it
are the knowledge of the collaborators, the assigned activities and the
factors that they would motivate to recovering(playing) of better way the
post(cargo), in favor of the mutual benefit.
The problem for an empirical businessman in many occasions takes root

in the ignorance of the aspects related to the administration of the
resources so much physical as human beings, as well as the innate
interest of achieving big usefulness(utilities) sacrificing the labour well-
being of his(her,your) collaborators.
6
2. INTRODUCCIÓN
En los años 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la

gestión de la calidad total. En los 90, intentaron optimizarlos radicalmente
mediante la reingeniería de procesos. En la década actual, muchas han
vuelto al mejoramiento de procesos. Sin embargo las mejoras muchas
veces no se traducen en rápidas reducciones de costos o en un balance
general más ajustado. A finales del siglo XX la idea de tercerizar procesos
y capacidades comenzó a ganar aceptación como un medio para obtener
beneficios más rápidos.
Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones

importantes. La estandarización puede facilitar las comunicaciones sobre
cómo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las fronteras de los
procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeño. Entre
distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el
comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, traspasos
más eficientes y benchmarking del desempeño. Dado que los sistemas de
información sustentan los procesos, la estandarización permite sistemas
uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas
estandarizadas entre diferentes firmas.
Uno de los principios fundamentales de la estandarización de los

procesos es la división del trabajo, la cual hace referencia al número de
tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la
producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por
distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.
Las economías modernas están cada vez más enfocadas en aumentar la

producción a través de la eficiencia, por lo cual, para lograr realizar una
determinada actividad con eficiencia, se hace indispensable, cada vez
más, lograr la especialización de las actividades.
7
Existen varias características de la división del trabajo que permiten que,
a través de ésta, se aumente la producción de la sociedad en general, al
aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos
disponibles, que en muchos casos son escasos.
La primera característica es la diferencia de capacidades: Cada persona

posee características propias que le permiten ser mejor en algunas
actividades que en otras. La división del trabajo permite que las personas
se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo
y esfuerzo realizando también otras actividades que otras personas
podrían hacer mejor.
La segunda característica es el aprendizaje por medio de la experiencia:

Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el
dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se
vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en
esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores
técnicas que simplifiquen el trabajo, lo que no sucedería si esa persona
también se ocupara de otras actividades (sería algo así como “la práctica
hace al maestro”).
La tercera característica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador esté

dedicado permanentemente a una sola tarea evita la pérdida de tiempo
por el paso de un trabajo a otro.
10
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1.1. Diagnóstico o situación problema. Actualmente la empresa

HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la información, la
línea a seguir y las funciones que se deben desempeñar en cada uno de
los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza que
actividades realmente les compete llevar a cabo.
La organización carece de planeación estratégica que permita identificar

de manera directa la misión, visión, estructura organizacional y objetivos
organizacionales.
Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el

desarrollo de la planeación estratégica donde se plantee el diseño de la
misión, visión, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que
permitirán establecer el orden jerárquico y el flujo de las líneas de
información.
La estructuración del Manual de Funciones y Procedimientos permitirá

establecer y señalar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para
facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados
hacia la rentabilidad y la productividad.
11
3.1.2. Formulación del problema. ¿La elaboración del Manual de
Funciones y Procedimientos contribuirá a mejorar la ejecución de las
actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.
Sistematización:
 ¿La estructuración del organigrama permitirá visionar en mejor medida

la conformación de la empresa?
 ¿El diseño de la misión, visión y objetivos organizacionales influirá

positivamente en el planteamiento, dirección y programación de las
estrategias organizacionales?
 ¿La estandarización de los procesos contribuirá al logro de los

objetivos de la empresa?
 ¿El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que

facilitará la selección de personal y la designación de las actividades
inherentes a los cargos?
12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN
Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones

requieren estar seguras de las tareas que deben desempeñar y conocer
la manera correcta en la que deben realizar las actividades para las
cuales fueron contratadas.
El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta técnica y

procedimental necesaria para la administración del talento humano
vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Contiene
en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos
organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo, se
establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la
planta global de personal y la correspondencia entre los objetivos y la
misión institucional.
Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboración se

tienen:
 Cumplimiento de los preceptos Constitucionales, legales y

reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los
cargos que desempeñen las personas y los requisitos y
responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y
propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la
prestación de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la
competitividad.
13
 Establecer de manera clara y formal la razón de ser de cada empleo y
determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos
de educación, capacitación y experiencia laboral.
 Servir de insumo para la selección de personal en la compañía,

procesos de reclutamiento en general, así como para los procesos de
inducción y reinducción, entrenamiento en el puesto de trabajo,
evaluación del desempeño y en general, lo referente a los programas
de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos.
La elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos para la

empresa HIERROS HB S.A se convierte en la oportunidad de aplicar de
manera práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante la
formación profesional.
4. DELIMITACIÓN
El estudio se desarrollará en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A,

en la cual se documentaran las funciones de los cargos existentes a la
fecha y los procesos de todas sus actividades tendientes a implementar
según la norma ISO 9001:2000
14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS
5.1. GENERAL
Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la

empresa HIERROS HB S.A para establecer de forma general las pautas o
directrices que conlleven al logro de los objetivos institucionales.
5.2. ESPECÍFICOS
 Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las

actividades que lleva a cabo y su conformación.
 Establecer la misión y visión de la empresa como parte fundamental y

prioritaria para el inicio del proceso de elaboración del manual.
 Diseñar el organigrama de la compañía para establecer el orden

jerárquico y el flujo de la información.
 Realizar sensibilización y socialización de los objetivos

organizacionales.
 Efectuar el análisis de los cargos existentes para establecer las

funciones desempeñadas por cada uno de los integrantes de la
empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.
15
 Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para
determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y
estandarizarlas.
 Realizar el Manual de Procesos, Procedimiento y funciones para la

empresa HIERROS HB S.A.
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6. JUSTIFICACIÓN
Teniendo en cuenta que el manual de funciones, procesos y

procedimientos es una herramienta que permite la estandarización de las
actividades llevadas a cabo al interior de la organización se hace
necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Hierros HB ya
que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se
carece de los elementos constitutivos de la planeación estratégica.
El problema para todo tipo de empresa radica en: ¿Cómo obtener mejores
desempeños económicos y laborales?; ¿Qué variables se deben tener en
cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; ¿Existe una forma
indicada y precisa para alcanzar las metas?; ¿Es la motivación un factor
clave que conduce al logro de los resultados esperados?; ¿Cuáles son
las razones del éxito o fracaso de una organización?
Como resultado de la práctica empresarial y la investigación inherente al

desarrollo de la misma, se contará con la estructuración de la planeación
estratégica y el manual de funciones, procesos y procedimientos de la
empresa Hierros HB S.A.
Igualmente es necesario mediante este diagnóstico establecer las

características existentes de la empresa, su evolución, competitividad y
compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos
futuros.
17
7. MARCO REFERENCIAL
7.1. MARCO TEÓRICO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Para direccionar la organización hacia el alcance de resultados concretos

de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo,
desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad se hace indispensable la
implementación del proceso administrativo, apoyado en la interacción de
los colaboradores de todos los niveles y áreas operativas.
La aplicación del modelo gerencial administrativo implica la puesta en

marcha de cuatro fases o etapas de carácter permanente e
interrelacionadas entre sí:
 Planeación
 Organización
 Dirección
 Control
18
FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR
CONTROLAR ORGANIZAR RESULTADOS
DIRIGIR
Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico

para organizaciones cambiantes.
PLANEACION
Posibilita determinar los resultados que se quieren obtener, los objetivos

que se deben definir, el tiempo esperado, los recursos requeridos y el
costo para lograrlos. En la elaboración y formulación de planes es
necesario contar con información de carácter interno y externo que
permita direccionar las acciones a emprender, las cuales se consolidan
finalmente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos
específicos.
19
ORGANIZACIÓN
Etapa del proceso que permite definir claramente la forma de establecer

las operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos
trazados y alcanzar los resultados propuestos.
Consiste en la definición y ubicación de estructuras orgánicas,

identificación de los grandes procesos (estratégicos, operativos, de
apoyo) corporativos, división del trabajo, creación de cargos, número de
personas ideales a vincular, asignación de funciones y procedimientos,
establecimiento de perfiles ocupacionales, responsabilidades y
competencias, y generación de recursos de dotación
DIRECCION
Relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo

el grupo de colaboradores internos y externos, la efectiva ejecución del
día a día, la realización de los planes y programas propuestos, el
cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas. Básicamente
consiste en poner en acción todo lo que se ha pensado y definido con
anterioridad, de manera coherente y sistemática.
CONTROL
Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas
anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto
particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y
estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas
formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante
toma oportuna de decisiones.
20
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA FASE DE PLANEACIÓN.
Fase que se enfoca hacia:
 Toma anticipada de decisiones.

 Selección de un curso de acción entre varias opciones
 Definición anticipada de objetivos.
En la definición anticipada de objetivos se presentan dos momentos

básicos:
Un momento conceptual o de definición de identidad, y un momento

instrumental u operativo.
FIGURA 2: FASE DE PLANEACIÓN
PLANEACIÓN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
Misión Elaboración planes

Visión Programas de trabajo
Estrategias Proyectos concretos
Políticas Objetivos
Valores Metas
Principios
Cronogramas
Objetivos
Presupuestos
RESULTADOS

21
FASE CONCEPTUAL:
Esta fase se encuentra comprendida por los siguientes elementos:
MISIÓN.
Identificación de la razón de ser de la organización, su radio de acción

(local, regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el
grado de desarrollo tecnológico y sus principales fortalezas o cualidades.
El planteamiento de la misión debe permitir el entendimiento claro de las

características fundamentales de la organización a las personas.
VISIÓN.
Señala los objetivos o propósitos que la organización quiere alcanzar en

un periodo de tiempo establecido, por ello debe plantearse como un reto y
debe ser concreto, estimuladora de la acción y del compromiso.
POLÍTICAS DIRECCIONADORAS:
Pautas o criterios generales que rigen las diferentes acciones y/o

procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores
hacia el logro de los objetivos propuestos en cada una de las áreas y
puestos de trabajo.
Enunciados o criterios generales establecidos por quienes dirigen la

empresa, que permiten orientar y encausar el pensamiento y la acción de
los diferentes colaboradores en su actuación cotidiana.
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Delimitan un área dentro de la cual se establecen unas reglas de
comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean
consistentes y contribuyan tanto a la definición como al logro de
objetivos.
Permiten dar coherencia y directrices generales para la elaboración de un

plan y delegar autoridad sin perder el control.
ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.
Planes de acción que permiten esbozar la forma correcta de utilización de

los recursos, aún en la presencia de obstáculos; involucra la organización
como un todo a través del tiempo, dentro de su ambiente..
La Estrategia tiene como propósitos los siguientes:
 Asegurar el éxito en la realización de proyectos.
 Superar los obstáculos y garantizar la supervivencia de los

procesos.
 Enfrentar los problemas mediante procedimientos adecuados,

producto de la reflexión.
 Crear nuevas formas de solución que den respuestas a

circunstancias de espacio y tiempo, y a los problemas que se
puedan resolver.
23
Pueden manejarse de dos maneras diferentes:
COMO IDEA GENERAL:
Alternativas, formas o medios que se predeterminan para alcanzar la

visión, partiendo de la respectiva misión, y dar respuesta efectiva a los
retos planteado en el tiempo.
Orienta el programa general de acción y de trabajo y presupone el

despliegue de esfuerzos y recursos para obtener los resultados,
cumpliendo con los objetivos formulados.
Son ejemplos de estrategias orientadoras: la capacitación oportuna, la

calidad en el servicio, la rapidez y confiabilidad de la información, la
seguridad en los vehículos, la disminución de los costos, dependiendo del
contexto en que se manejen.
COMO IDEA PARTICULAR:
Selección de un curso específico de acción, orientado a la mejor

utilización de los recursos disponibles. Escogencia de la alternativa más
viable entre varias disponibles.
Dentro de este contexto, se emplea en un marco de referencia más

puntual: logro de una meta o de una acción particular.
RESULTADOS ORGANIZACIONALES.
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo. Su visualización

como hechos concretos permite generar retos de entrada y no permitir
actos fallidos.
24
Los resultados pueden referirse a cualquiera de las áreas funcionales de
la Organización: administración, finanzas, aspectos legales, parque
automotor, prestación del servicio, personal, instalaciones físicos,
posicionamiento externo, etc.
OBJETIVOS.
Blanco a alcanzar con el fin de que la organización cumpla sus metas.
Pueden plantearse de carácter permanente o puntual
DE CARÁCTER PERMANENTE:
Fines hacia los cuales se dirigen las diferentes actividades de la

organización.
DE CARÁCTER PUNTUAL:
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo determinado

(mediano y largo plazo).
META:
Objetivos que se desean alcanzar en un tiempo específico más corto,

dentro del periodo que abarca el Plan. En este término se resumen los
propósitos, la misión y los objetivos de la organización.
25
VALORES
Código de conducta general que deben adoptar y poner en práctica todos

los integrantes de la empresa, entre los que se destacan: honradez,
tolerancia, respeto, solidaridad.
PRINCIPIOS.
Verdades fundamentales que orientan el quehacer cotidiano de la

Organización, tales como: calidad, eficiencia, rentabilidad, servicio.
PROPÓSITO:
El Propósito de una Organización es su papel primario, tal como lo define

la sociedad en que opera.
OPERACIONALIZACIÓN DE LA PLANEACIÓN.
La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los

OBJETIVOS definidos en categorías conocidas como PROYECTOS, los
que también se agrupan según su afinidad en categorías más amplias
denominadas PROGRAMAS.
26
EL PLAN DE LA ORGANIZACIÓN.
Está constituido por el conjunto de programas articulados

coherentemente.
Según su enfoque puede denominarse de diferentes maneras:
DE DESARROLLO. Cuando busca cambios graduales planificados.
ESTRATÉGICO. Se enfoca en la obtención de resultados en el mediano y

largo plazo.
DE INVERSIONES. Señala la forma en que se invertirán los recursos

económicos asignados, disponibles, o necesarios.
TÁCTICO. Referido al logro de resultados en periodos de tiempo más

cortos.
27
LA FASE DE LA ORGANIZACIÓN.
En esta fase se define la distribución de las actividades entre los

colaboradores de la compañía.
FIGURA 3: FASE ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
Estructura orgánica
División del trabajo Procesos
Especialización Procedimientos
Coordinación Plan de cargos
Supervisión Planta de personas
Eficiencia Funciones
Eficacia Competencias
Niveles jerárquicos Normalización
Comunicación Aseguramiento
Información Dotación
RESULTADOS

Consiste en la identificación y diferenciación de los macroprocesos

estratégicos, operativos y de apoyo, división del trabajo, creación de
cargos, asignación de funciones y procedimientos, responsabilidades y
competencias y recursos de dotación a suministrar.
28
En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente
evidenciadas las áreas funcionales:
 Comercial
 Técnica
 Talento Humano.
 Legal
 Logística
 Financiera y económica.
Cada una con sus procesos, procedimientos y actividades inherentes a

los objetivos planteadas en cada una de ellas y a su naturaleza.
Por lo anterior, se hace necesario que en esta fase se tengan claramente

definidos los criterios y pautas concernientes a:
 División del trabajo

 Especialización de funciones, procedimientos y tareas.
 Los modelos de coordinación y supervisión empleados.
 Las necesidades concretas de información y de comunicación
entre grupos y personas
 Los niveles de jerarquía o las formas de liderazgo a implementar.
 Los procesos, procedimientos y funciones de rutina.
29
LOS PROCESOS
La administración por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos:
 Contar con formas organizativas ágiles

 Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos
 Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos
 Revisar y actualizar permanentemente los procedimientos
establecidos
 Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas,
previo análisis de métodos de trabajo y cálculos de tiempos.
 Establecer y trabajar con indicadores.
 Hacer aseguramiento de calidad, con políticas de mejoramiento
continuo y normas de calidad.
LOS PROCEDIMIENTOS
Descripción en forma detallada y secuencial de la manera en que deben

ser llevadas a cabo las actividades.
LOS MANUALES DE FUNCIONES
Sistematizan la información sobre los diferentes aspectos

organizacionales necesarios para la ejecución de un trabajo. Describe
cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a
cada cargo dentro de la organización.
Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por

parte de los dirigentes de la organización de las actividades desarrolladas
30
por los colaboradores, servir como herramienta para el análisis de los
resultados obtenidos, ofrecer información que permita el establecimiento
de métodos de control y seguimiento y adelantar procesos de
autoevaluación de los logros obtenidos.
LA FASE DE LA DIRECCIÓN
Busca enfatizar y guiar a las personas integrantes de la organización

hacia el empoderamiento y facilitación.
FIGURA 4: FASE DE LA DIRECCIÓN
CONOCIMIENTO DE
DIRECCIÓN OBJETIVOS
LIDERAZGO EJERCIDO
TRABAJO EN EQUIPO
EMPODERAMIENTO
COMUNICACIONES
RESULTADOS EFECTIVAS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
CAPACITACIÓN
IMPARTIDA

31
Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en
los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos
fundamentales para la efectiva ejecución del día a día, como son:
 El claro y colectivo conocimiento de los objetivos.

 Altos niveles de liderazgo.
 Trabajo en equipo.
 Comunicaciones adecuadas.
 Efectivos sistemas de información.
 Empoderamiento personal y colectivo.
 Capacitación y mejoramiento continuo.
LA FASE DE CONTROL
Etapa de implementación de herramientas para el seguimiento y

desarrollo de las actividades de la organización.
32
FIGURA 5: FASE DE CONTROL
CONTROL
FASE OPERATIVA
Cumplimiento a metas y objetivos

Logro de resultados
Procesos en ejecución, su logística,
aseguramiento
Manejo de indicadores
Estructura organizacional adoptada
Ambiente organizacional existente
Resultados económicos y
financieros
Aspectos físicos
Medidas correctivas
RESULTADOS

Cierra el proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores.

Permite realizar evaluaciones y confrontaciones de los resultados
obtenidos y los objetivos planteados, para de esta manera efectuar las
correcciones necesarias y planear el establecimiento de nuevas
estrategias.
33
7.2. MARCO CONCEPTUAL
Diagnóstico
Es un proceso de construcción de conocimiento, estructurado, reflexivo y
crítico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y
transformar los hechos de un determinado proceso o situación de lo
social.
Empresa u Organización
Es el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la
finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios,
y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad
profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus
representantes.
Estrategia
Forma de distribuir recursos, configuración de objetivos a largo plazo,
conjunto de políticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales.
La conceptualización de cómo alcanzar los objetivos deseados en una
situación conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en
este caso, cuando y cómo, y la forma de lograr la máxima efectividad en
un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la
distribución práctica, adaptación y aplicación de los medios disponibles
para alcanzar los objetivos deseados.
Mercado
El mercado, en economía, es cualquier conjunto de transacciones,
acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y
vendedores. En contraposición a una simple venta, el mercado implica el
comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los
participantes.
34
Trabajo
Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una
persona natural ejecuta permanente y conscientemente para sí o al
servicio de otra.
Ventaja Competitiva
En marketing y dirección estratégica, la ventaja comparativa es una
ventaja que una compañía tiene respecto a otras compañías
competidoras. Característica única de una empresa o producto que la
hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores
obtenida por ofrecer precios más bajos a los consumidores por
proporcionarles a estos más beneficios que justifiquen precios más altos.
Código de comercio
Un código de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado
de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por
objeto regular las relaciones mercantiles.
7.3. MARCO LEGAL
Para las ferreterías son aplicables los principios de la Constitución

Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
– Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado
particularmente, las normas civiles y comerciales y las reglas previstas en
las convocatorias, así mismo la ley 996 de 2005 Ley de Garantías y de los
artículos del Código de Comercio.
Las Ferreterías deben ajustarse a las siguientes normas para la

presentación de licitaciones:
35
1. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública,
contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
2. Normas pertinentes del Código de Comercio y del Código Civil, en
lo no previsto por las disposiciones anteriores.
3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones.
4. Las demás disposiciones que por el objeto y la naturaleza del
contrato le sean aplicables.
5. Las propuestas que se presenten.
6. Los demás documentos que se produzcan durante el proceso de
selección.
CÓDIGO DE COMERCIO
CAPITULO II.
DEBERES DE LOS COMERCIANTES
ARTICULO 19.
Es obligación de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás
documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de
sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
36
7.4. MARCO SITUACIONAL
HIERROS HB S.A
LA RAZÓN DE SU NOMBRE
Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores
José Bertulio Pérez Gómez y Hernando Frías.
HIERROS HB S.A debe su nombre a su actividad principal, compra y
venta de material para construcción (Hierro, PVC, Eternit, Cemento,
Láminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc.)
HISTORIA
La empresa inicia sus actividades el nueve (9) de febrero de mil
novecientos noventa y uno (1991) como una sociedad limitada (LTDA),
con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuantía, en las
instalaciones para ello ubicadas en la carrera 6 Nº 34-34 de la ciudad
de Pereira (Risaralda), siendo el señor Bertulio el Gerente y
acompañado por una Secretaria, un Bodeguero y un Vendedor. Desde
ese mismo año la empresa se preocupó por invertir en infraestructura
y equipos para brindar mayor satisfacción a sus clientes.
Para el primer año y dada las necesidades detectadas por los socios
debido a la creciente demanda generada por la expansión del mercado
37
a otras regiones del país, se procedió a sistematizar la empresa y a
vincular nuevo personal; dos años después se compraron dos camiones
para mejorar el servicio de entrega de la mercancía haciéndola más
eficiente.
En 1995 preocupados por ampliar sus instalaciones locativas se adquirió
un lote ubicado en la calle 9 Nº 7A-60 La Badea, Dosquebradas
(Risaralda) donde se inició la construcción de la bodega, que en el año
1997 pasó a ser la sede principal de la empresa. Allí se colocó un
puente grúa que permitió mayor eficiencia en el almacenamiento y
despacho de la mercancía, y se amplió el espacio de las oficinas para el
personal administrativo y de ventas brindando mayor comodidad.
LA SUCURSAL DE BOGOTÁ…
Debido a la creciente demanda se detectó la necesidad de abrir un
nuevo punto de venta, razón por la cual se optó por la ciudad de Bogotá,
ya que es una de las ciudades colombianas con mayor desarrollo
industrial, gran infraestructura, estratégica posición geográfica, y por
la conveniencia de los socios ya que uno de ellos residía en esa ciudad,
así se dio la apertura de la sucursal HIERROS HB Bogotá el 11 de
febrero de 1997, la bodega se encontraba ubicada en la zona comercial
de Paloquemado y se pagaba por su arrendamiento.
En el año 2000 se efectuó la inversión en tecnología representada en la
compra de un carro montacargas, una máquina enderezadora de chipa,
38
un circuito cerrado de televisión, a fin de incrementar la eficiencia y
seguridad de la empresa.
SUCURSAL DE CALI…
Para el año 2002, el 9 de octubre, se constituyó la sucursal de Cali. Por
iniciativa y visión del gerente José Bertulio, su conocimiento de la
ciudad, la ayuda de un amigo, y la información suministrada sobre al
posibilidad de acceder a ese mercado se decidió establecer una
sucursal en esa ciudad.
Inicialmente se ubicó en una zona industrial, allí funcionó por casi dos
años, pero era una bodega pequeña y arrendada por lo que se
generaban sobrecosto. Por ofrecimiento de los terrenos de
parqueadero de la empresa de expreso bolivariano se procedió a la
compra de los mismos debido a su bajo costo y buena ubicación. Las
actividades se iniciaron en la bodega y con un puente grúa.
Para el año 2006 se efectuó la compra y adquisición de dos puente grúa
y la importación de una máquina para figurar el hierro.
Se paga leasing a 60 meses de los cuales ya van 48 (2 años).
En estos momentos la sucursal de Cali es la más tecnificada y la
administración está a cargo del señor Hernando Frías.
39
CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOTÁ…
Debido a los continuos inconvenientes de los automotores de la
empresa para efectuar el parqueo que permitiera el cargue y
descargue de la mercancía y la poca flexibilidad que este local ofrecía,
la sucursal de Bogotá fue trasladada a una bodega localizada en el
sector de Fontibón donde igualmente se paga renta, este cambio ha
repercutido notablemente en el índice de ventas que reporta la
sucursal tendiendo a la baja. Se realizó la compra de un terreno en el
mismo sector pero aún no se inicia la construcción de las instalaciones.
ALGO MÁS SOBRE LA SUCURSAL DE PEREIRA.
Posee tres bodegas en las que se almacenan los productos de acuerdo
al material del que se encuentran fabricadas y su uso. Su capital
humano está conformado por 35 empleados, 25 hombres y 10 mujeres.
EN LA ACTUALIDAD…
Hoy HIERROS HB S.A es una empresa que cuenta con reconocimiento
a nivel nacional en la comercialización de material para la construcción,
además posee el capital económico y humano que permite ofrecer a sus
clientes versatilidad de productos, calidad, buenos precios, la mejor
atención, asesoría, respaldo técnico y eficiencia en las entregas.
El recurso humano con el que cuenta la empresa está conformado por
111 personas, 30 mujeres y 81 hombres, distribuidos en las áreas
administrativa, comercial y operativa.
En este momento la empresa realiza las importaciones de material
relacionado principalmente con hierro a través de sucursal de Bogotá.
40
Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de
Cali es la que está reportando mayores ventas al día de hoy.
CARGOS:
Gerente. Auxiliar de inventario.
Subgerente. Cajera.
Director comercial Mensajero (Cobrador).
Director de cartera. Asesor Comercial.
Auxiliar Contable. Jefe de bodega.
Nómina. Auxiliar de bodega.
Auxiliar General. Conductor.
Secretaria. Servicios Generales.
41
INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA
EMPRESA
FIGURA 6: EMPLEADOS DE LA EMPRESA
# EMPLEADOS DE LA EMPRESA
CALI ; PEREIRA ; 35;

42; 37% 32%
BOGOTÁ ; 34; PEREIRA

31% BOGOTÁ
CALI
Fuente: Empresa HIERROS HB

Autor: Adriana Orozco Henao
En la sucursal de la ciudad de Cali se encuentra el mayor número de
trabajadores de la empresa, 42, lo que representa un 57 % del recurso
humano. Se muestra un número similar para los colaboradores de la
ciudad de Pereira y Bogotá.

FIGURA 7: EMPLEADOS POR GÉNERO
EMPLEADOS POR GÉNERO
MUJERES;
29; 26%
HOMBRES
; 82; 74%
HOMBRES
MUJERES

La mujer representa un 26% del recurso humano de la empresa,
mientras que el restante 74% está conformado por hombres, esto
debido a que la mayoría de actividades son desarrolladas en el área de
bodegas donde se requiere de fuerza física y existen mayores riesgos.
Las mujeres realizan labores relacionadas con la administración y
ventas.
43
FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL
EMPLEADOS POR SUCURSAL
35 32
30 26
24
# PERSONAS
25
20
15 11 10 HOMBRES
8 MUJERES
10
0
PEREIRA BOGOTÁ CALI
CIUDAD

El mayor número de empleados de género masculino se encuentra

situado en la ciudad de Cali, 32, mientras que el mayor número de
mujeres se encuentra en la ciudad de Pereira, 11.
El menor número de colaboradoras mujeres se sitúa en Bogotá, 8, y el

menor número de hombres de la empresa se encuentra en Pereira, 24.
44
FIGURA 9: ÁREAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRATIVA:
 Gerente
 Subgerente
ADMINISTRATIVA  Director Comercial
 Auxiliar Contable
 Auxiliar de Nómina
COMERCIAL
COMERCIAL:
 Director de Cartera
OPERATIVA  Asesor Comercial
 Cajera (o)
 Auxiliar de Inventario
 Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:
 Jefe de Bodega
 Auxiliar de Bodega
 Conductor
 Servicios Generales

A pesar de que se cuenta y se conoce la información de los cargos

desarrollados al interior de la organización, hasta el momento no se había
realizado una caracterización de las áreas que conforman la misma.
45
FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR ÁREA
EMPLEADOS POR ÁREA
ADMINISTRATIVOS;
16; 15%
OPERATIVOS;
58; 55%
VENTAS ;
32; 30%
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
EMPLEADOS POR ÁREAS

30 26
25
# EMPLEADOS
18
20
13 14
15
9 10
10 6 6
4
5
0
PEREIRA BOGOTÁ CALI ADMINISTRATIVOS
VENTAS
CIUDAD
OPERATIVOS

El 55 % de los empleados de la organización se concentra en el área
operativa, el 32% en ventas y el restante 15% en el área administrativa.
La sucursal de la ciudad de Cali, muestra el mayor número de

colaboradores en el área Administrativa, 26 personas, presentando casi el
doble de la ciudad de Pereira, donde se cuenta solo con 14 personas para
adelantar las labores administrativas.
46
FIGURA 12: RELACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIÓN
BODEGA CONTABILIDAD
COMERCIAL

El flujo de la información y la comunicación entre las diferentes áreas de

la empresa se da bidireccionalmente, lo que permite el conocimiento, la
interacción y participación de los colaboradores en los procesos
desarrollados tanto en su área de trabajo como en aquella donde se
maneja la información suministrada.
47
8. DISEÑO METODOLÓGICO
8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Los métodos utilizados en la presente investigación son los

siguientes:
 Deductivo: la primera parte de la investigación requiere un

diagnóstico del actual estado de la empresa y los trabajos
adelantados hacia la elaboración del manual de funciones.
 Inductivo: de acuerdo a la percepción y observaciones

encontradas en la etapa de diagnóstico, se plantean aportes y
mejoras.
 Sintético: una vez sugeridas las mejoras, finalmente se

estructura una adecuada Planeación Estratégica y Manual de
Funciones y Procedimiento.
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN
 Recopilación de la información: conocimiento de la

organización, su conformación, las actividades
desarrolladas y obtención de la información requerida.
 Diagnóstico: establecer el estado actual de la empresa y

los trabajos adelantados en la elaboración del manual de
funciones.
48
 Análisis de la información obtenida: se identificarán las
falencias y fortalezas de la compañía.
 Propuestas: de acuerdo al diagnóstico realizado se propone

el mejoramiento y la implementación de un sistema
adecuado en lo pertinente planeación estratégica y manual
de funciones y procedimientos a fin de que éste se adapte
a los requerimientos de la organización.
 Informe: presentación del informe final con las mejoras

propuestas.
Elaboración del manual de funciones y procedimientos donde

se especifiquen las actividades a desarrollar en cada uno de
los cargos.
Proceso de sensibilización y socialización del trabajo

adelantado en la organización.
8.3. POBLACIÓN Y MUESTRA
La población seleccionada posee unas características propias las cuales

van a determinar el objeto de estudio. La población son los integrantes de
la empresa Hierros HB S.A en todos sus niveles, lo que constituye un total
de 36 personas.
49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADAS
CUADRO 1: VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
PROCESO VARIABLE RESULTADO
Misión Visión
Diseño de la misión,
Organigrama visión, organigrama para
GERENCIAL
mejorar el
direccionamiento de la
compañía
Compra y venta de
MISIONAL productos Comercialización de los
productos
Financiero
Contar con
Recurso humano
colaboradores motivados
APOYO y comprometidos en el
Salud ocupacional
desarrollo de las
Comunicación actividades
Ambiente de trabajo

50
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA
CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO
VARIABLES ESTADO
Es deficiente en cuanto al desconocimiento
de los factores administrativos e importancia
DIRECCIONAMIENTO del papel a desempeñar por cada uno de los
colaboradores
MISIÒN No se encuentra diseñada

VISIÓN No se encuentra diseñada
Aunque existe diferenciación de los cargos e
información, no se cuenta con este, algunos
ORGANIGRAMA
de los colaboradores desconocen cual es su
jefe inmediato
No se cuenta con un área o persona que
RECURSO HUMANO desarrolle las actividades necesarias para
brindar apoyo en el manejo del personal
SALUD No se está implementando el programa de

OCUPACIONAL salud ocupacional
Buena relación y conocimiento de los

FINANCIERA
proveedores y manejo de cartera
Se presentan falencias lo que ocasiona el

COMUNICACIÓN
surgimiento de conflictos
Se vislumbra un clima tensionante,
MEDIO AMBIENTE DE estresante y sin ninguna motivación, lo que
TRABAJO limita a los colaboradores a cumplir sus
funciones o tareas encomendadas

51
9.1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
9.1.1.1. MISIÓN Y VISI
MISIÓN
La empresa HIERROS HB S.A dedica sus actividades a la
comercialización de materiales para la construcción y enfoca sus
directrices hacia la satisfacción de sus clientes, ofreciendo
productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores
precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesoría, respaldo
técnico y acompañamiento en los proyectos emprendidos.
Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano
capacitado, comprometido con los procesos necesarios para
alcanzar los objetivos institucionales y dispuesto a contribuir
con el desarrollo y mejoramiento de la nación.
VISIÓN
Para el año 2010 HIERROS HB S.A propenderá por la
consolidación de su posicionamiento a nivel nacional como una de
las mejores empresas en el mercado de materiales para la
construcción, destacándose por sus estándares de calidad, alto
nivel de satisfacción de sus clientes, tanto internos como
externos, y compromiso con el desarrollo arquitectónico, social y
económico de las diferentes regiones.
52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
 Liderazgo. Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la
construcción a través de la actualización en forma permanente de
los procesos y la infraestructura tecnológica y administrativa para
responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la
demanda del mercado.
 Rentabilidad. Lograr altos niveles de rentabilidad a través de la
productividad, y la administración de los recursos económicos, de
manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa.
 Gestión tecnológica. Conocimiento de las alternativas tecnológicas
que puedan favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas
en la empresa y capacitación del equipo humano.
 Desarrollo social. Participar activamente en el mejoramiento de
las condiciones sociales y económicas del país siendo una fuente
generadora de empleo.
 Calidad. Satisfacción de los requerimientos del cliente a través de
la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por la
asesoría técnica calificada, altos estándares de calidad y
acompañamiento en obras y proyectos por parte del equipo humano
integrante de la compañía.
53
9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
Los Principios Corporativos son el marco de actuación ética de la
organización y la base de la cultura institucional, entendida ésta
como el conjunto de valores que inspiran y guían su vida cotidiana,
adicionalmente son las directrices rectoras del Plan Estratégico.
Por tanto, la gestión de la organización se soportará en los siguientes
Valores:
 Transparencia: La Transparencia y la Honestidad deben ser los
principios centrales en el actuar organizacional y deben ser
aplicados, sin excepción, por todos los miembros de la
organización.
 Servicio al Cliente: Una tarea permanente y fundamental de la
organización será crear una cultura de servicio a sus clientes
tanto internos como externos, satisfaciendo sus necesidades y
expectativas y ofreciendo asesorías pertinentes para sus
requerimientos.
 Logro de Resultados: Los resultados deben lograrse dentro de
un entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia
se combinen para asegurar una entidad altamente productiva,
con un uso racional de los recursos, generadora de nuevos
ingresos que aseguren la sostenibilidad organizacional y
proporcione valor agregado para la empresa, los miembros de la
organización y la sociedad.
54
 Comunicaciones: El manejo oportuno y adecuado de la
información será una de las principales responsabilidades en
todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima laboral
y creando así las condiciones necesarias para desarrollar y
asegurar el alcance de los objetivos organizacionales.
 Calidad y Competitividad: Las actividades deben desarrollarse
dentro de un ambiente de Calidad, que permita el aprendizaje
continuo en la articulación de los talentos, las oportunidades, el
entorno, los riesgos y los beneficios. La calidad debe ser la
obsesión institucional en todo lo que hagan todos y cada uno de
los miembros de la organización.
 Creatividad e Innovación: La organización tiene que desarrollar
su actuar en un entorno que facilite la creación y la innovación
como el único medio posible para anticipar las demandas de una
sociedad en proceso de cambio cada día más acelerado. El uso
intensivo de la tecnología para la modernización y virtualización
de los ambientes y espacios para la gestión, será un vehículo
para estimular la Creatividad y la Innovación.
55
9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO
 Seguir los conductos regulares para la presentación de

observaciones, quejas y reclamos, tanto del cliente interno
Todos los integrantes de HIERROS HB S.A deben: como externo.
 Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo
establecidos por la empresa.  Buscar a la menor brevedad posible solución a las
situaciones o inconvenientes que se puedan presentar en el
desarrollo de las actividades diarias, propias de la
 Ejecutar de manera comprometida y con disposición las compañía.
funciones del cargo para el cual fue contratado.
 Utilizar los implementos de protección establecidos para

 Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial, que no se presenten, en lo posible, accidentes de trabajo.
colaborativo y motivador.
Comprometerse con el mejoramiento continuo de la

 Generar espacios de comunicación y difusión de las empresa y las actividades que adelanta.
actividades encaminadas al logro de los objetivos
organizacionales, personales y la mejora del clima
organizacional.  Facilitar y acompañar a los nuevos colaboradores con la
familiarización de las actividades a ejecutar.
 Brindar la mejor atención a los clientes, asegurando a los

existentes y posibilitando la adhesión de nuevos  Manifestar, comunicar o exponer estrategias que
compradores. contribuyan al mejoramiento y conservación de un buen
ambiente de trabajo.
 Cuidar y conservar en buen estado los implementos y  Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y
elementos de trabajo suministrados por la empresa. visitantes de la compañía.
56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA ORGANIZACIÓN
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
La empresa cuenta con una infraestructura física propia para la ejecución de las
actividades inherentes a la comercialización de productos, contando con áreas
para oficinas y bodegas.
Se cuenta con tres bodegas contiguas o adyacentes y comunicadas entre sí

donde se almacena diferente tipo de productos.
La distribución física de las instalaciones permite establecer e identificar cuatro (4)

áreas:
Comercial. En ella se ubican:

 Subgerencia.  Caja.
 Dirección Comercial.  Ventas.
 Dirección Cartera.
Es un salón grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12)
que desempeñan los cargos antes mencionados.
 Inventario. Salón ubicado sobre parte del área de ventas, donde además se
encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario.
 Administración. Compuesta por la oficina de Gerencia, el área de
Contabilidad (salón dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetería
(cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nómina, Practicantes y
personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el
área de ventas y entrada a la bodega 1.
57
Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los
productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).
Bodega 1:
Tubería, pintura, puntilla, platinaría, varilla grafilada, productos SIKA,

perfilaría liviana, malla gallinero (pollo).
Bodega 2:
Varillas, ángulos, láminas, malla electrosoldada, perlines.
Bodega 3:
PVC (tubería y accesorios), chipas, alambres, cemento, tejas, palcas de

asbesto y de yeso.
Las oficinas se encuentran distribuidas en dos (2) niveles y ubicadas hacia la

entrada de la Bodega 1.
Se cuenta con una zona de parqueadero que permite el parqueo de carros de

empleados, visitantes y vehículos de la empresa.
58
ÁREAS FÍSICAS
FIGURA 13: DISTRIBUCIÓN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS
BODEGA 1 BODEGA 2 BODEGA 3

OFICINAS
PISO 1 Y 2
OFICINA
PISO 2
OFICINAS PISO 1 OFICINAS PISO 2
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
59
FIGURA 14: DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS
G: GERENCIA
S: SUBGERENCIA AC: AUX. CONTABLE
V: VENTAS AN: NÓMINA
C: CAJA A: AUDITORIA
1: DIR. COMERCIAL CO: COCINA
2: DIR. CARTERA
D: DESPACHO
B: BAÑO
2
1
C C BODEGA 1
INVENTARIO
S
O
V
BODEGA 1 SALA DE
M JUNTAS
V
E B
V
R AN AC
B
B CO CONTABILIDAD
V V
A A SALA DE
A
D G ESPERA
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
60
INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.
Las principales máquinas y herramientas que utiliza la empresa para el

desarrollo de su actividad son:
EQUIPO DE OFICINA:
 COMPUTADORES: 13
Gerente, Subgerente, Nómina, Auxiliar Contable, Auxiliar General,
Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera,
Caja, Vendedores (2), Auditoria.
 IMPRESORAS: 9
Auxiliar Contable, Nómina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de
Inventario (2), Ventas (1 para facturación de ventas de contado), Caja
(caja y ventas de Crédito) compartida con Director de Cartera, este
último posee otra más.
 MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA: 1 Secretaria
 TELÉFONOS: 19
Todos los empleados del área administrativa y ventas cuentan con una
extensión telefónica.
 FAX: 2
Área contable (1), ventas (1).
 CELULARES: 4
Área contable (2), ventas (2).
 FOTOCOPIADORA: 1, ubicada en el área contable.
61
 EQUIPO DE SEGURIDAD:
Circuito cerrado de televisión con visor y cuatro (4) cámaras.
 CAJA FUERTE: 2
MAQUINARIA Y HERRAMIENTA DE BODEGA:
 BODEGA: báscula, seguetas, pinceles, pintura, linternas,

barras, cadenas, cizalla para chipa y varilla, serrucho, alicates,
cortafrío, tijeras, calibrador, pulidora.
 CARRO: gato, palanca, llave de perno, juego de herramienta

auxiliar (alicate, destornilladores, etc.).
El flujo de la información entre los diferentes departamentos se realiza a

través de comunicación telefónica, traslado o movilización del personal de
un área a otra.
Para lograr un buen manejo de los productos y la maquinaria y equipo se

debe contar con la capacitación adecuada de manejo y lo más importante
el compromiso de todos los integrantes de la empresa de hacer buen uso
de estos.
PUENTE GRÚA.
Esta máquina es de gran ayuda en la manipulación de la mercancía ya

que puede soportar grandes pesos, permitiendo que el proceso de cargue
y descargue de los productos sea mucho más rápido evitando al Auxiliar
efectuar sobreesfuerzos. Se debe tener mucho cuidado y precaución con
su manejo.
Es una máquina que solo puede ser utilizada al interior de la bodega

donde se encuentra instalada.
62
MONTACARGAS.
Sirve de apoyo y complemento al puente grúa y al personal, se utiliza en

el cargue y descargue de los productos, su almacenamiento y
movilización entre una bodega y otra.
HORARIO Y JORNADA DE TRABAJO.
La jornada laboral de ocho (8) horas diarias se cumple de lunes a viernes

desde las 7:30 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 5:30 p.m. y los sábados a
horas de 8 a.m. a 12 a.m.
Dependiendo de la demanda y actividades pendientes el horario se

extiende pero se pagan horas extras a los empleados de bodega.
VÍAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESIBILIDAD.
Para tener acceso a la empresa se dispone de diferentes vías de

comunicación por su ubicación sobre la vía de la badea (variante Turín –
La Popa).
63
9.1.3. ORGANIGRAMA
FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA GERENTE REVISOR(A)

FISCAL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO SERVICIO

CONTABLE COMERCIAL GENERAL
SUBGERENTE
AUXILIAR AUXILIAR DIRECTOR

CONTABLE NÓMINA COMERCIAL
AUXILIAR DIRECTOR COBRADOR ASESOR CAJA AUXILIAR JEFE DE

GENERAL CARTERA (MENSAJERO) COMERCIAL INVENTARIO BODEGA
Fuente: empresa HIERROS HB CONDUCTOR AUXILIAR SERVICIOS

BODEGA VARIOS
64
Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de
la organización y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la
estructuración del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la
empresa la claridad en cuanto a la composición de la misma, por lo que se
procedió a utilizar la información recopilada para el diseño de la estructura
organizacional al momento de iniciar la práctica empresarial.
65
FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES
ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
Fuente: empresa HIERROS HB
En la empresa Hierros HB S.A. se distinguen tres (3) tipos de funciones:

administrativa, comercial y operativa en donde se enmarcan todas las
actividades desarrolladas.
66
CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR
FUNCIONES
ADMINISTRATIVA: COMERCIAL:
 Gerente  Director Comercial

 Subgerente  Asesor Comercial
 Auxiliar Contable  Auxiliar de Inventario
 Auxiliar de Nómina  Mensajero- Cobrador
 Director de Cartera
 Cajera (o)
 Secretaria
OPERATIVA:
 Jefe de Bodega
 Auxiliar de Bodega
 Conductor
 Servicios Generales
Para la no afectación en gran proporción del modelo hasta ahora

adelantado por la organización, donde se encuentran incluidas las
funciones financieras y contables dentro de la administración, se
sugieren los siguientes cambios para dar un poco más de
estructuración a las diversas áreas:
 Situar al Director Comercial en el área comercial y no en la

parte administrativa.
 Director de Cartera y Cajera en el área administrativa y no en

la comercial, debido a que son cargos de gran
responsabilidad e importancia y la información que manejan
va dirigida a la administración principalmente.
67
FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA GERENTE REVISOR(A)

FISCAL
SUBGERENTE
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO SERVICIO

CONTABLE COMERCIAL LOGÌSTICA GENERAL
AUXILIAR AUXILIAR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

CONTABLE NÓMINA CARTERA COMERCIAL LOGÌSTICO
AUXILIAR COBRADOR ASESOR CAJA AUXILIAR JEFE DE

GENERAL (MENSAJERO) COMERCIAL INVENTARIO BODEGA
CONDUCTOR AUXILIAR SERVICIOS

BODEGA VARIOS
68
FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA AUDITORÍA
GERENTE
SUBGERENTE
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO SERVICIO

CONTABLE COMERCIAL GENERAL
AUXILIAR AUXILIAR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

CONTABLE NÓMINA CARTERA COMERCIAL LOGÌSTICO
AUXILIAR COBRADOR ASESOR CAJA AUXILIAR JEFE DE

GENERAL (MENSAJERO) COMERCIAL INVENTARIO BODEGA
CONDUCTOR AUXILIAR SERVICIOS

BODEGA VARIOS
69
ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A
(PROPUESTO 1):
En este diseño se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del
departamento comercial y haga parte de la administración como debe ser,
para colaborar con el manejo integral de la organización; el cargo de Director
de Cartera guíe y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director
Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales,
Cajera, Auxiliares de Inventario; la creación de un departamento de Logística
desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de
Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.
(PROPUESTO 2):
En este diseño se propone a diferencia del anterior que el departamento
comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de
Cartera, Comercial y Logístico para lograr una mayor interacción entre estos y
garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino también para los
clientes tanto internos como externos.
70
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.2.1. MAPA DE PROCESOS
CUADRO 4: MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA
 Direccionamiento de la compañía.
 Planteamiento de estrategias.
 Revisión informes de ventas y cumplimiento de las
metas.
 Interacción con proveedores.
 Autorización de documentos y acciones a
implementar.
 Establecimiento de políticas de compras y ventas.
GERENCIALES
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.
 Selección de personal.
 Contratación.
 Liquidación contrato.
 Programación de vacaciones.
 Capacitación técnica.
 Cuadros de reemplazo (informal).
 Programación de actividades.
AUTORIZACIONES.
71
VENTAS
 Programación de visita al cliente.

 Atención de mostrador o visita al cliente.
 Consulta de disponibilidad de productos.
 Asesoría técnica.
 Cotización de productos para clientes.
 Seguimiento de las cotizaciones.
 Orden de Pedido.
 Facturación.
 Remisión de mercancía.
 Seguimiento del pedido.
COMPRAS
 Determinar productos a comprar.

MISIONALES
 Selección proveedor.
 Pedido a proveedores.
FIJACIÓN PRECIO DE VENTA.
 Establecimiento de precio de venta de los

productos
 Cambio de precio.
 Fijación precio de negociación y descuentos.
METAS DE VENTAS.
 Generación informe de ventas.

 Revisión estadísticas de ventas.
 Fijación meta de ventas.
 Seguimiento meta de ventas.
72
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES.
 Conocimiento de productos.
 Asesoría y capacitación equipo de ventas.
 Tramitación de asesoría muy especializada para
clientes.
73
RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCÍA.
 Recepción de facturas o remisiones.

Descargue, ingreso y almacenamiento.
 Reporte y verificación de los productos recibidos.
 Sistematización ingreso de mercancía.
 Revisión ingreso de mercancía al sistema.
Ajustes de inventario.
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA.
 Programación del cargue de los vehículos y ruta de

entrega.
 Recepción facturas o remisiones.
 Planeación del cargue y distribución de los
APOYO
productos en los vehículos.
 Alistar mercancía a despachar.
 Cargue de mercancía al vehículo.
 Verificación del cargue y autorización de salida de
los vehículos.
 Transporte de mercancía.
 Descargar mercancía.
 Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
 Gestión de devolución de mercancía
74
GESTIÓN CONTABLE.
 Consulta de saldo en bancos.

 Registro de consignaciones.
 Cuadre y revisión de la caja.
 Registro de reembolso de caja menor.
 Conciliación bancaria.
 Revisar cuenta con clientes y proveedores
 Revisión de la cartera de la empresa.
 Cancelación de anticipos de clientes.
 Manejo de información contable y general de las
sucursales.
 Control de costos de inventario.
 Documentación e informes requeridos por
entidades estatales.
COBRO Y RECAUDO
 Generación de listado de cartera vencida.

 Entrega de listado de cartera.
 Cobro.
 Recaudo.
 Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
 Ajuste de cartera al cliente.
 Revisión de consignaciones locales y nacionales de
los clientes.
CAJA
 Cuadre de caja.
 Manejo del dinero en caja.
 Administrar la caja menor.
75
 Cuadre de los gastos del personal por actividades del
cargo.
 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de
caja.
 Cheques devueltos.
 Recepción pago del cliente.
NÓMINA.
 Liquidación de nómina.
 Pago de nómina.
 Pago parafiscales.
 Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y
todas las prestaciones contempladas por la ley.
 Interfase de nómina.
ESTUDIO DE CRÉDITO.
 Solicitar y recibir documentación.

 Estudio de crédito.
 Creación de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.
 Elaboración y entrega de notas.

 Codificación de productos.
 Inventario físico de los productos de bodega.
 Facturación de remisiones.
 Traslado de mercancía.
 Liquidación de fletes.
76
MENSAJERÍA.
 Pagos y consignaciones en bancos.

 Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes.
 Entrega de documentos a clientes.

 Solicitar y entregar documentación en entidades.
 Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
 Dotación de elementos de protección personal.

 Dotación de uniformes.
 Dotación de botiquín de la planta y de los
APOYO automotores de la empresa.
 Accidente de trabajo
 Afiliaciones y contrato de trabajo.
 Inducción.
 Liquidación contrato de trabajo.
 Vacaciones.
77
MANEJO DE ARCHIVO.
 Archivo de documentos.
 Préstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
 Compra de implementos de aseo y víveres de

cafetería.
 Servicio de cafetería.
 Aseo áreas de oficinas.
 Oficios varios.
En el Mapa de procesos se hace la diferenciación de los procesos

desarrollados en la Hierros HB S.A, donde es posible vislumbrar que los
procesos misionales se enfocan hacia la comercialización de los productos,
pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar
el éxito de los mismos, claro está sin dejar de lado las actividades
administrativas que direccionan, plantean y diseñan las estrategias a seguir
para el logro de los objetivos.
78
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
INICIO
Recibir información de los

stocks de mercancía
Consultar la información de
las ventas efectuadas
Revisar o chequear la
información
Calcular las cantidades

existentes de cada producto
Determinar la rotación de los

productos
Producto de Redefinir
NO
alta punto de
rotación? reorden
SI
Consultar punto de reorden
79
1
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Esperar
Compra el NO
alcanzar punto
producto? de reorden
SI
Establecer cantidad a comprar
FIN
Los demás diagramas de Flujo se muestran en el ANEXO A
80
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán

comercializados por le empresa.
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes

variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
 Facturas de compra o remisiones.
1.7 RIESGOS:
 Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación.

 Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
 Revisión de los costos de compras.

 Verificación de precio de negociación con proveedor.
 Proveedores certificados.
 Revisión de las facturas y mercancía comprada.
81
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMPRA Código:
Nº Área
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
Determinar productos a
1 Administrativa Subgerente
comprar
2 Selección del proveedor Administrativa Subgerente
Pedido de mercancía a
3 Administrativa Subgerente
proveedores
82
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
1.4 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar

permite direccionar las actividades de compra hacia la consecución de
los productos que realmente se están agotando y que debido a su
rotación deben ser adquiridos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado

de productos a comprar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de

mercancía existente.
PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a

comprar.
 Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9 RIESGOS:
 Información de stocks de mercancía desactualizado.
 Revisión y verificación de la información.
1.11 OBSERVACIONES.
83
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código:
DETERMINAR PRODUCTOS A Página
COMPRAR
Frecuencia
Actividad Responsable Área
N°
D S M O

1 Subgerente Administrativa X
Consultar información de las

ventas efectuadas
información


productos
6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X
7 establecida como punto de Subgerente Administrativa X
reorden
Establecer la cantidad a
comprar
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B
84
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Cargo: Gerente
Área: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia
la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la
integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y
cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia,
eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Desempeñarse como representante legal de la empresa.

2. Direccionar y administrar la compañía.
3. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y
políticas generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la
empresa.
4. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General
de Accionistas y de la Junta Directiva.
5. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y
removerlos cuando lo estime conveniente.
6. Aprobar y realizar la contratación de personal.
7. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas.
8. Determinar el orden de pago a proveedores.
9. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
10. Tomar decisiones.
11. Implementar las políticas de la empresa.
12. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación estratégica.
13. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
14. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compañía.
15. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía.
16. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la
misma junta se lo exija.
17. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los
estados financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa.
18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo
sino también de la compañía.
IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  INTERPERSONALES
 Aptitud ante las reglas  Atención, trato y respeto hacia
 Aptitud frente al cambio los demás
 Autocontrol y estabilidad emocional.  Colaboración
 Honestidad e integridad  Comunicación escrita
85

Cargo: Gerente
 Motivación  Comunicación oral
 Orientación a los resultados  Liderazgo
 Reacción ante problemas  Manejo de conflictos
 Responsabilidad  Relación con compañeros
 Trabajo en equipo
 INTELECTUALES  ORGANIZACIONALES
 Capacidad de aprendizaje  Control
 Capacitación  Comportamiento
 Creatividad  Cuidado y protección
 Solución de problemas  Manejo de la información
 Toma de decisiones  Planteamiento de estrategias
 Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de

decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de
estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administración de personal; conocimientos en planeación estratégica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia
Contar con educación de nivel Mínimo dos años de experiencia en

superior en Economía, Administración empresas del mismo sector o en
de empresas, Ingeniería Industrial o labores afines al cargo.
carreras afines.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la

manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse
con las actividades que implica su cargo.
El manual completo se muestra en el ANEXO C
86
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Pueden ser tomadas como los indicadores aplicables a la evaluación del

desempeño, ya que permiten establecer la manera como los integrantes de la
compañía propenden hacia el logro de los objetivos organizacionales.
PERSONALES.
 Aptitud ante las reglas.

Conducta ante la autoridad, respeto y cumplimiento de las normas o reglas
establecidas.
 Aptitud frente al cambio.

Reacción ante cambios eventuales en diversos campos y afectación de estos
sobre el comportamiento y las labores a desempeñar.
 Autocontrol y estabilidad emocional.

Actitud y manera como enfrenta los diferentes situaciones laborales y personales
a las que se encuentra expuesto.
 Honestidad e integridad.
Evaluación de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las
que se enfrenta.
 Motivación.
Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades
encomendadas.
 Orientación a los resultados.

Factores que llevan la persona hacia el logro de los objetivos.
 Reacción ante problemas.

Capacidad de proponer alternativas de solución a los inconvenientes que se
presenten.
87
 Responsabilidad.
Nivel de compromiso con las actividades que desempeña.
Compromiso con el desempeño de las actividades para las que fue contratado.
INTELECTUALES.
 Capacidad de Aprendizaje.
Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los
conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la
información e instrucción.
 Capacitación.
Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempeñar las
funciones que se le imputen.
 Creatividad.
Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solución a los inconvenientes
a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.
 Solución de problemas.
Capacidad de rápida respuesta y planteamiento de alternativas de solución a los
problemas generados en el desarrollo de la labor.
 Toma de decisiones.
Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.
88
INTERPERSONALES.
 Atención, trato y respeto hacia los demás.

Forma como entabla relación con otras personas; respeto tanto a la persona
como a la labor desempeñada.
 Colaboración.
Relación y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compañía.
 Comunicación escrita.
Canales de comunicación escrita utilizados para el direccionamiento de la
información y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.
 Comunicación oral.
Manejo de las herramientas y mecanismos lingüísticos que le permiten
comunicación con las demás personas.
Capacidad de entablar diálogo, exponer sus ideas y escuchar la información que

las demás personas le puedan aportar.
 Liderazgo.
Capacidad para direccionar las estrategias diseñadas por el grupo de trabajo
hacia el logro de los objetivos planteados.
 Manejo de conflictos.
Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.
 Relación con compañeros.

Tipo de relación que maneja con los compañeros de trabajo
Aporte y afectación del ambiente de trabajo creado con sus compañeros.
 Trabajo en equipo.
Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la selección de la
mejor opción y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.
89
ORGANIZACIONALES.
 Control.
Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempeñar y
programación de cada una de ellas.
 Comportamiento.
Conducta y características de las acciones y reacciones.
 Cuidado y protección.
Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad física y la de
los elementos que manipula o utiliza.
 Manejo de la información.
Consideraciones sobre el flujo de la información y la responsabilidad para con la
administración de la misma.
 Planteamiento de estrategias.
Visión y estructuración de caminos para el logro de los objetivos.
Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.
 Resultados.
Evaluación del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.
 Medioambiente de trabajo.
Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempeña sus
actividades.
90
CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS
CATEGORÍA COMPETENCIAS
 Aptitud ante las reglas

 Aptitud frente al cambio
 PERSONALES  Autocontrol y estabilidad emocional.
 Honestidad e integridad
 Motivación
 Orientación a los resultados
 Reacción ante problemas
 Responsabilidad
 Capacidad de aprendizaje
 Capacitación
 INTELECTUALES  Creatividad
 Solución de problemas
 Toma de decisiones
 Atención, trato y respeto hacia los demás

 Colaboración
 Comunicación escrita
 Comunicación oral
 INTERPERSONALES  Liderazgo
 Manejo de conflictos
 Relación con compañeros
 Control
 Comportamiento
 ORGANIZACIONALES  Cuidado y protección
 Manejo de la información
 Planteamiento de estrategias
 Resultados y medioambiente de trabajo
91
FECHA: _
NOMBRE: __ CARGO:
Evalúe el desempeño de acuerdo con la siguiente escala de valoración,
indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los
indicadores de sus competencias laborales generales: Personales,
Intelectuales, Interpersonales y Organizacionales.
Permanentemente Habitualmente Ocasionalmente No

(siempre) (casi siempre) (Rara vez) Aplica
(P) (H) (O) (NA)
1. COMPETENCIAS PERSONALES
Acepta y rige su comportamiento bajo las normas
establecidas.
Aptitud ante las Ante la autoridad se muestra incómodo e indiferente.
reglas
Corrige los comportamientos ante las observaciones
realizadas.
Identifica las condiciones cambiantes de su entorno.
Reorganiza sin dificultad los actividades relevantes

Aptitud frente al para el cumplimiento de su labor
cambio
Modifica la propia conducta para obtener mejores
resultados en entornos cambiantes.
Sabe identificar sus propias fortalezas y

limitaciones.
Autocontrol y Controla impulsos y reacciones espontáneas que
estabilidad emocional puedan generar incomodidad o perjuicio.
Es asertivo, expresa sus pensamientos y

sentimientos en el lugar y el momento precisos.
Demuestra un comportamiento honesto y claro en el

desarrollo de sus actividades laborales y personales.
Honestidad e Cumple con las normas establecidas en la empresa.
Integridad
Actúa según sus convicciones y valores en
correlación con los de la organización.
92
Siente complacencia por las funciones que
desempeña.
Los incentivos le impulsan a buscar un mejor logro

de sus metas.
Motivación
Reconoce los logros alcanzados y continúa
enfocándose hacia el alcance de retos mayores.
Conoce con claridad sus funciones y sus

responsabilidades.
Cumple satisfactoriamente con las actividades que

Orientación a los llevan a los resultados propuestos.
resultados
Reacción ante Identifica y analiza los inconvenientes surgidos.
problemas Propone alternativas de solución ante los

inconvenientes presentados.
Espera indicaciones de las acciones a seguir.
Asume las funciones de su cargo de manera

comprometida.
Responsabilidad Se compromete en la mejora continua de ejecución
de sus actividades.
Asume sus errores y las consecuencias de estos.
93
2. COMPETENCIAS INTELECTUALES
Reconoce sus falencias cognitivas.
Aprende, comprende y memoriza fácilmente la

Capacidad de información suministrada.
aprendizaje
Capta o asimila rápidamente la manera como debe
desempeñar las funciones designadas.
Cuenta con la preparación necesaria para cumplir

con las actividades que se le asignen.
Capacitación Se inquieta por conocer y aprender constantemente
sobre temas desconocidos.
Muestra interés por actualizar los conocimientos

previamente adquiridos.
Conoce y genera múltiples formas de dar solución a

una necesidad o un problema.
Creatividad Propone nuevas maneras de ver y de manejar las
situaciones difíciles.
Sobresale por sus ideas novedosas y funcionales.
Identifica fácilmente las causas de una situación

problemática.
Solución de Analiza y propone alternativas para la solución de
problemas los inconvenientes.
Muestra disponibilidad de participar activamente en

la solución de los problemas.
Identifica claramente las alternativas y

consecuencias de una decisión.
Toma de decisiones Analiza y estudia cautelosamente las situaciones a
las que se enfrenta.
Entrega respuestas e implementa acciones óptimas

en el momento oportuno.
94
3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES
Brinda a las personas con las que se relaciona la
atención, trato y respeto adecuado.
Atención, trato y Respeta tanto a la persona como la actividad que
respeto hacia los esta realiza.
demás. Ofrece la mejor atención a clientes y visitantes.
Respalda las actividades desarrolladas por sus

compañeros.
Colaboración Apoya y participa en la capacitación de los nuevos
integrantes de la empresa.
Resuelve dudas a inquietudes a las personas que le

consulte.
Conoce diferentes maneras de producir formas

escritas de comunicación.
Genera textos con la suficiente claridad, sintaxis y

ortografía.
Comunicación Escrita
Utiliza canales de comunicación escrita dentro de la
empresa.
Recibe y expone información verbal de manera

coherente y eficaz.
Comunicación Oral Expresa con fluidez y seguridad sus ideas en
discursos verbales lo que le facilita darse a entender.
Maneja un amplio vocabulario y léxico.
Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno de

los miembros de su grupo de trabajo.
Coordina y organiza los miembros de un grupo de

trabajo para lograr el mejor desempeño.
Liderazgo
Denota interés en el potencial del grupo hacia su
mejor desarrollo y el cumplimiento de objetivos.
95
Identifica objetivamente las causas y efectos de cada
situación conflictiva.
Cumple un papel mediador y negociador que busca

la mejor solución para las partes.
Manejo de conflictos
Enfrenta con asertividad las situaciones difíciles en
la convivencia laboral, social y comunitaria.
Participa activamente en la creación de un clima de

organizacional fundamentado en el compañerismo,
respeto y colaboración.
Acepta a sus compañeros con cualidades, defectos y

Relación con los forma de ser.
compañeros Evita el surgimiento de conflictos con los demás
Conoce las dinámicas de interacción de su grupo de

trabajo.
Sincroniza su trabajo con el de sus compañeros para

obtener los mejores beneficios.
Trabajo en equipo
Reconoce la repercusión de sus acciones en las
acciones de sus compañeros de trabajo.
96
4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Lleva control sobre las actividades y resultados a
obtener.
Control Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la
ejecución de las demás actividades.
Cumple puntual y cabalmente sus funciones dentro

del tiempo fijado.
Sigue la normatividad contemplada en el reglamento

interno de trabajo.
Comportamiento Cumple con las normas y valores de la organización.
Propende porque sus acciones no afecten su labor

ni la de sus compañeros negativamente.
Utiliza los implementos y elementos de protección

entregados por la empresa.
Cuidado y protección Es cauteloso en el desempeño de su labor para
evitar accidentes y pérdida de los productos.
Muestra precaución en la manipulación de la

mercancía.
Recibe y direcciona la información de manera

productiva y funcional.
Manejo de Administra de manera cautelosa, responsable y
información organizada la información a la que tiene acceso.
Realiza las acciones necesarias para mantener

actualizada la información a su cargo.
Identifica en todas las actividades de la empresa

oportunidades de mejoramiento e innovación.
Planteamiento de Proyecta o visualiza claramente lo que se debe hacer
estrategias y la manera de lograrlo.
Establece las acciones para llevar a cabo el logro de

los objetivos organizacionales.
97
Conoce con claridad sus funciones y
responsabilidades.
Determina e implementa las acciones necesarias

para alcanzar los resultados esperados y superar
Resultados las situaciones adversas.
Cumple a cabalidad con las funciones para las

cuales fue contratado y aquellas que se le asignan.
Cuenta con las condiciones medioambientales que

garanticen el desempeño del cargo en óptimas
circunstancias.
Mantiene su puesto de trabajo en condiciones de

Medioambiente de limpieza y orden.
trabajo Participa de las actividades encaminadas al
mejoramiento ecológico y funcional del ambiente de
trabajo.
OBSERVACIONES:
_ _ _
_ _ _
_ _ _
NOMBRE DEL EVALUADOR: CARGO: _ _
FIRMA Y SELLO:
98
TÉCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS
Son llamadas técnicas activas, pues en ellas la persona crea la situación, la

desarrolla y en otras ocasiones las construye. Algunas de las técnicas que se
utilizan para verificar o medir competencias son:
 Entrevista: permite a través de la interacción real con la persona

determinar la capacidad de escucha, comunicación, actitudes y
reacciones.
 Ejercicios en Bandeja: se presentan como una serie de situaciones que

simulan aspectos de procedimientos administrativos en los que se
pregunta a la persona la manera como trataría o afrontaría las diferentes
situaciones propuestas. Se busca conocer, en esas situaciones ficticias, la
forma de trabajar, el nivel de planificación, organización y gestión del
tiempo, entre otros.
 Ejercicios en grupo: se busca observar a un grupo interactuando entre sí

y discutiendo sobre un tema previamente preparado por los evaluadores.
Permite analizar aspectos inherentes a trabajo en Equipo, Liderazgo,
Argumentación, Sensibilidad, Inteligencia Práctica, Capacidad de
Escucha.
 Presentaciones: está técnica consiste en dar a los candidatos un ejercicio

o tema para ser preparado en treinta (30) minutos y presentarlo
posteriormente ante un auditorio. Este ejercicio permite identificar algunas
competencias muy específicas.
 Encontrar hechos: consiste en dar a la persona escasa información para

resolver un problema. El avaluador solamente contestará preguntas
99
suplementarias que cada individuo formule de cara a encontrar capacidad
de síntesis y manejo del tema, en todos sus aspectos.
 Ejercicios de escucha: se le presenta a la persona una grabación oral o

un vídeo, evaluándose su capacidad de asimilación y escucha por medio
de preguntas que formulará el evaluador, valorando el grado de exactitud
de la información.
 Otras técnicas: también se utilizan en la evaluación por competencias los

Test de Aptitudes, Cuestionarios de Personalidad, Valoración de
Rendimientos, Técnicas Proyectivas, entre otros.
100
10. CONCLUSIONES
 La empresa Hierros HB S.A. ha estado presente hace muchos años en el

mercado de materiales para la construcción. Al ahondar en su historia se
conocen el inicio de sus labores en la ciudad de Pereira y al actualizar la
información pertinente a la misma, se puede vislumbrar su crecimiento con
la presencia de tres sucursales en el país, ubicadas en las ciudades de
Pereira, Cali y Bogotá. En el momento se están adelantando gestiones
para iniciar una nueva sucursal en la ciudad de Medellín.
 No establecimiento de planeación estratégica: misión, visión, objetivos

institucionales, por lo que se hizo necesario plantear un diseño de los
ítems antes mencionados debido a la importancia de estos para la
identificación y establecimiento de estrategias que conlleven al logro de
los objetivos organizacionales.
 El desconocimiento por parte de algunos empleados de la persona a quien

debe rendir sus reportes y resultados, tiene como origen el no contar con
el organigrama de la empresa, elemento que permite establecer los
cargos, jerarquías y conocer el direccionamiento del flujo de la
información. Para dar solución a este faltante, se elaboró un Organigrama
Actual con la información obtenida y suministrada por los colaboradores
de la empresa, de igual manera se diseñaron dos Organigramas
propuestos, los cuales fueron puestos a consideración de las directivas de
la compañía.
 Se desarrollaron actividades de sensibilización y socialización de los

objetivos organizacionales y planeación estratégica, debido a la gran
importancia de que estos fueran del entero conocimiento de los
101
integrantes de la compañía. Para ello se formaron grupos que permitieran
una mejor interacción, entrega y comprensión de la información,
programación y divulgación de las actividades, y utilización de medios
audiovisuales y físicos.
 Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales
fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o
por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no
fueron contratados. El análisis de los cargos existentes permite conocer
las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el
nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una
redistribución de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en
la organización.
 La descripción detallada y secuencial las actividades desarrolladas por los

colaboradores de la organización facilita la estandarización de las mismas,
al establecer la manera correcta en la que estas deben ser llevadas a
cabo se puede lograr la optimización de los resultados.
 El manual de funciones, procesos y procedimientos es la herramienta guía

necesaria para la administración del talento humano vinculado a las
empresas puesto que contiene la descripción ordenada y estándar de las
diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados
al interior de la organización. Adicionalmente es de gran importancia en
los procesos de selección de personal y entrenamiento de los nuevos
colaboradores de la compañía.
 Prevalencia del modelo autocrático: quien tiene el poder impone sus ideas
y da las órdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una
sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en
realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y
falta de delegación de autoridad y autonomía que permita y facilite la toma
de decisiones.
102
 Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por
todos los empleados de la compañía.
 Falta del programa de salud ocupacional: se realizó una aproximación

pero en estos momentos no se encuentra instaurado o aplicado. Fallas en
términos de seguridad tanto para los empleados como para la mercancía
que se maneja y los vehículos.
 Falta de proceso de selección de personal, programación de

capacitaciones, etc.
 Desconocimiento de temas logísticos, almacenamiento y productos por

parte del Jefe de Bodega, lo que ha dado origen a las continuas fallas en
la programación de las entregas a los clientes y el malestar y hasta la
perdida de estos últimos.
 Empleados con funciones similares:

 Jefe de Bodega y su asistente, este último es quien en realidad
ejecuta las funciones del Jefe de Bodega y es más aceptado
entre los Auxiliares.
 Subgerente y Director Comercial: sus funciones se enfocan
hacia el área comercial.
 El ambiente hasta ahora observado en la empresa permite vislumbrar un
alto nivel de estrés y desmotivación entre los empleados de las diferentes
áreas, presentándose mayores conflictos en la relación entre Jefe de
Bodega y Auxiliares ante la presencia de factores que dejan ver una
actitud y la instauración del tipo de mando o modelo autocrático ya que las
disposiciones o decisiones del Jefe de Bodega deben ser acatadas y
obedecidas por los empleados. Las continuas amenazas de despido
repercuten considerablemente de manera negativa en el ambiente de la
empresa.
103
 No se aportan soluciones concretas y oportunas que permitan direccionar
las acciones que deben desarrollar los empleados para dar solución a los
inconvenientes presentados, esto además se debe a la falta de caminos o
mecanismos que permitan la comunicación entre los diferentes
componentes de la organización.
 El factor motivación del empleado no aparece, todo redunda y solo se

enfoca hacía la generación de utilidades y productividad. La preocupación
por la persona no prima, al parecer hoy en día podemos encontrar,
aunque sea difícil de creer y de acuerdo a los cambios de los últimos
tiempos en cuanto al concepto del recurso humano, compañías que
consideran a su fuerza de trabajo como máquinas que deben rendir y
cumplir con los resultados esperados, dejando de lado su carácter
humano y todo lo que ello implica para el desarrollo no solo de la vida sino
de una sociedad mejor.
 Prevalencia del interés por los resultados en términos monetarios

(utilidades) y no preocupación por el diseño de los medios o estrategias
para alcanzarlos. Los intereses y objetivos de la empresa se enfocan
hacía la generación de utilidades buscando solo el beneficio de la
empresa y direccionando las estrategias planteadas hacia la consecución
de este y no en pro del beneficio tanto para la empresa como para sus
colaboradores que conllevaría a la obtención de mejores resultados.
 A pesar que la empresa ha crecido en los últimos años y que cuenta con
estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca
flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apatía ante el cambio por
parte de los directivos no ha permitido un avance más importante y un
nivel de competitividad mejor.
104
 No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa,
pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptación de las ideas
o proyectos innovadores diseñados por los colaboradores, a pesar de que
son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda así,
desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo
con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o
mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y
que redundarían en el bienestar general.
 Desde el punto de vista como estudiante y al estar en contacto con

algunos profesionales dentro de la empresa, se aprecia que las
consideraciones anteriores son directamente aplicadas por estos, no
pudiendo precisar si estos comportamientos hacen parte de su formación
o se debe a la poca flexibilidad y limitantes a los que se encuentran
expuestos en la empresa para el desarrollo de su labor.
105
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LLAMADAS.
 El servicio de contestador automático permite que se de una atención más

rápida y precisa a la persona que se está comunicando, disminuyendo el
tiempo de espera y haciendo que el personal pierda menos tiempo y
disminuya el ruido generado por el timbre del teléfono.
DISEÑO Y DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO.
 Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con más privacidad
debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso
de todo el personal principalmente el área comercial: ventas, subgerencia,
dirección comercial, dirección de cartera y caja.
 La caja debe contar con un recinto que le permita mayor privacidad, al

igual que con una registradora que facilite la manipulación del dinero.
 Desarrollar un diseño para los puestos de trabajo que permita su fácil

comunicación con los demás áreas.
106
SALUD OCUPACIONAL.
 Desarrollar y poner en marcha el programa de salud ocupacional.
 Trabajar de manera conjunta y contando con la colaboración de las

entidades de salud en la programación de actividades que permitan
mejorar las condiciones ambientales y de seguridad de los colaboradores
de la empresa.
COMUNICACIÓN.
 Suministrar a todos los integrantes de la compañía las directrices o camino

a seguir para que la comunicación sea efectiva.
 Fortalecer la comunicación para brindar rápida solución a los

inconvenientes que tengan lugar en el desempeño de las tareas.
 Dar a conocer a los miembros de la empresa los lineamientos y pautas o

pasos a seguir ante el trámite interno de diversas acciones, consulta y/o
manejo de la información.
107
RECURSO HUMANO.
 Asignar a una persona las funciones relacionadas con el manejo de

personal.
 Entender que el personal es la parte fundamental de la empresa y a través

de la cual es posible dar cumplimiento y alcance a los objetivos
organizacionales.
 Diseñar e implementar un proceso de selección de personal que permita

identificar las fortalezas y capacidades de los aspirantes a vincularse a la
empresa.
 Actualización constante en temas referentes al manejo del recurso

humano.
 Reconocer los logros y el aporte de cada uno de los integrantes de la

compañía a fin de se cree y se recuerde a los empleados la importancia
que representa para la compañía.
 Adelantar procesos de sensibilización y sociabilización de los objetivos

empresariales a todos los integrantes de la compañía.
 Incentivar y motivar a los empleados para que no solo se comprometan

con el cumplimiento de sus labores sino que de verdad se sientan
cómodos y ejecuten sus funciones de la mejor forma.
 Crear un ambiente y una cultura organizacional donde prime el respeto y

buen trato hacia y entre todos los integrantes de la empresa.
108
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
 Entregar una copia y asegurar que todos los miembros de la empresa

conozcan claramente el reglamento interno del trabajo y las disposiciones
en él contenidas.
 Realizar una revisión y actualización del reglamento.
 Consultar el reglamento interno de trabajo para la aplicación de la

normatividad cuando los eventos así lo requieran.
LOGÍSTICA.
 Buscar y contratar una persona que cuente con los conocimientos y la

experiencia para hacer énfasis en la coordinación logística de las
actividades relacionadas con despacho, bodega y envío de mercancía a
los clientes.
 Programar la capacitación del personal existente en temas logísticos.
 Aplicar las normas establecidas para el almacenamiento de los productos

en bodega y las zonas determinadas para la movilización y circulación de
productos y personal.
 Establecer las posibles soluciones a ejecutar ante el surgimiento de

inconvenientes.
109
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.
 Prestar mayor atención a los empleados cuando reporten las fallas.
 Programar mantenimientos preventivos de los vehículos, maquinaria y

equipo a fin de que no se deba llegar al extremo de que ocurra un daño
mayor que afecte no solo la distribución de los productos sino las finanzas
de la compañía.
 Escuchar y analizar las propuestas de los colaboradores a fin de

aprovechar el potencial, experiencia y punto de vista de las personas que
están directamente relacionadas con las actividades operativas.
PROGRAMACIÓN DE LAS HORAS EXTRAS DEL PERSONAL DE

BODEGA.
 Concertar, consultar o solicitar con antelación la colaboración de los

Auxiliares en ejecución de actividades que deben desarrollarse en horas
extras a fin de establecer con que personal es posible contar para realizar
la programación de las mismas.
110
CRÉDITO A CLIENTES.
 Solicitar y concienciar a los Asesores Comerciales y a los clientes

potenciales de la necesidad de la entrega completa de la documentación
requerida para realizar el estudio de crédito.
 Ante la solicitud de ampliación de cupo de crédito para los clientes

existentes se hace indispensable conocer la situación financiera actual de
la persona o empresa a fin de analizar y determinar la conveniencia para
la compañía.
 Solicitar RUT (Registro Único Tributario) a los clientes.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (COMPETENCIAS EMPRESARIALES).
 Diseñar e implementar la evaluación de desempeño para analizar las

competencias empresariales de los integrantes de la organización.
 Evaluar el alcance y los resultados obtenidos en las diversas áreas por

cada una de las personas a ellas vinculadas para de esta forma identificar
las falencias y/o fallas y así poder diseñar estrategias dirigidas a la
corrección o minimización de las mismas.
 Determinar las necesidades de capacitación en temas inherentes al cargo,

actualización de la normatividad y procesos, etc. en pro del fortalecimiento
de las capacidades de los colaboradores.
111
ALGUNAS MÁS…
 Dar aplicabilidad a las sugerencias y manual desarrollado con el objetivo

de estandarizar los procesos en beneficio tanto de la empresa como de
sus integrantes.
 Otorgar a las personas la autonomía y autoridad inherente para el

desarrollo de su cargo, pero controlando que esta última no sea excedida.
 Programar y brindar espacios para las capacitaciones.
 Considerar un poco de flexibilidad en el horario aprobado para gastos de

alimentación, para casos justificados, que en la actualidad se encuentra
limitado al ingreso del personal a laborar a las 6 a.m., debido a que no
siempre se ingresa a esa hora, pero en ocasiones los viajes largos y los
inconvenientes que se presentan en carretera y en las entregas causan
que se deba trabajar hasta altas horas de la noche.
 Crear mecanismos que incentiven a los colaboradores y que conlleven al

logro de los objetivos organizacionales de un manera más eficiente.
 Desarrollar un área logística desde donde se coordinen las actividades
inherentes a la distribución, ingreso, almacenamiento y salida de la
mercancía.
 Fomentar políticas de dialogo y manejo de estrés.
 Revisar el reglamento interno de trabajo para analizar su contenido y si es

necesario realizar ajustes o modificaciones.
112
 Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la
información concerniente a la misión, visión, políticas, organigrama y
reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido
por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor
sentido de pertenencia y compromiso.
 Señalizar en las áreas de bodega los espacios y pasillos para la

movilización y circulación de personal.
 Un factor clave muy importante para el logro de los objetivos

organizacionales es el contar con la colaboración, apoyo y compromiso de
todos sus integrantes.
 Evaluar el desempeño del cargo a partir de la identificación de las

competencias organizacionales es un factor que permite la
retroalimentación y el análisis de la manera como los colaboradores están
enfrentando los inconvenientes, alcanzando los objetivos y conocer el
camino que para ello han tomado.
 Las competencias organizacionales permiten evaluar además

características de la persona y determinar algunas condiciones o
capacidades para enfrentar problemas, trabajar en equipo, etc.
 Desarrollar la planeación estratégica para que sea posible visionar o

establecer los mecanismos que conllevarán al logro de los objetivos
planteados.
113
12. BIBLIOGRAFÍA
CHIAVENATO, Adalberto. Introducción a la Teoría General de la

Administración. Editorial Mc. Graw- Hill. Quinta edición,1992.
GRUPO DE INVESTIGACIÓN DESARROLLO HUMANO Y

ORGANIZACIONAL. Administración por Resultados. Un enfoque
teórico práctico para organizaciones cambiantes. Facultad de
Ingeniería Industrial. Universidad Tecnológica de Pereira, 2004.
SLACK, Nigel et al. Administración de Operaciones. 2 ed. México :

Continental, 1999. 863P
ROBBINS, Stephen y De CENZO, David. Fundamentos de

Administración : Conceptos y aplicaciones. México : Prentice Hall,
1996. 485P
MARÍN, Lucas. Sociología para la empresa. Madrid, España : Mc

Graw Hill, 1994. 436P
114
13. ANEXOS
ANEXO A: DIAGRAMAS DE FLUJO
INDICE DIAGRAMAS DE FLUJO
Pág
COMPRA 119
Determinar productos a comprar 119
Selección del proveedor 120
Pedido de mercancía a proveedores 121
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA 122

Recepción de facturas o remisiones 122
Descargue, ingreso y almacenamiento 123
Reporte y verificación de los productos recibidos 125
Sistematización del ingreso de producto(s) 126
Revisión del ingreso de mercancía al sistema 127
Ajustes al inventario 128
FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 129

Establecimiento del precio de venta 129
Cambio de precio 130
Fijar precio de negociación y descuentos 131
PAGO A PROVEEDORES 132

Recepción y archivo de las de compra de mercancía 132
Programación del pago a proveedores 133
Efectuar el pago a proveedores 135
VENTA 138
Programar visita al cliente 138
Visita obra 139
Atención de mostrador (venta de contado) 140
Consulta disponibilidad de los productos 141
Asesoría Técnica 142
Cotización de productos para clientes 143
Seguimiento de las cotizaciones 144
Pedido 145
Facturación o remisión de mercancía 147
Seguimiento del pedido 152
115
METAS DE VENTA 153
Generación informe de ventas 153
Revisión estadísticas de ventas 154
Fijación meta de ventas 155
Seguimiento meta de ventas 156
COBRO Y RECAUDO 157

Generación de listado de cartera vencida 157
Entrega de listado de cartera 158
Cobro 159
Recaudo 160
Seguimiento del estado de cobro y recaudo 161
Ajuste de cartera al cliente 162
Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes 163
Generación de listados de cartera 165
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA 166

Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega 166
Recepción de facturas y/o remisiones a despachar 168
Planeación del cargue del vehículo 169
Alistar la mercancía a despachar 170
Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente 171
Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida 172
Transporte de la mercancía 173
Descargar mercancía en obra o ferretería 174
Entregar factura al cliente 175
DEVOLUCIÓN EN VENTAS 176

Gestión de devolución de mercancía 176
CRÉDITO A CLIENTES 179

Solicitar y recibir documentación para crédito 179
Estudio de crédito 180
Crear cliente 181
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 182

Inventario físico de los productos de bodega 182
Codificación de productos 184
Elaboración y entrega de notas 185
Facturación de remisiones 186
Traslado de mercancía 187
Liquidación de fletes 188
AUTORIZACIONES 189
116
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES 190
Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas 190
Tramitar asesoría muy especializada para clientes 191
GESTIÓN CONTABLE
192
Consulta de saldo en bancos 192
Registro de consignaciones 193
Cuadre y revisión de la caja 194
Reembolso de caja menor 195
Conciliación bancaria 197
Ajuste de cuentas con clientes y proveedores 199
Revisión de la cartera de la empresa 200
Cancelación de anticipos de clientes 201
Manejo de información contable y general de las sucursales 202
Control de costos de inventario 203
Documentación e informes requeridos por entidades estatales 204
NÓMINA 208
Liquidación de nómina 208
Pago de nómina 210
Pago de parafiscales 211
Liquidación de vacaciones 212
Interfase de Nómina 213
MANEJO DE CAJA 214

Cuadre de caja 214
Manejo del dinero en caja 215
Administrar la caja menor 216
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 217
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 219
Cheques devueltos 220
Recepción pago del cliente 221
SALUD OCUPACIONAL 222

Dotación elementos de protección personal 222
Cotización y selección del proveedor 223
Recepción y entrega de elementos 224
Dotación de uniformes 225
Dotación Botiquín 226
ACCIDENTE DE TRABAJO 227

Reportar accidente de trabajo 227
Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo 228
117
Registrar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo 229
Tramitar liquidación de la incapacidad 230
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO 231

Selección de personal 231
Afiliaciones y contrato de trabajo 232
Inducción 235
Liquidación contrato de trabajo 235
Asesoría y capacitación del equipo humano 236
Vacaciones 237
MENSAJERÍA 238
Pagos y consignaciones en bancos 238
Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes 239
Entrega de documentos a clientes 241
Solicitar y entregar documentación en entidades 242
Compras eventuales de oficina 243
MANEJO DE ARCHIVO 244

Archivo de documentos 244
Préstamo de documentos 245
SERVICIOS GENERALES 246

Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería 246
Servicio de cafetería 246
Aseo área de oficinas 247
Oficios varios 247
118
PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR

INICIO

las ventas efectuadas
información


productos
NO
Producto de Redefinir
alta rotación? punto de
reorden
SI
Consultar punto de reorden
establecida como punto de
reorden
Compra el Esperar
NO
producto? alcanzar punto
de reorden
SI
Establecer cantidad a comprar
FIN
119
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
INICIO
Consultar proveedores de
los productos
Establecer contacto con el

proveedor
SI Proveedor NO
conocido
(antiguo)?
Posee certificado NO Finalizar

de calidad?
comunicación
SI
Solicitar información
de precio de
productos
Analizar la
información y
opciones
ofrecidas
Consultar políticas de
compras
Escoger la mejor opción
Iniciar negociación
FIN
120
PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCÍA A PROVEEDORES
INICIO
Diligenciar borrador carta de

pedido
Elaboración o corrección
carta de pedido
Recibir y revisar carta
Verificar información
contenida en la carta
(elaboración, producto y
cantidad)
NO Solicitar
Carta cambios y
aprobada? ajustes
SI
Autorizar el envío de la
carta de pedido vía fax
Enviar la carta
Asegurarse que la carta

haya sido recibida y
confirmada
Reportar el envío de la carta
FIN
121
PROCESO: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS O REMISIONES
INICIO
Llegada de los camiones de

los proveedores
Recibir las facturas o

remisiones de la mercancía
Consultar el documento e
identificar producto(s)
Determinar a que bodega

llevar el producto
Coordinar el ingreso de los

productos
Anotar las referencias de los

productos en un papel
Entregar a Auxiliar de
Bodega anotación de la
mercancía a recibir
FIN
122
PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO
INICIO
Recibir de Jefe de Bodega

anotación en un papel de las
referencias de los productos
Identificar tipo de producto y

sitio de almacenamiento
Establecer mecanismo de
descargue
SI NO
Puente grúa o
montacargas?
Descargue manual
SI NO
Empleado del
proveedor?
Indicar sitio de Coordinar labor

almacenamiento con Auxiliares
de Bodega
Supervisar labor
Tomar la mercancía
Bajar los productos del

vehículo
Transportar la mercancía
desde el vehículo hasta el
interior de la bodega
123
1 2
1 2
Confirmar sitio de
almacenamiento
NO
SI
Sitio
correcto?
Establecer lugar
indicado
Ir contando y/o marcando

con pintura la mercancía
ingresada a bodega
Descargar la mercancía en
el sitio de almacenamiento
Arrumar o colocar los

productos en estibas o
burros
Verificar almacenamiento de
SI NO
Está bien?
Mover o ubicar
los productos
Descargue
completo?
SI
Anotar cantidad de
productos ingresados
Reportar el ingreso de la
mercancía
FIN 124
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
INICIO
Consultar anotación de productos

y cantidades ingresados
Informar verbalmente referencias

cantidades almacenadas
Confrontar la información
reportada con la registrada en la
factura o remisión
SI Coinciden NO
productos y
cantidades?
Recontar la
mercancía
Revalidar la
información
SI Sigue NO
presentándose
diferencia?
Establecer las
diferencias
Hacer nota
manual
Anotar mercancía en el
cuaderno de entrada de bodega
Entregar facturas o remisiones y

observaciones a Inventario
FIN 125
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
INICIO
Recibir facturas, remisiones

y observaciones
Consultar la carta de pedido

de mercancía
Verificar la concordancia de
material recibido y solicitado
Armar paquete de factura y

remisión
Ingresar al software
Consultar factura o remisión

y nota
Digitar la información de los

productos
Cotejar el ingreso de los

productos
Realizar cambio
NO
Ingreso de código,
correcto? proveedor, etc.
SI
Anotar información de la
mercancía en el
cuaderno de entrada
FIN
126
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN INGRESO DE MERCANCÍA AL SISTEMA
INICIO
Recibir las facturas,

remisiones y notas
Consultar documento
enviado por los
proveedores, notas y
cuaderno de entrada
Consultar inventario del

sistema
Revisar notas de entrada
Confrontar la información
(producto y cantidad)
SI NO
Requiere
ajuste?
Realizar los
ajustes
Cargar la entrada de
productos a inventario en el
sistema
FIN
127
PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES
INICIO
Recibir nota o petición
Identificar tipo de ajuste
SI NO
Error de
ingreso?
SI NO
Reprocesar General?
información
SI NO
Convertir Corte?
paquete de
producto a
Calcular cuantas SI NO
cantidad menor Cambio de
unidades se producto?
pueden sacar del
producto
Analizar
conveniencia
o facilidad
Informar a la persona
solicitante
Imprimir los ajustes
Revisar los documentos

de ajuste
Entregar copia de los

ajustes a Contabilidad
Archivar documentos de
ajuste
128
FIN
PROCESO: FIJACIÓN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
INICIO
Consultar lista de costo de

compra
Revisar y analizar la
información
Calcular precio de venta
Verificar margen de ganancia
(10% a 12%)
Se cumple el NO
margen?
SI
Conocer precio de la
competencia
Determinar precio de venta

del producto
Consultar precio de venta

anterior
NO SI
El precio
difiere?
Autorizar cambio
de precio
Cambiar precio al
producto
Imprimir listado de precios
129
FIN
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO
INICIO
Recibir petición de cambio de

precio del producto(s)
Consultar ítems y ubicar

producto en pantalla
Confirmar información
NO
Es el
producto?
SI
Relacionar ítem y nuevo

precio
Cambiar el precio
1
Actualizar y guardar los

cambios efectuados Salir del software
Revisión y autorización del

Consultar producto y precio cambio
Entregar listado a integrantes

NO
Cambio el del Área Comercial
precio?
SI FIN
Imprimir listado
130
PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y DESCUENTOS
INICIO
Recibir lista de costos de

los productos
Revisar y analizar la
información
Consultar precio de venta

establecido
Calcular precio mínimo

de venta y descuento
Verificar margen de
ganancia mínimo (8%)
NO
Cumple
margen?
SI
Fijar políticas de descuento
Establecer precio mínimo de

negociación y descuento
Reunión Área Comercial
FIN
131
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCÍA
INICIO
Recibir las facturas enviadas

por los proveedores
Consultar y revisar las

facturas
Establecer fecha de pago
Señalar fecha de pago y

descuentos (si los ofrece)
SI NO
Pronto pago?
Ubicar facturas
en carpeta o lugar Archivar facturas
de fácil alcance y
próximo al sitio de
trabajo
FIN
132
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Seleccionar del acordeón

(archivador) las facturas que
deben pagarse en la semana
Consultar diariamente las

facturas adeudadas a los
proveedores
SI La factura NO
tiene
abonos?
Calcular saldo
adeudado
SI NO
Descuentos?
Efectuar el cálculo
de los descuentos
Relacionar proveedores por

fecha y prioridad de pago,
valor y descuento
Elaborar informe de
proveedores a quien se
adeuda y el saldo
Totalizar los pagos
133
1
Consultar saldo en bancos
Entregar lista de
proveedores a pagar e
informe de saldo en los
bancos a Gerente
Determinar a que proveedor

pagar y la cuantía
SI NO
Cancelación
total?
Establecer cuantía a
abonar
Tomar la factura
correspondiente al
proveedor autorizado para
pago
FIN
134
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Consultar la factura
Establecer el valor adeudado
NO SI
Abono a la
deuda?
Fotocopiar la factura
Cancelar la deuda en
su totalidad Colocar sello de abono
en la factura original y
anexar copia del
abono
Archivar factura
Elaborar comprobante de
egreso, adicionando el # de la
factura que se está cancelando
y el valor del descuento (si lo
Establecer forma de pago
NO SI
Cheque?
Efectuar pago en efectivo Determinar al banco por

el que se puede girar la
cantidad adeudada
Pasar factura a Auxiliar
de Nómina o General Pasar factura del
proveedor a Auxiliar de
Nómina o General y
Verificar el valor y la solicitar la elaboración
cuenta a donde se del cheque del banco
está llevando establecido
1 2
135
1 2
Pasar a Cajera la Anotar en el cuaderno

factura a cancelar del banco # del cheque
Enviar a pagar o Elaborar cheque

consignar a cuenta del
proveedor
Recibir los cheques
diligenciados
Verificar el banco y el
valor que debe
contener el cheque
NO
Anular
Aprobado?
cheque
SI
Anotar la
Colocar sello para firmas observación
(2 de 3 firmas) en el
cuaderno
de
Pasar a Gerente para
obtener firma
Recibir cheques firmados
Firmar cheques
Remitir cheques a
Cajera
Recibir autorización de
consignación de Auxiliar
Contable y cheques
elaborados
Diligenciar consignación a
nombre del proveedor
3
136
3
Revisar cheques y firmar si

es necesario
Enviar cheque a proveedor o

consignar en efectivo o
cheque
Entregar consignaciones y
cheques a mensajero para
su tramitación en el banco
respectivo
Recibir llamada del banco
Confirmar firma y valor del

cheque
Autorizar el cheque
NO Cancelación de SI
varias facturas a
un proveedor?
Solicitar elaboración
de carta de pago a
Auxiliar General
Elaborar Carta de
pago relacionando las
facturas canceladas
Enviar carta de pago a

proveedor vía fax
Archivar facturas y
documentos de respaldo del
pago efectuado
FIN
137
PROCESO: VENTAS
PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE
INICIO
Elegir sector o población

objetivo
Armar plan de trabajo
SI Visita fuera NO
de la ciudad?
Determinar número
Programar Visita
de días
local
Solicitar autorización
salida de la empresa
Autorización del Plan de

Trabajo (visitas)
FIN
138
PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES
INICIO
Desplazarse a la zona o
lugar determinado
Visita fuera
de la ciudad?
Iniciar viaje entre las Salir de la empresa a

6:30 y 7 de la mañana mitad de la mañana
NO SI
Cliente
antiguo?
Buscar persona que Recordar al cliente

pueda tomar los productos y
decisión de compra servicios ofrecidos
por la empresa
Identificarse con
nombre propio y de
la empresa
Brindar información
de los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa
Obtener información de
productos necesitados
Tomar datos del cliente
Cotizar productos
SI
Realizará NO
pedido?
Anotar productos Ponerse a disposición
y cantidades del cliente
Diligenciar Planilla de Visita
139
FIN
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)
INICIO
Recibir visita del cliente
Entablar comunicación
Determinar que
productos requiere
Consultar disponibilidad
del producto(s)
NO SI
Productos
disponibles?
Cotizar producto
Informar al Informar el valor

cliente al cliente
SI
Algo más?
NO
NO SI
Efectuará la
compra?
Facturar o
remisionar
Entregar factura o
remisión al cliente
Indicar ubicación de
caja (para pago) y de
despacho (para
entrega de productos)
140
FIN
PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS
INICIO
Establecer ubicación del

Asesor Comercial
SI NO
Está en la
empresa?
Ingresar al Comunicarse a la
software empresa
Consultar los Indagar por la

requerimientos del existencia del
cliente producto(s)
Consultar lista de precios
Confrontar información del

sistema con la de la lista de
precios
SI Productos NO
disponibles en
bodega?
Productos NO Informar al
disponibles en
cliente
otra sucursal?
SI
Establecer cantidad existente
FIN
141
PROCEDIMIENTO: ASESORÍA TÉCNICA
INICIO
Definir tipo de obra para la

que el cliente requiere el
material
Determinar clase de asesoría
SI NO
Asesoría
Básica?
SI NO
Asesoría
especializada?
Establecer los
productos que Solicitar Tramitar asesoría
más se ajustan colaboración a la muy
a la necesidad Ingeniera Civil de especializada con
del cliente la empresa el proveedor
Describir las Realizar estudio

especificaciones de los Acompañar la
del material requerimientos asesoría
del cliente y/o
planos de la obra
Explicar al
cliente las
ventajas del Indicar el
producto(s) producto(s) que
se ajusta(n) a la
obra
Efectuar
despiece del
producto
Interpretar
cartilla
Establecer satisfacción de la
necesidad del cliente
142
FIN
PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
INICIO
Estudiar nota de los

productos
requeridos por el
cliente
Consultar lista de
precios y descuentos
Calcular valor del

producto(s)
SI Requiere NO
informe
Informar al cliente
Diligenciar formato de
telefónicamente o en
cotización del sistema o
persona
personalizado
referenciando producto,
cantidad y valor
Imprimir cotización
Enviar documento vía

fax o entregar
personalmente (oficina u
obra del cliente)
FIN
143
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
INICIO
Comunicarse con el cliente
Determinar consideración
sobre la cotización
SI NO
Realizará
pedido?
Tomar datos del Establecer razón

pedido
Conocer de otras
cotizaciones
Consultar precios
y descuentos
límites para la
mercancía
SI Cotizar
Es posible
recotizar? nuevamente
NO
Ponerse a
disposición
del cliente
FIN
144
PROCEDIMIENTO: PEDIDO
INICIO
Tomar datos del producto y

cliente
Consultar disponibilidad y
existencia de mercancía en
bodega
Consultar lista de precios
pedido con datos del cliente
y cálculos efectuados
Revisar que los datos estén

completos y correctos
NO Realizar
Está bien? correcciones
SI
Solicitar autorización de
Cartera y Comercial
NO Informar al
Aprobado?
cliente
SI
Pasar formato de pedido a

despacho
145
1
Solicitar programación de la
entrega de pedido
SI Mercancía NO
existente en
Facturar pedido Remisionar

pedido
Informar al cliente la fecha de

entrega de la mercancía
Realizar seguimiento al despacho
FIN
146
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE MERCANCÍA
INICIO
Calcular valor total de la venta
Revisar # de factura para no

saltar consecutivo
Establecer tipo de venta
SI NO
Contado?
SI NO
Facturación Crédito?
Contado
Facturación Con anticipo
Crédito
Verificar concordancia de
precio y descuento
NO
Es correcto? Corregir
SI
Buscar dispositivo de salida
Imprimir factura
Corroborar datos de la factura
SI NO
Error en
facturación?
Anular factura Entregar factura

al cliente
147
FIN
PROCEDIMIENTO: ANULACIÓN DE FACTURA
INICIO
Recibir petición de Cajera o

Asesor Comercial junto con la
factura a anular
SI NO
Factura venta
de contado?
Revisar que la factura se Revisar que la factura se

encuentre completa (4 encuentre completa (3
hojas) y que no tenga hojas) y que no tenga
sello de entregado sello de entregado
Analizar las facturas y la

anotación de la observación
de la razón de la anulación
Confirmar la apreciación de
la observación
Ingresar al sistema para

efectuar la anulación
Habilitar la factura (ingresar

a la factura con su #)
Recorrer la factura
Adicionar a la factura la
observación de la anulación
y la razón de la misma
Colocar sello de anulada a

la factura física
Archivar las facturas

anuladas
148
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CONTADO
INICIO
Consultar existencia del

cliente en el sistema
SI NO
Existe?
al cliente
Digitar información
en el sistema
Confirmar datos
NO
Datos Efectuar
correctos? modificaciones
SI
Anexar la información de la
mercancía (referencia,
cantidad y valor)
NO
SI
Compra
representativa?
Grabar información
del cliente en el
sistema
Revisar # factura
confrontando con el sistema
FIN
149
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CRÉDITO
INICIO
Consultar formato de pedido
Digitar información de pedido
Verificar los datos del cliente

y del pedido
NO Corregir
Datos
correctos? datos
SI
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE ANTICIPO DE PAGO
INICIO
Solicitar revisión y autorización

comercial y cartera
Elaborar formato de pedido

proforma describiendo
detalladamente los artículos,
cantidad, precio y datos del
Digitar información del cliente

y productos comprados
Solicitar revisión y autorización

comercial y cartera
Realizar facturación parcial

a un (1) día
FIN
150
PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE MERCANCÍA
INICIO
Tomar pedido de producto y

cantidad
Solicitar a Auxiliar de
Inventario la elaboración de la
remisión facilitándole la
información del cliente,
producto y cantidad
Elaborar remisión de
mercancía diligenciando
formato del sistema
Verificar consecutividad de
la remisión
Buscar dispositivo de salida
Imprimir remisión (4 hojas)
Relacionar la remisión en el
cuaderno de remisiones,
llenando las dos primeras
casillas (# remisión, nombre
del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la

remisión y entregar las
demás a Asesor Comercial
Recibir remisión y entregar

al cliente
FIN
151
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
INICIO
Consultar compras de los

clientes
Consultar con despacho

fecha de entrega de la
mercancía al cliente
Establecer etapa del despacho
NO SI
Ya se realizó
entrega?
Comunicarse o Comunicarse
recibir llamada con el cliente
del cliente
Informar al SI NO
Alguna
cliente etapa del observación?
despacho
Determinar tipo
de inconveniente
Ayudar a
resolver o
participar en la
solución
Establecer satisfacción del

cliente
FIN
152
PROCESO: METAS DE VENTAS
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN INFORME DE VENTAS
INICIO
Ingresar al sistema
Verificar que el personal de

ventas no se encuentre
utilizando el sistema
Diligenciar y adicionar datos

requeridos
Consultar información
general de las ventas
Establecer frecuencia de
presentación
SI NO
Informe
diario?
Seleccionar datos Seleccionar ventas

de ventas por vendedor,
Acumulada del día y cliente, línea, costo
acumulada del mes y acumulada del
Verificar la información
NO
Información
correcta?
SI
Imprimir listados de ventas
FIN
153
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS
INICIO
Recepción informe de ventas
Analizar las estadísticas

de ventas
Determinar la rotación
de los productos
1
Resaltar o señalar los

datos más relevantes SI NO
Se lograron
las metas?
Confrontar y verificar la Establecer

información impresa con la razones
registrada en el sistema
Replantear
NO Establecer las estrategias
Información
correcta? diferencias y la
razón de estas
SI
Consolidar la información
Conocer las estrategias
desarrolladas Tomar nota de las ventas
totales
Estudiar y analizar los

logros alcanzados Informar a Gerencia el nivel
de ventas logrados
Determinar alcance de las

estrategias FIN
154
PROCEDIMIENTO: FIJACIÓN META DE VENTAS
INICIO
Revisión de la información
de ventas del mes anterior
Analizar la información
Calcular el promedio de
venta general
Consultar las políticas de la

empresa
Conocer el comportamiento
del sector (mercado)
Realizar las proyecciones de

ventas
Definir y revisar las metas

fijadas
Establecer el monto mínimo

que debe facturar cada Asesor
Realizar reunión del Área

Comercial
Informar las meta de ventas a

alcanzar a los integrantes del
Área Comercial
FIN
155
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS
INICIO
Reunión Área Comercial
Reportar las visitas a los

clientes y los negocios
pactados
Análisis de las ventas de

cada Asesor Comercial
Comparar las ventas

realizadas con la meta
establecida

desarrolladas
SI Se NO
alcanzarán
Replantear las
estrategias
Establecer el alcance de la
meta de ventas
FIN
156
PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA
INICIO
Ingresar al sistema por

Cartera
Consultar la información
de cartera de clientes
Establecer estado del

cliente
SI NO
Cartera
vencida?
Relacionar clientes
Filtrar la información
por Asesor
Comercial
Generar los listados

de clientes
Imprimir listados
FIN
157
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA
INICIO
Consultar listados de
cartera vencida
Establecer días de
vencimiento del cliente
SI NO
Mayor a 10
días?
Reunión con
Asesores Entregar listados a
Comerciales mensajero
Entregar listados
Recibir listados de
cartera vencida
Guardar copia de las

listas de cartera
vencida entregadas
FIN
158
PROCEDIMIENTO: COBRO
INICIO
Consultar y analizar los

listados de cartera vencida
Resaltar los pagos recibidos
Establecer comunicación con el

cliente
SI Cobro NO
presencial?
Solicitar a cartera elaboración

circular o carta de cobro
Comunicarse
Elaboración carta de cobro telefónicamente
Recibir documento de respaldo

Recordar al cliente
monto, fecha de pago
Desplazarse a la oficina del de su obligación con la
cliente empresa y días de
Entregar al cliente la circular o

carta de cobro Solicitar cancelación
del compromiso
SI NO
Requiere
explicación?
Revisar con el
cliente el saldo
adeudado
Hacer firmar al cliente copia

del documento
Fijar compromiso y fecha de

pago
Entregar copia de la circular o

carta a Director de Cartera
159
FIN
PROCEDIMIENTO: RECAUDO
INICIO
Establecer comunicación
telefónica con el cliente
SI
NO Cobro
presencial?
Regresar a la empresa
Recibir el pago en efectivo o

cheque
SI NO
Mucho
dinero?
Regresar a la empresa Comunicarse con Cajera o

Auxiliar Contable
Dirigirse a caja Indicar la cuantía
Recibir indicación de cuenta

y banco
Entregar dinero o cheque
Desplazarse al banco
consignación
Realizar consignación
Presentar y entregar recibo

de consignación a cajera de
la empresa
Elaborar recibo de caja, firmar

y colocar sello de cancelado
Enviar o entregar recibo de

cancelación al cliente
FIN 160
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO
INICIO
Reunión de Cartera y
Comercial (Asesores
comerciales)
Recibir información del

avance de cobro y
recaudo
Preguntar y recibir las

observaciones del
Asesor
Confrontar la
información actual con la
anterior
FIN
161
PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
INICIO
Recibir copia de
consignación
Establecer a que cliente

corresponde
Consultar con
NO
Se identificó? Asesores
Comerciales
SI
Diligenciar Planilla de
consignaciones
Consultar consignaciones de
los clientes en los bancos
Confrontar información de
planilla de consignaciones y
bancos
NO
Confirmada la
consignación?
SI
Ingresar todas las

consignaciones al sistema
Aplicar la consignación a la
factura del cliente
Elaborar recibo de caja para

cancelar la factura
FIN
162
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
INICIO
Consulta de saldos en
bancos
Consultar las
consignaciones realizadas a
favor de la empresa
Establecer en que ciudad se

realizó la consignación
Recibir del Director de

Cartera la Planilla de
consignaciones
Confrontar la información de
la Planilla de consignaciones
con la obtenida de los
bancos
SI NO
Confirmada la
consignación?
Marcar o señalar Tratar de establecer a que

en la Planilla cliente pertenece la
consignación
Consultar con vendedores

y/o Director de Cartera las
consignaciones que no
aparecen en la planilla,
informándoles el valor
consignado y el banco
Dirigir carta al banco

solicitando copia de la
consignación
1 2
163
Cuando han pasado
muchos días y no se
1 1 sabe de quien es el
dinero: elaborar recibo
de caja para enviar
dinero para anticipo
Se logro Elaborar recibo

NO
establecer quien de caja y enviar
realizó la para anticipo de
consignación? clientes
SI
Anotar la información en la
planilla de consignaciones
FIN
164
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADOS DE CARTERA
INICIO
Recibir solicitud de la
información y/o hacerlo
cuando el desempeño del
cargo lo exija
Ingresar al sistema y
consultar la información
Filtrar la información según

el listado requerido:
 Estado de cuenta
 Análisis de vencimientos
 Circularizaciones
 Libros auxiliares
 Relación de recaudos
 Otros
Imprimir documento(s)
Entregar o enviar
documento(s) o listado a la
persona solicitante o a
Asesores Comerciales
FIN
165
PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE LOS VEHÍCULOS DE LA

EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCÍA
INICIO
Recibir las facturas, formato

de pedido y remisiones
contenida en el documento
Identificar y ubicar las obras

o direcciones de los clientes
Zonificar la entrega
Según el material, tipo
de producto, tamaño de
los artículos, volumen de
Priorizar la entrega de la compra, requerimientos
mercancía del cliente, facilidad,
ubicación, etc.
Archivar NO
Se requiere
documento entregar?
SI
Diligenciar Planilla de Horario

anotando e indicando el orden
de las entregas a realizar
Entregar la Planilla de
Horario a Conductores del
empresa
166
1
Consultar la ruta
programada con los
conductores
Recibir observaciones de
los conductores
NO La ruta SI
requiere
ajuste?
Realizar ajustes
Entregar las facturas o

remisiones a los Auxiliares
de Bodega en el orden de
entrega de la mercancía
FIN
167
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO
INICIO
Recibir facturas o
remisiones
contenida en el
documento
Analizar información
Programar las acciones a

seguir
Ejecutar las acciones
FIN
168
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS
PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS
INICIO
Consultar las facturas o

remisiones
Determinar productos y
cantidades a despachar
Programar el cargue del

vehículo
Tener presente el volumen,

calidad, fragilidad o
resistencia de los productos
NO SI
Vehículo de
la empresa?
Planear el cargue en
el orden contrario en
Establecer contacto el que fueron
con el cliente entregadas las
facturas o
remisiones
Idear la distribución
de la mercancía en
el planchón del
Establecer ubicación en
bodega
FIN
169
PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCÍA A DESPACHAR
INICIO
Ubicar productos en bodega

y seleccionarlos
Verificar los productos

seleccionados
NO
Producto
correcto?
SI
Tomar producto de su sitio

de almacenamiento
SI NO
Requiere
corte?
NO
SI Debe
pesarse?
Consultar Colocar en
SI NO
dimensión báscula Mejorar
ubicación?
Transportar
Buscar Determinar productos
herramienta peso
Ubicarlo en un
Realizar corte Adjuntar tiquete lugar más
de pesio al próximo a la
producto salida
Productos listos para el

cargue
FIN
170
PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHÍCULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
INICIO
Ubicar los productos
Verificar referencia de los

productos y la cantidad a
cargar
NO
Producto
correcto?
SI
1
Tomar y levantar la Establecer cuantía de

mercancía productos cargados
Ir contando los productos a Consultar facturas o

medida que sean cargados remisiones para verificar
productos y cantidades
cargadas
SI NO
Requiere
marcación?
Se cargaron NO
todos los
Marcar productos?
productos con
pintura
SI
Solicitar la verificación de la
Transportar los productos mercancía cargada y
hasta el vehículo autorización de salida del
vehículo
Ubicar o arrumar los FIN

productos en el vehículo
171
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DEL CARGUE Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE LOS
VEHÍCULOS
INICIO
Consultar facturas o
remisiones
Contar los productos

cargados al camión
Ir marcando con pintura

los productos contados
Confrontar información
del conteo con la
registrada en los
documentos
Producto y SI Autorización
cantidad Salida del FIN
correctos?
vehículo
NO
SI Otra NO
referencia?
Descargar
SI NO
productos Faltantes?
Cambiar SI NO
Establecer Sobrantes?
producto
cantidad
Establecer
Cargar cantidad
producto Cargar
correcto productos
faltantes al Bajar la
camión mercancía e
ingresarla a
bodega
172
PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA
INICIO
Recibir facturas o
remisiones y Planilla de
Horario con la ruta de
las
entregas a realizar
contenida en la Planilla
Establecer dirección de
entrega
Desplazarse hasta el sitio
Buscar dirección
NO
Se ubicó Comunicarse con
dirección? despacho
SI
Corroborar dirección
Estacionar vehículo en el
lugar
SI
Dirección
FIN correcta?
NO
Recibir indicaciones
o regresar a la
empresa
173
PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERIA
INICIO

cliente
Esperar autorización del

cliente para descargar
mercancía
NO
1
Descargue
autorizado? Descargar los productos en
el sitio indicado por el cliente
SI
Preguntar o establecer sitio Acomodar los productos en

de almacenamiento estantes, burros o arrumes
Consultar factura o remisión Ir contando los productos

descargados
Seleccionar del vehículo los

productos del cliente Establecer cuantía de
productos cargados
Desarrumar la mercancía
del vehículo NO
Se descargaron
todos los
Alcanzar los productos productos?
SI
Bajar los productos del

Proceder a entregar factura
vehículo
o remisión al cliente
Levantar o recibir y sujetar

los productos FIN
Ingresar la mercancía a la
obra o ferretería
1 174
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE
INICIO
Restablecer contacto
con el cliente
Entregar la factura al
cliente
Hacer firmar copia de la

factura al cliente
SI El cliente NO
firmó la
Guardar factura Recibir notas u

observaciones
Diligenciar y anotar
observaciones en
Planilla de Horario
FIN
175
PROCESO: DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
INICIO
Recibir información de devolución

de mercancía por parte del cliente
NO SI
Mercancía
despachada?
Recibir factura con Mercancía no recibida por el

observación del Asesor cliente o sobrante de la obra
Comercial de error o
decisión de no compra
por parte del cliente SI NO
Recoger
mercancía?
devolución de Recibir orden de Mercancía traída por el
mercancía recoger mercancía en cliente
obra o ferretería
Radicar en el formato de
relación devolución en Recoger mercancía devolución de
ventas: fecha, # factura,
mercancía
cliente, descripción
material, cantidad, Revisar el estado de los
observación (firma del productos Recibir la mercancía
directamente o realizar
ingreso por bodega
Autorizar mediante Cargar los productos al
firma, garantizando que vehículo
la mercancía no ha
salido de bodega
devolución
Transportar los
productos a la empresa
Recibir del Conductor o

Auxiliar de Bodega
asignado al vehículo el
formato de devolución
Descargar mercancía
del vehículo
176
1 2
2
1
Verificar el estado de los productos
Ubicar o almacenar los productos

en la bodega
Contar la mercancía ingresada
Firmar y entregar formato de

devolución al personal del vehículo
Informar al Jefe de Bodega y

entregar formato de devolución
Revisar información contenida en

la devolución y firma de quien
recibió en bodega
Buscar copia de la factura a la que

debe realizarse la nota
Diligenciar el formato de
devolución de ventas: código,
descripción material, cantidad,
valor unitario, valor total

cliente para confirmar motivo de la
devolución
Radicar en el formato de relación

devolución en ventas: fecha, #
factura, cliente, descripción
material, cantidad, observación
177
3
Entregar factura y formato de

devolución a Director de Cartera
Recibir factura y formato de

devolución
Revisar que la factura se

encuentre completa y formato de
devolución bien diligenciado y con
la firma de Jefe de bodega o de
quien recibió la mercancía (si fue
despachada)
Firmar formato de devolución
Solicitar elaboración de la nota de

devolución a Auxiliar de Inventario
Elaborar nota de devolución
Revisar la nota de devolución
Ratificar ingreso de la devolución

al sistema
Adicionar observación de la razón

de la devolución
FIN
178
PROCESO: CRÉDITO A CLIENTES
PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIÓN PARA CRÉDITO
INICIO
Informar al cliente del

servicio ofrecido por la
empresa
NO Finalizar
Al cliente le
interesa? contacto
SI
Documentos requeridos:
Indicar al cliente las  Fotocopia de cédula del

acciones a seguir representante legal
 Documento Cámara de Comercio
 Pagaré
 Certificado de ingresos y
Entregar formato de solicitud retenciones
de crédito y carta de  PyG
instrucciones  Referencias Comerciales
 Referencias Bancarias
 Extractos bancarios de los últimos
Recibir la documentación del

cliente o indicarle a que
persona debe hacerla llegar
Hacer llegar la
documentación a Director de
Cartera
Recibir los documentos
FIN
179
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRÉDITO
INICIO
Recibir documentación del

cliente
Confirmar información y
referencias comerciales
Revisar información
financiera
Determinar capacidad de
pago (análisis de
factibilidad)
SI NO
Cuenta con
respaldo?
Aprobar crédito Negar crédito
Establecer cupo y
tiempo de pago
Crear cliente
Informar Asesor Comercial

la aprobación o negación del
crédito al cliente
FIN
180
PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creación de terceros)
INICIO
Diligenciar formato de la
base de datos
Adicionar información del

cliente y de Asesor
Comercial
Verificar información
digitada
NO Realizar
Información
correcta? modificaciones
y/o ajustes
SI
Grabar y guardar la
información en la base de
datos
Activar al cliente
Informar a Asesor
Comercial
FIN
181
PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA
INICIO
Determinar tipo de inventario
SI NO
General?
Programar para Fin de SI NO

Algunos
año productos?
Informar al personal A mitad de año Ocasional o

de la empresa la fecha aleatorio
del inventario
Seleccionar los
productos
Seleccionar el
Listado de todos los producto
productos
almacenados Listar los
productos
Asignar productos al
personal
Escoger la persona o
personas
Recibir el listado de
los productos
Recibir información y
anotación del
producto(s) a
inventariar
Ubicar productos en bodega
Contar o pesar uno a uno la

cantidad existente del
producto
1
182
1
Establecer la cantidad total

almacenada en bodega
Relacionar en el listado del

producto la cantidad total
existente en bodega
Cargar al sistema la
información recopilada
Comparar datos recopilados

con los registrados en el
sistema y las entradas de
almacén
NO SI
Existen
diferencias?
Establecer la
cantidad
Analizar la razón de
las diferencias
SI NO
Inventario de
fin de año?
Efectuar
ajustes
Elaborar informe de los

productos y cantidades
existentes en bodega
Presentar informe de
los productos
almacenados en
bodega
183
FIN
PROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS
INICIO
Recibir petición y/o conocer

incorporación nuevo
producto
Establecer información y
especificaciones del nuevo
producto
Digitar la información del

producto
Asignar código al producto
Verificar código asignado
SI
Código
Generar código
preexistente?
NO
Diligenciar formato del

sistema para codificación de
ítem
Grabar información
Copiar información en Excel
Imprimir información
Informar código del producto

y enviar documento de
soporte a las demás
sucursales
184
FIN
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NOTAS
INICIO
Recibir información y petición

de elaboración de nota
Determinar tipo de nota

(devolución de mercancía,
faltantes, menor o mayor
valor cobrado)
Sistematizar nota
Imprimir la nota
Revisar diligenciamiento de
la nota
Aprobación de la nota
Seleccionar las notas
SI NO
Proveedor?
Enviar la nota vía fax Clasificar las notas de

los clientes por
Confirmar la recepción ubicación geográfica del
de la nota cliente
Recibir respuesta del

SI NO
proveedor Clientes en la
ciudad?
Realizar el ajuste Entregar a Entregar a Director

necesario Mensajero de Cartera
Entregar copia de la
nota a contabilidad Diligenciar formato de
entrega de la nota
Causar la nota
contablemente Realizar seguimiento de
entrega de la nota
Archivar copia de la nota
185
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE LAS REMISIONES
INICIO
Recibir la factura enviada

por el proveedor
Verificar existencia de la
remisión en el cuaderno de
remisiones
Numerar la factura
Relacionar la facturación de
la remisión en el cuaderno
de remisiones en la casilla
respectiva (# Factura)
Revisar y subrayar la
facturación de la remisión en
el cuaderno de remisiones
Sumar y totalizar las

remisiones
Verificar el total de las

remisiones
Entregar informe del valor

total y listado de remisiones
del día a Subgerente y
Director Comercial
Archivar documentos
Verificar que todas las

remisiones hayan sido
facturadas antes del cierre del
mes
FIN
186
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCÍA
INICIO
traslado de mercancía
con la sucursal
Solicitar traslado de
mercancía
Recibir mercancía en bodega

o enviarla directamente al
cliente
Ingresar mercancía al sistema

por la opción de traslado
Efectuar facturación de la
mercancía

factura en inventario,
entregar dos copias a
Cartera y una a Contabilidad
Recibir información y copia

del traslado efectuado
Contabilizar el traslado de
mercancía
Comunicar a la sucursal
respectiva el movimiento
contable realizado
FIN
187
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN FLETES DE MERCANCÍA
INICIO
1
Recibir información del
descargue e ingreso de la
mercancía a bodega Solicitar a Auxiliar General
elaborar comprobante de
egreso con copia
Efectuar los cálculos respectivos
para determinar costos
egreso con los datos
Calcular la tarifa por peso o entregados por Auxiliar de
unidades totales Inventario
Recibir el comprobante de
Diligenciar formato del sistema egreso
para liquidación de fletes:
nombre completo del
transportador, dirección,
Desplazarse a caja con el
teléfono, ciudad, valor
formato de liquidación y
comprobante de egreso
Hacer retención del 1% para
régimen simplificado
Solicitar el dinero para el pago
del flete
Imprimir formato de liquidación
Recibir el dinero y efectuar el

Solicitar revisión del formato a pago al transportador
Director de Cartera
Hace firmar el comprobante de

Recibir formato y revisar egreso y la copia al conductor
aplicación de la tarifa
Archivar comprobante de
egreso y enviar copia a caja
NO Realizar
Cálculos
correctos? correcciones
FIN
SI
Autorizar liquidación del flete

adicionando firma al formato
188
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES
INICIO
Recepción de documentos
Consulta de documentos
Clasificación tipo de
autorización
SI NO
Pedido?
SI NO
Revisión Devolución?
diligenciamiento
SI NO
Formato de Revisión Gasto?
diligenciamiento
SI NO
Revisión precio Formato de Revisión Despacho
de venta y concepto
descuentos de gasto Recibir
otorgados al Analizar la Formato Analizar y
información de Pedido estudiar
Revisar factibilidad
factura
Establecer o Consultar
conocer cupo y
motivo Verificar mora
gasto
Aprobar o no la petición o
documento
SI NO
Aprobada?
Autorizar
mediante firma
Devolver los documentos
FIN 189
PROCESO: COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS.
INICIO
Consultar la lista de productos

comercializados
Analizar el nivel conocimiento de

los productos y sus
especificaciones
Establecer requerimientos de
información
SI NO
Producto
nuevo?
Asistir al
lanzamiento
Solicitar mayor información de

los productos y/o actualización
de la información
Conocer las especificaciones de

los productos
Indagar sobre las ventajas del

nuevo producto
Verificar su diferenciación de los

demás productos
Mantener comunicación con el

proveedor
Programar asesoría y
capacitación conjunta con el
proveedor para el equipo de
ventas
190
FIN
PROCEDIMIENTO: TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
INICIO
Identificar necesidad del

cliente

proveedor
Informar al proveedor sobre

los requerimientos del cliente
Conocer asignación de
asesor del proveedor
Acompañar al cliente
durante la asesoría
Establecer satisfacción de
las necesidades del cliente
FIN
191
PROCESO: GESTIÓN CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS
INICIO
Establecer comunicación con los

bancos
NO SI
Por la red?
Comunicarse Ingresar a la página

telefónicamente Web del banco
Digitar la clave
Consultar las cuentas, movimientos

y saldo del día anterior
Asentar la información en el libro

de bancos de cada entidad
Registrar consignaciones y
cheques girados en el libro de
cada banco
Revisar y anotar el # de los

cheques para guardar la
consecutividad
Totalizar el saldo de cada uno

de los bancos
Consolidar el saldo de todos los

bancos
Relacionar los saldos de cada

banco y el general
Informar a Gerente
192
FIN
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES
INICIO
Verificar consignación
realizada
Señalar en el cuaderno de
bancos
Registrar en paquete
contable (software) el # de la
cuenta y nombre del cliente
Colocar a la consignación
sello de contabilizado
Registrar con fecha de

consignación y con fecha de
de registro en caja
Archivar consignación en la
carpeta del respectivo banco
Revisar que la consignación

corresponda al banco donde
se envía
FIN
193
PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA
INICIO
Recibir el formato de cuadre de

caja con los documentos anexos
(consignaciones, comprobantes
de egreso, gastos)
Ingresar al software contable

1
Verificar que las consignaciones

estén ingresadas en el cuaderno Archivar los demás documentos
de bancos, marcarlas para no
volverlas a ingresar
Realizar los ajustes necesarios
para cuadrar la información con
Ingresar al sistema las contabilidad
consignaciones que no se
encuentren registradas
Ingresar al software por paquete
comercial
Determinar cuales
comprobantes de egreso no
están registrados en el sistema y Hacer interfase de los recibos de
cual fue la razón del pago caja y de las ventas, para
cuadrar caja
Analizar los gastos

En el sistema por contabilidad,
subir las interfases
Determinar la necesidad de
reembolso (cuando los gastos se Verificar que la caja físicamente
aproximan al valor de la base)
coincida con el dato de
contabilidad del sistema
Elaborar el comprobante de
egreso Imprimir el cuadre de caja
Pasar los gastos a Nómina para

que efectúe el registro de Pasar documento a Cajera
reembolso de caja menor
FIN
1
194
PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR
INICIO
Recibir comprobante de
egreso, facturas y formato
de gasto facilitados por caja
Formato de gastos con el
nombre del establecimiento,
Acumular los gastos diarios dirección, NIT o cédula del
y sus facturas propietario, firma del dueño,
nombre de quien realizó el
gasto y concepto
Revisar diligenciamiento y
autorización de los gastos
Elaborar nota de
contabilidad e ir registrando
el total de los gastos del día
con la fecha de la tirilla
entregada por Cajera
Ir adicionando a la nota los

gastos diarios, e irlos
sumando hasta que el valor
se aproxime o sea igual a la
base de caja menor
Gastos = caja NO
menor?
SI
Imprimir nota contable
egreso por valor del costo
del reembolso
195
1
Revisar que el total de las

facturas por gastos sea igual
al ingresado al sistema
Confrontar la información y
realizar las correcciones
necesarias
SI
NO
Factura
ingresada?
Adicionar valor a
la cuenta gastos
asumidos
Colocar sello de contabilizada

a la nota cuando se ingresa al
sistema
Pegar las facturas en hojas

de block
Archivar nota con facturas
Desembolsar el dinero para

caja menor
Iniciar nueva nota de

contabilidad
FIN
196
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
INICIO
Recibir extracto del banco o

imprimirlo de la página Web
de la entidad
Revisar impuestos y
comisiones cobradas por los
movimientos del mes en
cada banco
Registrar la información en
formato de Excel (predefinido)
Calcular uno a uno los

ítems para cada banco y
totalizarlos
Elaborar nota de
contabilidad con la fecha del
último día del mes en
conciliación
Registrar la nota
Imprimir borrador del libro de

bancos
Comparar extracto del

banco con la información del
libro impreso
197
1
Verificar concordancia de la
información del extracto
Revisar
NO
Información consignaciones o
correcta? cuentas para encontrar
el origen o causa de la
SI anomalía
Diligenciar formato de Nombre banco, # cuenta, mes a

conciliación bancaria conciliar, cheque por cobrar,
consignaciones, notas débito o
crédito, ingresos, egresos, etc.
Archivar conciliación en
carpeta del banco respectivo
Imprimir libro de bancos

(original)
Archivar libro
FIN
198
PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
INICIO
SI NO
Cliente?
Recibir llamada telefónica de

Recibir petición del estado proveedores solicitando
de cuenta de un cliente información sobre facturas
(Asesor Comercial o cliente) canceladas y la fecha de pago
Consultar los pagos realizados

Recibir relación de los clientes
por parte de los vendedores
SI NO
Varias
Ingresar al sistema y realizar
facturas?
la consulta del cliente
Imprimir información
Confrontar cuantía adeudada de la cuenta
y pagos realizados
Revisar la cuenta
Establecer diferencias confrontándola con las
facturas del archivo
Cuadrar los pagos

efectuados con las facturas Solicitar a proveedores el
canceladas estado de cuenta de la
empresa
Enviar al cliente la relación y
explicación por escrito de las Recibir informe
cuentas y pagos, indicando
el saldo adeudado o
informar telefónicamente Verificar los saldos con los
proveedores
Efectuar los ajustes

necesarios
FIN
199
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA
INICIO
Seleccionar la información
de cartera
Imprimir la cartera registrada

en el sistema por
contabilidad y comercial
Verificar la concordancia de
la información
Señalar cada uno de los

clientes que presentan
errores o inconsistencia de
los datos, anotando las
posibles causas por las que
no cuadra
Totalizar la cartera de la
empresa
FIN
200
PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de
Cartera relación de los
anticipos de los clientes
Ingresar al sistema
los clientes
SI Conoce las NO
facturas a
cancelar?
Preguntar a Asesor
Comercial del cliente
Visualizar en pantalla las

facturas del cliente
Generar otra pantalla e ir

cancelando los mismos
valores que el cliente tiene
en anticipos y cartera
Verificar la cancelación de
las facturas
FIN
201
PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMÁS SUCURSALES.
INFORMACIÓN CONTABLE. DOCUMENTOS.
INICIO INICIO
Recibir de las sucursales los Recibir de las demás

listados de cartera y los sucursales los formatos de
informes contables los bancos, Cámara de
Comercio, Industria y
Revisar y confrontar la
información de los listados y Diligenciar los documentos
la contable
Anexar la documentación
Establecer el motivo por el
necesaria o solicitada por
cual se encuentran
las entidades y sucursales
diferencias, comunicándose
y preguntando a la persona
Enviar los documentos a la

sucursal respectiva
Recibir la información y
documentación de los
movimientos realizados en FIN
las demás sucursales.
Mantener contacto permanente

con las sucursales.
Informar los gastos generados

en las demás sucursales y que
correspondan a cada una
Revisar y efectuar los

ajustes necesarios.
FIN
202
PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
INICIO
Realizar interfase del costo

de inventario
Retirar información y colocarla

en la cuenta correcta
Imprimir información del

costo del inventario
Confrontar información
impresa con la registrada en
contabilidad
NO SI
Existen
diferencias?
Imprimir información de las

compras realizadas a cada
uno de los proveedores
Comparar la información de
las compras con la
registrada en comercial
Realizar los ajustes

necesarios
FIN
203
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIÓN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES.
INICIO
Elaborar los informes contables de la

empresa solicitados por las
diferentes entidades
Diligenciar formatos establecidos por

las entidades, físicamente o de la
página Web
Enviar información y/o documentos

vía Internet o con mensajero
FIN
204
PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnéticos)
INICIO
Ingresar al software por información

fiscal
Actualizar los formatos establecidos

por la DIAN según la resolución
Amarrar los formatos a cada una de

las cuentas del plan de cuentas que
se maneja en la empresa
Verificar que los conceptos dados por

la DIAN, para los medios, se
encuentren amarrados a los formatos
Imprimir el listado del plan de

cuentas
Revisar que toda la información de las

cuentas esté incluida en los formatos
Imprimir un listado de los formatos
Confrontar la información y verificar que

las cuentas del plan de cuentas se
encuentren en el formato respectivo
Cotejar que los clientes se encuentren

bien creados en el sistema, que sus
datos no contengan signos, rayas,
puntos, etc.
Conocer si los clientes se identifican

por NIT o cédula, para establecer
dígito de verificación a colocar a
cada cliente
205
1
Imprimir por cada concepto y cada

formato un listado de los clientes,
proveedores y gastos del año del
que se reporta la información,
teniendo en cuenta las bases de la
DIAN
Realizar actualización automática de

medios
Imprimir el listado que arroja el

sistema (el sistema muestra cada
formato con los datos amarrados a
cada una de las cuentas).
Revisar que cada concepto

contenga la información necesaria,
en caso de que falte algún dato, este
debe ingresarse por medios
Generar listado final
Ingresar a la página Web de la DIAN
Empezar a transmitir la información

vía Internet adicionando los formatos
Revisar la
SI
Se presentan información de los
problemas? clientes y realizar las
correcciones
NO
Enviar la información
FIN
206
PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA A
SUPERSOCIEDADES
INICIO
Bajar de Internet el formato para

reporte de la información
Contar con el balance de fin de año,

sus anexos y la información de los
accionistas, contador, revisor fiscal y
sus suplentes
Contar o solicitar información de:
 Total de empleados.
 Número de hombres y mujeres.
 Total de los sueldos por
departamentos.
 Cantidad de artículos que se
venden.
 Cantidad de artículos devueltos.
 Productos comprados y su costo.
 Área ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administración.
Diligenciar toda la información en

cada uno de los anexos de la
superintendencia
A medida que se van ingresando

los datos se va llenando un anexo
que es el balance (los datos que
hagan falta se ingresan
manualmente)
Enviar el informe físicamente
FIN
207
PROCESO: NÓMINA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
INICIO
Consultar base de datos de

empleados de la empresa
Verificar datos y vinculación

del personal
Consultar y revisar
compromisos financieros
pendientes de los empleados
NO SI
Posee
compromisos?
Deducir préstamos,
cuotas o afiliaciones
NO SI
Final de
mes?
Efectuar descuento
para salud y pensión
NO SI
Sueldo < 2
SMLV?
Adicionar Auxilio
de Transporte
NO SI
Empleado
bodega?
Consultar horas
extras
Calcular cuantía de
dinero adicional
208
1
1
Realizar los cálculos

necesarios
Establecer cuantía a pagar a

cada empleado
Imprimir borrador de lista de

pago de nómina
Revisar y verificar
información
SI
Requiere Realizar los
ajustes? ajustes que se
requieran
NO
Imprimir lista de pago de

nómina en formato grande y
pequeño (colilla de pago)
Totalizar el valor de la
nómina
Informar a Caja el valor de la

Nómina
FIN
209
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA
INICIO
Recibir de caja el dinero para

pago de nómina
Contar el dinero y revisar billetes
NO Esperar completar
Dinero
completo? el dinero
SI
Disponer el dinero para el pago

a los empleados
Recibir en oficina una persona a

la vez
Consultar la lista de pago de

nómina
Separar y contar el dinero

correspondiente al salario de la
persona
Entregar el dinero y colilla de

pago al empleado
NO SI
Requiere
explicación?
Explicar la razón de la
cuantía
Hacer firmar lista de pago de

nómina (formato grande)
Archivar formato de pago

210
FIN
PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES
INICIO
Provisión pago de aportes
Revisar provisión en el 1
sistema y liquidación interna
Imprimir formato de pago

único
Realizar liquidación interna
Consultar autoliquidaciones
Imprimir listado de aportes a de la página Web del
las entidades operador (24 horas después)
Comparar información Imprimir por cada entidad

impresa con la de provisión los aportes cancelados
del sistema
NO Realizar egreso por el valor pagado
Es correcta?
ajustes
SI Imprimir documento soporte

de pago efectuado (arrojado
Ingresar a página Web del por el operador)
operador contratado para
realizar el pago de los aportes
Archivar los documentos de
Diligenciar formato de pago pago en la carpeta de la
unificado respectiva entidad
FIN
NO Grabar
Se va a
pagar? información
SI
Asignar # de cuenta bancaria
1
211
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VACACIONES
INICIO
Diligenciar formato de liquidación

de vacaciones del paquete de
Nómina (software)
Revisar y realizar los descuentos

del periodo
Imprimir borrador de la liquidación
Calcular manualmente la liquidación
Comparar liquidación del sistema y

la calculada manualmente
NO
Es correcta? Realizar ajustes
SI
Imprimir original de la liquidación
Elaborar comprobante de egreso
Pasar comprobante de egreso a

caja para su pago
Informar a la persona los

descuentos realizados
Pagar el valor de las vacaciones
FIN
212
PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NÓMINA
INICIO
Consultar la Provisión de
nómina
Revisar que las provisiones que

pasan de nómina a contabilidad
estén acordes a las que cada
mes se han estado pagando
Establecer a que periodo

pertenece la parte de las
vacaciones pagadas, de acuerdo
a lo que había quedado
pendiente en el periodo anterior
NO SI
Requiere
corrección?
Corregir las cuentas

de provisión por
liquidación de
contratos y vacaciones
Expedir los certificados de

retención de salarios
Entregar los certificados de

retención de salarios a Auxiliar
de Nómina para que los haga
firmar de los empleados
Guardar los certificados en la

declaración de renta
FIN
213
PROCESO: MANEJO DE CAJA
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA
INICIO
Establecer cuantía de las

ventas de contado
Revisar las ventas y los

recibos de caja contra la
información del sistema
Diligenciar formato manual

del cuadre del día,
relacionando valor de ventas,
recibos de caja, gastos,
consignaciones, # de recibo
de caja y consignaciones
Revisar formato manual del

cuadre de caja
Efectuar los cálculos

necesarios y sacar una
relación del valor total (tirilla)
Enviar o entregar formato de

cuadre de caja y tirilla a
Auxiliar Contable
Recibir el formato revisado

por Auxiliar Contable
Anotar en el cuaderno de caja

la información del cuadre
Anotar en la nueva hoja de

cuadre del día el número
consecutivo de recibos de
caja y consignaciones
Revisar, firmar y archivar

formato de cuadre del día
FI2
N14
PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA
INICIO
Recibir el dinero en efectivo

y cheque que ingresa a caja
Contar el dinero en efectivo

acumulado en caja
NO
Mayor a un
millón?
SI
Informar a Auxiliar Contable la

cuantía del dinero recaudado
Esperar autorización e
indicaciones
SI NO
Guardar en
caja fuerte?
Dirigirse a Área de SI NO
Pago a
Contabilidad proveedores?
Entregar dinero a Recibir de Auxiliar Consignar en cuenta de

Auxiliar Contable Contable bancos de la empresa
autorización y
cheques elaborados
Recibir de Auxiliar
Contar nuevamente Contable autorización
el dinero Diligenciar el formato
de consignación del y cheques elaborados
respectivo banco a
favor del proveedor
Depositar el dinero Elaborar el formato de
en caja fuerte consignación a la
Efectuar el pago a cuenta indicada
proveedores.
Efectuar la consignación
215
FIN
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR
INICIO
Recibir reembolso del dinero

de caja menor
Recibir solicitud de dinero

para sufragar gastos por
parte del empleado
Entregar recibo de gasto y

dinero al empleado
Ir rebajando o disminuyendo
el monto de la caja menor
cuando se generan gastos
Relacionar los gastos
Informar y entregar los

documentos de respaldo de
los gastos a contabilidad
Solicitar reembolso de
dinero cuando los gastos se
aproximen o sean iguales al
dinero de caja menor
FIN
216
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
INICIO
Recibir las facturas o llamadas

de solicitud de autorización de
los gastos
Revisar diligenciamiento de las

facturas y recibos de gastos
Verificar el gasto
Autorizar los gastos
Generar relación de los gastos
Devolver los documentos a la

persona que solicitó la autorización
Recibir facturas y recibos de gastos

(Cajera)
Verificar la autorización de los

gastos por el Director de Cartera
Revisar la numeración de los

recibos de gastos
Consultar el # del recibo de

gastos y ratificar la concordancia
con el registrado en el
cuaderno, señalar con una
pequeña marca
217
1
Revisar el diligenciamiento de
los documentos
Totalizar los gastos
Efectuar el cuadre del día

anterior (devolución de dinero
por parte del trabajador o pago
del dinero adeudado)
Realizar los cálculos respectivos

para saber si el dinero entregado
alcanzó para sufragar los gastos
NO SI
Dinero
suficiente?
Establecer cuantía
NO SI
a pagar Sobró
dinero?
Recibir dinero
Pagar la suma devuelto por la
adeudada persona

con el nombre del empleado y la
cantidad de dinero entregado
Pegar el formato de gasto y/o

facturas al comprobante de egreso
Hacer firmar el comprobante de

la persona que realiza el gasto
Ordenar los gastos según su tipo
Enviar documentos a contabilidad

para su archivo
218
FIN
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS
CONSIGNACIONES RECIBOS DE CAJA
INICIO INICIO
Recibir de Auxiliar Contable Ingresar al sistema la

cuantía de los cheques y
cheques y autorización y/o efectivo recaudado
petición de la elaboración
Realizar registro de los

Diligenciar formato de movimientos (flujo de caja)
consignación del respectivo
banco
Imprimir recibos de caja
Entregar a mensajero cheque

y formato de consignación Revisar los recibos
Enviar copia de consignación Totalizar el recaudo

a Auxiliar Contable
Informar a Auxiliar Contable

la cuantía a la que asciende
Archivar copia de la
el recaudo
consignación
Archivar recibos de caja

FIN
FIN
RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transición Régimen Simplificado con

personas naturales no comerciales)
INICIO
Recibir petición de dinero para

sufragar gastos
Entregar el recibo de gastos a la

persona solicitante
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # del recibo y
nombre de la persona solicitante
FIN
219
PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS
INICIO
Recibir cheques devueltos
Informar a Asesor Comercial

cliente y causal y a Auxiliar
Contable sobre el cliente,
causal y vendedor
con el cliente
Elaborar nota por cheque

devuelto, diligenciando
formato para nota del
sistema: cliente, banco,
valor, causal
Efectuar ingreso y recibo de

caja para aquellos cheques
autorizados
Guardar los cheques que no

han sido autorizados o el
vendedor no se ha
comunicado con el cliente
FIN
220
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE
INICIO
Establecer forma de pago
NO SI
Efectivo?
Recibir cheques o copia Recibir la factura y sus

del formato de copias
consignación
Consultar factura
Relacionar
consignaciones en el
documento de cuadre de Verificar la cuantía
caja diario
Informar el valor total de

Informar cheques la compra al cliente
recibidos a Auxiliar
Contable
Recibir el dinero
Elaborar y enviar al
cliente recibo de Revisar y verificar la
cancelación de la deuda autenticidad de los billetes
Colocar sello de cancelado

a la factura y sus copias
Entregar tres copias de

la factura al cliente
SI NO
Sobra dinero?
Devolver dinero
sobrante

factura en caja
221 FIN
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
INICIO
Determinación de los
elementos a comprar
Cotización y selección del

proveedor
Recepción y entrega de los

elementos
FIN
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR
INICIO
Revisar o recibir información

del estado de los elementos
Confirmar el estado de los

elementos

SI NO
Compra el
producto?
Establecer cantidad
a comprar
FIN
222
PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
INICIO
Evaluar productos del

proveedor anterior
SI Productos de NO
buena
calidad?
Buscar nuevo
proveedor
Consultar proveedores
de los productos
NO
Cumple las Finalizar
normas del comunicación
ministerio?
SI
de precio de productos
Evaluar la información
y opciones ofrecidas
Elegir la mejor opción
Consultar políticas de
compras
Efectuar pedido
FIN
223
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
INICIO
Recibir los elementos de

protección personal
enviados por el proveedor
Verificar que los elementos

correspondan a los
solicitados
compras con la información
del proveedor, descripción
del artículo, el valor y fecha
de recepción
Organizar y disponer los

elementos para la entrega
entrega
Realizar entrega oficial de

los elementos de protección
y dotación
Entregar los implementos

viejos y recibir los nuevos
Firmar el formato de entrega
Archivar el formato de entrega
Botar los elementos viejos

(deteriorados)
FIN
224
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE UNIFORMES
INICIO
Consultar fecha de dotación de

uniforme al personal
Establecer los tallajes requeridos
Imprimir formato para

recopilación de tallas
Entregar formato para que los

empleados lo diligencien
anotando las tallas de pantalón,
camisa, zapatos, delantal
Verificar las tallas
Diligenciar formato de dotación

de uniforme con las tallas
Realizar pedido al proveedor
Recibir los uniformes enviados

por el proveedor
Imprimir formato de entrega
Efectuar la entrega de los

uniformes a los empleados
Anotar las cantidades

entregadas a cada empleado
Firmar formato de entrega
Archivar formato de entrega en

carpeta de dotaciones
225
FIN
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN
INICIO
Recibir la observación de
requerimiento de dotación
del botiquín o realizar
Revisar el contenido del

botiquín de planta y de
los vehículos de la
empresa
SI Cuenta con los NO

elementos
necesarios?
Listar los elementos

faltantes
Solicitar los
medicamentos y
elementos a droguería
Recibir los elementos
Equipar el botiquín de
planta y de los
vehículos de la
empresa
Verificar la dotación del

botiquín
FIN
226
PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Establecer riesgo del accidente
Comunicar a jefe inmediato
SI NO
Accidente
grave?
Accidente muy leve:
Remitirse NO
Accidente Solicitar a la persona
rápidamente a la leve? encargada del
clínica
botiquín elementos
SI
Al regresar a la
Informar y narrar a
empresa:
Auxiliar de Nómina
Dirigirse a Nómina lo sucedido
para la
sistematización del Esperar y recibir
copias impresas del
reporte
Dirigirse a la clínica
SI NO
Recibe
incapacidad?
Informar a Jefe
inmediato
Hacer llegar
documento de
incapacidad a
Auxiliar de Nómina
Archivar una copia del reporte

del accidente e incapacidad
FIN
227
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Ingresar a la página Web de

la ARP
Digitar la clave asignada
página con la información
del empleado
Complementar la
información faltante en el
formato novedades, y/o la
información de lo ocurrido al
Radicar el accidente
Imprimir formato diligenciado

del reporte del accidente
Fotocopiar y entregar dos (2)

copias al trabajador
Archivar una copia del

reporte
FIN
228
PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O
ACCIDENTE DE TRABAJO
INICIO
documento de incapacidad
Ingresar a la página Web de

la ARP
Digitar la clave asignada
Establecer duración de la
incapacidad
página con la información
del empleado y los días
de incapacidad
SI
NO
Incapacidad
> 3 días?
Tramitar liquidación
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
229
PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD
INICIO
Revisar documento de
incapacidad
Elaborar carta o diligenciar

formulario de la entidad para
solicitar autorización,
liquidación y cancelación de
la incapacidad
Adjuntar copia de la
incapacidad
Enviar documentos a la
entidad
Esperar respuesta de la
entidad
Recibir autorización del

descuento en pago de aportes
del mes siguiente o cheque
Anexar autorización del

descuento y copia de la
incapacidad al documento de
pago de aportes
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
230
PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL
INICIO
Analizar y detectar la
necesidad de contratación
de personal
Recibir información de
solicitud de personal
con entidades o publicar el
requerimiento de personal
Recibir hojas de vida
Seleccionar los candidatos
Convocar a las aspirantes
Efectuar entrevista y/o prueba
Evaluar los resultados de la

entrevista y/o pruebas
NO SI
Cumple
requisitos?
Contratar la
persona
FIN
231
PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
Recibir petición de elaboración de

contrato de trabajo e información
de la persona a contratar por la
empresa
Establecer contacto con la

persona a vincular a la empresa
Determinar estado civil del

nuevo colaborador, para
indicarle los documentos que se
requieren para su afiliación y la
de sus familiares a las entidades
respectivas
Solicitar documentación adicional:

fotocopia de cédula, etc.
Realizar trámite de afiliación a

las entidades de salud, pensión,
riesgos profesionales, etc.
SI NO
Se encuentra
suscrito?
Realizar los ajustes Realizar las
necesarios para que afiliaciones a las
sigan siendo cubiertos entidades
por la empresa, según
Tramitar cita para examen médico
232
1
Informar al nuevo integrante de la

empresa, la fecha de realización
del examen médico
Crear carpeta para el colaborador

y adjuntar en ella sus documentos
Elaborar contrato de trabajo
Pasar contrato a Gerente para

su firma
Recibir y archivar contrato y

examen médico en la carpeta del
colaborador
Alimentar paquete contable con

la información del empleado
FIN
233
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN
INICIO
Ubicar al nuevo colaborador

en el entorno organizacional
Presentar las políticas de la

empresa
Realizar un recorrido
institucional
Presentar a los compañeros

de trabajo
Realizar entrenamiento en el
puesto de trabajo
Efectuar seguimiento de las

actividades desarrolladas por
el nuevo integrante de la
empresa
FIN
234
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
Recibir información sobre

desvinculación del
colaborador
1
Establecer asuntos pendientes:

préstamos, deudas, etc. Elaborar comprobante de
egreso
Diligenciar formato del

sistema para liquidación de Firmar el comprobante (la
contrato persona que lo elaboró)
Verificar descuentos Hacer firmar comprobante

parafiscales de egreso por el empleado
desvinculado de la empresa
Imprimir en borrador de la
liquidación Entregar comprobante de
egreso a Auxiliar Contable
para que lo pase a Contadora
Revisar liquidación de
prestaciones sociales Pasar comprobante a Cajera
para su cancelación
Realizar cálculo manual de

la liquidación Pagar a la persona, dinero
por concepto de liquidación
Confrontar la información de contrato
arrojada por el sistema con la
calculada manualmente
FIN
NO
Información
Realizar ajustes
correcta?
SI
Imprimir liquidación en
original
235
PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIÓN DEL EQUIPO HUMANO
INICIO
Identificar la necesidad de
capacitación
1
Determinar los objetivos de

la capacitación Informar a los colaboradores
seleccionados a cerca de la
capacitación
Definir temática
Asistir y participar
Solicitar a proveedor activamente de las
capacitaciones programadas
capacitación para el equipo de
ventas o tramitar con entidad
Acompañar capacitación y
Coordinar actividades realizar seguimiento
Establecer número de Evaluar los resultados

participantes
Retroalimentar los
SI NO
Todo el resultados de la capacitación
equipo?
Seleccionar
FIN
personal
Determinar lugar de la
capacitación
SI NO
En la
empresa?
Programar
horario y fechas Facilitar
asistencia de
los Asesores
Brindar
herramientas al
expositor
236
1
PROCEDIMIENTO: VACACIONES
INICIO
Pedir a Auxiliar de Nómina

la elaboración de la carta de
solicitud de vacaciones
Elaborar carta de solicitud

de vacaciones
Imprimir carta
Entregar carta de solicitud

de vacaciones a la persona
interesada en la misma
Entregar carta a Subgerente
Autorizar vacaciones
Programar las vacaciones

de los empleados
SI
NO
Descontar
días?
Calcular los días

pendientes
Llamar al colaborador y
comunicarle el periodo de
vacaciones programado
Recordar a los empleados

los días de sus
vacaciones (fecha de
salida e ingreso)
FI2
N37
PROCESO: MENSAJERÍA
PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS
INICIO
Desplazarse al área de
contabilidad de la empresa
Recibir el dinero de Auxiliar

Contable
Contar el dinero recibido y

dirigirse al área de Caja de la
empresa
Recibir de Cajera los documentos

a pagar y las indicaciones de lo
que se debe hacer con efectivo,
consignaciones y cheques
Separar el dinero para cada

pago y el que debe consignarse
contenida en los documentos
Programar, coordinar y
priorizar la visita a los bancos
de acuerdo al documento que
presente mayor monto
Dirigirse al banco y realizar el

pago o consignación
Entregar a la Cajera de la
empresa, al día siguiente, los
documentos de las diligencias
FIN
238
PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de Cartera la

relación o listado de los
recaudos a realizar
Salir de la empresa y
desplazarse hasta el sitio de
ubicación del cliente
Recibir el dinero o cheque del

pago de la obligación del
cliente con la empresa
NO SI
Cantidad
considerable?
Comunicarse con Auxiliar

Llevar el dinero Contable, informar el
en efectivo o saldo recaudado y
cheque a la solicitar indicaciones
empresa
NO SI
Consignar?
Desplazarse al
banco
Realizar consignación
a cuenta de proveedor
o de la empresa
Regresar a la empresa
239
1
Relacionar los recaudos

efectuados en un formato,
anotando: # factura, cliente, valor,
fecha, banco, nombre del
recaudador
Entregar el dinero recaudado y

no consignado junto con el
formato de recaudo a la Cajera
de la empresa
Solicitar a la Cajera recibo donde

conste el pago del cliente
Elaborar recibo de cancelación de

la obligación del cliente con la
empresa
Desplazarse a oficina del cliente

para entregar recibo de
cancelación de su deuda
FIN
240
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de Cartera

las facturas a entregar (2 por
cliente: original y copia)
Consultar las facturas y

programar su entrega
Dirigirse a la oficina principal del

cliente y entregar la factura
Hacer firmar la factura original y

copia
Entregar el original de la factura

al cliente y guardar la copia para
devolverla al día siguiente al
Director de Cartera
Acumular las facturas no

entregadas
Las facturas que no se alcancen

a entregar dentro del mismo
mes de facturación, se regresan
para que sean anuladas y se
elaboren nuevamente con fecha
del nuevo mes
FIN
241
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES
INICIO
Recibir petición del personal

administrativo de la empresa o
llamada telefónica e
indicaciones
Desplazarse hasta la entidad
respectiva
SI Solicitar o NO
recoger
documentos?
Reclamar la Entregar en entidades:

documentación en las cartas, certificados,
diferentes entidades y reportes, documentos,
traerlos a la empresa etc.
Responder las
Entregar los documentos
inquietudes que se
a la persona que los
presenten sobre le
solicitó
estado de entrega de los
documentos
Hacer firmar copia de

los documentos a la
persona que los recibe
Devolver la copia de los

documentos entregados
a la persona indicada
(en la empresa)
FIN
242
PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
INICIO
Recibir petición de personal

administrativo
Recibir el listado de productos a

comprar y el dinero para ello
Efectuar la compra de los

productos solicitados
Entregar los elementos a la

persona solicitante de la compra
Entregar a Director de Cartera la

facturas de las compras
realizadas en la semana
Esperar la revisión y
autorización de los gastos
Dirigirse al área de Caja de la

empresa y entregar las facturas
Esperar a que la Cajera realice

los cálculos respectivos
Cuadrar los gastos generados

por las compras, con la Cajera,
entregando el dinero sobrante
o recibiendo el faltante
Solicitar y recibir de Cajera, el

dinero para las compras de
oficina
Firmar el recibo de egreso

elaborado por la Cajera
243
FIN
PROCESO: ARCHIVO
PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS
INICIO
Recepción de documentación
contenida en el documento
Verificar el diligenciamiento 1
del documento
NO Crear
Existe la
carpeta? carpeta
Posee NO Devolver
autorización y documentos
sellos? SI
SI Seleccionar la carpeta
Identificar tipo de documento

Verificar que los
documentos correspondan a
la carpeta
Seleccionar y separar
documentos
Es la NO
Ordenar documentos por carpeta
número correcta?
SI
Revisar consecutividad
Introducir los documentos en
la carpeta
Efectuar las acciones
respectivas a su preparación
(corte, perforación, etc.)
Guardar la carpeta en el
archivador o en caja
Buscar, ubicar o crear
carpeta
FIN
244
PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
INICIO
Recibir petición del préstamo
Preguntar por información o

identificación del documento
Establecer tipo de documento
Ingresar al software de la
empresa
Ubicar en pantalla el
documento
NO Informar a
Existe el
solicitante Hacer firmar formato de
documento?
préstamo
SI
Esperar devolución
Identificar posición física en
archivo
Recibir documentos
Buscar y ubicar físicamente devueltos
el documento
Registrar la devolución del

Diligenciar formato de documento en el formato de
préstamo préstamo
Archivar documento
Entregar documento a la
persona solicitante
FIN
1
245
PROCESO: SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERÍA
INICIO Productos de cafetería:

café, azúcar, leche,
aromática, etc.
Hacer la lista de los elementos
que se deben comprar
Implementos de aseo:
Dirigirse a Caja y solicitar jabones para baños y
dinero para realizar las
compras
Recibir el dinero y firmar el 1

recibo de egreso elaborado
por la Cajera
Devolver el dinero sobrante
o recibir el faltante
Dirigirse al supermercado a
realizar las compras
Dirigirse a la cocina y
organizar los elementos
Regresar a la empresa y adquiridos
solicitar a la cajera el recibo
de caja para elaborar el
comprobante de gasto del Separar los utensilios y
transporte productos de aseo de los
víveres
Entregar factura de las

compras y recibo del gasto Guardar en la cocina los
del transporte a Director de productos de la cafetería y
Cartera algunos implementos de aseo
Autorización de los gastos Guardar en la nevera los

productos que requieran
conservación
Pasar a caja y realizar el
cuadre de los gastos y del Disponer en recipientes
dinero
cada uno de los productos
de cafetería
Esperar a que la cajera
revise el total de los gastos
FIN
1
246
PROCEDIMIENTO:
SERVICIO DE CAFETERÍA ASEO ÁREAS DE OFICINAS
INICIO INICIO
Recibir llamado de Barrer y trapear los pisos del

integrantes de la empresa Área de las oficinas
solicitando bebidas o
atención a clientes o
proveedores Sacudir el polvo de
escritorios, teléfonos,
computadores, muebles, etc.
Ofrecer bebidas a los
visitantes y empleados
Limpiar vidrios de las
ventanas del área de
Preguntar y establecer las las oficinas
bebidas solicitadas
Limpiar y ordenar la cocina

Preparar las bebidas (cafetería)
Lavar los utensilios de la

Llevar a las personas lo que
cocina (vajilla, vasos, etc.)
solicitaron, de la manera
como lo solicitaron y hasta el
sitio donde se encuentran
Realizar la limpieza de los
baños
Recoger la vajilla y vasos

para llevarlos de regreso a Lavar y cambiar las toallas
la cocina de los baños para que
permanezcan limpias
FIN
Recoger y botar la basura
de los cestos dispuestos en
oficinas y baños
FIN
247
PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS
MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA ASEAR LA NEVERA

LA COCINA
INICIO INICIO
Conservar vasos, pocillos y Lavar la nevera

platos lavados
Eliminar los productos

Tener siempre la vajilla vencidos
organizada
FIN
Lavar y limpiar lavaplatos y
mesón de la cocina
Asear la greca
Tratar en lo posible de evitar

la pérdida o avería de vasos,
pocillos y platos
FIN
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS
INICIO
Proporcionar agua a las

plantas
Podar las plantas
Quitar el polvo de las

plantas
FIN
248
ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA
 Direccionamiento de la compañía.
 Planteamiento de estrategias.
 Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas.
 Interacción con proveedores.
 Autorización de documentos y acciones a implementar.
 Establecimiento de políticas de compras y ventas.
GERENCIALES
 Contratación.
 Liquidación contrato.
 Programación de vacaciones.
 Capacitación técnica.
 Cuadros de reemplazo (informal).
 Programación de actividades.
AUTORIZACIONES.
VENTAS
 Programación de visita al cliente.
 Atención de mostrador o visita al cliente.
 Consulta de disponibilidad de productos.
 Asesoría técnica.
 Cotización de productos para clientes.
 Seguimiento de las cotizaciones.
 Orden de Pedido.
 Facturación.
 Remisión de mercancía.
MISIONALES  Seguimiento del pedido.
COMPRAS
 Determinar productos a comprar.
 Selección proveedor.
 Pedido a proveedores.
FIJACIÓN PRECIO DE VENTA.

 Establecimiento de precio de venta de los productos
 Cambio de precio.
 Fijación precio de negociación y descuentos.
METAS DE VENTAS.
 Generación informe de ventas.
 Revisión estadísticas de ventas.
 Fijación meta de ventas.
 Seguimiento meta de ventas.
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES.

 Conocimiento de productos.
 Tramitación de asesoría muy especializada para clientes.
249
RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCÍA.
 Recepción de facturas o remisiones.
 Descargue, ingreso y almacenamiento.
 Reporte y verificación de los productos recibidos.
 Sistematización ingreso de mercancía.
 Revisión ingreso de mercancía al sistema.
 Ajustes de inventario.
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA.

 Programación del cargue de los vehículos y ruta de entrega.
 Recepción facturas o remisiones.
 Planeación del cargue y distribución de los productos en los
vehículos.
 Alistar mercancía a despachar.
 Cargue de mercancía al vehículo.
APOYO  Verificación del cargue y autorización de salida de los
vehículos.
 Transporte de mercancía.
 Descargar mercancía.
Entregar facturas al cliente.
 Gestión de devolución de mercancía
GESTIÓN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.
Registro de consignaciones.
 Cuadre y revisión de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
 Conciliación bancaria.
Revisar cuenta con clientes y proveedores
 Revisión de la cartera de la empresa.
 Cancelación de anticipos de clientes.
 Manejo de información contable y general de las sucursales.
Control de costos de inventario.
 Documentación e informes requeridos por entidades
estatales.
COBRO Y RECAUDO
 Generación de listado de cartera vencida.
Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
 Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes.
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja.
Cheques devueltos.
 Recepción pago del cliente.
250
NÓMINA.
 Liquidación de nómina.
 Pago de nómina.
 Pago parafiscales.
 Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las
prestaciones contempladas por la ley.
 Interfase de nómina.
ESTUDIO DE CRÉDITO.
 Solicitar y recibir documentación.
 Creación de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.

 Elaboración y entrega de notas.
 Codificación de productos.
 Inventario físico de los productos de bodega.
 Facturación de remisiones.
 Traslado de mercancía.
 Liquidación de fletes.
APOYO MENSAJERÍA.
Pagos y consignaciones en bancos.
 Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes.
 Solicitar y entregar documentación en entidades.
Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
 Dotación de elementos de protección personal.
 Dotación de uniformes.
 Dotación de botiquín de la planta y de los automotores de la
empresa.
Accidente de trabajo
GESTIÓN DEL RECURSO HUMAN.

 Selección de personal.
Afiliaciones y contrato de trabajo.
 Inducción.
 Asesoría y capacitación equipo de ventas.
 Liquidación contrato de trabajo.
Vacaciones.
MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
 Préstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
 Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería.
 Servicio de cafetería.
 Aseo áreas de oficinas.
Oficios varios.
251
INDÍCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Pág.
COMPRA 256
Determinar productos a comprar 257
Selección del proveedor 259
Pedido de mercancía a proveedores 261
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA 263

Recepción de facturas o remisiones 264
Descargue, ingreso y almacenamiento 266
Reporte y verificación de los productos recibidos 268
Sistematización del ingreso de producto(s) 270
Revisión del ingreso de mercancía al sistema 272
Ajustes al inventario 274
FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 276

Establecimiento del precio de venta 277
Cambio de precio 279
Fijar precio de negociación y descuentos 281
PAGO A PROVEEDORES 283

Recepción y archivo de facturas de compras de mercancía 284
Programación del pago a proveedores 286
Efectuar el pago a proveedores 288
VENTA 291
Programar visita al cliente 292
Visita obra 294
Atención de mostrador (venta de contado) 296
Consulta disponibilidad de los productos 298
Asesoría Técnica 300
Cotización de productos para clientes 302
Seguimiento de las cotizaciones 304
Pedido 307
Facturación 308
Remisión de mercancía 312
Seguimiento del pedido 314
252
METAS DE VENTA 316
Generación informe de ventas 317
Revisión estadísticas de ventas 319
Fijación meta de ventas 321
Seguimiento meta de ventas 323
COBRO Y RECAUDO 325

Generación de listado de cartera vencida 327
Entrega de listado de cartera 329
Cobro 331
Recaudo 333
Seguimiento del estado de cobro y recaudo 335
Ajuste de cartera al cliente 336
Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes 338
Generación de listados de cartera 340
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA 342

Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega 344
Recepción de facturas y/o remisiones a despachar 346
Planeación del cargue del vehículo 347
Alistar la mercancía a despachar 349
Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente 351
Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida 353
Transporte de la mercancía 355
Descargar mercancía en obra o ferretería 357
Entregar factura al cliente 359
DEVOLUCIÓN EN VENTAS 361

Gestión de devolución de mercancía 362
CRÉDITO A CLIENTES 366

Solicitar y recibir documentación para crédito 367
Estudio de crédito 369
Crear cliente 371
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 372

Elaboración y entrega de notas 373
Inventario físico de los productos de bodega 375
Codificación de productos 378
Facturación de remisiones 380
Traslado de mercancía 382
Liquidación de fletes 384
AUTORIZACIONES 386
253
Autorizaciones 388
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORE 390

Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas 391
Tramitar asesoría muy especializada para clientes 393
GESTIÓN CONTABLE 395

Consulta de saldo en bancos 397
Registro de consignaciones 399
Cuadre y revisión de la caja 401
Registro de reembolso de caja menor 403
Conciliación bancaria 405
Revisar cuenta con clientes y proveedores 407
Revisión de la cartera de la empresa 409
Cancelación de anticipos de clientes 411
Manejo de información contable y general de las sucursales 413
Control de costos de inventario 415
Documentación e informes requeridos por entidades estatales 417
NÓMINA 420
Liquidación de nómina 421
Pago de nómina 423
Pago de parafiscales 425
Liquidación de vacaciones 427
Interfase de Nómina 429
MANEJO DE CAJA 431

Cuadre de caja 432
Manejo del dinero en caja 434
Administrar la caja menor 436
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 438
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 441
Cheques devueltos 443
Recepción pago del cliente 445
1
SALUD OCUPACIONAL 447

DOTACIÓN ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL 449
DOTACIÓN DE UNIFORMES 452
BOTIQUÍN 454
ACCIDENTE DE TRABAJO
a. Reporte de accidente de trabajo 456
b. Sistematización del reporte de accidente de trabajo 458
c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 460
d. Trámite de liquidación de la incapacidad. 462
254
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO 464
Selección de personal 465
Afiliaciones y contrato de trabajo 467
Inducción 469
Asesoría y capacitación del equipo humano. 471
Liquidación contrato de trabajo 473
Vacaciones 475
MENSAJERÍA 477
Pagos y consignaciones en bancos 478
Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes 480
Entrega de documentos a clientes 482
Solicitar y entregar documentación en entidades 484
Compras eventuales de oficina 486
MANEJO DE ARCHIVO 488

Archivo de documentos 489
Préstamo de documentos 491
SERVICIOS GENERALES 238

Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería 494
Servicio de cafetería 496
Limpieza de las oficinas 498
Oficios varios 500
255
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por le
empresa.
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes

variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad.

Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

 Facturas de compra o remisiones.
1.7 RIESGOS:
 Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación.
 Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.

Código:
COMPRA
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
1 Determinar productos a comprar Administrativa Subgerente

2 Selección del proveedor Administrativa Subgerente
3 Pedido de mercancía a proveedores Administrativa Subgerente
256
1.5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.8 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite

direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que
realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de

productos a comprar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía
existente.
PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar.

 Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9 RIESGOS:
 Información de stocks de mercancía desactualizado.

1.11 OBSERVACIONES.
257
DETERMINAR PRODUCTOS A Código: Página

COMPRAR
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir información de los stocks de
1 mercancía Subgerente Administrativa X
Consultar información de las ventas
2 efectuadas Subgerente Administrativa X
3 Revisar o chequear la información Subgerente Administrativa X
Calcular las cantidades existentes de

4 cada producto Subgerente Administrativa X
5 productos Subgerente Administrativa X
6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X

7 establecida como punto de reorden Subgerente Administrativa X
8 Establecer la cantidad a comprar Subgerente Administrativa X
258
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección del proveedor.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la
empresa y que cuente con certificación de calidad.
2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en el

mercado posibilita seleccionar aquel que más se ajuste a las políticas de la
empresa y lograr el alcance de rentabilidad esperada.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores

beneficios para la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: Selección e iniciación de negociación con el proveedor.


2.9 RIESGOS:
 Elección inadecuada del proveedor.
 Sacrificar calidad por precio.
 Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

 Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
2.11 OBSERVACIONES.
259
Código: Página
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
D S M O
Subgerente
Consultar proveedores de los
1 y/o Director Administrativa X
productos
Comercial
Subgerente
2 Establecer contacto con el proveedor y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Conocer si cuenta con certificado de
calidad
Comercial
Subgerente
Solicitar información de precio de
productos
Comercial
Subgerente
Analizar información y opciones
ofrecidas
Comercial
Subgerente
6 Consultar políticas de compras y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Administrativa
7 Escoger la mejor opción y/o Director X
Comercial
Subgerente
8 Iniciar negociación y/o Director Administrativa X
Comercial
260
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercancía a proveedores.
3.4 OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envío de la mercancía requerida.
3.5 GENERALIDADES: Pedir la mercancía a los proveedores al llegar al punto de

reorden permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de los
mismos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercancía.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido.
PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercancía haya sido

realizada con éxito.

 Carta de pedido de productos.
3.9 RIESGOS:
 Errores de diligenciamiento de carta de pedido.
 Equivocación en la referencia o cantidad de productos solicitados al proveedor.

 Verificación de la información contenida en la carta de pedido.
 Revisión y Autorización de envío de la carta de pedido.
 Confirmación de la recepción de la carta por el proveedor.
3.11 OBSERVACIONES.
261
PEDIDO DE MERCANCÍA A Código: Página

PROVEEDORES
Frecuencia
D S M O
Subgerente
1 Diligenciar borrador carta de pedido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
2 Solicitar elaboración carta de pedido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
3 Elaborar carta de pedido y/o Director Comercial X
Comercial
Subgerente
4 Recibir y revisar la carta y/o Director Administrativa X
Comercial
Verificar la información contenida en Subgerente
5 la carta (elaboración, producto y y/o Director Administrativa X
cantidad) Comercial
Subgerente
Solicitar cambos y ajustes si es
necesario
Comercial
Auxiliar de
7 Realizar cambios o ajustes Inventario Comercial X
Subgerente
Autorizar el envío de la carta de
pedido vía fax
Comercial
Auxiliar de
9 Enviar la carta Inventario Comercial X
Confirmar la recepción de la carta por Auxiliar de
10 el proveedor Inventario Comercial X
Informar a Subgerente o Director Auxiliar de
11 Comercial sobre el envío del carta Inventario Comercial X
262
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepción de la mercancía comprada.
1.2 AREA TITULAR: Bodega.
1.3 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercancía comprada.
1.4 GENERALIDADES: La recepción de la mercancía en la bodega de la empresa es

el mecanismo que respalda la disponibilidad física de los productos ofertados por la
compañía.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega.

 Facturas.
 Cuaderno de entrada.
1.7 RIESGOS:
 Deterioro de la mercancía durante su manipulación.
 Faltantes o sobrantes de mercancía.
 Pérdida de los productos.

 Verificación de la mercancía recibida en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
Código:
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA
Nº
Orden
Recepción de facturas o
1 remisiones Bodega Jefe de Bodega
Descargue, ingreso y
2 almacenamiento Bodega Auxiliar de Bodega
Reporte y verificación de los Auxiliar de Bodega y
3 productos recibidos Bodega Jefe de Bodega
Sistematización del ingreso de
4 producto(s) Comercial Auxiliar de Inventario
Revisión del ingreso de mercancía
5 al sistema Comercial Director de Cartera
6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario
263
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción las facturas o remisiones.
1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.
1.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercancía comprada a los

proveedores.
1.5 GENERALIDADES: La recepción de las facturas permite identificar el tipo de

producto que está llegando, la programación de la recepción de la misma y la
identificación del lugar donde debe ser almacenado.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercancía comprada a los

proveedores para ingreso a la bodega de la empresa.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de
la empresa.
PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a

recibir.

 Facturas o remisiones.
1.9 RIESGOS:
 Pérdida de facturas o remisiones.

 Verificación del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega.
1.11 OBSERVACIONES
264
RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS O Código: Página

REMISIONES
Frecuencia
D S M O
Conocer llegada de los camiones de
1 los proveedores Jefe de Bodega Bodega X
Recibir las facturas o remisiones de
2 la mercancía Jefe de Bodega Bodega X
Consultar el documento e identificar

3 Jefe de Bodega Bodega X
producto(s)
Determinar a que bodega llevar el
4 producto Jefe de Bodega Bodega X
Coordinar el ingreso de los Asistente de Jefe

5 productos de Bodega Bodega X
Anotar las referencias de los

6 productos en un papel Jefe de Bodega Bodega X
Entregar a Auxiliar de Bodega

anotación de la mercancía a recibir
265
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
2.4 OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los

productos comprados a los proveedores.
2.5 GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se

ejecuta dependiendo del producto, sus características y peso, realizándose por
medio de mecanismos como el puente grúa, montacargas, personal del proveedor
o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado
a bodega.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la

empresa de los productos enviados por los proveedores.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir anotación de las referencias de los productos.
PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercancía.

 Anotación de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.
2.9 RIESGOS:
 Pérdida o deterioro de los productos.
 Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.
 Errores de almacenamiento como arrumes de mercancía muy altos.

 Conteo de los productos ingresados a bodega.
 Revisión del estado de los productos recibidos.
 Verificación de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad.
2.11 OBSERVACIONES.
266
DESCARGUE, INGRESO Y Código: Página

ALMACENAMIENTO DE LA
MERCANCÍA
Frecuencia
D S M O
Recibir anotación de las referencias Auxiliar de
1 de los productos a recibir Bodega Bodega X
Identificar tipo de producto y sitio de Auxiliar de
2 almacenamiento. Bodega Bodega X
Establecer mecanismo de descargue
Auxiliar de
3 (puente grúa, montacargas o Bodega X
Bodega
personas)
Coordinar y supervisar la labor de
Auxiliar de
4 Auxiliares de Bodega o empleados del Bodega X
Bodega
proveedor
Auxiliar de
5 Tomar la mercancía Bodega Bodega X
Auxiliar de
6 Bajar los productos del vehículo Bodega Bodega X
Transportar la mercancía desde el Auxiliar de

7 vehículo hasta el interior de la bodega Bodega Bodega X
Auxiliar de
8 Confirmar sitio de almacenamiento Bodega Bodega X
Ir contando y/o marcando con pintura Auxiliar de
9 la mercancía ingresada a bodega Bodega Bodega X
Descargar la mercancía en sitio de Auxiliar de
10 almacenamiento Bodega Bodega X
Arrumar o colocar los productos en Auxiliar de
11 estibas o burros Bodega Bodega X
Verificar el correcto almacenamiento Auxiliar de
12 de los productos Bodega Bodega X
Mover, ubicar o reubicar los productos Auxiliar de
13 si es necesario Bodega Bodega X
Anotar cantidad de productos Auxiliar de

14 ingresados Bodega Bodega X
Auxiliar de
15 Reportar el ingreso de la mercancía Bodega Bodega X
267
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de los productos recibidos.
3.4 OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los

relacionados en las facturas o remisiones enviadas por los proveedores.
3.5 GENERALIDADES: La verificación de los productos ingresados a bodega permite

establecer si la información contenida en las facturas o remisiones enviada por los
proveedores corresponde a la constatada físicamente con el ingreso de los mismos
a bodega o si por el contrario presenta inconsistencias.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación o determinación de los productos y

cantidades realmente recibidos.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar anotación de productos y cantidades
ingresadas a la bodega.
PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a

Inventario.

 Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc.
3.9 RIESGOS:
 Mal conteo de los productos.
 No identificar las cantidades faltantes.

 Verificación de la información.
 Conteo y reconteo de los productos.
 Anotación de las observaciones.
3.11 OBSERVACIONES.
268
VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Código: Página

RECIBIDOS
Frecuencia
D S M O
Consultar anotación de los productos Auxiliar de
1 y cantidades ingresadas a bodega Bodega Bodega X
Informar verbalmente referencias y Auxiliar de
2 cantidades almacenadas Bodega Bodega X
Confrontar la información reportada

Jefe de
3 con la registrada con la registrada en Bodega X
Bodega
la factura o remisión
Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar Jefe de
4 la mercancía si es necesario Bodega Bodega X
Recontar la mercancía por indicación Auxiliar de
5 de Jefe de Bodega Bodega Bodega X
Auxiliar de
6 Revalidar la información si se requiere Bodega Bodega X
Establecer diferencias si se presentan Jefe de
7 y realizar anotación de la observación Bodega Bodega X
Registrar mercancía en el cuaderno Auxiliar de
8 de entrada Bodega Bodega X
Entregar facturas o remisiones Auxiliar de
9 observaciones a inventario Bodega Bodega X
269
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematización del ingreso de producto(s).
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
4.4 OBJETIVO: Cargar al sistema la mercancía ingresada a la bodega como resultado

de la compra a proveedores.
4.5 GENERALIDADES: La sistematización de los productos facilita la consulta de la

disponibilidad de la misma y agiliza la facturación de las ventas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, remisiones o notas.
PUNTO FINAL: Anotar la mercancía en el cuaderno de entrada.

4.9 RIESGOS:
 Referencia equivocada de producto.
 Cantidades erróneas.

 Revisión y verificación de la información contenida en los documentos y en el
sistema.
4.11 OBSERVACIONES.
270
SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE Código: Página

PRODUCTO(S)
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Recibir facturas, remisiones y notas Inventario Comercial X
Consultar la carta de pedido de Auxiliar de
2 mercancía Inventario Comercial X
Verificar la concordancia de material Auxiliar de
3 recibido y solicitado Inventario Comercial X
Auxiliar de
4 Armar paquete de factura y remisión Inventario Comercial X
Auxiliar de
5 Ingresar al software de la empresa Inventario Comercial X
Auxiliar de
6 Consultar factura, remisión y nota Comercial X
Inventario
Auxiliar de
7 Digitar la información de los productos Inventario Comercial X
Auxiliar de
8 Cotejar el ingreso de los productos Inventario Comercial X
Auxiliar de
9 Realizar los ajustes necesarios Inventario Comercial X
Anotar la información de la mercancía Auxiliar de

10 Comercial X
en el cuaderno de entrada Inventario
271
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión ingreso de la mercancía.
5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
5.4 OBJETIVO: Determinar si la mercancía ha sido ingresada al sistema

correctamente o requiere ajustes.
5.5 GENERALIDADES: La revisión del ingreso de la mercancía al sistema permite

detectar fallas en la digitación de la información y realizar los correctivos
pertinentes antes de que la mercancía sea cargada al sistema.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la

mercancía.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.
PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el

sistema.

 Facturas, remisiones y notas.
5.9 RIESGOS:
 Mercancía mal ingresada al sistema.

 Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema.
 Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema.
5.11 OBSERVACIONES.
272
REVISIÓN INGRESO DE LA Código: Página

MERCANCÍA
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas, remisiones y Director de
1 notas Cartera Comercial X
Consultar documento enviado por los
Director de
2 proveedores, notas y cuaderno de Comercial X
Cartera
entrada
Director de
3 Consultar inventario del sistema Cartera Comercial X
Director de
4 Revisar notas de entrada Cartera Comercial X
Confrontar la información de los
Director de
5 documentos y del sistema Comercial X
Cartera
correspondiente a producto y cantidad
Auxiliar de
6 Solicitar ajustes si se requieren Inventario Comercial X
Director de
7 Realizar los ajustes si es necesario Cartera Comercial X
Cargar la entrada de mercancía al Director de
8 sistema Cartera Comercial X
273
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario.
6.4 OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercancía.
6.5 GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas

equivocaciones en el ingreso del mismo o la adaptación a códigos y tamaño de
presentación manejado por la empresa.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Corrección de fallas de inventario.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y petición.
PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste.

 Documento de ajuste.
6.9 RIESGOS:
 Equivocación en la modificación de los datos.
 Pérdida del documento de soporte del ajuste.
 Errores de cálculo del ajuste.

6.11 OBSERVACIONES.
274
Código: Página
REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Recibir nota o petición del ajuste Inventario Comercial X
Auxiliar de
2 Identificar tipo de ajuste Inventario Comercial X
Reprocesar información por error de Auxiliar de

3 ingreso Inventario Comercial X
Convertir paquete de producto a
Auxiliar de
4 cantidad menor o solicitada Comercial X
Inventario
(General)
Calcular cuantas unidades se
pueden sacar de un producto si este Auxiliar de
5 Comercial X
es cortado en una dimensión Inventario
diferente a la recibida
Analizar conveniencia o facilidad de Auxiliar de
6 Comercial X
realizar un cambio de producto Inventario
Informar la realización del ajuste a Auxiliar de
7 la persona solicitante Inventario Comercial X
Auxiliar de
8 Imprimir documento de ajuste Inventario Comercial X
Revisar el ajuste y el documento de Director de

9 ajuste Cartera Comercial X
Entregar copia de los ajustes a Auxiliar de

10 Comercial X
Contabilidad Inventario
Auxiliar de
11 Archivar documentos de ajuste Inventario Comercial X
275
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Fijación de precio de venta de los productos.
1.3 OBJETIVO: Establecer el precio de venta y políticas de descuento de los

productos comercializados por la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La fijación del precio de venta de los productos permite

asegurar el margen de ganancia esperado, además de establecer los precios y
descuentos que es posible otorgar a los clientes.

Contar con información que respalde el proceso de venta brindando a los
integrantes del Área Comercial las herramientas para lograr éxito en dicho proceso.

 Lista de precios y descuentos.
1.7 RIESGOS:
 El cálculo erróneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada
fijación de precios y descuentos.
 La no revisión y actualización de los precios ocasionará pérdidas económicas
para la empresa.

 Verificación del margen de ganancia esperado.
 Análisis y revisión de la lista de precios y la información del sistema.
Código:
FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
Nº
Orden
Establecimiento del precio de
1 venta Administrativa Subgerente
Subgerente y
Administrativa y
2 Cambio de precio Auxiliar de
Comercial
Inventario
Fijar precio de negociación y
3 descuentos Administrativa Subgerente
276
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta.
1.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es
posible alcanzar el margen de ganancia esperado.
1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo

físico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os

productos y políticas de descuentos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra.
PUNTO FINAL: Fijación o cambio de precio de venta del producto(s).

 Lista de precios.
1.9 RIESGOS:
 Equivocación en el cálculo del precio.
 No cumplimiento de margen de ganancia.
 Cambios de las condiciones del mercado.

 Verificación del margen de ganancia esperado.
 Revisión de la lista de precios y costo de compra.
1.11 OBSERVACIONES.
277
ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE Código: Página

VENTA
Frecuencia
D S M O
1 Consultar lista de costo de compra Subgerente Administrativa X
2 Revisar y analizar la información Subgerente Administrativa X
3 Calcular precio de venta Subgerente Administrativa X
Verificar margen de ganancia (10% a

4 12%) Subgerente Administrativa X
Conocer precio ofrecido para el

5 producto por la competencia Subgerente Administrativa X
Determinar precio de venta del

producto
7 Consultar precio de venta anterior Subgerente Administrativa X
8 Autorizar cambio de precio Subgerente Administrativa X

Auxiliar de
9 Cambiar precio al producto(s) Inventario Comercial X
Auxiliar de
10 Imprimir listado de precios Inventario Comercial X
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
278
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio.
2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario.
2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea
necesario.
2.5 GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener

actualizado el valor de la mercancía de acuerdo a diversos aspectos que influyen
sobre este.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir autorización y petición del cambio de precio.
PUNTO FINAL: Generación de nuevos listados de precio de venta y

entrega a integrantes del Área Comercial.

2.9 RIESGOS:
 Cambiar precio al producto equivocado.
 Referencia de producto inadecuada.

 Verificación y autorización del cambio de precio.
2.11 OBSERVACIONES.
279
Código: Página
CAMBIO DE PRECIO
Frecuencia
D S M O
Recibir petición de cambio de precio
1 del producto(s) Subgerente Administrativa X
Auxiliar de
2 Ingresar al software Inventario Comercial X
Consultar ítems y ubicar producto en Auxiliar de
3 pantalla Inventario Comercial X
Auxiliar de
4 Confirmar información Inventario Comercial X
Auxiliar de
5 Relacionar ítem y nuevo precio Inventario Comercial X
Auxiliar de
6 Cambiar el precio Inventario Comercial X
Actualizar y guardar los cambios Auxiliar de
7 efectuados Inventario Comercial X
Auxiliar de
8 Consultar producto y precio Inventario Comercial X
Auxiliar de
9 Imprimir listado de precios Inventario Comercial X
Auxiliar de
10 Salir del software Inventario Comercial X
11 Revisión y autorización del cambio Subgerente Administrativa X

Entregar listado a integrantes del Área Auxiliar de
12 Comercial. Inventario Comercial X
280
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociación y descuento.
3.4 OBJETIVO: Establecer el precio mínimo de venta y descuentos de cada producto

comercializado por la empresa cuando deban cambiarse.
3.5 GENERALIDADES: El precio mínimo de venta y descuento establecido para cada

producto es un indicador del límite de los parámetros que pueden negociar y
ofrecer los integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la
venta.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Precio mínimo de venta y descuento de cada

producto.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos.
PUNTO FINAL: Reunión integrantes del Área Comercial.

3.9 RIESGOS:
 Incumplimiento de las políticas de precio y descuentos.
 Desactualización de la información.

 Verificación y autorización del precio mínimo y políticas de descuento para los
productos
3.11 OBSERVACIONES.
281
FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y Código: Página

DESCUENTOS
Frecuencia
D S M O
Subgerente
Administrativa
1 Recibir lista de costo de los productos y/o Director X
Comercial
Subgerente
2 Revisar y analizar la información y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
3 Consultar precio de venta establecido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Calcular precio mínimo de venta y
descuento
Comercial
Subgerente
Verificar margen de ganancia mínimo
(8%)
Comercial
Subgerente
6 Fijar políticas de descuento y/o Director Administrativa X
Comercial
Establecer precio mínimo de Subgerente
7 negociación y descuento para cada y/o Director Administrativa X
producto Comercial
Subgerente
8 Realizar reunión de Área Comercial y/o Director Administrativa X
Comercial
282
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores.
1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.
1.3 OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contraídas con los proveedores.
1.4 GENERALIDADES: El pago a proveedores se efectúa dependiendo de la

prioridad de pago y descuentos otorgados y previa verificación de la existencia de
dinero en las cuentas bancarias de la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la cuantía adeuda.

 Comprobantes de egreso.
 Cheques y consignaciones.
 Carta de pago.
1.7 RIESGOS:
 Enviar dinero a cliente equivocado.
 Error en el cálculo del descuento.
 Vencimiento de los pagos.

 Revisión de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de
proveedores.
Código:
PAGO A PROVEEDORES
Nº
Orden
Recepción y archivo de facturas de Auxiliar Contable o de
1 compra de mercancía Contabilidad Nómina
Programación del pago a
2 proveedores Contabilidad Auxiliar Contable
Gerente o Auxiliar
3 Pago a proveedores Contabilidad Contable
283
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y archivo de facturas de compras

de mercancía.
1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
1.4 OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores.
1.5 GENERALIDADES: La recepción y archivo de las facturas permite establecer las

fechas en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programación de la cancelación de las facturas

adeudadas.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
PUNTO FINAL: Archivo de facturas.


1.9 RIESGOS:
 Mora en el pago por equivocación en el archivo de las facturas por fecha de
pago.

 Consulta del archivo de facturas a pagar.
 Revisión de la fecha de pago de las facturas.
1.11 OBSERVACIONES.
284
RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE Código: Página

FACTURAS DE COMPRAS DE
MERCANCÍA
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas enviadas por los Auxiliar de
1 proveedores Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
2 Consultar y revisar las facturas Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
3 Establecer fecha de pago Nómina Contabilidad X
Señalar fecha de pago y descuentos Auxiliar de

4 (si los ofrece) Nómina Contabilidad X
Ubicar las de pronto pago en carpeta

Auxiliar de
5 o lugar de fácil alcance y próximo a Contabilidad X
Nómina
sitio de trabajo
Auxiliar de
6 Archivar las facturas Nómina Contabilidad X
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional
285
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del pago a proveedores.
3.3 RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable.
3.4 OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar.
3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores

permite establecer la cuantía y los descuentos a los que es posible acceder para de esta
manera programar los pagos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la facturas a cancelar.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la
semana.
PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago.

 Facturas a cancelar.
 Lista de proveedores a pagar.
 Informe del saldo de los bancos.
3.9 RIESGOS:
 Error de selección de facturas de proveedores a cancelar.
 Pérdida de descuentos.
 Cancelación de mayor valor de saldo adeudado.

 Verificación de la información en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o
descuentos.
3.11 OBSERVACIONES.
286
PROGRAMACIÓN DEL PAGO A Código: Página

PROVEEDORES
Frecuencia
D S M O
Seleccionar del acordeón Auxiliar
1 (archivador) las facturas que deben Contable y Contabilidad X
pagarse en la semana de Nómina
Auxiliar
Consultar diariamente las facturas
2 Contable y Contabilidad X
adeudadas a los proveedores
de Nómina
Auxiliar
Establecer si se han realizado abonos
y calcular el saldo adeudado
de Nómina
Determinar si la factura presenta Auxiliar
4 descuentos y efectuar los cálculos Contable y Contabilidad X
necesarios de Nómina
Auxiliar
Relacionar proveedores por fecha y
prioridad de pago, valor y descuento
de Nómina
Auxiliar
Elaborar informe de proveedores a
quien se adeuda y el saldo
de Nómina
Auxiliar
7 Totalizar los pagos Contable y X
Contabilidad
de Nómina
Auxiliar
8 Consultar saldo en bancos Contable y Contabilidad X
de Nómina
Entregar lista de proveedores a pagar Auxiliar
9 e informe de saldo en los bancos a Contable y Contabilidad X
Gerente de Nómina
Gerente o
Determinar a que proveedor y cuantía
10 Auxiliar Contabilidad X
(total o abono)
Contable
Auxiliar
Tomar las factura correspondiente al
proveedor autorizado para pago
de Nómina
287
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores.
4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para
minimizar la deuda.
4.5 GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligación contraída por la

empresa debido a la compra de productos.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación o abono a la obligación contraída con

los proveedores.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.
PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago

efectuado.

 Comprobante de egreso.
 Cheques.
 Libro de bancos.
 Consignaciones.
 Carta de pago.
4.9 RIESGOS:
 Elaboración de cheque por suma mayor a la adeudada.
 No recepción de la carta de pago enviada a los proveedores.
 Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos.
 Anulación de cheque y no registro en el libro de bancos.

 Revisión del diligenciamiento de los documentos.
 Firma de los documentos para autorización.
 Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
4.11 OBSERVACIONES.
288
Código: Página
PAGO A PROVEEDORES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
1 Consultar la factura Contable y de Contabilidad X
Nómina
Auxiliar
2 Establecer el valor adeudado Contable y de Contabilidad X
Nómina
Auxiliar
Cancelar la deuda en su totalidad o
3 Contable y de Contabilidad X
realizar abono
Nómina
ABONO:
 Fotocopiar la factura
Auxiliar
 Colocar sello de abono a la factura
original y anexar copia del abono a
Nómina
realizar
 Archivar la factura
Elaborar comprobante de egreso, Auxiliar
adicionando el # de la factura que se Contable, de
5 Contabilidad X
está cancelando y el valor del Nómina o
descuento si lo hubo General
Auxiliar
Establecer forma de pago (efectivo o
cheque)
Nómina
EFECTIVO
Pasar la factura a Auxiliar de Nómina Auxiliar
7 o General Contable Contabilidad X
Verificar el valor y la cuenta donde se Auxiliar
8 está llevando Contable Contabilidad X
Auxiliar
9 Pasar a Cajera la factura a cancelar Contable Contabilidad X
Enviar a pagar o consignar a cuenta Auxiliar
10 del proveedor Contable Contabilidad X
CHEQUE
Determinar al banco por el que se Auxiliar
11 puede girar la cantidad adeudada Contable Contabilidad X
Pasar la factura del proveedor a Auxiliar
Auxiliar de Nómina o General y Contable, de
12 Contabilidad X
solicitar la elaboración del cheque del Nómina o
banco establecido General
Anotar en el cuaderno del banco # del Auxiliar
13 cheque Contable Contabilidad X
289
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
14 Elaborar cheque Nómina o Contabilidad X
General
15 Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar el banco y valor de cada
16 cheque Auxiliar Contable Contabilidad X
Para cheque aprobado, anotar
17 cheque en cuaderno de bancos de lo Auxiliar Contable Contabilidad X
contrario anularlo
Colocar sello para firmas (requiere
18 dos de tres firmas autorizadas) Auxiliar Contable Contabilidad X
Pasar cheques a Gerente para
19 obtener firma Auxiliar Contable Contabilidad X
20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X

21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X
22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X
Recibir autorización de consignación
23 de Auxiliar Contable y cheques Cajera Comercial X
elaborados
Diligenciar consignación a nombre del
24 proveedor Cajera Comercial X
Revisar cheques y firmar si es

25 necesario Cajera Comercial X
Enviar cheque a proveedor o
26 consignar en efectivo o cheque Cajera Comercial X
Entregar consignaciones y cheques a

27 mensajero para su tramitación en el Cajera Comercial X
banco respectivo
Auxiliar Contable
28 Recibir llamada del banco o de Nómina Contabilidad X
Auxiliar Contable
29 Confirmar firma y valor del cheque o de Nómina Contabilidad X
Auxiliar Contable
30 Autorizar cheque o de Nómina Contabilidad X
Para informar al proveedor del pago
de varias facturas:
Elaborar carta de pago relacionando
31 Auxiliar General Contabilidad X
las facturas canceladas
Enviar carta de pago al proveedor vía
fax
Archivar facturas y documentos de
32 respaldo del pago efectuado Auxiliar General Contabilidad X
290
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Venta.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la comercialización de los productos.
1.4 GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los

clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercialización del
producto.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos.

 Facturas de venta o remisiones.
 Formato de pedido.
1.7 RIESGOS:
 Realizar negociación con clientes que no cuenten respaldo económico.
 Realizar visitas infructuosas a los clientes.
 No identificación de las oportunidades de negocio.

 Verificación de planilla de visitas.
 Seguimiento de las visitas.
 Análisis de l alcance de la metas de ventas.
Código:
VENTA
Nº Área
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
1 Programar visita al cliente Comercial Asesor Comercial

2 Visita obra Comercial Asesor Comercial
3 Atención de mostrador (venta de contado) Comercial Asesor Comercial
4 Consulta disponibilidad de los productos Comercial Asesor Comercial
5 Asesoría Técnica Comercial Asesor Comercial
6 Cotización de productos para clientes Comercial Asesor Comercial
7 Seguimiento de las cotizaciones Comercial Asesor Comercial
8 Pedido Comercial Asesor Comercial
9 Facturación o remisión de mercancía Comercial Asesor Comercial
10 Seguimiento del pedido Comercial Asesor Comercial
291
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente.
1.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
1.4 OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes.
1.5 GENERALIDADES: La programación de las visitas a los clientes permite trazar el

plan de trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diseño del Plan de trabajo.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elección del sector o población objetivo.
PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo.


1.9 RIESGOS:
 Inadecuada programación de las visitas por desconocimiento de la zona.

 Autorización del plan de trabajo.
1.11 OBSERVACIONES.
292
Código: Página
PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Elegir sector o población objetivo Comercial Comercial X
Asesor
2 Armar Plan de Trabajo Comercial Comercial X
Determinar si la visita es fuera o Asesor
3 dentro de la ciudad Comercial Comercial X
Para visita fuera de la ciudad, Asesor

4 determinar el número de días Comercial Comercial X
Asesor
5 Programar visita local Comercial Comercial X
Solicitar autorización salida de la Asesor
6 empresa Comercial Comercial X
Director
Autorización del Plan de Trabajo de
7 Comercial o Comercial X
los Asesores Comerciales
Subgerente
293
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes.
2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar
los productos y servicios de la empresa.
2.5 GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretería permite identificar las

oportunidades de negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la
empresa, mantener el contacto con los clientes existentes y la adquisición de
nuevos.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que

pueda tomar la decisión de compra, ofertar y vender los productos.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado.
PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas.

 Planilla de Visita.
2.9 RIESGOS:
 Pérdida del tiempo de la visita ante indecisión de compra por parte del cliente.
 No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisión de compra.
 Accidentes en la obra.

 Revisión de Planilla de Visitas.
2.11 OBSERVACIONES.
294
Código: Página
VISITA OBRA
Frecuencia
D S M O
Desplazarse a la zona o lugar Asesor
1 determinado (obra u oficina) Comercial Comercial X
Para visita fuera de la ciudad iniciar
viaje entre las 6:30 y 7 de la mañana; Asesor
2 X
para visita local, salir de la empresa a Comercial Comercial
mitad de la mañana
Asesor
CLIENTE ANTIGUO Comercial Comercial
Establecer comunicación y recordarle
Asesor
3 los productos y servicios ofrecidos por Comercial X
Comercial
la empresa
Asesor
CLIENTE POTENCIAL (nuevo) Comercial Comercial X
Buscar a la persona que pueda tomar Asesor

4 la decisión de compra Comercial Comercial X
Identificarse con nombre propio y el Asesor

5 de la empresa Comercial Comercial X
Brindar información de los productos y Asesor
6 servicios ofrecidos por la empresa Comercial Comercial X
Obtener información de los productos Asesor

8 necesitados Comercial Comercial X
Asesor
9 Tomar datos del cliente Comercial Comercial X
Asesor
10 Cotizar los productos Comercial Comercial X
Tomar datos del pedido si lo realizará Asesor
11 o ponerse a disposición del cliente Comercial Comercial X
Asesor
12 Diligenciar Planilla de Visita Comercial Comercial X
295
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Mostrador.
3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la
empresa en el punto de venta.
3.5 GENERALIDADES: La atención de mostrador permite efectuar la venta de los

productos en las instalaciones de la empresa.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente.
PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos.

 Factura de Venta.
3.9 RIESGOS:
 Errores de diligenciamiento de la factura.
 Liquidación errónea del valor de los productos.

 Consulta de la disponibilidad de los productos.
 Verificación de la información a registrar en la factura.
3.11 OBSERVACIONES.
296
Código: Página
ATENCIÓN DE MOSTRADOR
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Recibir visita del cliente Comercial Comercial X
Asesor
2 Entablar comunicación Comercial Comercial X
Determinar producto(s) requeridos por Asesor
3 el cliente Comercial Comercial X
Asesor
4 Ingresar al software Comercial Comercial X
Consultar disponibilidad del Asesor
5 producto(s) Comercial Comercial X
Si los no se encuentran disponibles Asesor
6 informar al cliente Comercial Comercial X
Asesor
PRODUCTOS DISPONIBLES Comercial Comercial
Asesor
7 Cotizar producto(s) Comercial Comercial X
Asesor
8 Informar el valor al cliente Comercial Comercial X
Indagar y establecer si el cliente Asesor

9 requiere algún producto más Comercial Comercial X
Establecer si el cliente realizará la Asesor
10 compra Comercial Comercial X
Asesor
11 Facturar o remisionar la mercancía Comercial Comercial X
Asesor
12 Entregar factura o remisión al cliente Comercial Comercial X
Indicar al cliente la ubicación de la
caja para que realice el pago y de Asesor
13 Comercial X
despacho para que reclame los Comercial
productos
297
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos.
4.4 OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa.
4.5 GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la

venta de los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la
mercancía a los clientes de manera eficiente.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los

productos solicitados por los clientes.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicación de los Asesores
Comerciales.
PUNTO FINAL: Determinación de las cantidades existente en bodega del

producto.

 Formato de traslado de mercancía.
4.9 RIESGOS:
 Desactualización de los stocks de mercancía.

 Consulta de lista impresa de productos e información del sistema.
4.11 OBSERVACIONES.
298
CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE Código: Página

LOS PRODUCTOS
Frecuencia
D S M O
Establecer ubicación del Asesor Asesor
1 Comercial Comercial Comercial X
Si se encuentra en las instalaciones
de la empresa:
Consultar los productos requeridos
Asesor
2 por el cliente Comercial X
Comercial
De lo contrario:
Comunicarse a la empresa
Indagar por la existencia del
producto(s)
Asesor
3 Consultar lista de precios Comercial Comercial X
Confrontar información del sistema Asesor

4 con la de la lista de precios Comercial Comercial X
Establecer cantidad disponible de
Asesor
5 productos, de lo contrario informar al Comercial X
Comercial
cliente.
Determinar si los productos se
encuentran en bodega o debe Asesor
6 Comercial X
realizarse traslado desde otra Comercial
sucursal
TRASLADO DE MERCANCÍA
Diligenciar formato de traslado de Auxiliar de
Establecer comunicación con la Auxiliar de
8 sucursal Inventario Comercial X
Auxiliar de
9 Solicitar traslado de mercancía Inventario Comercial X
Recibir mercancía en bodega o Auxiliar de
10 enviarla directamente al cliente Inventario Comercial X
Ingresar mercancía al sistema por la Auxiliar de
11 opción de traslado Inventario Comercial X
Auxiliar de
12 Efectuar facturación de la mercancía Inventario Comercial X
Archivar una copia de la factura en
Auxiliar de
13 inventario, entregar dos copias a Comercial X
Inventario
cartera y una a contabilidad
299
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría Técnica.
5.4 OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que más se ajusten a su
necesidad.
5.5 GENERALIDADES: La Asesoría Técnica permite brindar al cliente la indicación de

los productos que más se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definición
del tipo de obra que adelanta o planea efectuar.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia al cliente de productos y

acompañamiento en el desarrollo de la obra.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Definición del tipo de obra para la que el cliente requiere
el material.
PUNTO FINAL: Establecer satisfacción de la necesidad del cliente.


5.9 RIESGOS:
 Pérdida del cliente.
 Definición errónea de materiales.

 Determinación del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento
en los factores a tener en cuenta durante la ejecución de la misma.
5.11 OBSERVACIONES.
300
Código: Página
ASESORÍA TÉCNICA
Frecuencia
D S M O
Definir tipo de obra para la que el Asesor
1 cliente requiere el material Comercial Comercial X
Asesor
2 Determinar clase de asesoría Comercial Comercial X
Asesoría Básica:
 Establecer los productos que más
se ajustan a la necesidad del
cliente
Asesor
3  Describir las especificaciones del Comercial X
Comercial
material
 Explicar al cliente las ventajas del
producto
Asesoría especializada:
 Solicitar colaboración de la
Ingeniera Civil de la empresa
 Realizar estudio de los
requerimientos del cliente y/o Asesor
4 Comercial X
planos de la obra Comercial
 Indicar el producto(s) que se
ajusta(n) a la obra
 Efectuar despiece del producto
 Interpretar cartilla
Asesoría muy especializada:
 Tramitar con el proveedor idóneo Asesor
5 Comercial X
la asesoría para el cliente Comercial
 Acompañar asesoría
Establecer satisfacción de la Asesor
6 necesidad del cliente Comercial Comercial X
301
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotización de productos para clientes.
6.4 OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos

solicitados.
6.5 GENERALIDADES: La cotización de los productos permite indicar al cliente el

valor que tendrá su compra si decide realizarla.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Estimación del valor de los productos requeridos

por el cliente.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente.
PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos.

 Cotización.
6.9 RIESGOS:
 Errores al calcular precio y descuento de los productos.

 Verificación de precios y descuentos.
6.11 OBSERVACIONES.
302
COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA Código: Página

CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Estudiar nota de los productos Asesor
1 requeridos por el cliente Comercial Comercial X
Consultar lista de precios y Asesor
2 descuentos Comercial Comercial X
Asesor
3 Calcular valor de los productos Comercial Comercial X
Solicitar información de precio de Asesor
4 productos Comercial Comercial X
Informar la cliente telefónicamente o
Asesor
5 personalmente durante la visita o Comercial X
Comercial
elaborar cotización por escrito
Diligenciar cotización del sistema o
Asesor
6 personalizada referenciando producto, Comercial X
Comercial
cantidad y valor
Asesor
7 Imprimir cotización Comercial Comercial X
Enviar documento vía fax o entregar Asesor
8 personalmente Comercial Comercial X
303
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones.
7.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente realizará la compra de los productos.
7.5 GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el

cliente realizará la compra de los productos.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del
cliente.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Comunicación con el cliente.
PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su

disposición para una compra futura.


7.9 RIESGOS:
 Perder el cliente y la oportunidad de negocio.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS

 Comunicación con clientes.
7.11 OBSERVACIONES.
304
Código: Página
SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
1 Comunicarse con el cliente Comercial Comercial X
Determinar consideración sobre la Asesor
2 cotización Comercial Comercial X
Establecer si el cliente realizará el Asesor
3 pedido Comercial Comercial X
Tomar los datos del pedido si el cliente Asesor
4 ha decidido realizarlo Comercial Comercial X
Si el cliente ha decidido no realizar el
pedido:
 Establecer la razón para ello

 Conocer de otras cotizaciones Asesor
5 Comercial X
 Consultar precios y descuentos Comercial
límites para la mercancía
 Recotizar si es posible o ponerse
a disposición del cliente para una
compra futura
305
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido.
8.4 OBJETIVO: Tomar anotación y tramitar el pedido de los productos solicitados por
los clientes.
8.5 GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de

despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de los productos a despachar.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente.
PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho.

 Formato de pedido.
8.9 RIESGOS:
 Pedido erróneo de productos.

 Verificación de productos.
 Autorización de pedido por Cartera y Comercial.
8.11 OBSERVACIONES.
306
Código: Página
PEDIDO
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Tomar datos del producto y cliente Comercial Comercial X
Consultar disponibilidad y existencia Asesor
2 de mercancía en bodega Comercial Comercial X
Asesor
3 Consultar lista de precios Comercial Comercial X
Diligenciar formato de pedido con Asesor
4 datos del cliente y cálculos efectuados Comercial Comercial X
Revisar que los datos estén Asesor
5 completos y correctos Comercial Comercial X
Asesor
6 Realizar las correcciones necesarias Comercial Comercial X
Solicitar autorización de Cartera y Asesor
7 Comercial Comercial Comercial X
Subgerente
Administrativa
8 Autorización Comercial o Director
y Comercial X
Comercial
Director de
9 Autorización de Cartera Cartera Comercial X
PEDIDO NO AUTORIZADO
Asesor
10 Informar al cliente Comercial Comercial X
PEDIDO AUTORIZADO
Pasar formato de pedido a despacho Asesor
11 si se obtiene la autorización Comercial Comercial X
Solicitar programación de la entrega Asesor
12 de pedido Comercial Comercial X
Facturar pedido si la mercancía está
Asesor
13 cargada al sistema, de lo contrario, Comercial X
Comercial
remisionar los productos
Informar al cliente la fecha de entrega Asesor
14 de la mercancía Comercial Comercial X
Asesor
15 Realizar seguimiento del despacho Comercial Comercial X
307
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación.
9.4 OBJETIVO: Facturar los productos vendidos.
9.5 GENERALIDADES: La facturación de los productos genera un documento de

respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Generación de documento descriptivo de los

productos, cantidades y valor de la compra.
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Cálculo del valor total de la venta.
PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de

facturación o anularla.

 Factura.
9.9 RIESGOS:
 Errores de diligenciamiento y de impresión.

 Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos.
 Copia y archivo de las facturas.
9.11 OBSERVACIONES.
308
ANULACIÓN DE FACTURA
Frecuencia
D S M O
Recibir petición de Cajera o Asesor Director de
1 Comercial Cartera Comercial X
Revisar que la factura se encuentre
completa: Director de
2 Comercial X
4 hojas factura venta de contado Cartera
3 hojas factura venta a crédito
Analizar las facturas y la anotación de
Director de
3 la observación de la razón de la Comercial X
Cartera
anulación
Confirmar la apreciación de la Director de
4 observación Cartera Comercial X
Ingresar al sistema para efectuar la Director de

5 anulación Cartera Comercial X
Habilitar la factura (ingresar a la Director de
6 factura por su # ) Cartera Comercial X
Director de
7 Recorrer la factura Cartera Comercial X
Adicionar a la factura la observación Director de
8 de la anulación y la razón de la misma Cartera Comercial X
Colocar sello de anulada a la factura Director de
9 física Cartera Comercial X
Auxiliar de
10 Archivar las facturas anuladas Inventario Comercial X
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional
309
Código: Página
FACTURACIÓN
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Calcular el valor total de la venta Comercial X
Comercial
Asesor
2 Ingresar al software Comercial X
Comercial
Revisar # de factura para no saltar Asesor
3 Comercial X
el consecutivo Comercial
Establecer tipo de venta (contado, Asesor
4 crédito, anticipo) Comercial Comercial X
Verificar concordancia de precio y Asesor
5 Comercial X
descuento Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones requeridas Comercial Comercial X
Asesor
7 Buscar dispositivo de salida Comercial X
Comercial
Asesor
8 Imprimir factura Comercial X
Comercial
Asesor
9 Corroborar datos de la factura Comercial X
Comercial
Entregar factura al cliente si no se
presenta error de facturación, de lo Asesor
10 Comercial X
contrario solicitar anulación de la Comercial
factura
FACTURACIÓN CONTADO
Frecuencia
D S M O
Confirmar datos del cliente si existe
en el sistema, de lo contrario,
1 Asesor Comercial Comercial X
solicitar y digitar información del
cliente en el sistema
Confirmar los datos y/o realizar
2 modificaciones Asesor Comercial Comercial X
Anexar información de la mercancía
3 (referencia, cantidad y valor) Asesor Comercial Comercial X
Grabar la información del cliente en
4 el sistema si se trata de una compra Asesor Comercial Comercial X
representativa
310
FACTURACIÓN CRÉDITO
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Consultar formato de pedido Comercial Comercial X
Asesor
2 Digitar información del pedido Comercial Comercial X
Verificar los datos del cliente y del Asesor
3 pedido Comercial Comercial X
Asesor
4 Corregir los datos que se requieran Comercial Comercial X
FACTURACIÓN ANTICIPO
Frecuencia
D S M O
Digitar información de cliente y Asesor
1 productos comprados Comercial Comercial X
Solicitar revisión y autorización Asesor

2 Comercial y Cartera Comercial Comercial X
Asesor
3 Facturar a un (1) día Comercial Comercial X
311
10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisión de mercancía.
10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que aún no han sido
ingresados al sistema.
10.5 GENERALIDADES: La remisión de los productos permite la venta de estos ante su

disponibilidad aún cuando no han sido cargados al inventario.
10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisión de los productos.
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad.
PUNTO FINAL: Entregar de remisión al cliente.

 Remisión.
10.9 RIESGOS:
 Errores de diligenciamiento y de impresión.

 Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos.
 Copia y archivo de las remisiones.
 Facturación de las remisiones.
10.11 OBSERVACIONES.
312
Código: Página
REMISIÓN DE MERCANCÍA
Frecuencia
D S M O
Tomar pedido de producto y Asesor
1 cantidad Comercial Comercial X
Solicitar a Auxiliar de Inventario la
elaboración de la remisión Asesor
2 Comercial X
facilitándole la información del Comercial
cliente, producto y cantidad
Elaborar remisión de mercancía Auxiliar de
3 diligenciando formato del sistema Inventario Comercial X
Verificar consecutividad de la Auxiliar de
4 remisión Inventario Comercial X
Auxiliar de
5 Buscar dispositivo de salida Inventario Comercial X
Imprimir remisión (consta de 4 Auxiliar de
6 hojas) Inventario Comercial X
Relacionar la remisión en el
cuaderno de remisiones, llenado las
Auxiliar de
7 dos primeras casillas (# remisión y Comercial X
Inventario
nombre del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la remisión y
Auxiliar de
8 entregar las demás a Asesor Comercial X
Inventario
Comercial
Asesor
9 Recibir remisión y entregar al cliente Comercial Comercial X
313
11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido.
11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepción de los productos por parte del cliente.
11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la

entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfacción de los
mismos ante el compromiso de entrega oportuna.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación de la entrega del pedido en el tiempo

estimado.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes.
PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente.


11.9 RIESGOS:
 No programación del despacho del pedido.
 No recepción del pedido por parte del cliente por mora en su entrega.
 Pérdida del cliente.

 Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercancía al cliente.
 Comunicación permanente con el cliente.
314
Código: Página
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Consultar compras de los clientes Comercial Comercial X
Consultar con despacho fecha de Asesor
2 entrega de la mercancía al cliente Comercial Comercial X
Asesor
3 Establecer etapa del despacho Comercial Comercial X
Comunicarse o recibir llamada Asesor
4 telefónica del cliente Comercial Comercial X
Informar al cliente la etapa de Asesor
5 despacho de la mercancía Comercial Comercial X
Participar en la solución de los
Asesor
6 inconvenientes cuando estos se
Comercial Comercial X
presenten
Establecer satisfacción del cliente
cuando se haya realizado la entrega Asesor
7
de los productos o conocer sus Comercial Comercial X
observaciones al respecto
315
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta.
1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de
tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance.
1.4 GENERALIDADES: La proyección de ventas permite direccionar el equipo de

ventas hacia el desafío del alcance de las mismas y hacia la puesta en práctica de
todas las estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el
mercado.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las

metas de ventas establecidas.

 Estadísticas de ventas.
 Informe de ventas por Asesor, Línea, cliente, etc.
1.7 RIESGOS:
 No cumplimiento de las metas.
 Cambios imprevistos del mercado.
 Planteamiento de estrategias erradas.
 Pérdida del poder adquisitivo por parte del cliente.
 Inadecuada interpretación de la información.

 Análisis de las estadísticas de ventas.
 Seguimiento del alcance de las metas de ventas.
 Revisión de los informes de ventas.
 Reunión con asesores y revisión formato de visita a clientes.
Código:
METAS DE VENTA
Nº
Orden
Subgerente y Director
1 Generación informe de ventas Administrativa Comercial
2 Revisión estadísticas de ventas Administrativa Comercial
3 Fijación meta de ventas Administrativa Comercial
4 Seguimiento meta de ventas Administrativa Comercial
316
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de Informe de Ventas.
1.4 OBJETIVO: Contar con la información de las ventas realizadas en un periodo de

tiempo determinado.
1.5 GENERALIDADES: La generación de informes de ventas permite conocer los

productos que presentan mayor demanda y rotación, así como establecer el
cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y

mensuales, por cliente, línea, cliente, etc.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema.
PUNTO FINAL: Impresión de los listados de ventas.

 Listado de ventas del día, acumulada del mes, mensual.
 Listado de ventas por: vendedor y línea, vendedor y cliente, línea, costos.
1.9 RIESGOS:
 Selección errónea de la información.

 Generación y consulta de la información solo por personal autorizado.
1.11 OBSERVACIONES.
317
Código: Página
GENERACIÓN INFORME DE VENTAS
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Ingresar al sistema Inventario Comercial X
Verificar que el personal de ventas
Auxiliar de
2 no se encuentre utilizando el Comercial X
Inventario
sistema
Diligenciar y adicionar datos Auxiliar de
3 requeridos Inventario Comercial X
Consultar información general de Auxiliar de
4 las ventas Inventario Comercial X
Establecer frecuencia de la Auxiliar de
5 presentación del informe Inventario Comercial X
Informe diario:
Seleccionar los datos de ventas
acumuladas del día y acumuladas
Auxiliar de
6 del mes hasta la fecha, de lo Comercial X X
Inventario
contrario, seleccionar las ventas por
vendedor- línea, vendedor- cliente,
línea, costo, mensual, etc.
Auxiliar de
7 Verificar la información Inventario Comercial X
Auxiliar de
8 Imprimir los listados de ventas Inventario Comercial X
318
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión Estadísticas de Ventas.
2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
2.4 OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotación de productos.
2.5 GENERALIDADES: La revisión de las estadísticas de ventas brinda información

relevante sobre la rotación de los productos, los niveles de ventas alcanzados y
adicionalmente permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el
Área Comercial, para así evaluar las estrategias desarrolladas.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recopilación de información sobre las ventas

realizadas.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de informes de ventas.
PUNTO FINAL: Determinación de la rotación de los productos, los más

vendidos, los menor salida, etc.

 Informe de ventas.
2.9 RIESGOS:
 Reportes de ventas erróneos.

 Verificación de la información de los reportes de ventas.
 Confrontar la información impresa con la registrada en el sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
319
Código: Página
REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS
Frecuencia
D S M O
Recepción informe de ventas Subgerente
Comercial
Subgerente
2 Analizar las estadísticas de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Determinar la rotación de los Subgerente
3 productos, los más y menos y/o Director Administrativa X
vendidos, etc. Comercial
Subgerente
Resaltar o señalar los datos más
relevantes
Comercial
Confrontar y verificar la información Subgerente
5 impresa con la registrada en el y/o Director Administrativa X
sistema Comercial
Subgerente
Establecer diferencias cuando se
presenten
Comercial
Subgerente
desarrolladas
Comercial
Subgerente
Estudio y análisis de los logros
alcanzados
Comercial
Subgerente
Determinar alcance de las
9 y/o Director Administrativa X X
estrategias
Comercial
Establecer las razones y replantear Subgerente
10 las estrategias cuando las metas no y/o Director Administrativa X X
han sido alcanzadas Comercial
Subgerente
11 Consolidar la información y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
12 Tomar nota de la ventas totales y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
Informar a Gerencia el nivel de
13 y/o Director Administrativa X X
ventas logradas
Comercial
320
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijación meta de ventas.
3.3 RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial.
3.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía que debe facturar cada Asesor Comercial.
3.5 GENERALIDADES: La fijación de la meta de ventas señala la cuantía mínima que

debe lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Definición de la meta de ventas.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Revisión de la información de las ventas efectuadas el
mes inmediatamente anterior.
PUNTO FINAL: Información de la meta de ventas a lograr a los

integrantes del Área Comercial.


3.9 RIESGOS:
 Inadecuada fijación de la meta de ventas.
 Errores de cálculo de la meta por manejo de información errónea.

 Verificación de la información de las ventas realizadas.
3.11 OBSERVACIONES.
321
Código: Página
FIJACIÓN META DE VENTAS
Frecuencia
D S M O
Subgerente
Revisión de la información de
ventas del mes anterior
Comercial
Subgerente
2 Analizar la información y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Calcular el promedio de venta
general
Comercial
Subgerente
Consultar las políticas de la
empresa
Comercial
Subgerente
Conocer el comportamiento del
sector (mercado)
Comercial
Subgerente
6 Realizar las proyecciones de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
7 Definir y revisar las metas fijadas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Establecer monto mínimo que debe
facturar cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente
9 Realizar reunión del Área Comercial y/o Director Administrativa X X
Comercial
Informar las metas a alcanzar de Subgerente
10 ventas a los integrantes del Área y/o Director Administrativa X
Comercial. Comercial
322
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta.
4.4 OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas.
4.5 GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las

estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados
esperados o si deben realizarse ajustes que conlleven hacia su logro.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de

ventas.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunión Área Comercial.
PUNTO FINAL: Comparación de las ventas con la meta establecida.


4.9 RIESGOS:
 Reportes de ventas erróneos.

 Análisis de las ventas de cada Asesor Comercial.
4.11 OBSERVACIONES.
323
Código: Página
SEGUIMIENTO META DE VENTAS
Frecuencia
D S M O
Subgerente y
1 Reunión de Área Comercial Director Administrativa X
Comercial
Reportar las visitas a los clientes y Asesor
2 los negocios pactados Comercial Administrativa X
Subgerente y
Analizar las ventas logradas por
3 Director Administrativa X
cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente y
Comparar las ventas realizadas con
la meta establecida
Comercial
Subgerente y
desarrolladas
Comercial
Subgerente y
Replantear las estrategias si es
necesario
Comercial
Subgerente y
Establecer el alcance de la meta de
ventas
Comercial
324
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo.
1.2 AREA TITULAR: Cartera.
1.3 OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperación de cartera, es

decir, recaudo del dinero generado por las ventas a crédito.
1.4 GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes

constituye un factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la
actividad determinante para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con
el capital necesario para continuar con las actividades de la misma y respaldar las
obligaciones contraídas.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperación de cartera en el menor

tiempo posible, decir, lograr una rotación de cartera exitosa.

 Listados de cartera vencida.
 Circular o carta de cobro.
1.7 RIESGOS:
 Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contraídas con la
empresa.
 Rotación lenta de cartera.
 Pérdidas económicas para la empresa.
 Iliquidez.
 Incurrir en gastos por trámites jurídicos para cobrar a los clientes.

 Estudio de crédito a clientes.
 Autorización comercial y de cartera para despacho a clientes.
 Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo.
 Comunicación con clientes.
325
Código:
COBRO Y RECAUDO
Nº
Orden
Generación de listado de cartera
1 vencida Comercial Director de Cartera
2 Entrega de listado de cartera Comercial Director de Cartera

Asesor Comercial y/o
3 Cobro Comercial Mensajero
Asesor Comercial y/o
4 Recaudo Comercial Mensajero
Seguimiento del estado de cobro y Director de Cartera y
5 recaudo Comercial Asesor Comercial
6 Ajuste de cartera al cliente Comercial Director de Cartera
Revisión de consignaciones
7 locales y nacionales de los Comercial Director de Cartera
clientes
8 Generación de listados de cartera Comercial Director de Cartera
326
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación listado de cartera vencida.
1.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía adeudada por los clientes de cada uno de los
Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.
1.5 GENERALIDADES: La generación de listados de clientes con cartera vencida

permite diseñar y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperación de dinero
adeudado por los clientes.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de clientes

con obligaciones vencidas.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar información de cartera de los clientes.
PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por

Asesor Comercial.

 Lista de clientes con cartera vencida.
1.9 RIESGOS:
 Desactualización de la cartera.

 Actualización de la información de la cartera.
1.11 OBSERVACIONES.
327
GENERACIÓN DE LISTADOS DE Código: Página

CARTERA VENCIDA
Frecuencia
D S M O
Ingresar al sistema (software) por Director de
1 cartera Cartera Comercial X
Consultar información de cartera de

2 los clientes Subgerente Administrativa X
3 Analizar la información Subgerente Administrativa X
4 Establecer estado del cliente Subgerente Administrativa X

Relacionar los clientes con cartera
5 vencida Subgerente Administrativa X
Filtrar la información por Asesor

Comercial
Generar los listados de clientes con
7 cartera vencida por Asesor Subgerente Administrativa X
8 Imprimir los listados Subgerente Administrativa X
328
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida.
2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para
que proceda a su respectivo cobro y recaudo.
2.5 GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a los

Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los días de vencimiento, esto
es, si el cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 días es
responsabilidad del Asesor Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de
manera contraria estas actividades deben ser llevadas a cabo por el Mensajero.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero

el valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben
realizar el respectivo cobro.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida

entregados.

 Copia del listado de cartera vencida.
2.9 RIESGOS:
 Pérdida del listado.
 No recepción del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.

 Verificación de la información del estado y comportamiento de cartera de los
clientes.
 Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y
Mensajero.
2.11 OBSERVACIONES.
329
Código: Página
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
D S M O
Subgerente
Consultar listados de cartera
vencida
Comercial
Subgerente
Establecer días de vencimiento del
cliente
Comercial
Subgerente
Realizar reunión con Asesores
Comerciales o Mensajero
Comercial
Entregar los listados de cartera con
Subgerente
vencimiento mayor a 10 días a
Asesores, de lo contrario entregar
Comercial
listados a Mensajero
Subgerente
5 Recibir listados de cartera vencida y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Guardar copia de las listas
entregadas
Comercial
330
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro.
3.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
3.4 OBJETIVO: Recordar al cliente la obligación contraída con la empresa, establecer

compromiso y fecha de cancelación de la misma.
3.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada

hacia la recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la
empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad
posible.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la obligación por parte del cliente o

compromiso de fecha de pago.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.

3.9 RIESGOS:
 Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
 No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

 Seguimiento de las actividades de cobro.
3.11 OBSERVACIONES.
331
Código: Página
COBRO
Frecuencia
D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de Comercial
1 Comercial o X
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicación presencial
o telefónica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboración de circular o Asesor
4 carta de cobro Comercial Comercial X
Elaboración de circular o carta de Director de
5 cobro Cartera Comercial X
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial Comercial X
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial
X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en
8 Comercial o Comercial
que debió pagar y días de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de Asesor
9 cobro Comercial Comercial X
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 adeudado Comercial Comercial X
Asesor
Solicitar cancelación del
compromiso
Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 documento de cobro Comercial Comercial X
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 firmado a Director de Cartera Comercial Comercial X
332
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo.
4.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela
su obligación con la empresa.
4.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada

hacia la recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la
empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad
posible.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: cancelación de la obligación por parte del cliente o

compromiso de fecha de pago.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.

4.9 RIESGOS:
 Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
 No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

 Seguimiento de las actividades de cobro.
4.11 OBSERVACIONES.
333
Código: Página
RECAUDO
Frecuencia
D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicación presencial
o telefónica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboración de circular o Asesor
4 carta de cobro Comercial Comercial X
Elaboración de circular o carta de Director de
5 cobro Cartera Comercial X
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial Comercial X
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en
8 Comercial o Comercial
que debió pagar y días de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de Asesor
9 cobro Comercial Comercial X
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 adeudado Comercial Comercial X
Asesor
Solicitar cancelación del
compromiso
Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 documento de cobro Comercial Comercial X
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 firmado a Director de Cartera Comercial Comercial X
334
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de

cartera.
5.4 OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera.
5.5 GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera

apunta hacia el control de estas actividades, posibilitando la implementación de las
estrategias que conlleven hacia la minimización de la cartera adeudada por los
clientes.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y

recaudo.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunión de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.
PUNTO FINAL: Confrontar la información actual con la anterior.

 Listado de cartera vencida.
5.9 RIESGOS:

 Anotación de las observaciones.
5.11 OBSERVACIONES.
SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Código: Página

Y RECAUDO
Frecuencia
D S M O
Director de
1 Reunión de cartera y comercial Cartera Comercial X
Recibir información del avance de cobro Director de
2 y recaudo Cartera Comercial X
Preguntar y recibir las observaciones Director de
3 del Asesor Comercial Cartera Comercial X
Confrontar la información actual con la Director de
4 anterior Cartera Comercial X
335
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente.
6.4 OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente.
6.5 GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efectúa

cancelaciones parciales o totales de las obligaciones contraídas con la empresa,
para dar claridad a las cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de copia de consignación.
PUNTO FINAL: Elaboración de recibo de caja.

 Planilla de consignaciones.
 Recibo de caja.
6.9 RIESGOS:
 Cantidades faltantes por ajustar.
 Efectuar ajuste a cliente equivocado.

6.11 OBSERVACIONES.
336
Código: Página
AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
Frecuencia
D S M O
Director de
1 Recibir copia de consignación Comercial X
Cartera
Establecer a que cliente Director de

2 Comercial X
corresponde Cartera
Diligenciar planilla de Director de

3 Comercial X
consignaciones Cartera
Consultar consignaciones de los Auxiliar
4 clientes en los bancos Contable Contabilidad X
Confrontar la información de planilla Auxiliar
5 de consignaciones y bancos Contable Contabilidad X
Ingresar todas las consignaciones al
6 sistema Cajera Comercial X
Director de
Aplicar la consignación a la factura Cartera o Comercial o
7 X
del cliente Auxiliar Contabilidad
Contable
Elaborar recibo de caja para
8 cancelar la factura Cajera Comercial X
337
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de consignaciones locales y

nacionales de los clientes.
7.4 OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa.
7.5 GENERALIDADES: La revisión de las consignaciones locales y nacionales

proporciona información sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa
por concepto de pagos efectuados por los clientes.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el pago

o abono de su deuda.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos.
PUNTO FINAL: Ajustes a la información.

 Planilla de consignaciones.
 Recibo de caja.
7.9 RIESGOS:
 Desconocimiento de cliente que realizó consignación.

 Comunicación con Asesores Comerciales y clientes.
7.11 OBSERVACIONES.
338
REVISIÓN DE CONSIGNACIONES Código: Página

LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
1 Consulta de saldos en bancos Contabilidad X
Contable
Consultar las consignaciones Auxiliar

2 Contabilidad X
realizadas a favor de la empresa Contable
Establecer en que ciudad se realizó Auxiliar

3 Contabilidad X
la consignación Contable
Recibir del Director de Cartera la Auxiliar

4 Contabilidad X
Planilla de consignaciones Contable
Confrontar la información de planilla
de consignaciones con la obtenida Auxiliar
5 Contabilidad X
de los bancos y marcar o señalar la Contable
existente
Tratar de establecer, en lo posible,
Auxiliar
6 a que cliente pertenece la Contabilidad X
Contable
consignación si se desconoce
Consultar con Vendedores y/o
Director de Cartera las
consignaciones que no aparecen en
Auxiliar
7 la planilla, informándoles el valor Contabilidad X
Contable
consignado y el banco o dirigir carta
al banco solicitando copia de
la consignación
Elaborar recibo de Caja y enviar
para anticipo de clientes, si no ha
8 Cajera Comercial X
sido posible establecer a quien
pertenece el dinero
Anotar la información en la planilla Auxiliar
9 Contabilidad
de consignaciones Contable
339
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de listados de cartera.
8.4 OBJETIVO: Generar listados de cartera.
8.5 GENERALIDADES: la generación de listados de cartera facilita el contar con

información impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder diseñar y
plantear las acciones a seguir para su recuperación.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de solicitud de información o actividad propia
del cargo.
PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona

solicitante o a Asesores Comerciales.

 Estado de cuenta.
 Circularizaciones.
 Libros Auxiliares.
 Relación de recaudos.
 Otros.
8.9 RIESGOS:
 Desactualización de los datos.

8.11 OBSERVACIONES.
340
GENERACIÓN DE LISTADOS DE Código: Página

CARTERA
Frecuencia
D S M O
Recibir solicitud de la información
Director de
1 y/o hacerlo cuando el desempeño Comercial X
Cartera
del cargo lo exija
Ingresar al sistema y consultar la Director de
2 Comercial X
información Cartera
Filtrar la información según el
listado requerido:
 Estado de cuenta
 Análisis de vencimientos Director de
3 Comercial X
 Circularizaciones Cartera
 Libros auxiliares
 Relación de recaudos
 otros
Auxiliar
4 Imprimir documentos o listados Contable Contabilidad X
entregar o enviar documentos o
Auxiliar
5 listados a la persona solicitante o a Contabilidad X
Contable
Asesores Comerciales
341
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercancía.
1.3 OBJETIVO: Despachar y entregar la mercancía a los clientes
1.4 GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercancía a los clientes se

realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes

 Factura.
 Planilla de horario.
1.7 RIESGOS:
 No poder establecer la ubicación del cliente.
 Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte.
 Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente.
 Retrasos en la entrega.

342
Código:
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA
Nº
Orden
Programación del cargue de los
1 vehículos y de la ruta de entrega Bodega Jefe de Bodega
Recepción de facturas y/o
2 remisiones a despachar Bodega Auxiliar de Bodega
3 Planeación del cargue del vehículo Bodega Auxiliar de Bodega

4 Alistar la mercancía a despachar Bodega Auxiliar de Bodega
Cargar la mercancía al vehículo de
5 la empresa o del cliente Bodega Auxiliar de Bodega
Verificación del cargue de los Asistente Jefe de
6 vehículos y autorización de salida Bodega Bodega
7 Transporte de la mercancía Bodega Conductor
Descargar mercancía en obra o
8 ferretería Bodega Auxiliar de Bodega
9 Entregar factura al cliente Bodega Auxiliar de Bodega
343
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del cargue de los vehículos y de

la ruta de entrega.
1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas establecidas en la empresa.
1.4 OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercancía a los clientes

estableciendo la ruta de entrega.
1.5 GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehículos estableciendo

adicionalmente la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y
garantizar la entrega de la mercancía en buen estado y de manera oportuna.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a

realizar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, formatos de pedido o remisiones.
PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la

mercancía.

1.9 RIESGOS:
 Inadecuada programación de la ruta de entrega de la mercancía.
 Sobrepeso de los vehículos.


1.11 OBSERVACIONES.
La inadecuada programación de la ruta por desconocimiento de la ubicación de los
clientes causa demoras en la entrega y pérdida de tiempo.
El sobrepeso de los vehículos puede ocasionar pérdidas económicas por
deterioro o daño de la mercancía y gastos por sanciones de tránsito.
La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la pérdida parcial o
total de los productos.
344
PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE Código: Página

LOS VEHÍCULOS Y DE LA RUTA DE
ENTREGA.
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas, formato de
1 pedido o remisiones Jefe de Bodega Bodega X
Consultar la información contenida
2 en el documento Jefe de Bodega Bodega X
3 Analizar la información Jefe de Bodega Bodega X
Identificar y ubicar las obras o

4 direcciones de los clientes Jefe de Bodega Bodega X
5 Zonificar la entrega Jefe de Bodega Bodega X

Conocer la carga en peso y volumen
6 que puede transportar cada vehículo Jefe de Bodega Bodega X
Priorizar la entrega de la mercancía

según el material, tipo de producto,
7 tamaño de los artículos, volumen de Jefe de Bodega Bodega X
compra, requerimientos del cliente,
facilidad, ubicación, etc.
Diligenciar Planilla de Horario
8 anotando e indicando el orden de Jefe de Bodega Bodega X
las entregas a realizar
Entregar la Planilla de Horario a
9 Conductores Jefe de Bodega Bodega X
Consultar la ruta con los
10 conductores Jefe de Bodega Bodega X
Recibir observaciones de los
11 conductores y realizar ajustes a la Jefe de Bodega Bodega X
ruta si es necesario
Jefe de Bodega
Entregar las facturas a los Auxiliares
o Auxiliar
12 de Bodega en el orden de entrega Bodega X
(Asistente) de
de la mercancía
Jefe de Bodega
345
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de facturas y/o remisiones para

despacho.
2.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar.
2.5 GENERALIDADES: La recepción de las facturas es el primer paso para determinar

que mercancía sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de los
vehículos tanto de la empresa como del cliente.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercancía a despachar y

ubicación de los productos.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: programación y ejecución de las acciones necesarias para
llevar a cabo el despacho y entrega de la mercancía.

2.9 RIESGOS:
 Perder alguna de las facturas o remisiones.
2.11 OBSERVACIONES.

RECEPCIÓN DE FACTURAS Y Código: Página

REMISIONES
Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X
2 en el documento Auxiliar de Bodega Bodega X
3 Analizar la información Auxiliar de Bodega Bodega X
4 Programar las acciones a seguir Auxiliar de Bodega Bodega X
5 Ejecutar las acciones Auxiliar de Bodega Bodega X
346
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeación de cargue y distribución de los

productos en los vehículos.
3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehículo.
3.5 GENERALIDADES: La planeación del cargue de los vehículos permite establecer

como debe cargarse el vehículo de acuerdo a los productos y ubicación del cliente,
de manera que se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la
entrega.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores

beneficios para la empresa.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: selección e iniciación de negociación con el proveedor.

3.9 RIESGOS:
 Elección inadecuada del proveedor.
 Sacrificar calidad por precio.
 Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

 Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
3.11 OBSERVACIONES.
347
PLANEACIÓN DEL CARGUE Y Código: Página

DISTRIBUCIÓN DE LOS PRODUCTOS
EN LOS VEHÍCULOS
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Consultar las facturas o remisiones Bodega Bodega X
Determinar productos y cantidades a Auxiliar de

2 despachar Bodega Bodega X
Tener presente el volumen, calidad,
Auxiliar de
3 fragilidad o resistencia de la Bodega X
Bodega
mercancía
Programar el cargue del vehículo de
la empresa en el orden contrario en Auxiliar de
4 Bodega X
el que fueron entregados las Bodega
facturas o remisiones
Idear la distribución de la mercancía Auxiliar de
5 en el planchón del vehículo. Bodega Bodega X
Establecer contacto con el cliente

Auxiliar de
6 para programar el cargue de su Bodega X
Bodega
vehículo
Establecer ubicación de los
Auxiliar de
7 productos en la bodega de la Bodega X
Bodega
empresa
348
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercancía a despachar.
4.4 OBJETIVO: Preparar la mercancía que debe ser entregada.
4.5 GENERALIDADES: Alistar la mercancía a despachar permite seleccionar los

productos y determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares
más próximos a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega, así como
si deben llevarse a otra de las bodegas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el
cargue del vehículo de la empresa o del cliente.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos.
PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehículos de la

empresa o del cliente.

4.9 RIESGOS:
 Equivocación en la referencia o cantidad de productos seleccionados.
 Avería o deterioro de la mercancía.
 Error en el corte o pesaje de los productos.

 Verificación de los productos seleccionados y preparados para su cargue al
vehículo.
4.11 OBSERVACIONES.
349
ALISTAR LA MERCANCÍA A Código: Página

DESPACHAR
Frecuencia
D S M O
Ubicar productos en bodega y Auxiliar de
1 seleccionarlos Bodega Bodega X
Verificación de los productos Auxiliar de
2 seleccionados Bodega Bodega X
Tomar producto de su sitio de Auxiliar de

3 almacenamiento Bodega Bodega X
Establecer si el producto debe ser
Auxiliar de
4 cortado, pesado o mejorar su Bodega X
Bodega
ubicación
CORTE
Consultar dimensión requerida para Auxiliar de
5 el producto Bodega Bodega X
Auxiliar de
6 Buscar herramienta Bodega Bodega X
Auxiliar de
7 Realizar corte Bodega Bodega X
PESAJE
Auxiliar de
8 Colocar en báscula Bodega Bodega X
Auxiliar de
9 Determinar peso Bodega Bodega X
Auxiliar de
10 Adjuntar tiquete de peso al producto Bodega Bodega X
MEJORAR UBICACIÓN
Auxiliar de
11 Transportarlo Bodega Bodega X
Ubicarlo en un lugar más próximo a

Auxiliar de
12 la salida de su sitio de Bodega X
Bodega
almacenamiento o de la bodega
Auxiliar de
13 Productos listos para el cargue Bodega Bodega X
350
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar la mercancía al vehículo de la

empresa o del cliente.
5.2 MARCO NORMATIVO
5.4 OBJETIVO: Cargar la mercancía a despachar o entregar al vehículo de la empresa

o del cliente.
5.5 GENERALIDADES: La mercancía a entregar a los clientes se carga en los

vehículos de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las
facturas para facilitar su descargue en la obra o ferretería y de forma completa para
garantizar que toda la mercancía enviada a un mismo cliente se encuentre
conjunta. El cargue al vehículo del cliente sugiere la entrega de la mercancía al
cliente y la disposición en el automotor del mismo.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehículos cargados con la mercancía a entregar.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar.
PUNTO FINAL: Solicitud de verificación de la mercancía cargada y

autorización de salida del vehículo.

5.9 RIESGOS:
 Pérdida de la mercancía.
 Avería o deterioro de los productos.
 Sobrantes o faltantes de mercancía.

 Verificación de la referencia de los productos a cargar.
 Verificación del cargue de la mercancía para autorización de salida de los
vehículos.
5.11 OBSERVACIONES.
351
CARGAR LA MERCANCÍA AL Código: Página

VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
Frecuencia
D S M O
Ubicar los productos a cargar al Auxiliar de
1 vehículo Bodega Bodega X
Verificar la referencia de los Auxiliar de
2 productos y la cantidad Bodega Bodega X
Asegurarse de que el producto sea Auxiliar de

3 Bodega X
el correcto Bodega
Auxiliar de
4 Tomar y levantar la mercancía Bodega Bodega X
Auxiliar de
5 Ir contando los productos Bodega Bodega X
Marcar con pintura los productos Auxiliar de

6 que lo requieran Bodega Bodega X
Transportar los productos hasta el Auxiliar de

Ubicar o arrumar los productos en el Auxiliar de

Establecer cuantía de productos Auxiliar de

9 cargados Bodega Bodega X
Consultar facturas o remisiones para
Auxiliar de
10 verificar productos y cantidades Bodega X
Bodega
cargadas
Establecer el cargue completo y Auxiliar de
11 adecuado de los vehículos Bodega Bodega X
Solicitar la verificación de la
mercancía cargada y autorización Auxiliar de
12 Bodega X
de salida del vehículo a Asistente de Bodega
Jefe de Bodega
352
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación del cargue y autorización de

salida de los vehículos.
6.3 RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega.
6.4 OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehículos.
6.5 GENERALIDADES: La verificación de la mercancía y autorización de salida

involucra el conteo de todos los productos cargados a los vehículos y la
confirmación de la correspondencia de referencias y cantidades.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Autorización de salida de los vehículos.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: Autorización de salida de los vehículos.

6.9 RIESGOS:
 Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación en la referencia de
los productos.
 Faltantes o sobrante de mercancía por inadecuado conteo de la productos
cargados.

 Verificación y conteo de la mercancía cargada a los vehículos.
 Autorización de salida de los vehículos.
6.11 OBSERVACIONES.
353
RECEPCIÓN DE FACTURAS Y Código: Página

REMISIONES
Frecuencia
D S M O
Asistente Jefe
1 Consultar facturas o remisiones de Bodega Bodega X
Contar los productos cargados al Asistente Jefe
2 camión de Bodega Bodega X
Ir marcando con pintura los Asistente Jefe
3 productos contados de Bodega Bodega X
Confrontar información del conteo
Asistente Jefe
4 con la registrada en las facturas o Bodega X
de Bodega
remisiones
Detectar errores o equivocaciones Asistente Jefe
5 e indicar correctivos de Bodega Bodega X
ERROR DE REFERENCIA DE LOS
PRODUCTOS
Auxiliar de
6 Descargar los productos Bodega Bodega X
Cambiar los productos erróneos Auxiliar de
7 por los correctos Bodega Bodega X
Cargar los productos correctos al Auxiliar de
FALTANTES
Asistente Jefe
9 Establecer la cantidad de Bodega Bodega X
Cargar productos faltantes al Auxiliar de
10 camión Bodega Bodega X
SOBRANTES
Asistente Jefe
11 Establecer la cantidad de Bodega Bodega X
Bajar la mercancía e ingresarla a Auxiliar de
12 bodega Bodega Bodega X
Autorizar salida para vehículo con Asistente Jefe
13 productos y cantidades correctas de Bodega Bodega X
354
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercancía.
7.3 RESPONSABLE: Conductor.
7.4 OBJETIVO: Trasladar la mercancía desde la bodega de la empresa hasta la obra,

ferretería o lugar indicado por el cliente.
7.5 GENERALIDADES: El transporte de la mercancía comprende desde el instante en

que vehículo inicia su tránsito desde la bodega de la empresa hasta el momento en
que el vehículo llega al sitio indicado de entrega de la mercancía.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehículo con la mercancía estacionado en el sitio

de entrega.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de Planilla de Horario y facturas o
remisiones.
PUNTO FINAL: Estacionar vehículo en el lugar.

 Facturas y remisiones.
7.9 RIESGOS:
 Perder alguna de las facturas o remisiones.
 No encontrar el sitio de entrega.
 Deterioro o avería de la mercancía.

 Revisión de la Planilla de Horario.
 Verificación de las entregas realizadas.

7.11 OBSERVACIONES.
355
Código: Página
TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas o remisiones y
1 Planilla de Horario con la ruta de las Conductor
Bodega X
entregas a realizar
2 en la Planilla Conductor Bodega X
3 Establecer dirección de entrega Conductor Bodega X
4 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X
5 Buscar dirección Conductor Bodega X
SI NO SE UBICA LA DIRECCIÓN
6 Comunicarse con despacho Conductor Bodega X
7 Corroborar dirección Conductor Bodega X

Recibir indicaciones o regresar a la
8 empresa Conductor Bodega X
SI SE ENCUENTRA LA
DIRECCIÓN
9 Estacionar vehículo en el lugar Conductor Bodega X
356
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercancía en obra o ferretería.
8.2 MARCO NORMATIVO
8.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehículo).
8.4 OBJETIVO: Entregar y situar la mercancía en el sitio indicado por el cliente.
8.5 GENERALIDADES: El descargue de la mercancía involucra el desarrumar

los productos del vehículo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercancía.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona
responsable de recibir la mercancía.
PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisión al cliente.

 Planilla de Horario.
8.9 RIESGOS:
 Retrazo en las entregas.
 Pérdida o deterioro de la mercancía.
 Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su ingreso al sitio
indicado por el cliente.
 Ubicación de productos en un nivel diferente al primer piso.

 Verificación y conteo de la mercancía descargada de los vehículos.
 Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho
con la mercancía recibida.
8.11 OBSERVACIONES.
357
DESCARGUE DE LA MERCANCÍA EN Código: Página

OBRA O FERRETERÍA
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Establecer contacto con el cliente Bodega Bodega X
Esperar autorización del cliente para Auxiliar de
2 descargar la mercancía Bodega Bodega X
Preguntar o establecer sitio de Auxiliar de

3 Bodega X
almacenamiento Bodega
Conductor
4 Consultar factura o remisión y/o Auxiliar de Bodega X
Bodega
Conductor
Seleccionar del vehículo los
5 y/o Auxiliar de Bodega X
productos del cliente
Bodega
Desarrumar la mercancía del
6 vehículo Conductor Bodega X
7 Alcanzar los productos Conductor Bodega X

Auxiliar de
8 Bajar los productos del vehículo Bodega Bodega X
Levantar o recibir y sujetar los Auxiliar de
9 productos Bodega Bodega X
Ingresar la mercancía a la obra o Auxiliar de
10 ferretería Bodega Bodega X
Descargar los productos en el sitio Auxiliar de
11 indicado por el cliente Bodega Bodega X
Acomodar los productos en Auxiliar de
12 estantes, burros o arrumes Bodega Bodega X
Conductor y
Ir contando los productos
13 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Conductor y
Establecer cuantía de productos
14 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Proceder a entregar factura o
Auxiliar de
15 remisión al cliente cuando se hayan Bodega X
Bodega
descargado todos los productos
358
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente.
9.3 RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega.
9.4 OBJETIVO: Entregar documentación de respaldo que garantiza al cliente como

propietario de la mercancía.
9.5 GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de

entrega de la mercancía y es en este momento donde el cliente procede a firmar la
factura para respaldar su conformidad con la entrega o realizar las observaciones y
notas pertinentes.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente.
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona
encargada de la recepción de la mercancía.
PUNTO FINAL: Recepción de la factura firmada y anotaciones en la

Planilla de horario.

 Planilla de Horario.
 Copia de la factura.
9.9 RIESGOS:
 Pérdida de las facturas o remisiones.
 Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.

 Revisión de la Planilla de Horario.
 Firma de la factura.
9.11 OBSERVACIONES.
359
Código: Página
ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE
Frecuencia
D S M O
Reestablecer contacto con el cliente
1 o persona responsable de la Conductor Bodega X
recepción de la mercancía
2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X
Hacer firmar copia de la factura al
3 cliente Conductor Bodega X
Recibir notas u observaciones por
4 parte del cliente Conductor Bodega X
5 Guardar copia de la factura Conductor Bodega X

Diligenciar y anotar observaciones
6 en la Planilla de Horario Conductor Bodega X
360
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Devolución en ventas.
1.3 OBJETIVO: Realizar la tramitación de mercancía devuelta.
1.4 GENERALIDADES: La devolución en ventas permite conocer las razones que

para ello se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten
hacia la minimización de su frecuencia.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación de acciones para ejecutar el trámite

de devolución.

 Formato de devolución de mercancía.
 Formato de relación devolución en ventas.
 Nota de devolución.
1.7 RIESGOS:
 Deterioro de la mercancía durante su manipulación.

 Revisión de las facturas y mercancía.
 Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
 Ingreso de la información al sistema.
Código:
Nº
Orden
Gestión de devolución de
1 mercancía Bodega Jefe de Bodega
361
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Devolución de mercancía.
1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercancía devuelta por los
clientes.
1.5 GENERALIDADES: La devolución de mercancía se presenta por diversos factores

entre los que se destacan la no recepción por parte del cliente, sobrantes de obras
o arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide
si es factible o no recibir de nuevo la mercancía antes egresada de las bodegas o
sin despachar.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información de devolución de mercancía por
parte del cliente.
PUNTO FINAL: Registrar en el software la observación de la razón de la

devolución.

 Formato de devolución de mercancía.
 Formato de relación devolución en ventas.
 Nota de devolución.
1.9 RIESGOS:
 Aumento injustificado de las devoluciones.
 Mercancía averiada.

 Revisión de las facturas y mercancía.
 Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
 Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software.
1.11 OBSERVACIONES.
362
GESTIÓN DEVOLUCIÓN DE Código: Página

MERCANCÍA
Frecuencia
D S M O
Recibir información de devolución
1 de mercancía por parte del cliente Jefe de Bodega Bodega X
Establecer si la mercancía fue
2 despachada Jefe de Bodega Bodega X
Programar recogida de la mercancía
3 despachada Jefe de Bodega Bodega X
MERCANCÍA NO DESPACHADA
Recibir factura con observación del
Asesor Comercial de error o decisión
de no compra por parte del cliente
Diligenciar formato de devolución de

5 mercancía Jefe de Bodega Bodega X
devolución en ventas : fecha, #
6 factura, cliente, descripción del Jefe de Bodega Bodega X
(firma del vendedor)
Autorizar mediante firma,
7 garantizando que la mercancía no Jefe de Bodega Bodega X
ha salido de bodega
MERCANCÍA DESPACHADA
Recoger mercancía
Recibir orden de recoger mercancía
8 Conductor Bodega X
en obra o ferretería
9 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X

Conductor y
10 Revisar el estado de los productos Auxiliar de Bodega X
Bodega
Auxiliar de
11 Cargar los productos al vehículo Bodega Bodega X
12 Diligenciar formato de devolución Conductor Bodega X

Transportar los productos a la
empresa
Recibir del Conductor o Auxiliar de
Auxiliar de
14 Bodega asignado al vehículo el Bodega X
Bodega
formato de devolución
Auxiliar de
15 Descargar la mercancía del vehículo Bodega Bodega X
363
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área DFreSc ueMnc iaO
Mercancía traída por el cliente
Diligenciar formato de devolución de
mercancía
Recibir la mercancía directamente o
realizar ingreso por bodega
18 X
Auxiliar de
19 Verificar el estado de los productos Bodega Bodega X
Ubicar o almacenar los productos en Auxiliar de

20 Bodega X
bodega Bodega
Auxiliar de
21 Contar la mercancía ingresada Bodega X
Bodega
Firmar y entregar formato de Auxiliar de
22 Bodega X
devolución al personal del vehículo Bodega
Informar al Jefe de Bodega y
entregar formato de devolución
Revisar información contenida en la
24 devolución y firma de quien recibió Jefe de Bodega Bodega X
en bodega
Buscar copia de la factura a la que
debe realizarse la nota
Diligenciar el formato de devolución
en ventas: código, descripción del
material, cantidad, valor unitario,
valor total
27 cliente para confirmar motivo de la Jefe de Bodega Bodega X
devolución
devolución en ventas: fecha, #
28 factura, cliente, descripción del Jefe de Bodega Bodega X
(firma del vendedor)
Entregar factura y formato de
devolución a Director de Cartera
Recibir factura y formato de Director de
30 Comercial X
devolución Cartera
364
D S M O
Revisar que la factura se encuentre
completa y el formato de devolución
Director de
31 bien diligenciado y con la firma del Comercial X
Cartera
Jefe de Bodega o de quien recibió la
mercancía (si fue despachada)
Director de
32 Firmar formato de devolución Comercial X
Cartera
Solicitar elaboración de la nota de Director de
33 Comercial X
devolución a Auxiliar de Inventario Cartera
Elaborar la nota de devolución de Auxiliar de
34 Comercial X
mercancía Inventario
Director de
35 Revisar la nota de devolución Comercial X
Cartera
Ratificar el ingreso de la devolución Director de
36 Comercial X
al sistema Cartera
Adicionar observación de la razón Director de
37 Comercial X
de la devolución Cartera
365
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Crédito a clientes
1.2 AREA TITULAR: Cartera.
1.3 OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crédito a los clientes y determinar la

conveniencia para la empresa de aceptar o no al cliente.
1.4 GENERALIDADES: El servicio de crédito a clientes permite ofrecer a los clientes la

posibilidad de solicitar la mercancía necesitada en el momento y efectuar la
cancelación de la misma en un periodo de tiempo posterior.

Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos
con la empresa.


1.7 RIESGOS:
 Otorgar crédito a personas que no cuenten con el respaldo económico y
financiero.
 Pérdidas de dinero.

 Seguimiento al comportamiento de y uso del crédito.
 Control en cupo y mora.
Código:
CRÉDITO A CLIENTES
Nº
Orden
Solicitar y recibir documentación

1 para crédito Administrativa Director de Cartera
2 Estudio de crédito Administrativa Director de Cartera

3 Crear cliente Administrativa Director de Cartera
366
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentación para crédito.
1.4 OBJETIVO: Recibir la documentación del cliente para realizar el respectivo

estudio de crédito.
1.5 GENERALIDADES: La documentación requerida para estudiar la aprobación del

servicio de crédito a clientes permite efectuar el análisis de la factibilidad de ofrecer
este servicio al cliente.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción completa de los documentos

requeridos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.
PUNTO FINAL: Recibir la documentación.

 Fotocopia de cédula del representante legal
 Documento Cámara de Comercio
 Pagaré
 Certificado de ingresos y retenciones
 PyG
 Referencias Comerciales
 Referencias Bancarias
 Extractos bancarios de los últimos tres (3) meses
1.9 RIESGOS:
 Iniciar el estudio de crédito sin la recepción de la documentación completa.

 Revisión y verificación de la información contenida en los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
367
SOLICITAR Y RECIBIR Código: Página

DOCUMENTACIÓN PARA EL
CRÉDITO
Frecuencia
D S M O
Informar al cliente del servicio Asesor
1 ofrecido para la empresa Comercial Comercial X
Consultar al cliente si le interesa Asesor
2 acceder a este servicio Comercial Comercial X
Indicar al cliente las acciones a Asesor

3 seguir Comercial Comercial X
Entregar formato de solicitud de Asesor

4 crédito y carta de instrucciones Comercial Comercial X
Recibir la documentación del cliente
o indicarle a que persona debe hacer Asesor
5 Comercial X
llegar la documentación a Director de Comercial
Cartera
Asesor
Hacer llegar la documentación a
6 Comercial y/o Comercial X
Director de Cartera
clientes
Director de
7 Recibir la documentación Cartera Comercial X
368
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crédito.
2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobación
del servicio de crédito.
2.5 GENERALIDADES: El estudio de crédito permite conocer si el cliente aspirante al

servicio cuenta con el respaldo económico y la seriedad necesaria para acceder a
este.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la información de respaldo del cliente y

establecer su veracidad.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la documentación del cliente.
PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobación o negación del

crédito al cliente.


2.9 RIESGOS:
 Aprobar crédito sin contar con la documentación completa.
 Información ficticia del cliente.
 Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.

 Verificación de la información del cliente.
2.11 OBSERVACIONES.
369
Código: Página
ESTUDIO DE CRÉDITO
Frecuencia
D S M O
Director de
1 Recibir documentación del cliente Cartera Comercial X
Confirmar información y referencias Director de
2 comerciales Cartera Comercial X
Director de
3 Revisar información financiera Cartera Comercial X
Establecer si realmente cuenta con Director de
4 el respaldo económico Cartera Comercial X
Director de
5 Determinar capacidad de pago Cartera Comercial X
Director de
6 Aprobar o negar el crédito Cartera Comercial X
Para crédito aprobado establecer
Director de
7 cupo y tiempo de pago y crear Comercial X
Cartera
cliente
Informar a Asesor Comercial la
Director de
8 aprobación o negación del crédito al Comercial X
Cartera
cliente
370
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente
3.4 OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la información

correspondiente a este y activarlo en le sistema.
3.5 GENERALIDADES: La creación del cliente en la base de datos permite realizar el

seguimiento del cliente y facilita la consulta de la información de la cartera del
mismo.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Adición del cliente a la base de datos de la

empresa.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar al software.
PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creación del cliente en el
sistema.

 Formato de la Base de datos.
3.9 RIESGOS:
 Errores de ingreso de datos del cliente.
 Equivocación en la correlación del cliente con el Asesor Comercial.
3.11 OBSERVACIONES.
6CREInAfR
orm
CLaIrEaNA
TsEeSsor Comercial CDóirdeicgtoo:r de Cartera Comercial Pá gina X
Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X
Diligenciar formato de la base de
2 datos Director de Cartera Comercial X
Adicionar información del cliente y
3 Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X
Grabar y guardar la información en
4 la base de datos Director de Cartera Comercial X
5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X
371
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario.
1.3 OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercancía y contar con la

información de la mercancía existente en bodega.
1.4 GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los

productos y sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la
información necesaria para la realización de pedidos a proveedores y garantizando
la existencia de productos en todo momento.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la información de las cantidades

existentes en bodega.

 Ajustes de inventario.
1.7 RIESGOS:
 Pérdidas de material.
 Desactualización de los stocks de mercancía.
 Deterioro de los productos.

 Revisión ingreso de la mercancía.
 Revisión facturas o remisiones y notas.
 Revisión cuaderno de entrada de mercancía.
 Inventario aleatorio o general.
Código:
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
Nº
Orden
1 Elaboración y entrega de notas Comercial Auxiliar de Inventario

2 Codificación de productos Comercial Director de Cartera
Inventario físico de los productos Administrativa y Subgerente, Director
3 de bodega Comercial Comercial y de Cartera
4 Facturación de remisiones Comercial Auxiliar de Inventario
5 Traslado de mercancía Comercial Auxiliar de Inventario
6 Liquidación de fletes Comercial Auxiliar de Inventario
372
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y entrega de notas.
1.4 OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolución de mercancía,

mayor o menor valor cobrado.
1.5 GENERALIDADES: La elaboración y entrega de notas permite tramitar con

clientes y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y

proveedores.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información y petición de la elaboración de la
misma.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota.

 Notas.
1.9 RIESGOS:
 No entrega de la nota a clientes o proveedores.

 Revisión del diligenciamiento de la nota.
 Autorización y aprobación de la nota.
 Seguimiento de entrega de las notas.
1.11 OBSERVACIONES.
373
ELABORACIÓN Y ENTREGA DE Código: Página

NOTAS
Frecuencia
D S M O
Recibir información y petición de Auxiliar de
1 elaboración de nota Inventario Comercial X
Determinar tipo de nota a elaborar
Auxiliar de
2 (devolución de mercancía, faltantes, Comercial X
Inventario
mayor o menor valor cobrado)
Auxiliar de
3 Sistematizar nota Inventario Comercial X
Auxiliar de
4 Imprimir nota Inventario Comercial X
Director de
5 Revisar diligenciamiento de la nota Cartera Comercial X
Director de
6 Aprobación de la nota Cartera Comercial X
Seleccionar notas para proveedores Auxiliar de

7 y clientes Inventario Comercial X
PROVEEDORES
Auxiliar de
8 Enviar la nota vía fax Inventario Comercial X
Auxiliar de
9 Confirmar la recepción de la nota Inventario Comercial X
Auxiliar de
10 Recibir respuesta del proveedor Inventario Comercial X
Auxiliar de
11 Realizar el ajuste necesario Inventario Comercial X
Entregar copia de la nota a Auxiliar de
12 contabilidad Inventario Comercial X
13 Causar nota contablemente Auxiliar Contable Contabilidad X

CLIENTES
Clasificar las notas de los clientes Auxiliar de
14 por ubicación geográfica Inventario Comercial X
Entregar la de los clientes de la
Auxiliar de
15 ciudad a Mensajero y las demás a Comercial X
Inventario
Director de cartera
Diligenciar formato de entrega de Auxiliar de
16 nota Inventario Comercial X
Realizar seguimiento de entrega de Auxiliar de
17 la nota Inventario Comercial X
CLIENTES Y PROVEEDORES Comercial

Auxiliar de
18 Archivar copia de la nota Inventario Comercial X
374
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario físico de los productos de bodega.
2.4 OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la

bodega.
2.5 GENERALIDADES: El inventario físico aleatorio o general de los productos

permite conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la
bodega de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de las cantidades existentes del

producto(s).
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario.
PUNTO FINAL: Elaboración de informe de productos y cantidades

almacenadas en bodega.

 Informe de productos y cantidades existentes en bodega.
2.9 RIESGOS:
 Errores en el conteo.
 Equivocaciones en los ajustes al inventario.

 Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema y la contada
físicamente.
 Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
375
Frecuencia
INVENTARIO FÍSICO DE LOS Código: PáSginSaS O
P
PRODUCTOS DE BODEGA
Frecuencia
PS SS O
Determinar tipo de inventario Director de
1 general o aleatorio Cartera Comercial X X
Programar inventario (ocasional, Director de
2 mitad o final de año) Cartera Comercial X X X
GENERAL
Programar inventario para fin de Director de
3 Comercial X
año Cartera
Informar al personal de la empresa Director de
4 la fecha del inventario Cartera Comercial X
Listar todos los productos Director de
5 Comercial X
almacenados en bodega Cartera
Auxiliar de
6 Asignar productos al personal Comercial X
Inventario
Director de
7 Recibir el listado de los productos Cartera Comercial X
ALGUNOS PRODUCTOS
Ocasional o programar para mitad Director de
3 de año Cartera Comercial X X
Subgerente,
Director Administrativa
4 Seleccionar producto(s) X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
5 Listar productos X X
de Cartera
Subgerente,
6 Escoger la persona o personas X X
de Cartera
Personal de
Recibir anotación del producto(s) a Bodega y
7 bodega y X X
inventariar Comercial
Comercial
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
376
Personal de
Bodega y
8 Ubicar productos en bodega bodega y X X X
Comercial
Comercial
Personal de
Contar o pesar uno a uno la Bodega y
9 bodega y X X X
cantidad existente del producto Comercial
Comercial
Personal de
Establecer la cantidad total Bodega y
10 bodega y X X X
almacenada en bodega Comercial
Comercial
Relacionar en el listado del producto Personal de
Bodega y
11 la cantidad total existente en bodega y X X X
Comercial
bodega Comercial
Cargar al sistema la información Auxiliar de
12 recopilada Inventario Comercial X X X
Comparar datos recopilados con los Subgerente y/o
13 registrados en el sistema y las Director Administrativa X X X
entradas de almacén Comercial
Subgerente y/o
Ante la existencia de diferencias,
14 Director Administrativa X X X
calcular la cantidad.
Comercial
Subgerente y/o
15 Analizar la razón de las diferencias Director Administrativa X X X
Comercial
Realizar los ajustes al inventario si
Auxiliar de
16 se trata del inventario de fin de año Comercial X
Inventario
previa autorización
Elaborar informe de los productos y Auxiliar de
17 cantidades existente en bodega Inventario Comercial X X X
Subgerente y/o
Presentar informe de los productos
18 Director Administrativa X X X
almacenados en bodega
Comercial
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
377
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificación de productos.
3.4 OBJETIVO: Asignar un código de identificación interna a los diferentes ítems

comercializados por la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La codificación de los productos permite el manejo y la

identificación interna de los diferentes artículos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asignación de un código único de identificación de

cada artículo.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir petición y/o conocer la incorporación de un
nuevo producto.
PUNTO FINAL: Informar el código del producto a las demás sucursales.

 Formato de codificación de ítem.
3.9 RIESGOS:
 Asignación de código preexistente a nuevo producto.
 Duplicidad de código para producto.

 Verificación del código asignado automáticamente por el sistema.
 Comprobar la no existencia del código.
3.11 OBSERVACIONES.
378
Código: Página
CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS
Frecuencia
D S M O
Recibir petición y/o conocer Director de
1 incorporación de nuevo producto Cartera Comercial X
Establecer información y Director de
2 especificaciones del nuevo producto Cartera Comercial X
Director de
3 Ingresar al software Cartera Comercial X
Director de
4 Digitar la información del producto Cartera Comercial X
Asignación automática código al Director de
5 producto Cartera Comercial X
Verificar la no existencia del código Director de
6 asignado en el sistema Cartera Comercial X
Generar nuevo código ante código Director de
7 preexistente Cartera Comercial X
Diligenciar formato del sistema para Director de
8 codificación de ítem Cartera Comercial X
Director de
9 Grabar información Cartera Comercial X
Director de
10 Copiar información en Excel Cartera Comercial X
Director de
11 Imprimir información del producto Cartera Comercial X
Informar código del producto y
Director de
12 enviar documento de soporte a las Comercial X
Cartera
demás sucursales
379
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación de remisiones.
4.4 OBJETIVO: Realizar la facturación de las remisiones emitidas para la venta de los
productos.
4.5 GENERALIDADES: La facturación de las remisiones emitidas para la venta de los

productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan
sido facturadas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Facturación de las remisiones.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
PUNTO FINAL: Archivar los documentos.

 Listado de remisiones.
4.9 RIESGOS:
 Pérdida de remisión.
 No facturación de alguna remisión.

 Verificación de la facturación de las remisiones.
 Diligenciamiento de cuaderno de remisiones.
4.11 OBSERVACIONES.
380
Código: Página
FACTURACIÓN DE REMISIONES
Frecuencia
D S M O
Recibir la factura enviada por el Auxiliar de
1 proveedor Inventario Comercial X
Verificar la existencia de la remisión Auxiliar de
2 en el cuaderno de remisiones Inventario Comercial X
Auxiliar de
3 Numerar la factura Inventario Comercial X
Relacionar la facturación de la
remisión en el cuaderno de Auxiliar de
4 Comercial X
remisiones en la casilla respectiva (# Inventario
factura)
Revisar y subrayar la facturación de
Auxiliar de
5 la remisión en el cuaderno de Comercial X
Inventario
remisiones
Auxiliar de
6 Sumar y totalizar las remisiones Inventario Comercial X
Auxiliar de
7 Verificar el total de las remisiones Inventario Comercial X
Entregar informe del valor total y
Auxiliar de
8 listado de remisiones del día a Comercial X
Inventario
Subgerente y Director Comercial
Auxiliar de
9 Archivar documentos. Inventario Comercial X
381
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercancía.
5.4 OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercancía desde otras sucursales.
5.5 GENERALIDADES: El traslado de mercancía desde otras sucursales permite

ofrecer disponibilidad de la mercancía al cliente.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercancía y entrega al cliente.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercancía.
PUNTO FINAL: Contabilización del traslado de mercancía.

 Formato de traslado de mercancía.
 Factura.
5.9 RIESGOS:
 Pérdida, avería o deterioro de la mercancía durante el transporte.
 No recepción por parte del cliente.

 Sistematización del traslado de la mercancía.
 Facturación.
 Seguimiento de entrega de las notas.
5.11 OBSERVACIONES.
382
Código: Página
TRASLADO DE MERCANCÍA
Frecuencia
D S M O
Diligenciar formato de traslado de Auxiliar de Comercial
1 mercancía Inventario X
Establecer comunicación con la Auxiliar de
2 sucursal Inventario Comercial X
Auxiliar de
3 Solicitar traslado de la mercancía Inventario Comercial X
Recibir mercancía en bodega o Auxiliar de
4 enviarla directamente al cliente Inventario Comercial X
Ingresar mercancía al sistema por la Auxiliar de
5 opción de traslado Inventario Comercial X
Efectuar facturación de la Auxiliar de
Archivar una copia de la factura,
Auxiliar de
7 entregar dos copias a Cartera y una Comercial X
Inventario
a Contabilidad
Recibir información y copia del Auxiliar
8 traslado efectuado Contable Contabilidad X
Contabilizar el traslado de Auxiliar
9 mercancía Contable Contabilidad X
Comunicar a la sucursal respectiva Auxiliar
10 el movimiento contable realizado Contable Contabilidad X
383
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación fletes de mercancía.
6.4 OBJETIVO: Tramitar la liquidación y pago de los fletes generados por el

transporte de la mercancía.
6.5 GENERALIDADES: La liquidación y pago de fletes a los transportadores de

mercancía se realiza una vez la mercancía se encuentre almacenada en bodega.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de los fletes.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de información de mercancía ingresada a
bodega.
PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar

copia a caja.

 Formato de liquidación del flete.
6.9 RIESGOS:
 Errores del cálculo del valor a liquidar.

 Revisión de aplicación de la tarifa del flete y retenciones.
 Autorización y aprobación de la liquidación del flete.
 Archivo de los documentos.
6.11 OBSERVACIONES.
384
LIQUIDACIÓN FLETES DE Código: Página

MERCANCÍA
Frecuencia
D S M O
Recibir información del descargue e Auxiliar de Comercial
1 ingreso de la mercancía a bodega Inventario X
Efectuar los cálculos respectivos Auxiliar de
2 para determinar costos Inventario Comercial X
Calcular la tarifa por peso o Auxiliar de
3 unidades totales Inventario Comercial X
Diligenciar formato del sistema para
liquidación de fletes adicionando: Auxiliar de
4 Comercial X
nombre completo del transportador, Inventario
dirección, teléfono, ciudad, valor.
Hacer retención del 1% para Auxiliar de
5 régimen simplificado Inventario Comercial X
Auxiliar de
6 Imprimir formato de liquidación Inventario Comercial X
Solicitar revisión del formato a Auxiliar de
7 Director de Cartera Inventario Comercial X
Recibir formato y revisar aplicación Director de
8 de la tarifa Cartera Comercial X
Autorizar liquidación del flete

Director de
9 mediante firma o solicitar las Comercial X
Cartera
correcciones necesarias
Corregir la liquidación del flete si se Auxiliar de
10 requiere Inventario Comercial X
Solicitar a Auxiliar General
Auxiliar de
11 elaboración de comprobante de Comercial X
Inventario
egreso con copia
Auxiliar
12 con los datos entregados por la Contabilidad X
General
Auxiliar de Inventario
Auxiliar de
13 Recibir el comprobante de egreso Inventario Comercial X
Desplazarse a caja con el formato
Auxiliar de
14 de liquidación del flete y Comercial X
Inventario
comprobante de egreso
Solicitar el dinero para el pago del Auxiliar de
15 flete Inventario Comercial X
Recibir el dinero y efectuar el pago Auxiliar de
16 al transportador Inventario Comercial X
Hacer firmar el comprobante de Auxiliar de
17 egreso y la copia al conductor Inventario Comercial X
Archivar comprobante de egreso y Auxiliar de
18 enviar copia a caja Inventario Comercial X
385
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones.
1.2 AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Dirección Comercial y Cartera.
1.3 OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorización de documentos y acciones.
1.4 GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes

actividades que se realizan al interior de la compañía.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades.

 Ordenes de pedido.
 Facturas.
 Recibos de gastos.
 Devoluciones.
 Etc.
1.7 RIESGOS:
 Equivocación en la aprobación.
 Pérdidas económicas y generación de conflictos.

 Revisión de la documentación.
 Determinación de la factibilidad de la aprobación.
 Seguimiento.
386
Código:
AUTORIZACIONES
Nº
Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
Administrativa y Subgerente, Director

1 Recepción de documentos Comercial Comercial y de Cartera
Consulta del contenido del Administrativa y Subgerente, Director
2 documento Comercial Comercial y de Cartera
3 Clasificación tipo de autorización Comercial Comercial y de Cartera
PEDIDO
Revisión diligenciamiento Formato Subgerente, Director
4 de Pedido Administrativa Comercial
Revisión precio de venta y Subgerente, Director
5 descuentos otorgados al cliente Administrativa Comercial
DEVOLUCIÓN
Revisión diligenciamiento Formato Administrativa y Subgerente, Director
6 de Devolución Comercial Comercial y de Cartera
Analizar la información registrada Administrativa y Subgerente, Director
7 en el formato Comercial Comercial y de Cartera
Establecer o conocer motivo de la Administrativa y Subgerente, Director
8 devolución Comercial Comercial y de Cartera
GASTO
9 Revisión concepto de gasto Comercial Director de Cartera

10 Revisar factura(s) Comercial Director de Cartera
11 Verificar gasto Comercial Director de Cartera
DESPACHO
Revisión diligenciamiento Formato
12 de Pedido Comercial Director de Cartera
Consulta de cupo y mora Comercial Director de Cartera

13 Analizar y estudiar factibilidad Comercial Comercial y de Cartera
Aprobar o no la petición o Administrativa y Subgerente, Director
14 documento Comercial Comercial y de Cartera
15 Autorizar mediante firma Comercial Comercial y de Cartera
16 Devolución de documentos Comercial Comercial y de Cartera
387
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones.
1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas establecidas en la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera.
1.4 OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobación o no.
1.5 GENERALIDADES. El análisis de las acciones y documentos permite conocer los

factores a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la información y actividades

llevadas a cabo en la empresa.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de documentos y/o consultas.
PUNTO FINAL: Devolución de documentos.

 Ordenes de pedido.
 Facturas.
 Recibos de gastos.
 Devoluciones.
 Etc.
1.9 RIESGOS:
 Inadecuada interpretación de la información.
 Equivocación en la aprobación o negación de la autorización.

 Revisión de la documentación.
 Consulta y verificación de la información.
 Determinación de la factibilidad de la aprobación.
1.11 OBSERVACIONES.
388
Código: Página
AUTORIZACIONES
Frecuencia
D S M O
Subgerente,
Recepción de documentos y/o Director Administrativa
1
consulta Comercial y/o y Comercial X
de Cartera
Subgerente,
2 Consulta del contenido documento X
de Cartera
Subgerente,
Revisión del diligenciamiento de los Director Administrativa
3 X
documentos Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
4 Análisis de la información contenida X
de Cartera
Subgerente,
Clasificación del concepto o tipo de Director Administrativa
5 X
autorización Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
6 Establecer factibilidad X
de Cartera
Subgerente,
7 Tomar decisión X
de Cartera
Subgerente,
8 Aprobar o negar X
de Cartera
Subgerente,
9 Firmar documentos X
de Cartera
Subgerente,
10 Devolución de documentos X
de Cartera
389
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Comunicación con proveedores.
1.2 AREA TITULAR: Administrativa y Comercial.
1.3 OBJETIVO: Mantener comunicación constante con los proveedores de los

productos.
1.4 GENERALIDADES: La comunicación permanente con los proveedores permite

estrechar lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitación del
personal de ventas.

Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio común.


1.7 RIESGOS:
 Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un único proveedor).


Código:
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES
Nº
Orden
Conocimiento de productos,
1 asesoría y capacitación equipo de Administrativa Subgerente
ventas
Tramitar asesoría muy
2 especializada para clientes Administración Subgerente
390
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesoría y

capacitación equipo de ventas.
1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus
características y especificaciones técnicas como herramienta fundamental en la
asesoría correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.
1.5 GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en

una ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el
producto(s) indicado ante su requerimiento.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer en detalle las características y

especificaciones de los productos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la
empresa.
PUNTO FINAL: Programación de actividades conjuntas.


1.9 RIESGOS:
 Desconocimiento de productos, sus características o especificaciones y
ventajas.

 Programación de capacitación y actualización de información sobre productos.
1.11 OBSERVACIONES.
391
CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS, Código: Página

ASESORÍA Y CAPACITACIÓN
EQUIPO DE VENTA
Frecuencia
D S M O
Consultar la lista de los productos
1 comercializados Subgerente Administrativa X
Analizar el nivel de conocimiento de
2 los productos y sus especificaciones Subgerente Administrativa X
Establecer requerimientos de
3 información Subgerente Administrativa X
Asistir al lanzamiento de nuevos

Solicitar mayor información de los
5 productos y/o actualización de la Subgerente Administrativa X
información
Conocer las especificaciones de los
Indagar sobre las ventajas del nuevo

7 producto Subgerente Administrativa X
Verificar su diferenciación de los
8 demás productos Subgerente Administrativa X
Mantener comunicación con el
9 proveedor Subgerente Administrativa X
Programar asesoría y capacitación
10 conjunta con el proveedor para el Subgerente Administrativa X
equipo de ventas
392
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitación de asesoría muy especializada

para clientes.
2.4 OBJETIVO: Tramitar asesorías para clientes.
2.5 GENERALIDADES: La tramitación de asesoría muy especializada para los clientes

permite mantener la comunicación y trabajo conjunto con los proveedores y de esta
manera garantizar las satisfacción de las necesidades de los clientes.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asesoría muy especializada para los clientes.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente.
PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente.


2.9 RIESGOS:
 Falta de compromiso con la asesoría por parte del proveedor.
 No satisfacción de los requerimientos del cliente.

 Acompañamiento de la asesoría.
2.11 OBSERVACIONES.
393
TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY Código: Página

ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Subgerente
1 Identificar necesidad del cliente y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
proveedor
Comercial
Subgerente
Informar al proveedor sobre los
requerimientos del cliente
Comercial
Subgerente
Conocer asignación del asesor del
proveedor
Comercial
Subgerente
Acompañar al cliente durante la
asesoría
Comercial
Subgerente
Establecer satisfacción de las
necesidades del cliente
Comercial
394
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión contable.
1.3 OBJETIVO: Manejar la información contable de la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La gestión contable brinda la información financiera que

permite respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al
conocimiento de datos reales a cerca de los recursos económicos y los estados
financieros de la empresa es posible determinar la rentabilidad o pérdida
generada.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Información financiera.

 Informes.
1.7 RIESGOS:
 Errores de registro de información.
 Cuentas cruzadas.
 Estados financieros falsos.

 Registro, revisión y verificación de la información contable.
395
Código:
GESTIÓN CONTABLE
Nº
Orden
Auxiliar Contable o de
1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad Nómina
2 Registro de consignaciones Contabilidad Nómina
3 Cuadre y revisión de la caja Contabilidad Nómina
Registro de reembolso de caja
4 menor Contabilidad Auxiliar Contable
5 Conciliación bancaria Contabilidad Nómina
Revisar cuenta con clientes y Auxiliar Contable o de
6 proveedores Contabilidad Nómina
Revisión de la cartera de la
7 empresa Contabilidad Auxiliar Contable
Cancelación de anticipos de
8 clientes Contabilidad Auxiliar Contable
Manejo de información contable y
9 general de las sucursales Contabilidad Auxiliar Contable
10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable

Documentación e informes
11 Contabilidad Auxiliar Contable
requeridos por entidades estatales
396
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina.
1.4 OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en

los diferentes bancos.
1.5 GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con

el que cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las
obligaciones contraídas con proveedores y acreedores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa de

dinero de la empresa en bancos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos.
PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa

disponible en los bancos.

 Relación de saldos de bancos y general.
1.9 RIESGOS:
 Consulta por personal no autorizado.
 Desconocimiento del saldo por problemas de comunicación con los bancos.
 Filtración de la información.

 Manejo de clave para acceder a la información.
1.11 OBSERVACIONES.
397
Código: Página
CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
Establecer comunicación con los
1 Contable o Contabilidad X
bancos vía Internet o telefónica
de Nómina
Auxiliar
Internet: Ingresar a la página Web del
banco y digitar la clave.
de Nómina
Auxiliar
Consultar las cuentas, movimientos y
saldo del día anterior.
de Nómina
Auxiliar
Asentar la información en el libro de
bancos de cada entidad
de Nómina
Auxiliar
Registrar consignaciones y cheques
girados en el libro de cada banco
de Nómina
Auxiliar
Revisar y anotar el # de los cheques
para guardar consecutividad
de Nómina
Auxiliar
Totalizar el saldo de cada uno de los
bancos
de Nómina
Consolidar el saldo de todos los Auxiliar
8 bancos Contable Contabilidad X
Relacionar los saldos de cada banco y Auxiliar
9 el general Contable Contabilidad X
Informar a Gerente suma de dinero de Auxiliar
10 la empresa disponible en los bancos Contable Contabilidad X
398
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones.
2.3 RESPONSABLE: Nómina.
2.4 OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas.
2.5 GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las

mismas y respalda el manejo de la información de los bancos.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Verificación de consignación realizada.
PUNTO FINAL: Revisión que la consignación corresponda al banco donde

se envía.

 Formato de registro del software.
2.9 RIESGOS:
 Consignación faltante de registro.

 Verificación del registro de las consignaciones.
2.11 OBSERVACIONES.
399
Código: Página
REGISTRO DE CONSIGNACIONES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Verificar consignación realizada Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
2 Señalar en el cuaderno de bancos Nómina Contabilidad X
Registrar en el paquete contable
Auxiliar de
3 (software) el # de la cuenta y nombre Contabilidad X
Nómina
del cliente
Colocar a la consignación sello de Auxiliar de
4 contabilizado Nómina Contabilidad X
Registrar con fecha de consignación y Auxiliar de
5 con fecha de registro en caja Nómina Contabilidad X
Archivar consignación en la carpeta Auxiliar de
6 del respectivo banco Nómina Contabilidad X
Revisar que la consignación Auxiliar de
7 corresponda al banco donde se envía Nómina Contabilidad X
400
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisión de la caja.
3.4 OBJETIVO: Verificación y control de los cuadres de caja.
3.5 GENERALIDADES: La revisión y verificación de los cuadres de caja permite

conocer si los informes presentados se encuentran acordes con la información real
o si por el contrario presenta sumas de dinero que no corresponden a las
reportadas.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Revisión y cuadre de la caja.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos
anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos).
PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la

información con contabilidad.

 Formato de cuadre de caja.
3.9 RIESGOS:
 Descuadre de caja.
 No determinación de las razones de las diferencias encontradas.

3.11 OBSERVACIONES.
401
CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA Código: Página

Frecuencia
D S M O
Recibir el formato de cuadre de caja
con los documentos anexos
1 Auxiliar Contable Contabilidad X
(consignaciones, comprobantes de
egreso, gastos)
2 Ingresar al software por contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar que las consignaciones
estén ingresadas en el cuaderno de
bancos y marcarlas para no
volverlas a ingresar
4 Ingresar consignaciones al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X
Determinar cuales comprobantes de
egreso no están registrados en el
sistema y cual fue la razón del pago
efectuado
6 Analizar los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X
Determinar la necesidad de
7 reembolso Auxiliar Contable Contabilidad X
8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar Contable Contabilidad X

Pasar los gastos a nómina para que
9 efectúe el registro de reembolso de Auxiliar Contable Contabilidad X
caja menor
10 Archivar los demás documentos Auxiliar Contable Contabilidad X
Realizar los ajustes necesarios para
11 cuadrar la información con Auxiliar Contable Contabilidad X
contabilidad
Realizar los ajustes necesarios para
12 cuadrar la información con Auxiliar Contable Contabilidad X
contabilidad
Ingresar al software por paquete
13 comercial Auxiliar Contable Contabilidad X
Hacer interfase de recibos de caja y

14 de ventas, para cuadrar la caja Auxiliar Contable Contabilidad X
En el sistema por contabilidad, subir

15 las interfases Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar que la caja físicamente
16 coincida con el dato de contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X
del sistema
17 Imprimir el cuadre de caja Auxiliar Contable Contabilidad X
Pasar documento del cuadre a
18 Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X
402
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor.
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.
4.4 OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor.
4.5 GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y

desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para con
ella sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de
gastos facilitado por caja.
PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa

al sistema.

 Nota de contabilidad de los gastos.
4.9 RIESGOS:
 Registro de reembolso desfasado.

 Registro del reembolso de dinero para caja menor.
4.11 OBSERVACIONES.
403
REGISTRO DE REEMBOLSO DE Código: Página

CAJA MENOR
Frecuencia
D S M O
Recibir comprobante de egreso,
Auxiliar de
1 facturas y formato de gasto Contabilidad X
Nómina
facilitados por caja
Acumular los gastos diarios y sus Auxiliar de
2 facturas Nómina Contabilidad X
Revisar diligenciamiento y Auxiliar de

3 autorización de los gastos Nómina Contabilidad X
Elaborar nota de contabilidad e ir
registrando el total de los gastos del Auxiliar de
4 Contabilidad X
día con la fecha de la tirilla Nómina
entregada por Cajera
Ir adicionando a la nota los gastos
diarios e irlos sumando hasta que el Auxiliar de
5 Contabilidad X
valor se aproxime o sea igual a la Nómina
base de caja menor
Auxiliar de
6 Imprimir la nota contable Nómina Contabilidad X
Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de

7 por el valor del costo del reembolso Nómina Contabilidad X
Revisar que el total de las facturas
Auxiliar de
8 por gastos sea igual al ingresado al Contabilidad X
Nómina
sistema
Confrontar la información y realizar Auxiliar de
9 las correcciones necesarias Nómina Contabilidad X
Adicionar el valor a la cuenta de
Auxiliar de
10 gastos asumidos cuando la factura Contabilidad X
Nómina
sea ingresada
Colocar sello de contabilizada a la
Auxiliar de
11 nota cuando sea ingresada al Contabilidad X
Nómina
sistema
Auxiliar de
12 Pegar las facturas en hojas de block Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
13 Archivar nota con facturas Nómina Contabilidad X
Desembolsar dinero para caja Auxiliar
14 menor Contable Contabilidad X
Auxiliar de
15 Iniciar nueva nota de contabilidad Nómina Contabilidad X
404
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliación bancaria.
5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina.
5.4 OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos.
5.5 GENERALIDADES: La conciliación bancaria permite conocer el valor cobrado por

los bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con
las cuentas de la empresa el mes anterior.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones
financieras.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción o impresión de los extractos bancarios.
PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos.

 Extractos bancarios.
 Formato de conciliación bancaria.
 Libro de bancos.
5.9 RIESGOS:
 Inadecuado registro del valor de la consignación.
 Registro de la información en el libro de bancos equivocado.

 Verificación y registro de la información.
5.11 OBSERVACIONES.
405
Código: Página
CONCILIACIÓN BANCARIA
Frecuencia
D S M O
Recibir extracto del banco o Auxiliar
1 imprimirlo de la página Web de la Contable o Contabilidad X
entidad de Nómina
Revisar los impuestos y comisiones Auxiliar
2 cobradas por los movimientos del Contable o Contabilidad X
mes de cada banco. de Nómina
Auxiliar
Registrar la información en formato
de Excel (predefinido)
de Nómina
Auxiliar
Calcular uno a uno los ítems para
cada banco y totalizarlos
de Nómina
Elaborar nota de contabilidad con la Auxiliar
5 fecha del último día del mes en Contable o Contabilidad X
conciliación de Nómina
Auxiliar
6 Registrar la nota Contable o Contabilidad X
de Nómina
Auxiliar
Imprimir borrador del libro de
bancos
de Nómina
Auxiliar
Comparar extracto del banco con la
información del libro impreso
de Nómina
Auxiliar
Verificar concordancia de la
información del extracto
de Nómina
Revisar consignaciones o cuentas
Auxiliar
para encontrar el origen o causa de
la anomalía, cuando la información
no coincida de Nómina
Cuando la información no presente Auxiliar
11 inconsistencia: diligenciar formato Contable o Contabilidad X
de conciliación bancaria de Nómina
Auxiliar
Archivar conciliación en la carpeta
del banco respectivo
de Nómina
Auxiliar
13 Imprimir libro de bancos Contable o Contabilidad X
de Nómina
Auxiliar
14 Archivar libro Contable o Contabilidad X
de Nómina
406
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores.
6.4 OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores.
6.5 GENERALIDADES: La revisión de las cuentas con los clientes y proveedores

permite establecer la cuantía adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes
necesarios.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Información y ajuste de cuentas con clientes y

proveedores.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción petición o llamada de clientes o proveedores
solicitando información.
PUNTO FINAL: Información y Ajustes.

 Relación de pagos y cuantía adeuda.
 Documento de información de la cuenta.
6.9 RIESGOS:
 Descuadre de la cuantía adeudada.
 Inconvenientes y generación de conflictos.

 Registro y verificación de la información.
6.11 OBSERVACIONES.
407
AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y Código: Página

PROVEEDORES
Frecuencia
D S M O
CLIENTES
Recibir petición de información del Asesor
1 estado de la cuenta de un cliente Comercial o Comercial X
(Asesor Comercial o cliente) cliente
Recibir relación de los clientes por Asesor
2 parte de los vendedores Comercial Comercial X
Ingresar al sistema y realizar la Auxiliar
3 consulta del cliente Contable Contabilidad X
Confrontar cuantía adeudada y Auxiliar

4 pagos realizados Contable Contabilidad X
Auxiliar
5 Establecer diferencias Contable Contabilidad X
Cuadrar los pagos efectuados con Auxiliar
6 las facturas canceladas Contable Contabilidad X
Enviar al cliente la relación y
explicación por escrito de las
Auxiliar
7 cuentas y pagos, indicando el saldo Contabilidad X
Contable
adeudado o informar
telefónicamente
PROVEEDOR Contabilidad
Recibir llamada telefónica de
proveedores solicitando información Auxiliar
8 Contabilidad X
sobre facturas canceladas y la fecha Contable
de pago
Auxiliar
9 Consultar los pagos realizados Contable Contabilidad X
Imprimir información de la cuenta Auxiliar
10 cuando se trata de varias facturas Contable Contabilidad X
Revisar la cuenta confrontando la
Auxiliar
11 información con las facturas del Contabilidad X
Contable
archivo
Solicitar a proveedores el estado de Auxiliar
12 la cuenta de la empresa Contable Contabilidad X
Auxiliar
13 Recibir informe Contable Contabilidad X
Verificar los saldos con los Auxiliar
14 proveedores Contable Contabilidad X
Auxiliar
15 Efectuar los ajustes necesarios Contable Contabilidad X
408
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión cartera de la empresa.
7.4 OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuantía adeudada a la

empresa.
7.5 GENERALIDADES: La revisión de la cartera actúa como mecanismo de control ya

que otorga información del comportamiento de pago, detección de errores, y
determinación del valor total adeudado por los clientes.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por

los clientes.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al software.
PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa.

 Informe de cartera.
7.9 RIESGOS:
 Descuadre de la cuantía adeudada.

 Registro y verificación de la información impresa y del software.
7.11 OBSERVACIONES.
Una de las posibles causas para que la información no sea la misma se presenta
cuando el recibo de caja se elabora el primer día del mes siguiente y la factura aún
no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.
409
REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA Código: Página

EMPRESA
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Ingresar al software Comercial o Comercial X
cliente
Seleccionar la información de Asesor
2 cartera Comercial Comercial X
Imprimir la cartera registrada en el Auxiliar
3 sistema por contabilidad y comercial Contable Contabilidad X
Verificar la concordancia de la Auxiliar
4 información Contable Contabilidad X
Señalar cada uno de los clientes

Auxiliar
5 que presentan errores o Contabilidad X
Contable
inconsistencia de los datos
Establecer en lo posible las causas
Auxiliar
6 por las que las cuentas de los Contabilidad X
Contable
clientes no cuadran
Auxiliar
7 Totalizar la cartera de la empresa Contable Contabilidad X
410
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelación de anticipos de clientes.
8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.
8.5 GENERALIDADES:
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de relación de anticipos.
PUNTO FINAL: Verificación de la cancelación de las facturas.


8.9 RIESGOS:
 Cancelación de factura equivocada.

 Registro y verificación de la información.
8.11 OBSERVACIONES.
411
Código: Página
CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
1 relación de los anticipos de los Contabilidad X
Contable
clientes
Auxiliar
2 Ingresar al sistema Contable Contabilidad X
Consultar la información de los Auxiliar
3 clientes Contable Contabilidad X
Auxiliar
4 Establecer las facturas a cancelar Contable Contabilidad X
Visualizar en pantalla las facturas Auxiliar
5 del cliente Contable Contabilidad X
Generar otra pantalla e ir
Auxiliar
6 cancelando los mismos valores que Contabilidad X
Contable
el cliente tiene en anticipos y cartera
Verificar la cancelación de las Auxiliar
7 Contabilidad X
facturas Contable
412
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de información contable y general de

las demás sucursales.
9.4 OBJETIVO: Consolidar y revisar la información contable y general de la empresa.
9.5 GENERALIDADES: El manejo de la formación contable y general de las

sucursales conlleva a la consolidación de la información financiera de la empresa
permitiendo la determinación de los aspectos más relevantes y el planteamiento
de las estrategias organizacionales.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consolidación de la información financiera.
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de informes financieros y documentos.
PUNTO FINAL: Revisión y ajuste.


9.9 RIESGOS:
 Informes no ajustados a la información del software.

9.11 OBSERVACIONES.
413
MANEJO DE LA INFORMACIÓN Código: Página

CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMÁS SUCURSALES
Frecuencia
D S M O
Mantener contacto permanente con Auxiliar
1 las sucursales Contable Contabilidad X
INFORMACIÓN CONTABLE
Recibir de las sucursales los
Auxiliar
2 listados de cartera e informes Contabilidad X
Contable
contables
Revisar y confrontar la información Auxiliar
3 de los listados y la contable Contable Contabilidad X
Establecer el motivo por el cual se

encuentran diferencias, Auxiliar
4 Contabilidad X
comunicándose y preguntando a la Contable
persona indicada
Auxiliar
5 documentación de los movimientos Contabilidad X
Contable
realizados en las sucursales
Informar los gastos generados en
Auxiliar
6 las demás sucursales y que Contabilidad X
Contable
corresponden a cada una
Revisar y efectuar los ajustes Auxiliar
7 necesarios Contable Contabilidad X
DOCUMENTOS
Recibir de las sucursales los
Auxiliar
8 formatos de bancos, Cámara de Contabilidad X
Contable
Comercio, Industria y comercio, etc.
Diligenciar los documentos o
Auxiliar
9 solicitar esta labor a Auxiliar Contabilidad X
Contable
General
Anexar la documentación necesaria
Auxiliar
10 o solicitada por las entidades y Contabilidad X
Contable
sucursales
Solicitar el envío de los documentos Auxiliar
11 por correo a cajera Contable Contabilidad X
Enviar los documentos a la sucursal
12 respectiva Cajera Comercial X
414
10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario.
10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario.
10.5 GENERALIDADES:
10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario.
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario.
PUNTO FINAL: Ajustes.

 Informe de compras a proveedores.
 Informe costo de inventario.
10.9 RIESGOS:


 Registro y verificación de la información registrada en contabilidad.
415
Código: Página
CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
Frecuencia
D S M O
Realizar interfase del costo de Auxiliar
1 inventario Contable Contabilidad X
En el software: Retirar información y Auxiliar
2 colocarla en la cuenta correcta Contable Contabilidad X
Imprimir información del costo del Auxiliar
3 inventario Contable Contabilidad X
Confrontar la información impresa Auxiliar
4 con la registrada en el sistema Contable Contabilidad X
Si se presentan diferencias en la
información :
 Imprimir información de las
compras realizadas a cada uno
de los proveedores Auxiliar
5 Contabilidad X
 Comparar la información de las Contable
compras con la registrada en
comercial
 Realizar los ajustes necesarios
416
11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentación e informes requeridos por

entidades estatales.
11.2 MARCO NORMATIVO. Legislación vigente.
11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del
estado.
11.5 GENERALIDADES: La documentación e informes requeridos por las entidades

estatales se diligencian para todas las sucursales.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: elaboración de los documentos e informes.
PUNTO FINAL: Envío de los documentos e informes.

 Informes y documentos.
11.9 RIESGOS:
 Vencimiento del plazo para la presentación de los informes.
 Multas por no entrega de la documentación.

 Verificación de las fechas de presentación de los informes y revisión del
diligenciamiento de los mismos.
El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a
que siempre sale incompleto de la información que se ingresa de los balances.
417
DOCUMENTACIÓN E INFORMES Código: Página

REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES
Frecuencia
D S M A
Elaborar los informes contables de la
Auxiliar
1 empresa solicitados por las diferentes Contabilidad X
Contable
entidades
Diligenciar formatos establecidos por
Auxiliar
2 las entidades, físicamente o de la Contabilidad X
Contable
página Web
Enviar información y/o documentos Auxiliar
3 vía Internet o con mensajero. Contable Contabilidad X
MEDIOS MAGNÉTICOS (DIAN) Contabilidad

Ingresar al software por información Auxiliar
4 fiscal Contable Contabilidad X
Actualizar los formatos establecidos Auxiliar
5 por la DIAN según la resolución Contable Contabilidad X
Amarrar los formatos a cada una de
Auxiliar
6 las cuentas que se manejan a la Contabilidad X
Contable
empresa
Verificar los conceptos dados por la
Auxiliar
7 DIAN, para los medios, se encuentren Contabilidad X
Contable
amarrados a los formatos
Auxiliar
8 Imprimir el listado del plan de cuentas Contable Contabilidad X
Revisar que toda la información de las Auxiliar

9 cuentas esté incluida en los formatos Contable Contabilidad X
Auxiliar
10 Imprimir un listado de los formatos Contable Contabilidad X
Confrontar la información y verificar
que las cuentas del plan de cuentas Auxiliar
11 Contabilidad X
se encuentren en el formato Contable
respectivo
Cotejar que los clientes se encuentren
bien creados en el sistema, que sus Auxiliar
12 Contabilidad X
datos no contengan signos, rayas, Contable
puntos, etc.
Conocer si los clientes se identifican
por NIT o cédula, para establecer Auxiliar
13 Contabilidad X
digito de verificación a colocar a cada Contable
cliente
Imprimir por cada concepto y cada
formato un listado de los clientes,
Auxiliar
14 proveedores y gastos del año del que Contabilidad X
Contable
se reporta la información, teniendo en
cuenta las bases de la DIAN
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
418
Frecuencia
D S M A
Realizar actualización automática de Auxiliar
15 medios Contable Contabilidad X
Imprimir el listado que arroja el sistema
(el sistema muestra cada formato con Auxiliar
16 Contabilidad X
los datos amarrados a cada una de las Contable
cuentas)
Revisar que cada concepto contenga la
información necesaria, en caso de que Auxiliar
17 Contabilidad X
falte algún dato, este debe ingresarse Contable
por medios manuales
Auxiliar
18 Generar listado final Contable Contabilidad X
Auxiliar
19 Ingresar a la página Web de la DIAN Contable Contabilidad X
Empezar a transmitir la información vía Auxiliar
20 Internet adicionando los formatos Contable Contabilidad X
Si se presentan inconvenientes:
Auxiliar
21 Revisar la información de los clientes y Contabilidad X
Contable
realizar las correcciones necesarias
Enviar la información, cuando los Auxiliar
22 formatos sean habilitados Contable Contabilidad X
SUPERSOCIEDADES Contabilidad
Bajar de Internet el formato para reporte Auxiliar
23 de la información Contable Contabilidad X
Contar con el balance de fin de año,

sus anexos y la información de los Auxiliar
24 Contabilidad X
accionistas, contador, revisor fiscal y Contable
sus suplentes
Contar o solicitar la información de:
 Total de empleados.
 Número de hombres y mujeres.
 Total de los sueldos por
departamentos.
Auxiliar
25  Cantidad de artículos que se venden. Contabilidad X
Contable
 Cantidad de artículos devueltos.
 Productos comprados y su costo.
 Área ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administración.
Diligenciar toda la información en cada
Auxiliar
26 uno de los anexos de la Contabilidad X
Contable
superintendencia
A medida que se van ingresando los
datos se va llenando un anexo que es Auxiliar
27 Contabilidad X
el balance (los datos que hagan falta se Contable
ingresan manualmente)
Auxiliar
28 Enviar el informe físicamente Contable Contabilidad X
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
419
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Nómina.
1.3 OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados.
1.4 GENERALIDADES: La nómina permite establecer el número de empleados que

laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecución de
sus labores.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa.

 Lista del pago de nómina formato pequeño (colilla de pago) y formato grande
(soporte de pago de los empleados).
1.7 RIESGOS:
 Equivocación en el cálculo y liquidación de los salarios.
 Billetes falsos.
 Pagar mayor o menor valor al personal.

 Verificación de la vinculación de cada persona a la empresa.
 Revisión de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los
empleados.
 Revisión de los billetes.
Código:
NÓMINA
Nº
Orden
1 Liquidación de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina
2 Pago de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina
3 Pago de parafiscales Contabilidad Auxiliar de Nómina
4 Liquidación de vacaciones Contabilidad Auxiliar de Nómina

5 Interfase de Nómina Contabilidad Auxiliar Contable
420
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de nómina.
1.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo.
1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores
desarrolladas.
1.5 GENERALIDADES: La liquidación de nómina estima la cantidad de dinero que la

empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecución de sus
labores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la cuantía total que se debe

pagar a los empleados de la empresa por concepto de nómina.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa.
PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados.

 Lista de pago de nómina en formato grande (original y borrador) y pequeño
1.9 RIESGOS:
 Error de liquidación de la nómina.
 Cálculo errado de las deducciones o adiciones.

 Revisión de los cálculos, deducciones, etc.
1.11 OBSERVACIONES.
421
Código: Página
LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA
Frecuencia
D S M Q
Consultar la base de datos de los Auxiliar de
1 empleados de la empresa Nómina Contabilidad X
Verificar datos y vinculación del Auxiliar de
2 personal Nómina Contabilidad X
Consultar y revisar compromisos
Auxiliar de
3 financieros pendientes de los Contabilidad X
Nómina
empleados
Deducir préstamo, cuotas o Auxiliar de
4 afiliaciones Nómina Contabilidad X
LIQUIDACIÓN PAGO EN Auxiliar de
SEGUNDA QUINCENA DEL MES Nómina Contabilidad X
Efectuar descuento para salud y Auxiliar de

5 pensión Nómina Contabilidad X
Adicionar Auxilio de Transporte para
Auxiliar de
6 personas que devenguen hasta dos Contabilidad X
Nómina
SMLV
Consultar y liquidar horas extras a Auxiliar de
7 Contabilidad X
empleados del Área de Bodega Nómina
Auxiliar de
8 Realizar los cálculos necesarios Contabilidad X
Nómina
Establecer cuantía a pagar a cada Auxiliar de
9 Contabilidad X
empleado Nómina
Imprimir borrador de la lista de pago Auxiliar de
10 Contabilidad X
de nómina Nómina
Auxiliar de
11 Revisar y verificar la información Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
12 Realizar los ajustes necesarios Nómina Contabilidad X
Imprimir lista de pago de nómina en
Auxiliar de
13 formato grande (soporte de pago) y Contabilidad X
Nómina
pequeño (colilla de pago)
Auxiliar de
14 Totalizar el valor de la nómina Nómina Contabilidad X
Informar el valor de la nómina a Auxiliar de
15 Cajera Nómina Contabilidad X
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal
422
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nómina.
2.4 OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario.
2.5 GENERALIDADES: El pago de la nómina se realiza en efectivo dentro de las

instalaciones de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación el dinero correspondiente al salario

devengado por los empleados.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa.
PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nómina).

 Lista o formato de pago de nómina.
2.9 RIESGOS:
 Pérdida de dinero.
 Errores en el pago a los empleados.

 Revisión de los billetes.
 Verificación de liquidación y cantidad a pagar a los empleados.
 Firma de formato de pago de nómina.
2.11 OBSERVACIONES.
423
Código: Página
PAGO DE NÓMINA
Frecuencia
D S M Q
Auxiliar de
1 Recibir de Cajera el dinero Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
2 Contar el dinero y revisar los billetes Nómina Contabilidad X
Esperar a completar el dinero
Auxiliar de
3 correspondiente al valor total de la Contabilidad X
Nómina
nómina
Disponer el dinero para el pago a Auxiliar de
4 los empleados Nómina Contabilidad X
Recibir en la oficina una persona a Auxiliar de

5 la vez Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
6 Consultar la lista de pago de nómina Nómina Contabilidad X
Separar y contar el dinero
Auxiliar de
7 correspondiente al salario de la Contabilidad X
Nómina
persona
Entregar el dinero y colilla de pago Auxiliar de
8 al empleado Nómina Contabilidad X
Otorgar las explicaciones o
Auxiliar de
9 respuestas a los interrogantes sobre Contabilidad X
Nómina
el salario recibido
Hacer firmar la lista de pago de Auxiliar de
10 nómina (formato grande) Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
11 Archivar formato de pago Nómina Contabilidad X
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal.
424
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales.
3.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo de Trabajo.
3.4 OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley.
3.5 GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efectúa vía Internet por
medio de un operador contratado para tal fin.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Provisión de pago de aportes.
PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad.

 Formato de pago único.
 Formato de pago de aportes a cada entidad.
 Formato de pago efectuado por el operador contratado.
3.9 RIESGOS:
 Error de liquidación de los aportes.

 Grabación de la información.
 Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
3.11 OBSERVACIONES.
425
Código: Página
PAGO DE PARAFISCALES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
1 Provisión de pago de aportes Contable Contabilidad X
Revisar provisión en el sistema y Auxiliar de
2 liquidación interna Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
3 Realizar liquidación interna Nómina Contabilidad X
Imprimir listado de aportes a las Auxiliar de
4 entidades Nómina Contabilidad X
Comparar información impresa con Auxiliar de
5 la provisión del sistema Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
6 Realizar los ajustes necesarios Nómina Contabilidad X
Ingresar a la página Web del
Auxiliar de
7 operador contratado para realizar el Contabilidad X
Nómina
pago de los aportes
Auxiliar de
8 Diligenciar formato de pago único Nómina Contabilidad X
Guardar información si el pago se Auxiliar de
9 realizará después Nómina Contabilidad X
Asignar # de cuenta para realizar el Auxiliar de

10 pago Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
11 Imprimir formato de pago único Nómina Contabilidad X
Consultar autoliquidaciones de la
Auxiliar de
12 página Web del operador 24 horas X
Nómina Contabilidad
después de efectuar el pago
Imprimir por entidad los aportes Auxiliar de
13 cancelados a cada una de ellas Nómina Contabilidad X
Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de
14 por el valor pagado Nómina Contabilidad X
Imprimir documento soporte del
Auxiliar de
15 pago efectuado arrojado por la Contabilidad X
Nómina
página del operador
Archivar los documentos de pago en Auxiliar de
16 la carpeta de la respectiva entidad Nómina Contabilidad X
426
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de vacaciones.
4.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo.
4.4 OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones.
4.5 GENERALIDADES: La liquidación de las vacaciones otorga al empleado el

reconocimiento del dinero generado por la prestación de sus servicios durante un
año cumplido, causándose para un periodo de quince días.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación a los empleados del dinero

correspondiente a las vacaciones.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software.
PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones.

 Formato de liquidación de vacaciones.
4.9 RIESGOS:
 Errores de liquidación.
 No realizar los descuentos del periodo.

 Revisión y verificación de los cálculos de la liquidación y los descuentos a
realizar.
4.11 OBSERVACIONES.
427
Código: Página
LIQUIDACIÓN DE VACACIONES
Frecuencia
D S M O
Diligenciar formato de liquidación de
Auxiliar de
1 vacaciones del paquete de nómina Contabilidad X
Nómina
(software)
Revisar y realizar los descuentos Auxiliar de
2 pertinentes del periodo Nómina Contabilidad X
Imprimir borrador de la liquidación Auxiliar de
3 realizada en el sistema Nómina Contabilidad X
Efectuar el cálculo manual de la Auxiliar de

4 liquidación Nómina Contabilidad X
Comparar liquidación del sistema Auxiliar de
5 con la calculada manualmente Nómina Contabilidad X
Realizar los ajustes que sean Auxiliar de
6 necesarios Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
7 Imprimir original de la liquidación Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
8 Elaborar comprobante de egreso Nómina Contabilidad X
Pasar comprobante de egreso a Auxiliar de
9 caja para su pago Nómina Contabilidad X
Informar a la persona los Auxiliar de
10 descuentos realizados Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
11 Pagar el valor de las vacaciones Nómina Contabilidad X
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)
428
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nómina.
5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nómina.
5.5 GENERALIDADES: La interfase de nómina permite establecer la cuantía de dinero

que debe destinarse para cumplir con las obligaciones contraídas con los
empleados y entidades por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales,
etc.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación del dinero correspondiente a las

obligaciones generadas por la nómina de la empresa.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software.
PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nómina.

 Formato de liquidación de vacaciones, primas, cesantías, parafiscales.
5.9 RIESGOS:
 Provisión de menor valor que los gastos ocasionados por nómina.


5.11 OBSERVACIONES
429
Código: Página
INTERFASE DE NÓMINA
Frecuencia
D S M O
Revisar que las provisiones que
pasan de nómina a contabilidad estén Auxiliar
1 Contabilidad X
acordes a las que cada mes se han Contable
estado pagando
Corregir las cuentas de provisión por
Auxiliar
2 liquidación de contratos y vacaciones Contabilidad X
Contable
pagadas
Establecer a que periodo pertenece la
parte de las vacaciones pagadas, de Auxiliar
3 Contabilidad X
acuerdo a lo que había quedado Contable
pendiente en el periodo anterior
Expedir los certificados de retención Auxiliar
4 de salarios Contable Contabilidad X
Entregar los certificados de retención

de salarios a la Auxiliar de Nómina Auxiliar
5 Contabilidad X
para que los haga firmar de los Contable
empleados
Guardar los certificados en la Auxiliar
6 declaración de renta Contable Contabilidad X
430
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja.
1.3 OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestión de caja.
1.4 GENERALIDADES:
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación y control de actividades de caja.

 Recibos de caja.
 Facturas
 Cuadre de caja.
 Tirilla de cuadre de caja.
1.7 RIESGOS:
 Descuadres de caja.

Código:
MANEJO DE CAJA
Nº
Orden
1 Cuadre de caja Comercial Cajera

2 Manejo del dinero en caja Comercial Cajera
3 Administrar la caja menor Comercial Cajera
Cuadre de los gastos del personal
4 por actividades del cargo Comercial Cajera
Diligenciar documentos:
5 consignaciones y recibos de caja Comercial Cajera
6 Cheques devueltos Comercial Cajera

7 Recepción pago del cliente Comercial Cajera
431
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja.
1.3 RESPONSABLE: Cajera.
1.4 OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja.
1.5 GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el

monto del dinero recaudado en el día y la destinación del mismo.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos.
PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa

disponible en los bancos.

 Formato manual del cuadre de caja.
1.9 RIESGOS:
 Descuadre de caja.

 Revisión y verificación de la información reportada.
1.11 OBSERVACIONES.
432
Código: Página
CUADRE DE CAJA
Frecuencia
D S M O
Establecer cuantía de las ventas de
1 contado Cajera Comercial X
Revisar las ventas y los recibos de
2 caja contra la información del Cajera Comercial X
sistema
Diligenciar formato del cuadre del
día: valor de venta, gastos,
consignaciones, # de recibo de caja
y consignaciones
Revisar formato manual del cuadre
4 de caja Cajera Comercial X
Efectuar los cálculos necesarios y
5 sacar una relación del valor total Cajera Comercial X
(tirilla)
Enviar o entregar formato de cuadre
6 de caja y tirilla a Auxiliar Contable Cajera Comercial X
Recibir el formato revisado por

7 Auxiliar contable Cajera Comercial X
Anotar en el cuaderno de caja la

8 información del cuadre Cajera Comercial X
Anotar en la nueva hoja del cuadre
9 del día el número consecutivo de Cajera Comercial X
recibo de caja y consignación
Revisar, firmar y archivar formato de
10 cuadre de caja Cajera Comercial X
433
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja.
2.4 OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado.
2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue
a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en
bancos a favor de proveedores o de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Depósito de dinero.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a
caja.
PUNTO FINAL: Depósito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o

consignación en cuenta de la empresa.

 Consignaciones.
2.9 RIESGOS:

 Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes.
2.11 OBSERVACIONES.
434
Código: Página
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
D S M O
Recibir el dinero en efectivo que
1 ingresa a caja Cajera Comercial X
Contar el dinero en efectivo
2 acumulado en caja Cajera Comercial X
Informar a Auxiliar Contable la
cuantía de dinero recaudado cuando
la suma supera el monto establecido
para su manejo
4 Esperar autorización e indicaciones Cajera Comercial X
GUARDAR EN CAJA FUERTE
5 Dirigirse a área de contabilidad Cajera Comercial X
6 Entregar dinero a Auxiliar Contable Cajera Comercial X

Contar nuevamente el dinero y Auxiliar Contabilida
7 verificar su autenticidad Contable d X
Auxiliar Contabilida
8 Depositar el dinero en caja fuerte Contable d X
PAGO A PROVEEDORES
Recibir de Auxiliar Contable
9 autorización y cheques elaborados Cajera Comercial X
Diligenciar el formato de
10 consignación del respectivo banco a Cajera Comercial X
favor del proveedor
11 Efectuar el pago a proveedores Cajera Comercial X
CONSIGNACIÓN CUENTA DE LA
EMPRESA
Consignar en cuenta de bancos de
12 la empresa Cajera Comercial X
Recibir de Auxiliar Contable
13 autorización y cheques elaborados Cajera Comercial X
Elaborar el formato de consignación
14 a la cuenta indicada Cajera Comercial X
15 Efectuar la consignación Cajera Comercial X
435
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración caja menor.
3.4 OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor.
3.5 GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la

entrega del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y demás
ocasionados por la actividad de la empresa y la cancelación de compras de baja
cuantía.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor.
PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos

a contabilidad.

 Relación de gastos.
3.9 RIESGOS:

3.11 OBSERVACIONES.
436
Código: Página
ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR
Frecuencia
D S M O
Recibir reembolso del dinero de caja
1 menor Cajera Comercial X
Recibir solicitud de dinero para
2 sufragar gastos por parte del Cajera Comercial X
empleado
Entregar recibo de gastos y dinero
3 al empleado Cajera Comercial X
Ir rebajando o disminuyendo el
4 monto de la caja menor cuando se Cajera Comercial X
generan gastos
5 Relacionar los gastos Cajera Comercial X
Informar y entregar documentos de

6 respaldo de los gastos a Cajera Comercial X
contabilidad
Solicitar reembolso de dinero
cuando los gastos se aproximen o
sean iguales al dinero de caja
menor
437
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por
actividades del cargo.
4.4 OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal.
4.5 GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de

control de los mismos y permite contablemente registrar la información de los
egresos de dinero generados por las actividades desempañadas por los
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o llamadas de solicitud de
autorización de los gastos.
PUNTO FINAL: Archivo de los documentos.

 Facturas y recibos de gastos.
 Relación de los gastos.
4.9 RIESGOS:
 Pérdida de facturas, recibos, dinero.

 Revisión y verificación del diligenciamiento de los documentos.
4.11 OBSERVACIONES.
438
CUADRE DE LOS GASTOS DEL Código: Página

PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas o llamadas de
1 solicitud de autorización de los Cajera Comercial X
gastos
Revisar diligenciamiento de las
2 facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X
3 Verificar el gasto Cajera Comercial X
4 Autorizar los gastos Cajera Comercial X

Auxiliar
5 Generar relación de los gastos Contable Contabilidad X
Devolver los documentos a la
6 persona que solicitó la autorización Cajera Comercial X
7 Recibir facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X

Verificar la autorización de los
8 gastos por Director de Cartera Cajera Comercial X
Revisar la numeración de los
9 recibos de gasto Cajera Comercial X
Consultar el # del recibo de gasto y
ratificar la concordancia con el
registrado en el cuaderno, señalar
con una pequeña marca
Revisar el diligenciamiento de los
11 documentos Cajera Comercial X
12 Totalizar los gastos Cajera Comercial X

Efectuar el cuadre del día anterior
(devolución del dinero por parte del
trabajador o pago del dinero
adeudado)
Realizar los cálculos respectivos
14 para saber si el dinero entregado Cajera Comercial X
alcanzó para sufragar los gastos
439
Frecuencia
D S M O
En caso de que haya sobrado
dinero: recibir el dinero devuelto por
la persona
De lo contrario: establecer la cuantía
a pagar y realizar el pago de la
suma adeudada
16 con el nombre del empleado y la Cajera Comercial X
cantidad de dinero entregada
Pegar el formato de gasto y/o
17 facturas al comprobante de egreso Cajera Comercial X
Hacer firmar el comprobante de la
18 persona que realiza el gasto Cajera Comercial X
19 Ordenar los gastos según su tipo Cajera Comercial X

Enviar documentos a contabilidad
20 para su archivo Cajera Comercial X
440
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos.
5.4 OBJETIVO: Elaborar documentos.
5.5 GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado

con la elaboración de recibos de caja, consignaciones y otros.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: elaboración de documentos.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Autorización y petición de la elaboración de los
documentos.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos.

 Formato de consignación.
 Recibos de caja.
 Formatos de gastos.
5.9 RIESGOS:

5.11 OBSERVACIONES.
El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por actividades
de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos (Subgerente y
Director Comercial) relacionadas con el desempeño de las funciones de cu cargo.
441
Código: Página
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
D S M O
CONSIGNACIONES
Recibir de Auxiliar Contable cheques
1 y autorización y o petición de Cajera Comercial X
elaboración de consignación
Diligenciar formato de consignación
2 de respectivo banco Cajera Comercial X
Entregar a mensajero cheque y
3 formato de consignación Cajera Comercial X
Enviar copia de consignación a
4 Auxiliar Contable Cajera Comercial X
Auxiliar
5 Archivar copia de la consignación Contable Contabilidad X
RECIBOS DE CAJA
Ingresar al sistema cuantía de los
6 cheques y efectivo recaudado Cajera Comercial X
Realizar registro de los movimientos

7 (flujo de caja) Cajera Comercial X
8 Imprimir los recibos de caja Cajera Comercial X
9 Revisar los recibos Cajera Comercial X
10 Totalizar el recaudo Cajera Comercial X

Informar a Auxiliar Contable la cuantía
11 a la que asciende el recaudo Cajera Comercial X
12 Archivar recibos de caja Cajera Comercial X
RECIBOS DE GASTO
Recibir petición del dinero para
13 sufragar gastos Cajera Comercial X
Entregar recibo de gasto a la persona
14 solicitante Cajera Comercial X
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # recibo y nombre
de la persona solicitante
442
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos.
6.4 OBJETIVO: Comunicar devolución de cheques por las entidades financieras.
6.5 GENERALIDADES: El conocer la devolución de los cheques permite establecer

comunicación con el cliente para buscar una pronta solución de la situación o
inconveniente presentado.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: recepción de cheques devueltos por las entidades
financieras.
PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados.

 Nota de devolución de cheques.
6.9 RIESGOS:
 No comunicación con clientes.
 Pérdida del cheque.

 Comunicación con el cliente.
 Registro de la devolución del cheque.
6.11 OBSERVACIONES.
443
Código: Página
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
D S M O
Recibir cheques devueltos entregados
1 por mensajero Cajera Comercial X
Informar al Asesor Comercial: cliente y
2 causal, y a Auxiliar Contable: cliente, Cajera Comercial X
causal y vendedor
Asesor
3 Establecer comunicación con el cliente Comercial Comercial X
4 Ingresar al software Cajera Comercial X

Elaborar nota por cheque devuelto,
5 diligenciando formato para nota del Cajera Comercial X
sistema: cliente, banco, valor, causal
Efectuar ingreso y recibo de caja para
6 aquellos cheques autorizados Cajera Comercial X
Guardar los cheques que no han sido
7 autorizados o el vendedor no se ha Cajera Comercial X
comunicado con el cliente
444
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción pago del cliente.
7.4 OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la

empresa.
7.5 GENERALIDADES: La recepción del pago de la obligación del cliente se realiza en

efectivo o cheque.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción de dinero, consignación o cheques.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada.

 Recibo de cancelación de deuda.
7.9 RIESGOS:
 Billetes falsos.
 Cobrar menor valor al registrado en la factura.
 Errores en la devolución del dinero sobrante.

 Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes recibidos.
 Relación de las consignaciones.
 Archivo de copia de factura.
7.11 OBSERVACIONES.
445
Código: Página
RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE
Frecuencia
D S M O
1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X
PAGO EN EFECTIVO
2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X
3 Consultar facturas Cajera Comercial X
4 Verificar la cuantía Cajera Comercial X
Informar el valor total de la compra al
5 cliente Cajera Comercial X
6 Recibir el dinero Cajera Comercial X

Revisar y verificar la autenticidad de
7 los billetes Cajera Comercial X
Colocar sello de cancelado a la
8 factura y sus copias Cajera Comercial X
Entregar tres copias de la factura al
9 cliente Cajera Comercial X
Devolver el dinero sobrante, si es el
10 caso Cajera Comercial X
Archivar una copia de la factura en
11 caja Cajera Comercial X
CHEQUES
Recibir cheques o copia del formato
12 de consignación Cajera Comercial X
Relacionar consignaciones en el
13 documento de cuadre de caja diario Cajera Comercial X
Informar de los cheques recibidos a
14 Auxiliar Contable Cajera Comercial X
Elaborar y enviar al cliente recibo de
15 cancelación de la deuda Cajera Comercial X
446
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional.
1.2 AREA TITULAR: Contabilidad (Nómina).
1.3 OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de

protección personal y dotación.
1.4 GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y

proteger la integridad física de los integrantes de la empresa buscando la
búsqueda la minimización de los accidentes de trabajo.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Minimización de los factores y accidentes de

trabajo que puedan tener lugar al interior de la empresa.

 Formato de entrega de elementos de protección personal y dotación.
1.7 RIESGOS:
 Accidentes de trabajo.
 Elección inadecuada de elementos de protección personal y dotación.
 Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.

 Verificación y seguimiento del uso de los elementos de protección y uniformes.
1.9 OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la

causa principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos
facilita el planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia y
garantizar un ambiente de mayor seguridad para los empleados.
447
Código:
SALUD OCUPACIONAL
Nº
Orden
DOTACIÓN ELEMENTOS DE
1 PROTECCIÓN PERSONAL Contabilidad Auxiliar de Nómina
Determinación de los elementos a
a comprar Contabilidad Auxiliar de Nómina
Cotización y selección del
b proveedor Contabilidad Auxiliar de Nómina
Recepción y entrega de los
c elementos Contabilidad Auxiliar de Nómina
2 DOTACIÓN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nómina

3 BOTIQUÍN Contabilidad Auxiliar de Nómina
4 ACCIDENTE DE TRABAJO Contabilidad Auxiliar de Nómina
a Reportar accidentes de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nómina
Sistematizar el reporte de los
b accidentes Contabilidad Auxiliar de Nómina
Registrar las incapacidades por
c enfermedad o accidente de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nómina
Tramitar la liquidación de la
d incapacidad Contabilidad Auxiliar de Nómina
448
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de los elementos de Protección

Personal.
1.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo.
1.4 OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la

protección de su integridad física en el desarrollo de las actividades
encomendadas.
1.5 GENERALIDADES: La dotación de elementos de protección personal se

constituye en el medio para garantizar la protección de la persona ante
eventualidades que puedan ocurrir durante el desempeño de la labor, por ello se
hace necesario que todo el personal que requiera transitar por la zona de bodega
porte los elementos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Utilización de los implementos y minimización de

los accidentes de trabajo.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinación de los elementos a comprar.
PUNTO FINAL: Recepción y entrega de los elementos de protección.

 Formato de entrega de elementos.
1.9 RIESGOS:
 Inadecuada elección de elementos.
 Mala calidad de los elementos de protección personal.

 Registro y firma del formato de entrega de los elementos.
1.11 OBSERVACIONES.
449
DOTACIÓN DE IMPLEMENTOS DE Código: Página

PROTECCIÓN PERSONAL
Frecuencia
D S M O
DETERMINACIÓN DE LOS
a ELEMENTOS A COMPRAR
Revisar o recibir información del Auxiliar de
1 estado de los elementos Nómina Contabilidad X
Confirmar el estado de los Auxiliar de

2 elementos Nómina Contabilidad X
Calcular las cantidades existentes Auxiliar de

3 de cada producto Nómina Contabilidad X
Establecer la cantidad a comprar si Auxiliar de
4 se requieren los elementos Nómina Contabilidad X
COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL

b PROVEEDOR
Evaluar la calidad de los productos Auxiliar de
5 Contabilidad X
del proveedor anterior Nómina
 Buscar nuevo proveedor si se
requiere
 Consultar los proveedores de los
productos
 Solicitar información del precio
Auxiliar de
6 de los productos si cumple con Contabilidad X
Nómina
los normas del ministerio, de lo
contrario finalizar comunicación
 Evaluar la información y
pociones ofrecidas
 Elegir la mejor opción
Consultar las políticas de compras Auxiliar de
7 de la empresa Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
8 Efectuar el pedido Nómina Contabilidad X
RECEPCIÓN Y ENTREGA DE
c ELEMENTOS X
Recibir los elementos de protección Auxiliar de
9 enviados por el proveedor Nómina Contabilidad
Verificar que los elementos Auxiliar de
10 correspondan a los solicitados Nómina Contabilidad X
Diligenciar formato de compras con

la información del proveedor, Auxiliar de
11 Contabilidad X
descripción del artículo, valor y Nómina
fecha de recepción
450
Frecuencia
D S M O
Organizar y disponer los elementos Auxiliar de
12 para la entrega Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
13 Diligenciar formato de entrega Nómina Contabilidad X
Realizar entrega oficial de los Auxiliar de

14 elementos de protección y dotación Nómina Contabilidad X
Entregar los implementos viejos y Auxiliar de
15 recibir los nuevos Bodega Bodega X
Auxiliar de
16 Firmar el formato de entrega Bodega Bodega X
Auxiliar de
17 Archivar el formato de entrega Nómina Contabilidad X
Botar los elementos viejos Auxiliar de

18 (deteriorados) Nómina Contabilidad X
451
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Uniformes.
2.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo de Trabajo.
2.4 OBJETIVO: Facilitar la identificación de las personas vinculadas a la empresa.
2.5 GENERALIDADES: La dotación de uniformes permite brindar a las personas

vinculadas a la empresa los elementos de identificación que les acrediten como
integrantes de la compañía, adicionalmente de convertirse en implementos que
adicionan protección a su integridad física.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le
acredita como integrante de la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotación de uniforme al personal.
PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotación.

 Formato de tallas.
 Formato de entrega de dotación.
2.9 RIESGOS
 Compra de productos de baja calidad.
 Implementos que no cumplan con las características necesarias para la labor
desarrollada.
 Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS

 Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
 Verificación del equipamiento del botiquín.
2.11 OBSERVACIONES
452
Código: Página
DOTACIÓN DE UNIFORMES
Frecuencia
D S M O
Consultar fecha de dotación de Auxiliar de
1 uniforme Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
2 Establecer los tallajes requeridos Nómina Contabilidad X
Imprimir formato para recopilación Auxiliar de

3 Contabilidad X
de tallas Nómina
Entregar formato a los empleados Auxiliar de
4 para que lo diligencien Nómina Contabilidad X
Anotar en el formato talla de Auxiliar de
5 pantalón, camisa, zapatos, delantal. Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
6 Verificar las tallas Nómina Contabilidad X
Diligenciar formato de dotación de
Auxiliar de
7 uniforme con las tallas informadas Contabilidad X
Nómina
por los empleados
Auxiliar de
8 Realizar pedido al proveedor Nómina Contabilidad X
Recibir los uniformes enviados por Auxiliar de

9 el proveedor Nómina Contabilidad X
Imprimir formato de entrega de Auxiliar de

10 dotación Nómina Contabilidad X
Efectuar la entrega de los Auxiliar de
11 uniformes a los empleados Nómina Contabilidad X
Anotar las cantidades entregadas a Auxiliar de
12 cada empleado Nómina Contabilidad X
Personal de
13 Firmar formato de entrega Bodega y Bodega X
Mensajero
Archivar formato de entrega en Auxiliar de
14 carpeta de dotaciones Nómina Contabilidad X
453
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Botiquín.
3.2 MARCO NORMATIVO
3.4 OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el

botiquín del planta y de los vehículos de la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La dotación de botiquín con los elementos necesarios para

atender una emergencia, es uno de los recursos mínimos con los que debe contar
tanto la empresa como los vehículos vinculados a la misma para la solución de
eventualidades en las que se vea involucrada la integridad física de la persona.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiquín con los elementos

necesarios.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Realización de inspección o recepción de requerimiento
de dotación del botiquín.
PUNTO FINAL: Verificación de la dotación del botiquín con los elementos

necesarios.

 Factura de compra de implementos y medicamentos.
3.9 RIESGOS:
 Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiquín.

 Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
 Verificación del equipamiento del botiquín.
3.11 OBSERVACIONES.
454
Código: Página
DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN
Frecuencia
D S M O
Recibir la observación de
Auxiliar de
1 requerimiento de dotación del Contabilidad X
Nómina
botiquín
Revisar el contenido del botiquín de
Auxiliar de
2 planta y de los vehículos de la Contabilidad X
Nómina
empresa
Listar los medicamentos y Auxiliar de
3 Contabilidad X
elementos faltantes Nómina
Solicitar los medicamentos y Auxiliar de
4 elementos a droguería Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
5 Recibir los elementos pedidos Contabilidad X
Nómina
Equipar el botiquín de planta y
Auxiliar de
6 entregar los elementos para el Contabilidad X
Nómina
botiquín del vehículo al conductor
Auxiliar de
7 Verificar la dotación del botiquín Contabilidad X
Nómina
455
4a. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo.
4a.2 MARCO NORMATIVO.
4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa.
4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de

presentarse.
4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al

trabajador la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este
encomendadas.
4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales.
4a.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad.
4a.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Copia del reporte de accidente.
4a.9 RIESGOS:
 No información del accidente de trabajo.
4a.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Consulta de la página Web de la ARP contratada.
4a.11 OBSERVACIONES.
456
REPORTAR ACCIDENTES DE Código: Página

TRABAJO
Frecuencia
D S M O
1 Establecer riesgo del accidente Empleado Todas X
2 Comunicar al Jefe inmediato Empleado Todas X
Ante accidente grave:
 Remitirse inmediatamente a la
clínica
3 Empleado Todas X
 Al regresar a la empresa,
dirigirse a Nómina para la
sistematización del accidente.
Ante accidente leve:
 Informar y narrar a la Auxiliar de
Nómina lo sucedido.
4 Empleado Todas X
 Esperar y recibir copias
empresas del reporte
 Dirigirse a la clínica.
Accidente muy leve: solicitar a la
5 persona encargada del botiquín Empleado Todas X
elementos y/o medicamentos
Si la persona recibe incapacidad:
 Informar a jefe inmediato
6  Entregar o hacer llegar Empleado Todas X
documento de incapacidad a
Auxiliar de Nómina
Archivar copia del reporte y de la Auxiliar de
7 incapacidad Nómina Contabilidad X
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
457
4b. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de

trabajo.
4b.2 MARCO NORMATIVO.
4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.
4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo.
4b.5 GENERALIDADES: La sistematización de los accidentes de trabajo permite contar

con la información inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de esta
forma facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser
desarrolladas para que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia.
4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos

profesionales contratada.
4b.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar a la página Web de la ARP contratada.
PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte.
4b.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Reporte del accidente de trabajo.
4b.9 RIESGOS:
 Equivocación en el registro de los datos del empleado.
 No sistematización del accidente por desinformación del mismo.
4b.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los accidentes de trabajo reportados a la ARP.
4b.11 OBSERVACIONES
458
SISTEMATIZAR EL REPORTE DE Código: Página

ACCIDENTES DE TRABAJO
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Ingresar a la página Web de la ARP Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
2 Digitar la calve asignada Nómina Contabilidad X
Diligenciar formato de la página con Auxiliar de

3 la información del empleado Nómina Contabilidad X
Complementar la información
faltante del formato, novedades y/o Auxiliar de
4 Contabilidad X
información de lo ocurrido al Nómina
trabajador
Auxiliar de
5 Radicar el accidente Nómina Contabilidad X
Imprimir formato de reporte Auxiliar de
6 diligenciado Nómina Contabilidad X
Fotocopiar y entregar dos copias al Auxiliar de
7 trabajador Nómina Contabilidad X
Archivar una copia del reporte del Auxiliar de
8 accidente Nómina Contabilidad X
459
4c. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad

o accidente de trabajo.
4c.2 MARCO NORMATIVO.
4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.
4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores.
4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por

enfermedad o accidente de trabajo facilita la tramitación de la liquidación de las
mismas ante la entidad de riesgos profesionales.
4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades.
4c.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información y documento de la incapacidad.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del

empleado.
4c.8 FORMATOS O IMPRESOS:


4c.9 RIESGOS:
 Pérdida del documento de incapacidad.
4c.10 CONTROLES EJERCIDOS:


4c.11 OBSERVACIONES.
460
REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES Código: Página

POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE
DE TRABAJO
Frecuencia
D S M O
Recibir información y documento de Auxiliar de
1 incapacidad Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
2 Ingresar a la página Web de la ARP Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
3 Digitar la clave asignada Nómina Contabilidad X
Establecer la duración de la Auxiliar de

4 Contabilidad X
incapacidad Nómina
Diligenciar formato de la página con
Auxiliar de
5 la información del empleado y los Contabilidad X
Nómina
días de incapacidad
Tramitar la liquidación de la
Auxiliar de
6 incapacidad si esta es mayor a tres Contabilidad X
(3) días Nómina
Archivar copia de la incapacidad en Auxiliar de
7 la carpeta del trabajador Nómina Contabilidad X
461
4d. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de la liquidación de la incapacidad.
4d.2 MARCO NORMATIVO.
4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.
4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad.
4d.5 GENERALIDADES. El trámite de la liquidación se realiza para aquellas

incapacidades superiores a tres (3) días, mediante la elaboración de carta o
diligenciamiento del formulario de la entidad, obteniendo como respuesta el
descuento en pago de los aportes del siguiente mes o cheque de pago de la
misma.
4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad.
4d.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Revisión documento de incapacidad.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del

empleado.
4d.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Carta o formulario de autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad.
4d.9 RIESGOS

4d.10 CONTROLES EJERCIDOS

 Revisión del documento de incapacidad.
4d.11 OBSERVACIONES
462
TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE LA Código: Página

INCAPACIDAD
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Revisar documento de incapacidad Nómina Contabilidad X
Elaborar carta o diligenciar

formulario de la entidad para solicitar Auxiliar de
2 Contabilidad X
autorización, liquidación y Nómina
cancelación de la incapacidad
Adjuntar al documento elaborado Auxiliar de
3 copia de la incapacidad Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
4 Enviar documentos a la entidad Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
5 Esperar respuesta de la entidad Nómina Contabilidad X
Recibir autorización del descuento
Auxiliar de
6 en pago de aportes del siguiente Contabilidad X
Nómina
mes o cheque
Archivar copia de la incapacidad en Auxiliar de
7 la carpeta del empleado. Nómina Contabilidad X
463
1. IDENTIFICCIÓN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión del Recurso Humano.
1.2 AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia.
1.3 OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La gestión del recurso humano busca la selección del

personal idóneo para el desempeño de las actividades inherentes a su cargo y
participación en el logro de los objetivos institucionales.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el

desempeño eficiente de las actividades inherentes a su cargo.

 Hojas de vida.
 Contrato de trabajo.
 Formato de liquidación de contrato de trabajo.
 Carta de solicitud de vacaciones.
1.7 RIESGOS:
 Inadecuada elección de las personas a ocupar cargos dentro de la compañía.
 Falta de compromiso de los colaboradores.
 Desmotivación de los empleados.

 Aplicación de correctivos.
Código:
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
Nº
Orden
1 Selección de personal Administrativa Gerente y Subgerente

2 Afiliaciones y contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
3 Inducción Todas Jefe inmediato
Asesoría y capacitación equipo de
4 ventas Administrativa Subgerente
5 Liquidación contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente

Autorización y programación de
6 vacaciones Administrativa Gerente y Subgerente
464
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de Personal.
1.3 RESPONSABLE: Gerente y Subgerente.
1.4 OBJETIVO: Obtener el personal idóneo para cada puesto de trabajo.
1.5 GENERALIDADES: La contratación de personal es el procedimiento en el cual se

busca seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona más idónea
y que cumpla con todas las características del puesto de trabajo y realizar su
respectiva vinculación a la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección de la persona que cumpla en mayor

medida los requisitos del cargo.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisición.
PUNTO FINAL: Contratación del candidato.

 Hojas de vida.
1.9 RIESGOS:
 Elección incorrecta de la persona para el cargo.

 Verificación de la información y referencias de los aspirantes al cargo.
1.11 OBSERVACIONES.
465
Código: Página
SELECCIÓN DE PERSONAL
Frecuencia
D S M O
Analizar y detectar la necesidad de Gerente y
1 contratación de personal Subgerente Administrativa X
Recibir información de solicitud de Auxiliar de
2 personal Nómina Contabilidad X
Establecer comunicación con
Auxiliar de
3 entidades o publicar el Contabilidad X
Nómina
requerimiento de personal
Auxiliar de
4 Recibir hojas de vida Nómina Contabilidad X
Gerente y
5 Seleccionar los candidatos Subgerente Contabilidad X
Auxiliar de
6 Convocar a los aspirantes Nómina Contabilidad X
Efectuar entrevista y/o prueba Gerente y

7 Administrativa X
técnica Subgerente
Auxiliar de
8 Verificar referencias Contabilidad X
Nómina
Evaluar los resultados de la Gerente y
9 entrevista y/o pruebas Subgerente Administrativa X
Gerente y
10 Elegir al candidato Subgerente Administrativa X
Auxiliar de
11 Informar al candidato Nómina Contabilidad X
Vincular al candidato a la empresa Auxiliar de
12 mediante contrato de trabajo Nómina Contabilidad X
466
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo.
2.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del trabajo.
2.4 OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de protección social y el

contrato de trabajo.
2.5 GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de

protección social y elaborar el contrato de trabajo.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contratación de nuevo personal y afiliación a las

entidades de salud.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la
empresa.
PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la información del

empleado.

 Carnet de afiliación a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantías,
Comfamiliar.
 Examen médico.
2.9 RIESGOS:
 No afiliación del colaborador a alguna de las entidades.

 Sistematización de la información del nuevo colaborador.
 Archivo de documentos.
2.11 OBSERVACIONES.
467
AFILIACIONES Y CONTRATO DE Código: Página

TRABAJO
Frecuencia
D S M O
Recibir petición de elaboración de
contrato de trabajo e información de
Auxiliar de
1 la persona a contratar por la Administrativa X
Nómina
empresa de parte del Gerente o
Subgerente
Establecer contacto con la persona Auxiliar de
2 a vincular a la empresa Nómina Administrativa X
Solicitar documentación adicional: Auxiliar de
3 fotocopia de cédula, etc. Nómina Administrativa X
Determinar estado civil del nuevo
colaborador para indicarle los
Auxiliar de
4 documentos que se requieren para Administrativa X
Nómina
su afiliación y las de sus familiares a
las entidades respectivas
Solicitar documentación adicional:
Auxiliar de
5 fotocopias de documento de Administrativa X
Nómina
identificación, etc.
Realizar trámite de afiliación a las
entidades de salud, pensión, riesgos
profesionales, etc., si la persona no Auxiliar de
6 Administrativa X
se encuentra suscrito; de la Nómina
contrario, realizar los ajustes
necesarios
Auxiliar de
7 Tramitar cita para examen médico Nómina Administrativa X
Informar al nuevo integrante de la
Auxiliar de
8 empresa, la fecha de realización del Administrativa X
Nómina
examen médico
Crear carpeta para el colaborador y Auxiliar de
9 Administrativa X
adjuntar en ella sus documentos Nómina
Auxiliar de
10 Elaborar contrato de trabajo Nómina Administrativa X
Pasar contrato al Gerente para su Auxiliar de
11 firma Nómina Administrativa X
Firmar contrato de trabajo Gerente Administrativa X

Recibir y archivar contrato y
Auxiliar de
12 examen médico en la carpeta del Administrativa X
Nómina
colaborador
Auxiliar de
Alimentar paquete contable con la
13 Nómina y Administrativa X
información del empleado
Gerente
468
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inducción.
3.3 RESPONSABLE: Jefe inmediato.
3.4 OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de

pertenencia que debe despertar hacia la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La inducción brinda al empleado nuevo, información clara

amplia de la empresa tanto en el aspecto físico, tecnológico, organizacional como
de su grupo humano.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ubicación del personal en la compañía y

conocimiento sobre la importancia del cargo a desempeñar.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicación del nuevo colaborador en el entorno
organizacional.
PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo

integrante de la empresa.


3.9 RIESGOS:


 Concientización de los jefes de área acerca del compromiso que se debe tomar
con este procedimiento.
3.11 OBSERVACIONES.
469
Código: Página
INDUCCIÓN
Frecuencia
D S M O
Ubicar al nuevo colaborador en el

1 Jefe inmediato Todas X
entorno organizacional
Presentar las políticas de la

empresa
3 Realizar un recorrido institucional Jefe inmediato Todas X
Presentar a los compañeros de

trabajo
Realizar entrenamiento en el puesto
de trabajo
Efectuar seguimiento de la
6 actividades desarrolladas por el Jefe inmediato Todas X
nuevo integrante de la empresa
470
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría y capacitación equipo de humano.
4.3 RESPONSABLE: Subgerente.
4.4 OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y

motivación del personal.
4.5 GENERALIDADES: La asesoría y capacitación permanente del equipo de ventas

es una herramienta a través de la cual el personal del área comercial de la
empresa se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral,
profesional y personal.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las características y

especificaciones de los productos y comportamiento del mercado.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificación de la necesidad de capacitación.
PUNTO FINAL: Retroalimentación de la información.


4.9 RIESGOS:
 Inasistencia a la capacitación por parte del personal.
 Deserción del personal durante la capacitación.
 Falta de presupuesto para la realización de la actividad.

 Evaluación de los resultados obtenidos.
4.11 OBSERVACIONES.
Las actividades de capacitación del equipo de ventas se realizan semanalmente,
ello para mantener actualizada la información de los productos y comportamiento
del sector.
471
ASESORÍA Y CAPACITACIÒN DEL Código: Página

EQUIPO HUMANO
Frecuencia
D S M O
Identificar las necesidades de Jefe o Director
1 capacitación de área Todas X
Determinar objetivos de la Jefe o Director
Jefe o Director
3 Definir temática de área Todas X
Solicitar a proveedor capacitación
Jefe o Director
4 para el equipo de ventas o Todas X
de área
tramitar con entidad
Jefe o Director
5 Coordinar las actividades de área Todas X
Establecer número de
Jefe o Director
6 participantes o seleccionar al Todas X
de área
personal
Determinar lugar de la Jefe o Director
Capacitación en las instalaciones
de la empresa:
 Realizar la programación de Jefe o Director
8 Todas X
horario y fechas de área
 Brindar herramientas el
expositor
Capacitación fuera de la empresa:
Jefe o Director
9  Facilitar la asistencia de las Todas X
de área
personas
Informar a los colaboradores
Jefe o Director
10 seleccionados a cerca de la Todas X
de área
capacitación
Asistir y participar activamente de Jefe o Director
11 las capacitaciones programadas de área Todas X
Acompañar la capacitación y Jefe o Director

12 realizar seguimiento de la misma de área Todas X
Jefe o Director
13 Evaluar los resultados de área Todas X
Retroalimentar los resultados de Jefe o Director

14 Todas X
la capacitación de área
472
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación contrato de trabajo.
5.4 OBJETIVO: Tramitar finalización de contrato de trabajo.
5.5 GENERALIDADES: La liquidación del contrato de trabajo es el reconocimiento que

por ley se da a los empleados por la prestación de sus servicios y el desempeño de
sus actividades dentro de la organización.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Terminación de contrato y desvinculación del

colaborador de la empresa.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información sobre desvinculación del
colaborador.
PUNTO FINAL: Pago de dinero por liquidación de contrato.

 Formato de liquidación de contrato.
5.9 RIESGOS:
 Errores en el cálculo de dinero a cancelar a la persona como liquidación.

 Verificación y revisión de los cálculos de la liquidación.
5.11 OBSERVACIONES.
473
LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE Código: Página

TRABAJO
Frecuencia
D S M O
Recibir información sobre Auxiliar de

1 Administrativa X
desvinculación del colaborador Nómina
Establecer asuntos pendientes: Auxiliar de

2 Administrativa X
prestamos, deudas, etc. Nómina
Diligenciar formato del sistema para Auxiliar de

3 Administrativa X
liquidación de contrato Nómina
Auxiliar de
4 Verificar los descuentos parafiscales Administrativa X
Nómina
Auxiliar de
5 Imprimir borrador de la liquidación Administrativa X
Nómina
Revisar liquidación de las Auxiliar de
6 Administrativa X
prestaciones sociales Nómina
Realizar cálculo manual de la Auxiliar de
7 Administrativa X
liquidación Nómina
Confrontar la información arrojada
Auxiliar de
8 por el sistema con calculada Administrativa X
Nómina
manualmente
Imprimir liquidación en original si la
Auxiliar de
9 información es correcta, de lo Administrativa X
Nómina
contrario, realizar ajustes
Auxiliar de
10 Elaborar comprobante de egreso Administrativa X
Nómina
Firmar el comprobante (la persona Auxiliar de
11 Administrativa X
que lo elaboró) Nómina
Hacer firmar comprobante de
Auxiliar de
12 egreso por el empleado Administrativa X
Nómina
desvinculado de la empresa
Entregar comprobante de egreso a
Auxiliar de
13 Auxiliar Contable para que lo pase a Administrativa X
Nómina
la Contadora
Pasar comprobante a Cajera para Auxiliar
14 Administrativa X
su cancelación Contable
Pagar a la persona dinero por
concepto de liquidación de contrato
474
6 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones.
6.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo.
6.4 OBJETIVO: Facilitar la programación de las vacaciones a los empleados de la

empresa.
6.5 GENERALIDADES: El periodo de vacaciones que por ley corresponde a los

empleados por el cumplimiento de tiempo de laborado es autorizado y programado
previa solicitud.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programación y liquidación del periodo de

vacaciones.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elaboración de carta de solicitud de vacaciones.
PUNTO FINAL: Recordar a los empleados los días de sus vacaciones.

 Carta de solicitud de vacaciones.
6.9 RIESGOS:
 Programar periodo de vacaciones por mayor número de días.
 Errores de liquidación de vacaciones por mayor o menor valor.

 Revisión de los días programados y los pendientes.
6.11 OBSERVACIONES.
475
VACACIONES Código: Página
Frecuencia
D S M O
Pedir a Auxiliar de Nómina la
elaboración de la carta de Empleado
1 Todas X
solicitud de programación de solicitante
vacaciones
Elaborar carta de solicitud de Auxiliar de
2 vacaciones Nómina Administrativa X
Auxiliar de
3 Imprimir carta Nómina Administrativa X
Entregar carta de solicitud de
Auxiliar de
4 vacaciones a la persona Administrativa X
Nómina
interesada en la misma
Empleado
5 Entregar carta a Subgerente solicitante Administrativa X
6 Autorizar vacaciones Subgerente Administrativa X

Programar las vacaciones de los Auxiliar de
7 empleados Nómina Administrativa X
Si se requiere descontar los días
Auxiliar de
8 antes tomados y calcular los Administrativa X
Nómina
pendientes
Llamar al colaborador y
Auxiliar de
9 comunicarle el periodo de Administrativa X
Nómina
vacaciones programado
Recordar a los empleados los
Auxiliar de
10 días de sus vacaciones (fecha de Administrativa X
Nómina
salida e ingreso)
476
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Mensajería.
1.3 OBJETIVO: solicitar, recoger y entregar documentos.
1.4 GENERALIDADES: Mensajería se encarga de tramitar la consecución y entrega

de documentos ante las diferentes entidades o personas solicitantes y apoyar las
actividades de cobro y recaudo de cartera.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de documentos y apoyo en cobro y

recaudo.

 Facturas de compra.
 Cartas, certificados, reportes, etc.
 Reporte de entrega de documentos.
1.7 RIESGOS:
 Asaltos y pérdida del dinero.
 Accidentes de Tránsito.

 Reporte de entrega de documentos.
 Verificación de la entrega de los documentos y consignaciones.
Código:
MENSAJERÍA
Nº
Orden
Pagos y consignaciones en
1 bancos Comercial Mensajero- Cobrador
Recaudo o recepción de dinero
2 pagado por clientes Comercial Mensajero- Cobrador
3 Entrega de documentos a clientes Comercial Mensajero- Cobrador

Solicitar y entregar documentación
4 en entidades Comercial Mensajero- Cobrador
5 Compras eventuales de oficina Comercial Mensajero- Cobrador
477
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos y consignaciones en bancos.
1.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador.
1.4 OBJETIVO: Efectuar pagos y consignaciones en bancos.
1.5 GENERALIDADES: Los pagos y consignaciones en bancos, permiten cancelar las

obligaciones contraídas por la empresa con proveedores y entidades (servicios
públicos: agua, energía, aseo; teléfonos, celulares, impuestos, cuotas, etc.) y
depositar dinero en las cuentas de la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de las deudas contraídas y depósito de

dinero en las cuentas de la empresa y proveedores.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento al área de contabilidad de la empresa.
PUNTO FINAL: Entrega de documentos cancelados y de respaldo.

 Facturas.
 Cheques, consignaciones.
1.9 RIESGOS:
 Pérdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en
efectivo.
 Asaltos.

 Revisión y conteo del dinero recibido para los pagos.
 Archivo de documentos pagados.
 Revisión y verificación de autenticidad del dinero en efectivo.
1.11 OBSERVACIONES.
478
PAGOS Y CONSIGNACIONES EN Código: Página

BANCOS
Frecuencia
D S M O
Desplazarse al área de contabilidad de Mensajero –
1 la empresa Cobrador Comercial X
Mensajero –
2 Recibir el dinero de Auxiliar Contable Cobrador Comercial X
Contar el dinero recibido y dirigirse a Mensajero –

3 área de Caja de la empresa Cobrador Comercial X
Recibir de Cajera los documentos a

pagar y las indicaciones de lo que s Mensajero –
4 Comercial X
debe hacer con efectivo Cobrador
consignaciones y cheques
Separar el dinero para cada pago y e Mensajero –
5 que debe consignarse Cobrador Comercial X
Consultar la información contenida en Mensajero –
6 los documentos Cobrador Comercial X
Programar, coordinar y priorizar la

Mensajero –
7 visita a los bancos de acuerdo a Comercial X
Cobrador
documento que presente mayor monto
Dirigirse al banco y realizar el pago o Mensajero –
8 consignación Cobrador Comercial X
Entregar a la Cajera de la empresa, a
Mensajero –
9 día siguiente, los documentos de la Comercial X
Cobrador
diligencias
479
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes.
2.4 OBJETIVO: Recaudar o recoger dinero pagado por los clientes.
2.5 GENERALIDADES: El recaudo de dinero se realiza como actividad de apoyo en la

recuperación de la cartera adeudada por los clientes de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recaudo de dinero.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de relación o listado de recaudos a realizar.
PUNTO FINAL: Entregar al cliente recibo de cancelación de su deuda.

 Listado de recaudos a realizar.
 Recibo de cancelación de la deuda del cliente.
2.9 RIESGOS:
 Pérdida de dinero por asalto o descuido.
 Pérdida del listado de recaudo.

 Revisión y verificación de autenticidad del dinero en efectivo.
2.11 OBSERVACIONES.
480
RECAUDO DE DINERO PAGADO Código: Página

POR LOS CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Mensajero -
1 relación o listado de los recaudos a Comercial X
Cobrador
realizar
Salir de la empresa y desplazarse Mensajero -
2 hasta el sitio de ubicación del cliente Cobrador Comercial X
Recibir el dinero o cheque del pago
Mensajero -
3 de la obligación del cliente con la Comercial X
Cobrador
empresa
Si es una cantidad considerable:
 Comunicarse con Auxiliar
Contable, informar el saldo
recaudado y solicitar Mensajero -
4 Comercial X
indicaciones Cobrador
 Desplazarse al banco
 Realizar consignación a cuenta
de proveedor o de la empresa
Mensajero -
5 Regresar a la empresa Cobrador Comercial X
Relacionar los recaudos efectuados

en un formato, anotando: # factura, Mensajero -
6 Comercial X
cliente, valor, fecha, banco, nombre Cobrador
del recaudador
Entregar el dinero recaudado y no
Mensajero -
7 consignado junto con el formato de Comercial X
Cobrador
recaudo a Cajera de la empresa
Solicitar a la Cajera recibo donde Mensajero -
8 conste el pago del cliente Cobrador Comercial X
Elaborar recibo de cancelación de la

9 obligación del cliente con la Cajera Comercial X
empresa
Desplazarse a oficina del cliente
Mensajero -
10 para entregarle recibo de Comercial X
Cobrador
cancelación de su deuda
481
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de documentos a clientes.
3.4 OBJETIVO: Entregar documentos a clientes.
3.5 GENERALIDADES: La entrega de los documentos a los clientes se realiza en

oficina o sitio de ubicación, ya sea en obra o ferretería.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: recepción de documentos por parte del cliente.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas a entregar.
PUNTO FINAL: Entrega de la factura o acumular las facturas no

entregadas.

 Facturas.
3.9 RIESGOS:
 Pérdida de facturas.

 Consulta de las facturas para determinación de lugar de entrega.
 Reporte de entrega de facturas.
3.11 OBSERVACIONES.
Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturación,
se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del
nuevo mes.
482
ENTREGA DE FACTURAS A Código: Página

CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Recibir de Director de Cartera las Subgerente
1 facturas a entregar (2 por cliente: y/o Director Administrativa X
original y copia) Comercial
Subgerente y/o
Consultar las facturas y programar
su entrega
Comercial
Dirigirse a la oficina principal del Auxiliar de
3 cliente y entregar la factura Inventario Comercial X
Subgerente y/o
Hacer firmar la factura original y
copia
Comercial
Entregar el original de la factura al
Subgerente y/o
cliente y guardar la copia para
devolverla al día siguiente al
Director de Cartera Comercial
Subgerente y/o
Acumular las facturas no
entregadas
Comercial
483
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y entrega de documentación en

entidades.
4.4 OBJETIVO: Solicitar y entregar documentos en entidades.
4.5 GENERALIDADES: La solicitud de documentos en entidades permite cumplir con

las exigencias para la tramitación de acciones y la entrega, con el cumplimiento de
los reportes o informaciones de la empresa solicitados por las diferentes
organizaciones.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción o entrega de documentos.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la
empresa.
PUNTO FINAL: Entrega o devolución de documentos.

 Cartas, certificados, reportes, etc.
4.9 RIESGOS:
 Pérdida de documentos.


4.11 OBSERVACIONES.
484
SOLICITUD Y ENTREGA DE Código: Página

DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES
Frecuencia
D S M O
Recibir de personal administrativo
Mensajero -
1 de la empresa o llamada telefónica Comercial X
Cobrador
e indicaciones
Desplazarse hasta la entidad Mensajero -
2 respectiva Cobrador Comercial X
SOLICITAR O RECIBIR
DOCUMENTOS
Reclamar la documentación en las
Mensajero -
3 diferentes entidades y traerlos a la Comercial X
Cobrador
empresa
Entregar los documentos a la Mensajero -
4 persona que los solicitó Cobrador Comercial X
ENTREGAR DOCUMENTOS
Entregar en entidad respectiva los Mensajero -
5 documentos Cobrador Comercial X
Responder las inquietudes que se
Mensajero -
6 presenten sobre el estado de Comercial X
Cobrador
entrega de los documentos
Hacer firmar copia de los
Mensajero -
7 documentos a la persona que los Comercial X
Cobrador
recibe
Devolver la copia de los
Mensajero -
8 documentos entregados a la Comercial X
Cobrador
persona indicada (en la empresa)
485
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras eventuales de oficina.
5.4 OBJETIVO: Efectuar compras de oficina.
5.5 GENERALIDADES: Las compras eventuales se realizan por solicitud del

personal administrativo, incluye artículos como teléfonos, cables, calculadoras,
etc., elementos necesarios para la ejecución de las actividades de oficina.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compra de artículos de oficina.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la
empresa.
PUNTO FINAL: Firmar recibo de egreso.

 Listado de productos a comprar.
 Recibo de egreso.
5.9 RIESGOS:
 Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las demás
actividades propias del cargo.

 Cuadre de los gastos generados por las compras.
5.11 OBSERVACIONES.
486
Código: Página
COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
Frecuencia
D S M O
Recibir de personal administrativo Mensajero -
1 de la empresa Cobrador Comercial X
Recibir el listado de productos a Mensajero -
2 comprar y el dinero para ello Cobrador Comercial X
Efectuar la compra de los productos Mensajero -
3 solicitados Cobrador Comercial X
Entregar los elementos a la persona Mensajero -
4 solicitante de la compra Cobrador Comercial X
Entregar a Director de Cartera las
Mensajero -
5 facturas de las compras realizadas Comercial X
Cobrador
en la semana
Esperar revisión y autorización de Mensajero -
6 los gastos Cobrador Comercial X
Dirigirse al área de caja de la

Mensajero -
7 empresa y entregar las facturas Comercial X
Cobrador
autorizadas
Esperar a que la Cajera realice los Mensajero -
8 cálculos respectivos Cobrador Comercial X
Cuadrar los gastos generados por
las compras, con la Cajera, Mensajero -
9 Comercial X
entregando el dinero sobrante o Cobrador
recibiendo el faltante
Solicitar y recibir de Cajera, el Mensajero -
10 dinero para las compras de oficina Cobrador Comercial X
Firmar el recibo de egreso Mensajero -
11 elaborado por la Cajera Cobrador Comercial X
487
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Archivo.
1.2 AREA TITULAR: Inventario y Contabilidad.
1.3 OBJETIVO: Guardar la documentación de relevancia generada en la ejecución de

las actividades desarrolladas en la empresa.
1.4 GENERALIDADES: El manejo de archivo es el proceso que permite el respaldo

físico a las diferentes actividades adelantadas en la empresa y la consulta posterior
de documentos, convirtiéndose además en el mecanismo para respaldar las
acciones o para salvar responsabilidad.

Contar con documentación que permita respaldar y esclarecer inquietudes y
posibles inconvenientes.

 Formato de préstamo de documentos.
1.7 RIESGOS:
 Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada.
 No devolución de los documentos ante préstamo.

 Verificación de documentación a archivar.
 Creación de carpeta para cada tipo de documento y dependiente de su
contenido.
 Archivo comercial y contable.
Código:
MANEJO DE ARCHIVO
Nº
Orden
Comercial y Auxiliar de Inventario y
1 Archivo de documentos Administrativa Auxiliar General
Comercial y Auxiliar de Inventario y
2 Préstamo de documentos Administrativa Auxiliar General
488
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo de documentos.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.
1.4 OBJETIVO: Guardar la documentación en la carpeta o caja dispuesta para el tipo

de información contenido en él.
1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo

físico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Poseer documentos físicos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de documentos.
PUNTO FINAL: Guardar los documentos.

 Formatos de pedido, facturas, cotizaciones, cartas, etc.
1.9 RIESGOS:
 Equivocación en la puesta de documentos en carpetas o cajas.

 Revisión de la documentación a archivar.
 Ubicación de la carpeta o archivador donde debe ser guardado el documento.
 Marcación de carpeta o caja donde se ubicarán los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
489
Código: Página
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
Comercial o
1 Recibir la documentación Inventario o
Administrativa X
General
Auxiliar de
Consultar la información contenida Comercial o
2 Inventario o
en el documento. Administrativa X
General
Auxiliar de
Verificar el correcto diligenciamiento Comercial o
3 Inventario o X
y autorizaciones requeridas Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
4 Identificar tipo de documento Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Seleccionar y separar la Comercial o
5 Inventario o X
documentación Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
6 Ordenar documentos por número Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
7 Revisar consecutividad Inventario o X
Administrativa
General
Efectuar las acciones respectivas a Auxiliar de
Comercial o
8 su preparación (cortes, Inventario o X
Administrativa
perforaciones, etc.) General
Auxiliar de
Comercial o
9 Buscar, ubicar o crear carpeta. Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
10 Seleccionar carpeta Inventario o X
Administrativa
General
Verificar que los documentos Auxiliar de
Comercial o
11 correspondan a la carpeta Inventario o X
Administrativa
seleccionada General
Auxiliar de
Introducir los documentos en la Comercial o
12 Inventario o X
carpeta Administrativa
General
Auxiliar de
Guardar la carpeta en el archivador Comercial o
13 Inventario o X
o caja Administrativa
General
490
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo de documentos.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.
2.4 OBJETIVO: Facilitar la consulta de documentos.
2.5 GENERALIDADES: El préstamo de documentos facilita la consulta de la

información contenida y acciones llevadas a cabo anteriormente.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consulta de información.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción petición de búsqueda de documentos.
PUNTO FINAL: Guardar los documentos.

 Formatos de préstamo de documentos.
2.9 RIESGOS:
 No devolución del documento.

 Verificación de la devolución de la documentación prestada.
2.11 OBSERVACIONES.
491
Código: Página
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
D S M O
Recibir petición del préstamo Auxiliar de
1 (personal o telefónicamente) Inventario Comercial X
Preguntar por información o Auxiliar de
2 identificación del documento Inventario Comercial X
Auxiliar de
3 Establecer tipo de documento Inventario Comercial X
Auxiliar de
4 Ingresar al Software de la empresa Inventario Comercial X
Auxiliar de
5 Ubicar en pantalla el documento Inventario Comercial X
Auxiliar de
6 Identificar posición física Inventario Comercial X
Buscar y ubicar físicamente el Auxiliar de
7 documento en carpeta Inventario Comercial X
Diligenciar formato de préstamo
(tipo de documento, a quién, fecha Auxiliar de
8 Comercial X
de préstamo y de devolución, estado Inventario
(si fue o no devuelto))
Entregar documento a la persona Auxiliar de
9 solicitante Inventario Comercial X
Auxiliar de
10 Hacer firmar formato de préstamo Inventario Comercial X
Auxiliar de
11 Esperar devolución Inventario Comercial X
Auxiliar de
12 Recibir documentos devueltos. Inventario Comercial X
Registrar la devolución del
Auxiliar de
13 documento en el formato de Comercial X
Inventario
préstamo
Auxiliar de
14 Archivar documento Inventario Comercial X
492
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Generales.
1.2 AREA TITULAR: Administración.
1.3 OBJETIVO: Mantener ordenada y limpia el área de oficinas y apoyar la atención de

los clientes ofreciendo el servicio de cafetería.
1.4 GENERALIDADES: Las actividades desarrolladas en servicios generales incluyen

la limpieza diaria del área de las oficinas y la atención a clientes externos e
internos brindando el servicio de cafetería.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo del área de las oficinas y atención de

cafetería para personal y visitantes.


1.7 RIESGOS:
 Inadecuada atención de los clientes.


Código:
SERVICIOS GENERALES
Nº
Orden
Compra de implementos de aseo y
1 víveres de cafetería Operativa Servicios Generales
2 Servicio de cafetería Operativa Servicios Generales

3 Aseo del área de las oficinas Operativa Servicios Generales
4 Oficios varios Operativa Servicios Generales
493
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compra de implementos de aseo y víveres de

cafetería.
1.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.
1.4 OBJETIVO: Efectuar la compra de los elementos de aseo y víveres de cafetería.
1.5 GENERALIDADES: La compra de los implementos de aseo y víveres de cafetería

garantiza la disponibilidad de los recursos para realizar la limpieza de las oficinas y
brindar el servicio de cafetería a empleados y clientes.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de elementos de aseo y cafetería.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse.
PUNTO FINAL: Disponer en recipientes cada uno de los productos de

cafetería.

 Recibo de egreso.
1.9 RIESGOS:
 No compra de algún producto de gran consumo.
 Errores de determinación de los productos y sus cantidades existente y por
comprar.
 Contaminación de los productos de cafetería con elementos de aseo.
 Agotamiento de los productos.

 Revisión de la cantidad existente de los productos.
 Verificación de los gastos.
1.11 OBSERVACIONES.
Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la
disponibilidad y consumo de los elementos de cafetería y aseo.
Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el
servicio a domicilio.
494
COMPRA DE IMPLEMENTOS DE Código: Página

ASEO Y VÍVERES DE CAFETERÍA
Frecuencia
D S M O
Hacer lista de los elementos que
deben comprarse.
Productos de cafetería: café,
azúcar, leche, aromática, etc. Servicios
1 Operativa X
Generales
Implementos de aseo: jabones
para baños y cocina, límpido,
fabuloso, guantes, etc.
Dirigirse a Caja y solicitar dinero Servicios
2 para realizar las compras Generales Operativa X
Entregar el dinero y elaborar recibo
3 de gasto por la cantidad conferida Cajera Comercial X
Recibir el dinero y firmar el recibo de Servicios
4 egreso elaborado por la Cajera Generales Operativa X
Dirigirse al supermercado a realizar Servicios

5 Operativa X
las compras Generales
Regresar a la empresa y solicitar a
cajera el recibo de caja para elaborar Servicios
6 Operativa X
el comprobante de gasto del Generales
transporte
Entregar factura de compra y recibo
Servicios
7 de gasto del transporte a Director de Operativa X
Generales
Cartera
Director de
8 Autorización de los gastos Cartera Comercial X
Pasar a caja y realizar el cuadre de Servicios

9 los gastos y del dinero Generales Operativa X
10 Revisar al total de los gastos Cajera Comercial X

Devolver el dinero sobrante o recibir Servicios
11 el faltante Generales Operativa X
Dirigirse a la cocina y organizar los Servicios
12 elementos adquiridos Generales Operativa X
Separar los utensilios y productos Servicios
13 de aseo de los víveres de cafetería Generales Operativa X
Guardar en la cocina los productos
Servicios
14 de cafetería y algunos implementos Operativa X
Generales
de aseo.
Guardar en la nevera los productos Servicios
15 que requieran conservación Generales Operativa X
Disponer en recipientes cada uno de Servicios
16 los productos de cafetería Generales Operativa X
495
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de cafetería.
2.4 OBJETIVO: Brindar servicio de cafetería a visitantes y integrantes de la empresa.
2.5 GENERALIDADES: La atención de visitantes y personal de la empresa constituye

un punto de apoyo y adiciona un factor de evaluación a la atención brindada.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Atención de cafetería a visitantes y empleados.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender
a los visitantes.
PUNTO FINAL: Recoger la vajilla y vasos para llevarlos a la cocina.


2.9 RIESGOS:
 Equivocación en la atención de los requerimientos de las personas.
 No contar con el producto solicitado por la persona.


2.11 OBSERVACIONES
496
Código: Página
SERVICIO DE CAFETERÍA
Frecuencia
D S M O
Recibir llamado de los integrantes
Servicios
1 de la empresa solicitando bebidas o Operativa X
Generales
atención a clientes y proveedores
Ofrecer bebidas a los visitantes y Servicios
2 empleados de la empresa Generales Operativa X
Preguntar y establecer las bebidas Servicios

3 Operativa X
solicitadas Generales
Servicios
4 Preparar las bebidas Generales Operativa X
Llevar a las personas lo que
solicitaron, de la manera como lo Servicios
5 Operativa X
solicitaron y hasta el sitio donde se Generales
encuentren
Recoger la vajilla y vasos para Servicios
6 llevarlos de regreso a la cocina Generales Operativa X
497
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza.
3.4 OBJETIVO: Realizar el aseo del Área de las oficinas, baños, cocina.
3.5 GENERALIDADES: La limpieza incluye el aseo de las oficinas y todos los

elementos en ellas contenidos, así como ventanas, paredes, etc.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo de oficinas, baños, cocina y todo los

dispuesto en ellas.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Aseo de pisos.
PUNTO FINAL: Recoger y botar la basura de los cestos.


3.9 RIESGOS:


3.11 OBSERVACIONES.
498
Código: Página
LIMPIEZA
Frecuencia
D S M O
Barrer y trapear los pisos de las Servicios
1 oficinas Generales Operativa X
Sacudir el polvo de los escritorios,
Servicios
2 teléfonos, muebles, computadores, Operativa X
Generales
etc.
Limpiar vidrios de las ventanas de Servicios
3 las oficinas Generales Operativa X
Limpiar y ordenar la cocina Servicios

4 (cafetería) Generales Operativa X
Lavar los utensilios de la cocina Servicios
5 (vajilla, vasos, etc.) Generales Operativa X
Servicios
6 Realizar la limpieza de los baños Generales Operativa X
Lavar y cambiar las toallas de los Servicios
7 baños Generales Operativa X
Recoger y botar la basura de los
Servicios
8 cestos dispuestos en oficinas y Operativa X
Generales
baños
499
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Oficios varios.
4.4 OBJETIVO: Realizar diversas actividades cuando se requieran.
4.5 GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar están estrechamente
relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y
organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Limpieza u organización.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO FINAL:


4.9 RIESGOS:


4.11 OBSERVACIONES
500
Código: Página
OFICIOS VARIOS
Frecuencia
D S M O
MANTENER LIMPIA Y
ORGANIZADA LA COCINA
Conservar vasos, pocillos y platos Servicios
1 lavados Generales Operativa X
Servicios
2 Tener la vajilla organizada Generales Operativa X
Lavar y limpiar lavaplatos y mesón Servicios
3 de la cocina Generales Operativa X
Servicios
4 Asear la greca Generales Operativa X
Tratar en lo posible de evitar la

Servicios
5 pérdida o avería de vasos, pocillos y Operativa X
Generales
platos
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS
OFICINAS
Servicios
6 Proporcionar agua a las plantas Generales Operativa X
Podar las plantas dispuestas en las Servicios
7 oficinas Generales Operativa X
Servicios
8 Quitar el polvo de las plantas Generales Operativa X
ASEAR LA NEVERA
Servicios
9 Lavar la nevera Generales Operativa X
Servicios
10 Eliminar los productos vencidos Generales Operativa X
OTRAS COMPRAS
Comprar toallas para baños y Servicios
11 limpiones para la cocina Generales Operativa X
Comprar loza, vasos, platos y Servicios
12 elementos faltantes Generales Operativa X
OTRAS
Limpiar y organizar los escritorios y
pisos cuando se presente el Servicios
13 Operativa X
derrame de líquidos, en el momento Generales
de su ocurrencia.
Estar pendiente de que las
ventanas de la oficina del Gerente
Servicios
14 queden bien cerradas, todo Operativa X
Generales
organizado y el computador bien
tapado al finalizar la jornada laboral
501
ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES

Cargo: Gerente
Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la
rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración
de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora
que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y
competitividad.
14. Desempeñarse como representante legal de la empresa.

15. Direccionar y administrar la compañía.
16. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y políticas
generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa.
17. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de
Accionistas y de la Junta Directiva.
18. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y
removerlos cuando lo estime conveniente.
20. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas.
21. Determinar el orden de pago a proveedores.
22. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
23. Tomar decisiones.
24. Implementar las políticas de la empresa.
25. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación estratégica.
26. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
27. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la
compañía.
28. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía.
29. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la
misma junta se lo exija.
30. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los
estados financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa.
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
también de la compañía.
 Aptitud ante las reglas  Atención, trato y respeto hacia los
 Aptitud frente al cambio demás
502

Cargo: Gerente
trabajo

decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de
estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administración de personal; conocimientos en planeación estratégica.

Contar con educación de nivel superior en Mínimo dos años de experiencia

Economía, Administración de empresas, en empresas del mismo sector o
Ingeniería Industrial o carreras afines. en labores afines al cargo.
Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la

manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse
con las actividades que implica su cargo.
503

Cargo: Subgerente
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO
Apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, diseñando y

direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el
mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento
de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo,
excelencia, eficiencia y competitividad.
1. Coordinar los departamentos que conforman la empresa.

2. Responder por las compras y ventas realizadas.
3. Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la más conveniente.
4. Realizar las compras de los productos a los proveedores.
5. Mantener relación y comunicación directa con clientes y proveedores a fin de
promover la integración con la empresa y de esta manera fortalecer los campos de
acción y estrategias planteadas.
6. Análisis y revisión de cartera de los clientes.
7. Efectuar el pedido de la mercancía a los proveedores.
9. Manejo de personal.
10. Representar la compañía en diversos eventos.
11. Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la importancia,
integración y apoyo entre los colaboradores.
12. Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa verificación del
procedimiento.
 Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobación de crédito a
clientes.
 Autorizar devoluciones en ventas.
 Autorizar despacho de pedido o clientes.
 Autorizar precio de venta.
13. Establecer precio de venta de los productos.

14. Fijar precio de negociación y descuento que es posible otorgar a los clientes.
15. Diseñar e implementar estrategias o líneas de acción para el cumplimiento de las
metas.
16. Revisar la información correspondiente a las ventas del día.
17. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercancía para verificación física
aleatoria de productos almacenados en bodega.
18. Programar y participar en las capacitaciones del equipo de ventas para garantizar la
actualización en productos, cambios del mercado y estrategias de comercialización.
19. Presentar informes de gestión, de los logros alcanzados y estado de la empresa a
gerencia.
20. Recibir y analizar informes.
21. Garantizar el flujo de información a todos los niveles de la empresa.
22. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores.
23. Logística de despacho de productos.
24. Realizar reuniones de carácter comercial con Asesores, Director Comercial y Director
de Cartera.
504

Cargo: Subgerente
25. Inventario semestral y de fin de año.
26. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el cumplimiento
de los aspectos negociados.
27. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre se cuente
con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes de manera eficiente.
28. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y motivación de
cada uno de los integrantes de la compañía.
29. Realizar todas las actividades que los accionistas consideren inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
30. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del cargo.

trabajo
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,
compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias,
fijación de metas y la verificación del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada
una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administración de personal, normas de carrera administrativa, conocimientos sobre
manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de sistemas de información;
conocimientos en planeación estratégica.
Contar con educación de nivel superior Mínimo un año de experiencia en
Economía, Administración de empresas, labores afines al cargo.
Ingeniería Industrial o carreras afines.
Requiere mínimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
505

Cargo: Director Comercial
II. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos del departamentote ventas

trabajando en equipo con sus colaboradores inmediatos o asesores comerciales,
diseñando, apoyando y direccionando las estrategias que conlleven al logro de los
objetivos organizacionales.
1. Coordinar el equipo de ventas y direccionar las estrategias planteadas.

2. Realizar reuniones con los Asesores Comerciales.
3. Ofrecer acompañamiento a los asesores comerciales en el desarrollo de sus
actividades.
4. Actualizar y autorizar los precios de venta de los diferentes productos comercializados
por la empresa.
5. Establecer precio de venta de la mercancía.
6. Establecer precio de negociación y descuentos que se pueden ofrecer a los clientes.
7. Efectuar procesos concernientes a la compra de algunos productos.
8. Analizar las opciones ofrecidas por proveedores y determinar la más conveniente.
9. Mantener comunicación con los proveedores.
10. Revisión de los reportes y proyección de ventas.
11. Ejercer control de inventario de mercancía mediante verificación física aleatoria de
productos.
12. Programar y publicar la atención del mostrador.
13. Revisar y archivar el reporte de visitas realizadas por los asesores Comerciales.
14. Ventas.
15. Establecer las proyecciones de venta y fijar las metas.
16. Programar las capacitaciones para mantener al equipo de ventas actualizados en
productos, cambios del mercado y surgimiento de nuevas estrategias de de
comercialización.
17. Apoyar el control de la cartera para que su recuperación sea más eficiente.
18. Controlar los despachos verificando que sean efectuados en el tiempo estimado.
19. Garantizar la calidad de los productos comercializados por la empresa.
20. Presentar informes a gerencia.
21. Tramitar autorizaciones.
 Autorizar devoluciones.
 Autorizar pedidos.
 Autorizar despacho de mercancía en vehículos extras.
 Autorizar gastos que tengan relación con el proceso de ventas.
22. Prestar colaboración en el manejo de personal.
23. Apoyar y ejecutar algunas funciones del director de Cartera.
 Anular facturas previa verificación de la información.
 Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de información de
negociaciones anteriores con clientes.
 Revisar notas de mercancía.
 Autorizar cartera, para despacho y facturación a clientes con visto bueno del
Director de Cartera.
24. Establecer comunicación permanente con los proveedores, verificando las entregas y
al pago oportuno a estos.
25. Contestar el teléfono.
506

Cargo: Director Comercial
26. Conocer los precios de la competencia.
27. Realizar compra específica y eventual de un producto no comercializado por la
empresa.
28. Ejercer control del cargue de los vehículos.
29. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados.
30. Revisar y autorizar el pago de fletes.
31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de
la compañía.
32. Realizar todas las actividades que el gerente considere inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
trabajo
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,
compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias,
fijación de metas y la verificación del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada
una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, contar con
conocimientos en mercadeo, estadística, informática, procesos de comunicación, normas
de manejo de personal.
Contar con educación de nivel superior en Mínimo un año de experiencia en
Economía, Administración de empresas, labores afines al cargo.
Requiere mínimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
507

Cargo: Director de Cartera
Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Efectuar el manejo y control de la cartera de la empresa manteniendo actualizada la
información correspondiente a cobros a clientes y a los pagos realizados por estos, y
participando de las acciones de recaudo en apoyo de los Asesores Comerciales.
1. Relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes a favor de la
empresa.
2. Recibir y verificar la facturación relacionada y despachada del día inmediatamente
anterior.
3. Entregar facturas y relación de cobros a realizar a los diferentes clientes al
Mensajero (Cobrador).
4. Entregar a los Asesores Comerciales el listado de sus clientes en cartera, vencidos y
de inmediato cobro.
5. Realizar reunión de cartera con vendedor para conocer la evolución, cobro, recaudo
y comportamiento de cada uno de los clientes a su cargo.
6. Entregar a Mensajero listados de clientes con vencimientos mayores a un día
ubicados en Pereira y Dosquebradas para que realice el cobro respectivo.
7. Generar listados de cartera como: estados de cuentas, análisis y vencimientos,
circularizaciones, libros auxiliares, relación de recaudos y otros listados.
8. Codificar nuevos productos que serán comercializados por la empresa.
9. Brindar ayuda y soporte del software uno 7.2.
10. Revisar y autorizar gastos del personal generados por el desarrollo de las actividades
relacionadas con el desempeño de los cargos de los integrantes de la empresa.
11. Administrar y programar el mantenimiento del parque automotor.
12. Autorizar pedidos, su despacho y facturación a los clientes.
13. Garantizar el mantenimiento de la infraestructura de las áreas locativas de la
empresa, bodegas y oficinas, en óptimas condiciones de funcionamiento.
14. Manejar y controlar los inventarios.
15. Autorizar devoluciones.
16. Revisar las notas de devolución y mayor o menor valor cobrado elaboradas por la
Auxiliar de Inventario.
17. Revisar las facturas de los proveedores.
18. Revisar los ajustes de inventario.
19. Revisar la liquidación y aprobar el pago de los fletes de mercancía.
20. Crear terceros (clientes comerciales).
21. Efectuar estudio de crédito a clientes nuevos.
22. Controlar cupo y mora de los clientes registrados en el sistema.
23. Anular facturas de venta por errores de diligenciamiento o impresión.
24. Recibir observación de clientes faltantes por cobrar.
25. Programar mantenimiento de equipos y maquinaria.
26. Suministrar referencia comercial de los clientes a empresas o personas solicitantes.
27. Generar estado de cuenta de los clientes.
28. Visita personal a clientes para cruce y acuerdo de pago de la cartera en mora.
29. Facilitar el manejo de personal.
la compañía.
31. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.
508

Cargo: Director de Cartera
 Autocontrol y estabilidad  Colaboración
emocional.  Comunicación escrita
 Honestidad e integridad  Comunicación oral
 Motivación  Liderazgo
 Orientación a los resultados  Manejo de conflictos
 Reacción ante problemas  Relación con compañeros
 Responsabilidad  Trabajo en equipo
trabajo

decisiones ya que es quien realiza las autorizaciones de crédito a clientes y los gastos
ocasionados, las actividades del recaudo de dinero proveniente de cobros, manejo y
control de inventario y mantenimiento de las instalaciones locativas.
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas financieros y contables de

una empresa, manejo de computador, conocimientos en informática y sistemas de
información.

Debe contar con educación de nivel superior Mínimo un año desempeñando

en Economía, Administración de empresas, labores afines al cargo.
Requiere mínimo de tres meses para familiarizarse con el cargo.
509
Cargo: Auxiliar Contable
Cargo del Jefe Gerente
Inmediato:
II. OBJETIVO
Apoyar la gestión contable de la empresa mediante el manejo de la información financiera

y la adecuada distribución de los recursos.

1. Consultar el saldo de las cuentas de la empresa en los diferentes bancos.
2. Revisar las consignaciones locales y nacionales de los clientes.
3. Mantener al día el libro de bancos y el informe del estado de las cuentas.
4. Revisión y control de conciliación bancaria.
5. Estar atenta a los vencimientos de seguros de mercancía y valores transportados,
impuestos de los vehículos, arriendos, impuesto predial, leasing, tarjetas de crédito,
libros oficiales, documentos del Gerente.
6. Efectuar el manejo de los activos fijos.
7. Realizar interfase de activos fijos.
8. Realizar el pago de los impuestos de la empresa.
9. Manejar la cartera de la empresa.
10. Cancelar anticipos de clientes.
11. Revisar las cuentas de clientes y proveedores.
12. Crear clientes.
13. Cuadrar la caja y revisarla.
14. Realizar el pago a proveedores.
15. Relación de facturas para informar a Gerente de las facturas por pagar a los
proveedores.
16. Diligenciar y pagar los gastos generados por la actividad de la empresa.
17. Diligenciar la documentación e informes requeridos por entidades estatales.
18. Recibir y consolidar la información contable de las sucursales.
19. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
20. Efectuar el traslado de cuentas de fletes.
21. Realizar pago de impuestos u obligaciones con proveedores por medio de crédito de
tesorería.
22. Revisar y pagar cuenta de celulares.
23. Analizar gastos con las sucursales.
24. Realizar interfase de nómina.
25. Ejercer por medio de la contabilidad el control de costos de inventarios.
26. Hacer comprobantes de gastos.
27. Revisar el Balance General.
28. Elaborar y presentar los informes a la DIAN en medios magnéticos.
29. Reportar la información de la empresa a supersociedades.
30. Imprimir información de bancos.
31. Efectuar la amortización de los activos.
32. Realizar interfase de compras.
33. Guardar el dinero que ingresa a la empresa en la caja fuerte.
34. Revisar notas de proveedores en general.
35. Efectuar el pago de seguro de los automotores.
36. Devolución del IVA.
37. Solicitar y recibir el estado de cuenta de la empresa enviado por los proveedores.
la compañía.
510
Cargo: Auxiliar Contable
39. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
ESPECIALES.
40. Manejar la contabilidad de Aspgo.
41. Pagar los impuestos del Gerente.

trabajo
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas relacionados con el área

financiera y contabilidad general de una empresa, manejo de computador,
conocimientos en informática y sistemas de información.

Contar con educación de nivel superior en Mínimo un año desempeñando

Finanzas, Contaduría, Administración de labores afines al cargo.
empresas, Ingeniería Industrial o carreras
afines.
Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con las

funciones a realizar.
511

Cargo: Auxiliar de Nómina
II. OBJETIVO
Efectuar todas las actividades relacionadas al pago de nómina de los empleados,

contratación, la respectiva vinculación al régimen de seguridad social y liquidación de
contratos.
NÓMINA.
1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compañía para facilitar
el proceso de pago de nómina.
2. Liquidar y pagar la nómina a los empleados de la empresa.
3. Realizar la tramitología inherente a la contratación de nuevo personal.
4. Archivar la documentación correspondiente al personal.
5. Efectuar la liquidación de contrato.
6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo.
7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el
respectivo trámite.
8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la
empresa.
9. Reclamar y tramitar la cancelación del subsidio familiar de los trabajadores de la
empresa.
10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello diseñado.
11. Liquidar primas, vacaciones, cesantías y todas las prestaciones contempladas por
la ley y que protegen a los trabajadores.
12. Efectuar la tramitología inherente a la contratación de practicante universitario o
aprendiz del SENA.
13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
14. Presentación de informes de personal.
15. Entregar a los empleados los carnets de afiliación a las diversas entidades.
16. Elaborar cartas de cesantías.
17. Entregar documentos al mensajero.
18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y
elementos de protección personal.
19. Adelantar la búsqueda y préstamo de documentos a empleados del área de
inventario.
20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera.
21. Manejar el botiquín de la planta y de los carros de la empresa.
22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa.
23. Contestar el teléfono, atender o direccionar las llamadas.
24. Fotocopiar documentos por solicitud de compañeros y por requerimiento de la
labor desempeñada.
25. Atender asesores de diversas entidades.
26. Administrar información Fondo de Empleados.
512

PROVEDORES Y ACREEDORES.
29. Realizar el pago a proveedores, elaborando o diligenciando los documentos

necesarios.
30. Manejar la cartera de los proveedores.

31. Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la deuda
contraída y los plazos para su pago.
32. Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efectúa la cancelación de varias
facturas.
33. Enviar documentos a los proveedores vía fax.
34. Realizar pago de las obligaciones contraídas con acreedores.
35. Causación de facturas acreedores varios.
OTRAS EN AUSENCIA DE LA PERSONA ENCARGADA.
36. Efectuar el registro en el sistema de reembolsos a caja menor.

37. Consultar el saldo de la empresa en los diferentes bancos.
38. Llevar a cabo el registro de las consignaciones bancarias.
39. Procesar información de conciliaciones bancarias.
40. Comprar papelería y llevar a cabo el control de la salida de la misma.
41. Realizar reemplazo en caja o inventario cuando sea necesario.
42. Capacitar al aprendiz del SENA en las actividades que debe desempeñar al
interior de la empresa.
trabajo
513

Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
Normas de administración de personal, Régimen de la seguridad social en Colombia,

conocimientos en normas de contratación, manuales de funciones y requisitos por
competencias; manejo de computador y sistemas de información, normas básicas de
archivo; manejar temas relacionados con el área financiera, específicamente en
contabilidad general.

Contar con educación de nivel superior en Mínimo un año desempeñando

Finanzas, Administración de empresas, labores afines al cargo.
Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con el

cargo.
514

Cargo: Auxiliar de Inventario 1
Área: Comercial
II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de

productos, el mantenimiento de stocks o la realización de los pedidos a proveedores
oportunamente.
1. Ingresar mercancía al sistema inmediatamente esta sea descargada en la bodega

de la empresa.
2. Realizar los ajustes de los productos por corte, cambio de material y error en el
ingreso.
3. Tramitar la consecución de facturas de los proveedores manteniendo una
comunicación constante con estos.
4. Elaborar notas a proveedores por devolución de mercancía, mayor o menor valor
cobrado.
5. Elaborar remisiones de mercancía para llevar a cabo la venta de los productos al
cliente, cuando no ha llegado la factura del proveedor.
6. Facturar las remisiones de los materiales.
7. Realizar reclamos a proveedores por faltantes de mercancía.
8. Efectuar cambio de precio de los productos cuando sea autorizado.
9. Imprimir los listados de costos y precios de los productos.
10. Solicitar cemento al proveedor de este material.
11. No permitir el bloqueo del código de cliente.
12. Servir de contacto entre cliente y proveedor de cemento para la creación de obras.
13. Solicitar traslado de mercancía a la sucursal respectiva.
14. Efectuar la liquidación y pago de los fletes a los transportadores de los materiales.
15. Presentar los informes de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales.
16. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de información de
negociaciones anteriores.
17. Buscar facturas de compras anteriores realizadas a proveedores.
18. Realizar verificación física aleatoria de inventario.
19. Reporte de los inventarios periódicos por escrito para archivo.
20. Informar sobre el estado de ingreso de inventario.

515

Cargo: Auxiliar de Inventario 1
Área: Comercial
trabajo
Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecución de sus funciones.
Manejo computador y sistemas de información; conocimientos básicos de contabilidad,

informática, manejo de hoja electrónica y procesador de palabras; normas básicas de
archivo.

Para desempeñar el cargo es Mínimo cuatro meses

indispensable contar con título de desempeñando labores afines al
bachiller y/o educación de nivel superior. cargo.
Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con

las actividades propias del cargo.
516

Cargo: Auxiliar de inventario 2
Área: Comercial
II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de

productos, el mantenimiento de stocks o la realización de los pedidos a proveedores
oportunamente.
1. Manejar el archivo general del área comercial: seleccionar documentación,

verificar su información y depositarla en la carpeta respectiva para su archivo.
2. Elaborar notas por devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado o
descuento financiero.
3. Elaborar remisiones solicitadas por los vendedores.
4. Diligenciar cartas generales y específicas para :
 Realizar los pedidos a proveedores.

 Autorización al portador.
 Cobro a clientes (por solicitud del Subgerente).
 Cartas comerciales o de cartera solicitadas por Subgerente, Director
Comercial y Asesores Comerciales.
5. Enviar y recibir fax, para y de clientes y proveedores.
6. Depurar facturas canceladas o pendientes contenidas en el fuelle manejado por el
Director de Cartera.
7. Servir de apoyo a la Auxiliar de Inventario 1 en el desarrollo de las diferentes
actividades que implica el cargo:
 Realizar llamadas a los proveedores para pedir facturas faltantes.

 Hacer cartas de reclamo de materiales a proveedores, imprimirlas,
enviar por fax, llamar a confirmar, solicitar revisión y autorización de
Subgerente.
 Fotocopiar y enviar físicamente la carta al proveedor.
 Tomar datos y efectuar liquidación de fletes.
 Realizar el cierre del día (presentar informes de ventas del día y
acumuladas del mes).
8. Facturar remisiones.
9. Seleccionar documentación depositada en la bandeja ubicada en el área de
dirección de cartera.
10. Entregar notas de contabilidad por devolución o descuento financiero a mensajero
para hacerlas llegar a los clientes.
11. Organizar documentación del área de inventario y hacer más visible para facilitar
su consulta.
12. Asesorar y colaborar a los vendedores en la búsqueda de documentos.
517

Cargo: Auxiliar de inventario 2
Área: Comercial
EVENTUALMENTE.
15. Revisar el registro de la información en el cuaderno de facturación, por solicitud

del Director de Cartera.
16. Contestar el teléfono y direccionar las llamadas.
17. Solicitar refrigerios cuando se dictan capacitaciones al interior de la empresa.
trabajo
Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecución de sus funciones.
Manejo computador y sistemas de información; conocimientos básicos de contabilidad,

informática, manejo de hoja electrónica y procesador de palabras; normas básicas de
archivo.

Para desempeñar el cargo es Mínimo cuatro meses
indispensable contar con título de bachiller desempeñando labores afines
y/o educación de nivel superior. al cargo
518

Cargo: Auxiliar General
II. OBJETIVO
Ofrecer apoyo a las áreas que así lo requieran mediante el desempeño de

funciones diversas.
1. Manejar el archivo general del área contable.

2. Elaborar comprobantes.
3. Efectuar el registro de reembolsos de caja menor.
4. Realizar revisión de documentos y/o listados.
5. Diligenciar formularios.
6. Elaborar cartas.
7. Elaborar carta de pago a proveedores.
8. Contestar el teléfono.
9. Enviar y recibir fax.
10. Fotocopiar documentos.
trabajo
519

Cargo: Auxiliar General
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor.
Conocimiento y manejo de computador y programas informáticos: procesador de

palabras (Word), Hoja electrónica (Excel), presentación (PowerPoint).

Para desempeñar el cargo es Mínimo seis meses

bachiller. cargo.
Requiere mínimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.
520

Cargo: Cajera(o)
Área: Comercial
II. OBJETIVO
Registrar todas las actividades y transacciones monetarias relacionadas con la

comercialización de los productos y el manejo del dinero en el punto de venta.
1. Elaborar recibos de caja para registrar el ingreso y recaudo de dinero.

2. Archivar los recibos de caja.
3. Elaborar comprobantes de egreso para realizar el pago a proveedores.
4. Revisar comprobantes de egreso del dinero entregado a los empleados para que
suplan los gastos de las actividades relacionadas con el desempeño de su cargo.
5. Registrar los gastos del personal.
6. Hacer el cuadre de los gastos generados por el personal.
7. Organizar el cuadre del día anterior.
8. Realizar diariamente el cuadre de caja, registrando y contabilizando los ingresos
producto de las ventas efectuadas.
9. Ingresar, relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes.
10. Diligenciar formato de consignación para depositar dinero en cuenta de la
empresa o para pagar a proveedores.
11. Revisar consignaciones contra recibos de caja.
12. Efectuar el pago a proveedores locales y nacionales.
13. Procesar cheques devueltos.
14. Archivar facturas de ventas de contado.
15. Recibir el dinero producto de las ventas de contado.
16. Administrar caja menor y recibir el reembolso del dinero.
17. Recibir el dinero que ingresa a la empresa.
18. Recibir la correspondencia de la empresa y registrar en cuaderno de correo la
entrega a la persona a quien viene dirigida.
19. Enviar el correo de la empresa a clientes, proveedores o sucursales.
20. Iniciar la anulación de facturas de venta cuando estas presenten errores de
diligenciamiento o por cambios.
21. Archivar documentos en fuelle.
22. Firmar cheques (una de dos firmas).
23. Administrar la caja menor y recibir el reembolso del dinero.
24. Pagar a proveedores locales y nacionales.
25. Establecer y entregar el dinero para la caja de medio día.
521

Cargo: Cajera(o)
Área: Comercial
trabajo
Desarrolla actividades preestablecidas para el cumplimiento de sus funciones.
Conocimientos básicos de contabilidad e informática; manejo computador y sistemas

de información.

Para desempeñar el cargo es Mínimo seis meses

bachiller. cargo.

522

Cargo: Asesor Comercial
Área: Comercial
II. OBJETIVO
Ofertar los productos comercializados por la compañía a todas las personas y

empresas constructoras que se encuentren adelantando proyectos de edificación o
ampliaciones locativas, al igual que cumplir con las metas y proyecciones del
departamento de ventas.

GENERALES.
1. Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en
la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella.
2. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente.
3. Ofrecer servicio de crédito a clientes mayoristas solicitando la información y
documentación requerida para el estudio del mismo.
4. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera vía telefónica o desplazándose
a la oficina del cliente.
5. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignación en caja o en cuenta de la
empresa en los bancos.
6. Efectuar la venta de la mercancía.
7. Realizar pedido.
8. Consultar disponibilidad de la mercancía en el sistema asegurándose de la existencia
física en bodega.
9. Llevar a cabo la facturación de los productos.
10. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al
cliente.
11. Efectuar seguimiento del cliente.
12. Tramitar Devoluciones.
13. Brindar asesoría técnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa.
14. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones
producto de las ventas realizadas.
15. Atender el teléfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada.
16. Atender los clientes de los compañeros.
la compañía.
ESPECÍFICA.
19. Atención de mostrador.
OTRAS.
20. Entregar facturas.

21. Realizar vueltas de oficina.
22. Manejo de facturas no entregadas.
23. Realizar cobro y recaudo de cartera de los clientes de los demás compañeros.
24. Estar pendiente de la mercancía. Participar en la vigilancia de la empresa para evitar
la salida de la mercancía sin cancelar o conocer el ingreso de nuevos productos.
523

Cargo: Asesor Comercial
Área: Comercial
25. Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa.
26. Asistir a capacitaciones, talleres y seminarios que la empresa considere necesarios.
27. Vigilar la competencia.
28. Tramitar solicitud de guardar mercancía al cliente.
trabajo
La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si
mismo, percepción y análisis para la adecuada atención de los visitantes y clientes.
Conocimiento en técnicas de mercadeo y comunicación, atención al cliente, manejo

computador y sistemas de información.

Debe poseer como mínimo título de bachiller. Mínimo seis meses desempeñando
labores afines al cargo.
Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con el cargo.
524

Cargo: Jefe de Bodega
Área: Operativa
Cargo del Jefe Director Comercial
Inmediato:
II. OBJETIVO
Desarrollar las actividades logísticas que garanticen la colocación de los productos en

manos de los clientes, así como mantener control de la mercancía que ingresa y sale de la
bodega con el fin de evitar que se presenten faltantes o sobrantes.
1. Programar la ruta de entrega de la mercancía respecto a la ubicación del cliente para

que se efectúe el mayor número de entregas posibles.
2. Pedir al Asistente coordinar almacenamiento de la mercancía en las bodegas de la
empresa.
3. Recibir las facturas de los proveedores.
4. Verificar con el Auxiliar de Bodega los productos que llegan a la compañía en cuanto a
calidad, peso y cantidad, una vez terminada la recepción.
5. Iniciar al trámite de devolución de la mercancía.
 Mercancía traída por el conductor de la empresa cuando el cliente no la

recibe o devuelve.
 Mercancía traída por el cliente.
 Cuando la mercancía no alcanza a ser despachada.
6. Autorizar el despacho de los productos con el visto bueno de la persona autorizada

por la empresa.
 Venta de contado.
 Venta a crédito.
7. Solicitar a Asistente o Auxiliar de Bodega el despacho de la mercancía.

8. Determinar el peso de la carga del vehículo para evitar el sobrepeso y sus
consecuencias.
9. Programar la recepción o descargue de los camiones de los proveedores.
10. Manejar archivo temporal de documentos para despacho.
11. Realizar seguimiento y control de las entregas a través de la Planilla de Horario.
12. Programar e informar a los colaboradores las actividades fuera del horario laboral.
13. Manejar personal extra de la planta física de la empresa.
14. Conocer las ausencias de los colaboradores por enfermedad, accidente de trabajo o
permiso concedido.
15. Programar y evaluar las actividades desempeñadas por el personal extra.
16. Programar y asignar el personal de los carros de la empresa.
17. Reprogramar las actividades del personal de bodega por ausencias de vacaciones,
incapacidades o para facilitar permisos.
la compañía.
525

Cargo: Jefe de Bodega
Área: Operativa
trabajo
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor y debe tener cuidado

con el adecuado manejo de la información sobre los inventarios y almacenamiento de la
mercancía.
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento

y manejo de productos); manejo de programas informáticos: procesador de palabras
(Word), Hoja electrónica (Excel).

Para desempeñar el cargo es indispensable Mínimo seis meses desempeñando

contar con educación de nivel superior en labores afines al cargo.
Ingeniería o Tecnología Industrial, Logística o
carreras afines.
Requiere mínimo de dos semanas para familiarizarse con el cargo.
526

Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega)
Área: Operativa
Cargo del Jefe Jefe de Bodega
Inmediato:
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboración al Jefe de Bodega en el desarrollo de las actividades

logísticas.
1. Coordinar el despacho de la mercancía a los clientes en los vehículos de la empresa.

2. Asignar a Auxiliar de Bodega la labor de despachar o entregar la mercancía al cliente.
3. Coordinar la recepción de la mercancía que llega proveniente de los proveedores.
4. Apoyar a los Auxiliares en el almacenamiento de los productos, aportando ideas o
encontrando espacios.
5. Participar o solicitar a los compañeros el alistar material.
6. Verificar y contar la mercancía cargada a los vehículos de la empresa y de los clientes
para aprobar su salida.
7. Participar en la recepción de la mercancía enviada por los proveedores verificando
cantidades y especificaciones.
8. Despachar mercancía al cliente.
9. Estar pendiente de todas las bodegas.
10. Recibir solicitud de responsable de bodega de asignación de compañeros para realizar
diferentes actividades.
11. Manejar el botiquín y suministrar elementos a compañeros ante accidente de trabajo
leve o medicamentos por enfermedad.
12. Recibir la consulta o llamado de los compañeros ante inconvenientes presentados en
las entregas o en bodega de la empresa.
13. Informar inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor y consultar
soluciones.
14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo.
15. Solicitar la autorización y programación de vacaciones.
16. Reemplazar a Jefe de Bodega en su ausencia por incapacidad o vacaciones.
la compañía.
527

Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega)
Área: Operativa
trabajo
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución,

almacenamiento y manejo de productos).

Debe poseer como mínimo título de Haber desempeñando labores

bachiller. afines al cargo.
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
528

Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega)
Área: Operativa
Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboración al Jefe de Bodega en la recepción de la mercancía,

almacenamiento, entrega y despacho de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega
de la empresa o en los diferentes establecimientos indicados por los compradores.

1. Despachar la mercancía para los clientes, en los camiones de la empresa.
2. Cargar los productos al vehículo.
3. Solicitar transporte extra cuando el camión ya se encuentra cargado, para que no se
presente sobrepeso.
4. Alistar la mercancía a despachar.
5. Entregar los productos al cliente en la bodega de la empresa.
6. Recibir la mercancía en bodega.
7. Descargar la mercancía enviada por los proveedores.
8. Ingresar y almacenar la mercancía en la bodega.
9. Efectuar verificación de los materiales en cuanto a calidad, cantidad y
especificaciones.
10. Verificar el peso de la mercancía enviada por los proveedores.
11. Contar la mercancía ingresada en la bodega.
12. Organizar la bodega.
13. Devolución de mercancía.
14. Relevar o reemplazar a los compañeros en sus funciones.
15. Ayudar a los compañeros a ubicar la mercancía en la bodega cuando requieran
efectuar despachos.
16. Brindar colaboración en la capacitación del personal extra en la manipulación de los
productos y en las funciones asignadas.
17. Efectuar inventario físico aleatorio del producto o productos indicados.
18. Participar en el inventario físico semestral y/o anual de todos los productos
almacenados en bodega.
19. Reportar y cuadrar los gastos generados en el desarrollo de la labor.
20. Comunicar los inconvenientes presentados en la manipulación de los productos y
aquellos que tengan lugar en el desarrollo de la labor.
21. Informar a cerca de accidentes de trabajo.
22. Comunicar incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo.
23. Solicitar autorización y programación de las vacaciones.
24. Utilizar, solicitar y recibir los implementos de protección personal y dotación.
25. Efectuar inventario físico aleatorio de los productos de bodega.
la compañía.
ESPECÍFICAS.
BODEGA 1.
28. Manejar productos SIKA.
29. Realizar inventario de productos SIKA.
529

Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega)
Área: Operativa
BODEGA 2.
30. Manejar el puente grúa.
BODEGA 3.
31. Operar el montacargas.
32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente
grúa.
trabajo
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución,

almacenamiento y manejo de productos).

Haber desempeñando labores
Debe poseer como mínimo título de afines al cargo.
bachiller.
530

Cargo: Auxiliar de Bodega
Área: Operativa
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboración en las actividades de recepción, almacenamiento de la

mercancía y entrega de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o
en los diferentes establecimientos o lugares indicados.
EN LA BODEGA DE LA EMPRESA.
1. Despachar la mercancía para los clientes en los vehículos de la empresa.

2. Cargar la mercancía almacenada en la bodega a los carros de la empresa.
3. Alistar la mercancía a despachar.
4. Recibir la mercancía que llega a bodega proveniente de los proveedores.
5. Almacenar en bodega la mercancía que llega.
6. Participar en el inventario físico semestral o anual de todos los productos almacenados
en las bodegas de la empresa.
7. Entregar las facturas a los clientes cuando realiza la entrega de los pedidos en las
obras.
8. Revisar e informar sobre las averías y fallas encontradas en la mercancía.
9. Reportar inconvenientes presentados en la entrega de la mercancía.
10. Colaborar en la capacitación del personal nuevo o extra que ingresa a laborar en la
bodega de la empresa, y apoyarlos en las actividades asignadas.
11. Laborar tiempo extra programado por jefe de bodega.
EN LOS CARROS.
12. Descargar la mercancía de los carros en la bodega o en la obra del cliente.

13. Cargar la mercancía al carro cuando se debe recoger en la obra del cliente por
devolución.
OTRAS.
14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo.

15. Solicitar con antelación los permisos requeridos para ausentarse de la empresa en
horario laboral.
16. Solicitar la programación y autorización de vacaciones.
17. Solicitar y/o recibir los elementos de protección personal y dotación.
18. Reportar los accidentes de trabajo.
531

Cargo: Auxiliar de Bodega
Área: Operativa
trabajo
No requiere de conocimientos básicos.

Contar como mínimo con básica primaria. Haber desempeñando labores

afines al cargo.
532

Cargo: Conductor
Área: Operativa
II. OBJETIVO
Movilizar la mercancía desde la empresa a los establecimientos de los clientes,

tratando de conservar la integridad y óptimas condiciones de los estos y realizando las
entregas en el lapso de tiempo convenido.
1. Conducir el vehículo en el que se transporta la mercancía de la empresa.

2. Transportar la mercancía desde la bodega de la compañía hasta las instalaciones
locativas de los clientes.
3. Entregar los materiales a los clientes verificando el buen estado de estos y
cumpliendo oportunamente con la programación de entrega de pedidos.
4. Desarrumar mercancía almacenada en el camión.
5. Diligenciar planilla de horario.
6. Recoger mercancía en obras de los clientes por concepto de devolución de
mercancía.
7. Traer a la bodega de la compañía la mercancía por devolución o no aceptación del
cliente.
8. Arrumar mercancía en el camión cuando se recoge mercancía en la obra del
cliente.
9. Diligenciar los recibos de gastos.
10. Solicitar autorización de los gastos causados por el desempeño de la labor.
11. Cuadrar los gastos con la cajera.
12. Buscar y pagar a los trabajadores extras para que hagan el acompañamiento en
los vehículos.
13. Reportar la mercancía averiada durante el transporte al regresar a la empresa.
14. Reportar los inconvenientes presentados en la entrega de los productos y las
fallas mecánicas del vehículo.
15. Participar en la vigilancia durante el cargue y descargue de la mercancía tanto en
la bodega de la empresa como en la obra del cliente para evitar pérdidas o
inconvenientes.
16. Hacer uso, cuidar y reportar las necesidades de implementos de protección
personal y primeros auxilios.
17. Realizar el inventario al recibir el vehículo de todos los elementos que este posee.
18. Solicitar mantenimiento y realizar revisiones constantes del automotor, para evitar
reparaciones costosas y pérdidas de tiempo.
533

Cargo: Conductor
Área: Operativa
trabajo
Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas.
Poseer conocimientos de mecánica automotriz y normas de tránsito.

Contar como mínimo con básica primaria. Mínimo cuatro meses de haber
conducido vehículos de carga
pesada.
Requiere de una semana para conocer y desempeñar satisfactoriamente las actividades

del cargo.
534

Cargo: Mensajero – Cobrador
Área: Comercial
II. OBJETIVO
Apoyar a la administración en el cobro de cartera y la tramitación de documentos

necesarios para el desarrollo de la actividad productiva de la empresa.
1. Entregar las facturas a los clientes en sus oficinas.

2. Recaudar o recoger el dinero pagado por los clientes.
3. Realizar el cobro de las obligaciones contraídas por los clientes con la compañía.
4. Efectuar pagos y consignaciones en bancos.
5. Solicitar en las diferentes instituciones estatales y entidades privadas la
documentación requerida por la empresa.
6. Entregar documentos y correspondencia en las diferentes áreas de la empresa.
7. Realizar las compras de oficina solicitadas por los empleados de la compañía.
8. Hacer vueltas de oficina y entregar documentos a entidades, clientes y
proveedores.
9. Informar a cerca de los inconvenientes o dificultades que se presenten en el
cumplimiento de sus funciones.
10. Reportar y solicitar autorización de los gastos generados en el desempeño de su
labor.
11. Cuadrar los gastos generados por las compras de oficina y las actividades
propias del cargo.
12. Reportar los requerimientos de la moto y los inconvenientes presentados con la
misma.
13. Solicitar y recibir los elementos de dotación entregados por la empresa.
14. Programar las diferentes actividades (cobro, recaudo, entrega de facturas, etc.).
15. Efectuar diligencias personales del Gerente.
535

Cargo: Mensajero – Cobrador
Área: Comercial
trabajo
Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas y de fácil cumplimiento.
Poseer conocimientos de mecánica automotriz.

Contar como mínimo con básica primaria. Mínimo tres meses de haber
desempeñado labores afines al
cargo.
Requiere de una semana para conocer y desempeñar satisfactoriamente las

actividades del cargo.
536

Cargo: Servicios Generales
Área: Operativa
II. OBJETIVO
Brindar apoyo al funcionamiento de la organización, manteniendo debidamente

aseadas y ordenadas todas las áreas, e igualmente proporcionando el servicio de
cafetería a los empleados y clientes de la empresa.
1. Ofrecer bebidas y brindar atención a visitantes, clientes y proveedores, durante su

permanencia en las instalaciones de la compañía.
2. Garantizar un ambiente aseado, realizando la limpieza diaria de oficinas, baños,
cocina, pisos, ventanas, paredes, etc.
3. Efectuar la compra de los implementos de aseo y de los víveres de la cafetería.
4. Organizar el mercado y controlar el consumo o gasto de los productos.
5. Mantener limpia y ordenada la cocina.
6. Organizar y mantener aseada la nevera.
7. Cuidar las plantas de las oficinas.
8. Solicitar, comprar y usar la dotación de uniforme.
9. Solicitar permiso para ausentarse de la empresa durante la jornada laboral.
10. Tener presentes consideraciones de protección personal en el desempeño de la
labor para evitar la ocurrencia de accidentes.
11. Reportar los inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor.
12. Solicitar autorización y programación de las vacaciones.

trabajo
537

Cargo: Servicios Generales
Área: Operativa
Rutinaria. Las actividades que realiza son de carácter repetitivo y solo sigue
instrucciones.
No requiere de conocimientos básicos.

Contar como mínimo con básica primaria. No requiere experiencia para

realizar esta labor.
Requiere de un día para conocer las actividades y tareas que debe desempeñar.
538

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MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMPRESA HIERROS HB S.A.

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA

TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO

9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71

Figura 1. Proceso Administrativo 19

Figura 2. Fase de Planeación 21

Figura 3. Fase Organización 28

Figura 4. Fase de la Dirección 31

Figura 5. Fase de Control 33

Figura 6. Empleados de la empresa 42

Figura 7. Empleados por género 43

Figura 8. Empleados por sucursal 44

Figura 9. Áreas de la empresa 45

Figura 10- Empledos por áreas 46

Figura 12. Relación entre las áreas de la empresa 47

Figura 13. Distribución general de bodegas y oficina 59

Figura 14. Distribución de oficinas 60

Figura 15. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual) 64

Figura 16. Organigrama por funciones 66

Figura 17. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1) 68

Figura 18. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2) 69

Cuadro 1. Variables de la investigación 50

Cuadro 2. Variables y su estado 51

Cuadro 3. Cambios sugeridos organigrama por funciones 67

Cuadro 4. Mapa de procesos 71

Anexo A. Diagramas de Flujo 115

Anexo B. Manual de Procesos y Procedimientos 249

Anexo C. Manual de Funciones 502

La práctica empresarial nos permite aún como estudiantes el vivenciar

A pesar de las diferentes teorías administrativas y conocimiento del

El problema para un empresario empírico en muchas ocasiones radica

The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way

In spite of the different administrative theories and knowledge of the

The problem for an empirical businessman in many occasions takes root

En los años 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la

Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones

Uno de los principios fundamentales de la estandarización de los

Las economías modernas están cada vez más enfocadas en aumentar la

La primera característica es la diferencia de capacidades: Cada persona

La segunda característica es el aprendizaje por medio de la experiencia:

La tercera característica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador esté

3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1.1. Diagnóstico o situación problema. Actualmente la empresa

La organización carece de planeación estratégica que permita identificar

Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el

La estructuración del Manual de Funciones y Procedimientos permitirá

 ¿La estructuración del organigrama permitirá visionar en mejor medida

 ¿El diseño de la misión, visión y objetivos organizacionales influirá

 ¿La estandarización de los procesos contribuirá al logro de los

 ¿El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que

Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones

El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta técnica y

Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboración se

 Cumplimiento de los preceptos Constitucionales, legales y

 Servir de insumo para la selección de personal en la compañía,

La elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos para la

El estudio se desarrollará en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A,

Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la

 Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las

 Establecer la misión y visión de la empresa como parte fundamental y

 Diseñar el organigrama de la compañía para establecer el orden

 Realizar sensibilización y socialización de los objetivos