MSc. Ing. Ismael H.

Jerez González
Preparación y Evaluación de Proyectos 2

La Administración de las etapas del CGP

Los proyectos nacen de problemas u oportunidades que surgen de
necesidades insatisfechas (cierto nivel de frustración). En el caso de las
oportunidades, estas surgen cuando alguien observa que hay una necesidad
insatisfecha e idea la forma de solucionarla. Para lo cual genera una
“empresa”. En el caso de las necesidades se da cuando un grupo de personas
manifiestan tener alguna necesidad en común y requieren que se solucione el
problema que se deriva de esta (la necesidad).

El proyecto surge cuando se dan tres circunstancias:

- Se toma la decisión de darle solución a un problema.

- Se asignan recursos para poder llevarlo a cabo.
- Se nombra a alguien para llevarlo a cabo (el administrador del proyecto).

Pero, para que Se dé el proyecto debe de cumplir un requisito indispensable:

Debe existir una NECESIDAD INSATISFECHA, que sea REAL y EFECTIVA y
que justifique una DEMANDA

La dinámica del proyecto se puede definir en tres aspectos:

La formulación del Proyecto en sí. Que comprende desde la definición de la

necesidad, la determinación de la propuesta de solución a la cual se le hará el
diseño del proyecto, hasta llegar a la elaboración del documento de factibilidad.

El documento de factibilidad es importante, dado que de él depende la

determinación de los parámetros de factibilidad y sostenibilidad del proyecto, a
través de técnicas específicas y la metodología de proyectos.

La Negociación de los recursos, que es cuando se hace la PRESENTACIÓN

del DOCUMENTO DE FACTIBILIDAD del proyecto (resumen Ejecutivo o
Gerencial) a quien (o quienes) puede (n) dar los recursos que se necesitan
para realizar el proyecto.

En la presentación del Resumen Ejecutivo, se debe de presentar, exponer y

defender toda la información que se considera importante para lograr el
objetivo de conseguir los recursos necesarios para realizar el proyecto. Para
esto se debe de plantear una ESTRATEGIA o hacer un Plan Estratégico, como
resultado de una planificación y una preparación altamente profesional

La exposición del proyecto es importante, dado que del resultado de ella se

realizara la negociación de los recursos que se obtendrán para la realización
del proyecto. Aquí entra en juego la capacidad del proyectista para comunicar
su mensaje, cuya finalidad es lograr el objetivo que es lograr la viabilidad del
proyecto.

El logro de los tres parámetros o criterios superiores de proyectos (factibilidad,

sostenibilidad y viabilidad) permiten materializar el proyecto.
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La Administración del Proyecto, que contempla desde la implementación del

documento de factibilidad hasta la consecución del producto del proyecto, por
medio del bien o el servicio, el cual se medirá en función de si al final el
producto soluciono el problema y por ende elimino la necesidad insatisfecha.

La administración de proyectos es importante dado que a través de ella se

llegara a la consecución del bien o servicio de acuerdo a lo que se formulo
específicamente en el documento de factibilidad.

Para determinar la importancia de esta acción podemos dar los siguientes

ejemplos:

El 75% de los sistemas grandes tienen fallas de operación o no funcionan

como se esperaba o no se usan.
El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en
más de la mitad del tiempo.
Software´s Chronic Crisis; W. Wayt Gibbs; Scientific American, Sept. 94.

Las compañías y las agencias de gobierno de Estados Unidos gastan $81 mil
millones en proyectos de software cancelados.
52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en189%.
31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.
Creating CHAOS; Jim Jonson; American Programmer, July ´95

La administración del Proyecto, se realiza a partir de las etapas del ciclo

genérico de proyectos. (Conceptualización, Pre inversión, Inversión y Post
inversión)

De acuerdo a la jerga de los proyectistas, cada una de las etapas descritas se

puede conocer con otros nombres como por ejemplo:

Las etapas de conceptualización y pre inversión, representan la planificación

del ciclo del proyecto. Estas a su vez se pueden dividir de acuerdo al criterio de
algunos proyectistas de la siguiente manera: La etapa de conceptualización,
por algunos también llamada formulación puede representar, la PREVISION o
PREPARACION del Ciclo Genérico del Proyecto y la etapa de Pre Inversión
por sus características puede ser considerada como la PLANIFICACION del
proyecto. (Es importante recordar que para algunos administradores es
importante separar la fase de previsión y planeación, mientras que para otros la
fase de previsión la incluyen como parte de la fase de planificación).

La etapa de Inversión se conoce como la ejecución / implantación /

IMPLEMENTACION / desarrollo del proyecto. Conforme se avanza en la etapa
de Inversión, el proyecto deja de ser proyecto y pasa a ser una empresa, es
decir, lo que estaba en la dimensión intangible (en papel o la mente del
visionario) pasa a la dimensión tangible (una obra física o real)

La etapa de Post Inversión representa la OPERACION del proyecto. Al llegar a

esta etapa ya no se tiene un proyecto sino se tiene una empresa, por esto se
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dice que la resultante de un proyecto es una unidad económica denominada

empresa.

Si tomamos el CGP como un TODO, o analizamos independientemente cada

una de sus etapas, la administración se realizara por medio de las siguientes
fases:
a. Fase de Definición.
b. Fase de Planificación.
c. Fase de Puesta en Marcha del PLAN.
d. Fase de Terminación.

Estas fases se pueden describir por medio del comportamiento de la campana

de Gauss. (Administracion de Proyectos. Desde la idea hastala implantacion / Marion E. Haynes / Grupo Editorial
Iberoamerica / 1998.)

La fase de DEFINICION, implica el desarrollo de una lluvia de ideas para ver

como se puede resolver el problema o la necesidad existente, es dar la
respuesta a la pregunta ¿Qué hacer?

Lo más importante es:

- Entendimiento del problema (definir la NECESIDAD, interpretar el
PROBLEMA y formular los OBJETIVOS. Esta es la base del Sistema de
Planificación del Proyecto).
- Definir la idea para buscar la solución Optima e Inteligente, a través de
una lluvia de ideas.
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- Diseñar un PERFIL, en la antigua administración se hablaba de una

etapa de PRE VISION (ver anticipadamente que se tienen los recursos
necesarios para el logro de la visión).

(Decido lo que tengo que hacer)

En esta fase trato de buscar respuesta a las interrogantes más comunes como
por ejemplo:
¿Qué? Hacer (Defino que es lo que voy a hacer).
¿Quién? Lo hará. (Integración del equipo: Quien será el Administrador del
proyecto, Estimación del personal que se requiere en cuanto a cantidad y
perfil).
¿Cómo? Lo hará (La forma en que se hará el proyecto, a través de personal
interno, una consultaría, externa, asesoría para capacitar al personal interno),
¿Cuándo? En qué tiempo lo hará (tiempo de inicio y fin)
¿Dónde? Lo hará. (Lugar de reuniones, espacio físico del equipo de
proyectistas).
¿Con que? Estimación de los recursos que se necesitan (equipo / mobiliario /
infraestructura de soporte / apoyo informático /.
¿Para qué? Lo hará.(definición de visión, metas, objetivos, valores: Los
proyectos deben de ser ETICOS).
¿Por qué? Lo hará. (Entender la justificación del porque es necesario el
proyecto, etc.

Además hay que definir los “insumos / parámetros /” que se necesitan,

aspectos como:
- Las instituciones, dependencias, unidades que se requiere participen en
el proyecto.
- El tamaño del proyecto (o la cobertura que tendrá)
- La categoría de los insumos “calidad”
- Aproximación del tiempo que se podría llevar
- La existencia de una partida presupuestaria para hacer el proyecto
- Si el mercado local puede cubrir nuestra demanda de insumos o se
necesitaría de importar alguno.

Los parámetros que deben de definirse en el proyecto son:

- Alcance: Las áreas / instituciones / dependencias / unidades / personas /

involucradas en la ejecución del proyecto.
- Magnitud: El tamaño del proyecto. Es decir, es todo el trabajo que se
tiene que realizar con el fin de que el cliente quede satisfecho o que por
lo menos se cumplan con los requisitos o los criterios de aceptación
acordados al inicio del proyecto.
- Recursos: Humanos / tecnológicos (materiales) / financieros
- Calidad: lo cual se define en función de ESPECIFICACIONES.
- Costo: Lo cual se mide por medio de un PRESUPUESTO.
- Tiempo: Lo cual se mide por medio de un PLAN.

Los parámetros se dan dentro de lo que se conoce como

DIMENSIONAMIENTO del proyecto.
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La fase de PLANIFICACION, implica que una vez definido la mejor idea para
solucionar el problema o la solución determinamos la factibilidad de la misma,
es decir, si es posible hacerla, trata de dar respuesta a la pregunta ¿Cómo
hacer la idea de la mejor manera? Es hacer un PLAN en blanco y negro. Esta
es parte importante del Sistema de Planificación de Proyectos, para lo cual el
proyectista puede apoyarse en herramientas de planificación / programación,
como por ejemplo el MS Project.

Lo más importante es:

- Hacer el plan (que permitirá implementar la idea).
- Determinar la herramientas a utilizar (la metodología y técnicas e
instrumentos para obtener la información necesaria).
- Determinar lo referente a los recursos y su financiamiento.
- Designación del responsable de cada actividad.

(Hoy en día se cuenta con un software, como lo es el MSPROJECT, que

integra toda la información necesaria para hacer un plan).

(Ya que decidí lo que tengo que hacer, entonces defino como lo voy a
hacer, a través de un PLAN).

Después de planear el trabajo hay que trabajar en hacer el plan para lograr el
objetivo del proyecto. Este proceso de planeación puede incluir los siguientes
pasos:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. Esta debe ser aceptada por el
cliente y la persona u organización que realizará el proyecto.
2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes o paquetes
de trabajo o en una estructura de división de trabajo, que es un árbol
jerárquico de elementos o partidas de trabajo, logradas o producidas por el
equipo del proyecto durante el proyecto, que identifica a la organización o a
la persona que tiene la responsabilidad de cada paquete de trabajo.
3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar para cada
paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red.
Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las
actividades para lograr el objetivo del proyecto.
5. Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada
actividad, así como qué tipos de recursos y cuánto de cada uno se necesita
para terminar cada actividad.
6. Hacer un estimado de costos para cada actividad.
7. Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el
mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos
asignados, con las especificaciones definidas y con los recursos
disponibles.

La planeación determina qué se necesita hacer, quién lo hará, cuánto

tiempo se necesitará y cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es un
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plan de línea base. Una vez que se inicia el proyecto es necesario supervisar el
avance, para asegurar que todo vaya de acuerdo al plan.

La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto

tiempo se necesitará y cuánto costará EN FORMA DETALLADA, PRECISA Y
EXACTA. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar
tiempo a desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de
cualquier proyecto. Es importante que las personas que participarán en la
realización del proyecto también colaboren en la planeación del trabajo. La
participación crea compromiso.

La fase de PUESTA EN MARCHA, implica el poner “manos a la obra” el plan

elaborado, es la realización del plan.

Lo más importante es:

- Seguir el curso del plan trazado.
- Mantenerse dentro de los límites del presupuesto.
- Mantenerse en el tiempo planificado.
- Lograr los Parámetros de “calidad”, establecidos en el contrato.
- Tomar las decisiones que permitan obtener la infraestructura que se
requiere para obtener el producto con las mínimas variaciones posibles.
- Hacer un análisis de las diferencias entre lo planificado y lo obtenido.
- Llevar una “bitácora” de el monitoreo del plan.

(Ya que decidí lo que tengo que hacer, y estructuré el PLAN para saber
cómo lo voy a hacer, entonces lo HAGO de acuerdo al PLAN).

Una vez que se ha desarrollado el plan de línea base se puede proceder al

trabajo del proyecto. El equipo, dirigido por el gerente del proyecto, pondrá en
práctica el plan y realizará las actividades o elementos de trabajo de acuerdo
con él. El ritmo de la actividad aumentará según se vayan incluyendo más y
diversos recursos al desarrollo de las tareas del proyecto.

Mientras se está realizando el proyecto, es necesario supervisar el avance para

asegurar que todo vaya de acuerdo al plan. Esto incluye medir el progreso
real y compararlo con el planeado. Para medir el avance real es importante
mantener un seguimiento de cuáles actividades ya se han iniciado y/o
terminado, cuándo lo hicieron y cuánto dinero se ha gastado o comprometido.
Si en cualquier momento del proyecto la comparación del avance real con el
programado muestra que se está retrasado de acuerdo al plan, que está
excediendo al presupuesto, o que no cumple con las especificaciones técnicas,
se tienen que llevar a cabo acciones correctivas para hacer que el proyecto
esté de nuevo de acuerdo a lo planeado. (Control del Proyecto)

La clave para el control del proyecto efectivo es medir el progreso real y

compararlo con el planeado sobre una base periódica y oportuna y llevar a
cabo la acción correctiva de inmediato si es necesaria. El confiar que un
problema desaparecerá sin una intervención correctiva es ingenuo. Mientras
más temprano se identifique y corrija la dificultad es mejor.
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Preparación y Evaluación de Proyectos 2

El proceso de control del proyecto incluye recopilar información periódicamente

sobre el desempeño del proyecto, y comparar el avance real con el planeado
para llevar a cabo acciones correctivas si el desempeño real es inferior al
planeado. Este proceso tiene que ocurrir con periodicidad.

Se debe establecer un período de presentación de informes sistemático, para

comparar el avance real con el planeado. En el lenguaje de los proyectistas se
habla de “ENTREGABLES”.

Durante cada período de presentación de informes es necesario recopilar dos

clases de datos o información:

1. Datos sobre el desempeño real. Esto incluye el tiempo real en que se

iniciaron y/o terminaron las actividades y los costos reales gastados y
comprometidos.
2. Información sobre cualquier cambio en el alcance, el programa y el
presupuesto del proyecto.

Si durante el curso del proyecto se dieran cambios, es responsabilidad del

administrador del proyecto velar porque el cliente interno – externo este de
acuerdo con dichos cambios, para lo cual debe de tener un documento firmado
por el cliente en el cual se autoriza o se aceptan los cambios.

Se debe observar que, una vez que se incluyen los cambios y son aceptados
por el cliente se tiene que elaborar un nuevo plan de línea base, ya que el
alcance, el programa y el presupuesto quizás sean diferentes a los del plan de
línea base original. En general, mientras más corto sea el período de
presentación de informes, son mejores las posibilidades de detectar problemas
por anticipado y llevar a cabo acciones correctivas adecuadas.

La fase de TERMINACION, implica “la liquidación” del proyecto, es la entrega

del producto de este y la verificación del cumplimiento de los términos de
cumplimiento de la relación contractual del proyecto.

La última fase es terminarlo. Se inicia después de que se ha completado el

trabajo del proyecto e incluye varias acciones para cerrar idóneamente el
proyecto.

El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la

experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el
futuro. Por lo tanto, las actividades relacionadas con la terminación del
proyecto se deben identificar e incluir en el plan de línea base.

Una actividad importante durante la fase de terminación es realizar reuniones

de evaluación posteriores a la conclusión del proyecto. Estas reuniones se
deben hacer internamente, dentro de la organización que realizó el proyecto y
con el cliente. El propósito de estas reuniones es evaluar el desempeño del
proyecto, determinar si se lograron en realidad los beneficios previstos e
identificar lo que se puede hacer para mejorar el desempeño en futuros
proyectos.
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Preparación y Evaluación de Proyectos 2

Después de la reunión de evaluación, el gerente del proyecto debe emitir por

escrito un breve informe a la administración con un resumen del desempeño
del proyecto y las recomendaciones.

Lo más importante es:

- Analizar in puts, proceso y out puts. Analizar resultados de proceso y de
proyecto.
- Elaborar informe ejecutivo (Síntesis del proyecto, conclusiones,
hallazgos y recomendaciones).
- Obtener el finiquito del proyecto. Es decir, un documento donde queda
legalizado que se entrego el producto de acuerdo a lo exigido en el
contrato.

(Aquí analizo los resultados de lo que obtuve al hacer lo que decidí hacer
en la forma en que definí hacerlo).
La base de este documento ha sido elaborada tomando como referencia, la siguiente bibliografía:

- Administración Exitosa de Proyectos / Jack Gido, James P. Clements / International Thomson Editores.
- Administración de Proyectos. Desde la idea hasta la implantación / Marion E. Haynes / Grupo Editorial
Iberoamérica / 1998.