Actividad de aprendizaje 18

Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

Introducción
La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia en la
medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a cabo
contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los objetivos de
la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil comprensión para todos
los niveles.
Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación de los
temas aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe ejecutivo de
acuerdo a las indicaciones de presentación de informes y a las normas para la
presentación de trabajos escritos, basándose en la empresa sobre la cual ha venido
desarrollando ésta y las anteriores actividades de aprendizaje.
Para dicho fin realice lo siguiente:

Tabla de contenido
1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los
procesos, incluyendo:
 Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de
devoluciones.
 Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.
 Sistemas de medición de los procesos.
2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:
 Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).
 Breve presentación del producto de la empresa.
 Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los
actores que la conforman.
 Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la
descripción de equipos, materiales y herramientas.
 Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos.
 Sistema de distribución.
 Proyecciones de ventas.
 Plan de compras, producción y ventas.
 Presupuestos.
 Indicadores de gestión o KPI por áreas.
 Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.

Diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los procesos

Coca cola
El diagnóstico en el CEDI principal de coca cola se realizó mediante etapas donde
se tuvo en cuenta cada uno de los procesos logísticos que maneja la empresa, se
recopilaron los datos y se hizo el procesamiento de la información utilizando
métodos cualitativos y cuantitativos, mediante el análisis de los resultados
identifican múltiples problemas que se presentan en cada uno de estos procesos
logísticos.

2.1 DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE

APROVISIONAMIENTO

Coca cola es una empresa dedicada a la comercialización de gaseosas, donde el

proceso de aprovisionamiento es crucial debido a que mediante este se
establecen los precios de compra, descuentos y el margen de utilidad de los
productos.
Descripción de proceso de compras

Proceso de compras más utilizado: Este proceso se realiza para la mercancía nacional que
más tiene porcentaje de ventas y los pedidos son más frecuentes.

Proceso de compras faltantes: Este proceso se realiza para aquella mercancía

que no se encuentra en el almacén en el momento que el cliente la solicita.

Proceso de compras locales a otros almacenes: Este proceso se realiza

diariamente al proveedor, los pedidos son pequeños y la mercancía llega de forma
rápida a la empresa debido a que algunos proveedores a los cuales se les pide
con este método quedan cerca de las instalaciones.

Proceso de compras para los productos importados: Este proceso se parece

al proceso de ventas más utilizado, ya que se calcula la demanda con la suma de
las demandas de los meses anteriores y este valor se multiplica por el valor de
meses para los cuales se va a pedir, puesto que la mercancía se demora en llegar
y el próximo pedido que se realiza también se demora en hacer.

2.2DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE

INVENTARIOS
La empresa maneja una gestión de inventarios basada en la experiencia y sin
estudio soportado por la literatura, donde el costo de mantener inventario no se
conoce con exactitud, esto genera que no se tenga en cuenta en el momento de
realizar una orden de pedido, además esta orden no se calcula con un método que
establezca una cantidad óptima para pedir, como resultado de todo esto se da una
gestión de inventario crítica.

2.2.1 Descripción de la gestión de inventario

En coca cola la gestión de inventarios comienza con el pronóstico de la demanda,

la cual se calcula con el promedio de las ventas de los últimos tres meses, de
acuerdo al criterio y experiencia del auxiliar de bodega encargado de esta línea de
productos quien hace el pedido, en este proceso no se tiene en cuenta los
inventarios de seguridad, además no está soportado por ningún método científico,
generando que este pronóstico no sea acertado.

Asimismo el control de productos agotados en el inventario se hace solamente de

forma manual, donde el auxiliar de bodega revisa en las mañanas qué referencia
tiene menos productos en los estantes y de acuerdo a esta cantidad se decide
empezar con el proceso de compra.

Se observó también que no se tiene establecidos los valores óptimos a almacenar,

ni un espacio definido de manera estricta para cada producto, lo cual lleva a
cometer errores en la preparación de pedidos y a dejar de despachar mercancía
extraviada en el almacén.

Un aspecto positivo de la empresa es que maneja un software contable con el cual

se pueden obtener datos que aporten a la adecuada gestión de inventario, el
problema radica en que no se tiene determinada una persona con conocimientos
sobre el área que pueda procesar esos datos y generar informes que permitan
controlar los procesos.

2.3 DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE

ALMACENAMIENTO

Debido al número de líneas y al gran número de referencias que maneja

SAFRENOS, el proceso de almacenamiento se hace complejo, porque la gestión
del inventario no tiene predeterminado un valor exacto de cuantos productos se
tiene que almacenar de cada referencia generando que cada vez que llegue
mercancía sea de diferente cantidad y se tenga que almacenar donde exista un
campo libre, ocasionando que los productos estén almacenados por todo el
almacén sin ningún control estricto. Este proceso de almacenamiento ocasiona
errores en la preparación de pedidos dándole paso a un servicio al cliente bajo.

2.3.1 Descripción del proceso de almacenamiento.

El proceso de almacenamiento se divide en las actividades de recepción,

descarga y almacenamiento los cuales se describen a continuación:

-Recepción y descarga de mercancía: SAFRENOS en este momento está

construyendo un área determinada para el descargue de mercancía pero no está
en funcionamiento ya que no se ha finalizado la obra. Entonces este proceso se
hace por la entrada principal, los camiones se estacionan en la entrada de la
empresa y el personal que viene en el camión es el que descarga la mercancía y
la traslada hasta el interior de las bodegas, el personal de SAFRENOS revisa que
lo que se entrega corresponda según lo relacionado en la factura. Los
proveedores envían sus productos a cualquier hora del día, ocasionando que las
personas que recibe la mercancía deje de hacer lo que están haciendo para estar
pendientes de la entrega.
Cuando la mercancía es importada la recepción es más complicada debido a que
la cantidad de productos aumenta y la hora de llegada puede ser durante el
trascurso del día, incluso a altas horas de la noche, ocasionando que los
empleados permanezcan en la empresa hasta que el camión o mula descargue
completamente. En el Anexo 23. Cantidad de mercancía que llega de proveedores
nacionales e internacionales en un pedido.

-Almacenamiento de mercancía: En SAFRENOS, a noviembre de 2015,

dispone de un centro de distribución (CEDI) principal que cuenta con 5
bodega, 4 de ellas en el primer piso y 1 bodega en el segundo piso,
además de esto se construyeron dos bodegas junto a este CEDI donde se
pretende trasladar una bodega que se encuentra ubicada a pocos metros
de la empresa. En el Anexo 24. Bodegas de SAFRENOS RANGEL, se
puede apreciar cómo está almacenada la mercancía y las medidas de
estas bodegas.
La mercancía se almacena según el tipo de línea y a la cantidad recibida,
por consiguiente si la línea es representativa y su lugar no es suficiente se
mueve otra mercancía menos importante y se acomoda en ese lugar,
ocasionando que los productos de una sola línea estén acomodados por
todas las bodegas sin ningún control ni una distribución establecida,
 1

“Para poder operar, las empresas deben lidiar con muchas piezas distintas
de información sobre proveedores, clientes, empleados, facturas, pagos, y
desde luego con sus productos y servicios. Deben organizar actividades de
trabajo que utilicen esta información para operar de manera eficiente y
mejorar el desempeño en general de la empresa. Los sistemas de
información hacen posible que las empresas administren toda su
información, tomen mejores decisiones y mejoren la ejecución de sus
procesos de negocios.”35
SAFRENOS RANGEL cuenta con SIIGO (proveedor de TIC) que ofrece
soluciones en contabilidad, facturación y gestión de clientes, es decir, un
sistemas de información que Kenneth Laudon 36 definiría como un SI
gerencial para el soporte de decisiones el cual ayuda a tomar decisiones
utilizando información procesada para resolver problemas apoyando, no
reemplazando las capacidades de decisión del ser humano.
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Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.

Los sistemas de información Oracle Process Manufacturing, DFR, EDI(comercio

electrónico ), ), Walmart, Bimbo_2B estos sistemas son los encargados de
administrar todo el proceso en la cadena de abastecimiento en la empresa
comenzado con las órdenes de compra a proveedores y las ordenes de pedido
desde clientes, hasta llegar a el área logística se encarga de realizar todo el
procedimiento necesario para recibir, almacenar, alistar y despachar los pedidos
en las fechas establecidas.
Sistemas de medición de los procesos.
Los procesos de la cadena de abastecimiento de dislicores son medidos por
informes mensuales de ventas y gastos, indicadores de entregas perfectas,
perdidas, tiempos de entrega y satisfacción del cliente dichos informes los debe
realizar el jefe de cada área y deben ser presentados semanal mente a la junta
directiva.
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INFORME EJECUTIVO
Marco estratégico de la empresa.

Bimbo de Colombia
Grupo Bimbo es una empresa mexicana, líder mundial en la industria de la
panificación con más de 70 años de historia y con presencia en 24 países en
América, Asia, África y Europa. Localmente cuenta con un reconocimiento de
marca del 88% entre los colombianos y tiene tres unidades estratégicas de
negocio: Panificados Familiares, Pan Dulce y Soluciones, que presentaron un
crecimiento de doble dígito en 2016. Este mismo año, un porcentaje importante de
ventas provino de productos de innovación e incursionó en el segmento de pan
congelado con la adquisición de la compañía Panettiere.Jorge Esteban Giraldo,
director para la región centro de Latinoamérica de Bimbo, cuya filial en Colombia
es controlada en un 60 por ciento por la casa matriz en México y en un 40 por
ciento por el colombiano Grupo Nutresa, la facturación de la compañía viene
creciendo a dos dígitos, por lo que este año las ventas estarán cercanas a
455.000 millones de pesos, es decir, crecerán un 15 por ciento respecto al 2013.

Misión.
Alimentos deliciosos y nutritivos en las manos de todos.
Visión.
En 2020 transformamos la industria de la panificación y expandimos nuestro
liderazgo global para servir mejor a más consumidores.
“Somos una empresa sustentable, altamente productiva y plenamente humana”
Valores.
Valoramos a la persona
La seguridad de nuestros colaboradores va por delante.Seguimos nuestra regla de
oro tratándonos con respeto, justicia, confianza y afecto. Todos tenemos potencial:
fomentamos el desarrollo integral de nuestros colaboradores. La diversidad nos
enriquece, la inclusión nos fortalece.
Somos una comunidad
Somos una misma empresa global en cualquier lugar.Nos apasiona lo que
hacemos, y se nota. Colaboramos para romper silos. Hacemos el trabajo divertido
y celebramos nuestros logros.
 4

Conseguimos resultados Pensamos como dueños, cuidando el hoy y el mañana.

Empoderamos, pedimos y rendimos cuentas. Somos ágiles descubriendo y
capturando oportunidades.
Competimos y ganamos Somos un equipo con hambre y garra, nunca satisfecho y
con sentido de urgencia.
El consumidor es nuestro jefe, el cliente es nuestro socio. Construimos y
cultivamos marcas que conectan con los consumidores.
Somos operadores eficaces Dominan nuestro oficio, ejecutando con precisión y
excelencia. No aceptamos el desperdicio ni el gasto innecesario. Mejoramos y
aprendemos todos los días. Valoramos la simplicidad y adoptamos nuevas
tecnologías.
Actuamos con integridad Pensamos, decidimos y hacemos lo correcto. Actuamos
siempre cuidando el interés del Grupo Bimbo. Valoramos la buena voluntad del
otro.
Transcendemos y permanecemos en el tiempo La rentabilidad es el oxígeno de la
empresa. Lideramos el mercado, anticipando y adaptándonos al cambio. Somos
una fuerza de bien en la vida de nuestros colaboradores, nuestra sociedad y
nuestro planeta.

Políticas.

 Buscamos el desarrollo integral de las personas.

 Nos comunicamos positivamente con nuestra Gente, con nuestros Clientes,
Proveedores y los miembros de la compañía en general.
 Enfatizamos en las políticas y procedimientos.
 Establecemos objetivos desafiantes.
 Establecemos objetivos Promovemos el aporte de ideas.
 Alabamos en público y corregimos en privado.
 Trabajamos en equipo.
 Promovemos el compromiso con el trabajo y con la compañía.
 Utilizamos y motivamos el uso de la tecnología.
 Delegamos y hacemos seguimiento porque confiamos en nuestros
colaboradores.
 Valoramos la conciencia en gastos, costos y rentabilidad.
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Breve presentación del producto de la empresa.

Bimbo de Colombia es una empresa de fabricación y comercialización de
productos alimenticios cuenta con 5 plantas de fabricación en las principales
ciudades del país y con centros de distribución en todos los departamentos.
Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, y los actores
que la conforman.
Los actores de la cadena de abastecimiento son con:
Proveedores: Tiene el 85 % de los proveedores en Colombia y maneja un 15% de
importaciones
Transporte internacional: Bimbo de Colombia desplaza producto terminado a
Venezuela y estados Unidos esto lo realiza mediante empresas tercerizadas que
tienen un gran conocimiento en la exportación.
Centros de distribución: Están ubicados en cada departamento del país.
Transporte nacional: El movimiento de mercancía la realizan con flota propia y
esta se desplaza a lo largo del país
Transporte departamental: : El movimiento de mercancía la realizan con flota
propia y esta se desplaza a lo largo del país
Detallista: tiendas, supermercados, restaurantes, almacenes de cadena.
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Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la

descripción de equipos, materiales y herramientas.

Compras: el área de compras analiza los de que se tenga en las bodegas de

materias primas, realiza pedidos y negociaciones a proveedores para abastecer
cada una de sus plantas, estos datos lo sacan de los sistemas de información
existentes.
Almacenamiento: en los centros de distribución se recibe, revisa e ingresa la
mercancía para realizar el picking de la mercancía por punto de venta para realizar
la entrega a los transportadores
Transporte: se realiza la revisión de cada tique y revisión contra factura del
producto terminado, como el transporte es propio se realiza la entrega según
rutero y negociación de citas de entrega.
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Ventas: el área de ventas se encarga es las encargada de visitar a los clientes y

enviar la información desde su sistema para realizar las ordenes de producción.
Técnicas de almacenamiento.
El almacenamiento en el centro de distribución en Bimbo de Colombia se realiza
en canastillas este se montan en unos carritos llamados Dolly donde se realiza el
desplazamiento estos se puede arrumar máximo en canastillas grandes altura de
15 canastillas y pequeña en altura de 27 canastilla.
Técnicas de preparación de pedidos.

El alistamiento de pedidos en la empresa empieza se realiza con el sistema DFR

el líder de turno realiza el ingreso de la mercancía de la planta y el sistema de
acuerdo a lo ingresado realiza la distribución por ruta y de este salen unos tiques
para realizar picking el auxiliar de facturación realizar las facturas, Después de que
el picking está listo se procede a certificar y realizar una auditoría de las
mercancías y las cantidades de las mismas.
Técnicas de despachos.
El conductor con el auxiliar de ruta realiza la revisión contra las facturas de cada
punto de venta y tiques que salen desde el sistema , si hay novedades son
reportadas al líder de turno los vehículos deben salir a reparto antes de la 6:00am

Sistema de distribución.
El sistema de distribución se encuentra seccionado por localidades, las cuales se
visitan dependiendo de la cantidad de clientes y de mercancía que sale facturada
cada vehículo debe llevar mínimo 10 puntos
Proyecciones de ventas.
Esta empresa ya que es una empresa dedicada a la fabricación y
comercialización de productos su pronóstico de ingresos por ventas que tendrá la
compañía Bimbo en el año 2018 US$ 13.149 millones de
Bimbo trabaja continuamente para garantizar la inocuidad y consistencia de sus
productos, siguiendo sus dos pilares de la calidad: la frescura de sus productos y
la calidad del servicio Plan de compras, producción y ventas.
La empresa realiza un pronostico de ventas en el cual incluye historiales de los
años anteriores, se gestiona el stock, realiza un estudio de la demanda y como se
viene comportando el mercado para de esta manera realizar un plan de compras
con al menos 4 meses de anticipación de cada abastecimiento que es realizado
mensualmente en cada una de las regionales.
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Presupuestos.
El presupuesto de la compañía se basa en un modelo en el cual las ganancias que
recibe la compañía durante el transcurso del año son el sustento de la misma y
sus accionistas.
Indicadores de gestión o KPI por áreas.
Indicadores del área de logística:
1. Cantidad de Entregas perfectas.
2. Cantidad en devoluciones
3. Gestión de stock.
Indicadores del área ventas:
1. Ventas mensuales.
2. Ventas semanales.
3. Campañas de publicidad al mes.
4. Asistencia a eventos.