INSTITUCION UNIVERTSIATRIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

MODULO: COMPRAS Y APROVISONAMIENTO

PROYECTO GRUPAL: LA ENCUADERNADORA
ENTREGA 3

INTEGRANTES DEL GRUPO:

YEISSON ORREGO LOPEZ
ALEXANDER FERNANDEZ
ALBA CIELO PILLIMUE

TUTORA:
LINA MARCELA MONTOYA HENAO

Santiago de Cali, 23 de septiembre de 2018

 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION……………………………………………………………………………………………………………………. 1

OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………………………………………………………… 2

JUSTIFICACION……………………………………………………………………………………………………………………… 3

METODOLOGIA……………………………………………………………………………………………………………………. 4

DIAGNOSTICO DE LA PROBLRMATICA…………………………………………………………………………………. 5

CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCION…………………………………………………………….6,7,8 Y 9

SELECCIÓN DE LA MEJOR ALTERNATIVA…………………………………………………………………….. 10

CONCLUSIONES…………………………………………………………………………………………………………… 11
 INTRODUCCION
La presente investigación pretende demostrar la problemática planteada en el caso de la encuadernadora
que se presenta al tener un único proveedor de la materia prima PAPELITOS SA Los empresarios cañeros,
representados en Asocaña y las autoridades obligaron a declarar el paro por la negativa de solucionar el
pliego de peticiones por Sinaltrainal, Sinalcorteros que exigían la contratación directa de los trabajadores o
corteros de caña. Analizaremos y estudiaremos la problemática de la encuadernadora, para presentar
diferentes solucionar al problema de desabastecimiento de materia prima que tiene uno de sus proveedores
el cual afecta a nuestra compañía (asumiremos el problema como nuestro ya que seremos asesores de esta
firma) al plantear varias soluciones a esta problemática llegaremos a un consenso para tomar la mejor
solución posible y así aplicarla a la compañía.

1
 OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un plan de acción que nos permita Identificar y plantear una solución exitosa a la
problemática aplicando la metodología o conceptos adecuados para la solución del caso de la compañía
“Encuadernadora S.A”, de esta manera hallaremos el mejor camino y decisión para obtener un acierto
por consenso general.

 Determinar la necesidad de los corteros de caña (derecho al trabajo, salud, educación y vivienda
 Desarrollar un plan de contingencia para el paro
 Hacer acuerdos con los clientes
 según creamos aplicando los conocimientos adquiridos.
 Tomar la mejor decisión para solucionar el problema de la encuadernadora.
 Mejorar la atención para más de 300 trabajadores discapacitados

2
 JUSTIFICACION
Empresarios cañeros, representados en Asocaña, y las autoridades gubernamentales obligaron a declarar el
paro, debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones presentado el 14 de Julio de 2008. Lo
anterior afectó claramente a la empresa PAPELITOS S.A., que está catalogada como el principal fabricante de
papel en el país, ya que ellos manipulan como materia prima, el bagazo de caña, que es un subproducto de
la industria azucarera, disminuyendo su producción y llevándola a incumplir por fuerza mayor a muchos de
sus usuarios que dependen en gran medida de esta significativa materia prima para la fabricación de otros
productos. PAPELITOS S.A., es el primer y único proveedor de la materia prima (el papel), de la empresa
ENCUADERNADORA S.A., especializada en el diseño y distribución de productos de papelería escolar, por
ende, este paro genera grandes inconvenientes para poder atender la mayor demanda nacional e
internacional países como: Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá y que está comprendida entre los
meses de agosto a enero de cada año. La misión es brindar apoyo en la búsqueda de las posibles soluciones
a este problema que enfrentan los directivos de la ENCUADERNADORA S.A.

3
 METODOLOGIA

En esta investigación se utilizó un enfoque de análisis y búsqueda de posibles

soluciones.

 revisar con detalle la capacidad, calidad de materia prima y cumplimiento de las alternativas que se
tienen en la mira para sustituir o reemplazar temporal o definitivamente a los proveedores del valle
del cauca.
 En la realización de esta investigación se estudiarán las diferentes actividades del principal actor en
este caso ENCUADERNADORA S.A
 Se revisarán los inconvenientes o dificultades de la empresa para poder Cumplir con los
requerimientos de los clientes.
 Se plantean posibles alternativas teniendo en cuenta que se tienen plantas de producción de
materias primas en otros países y analizar qué tan conveniente resulta sin afectar costos y
producción.
 Se revisarán los respectivos costos que puede generar el suplir la necesidad actual de la empresa.
 Posteriormente se identificará las causas que están generando este problema, para poder generar
alternativas de solución a cada una de ellas y las respectivas recomendaciones.

BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA ENCUADERNADORA S.A

La encuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseño, producción y distribución de productos

de papelería escolar. Ofrece a estudiantes de preescolar, primaria, bachillerato, universitarios, profesionales
y consumidores de distintas edades una gama completa de productos, que ayudan a hacer más fácil y
productiva la labor de registro, archivo, escritura, manejo de información y comunicación.

Tienen presencia directa en 12 países: México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Colombia, Panamá,
Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico y República Dominicana.

Cuenta con 3 plantas de producción en Colombia, México y Brasil, su principal materia primas es el
Papel, que representan el 80% sobre el costo final de sus productos.

Los competidores en la actualidad provienen de la China. Este país tiene la industria de papel de mayor
crecimiento en el mundo y es el segundo productor de papel. Cuenta con maquinaria moderna, de gran
velocidad y eficiencia.

4
En América Latina La Encuadernadora S.A es líder en facturación en todas las categorías donde compite. Los
competidores de la región son: Anota, Fabio-Castillo, etc.

La Encuadernadora S.A. atiende la demanda nacional e internacional de países como:

Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá principalmente en el periodo comprendido entre agosto y
enero.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMÁTICA

A raíz de la noticia del inicio del paro nacional de corteros de caña representados por Aso caña, en los
departamentos del Cauca, Risaralda y Valle del Cauca, se consultó a un ejecutivo de cuenta de papelitos s.a.,
quien comentó:

Papelitos aún no ha parado la planta, pues tienen bagazo de caña para 15 días, además considera que ese
paro no durará más de una semana, y las cosas Continuarán como si nada.

Entiende que estén realmente preocupados, y que la empresa aún le ha comunicado nada formal al
respecto, pero de lo que, si tiene conocimiento, es que el segundo molino de Papelitos S.A. no se verá
afectado por el paro, porque el ingenio que lo abastece de bagazo de caña no participo de él, pero que ese
solo molino no puede cubrir toda la Demanda de la encuadernadora.

Debido a que esta reunión no les dio ninguna alternativa de solución y en la planta los Comentarios y el
nerviosismo de los empleados empeoraba, citaron a una reunión con la alta gerencia de la empresa, cuál era
el estado de inventario para revisar las acciones preventivas para no afectar la temporada principal de la
empresa, teniendo en Cuenta que lo siguiente:

 Papelitos s.a., su único proveedor en su primer molino tiene provisión bagazo para abastecer sus
máquinas por quince días a partir de la fecha, el Molino dos no va a parar su producción porque no
entró en paro, pero ese molino solo no puede cubrir Toda la demanda necesitada por la empresa.
 Los niveles de inventario de papel de la encuadernadora que ascienden a dos mil Toneladas que,
sumado las correspondientes entregas de papelitos, existe un faltante de 6.840 toneladas, lo que
indica que no se cumplirán con lo planeado para atender la Temporada alta.

5
 CONJUNTO DE ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

Primera Alternativa: Producción De Los Productos En Un País Diferente

Teniendo en cuenta la afectación actual y la falta de manufactura dentro de nuestro país. Se

expone la posibilidad de entablar contactos con otras fábricas ubicadas en otros países, donde se
consigan precios favorables. Lo anterior con el ánimo de garantizar que se tenga suficiente stock
del producto para la temporada alta, manteniendo al máximo los costos previstos, así como el
margen de utilidad; y cumplir con la entrega de todos los pedidos realizados. Esto también podría
llegar a fortalecer la marca de la empresa a nivel nacional y mejoraría su visibilidad en el ámbito
internacional.

Criterio de Evaluación de la primera alternativa:

De acuerdo a la alternativa de producción en otros países en fábricas externas para garantizar el stock
necesario para cubrir la demanda de productos de la Encuadernadora y el análisis al ejecutar dicha
alternativa, debemos tener en cuenta los siguientes criterios de evaluación:

 Calidad de los productos elaborados por las fábricas consideradas, teniendo en cuenta que si se
facilitan las especificaciones de los productos propios podría resultar favorable para ellas,
aumentando su demanda y disminuyendo la nuestra al manejar los mismos estándares de calidad
 Relación costo-beneficio de la compra de los productos a las compañías consideradas
 Rapidez y accesibilidad a la mercancía para cubrir la demanda en la temporada alta
 Garantía y confiabilidad en el proceso de compra de productos a estas compañías.

Segunda Alternativa: Importar materia prima para no afectar la producción interna

Ya que la raíz de los problemas de abastecimiento es el paro de Corteros de caña en Colombia, una de las
mejores alternativas es validar importar un lote de materia prima (quizás un porcentaje del 10% del total
solicitado en temporada alta) esta cantidad es debido a que los rumores indican que el paro no superara 1
semana. Para esto es importante que la empresa encargada de esta primera parte de la cadena “PAPELITOS
S.A” valide la mejor alternativa/país al cual va a solicitar el material tomando como aspectos claves (países
productores, fletes de importación, impuestos, aranceles, etc.) A mi parecer el mejor país para poder hacer
este movimiento sería México debido a su frecuencia de embarques, tiempos de liberación de la carga, flete
y arancel son mucho mejores que la opción de Brasil.

6
PAISES PRODUCTORES CAÑA DE AZUCAR/BAGAZO

Información recuperada de: http://www.sugarcanecrops.com/s/introduction/

7
TARIFAS ARANCELARIAS DE EXPORTACIÓN (PAÍS DE ORIGEN DEL MATERIAL PARA IMPORTAR A
COLOMBIA)

Información recuperada de:

http://www.siicex-
caaarem.org.mx/bases/tigie2007.nsf/d58945443a3d19d886256bab00510b2e/adecab83638370dc
862573020072b4bb?OpenDocument

COSTO DE EXPORTACIONES (US$ POR CONTENEDOR)

El costo calcula las tarifas aplicadas a un contenedor de 20 pies en dólares estadounidenses. Todos los
cargos vinculados con la realización de los procedimientos para exportar o importar los productos están
incluidos. Estos incluyen costos de documentación, tarifas administrativas para despacho de aduana y
control técnico, honorarios del despachante, gastos de manipulación en la terminal y transporte terrestre. El
cálculo del costo no incluye tarifas o impuestos comerciales. Solo se registran los costos oficiales

Información recuperada de:

http://datos.bancomundial.org/indicador/IC.EXP.COST.CD

8
Criterios De Evaluación Segunda Alternativa:

 Calidad Del Producto: Se realiza una evaluación de la calidad del producto a importar bajo los
estándares ya establecidos por la compañía ya que las diferencias relevantes del mismo podrían
afectar la calidad del producto final, además la devolución o cambio de estos lotes nuevos de
material tomarían mayor tiempo debido a la distancia a la que se encuentra el proveedor,
generando así mayores costos.
 Costos Totales De Inversión: Analizar el total de la inversión ejecutando esta alternativa ya que
podría presentar sobrecostos frente a la adquisición normal del producto y así reducir el margen
de ganancia en el producto final, lo cual podría afectar a la compañía o a los clientes dado a las
alzas en el precio.
 Tiempos Y Proceso Logístico: Se debe evaluar el tiempo en los nuevos procesos de adquisición del
material como el despacho por parte del proveedor, transporte del producto y logística de
importación con el fin de asegurar y mantener los tiempos de producción de manera que no se vea
afectado el proceso de abastecimiento ni el nivel de servicio con los clientes.
 Confianza Y Conocimiento Del Nuevo Proveedor: Buscar referencias del proveedor con el que se va
a negociar con el fin de establecer su confiabilidad, calidad en sus procesos y en su servicio ya que
se pueden generar nuevas alianzas estratégicas en un futuro.

Tercera Alternativa: Abastecer con la materia prima que proporciona Papelitos SA a través del
molino que no se ve afectado por el Paro de Corteros

Teniendo en cuenta que la alternativa de NO FACTURAR que propone el gerente de Mercadeo dentro del
caso expuesto, vemos la posible solución a través de la siguiente metodología.

Abastecer La Encuadernadora con la materia prima que nos proporciona Papelitos SA a través del molino
que no se ve afectado por el Paro de Corteros y la cantidad de cuadernos que faltaría por producir (Déficit)
se compraría al exterior (Perú) teniendo en cuenta que este último solamente tendría un porcentaje de
participación del total de las ventas generadas por la Encuadernadora. Se debe buscar que el molino que no
se afectó por el paro incremente sus volúmenes de producción para que las cantidades de producto
terminado que se compren al exterior sean menores y de esta manera se afecte lo menos posible la compra
de materia prima para La Encuadernadora

La mejor alternativa se tiene que enfocar a mantener o mejorar los volúmenes de producción y ventas de la
Encuadernadora, sin incrementar los gastos y costos generados por los proveedores .

Criterios De Evaluación De Esta Tercera Alternativa:

 Se debe en claro un tema a nivel de presupuesto el cual tendría que determinar un equilibrio entre
la producción interna y la compra de los faltantes, esto haría que no se procese toda la materia
prima en el tiempo estimado y se extienda el tiempo en el que podemos quedar sin producto.
 Identificar que producto tenemos el mejor margen de ganancia para así determinar que producto
vamos a comprar terminado a otro proveedor (competidor).
 Los tiempos de entrega son esenciales y deben ser acordes a nuestros compromisos de entrega
para poder cumplir con las órdenes de pedido
 SELECCIÓN DE LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCION

Después de haber analizado profundamente las tres alternativas de solución teniendo presente los
beneficios como los aspectos negativos para poder solventar la situación crítica que está
atravesando la empresa se ha optado por la PRODUCCION DE PRODUCTOS EN UN PAIS
DIFERENTE, ya que es la que menos riesgo conlleva.

Comprar materias primas en otros países, para asegurar el cumplimiento con el mercado
internacional por parte de la encuadernadora. Combinada con el plan de acción de la tercera
solución, ya que mientras se realiza la negociación, importación de la materia prima, se puede
aprovechar el tiempo con las alternativas planteadas.

Esta decisión está basada en costo-beneficio teniendo presente la falencia que origina contar con
un solo proveedor de papel, el cual es el más grande del papel en el país y que los demás no
pueden satisfacer la demanda, para poder cumplir con la totalidad de las solicitudes de los clientes.

Esta decisión, aunque sacrificara en este periodo las utilidades de la operación, debido al
incremento significativo de los costos, fortalecerá de una manera positiva la posición de la marca y
la empresa nivel nacional e internacional al poder cumplir con los compromisos ya adquiridos con
los clientes.

Otro aspecto positivo es que no tendrá que entregar y compartir información confidencial de la
empresa sobre las especificaciones de sus productos los cuales podrían ser fácilmente utilizados
por la competencia fortaleciéndolos y ganando espacio en el mercado que en la actualidad es de
LA ENCUADERNADORA S.A.

RECOMENDACIONES FRENTE A ESTA CRISIS

No cabe duda que el actual problema por el cual está atravesando la empresa LA
ENCUADERNADORA S.A. se debe erradicar a futuro, por lo cual se recomienda a la empresa
implementar una alternativa de solución de TENER MAS DE UN PROVEEDOR con el cual se
garantizará que se contará con la existencia necesaria de la materia prima para las diferentes
temporadas manteniendo el cumplimiento de sus acuerdos con los clientes.

Se debe buscar no solamente proveedores nacionales, sino que se debe contar con proveedores
internacionales con quienes las negociaciones deberán realizarse con tiempo con el beneficio de
los descuentos. De igual manera es indispensable tener proveedores que fabriquen el papel no
basados en el bagazo de caña sino de otros materiales de igual calidad y costo.

TENER MAS DE UN PROVEEDOR

Analizando el objetivo de la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. que siempre necesita tener su
materia prima principal como lo es el papel para la elaboración de sus productos se deberá tener
más de un proveedor para asegurar el inventario necesario para atender las diferentes temporadas
altas en caso de un paro de los ingenios.
 Al tener varios proveedores se garantizará que le proveerán del porcentaje faltante para cumplir
con la demanda de los clientes. No necesariamente estos proveedores deberán producir la materia
prima generada del bagazo de caña.
Con lo anterior garantizan en caso de un agotamiento del bagazo de caña no se entrará en
pérdidas en la producción y se logrará atender la demanda nacional e internacional. Mantener los
estándares de calidad y fortalecimiento de la marca:
 Hacer las compras necesarias para asegurar el cumplimiento con la demanda del mercado
 Asegurarse que la planta tenga materia prima para trabajar
 Buscar cumplimiento de la planta de producción y la comercialización del producto en el mercado
internacional.
 Buscar en los mercados internacionales
 Hacer alianzas estratégicas con países que tengan mayor índice de producción de papel más alto
que el nacional
 Hacer integración vertical con otras empresas
 Buscar papel hecho de otros insumos
 asegurar el abastecimiento de materias primas
 Buscar calidad a menor precio
 Fomentar la independencia de un monopolio productor (Papelitos SA)

CONCLUSIONES

Este trabajo es de gran importancia por lo que permite con su desarrollo poder ver y
compartir diferentes puntos de vista, que son retroalimentados en las opiniones desiguales,
aplicadas al momento de realizar la gestión de compras y abastecimiento de algún producto o
servicio en general.

El aprendizaje que deja la problemática de la función de compras y abastecimiento en el caso de

estudio particular de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”, ayuda a evaluar adecuadamente
los factores internos y externos, que afectan o impactan de una u otra manera, en la venta o uso
de un producto o servicio.

Se identificó la manera clara los compromisos con el cliente y así analizar los medios adecuados
que se deben tener para poder cumplir con lo pactado.

En la actualidad las organizaciones son sostenibles no sólo al realizar un buen trabajo de ventas y
alcanzando un excelente producto; para ello se es necesario aplicar e innovar en conceptos de
gestión logística a todas las actividades que desarrolla, logrando el apoyo de las diversas áreas de
la organización en la solución de problemas que se lleguen a presentar.

Es muy claro que la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. nunca realizo estudios que
pudieran determinar cuándo su único proveedor como lo es PAPELITOS SA no le pudiera cumplir
con la materia prima para dar continuidad en su proceso de producción. Lo anterior originó que se
debieran tomar alternativas urgentes e inmediatas frente a este problema sacrificando las
utilidades del periodo más importante como lo es la temporada alta