Aprendiz : CARLOS ENRIQUE ACUÑA

Celular : 321-7919309
Email : Hastafin1975@hotmail.com
Instructora : BELLANID RIVERA CHARRY
Curso : Legislación Documental en el Entorno Laboral
Teléfono : 2709600
Email : briverach@misena.edu.co

FORO TEMÁTICO 2

En este espacio puede encontrar el foro temático sobre: introducción a la Ley

General de Archivos. El foro temático se realiza con el propósito de aproximar una
introducción a la Ley General de Archivos en Colombia, para lo cual se plantean
los siguientes interrogantes:

a. ¿Cuál es la diferencia entre archivo público y archivo privado?

b. ¿Cuál es la importancia del Sistema Nacional de Archivos para las empresas
privadas?

Desarrollo

1. ¿Cuál es la diferencia entre archivo público y privado?

Respuesta: Se entiende como ARCHIVO todo Conjunto de documentos, sea cual

fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura, los Archivo
Públicos son documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas y
el Archivo Privado es aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

2. ¿Cuál es la importancia del sistema nacional de archivos para las

empresas privadas?

Respuesta: Este sistema le permite a las empresas privadas de tener un apoyo

para guardar todos aquellos documentos importantes y le permite mantener
vigente la memoria de todos aquellos documentos que son tan indispensables
para no olvidar nuestra historia ya que el que no conoce su pasado está

“La unión, hace la fuerza para mejorar nuestra calidad de vida”

condenado a repetirlo; El Sistema Nacional de Archivos se define como el
conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y
aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas
del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades
indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y
normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos
centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de
los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

3. Comparta su opinión teniendo en cuenta su experiencia laboral.

Respuesta: Trabaje en una institución pública, y todos manejamos conciencia de

lo importante que es el patrimonio documental de la institución, realizamos
procesos de acuerdo a la normatividad archivística que tenemos en nuestro país,
la educación es una laboral muy importante y hay que cultivarla con los mejores
valores, sentido de pertenencia y ganas de hacerlo mejor cada día para que un
mañana podamos recoger lo que se sembramos

¿Cuál es la diferencia entre archivo público y privado?

Respuesta: Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen

referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba
Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier
persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal
son reservados.

En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar

disponible al público, sino en los casos en que una autoridad así lo decida.

¿Pero qué es un documento público?

El código de procedimiento civil, en su artículo 251 define el documento público de
la siguiente forma:
Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo
o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el
respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario
o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se
denomina escritura pública.

Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario
público, o que en su elaboración haya intervenido un funcionario público, se
considera como un documento público.
¿Qué es un documento privado?

“La unión, hace la fuerza para mejorar nuestra calidad de vida”

El documento privado, como lo define el mismo artículo 251 del código civil, es
aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es
un documento que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni ha habido
intervención de éste para su elaboración.

Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio
de sus actividades; No obstante, un documento privado puede adquirir la
connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante
notario público.

¿Cuál es la importancia del sistema nacional de archivos para las empresas

privadas?

Respuesta: Proponer y ejecutar la política de conservación, restauración, registro,

difusión y servicio del Patrimonio Documental de la Nación. Emitir normas sobre la
producción, racionalización y administración de documentos de los archivos
públicos y privados a nivel nacional para facilitar la toma de decisiones en la
función gubernamental. Proponer y apoyar la formación profesional y la
capacitación especializada en archivística.

En el 2019 haber logrado articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y

acceso a todos los archivos públicos y patrimoniales del país, fortaleciendo la
participación ciudadana y el control social.

Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se

le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de
Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación,
salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la
comunidad. Los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos están
obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política
dictados por el órgano rector del Sistema.

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones

archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que
manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por
ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los
procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

“La unión, hace la fuerza para mejorar nuestra calidad de vida”