Informe Inventario Documental

INTRODUCCIÓN

Este informe describe el proceso de gestión documental el cual fue establecido, con el fin de conocer el
manejo de Archivos, Correspondencias y Documentos tales como: producción, distribución, recepción,
trámite, consulta, organización, conservación y disposición final de los documentos de archivo
rescatando la importancia de los objetivos y la importancia de la gestión documental aplicado a la
empresa para conocer el manejo de los documentos y correspondencias, unificando dichos criterios,
definiendo las pautas para la elaboración, presentación y manejo de la documentación convirtiéndose
en una herramienta que le permita continuar el proceso de normalización documental del SIGED. Para
la utilización en cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares se preparan con base a las
normas técnicas del ICONTEC ajustándose a los requerimientos de la empresa, con el propósito de
contribuir al mejoramiento de su gestión y respondiendo a sus necesidades y objetivos actuales; a parte
de contribuir en la proyección de una imagen unificada que le permite la consolidación y el
posicionamiento de la empresa. Ya con los conceptos bien estructurados y fundamentados se podría
afirmar que alcanzaremos un nivel avanzado con el cual nos desempeñaremos con satisfacción en las
Unidades de Información y los archivos.

OBJETIVO

Este informe de Gestión tiene como propósito informar sobre las actividades realizadas en la
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN mostrar los resultados obtenidos y las debilidades
encontradas.

OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Destacar la importancia que tiene todos los documentos de
archivos dentro de cualquier entidad pública o privada. Estandarizar la utilización de materiales
ecológicos y equipos viables de alta tecnología. Simplificar la recuperación de la información en forma
rápida y oportuna. Vigilar el uso y circulación de los documentos. Prevenir la creación de documentos
innecesarios y/o la duplicidad en presencia de versiones caducadas. Abreviar los procedimientos.
Estructurar, separar, describir y ordenar los documentos para una adecuada explotación al servicio de la
gestión en la toma de decisiones. Afirmar la disponibilidad en los documentos esenciales en situaciones
de crisis o emergencia. Acceder fácilmente a la recuperación de información de una forma mucho más
rápida, efectiva y confiable. Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de una organización como
verdaderas unidades de información viable y útil no solo para utilizarlas en la administración sino
también para la cultura.

FORTALEZAS

Se realizan actividades sobre la documentación que reposa en los Archivos de Gestión de cada una de
las Áreas y demás información contenida en los Fondos Documentales Acumulados del Archivo está
organizada por: Clasificación Documental: Identificación de Unidades administrativas y funcionales.
Aplicación de tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries
documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o Valoración y de los
documentos de apoyo. Esta organizada por Ordenación Documental: Relaciones entre unidades
documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes.
Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación.
Está organizada por Descripción Documental: Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño
de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización
permanente de instrumentos. Etapas o fases del ciclo vital de los documentos: Selección de los
documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o
Tablas de Valoración Documental. Conservación Total. Eliminación. Selección.

Microfilmación o Digitalización. GESTIÓN DOCUMENTAL La Gestión documental se podría definir como

el conjunto de actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la
documentación recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final facilitándonos su
utilización y su conservación. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Nos permite de una forma
detalla las operaciones al interior de una entidad o institución, tales como producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
Programa de gestión documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en
que consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta,
Conservación y Disposición final de documentos).

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
CONSULTA DOCUMENTAL Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido.

DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. TRÁMITE DOCUMENTAL Curso del
documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.

RECEPCIÓN Y DESPACHO PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las instituciones

en cumplimiento de sus funciones. Los procesos del programa de Gestión Documental que se desarrollan
en la entidad visitada en el Archivo Central son: (Organización, Consulta, Conservación y disposición final
de los documentos).

ORGANIZACIÓN En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de
la entidad cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas”. Ley 594 de 2000.

DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con miras
a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

CONSERVACIÓN En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Diagnóstico Integral. Sensibilización y
toma de conciencia. Prevención y atención de desastre. Inspección y mantenimiento de instalaciones.
CUALIDADES Y PARTICULARIDADES TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL USO DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

RESULTADO FINAL Normalización de los procesos de documentos archivo. Generación de documentos

de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Una verdadera maduración y aplicación de las
tablas de retención y valoración documental se han aplicado de manera efectiva en la implementación.
En esta unidad documental se demuestra que hay criterios archivísticos y es así como se da un mejor
cumplimiento a las normas. El archivo de Gestión de la Empresa (SIGED) demuestra un avance
significativo en el manejo de herramientas jurídicas y tecnológicas.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Como se describió ya anteriormente en la investigación, se detectó que

aún no se aplica adecuadamente el procedimiento de operación y verificación, teniendo en cuenta los
controles que tiene la institución para efectuar una recepción eficaz, lo anterior se detalla: 1. No se
realiza la debida verificación en la recepción de documentos y no se verifican que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró
con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso tampoco se realizan las
siguientes actividades: Identificación de medios de recepción. Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (legalidad).

Radicación de documentos no se encontró la asignación de un número consecutivo en los documentos

establecidos, dejando constancia de la hora y fecha de envío o recibo. No se evidencio el rotulo impresión
de la radicación. No todos los registros impresos de planillas de radicación y control se hallaron
radicados. Distribución de documentos En esta actividad se debe garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario. Se detectó que la distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y
al exterior de la entidad visitada, sin interesar el medio de distribución de los documentos, pero el
mecanismo de control y verificación de recepción y envío de los mismos no cumplen con este proceso.
Distribución de documentos externos Al realizar la identificación en las respectivas dependencias
destinatarias de acuerdo a la competencia, al revisar la clasificación de las comunicaciones, la
organización de documentos en buzones o casilleros, el en ruta miento de documentos a dependencia
competente, la reasignación de documentos están mal direccionados y el registro de control de entrega
de documentos recibidos.

Correspondencia Interna: Se elaboran las cartas, circular y memorandos de acuerdo a lo establecido en

este procedimiento y no se radican y se envía por mensajería interna y muchas veces no se sabe quien
recibió o envió dicha correspondencia; las cartas internas que se radican son aquellas que ameriten
quedar guardadas en la hoja de vida de los empleados de la empresa y las que no quedan sin archivar y
sin radicar quedando mucha documentación a la deriva. Consecutivo de correspondencia: Se detectó
que no está organizada por orden numérico para facilitar su consulta esta organiza con una copia de la
correspondencia despachada.

PROPUESTA DE SOLUCION

Recepción de los documentos Se debe contar con un personal que esté dispuesto a seguir la
normatividad al pie de la letra ya que el procedimiento existe pero la persona encargada no lo cumple a
dicha cabalidad que dando los documentos sin previa revisión y anotación dicha documentación. Las
actividades aquí descriptas como por ejemplo: Identificación de medios de recepción, Recibo de
documentos oficiales, Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas y Constancia de
recibo (legalidad). No están siendo constantemente revisadas, organizadas y actualizadas por ende se
necesita una persona experta en el campo de Ciencias de la Información y la Documentación
Bibliotecología y Archivística que realice dichas funciones en el archivo SIGED.

El procedimiento físico como el rotulo impreso de la radicación y el registro impreso de las planillas debe
ser de carácter obligatorio de la persona encargada ya que esto es reglamentado por la ley debe
cumplirse a cabalidad. Se evidencio mucho represamiento de documentos en dicha área inclusive de días
y no se garantiza a las dependencias que los documentos lleguen a su destinatario el mismo día por tal
motivo se deben distribuir las cargas

Laborales y apoyarse en un practicante (monitor) el cual colabore en determinadas horas y así la persona
encargada de la distribución de la documentación no tenga mucha carga laboral. La reasignación de
documentos debe hacerse de una forma clara y oportuna cada vez que alguna dependencia envié o
reciba correspondencia deben ser muy claro a la hora de mandar la información, revisando la
clasificación, apoyados de la secretaria de cada dependencia ella debe ser la persona que revise los
documentos y firmando en control de reparto de la correspondencia. Toda correspondencia Interna
debe ser archivada por rango de años así no se entorpece la labor del SIGED a la hora de la depuración
del Archivo y que no sea tarea solo de la recepcionista si no que cada secretaria de su respectiva
dependencia archive la correspondencia por orden cronológico. La correspondencia debería ir por orden
consecutivo así se sabe a qué rango consecutivo, fecha y hora llegaron dichos documentos.

CONCLUSIONES

El desafío de la gestión documental es buscar soluciones muy adecuadas que funcionen y nuevas
tecnologías para con ello garantizar su originalidad e integridad. También debe tener en cuenta que un
buen sistema de administración de documentos permite almacenar y recuperar información, esto es
vital para la permanencia de cualquier organización sin importar su tamaño. La gestión documental nos
aporta grandes ventajas como: ahorro de tiempo, recepción y organización debidamente de los
documentos ya que es una tarea clave que nos permite ahorrar mucho tiempo y dinero al buscar un
documento o información, también nos permite conservar los documentos teniendo como base la
normatividad de la ley General de Archivos. Como medio la gestión documental nos provee información
y como activo proveen mucha documentación. Si se llegan a utilizar sistemas automatizados para
archivar la información, éstos nos ayudan a la localización del documento de una forma más rápida desde
cualquier lugar ya sea en la organización o fuera de ella.