Elaboración de Documentos Con MS-Word Ed.5 PDF

Una guía sencilla, con las principales herramientas de
Microsoft Word para el manejo profesional de documentos.
Quinta Edición
Ph.D. Rony Mauricio Rodríguez Barquero

Profesor Administración de Empresas
Tecnológico de Costa Rica
Sede Regional San Carlos
Febrero, 2018
Autor:
Ph.D. Rony Mauricio Rodríguez Barquero
Profesor Tecnológico de Costa Rica
Sede Regional San Carlos
Correo: RRodriguezB@itcr.ac.cr
El autor si bien no es formado en el área de la

computación si no en la Administración de Empresas, ha
desarrollado una serie de habilidades y destrezas en el
manejo de paquetes de cómputo, principalmente en
hojas de cálculo, procesadores de texto y presentadores
visuales. Ha elaborado el presente manual como parte
de sus funciones de extensión del conocimiento dentro
de sus labores académicas en el Tecnológico de Costa
Rica. Esta es la quinta edición mejorada y ampliada.
Contenido
PRESENTACIÓN.................................................................................................. 1
1. USO DE SECCIONES ...................................................................................... 3

1.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?................................................................................................................. 3
1.2. FORMA DE EMPLEO................................................................................................................. 3
1.3. PRÁCTICA USO DE SECCIONES ................................................................................................ 5
2. INSERCIÓN DE NÚMEROS DE PÁGINA ......................................................... 6

2.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?................................................................................................................. 6
2.2. FORMA DE EMPLEO................................................................................................................. 6
2.3. PRÁCTICA INSERCIÓN DE NÚMEROS DE PÁGINA ......................................................................... 7
3. ESTILOS ........................................................................................................... 8
3.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?................................................................................................................. 8
3.2. FORMA DE EMPLEO................................................................................................................. 8
3.2.1. Crear y eliminar estilos ........................................................................................................................8
3.2.2. Modificar estilo .....................................................................................................................................9
3.2.3. Formato: Numeración .......................................................................................................................23
3.3. ADMNISTRAR ESTILOS ............................................................................................................ 25

3.3.1. Forma de empleo..............................................................................................................................25
3.3.2. Práctica Organizador de estilos ......................................................................................................26
4. TÍTULOS DE ELEMENTOS ............................................................................... 27

4.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?............................................................................................................... 27
4.2. FORMA DE EMPLEO............................................................................................................... 27
4.3. PRÁCTICA TÍTULOS DE ELEMENTOS .......................................................................................... 27
5. TABLAS DE CONTENIDO .............................................................................. 28

5.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?............................................................................................................... 28
5.2. FORMA DE EMPLEO............................................................................................................... 28
5.2.1. Tabla de contenido ..........................................................................................................................28
5.2.2. Tabla de ilustraciones .......................................................................................................................33
6. AUTOFORMATO DE TABLAS ........................................................................ 35

6.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?............................................................................................................... 35
6.2. FORMA DE EMPLEO............................................................................................................... 35
6.3. PRÁCTICA DE TABLAS ............................................................................................................ 36
7. REFERENCIA CRUZADA ............................................................................... 37

7.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?............................................................................................................... 37
7.2. FORMA DE EMPLEO............................................................................................................... 37
7.3. PRÁCTICA REFERENCIA CRUZADA .......................................................................................... 37
8. PEGADO ESPECIAL ...................................................................................... 38

8.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?............................................................................................................... 38
8.2. FORMA DE EMPLEO............................................................................................................... 38
8.2.1. Pegado especial simple ...................................................................................................................38
8.2.2. Pegado especial con vínculo ..........................................................................................................38
8.2.3. Práctica Pegado especial ...............................................................................................................39
9. USO DE VENTANAS ...................................................................................... 40

9.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?............................................................................................................... 40
9.2. FORMA DE EMPLEO............................................................................................................... 40
9.2.1. Práctica Ventanas ............................................................................................................................40
10. REVISAR ..................................................................................................... 41

10.1. ¿PARA QUÉ SIRVE? ............................................................................................................ 41
10.2. FORMA DE EMPLEO............................................................................................................. 41
10.2.1. Práctica Revisión .............................................................................................................................42
11. CITAS Y BIBLIOGRAFÍA .............................................................................. 43

11.1. ¿PARA QUÉ SIRVE? ............................................................................................................ 43
11.2. FORMA DE EMPLEO............................................................................................................. 43
11.2.1. Práctica Citas y Bibliografía ...........................................................................................................44
Presentación
Microsoft Word dispone de una serie de herramientas para una serie de elementos que
contienen los documentos, o bien, para facilitar acciones comunes que se desarrollan en la
elaboración o revisión de los documentos, de cualquier naturaleza que estos sean. Las más
comunes se citan a continuación:
Tabla 1. Organización del presente manual, según secciones usuales de los documentos,
elementos y acciones comunes y herramientas de Word asociadas.
Sección del Elementos y acciones

Herramientas de Word
documento comunes
Insertar: Salto de sección y Salto de página
Apartados y secciones
(página 3)
Títulos y textos Formato: Estilos y formato (página 8)
Numeración de páginas Insertar: Números de página (página 6)
Encabezado y pie de
Formato: Estilos y formato (página 8)
página
Todo el documento Observaciones de un
Barras de herramientas: Revisión (página 41)
revisor
Traer elementos de otros
programas (Excel, Power Edición: Pegado especial (página 38)
Point, etc.)
Revisión simultánea de Ventana: Dividir (página 40)
varias partes del
documento Ventana: Nueva ventana
Índices general, de tablas y Insertar: Referencia: Índice y tablas (Tabla de

Portada e Índices
gráficos contenido y Tabla de ilustraciones, página 28)
Insertar: Referencia: Título (página 27)
Tablas y gráficos
Tabla: Autoformato de tablas (página 35)
Citar fuentes en tablas y
Formato: Estilos y formato (página 8)
Desarrollo o cuerpo gráficos
del documento Referencia a tablas,
Insertar: Referencia: Referencia cruzada (página
gráficos u otras secciones
37)
del documento
Citas y bibliografía Citas y bibliografía (página 43)
Títulos de apéndices y
Insertar: Referencia: Título (página 27)
Apéndices y anexos anexos
Tablas y gráficos Tabla: Autoformato de tablas (página 35)
1
En la columna correspondiente a Herramientas de Word, se puede apreciar el elemento del
menú principal de Word al cual pertenece (precedido por dos puntos), el nombre de la
herramienta, y la ubicación de la misma en el presente manual, mediante una referencia
cruzada al número de página en que se ubica.
Como se aprecia, los números de página de la ubicación de las herramientas aquí estudiadas
no está en un orden lógico, y esto se debe a que más bien obedecen a la secuencia lógica
de componentes de un documento convencional (como lo puede ser un informe, tesis, etc.).
Por el contrario, en el Contenido general de este manual, y en el desarrollo del mismo, el lector
si podrá observar las herramientas ordenadas con base en criterios del autor, bajo los cuales
es más sencillo el estudio inicial y dominio de estas importantes ayudas que ofrece Microsoft
Word.
Algo importante es que si bien el presente manual ha sido diseñado en forma genérica, todas
las herramientas aquí descritas estaban disponibles en muchas de las versiones precedentes
de Word y por supuesto todas son utilizables en las versiones posteriores de Word, como por
ejemplo Word 2010 y Word 2007.
Las prácticas que se ofrecen parten del supuesto de que el estudiante ha desarrollado los
contenidos previos, de modo que es necesario resolver las prácticas una por una para lograr
un efectivo aprovechamiento de este manual.
2
1. Uso de Secciones
PORTADA
PORTADA
1.1. ¿PARA QUÉ SIRVE?
Las secciones son útiles para dividir un documento en varias partes. Entre
una sección y otra se pueden cambiar características del documento,
como el tipo, secuencia y lugar de ubicación de los números de página,
ÍNDICES
los encabezados y pie de página, el tamaño de la página (carta, A4, etc.) ÍNDICES
o la posición de esta (horizontal o vertical).

I
1.2. FORMA DE EMPLEO

1. Donde se desee insertar una nueva sección en Word, se selecciona DESARROLLO
DESARROLLO
Diseño de página y luego
Saltos, en donde se 1
selecciona Saltos de sección:

Página siguiente.
2. Aparece el siguiente cuadro: 230
a. Los Saltos de página son para insertar

saltos dentro del documento, sin
insertar secciones nuevas. Los saltos
de página son útiles para lograr que al insertar un salto, el texto de la página
anterior no se traslade a la página anterior. Es una forma de asegurarse que el
texto se quedará en la página deseada.
b. Los Saltos de sección en cambio insertar secciones nuevas, y en la barra de

estado Word indica en cuál sección del documento se encuentra posicionado
el cursor.
3
3. Cuando se inserta una nueva sección, el encabezado y el pie de página de esta son
idénticos a los de la sección a partir de la cual se crearon. Si se desea modificarlos, se
debe ir al menú Insertar y se selecciona Encabezado, y luego Editar encabezado. Debe
deshabilitarse la opción Vincular al anterior.
Con esto se ha roto el vínculo entre los encabezados de página de las secciones.
4. Luego, debe irse al pie de página y repetir la operación (Insertar, Pie de página, Editar
pie de página). Debe repetirse este procedimiento cada vez que se inserta una
sección, salvo que desee que la nueva sección conserve el formato de la anterior.
5. Una vez roto el vínculo entre las secciones, se puede incluir o modificar el texto que
tienen el encabezado o bien el pie de página de la sección. Es importante que no
modifique el formato del texto (tamaño, tipo o color de letra, por ejemplo), porque
para esto existe la herramienta Estilos y formato, que se estudia a partir de la página 8
de este manual.
6. Si en una sección se desea que el tamaño de página o bien la posición de esta (vertical
u horizontal) se varíen, se puede escoger Diseño de página y luego Orientación, o bien
Tamaño, según se requiera. Los cambios serán aplicados por Word para la sección en
que se encuentre el cursor.
7. Para aplicar los cambios a todo el documento

debe abrirse el cuadro de diálogo Configurar
página, que se identifica en ese menú, en la
esquina inferior derecha.
4
1.3. PRÁCTICA USO DE SECCIONES
1. Cree un nuevo documento y guárdelo con el nombre “Práctica.doc”.
2. Inserte un salto de sección, de modo que la segunda página del documento sea la
sección 2. Rompa el vínculo con la sección anterior (encabezado y pie de página).
3. Inserte una tercera sección con tres páginas. Entre una página y otra de la misma
sección puede insertar saltos de página, en lugar de saltos de sección. Rompa el
vínculo con la sección anterior (encabezado y pie de página).
4. Inserte una cuarta sección, de una página, rompa el vínculo con la sección anterior
(encabezado y pie de página) y configure la página con orientación horizontal.
5. Coloque en la primera sección, en el encabezado, el texto “Primera sección”, en la

segunda con el encabezado “Índices”, en la tercera con el encabezado “Desarrollo”
y en la cuarta el encabezado “Flujograma”.
5
2. Inserción de números de
página
Los número de página son muy útiles para que en el documento que se elabora el lector
tenga en todo momento noción de cuál página está revisando. Además, los números de
página en Word se pueden insertar con diferentes formatos (romano, arábigo, etc.), en
diferentes partes de la página, y también pueden ser consecutivos o no. Sin embargo, para
poder explotar el gran potencial de la inserción de números de página, es necesario que el
documento contenga secciones (ver Uso de Secciones, en la página 3).

1. Una vez creada una nueva sección, y estando ubicado el cursor en esta sección, se
puede ir a Insertar y luego Número de página, en el apartado Encabezado y pie de
página. Aquí se puede elegir el lugar de la página en que se desea insertar el número.
2. Una vez elegido el lugar de la página en que se desea insertar el número (arriba, abajo,
márgenes), los números aparecerán en la página, y luego es necesario seleccionar el
formato deseado.
3. En el mismo menú se elige la opción Formato del número de página… Aquí se puede
elegir el tipo de numeración (Formato de número), así
como si se desea iniciar la numeración en 1 u otro
número que se desee, o si se arrastra la numeración
que tenga la sección precedente.
6
4. Es usual que Word no respete los comandos de insertar número de página, por lo que
no se preocupe si debe repetir el procedimiento dos, tres y hasta cuatro veces para
obtener el resultado deseado. También es posible que Word numere la sección anterior
o posterior sin que el usuario lo desee. Si eso ocurre, nada más diríjase a la sección en
cuestión y elimine la numeración no deseada, marcando con el cursor el cuadro
alrededor del número, y luego presionando la tecla Delete.
2.3. PRÁCTICA INSERCIÓN DE NÚMEROS DE PÁGINA

1. Deje la primera página del documento de práctica sin numeración de página (para
utilizarla como portada del documento).
2. En la segunda sección, numere con números romanos, con número en la primera

página, en minúscula, iniciar en i, centrados en la parte inferior de la página.
3. En la tercera sección, numere con arábigos, sin número en la primera página, en el

margen inferior derecho, iniciando desde 1. Si la sección anterior cambia el formato de
numeración, debe ir a ella y repetir el procedimiento de inserción de números de
página.
4. En la cuarta sección numere desde la primera página, abajo, a la derecha, pero

continuo con la sección anterior.
7
3. Estilos
Los estilos son útiles para controlar rápidamente el formato del texto en todo el documento.
De esta manera, si se desea cambiar un tipo de letra, tamaño, color, numeración o cualquier
otra característica de un texto en todo el documento, con los estilos se puede hacer de
manera inmediata y con un mínimo esfuerzo por parte del usuario. Además, pueden ser
utilizados también como base para la elaboración de las tablas de contenido del documento
(índice general, índice de gráficos, índice de tablas, etc.).

3.2.1. Crear y eliminar estilos
1. En el menú Inicio se puede apreciar el apartado Estilos. La mejor opción es desplegar
la barra de herramientas Estilos, lo cual se logra dando clic con el ratón sobre la flecha
que se encuentra en la esquina inferior izquierda.
2. Al hacerlo se despliega la barra de herramientas Estilos, en la que

aparecen los estilos de texto disponibles en el documento, y desde la
cual se pueden crear, modificar o eliminar estilos, así como importar
estilos existentes en otros documentos.
8
IDEA: A veces se requiere usar estilos de texto y modificarles algo de su formato, sin alterar el
estilo en cuestión en el resto del documento. Si este es el caso, cuando se coloca texto
dentro de un cuadro de texto (como este), se pueden hacer modificaciones al texto
contenido en él, sin afectar el formato del estilo de texto del documento en general.
3.
Es importante mencionar que cuando el usuario escoge un texto del documento y le
aplica algún cambio de formato (como negrita, o tamaño de letra, por ejemplo), Word
automáticamente crea un estilo con el nombre del estilo original, pero le agrega al
nombre del nuevo estilo los cambios que se le practicaron. Por ejemplo, si el estilo
utilizado es Normal, y tiene la fuente Times New Roman, con tamaño de 10 puntos, y se
cambia una palabra o un párrafo a la fuente Arial, con tamaño de 12 puntos, Word
creará un estilo que se llamará Normal + Arial, 12 pts. Por esto, conviene minimizar los
cambios que se aplican directamente al texto. Si se necesita un nuevo estilo, es mejor
crearlo, y editarlo según los requerimientos del documento.
4. Al posicionar el ratón sobre el nombre de algún estilo aparecerá una flecha a la

derecha del nombre del estilo. Si la flecha se presiona con el ratón, aparecerán algunas
opciones, entre ellas la de Eliminar. Basta con seleccionar esta opción y el estilo en
cuestión será eliminado.
3.2.2. Modificar estilo

1. Para modificar estilos es necesario tener desplegada la barra de herramientas Estilos y
formato, que se acaba de mencionar.
2. Posicionando el ratón sobre el estilo que se desea modificar, se da clic sobre la flecha
que aparece a la derecha del nombre del estilo, y se elige la opción Modificar.
3. Aparece un cuadro de diálogo explicando las características del formato con el que
cuenta el estilo (tipo de fuente, idioma, alineación, etc.).
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4. Aquí pueden modificarse todos los elementos del formato del estilo deseado, tales
como el Nombre, Tipo de estilo, Estilo basado en y otras similares. Las propiedades más
relevantes son:
a. Tipo de estilo: Los estilos pueden aplicarse a párrafos o a caracteres. Si se desea

aplicar un estilo a un párrafo, basta con que el cursor esté posicionado en
alguna parte del párrafo, y seleccionar el estilo. En cambio, si se desea aplicar
un estilo a caracteres, con el cursor se seleccionan los caracteres que se desea,
y luego se selecciona el estilo deseado (por ejemplo, véanse las palabras en
negrita en este documento, que corresponden a un estilo del tipo carácter,
mientras que los párrafos tienen el tipo de estilo párrafo). De esta forma, si el
usuario desea resaltar palabras particulares y no todo un párrafo, debe
seleccionar la palabra y asignar el estilo deseado.
b. Estilo del párrafo siguiente: Cuando un párrafo tiene un estilo determinado, si al

final del mismo el usuario da un Enter para introducir otro párrafo, el estilo del
nuevo párrafo dependerá de esta característica. Por lo general, se recomienda
crear un estilo llamado Texto, que será la base del texto del documento, y que
el estilo del párrado siguiente de este estilo sea también Texto. También se
recomienda que para los títulos de los apartados del documento se utilicen los
estilos Título 1, Título 2, Título 3 y así sucesivamente, porque son predeterminados
de Word y facilitan el trabajo con el documento.
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c. Formato: Fuente: Contiene las características convencionales como fuente
(Times New Roman, Arial, etc.), tamaño de fuente (10, 11 12 pts, etc.), etc.
d. Formato: Párrafo: El párrafo en los estilos de texto tiene propiedades que pueden
ayudar mucho a facilitar el trabajo con el documento, por ejemplo:
i. Sangría y espacio: General: Alineación: Posición del párrafo (izquierda,

derecha, centrado, justificado).
ii. Sangría y espacio: Espaciado: El espaciado es la distancia que existe

entre párrafos, y se puede configurar la distancia Anterior y la Posterior.
Algunos usuarios acostumbran dejar un Enter entre párrafos, pero esto no
es lo más indicado.
iii. Sangría y espacio: Interlineado: El interlineado es el espacio entre las

líneas de un párrafo, no entre los párrafos.
11
iv. Líneas y saltos de página: Control
de líneas viudas y huérfanas: Esta
es una característica que, si está
seleccionada, impide que un
párrafo quede dividido entre dos
páginas, con una línea en una
página (línea viuda) y el resto en
la siguiente, o por el contrario,
que quede casi todo el párrafo
en una página y solo una línea
en la siguiente (línea huérfana).
v. Líneas y saltos de página:

Conservar líneas juntas: Si esta opción se marca se impide que un párrafo
se divida entre dos páginas, de modo que Word elije si lo deja en la
página anterior, o si no cabe, lo pasa a la siguiente.
vi. Líneas y saltos de página: Conservar con el siguiente: Con esta opción,
un párrafo y el siguiente se mantendrán juntos. Es una opción muy útil para
los títulos, porque el usuario se garantiza que nunca un título le quedará
al final de la página, y el texto descriptivo en la siguiente.
vii. Líneas y saltos de página: Salto de página anterior: Si se desea que el

párrafo inicie en una página nueva.
En general, con base en la experiencia del autor, se recomienda que un documento tenga
los siguientes estilos de texto, con sus respectivas propiedades de párrafo. Primero se muestran
estilos que es necesario crear, porque por lo general no existen en Word, y luego se presentan
estilos que si existen, pero que se pueden modificar.
12
Tabla 2. Estilos no existentes en Word que se recomienda crear y sus respectivos formatos
recomendados
Estilo Utilidad Formato recomendado
Propiedades: Estilo del párrafo siguiente: Texto.
Formato: Fuente: Según el gusto del usuario, o los

requerimientos del documento, pero se recomienda
Calibri, tamaño 12 puntos, color negro.
Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Alineación:

Justificada.
Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Espaciado:

Anterior y posterior en 12 puntos cada uno.
Texto genérico utilizado a Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Interlineado: 1,5

Texto
lo largo del documento. líneas.
Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Control

de líneas viudas y huérfanas: Seleccionarlo.
Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página:

Conservar líneas juntas: Seleccionarlo.

Conservar con el siguiente: No seleccionarlo.
Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Salto de

página anterior: No seleccionarlo.
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Calibri, tamaño 9 puntos, color negro, sin negrita.

Centrada.

Utilizado para mencionar
al pie de gráficos y tablas, Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Interlineado: 1,5
Fuente
la fuente de la que se líneas.
tomó la información.



14

Calibri, tamaño 12 puntos, color negro.

Justificada.

Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Interlineado: 1,5

Texto utilizado cuando se
líneas.
Texto requiere citar una lista de
con elementos, cada uno de Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Control
viñetas los cuales debe llevar una de líneas viudas y huérfanas: Seleccionarlo.
viñeta.
Conservar líneas juntas: No seleccionarlo.


Formato: Numeración: Viñetas: El estilo que más

convenga (se recomiendan viñetas simples,
preferiblemente cuadradas o redondas).
15
Tabla 3. Estilos existentes en Word y sus respectivos formatos recomendados

Calibri, tamaño 18 puntos, color azul marino, con
negrita, mayúsculas.

Anterior en 12 puntos y posterior en 18 puntos.
Utilizado para titular
las secciones del
líneas.
Título 1 documento
(Introducción, Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Control
Desarrollo, etc.). de líneas viudas y huérfanas: Seleccionarlo.


Conservar con el siguiente: Seleccionarlo.

página anterior: Seleccionarlo.
16

Calibri, tamaño 16 puntos, color negro, con negrita,
mayúsculas.
Utilizado para titular Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Espaciado:

los apartados de las Anterior en 12 puntos y posterior en 12 puntos.
secciones del
documento (por
líneas.
Título 2 ejemplo, dentro de
la introducción, la Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Control
Descripción del de líneas viudas y huérfanas: Seleccionarlo.
problema o los
Objetivos).


17

sin mayúsculas.
Utilizado para titular
elementos dentro de Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Espaciado:
los apartados de las Anterior en 12 puntos y posterior en 12 puntos.
secciones del
documento (por
líneas.
Título 3 ejemplo, dentro de
la introducción, y los Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Control
Objetivos, para de líneas viudas y huérfanas: Seleccionarlo.
mencionar Objetivo
General y Objetivos
Específicos).


18

Para mencionar
elementos puntuales
dentro de apartado
sin mayúsculas.
de una sección del
documento. Por Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Espaciado:
ejemplo, en un Anterior en 12 puntos y posterior en 12 puntos.
Marco teórico (Título
1), se habla de los
líneas.
Título 4 Manuales (Título 2), y
aquí se habla de los Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Control
Tipos de manuales de líneas viudas y huérfanas: Seleccionarlo.
(Título 3), y aquí se
mencionan los tipos
de existentes
(Organización, Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página:
Procedimientos, Conservar con el siguiente: Seleccionarlo.
etc.).
19

sin mayúsculas.

Centrada.
El epígrafe lo utiliza
Word como estilo por
defecto para dar
Epígrafe o
formato a los títulos Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Interlineado: 1,5
Descripción
de elementos, tales líneas.
como tablas y
gráficos.



Es el formato que Formato: Fuente: Según el gusto del usuario, o los

Número de
utilizan los números requerimientos del documento, pero se recomienda
página
de página. Arial, tamaño 10 puntos, color negro, sin negrita.
20
Propiedades: Estilo del párrafo siguiente:

Encabezado.

Es el formato de los Calibri, tamaño 11 puntos, color azul marino, sin
textos que se negrita, sin mayúsculas.
Encabezado colocan en los

encabezados de las
Izquierda.
secciones.

líneas.
Propiedades: Estilo del párrafo siguiente: Pie de

página.

Es el formato de los Calibri, tamaño 11 puntos, color azul marino, sin
textos que se negrita, sin mayúsculas.
Pie de
colocan en los
página Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Alineación:
encabezados de las
Derecha.
secciones.

líneas.
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A. Práctica Estilos
1. En el documento de la práctica modifique los estilos existentes, según las

recomendaciones facilitadas para tal fin, contenidas en la Tabla 3.
2. Cree los estilos con el nombre y formato sugerido en la Tabla 2.
3. En la primera página de la tercera sección digite el siguiente esquema:
Alajuela (P)
San Carlos (C)
Quesada (D)
San Roque (B)
San Antonio (B)
Fortuna (D)
Monterrey (D)
Florencia (D)
Grecia (C)
Guatuso (C)
Upala (C)
Heredia (P)
4. Brinde el formato “Título 1” a las provincias (P), “Título 2” a los cantones (C), “Título 3” a
los distritos (D) y “Título 4” a los barrios (B).
5. Escriba el siguiente texto, debajo de la palabra “San Carlos”, con el estilo “Texto”:
Es el cantón número 10 de la provincia de Alajuela, con una extensión superior a los 3,0000
km cuadrados. Está compuesto por 13 distritos y tiene una población de
aproximadamente 120,000 habitantes.
22
3.2.3. Formato: Numeración
La numeración es una utilidad de los estilos de texto, por medio de la cual la máquina puede
llevar la numeración en forma consecutiva y automática. Se recomienda utilizar en medida
de lo posible los estilos Título 1, Título 2, Título 3 y Título 4 (y así sucesivamente) para numerar,
porque estos son los estilos que automáticamente utiliza Word, y si se crean estilos propios para
títulos del documento luego se puede dificultar la manipulación de la autonumeración.
A. Forma de empleo
Para utilizar la numeración el procedimiento es:
1. En la barra Inicio, en el apartado de Párrafo, se elige la opción Lista multinivel.
2. Se selecciona algún estilo en la biblioteca de listas, o lo más probable, se elige la opción

Definir nueva lista multinivel…, para desarrollar
un estilo de lista multinivel personalizada.
3. Aparece el cuadro de diálogo Definir nueva lista

con varios niveles, en donde es necesario
seleccionar la opción Más, con el fin de que se
despliegue el resto de los menús.
23
4. A la izquierda se visualizan los
niveles de numeración que se
desea modificar. Se
recomienda asignar el nivel 1
al estilo Título 1, y así
sucesivamente. Para vincular
un nivel a un estilo se
posiciona el cursor en el nivel
deseado a la izquierda (desde
1 hasta 9), y luego en la
opción Vincular nivel al estilo
se elige el estilo de texto que
se desee vincular.
5. Nótese que aquí también se puede elegir el Estilo de número para este nivel, es decir,
si se desea números romanos, arábigos, letras, etc.
6. Es importante anotar que en la casilla Especifique formato de número aparece el

formato tal y como se mostrará en el documento. Por lo anterior suele ser necesario
seleccionar la casilla Numeración de estilo legal para que la numeración de los niveles
2 y siguientes sea consecutiva en números arábigos. Por ejemplo, si el nivel 1 inicia con
romanos en mayúscula (I), pero el segundo nivel se desea que aparezca como 1.2., y
no como I.2.
7. La casilla Incluir número de nivel desde se utiliza para poder controlar los niveles de
numeración que se desea aparezcan. Así, si se desea que aparezcan para un título 3
los niveles 1 y 2, estos debe especificarse. Por ejemplo, un nivel 3 sin niveles precedentes
se vería como 1, pero un nivel 3 con niveles precedentes se vería como 1.1.1.
24
B. Práctica numeración
Asigne a los estilos Título 1, Título 2 y Título 3 los niveles 1, 2 y 3 respectivamente, de modo que
el Título se numere con romanos en mayúscula, el Título 2 con arábigos y el Título 3 con
arábigos, y siempre cada estilo dependiendo del nivel anterior.
3.3. ADMNISTRAR ESTILOS

Administrar estilos es una herramienta que permite importar o exportar estilos ya creados. De
esta manera, no es necesario tener que definir todos los estilos cada vez que se crea un
documento, o si se tiene un documento ya existente, pero se le desea modificar los formatos
de los estilos con los existentes en otro documento.
3.3.1. Forma de empleo

1. Verifique que la barra de herramientas Estilos esté abierta.
2. En la parte inferior, elija el ícono que muestra dos letras A mayúsculas con un lápiz. Al
posicionar el cursor sobre este ícono se puede leer Administrar estilos.
25
3. Desde esta vista se pueden editar todos los estilos disponibles en el documento,
además de que se puede crear Nuevo estilo. También está la opción de Importar o
exportar… estilos, en virtud de la cual se pueden utilizar estilos de otros documentos, o
bien, utilizar los estilos creados en el documento actual en otros documentos de Word.
3.3.2. Práctica Organizador de estilos

1. Cree un documento que se llame “Por estilizar.doc”.
2. Utilizando el Organizador de estilos, copie los estilos Título 1, Título 2, Título 3, Texto,
Epígrafe y Fuente de “Práctica.doc” a “Por estilizar.doc”.
26
4. Títulos de elementos
Los títulos sirven para que el ordenador automáticamente lleve la secuencia de elementos
tales como gráficos, tablas, figuras, ilustraciones o cualquier otro elemento que se requiera.

1. Para insertar un título, se elige el menú Referencias, y ahí la sección Títulos.
2. Se elige el Rótulo deseado, o bien, se crea un Nuevo rótulo… según se requiera.
3. Si se requiere que el número de capítulo aparezca en el título, se puede ir a la opción

Numeración…, y ahí se configuran los parámetros. Por esto es también importante que
los títulos de estilos de texto del documento de preferencia se basen en los estilos Título
1, Título 2 y demás estilos de esta clase.
4.3. PRÁCTICA TÍTULOS DE ELEMENTOS

1. Inserte debajo del texto del cantón de San Carlos una figura cualquiera y póngale por
título “Fotografía 1: Representación gráfica del cantón de San Carlos”. Debe crear este
etiqueta, ya que no existe en Word.
2. Inserte debajo del texto de la provincia de Alajuela una figura cualquiera y póngale
por título “Fotografía 2: Representación gráfica de la provincia de Alajuela”.
27
5. Tablas de contenido
Los índices automáticos funcionan para generar tablas de contenido de manera sencilla. Se
puede generar más de un índice en un documento, o bien incluir otros tipos de índice, tales
como listas de figuras, tablas o gráficos, ya sea al inicio del documento o en cualquier lugar
de este en donde se requiera.

5.2.1. Tabla de contenido
1. Para generar un índice con este procedimiento es necesario que el texto tenga
aplicados los estilos de texto correspondientes, principalmente Título 1, Título 2 y otros
por el estilo.
2. Siempre en el menú Referencias se elige la sección

Tabla de contenido, y aquí la opción también
llamada Tabla de contenido. Como se aprecia,
Word ofrece algunas opciones predefinidas, pero
también se tiene la posibilidad de Insertar tabla de
contenido, es decir, crear un propio estilo de tabla
de contenido, y esta es la opción que se
recomienda, para dar los formatos que se prefieran.
3. En el botón Opciones se pueden seleccionar los

estilos de texto a partir de los cuales se desea
generar la tabla de contenido. Nótese que por defecto Word considera que los estilos
básicos son Título 1, Título 2 y Título 3, pero esto se puede cambiar a gusto del usuario.
Se recomienda eso sí en una tabla de contenido no mostrar más de tres niveles de
títulos.
28
4. Nótese que cuando se crea la tabla de contenido, por lo general el formato del texto
es bastante desagradable, sin embargo, los títulos con nivel 1 en la tabla de contenido
responden a un estilo de texto llamado TDC 1, e igual ocurre con los títulos 2 y 3. Por lo
anterior, estos estilos de texto son susceptibles de modificar su formato, tal como se
estudió en la sección Estilos, a partir de la página 3 de este manual. Con base en la
experiencia del autor se recomienda la utilización del siguiente formato para cada
estilo de tabla de contenido:
29
Tabla 4. Formato recomendado para los estilos de tabla de contenido
Estilo Vinculación Formato recomendado

mayúsculas.


Se vincula con los líneas.
TDC 1 elementos que
tienen el estilo Título 1



30

sin mayúsculas.


TDC 2 elementos que



31

Calibri, tamaño 12 puntos, color negro, sin negrita, sin
mayúsculas.


TDC 3 elementos que



A. Práctica Tabla de contenido
En la sección 2 incluya un índice que considere los títulos 1, 2 y 3 únicamente.
Brinde el formato sugerido en la tabla arriba mostrada.
32
5.2.2. Tabla de ilustraciones
Al igual que con los apartados de un documento, también se pueden generar tablas de
contenido para ilustraciones, como pueden ser gráficos, tablas, ecuaciones, fotografías,
flujogramas, etc.
El procedimiento es muy similar que para las Tablas del contenido, por lo que se debe:
1. Ir al menú Referencias, en la sección Títulos, y ahí se selecciona la opción Insertar tabla

de ilustraciones.
2. En el apartado General se aprecia la lista desplegable de Formatos, en donde se

puede elegir el rótulo sobre el cual se desea generar la tabla de ilustraciones. Lo
anterior implica que en un mismo documento se pueden generar tantas tablas de
ilustraciones como rótulos se tengan disponibles (por ejemplo: ilustraciones, figuras,
cuadros, ecuaciones, fotografías, flujogramas, esquemas, etc).
Con base en la experiencia del autor, se recomienda utilizar el siguiente formato para este
estilo de texto:
33
Tabla 5. Formato recomendado para el estilo Tabla de ilustraciones

Calibri, tamaño 12 puntos, color negro, sin negrita, sin
mayúsculas.


Se vincula con los
líneas.
Tabla de elementos que
ilustraciones tienen el estilo Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Control
Epígrafe de líneas viudas y huérfanas: Seleccionarlo.



A. Práctica Tabla de ilustraciones
En la sección 2, debajo de la Tabla de contenido ya existente, incluya una Tabla de

ilustraciones para la etiqueta Fotografía.
34
6. Autoformato de tablas
Las tablas son elementos fundamentales en casi cualquier tipo de documentos, y darles un
formato, sobre todo cuando son muchas tablas, suele ser un asunto muy laborioso. En este
sentido, Autoformato de tablas es un elemento que permite muy rápidamente y con poco
esfuerzo conseguir dar formato a las tablas.

1. Se necesita contar con una tabla elaborada.
2. Con el cursor posicionado dentro de la tabla, aparece un nuevo menú denominado

Herramientas de tabla: Diseño.
3. En Diseño está la opción Estilos de tabla, en donde hay una serie de estilos de tabla
predefinidos, pero al presionar la flecha ubicada en el margen inferior derecho, se
puede acceder a Modificar estilo de tabla o a Nuevo estilo de tabla.
35
4. Aquí, al igual que con los estilos de texto, se pueden crear estilos propios de tabla para
acelerar el trabajo de edición del documento. Si debe tenerse claro que los estilos en
la tabla pueden variar para toda la tabla, solo la fila de encabezado, solo la fila total,
etc, por lo que si se quiere dar formato a un estilo de tabla, debe hacerse elemento
por elemento.
6.3. PRÁCTICA DE TABLAS

1. Cree una tabla en el documento, y cree un estilo de tabla con su nombre. Bríndele
formato según su creatividad utilizando el Autoformato de tabla.
36
7. Referencia cruzada
Las referencias cruzadas pueden hacer referencia a un elemento de cualquier parte del
documento. Por lo anterior, se puede tener un título de un gráfico, por ejemplo, y en otra parte
del documento se puede hacer referencia al título del gráfico, al número del gráfico o a la
página en la que se encuentra el gráfico, y Word automáticamente lleva el control de los
números de gráfico y números de página.

1. En el menú Referencias se elige la sección Títulos, y dentro de esta Referencia cruzada.
2. Como se aprecia, aparece el campo Tipo, en donde se puede desplegar el contenido,

y aparecen todas aquellas opciones relacionadas con elementos que convendría citar
en otras partes del documento. Por ello, nada
más se escoge la opción que desea
referenciarse. Pueden ser partes del documento,
o bien, gráficos, tablas y otros elementos.
3. En el campo Referencia a, se puede escoger

hacer referencia al título (todo el texto), el
número de página en que se encuentra el elemento, un número de título u otras
opciones similares.
7.3. PRÁCTICA REFERENCIA CRUZADA

En la cuarta sección, inserte una referencia cruzada indicando el nombre y el número de
página en que se encuentra la Fotografía 1.
37
8. Pegado especial
Con frecuencia es necesario pegar en Word diagramas, tablas o elementos de otros
programas, como Excel o Power Point, pero al traerlos a Word estos se desordenan.

8.2.1. Pegado especial simple
1. Se copia el elemento que se desea del programa respectivo.
2. Una vez en Word, en el lugar en que se va a pegar, se escoge el

menú Inicio, y aquí en Pegar se da un clic a la flecha (no a la palabra Pegar).
3. Se despliega entonces un menú en donde aparece la opción Pegado especial…
4. Se recomienda escoger la opción Imagen (Metarchivo mejorado), que pega la

selección como si fuera una imagen, y mantiene los detalles y escala de la imagen.
8.2.2. Pegado especial con vínculo

1. A veces es necesario trabajar con tablas o gráficos en Excel, por ejemplo, que aun no
son definitivos, y que por ende sus valores pueden cambiar. Si este es el caso, se puede
copiar la tabla o el gráfico de Excel, y se aplica el procedimiento descrito
anteriormente, pero en lugar de escoger Pegar, se elige la opción Pegar vínculo,
siempre como Imagen (Metarchivo mejorado), sin embargo, para tablas de Excel se
pueden pegar siempre como vínculo pero Como: Formato RTF y luego a esta tabla se
le puede aplicar un Autoformato de tabla en Word. Al hacer esto debe tenerse cuidado
entonces de tener siempre los archivos de origen y destino de los datos, porque de lo
contrario se pueden perder datos.
38
8.2.3. Práctica Pegado especial
En Excel haga una tabla simple, con alguna información. Cópiela y péguela en alguna parte
del documento de Word, utilizando la opción Pegado especial, Pegar vínculo y Formato RTF.
Asígnele algún Autoformato de tabla. Modifique los datos en Excel y vea como cambian
automáticamente en Word.
39
9. Uso de ventanas
Las ventanas son útiles para trabajar con dos vistas de un mismo documento, de manera que,
por ejemplo, en una ventana se tiene un gráfico, y en otra se aprovecha para realizar la
descripción del gráfico.

1. Se escoge el menú Vista, y luego la opción Dividir del conjunto de elementos Ventana.
2. Debajo del puntero del ratón aparece una línea oscura, que se mueve con este. Nada
más se da un clic calculando la mitad de la ventana.
3. Inmediatamente la pantalla se parte en dos documentos independientes, por lo que

se puede trabajar en ambos de manera separada, pero son el mismo documento.
4. Para quitarla, más se escoge Vista y luego Quitar división.
9.2.1. Práctica Ventanas

1. En su documento de práctica divida la ventana.
2. Ahora, en la ventana superior muestre la tabla de contenido, y en la inferior muestre la

fotografía del cantón de San Carlos.
40
10. Revisar
Revisar es muy útil para trabajar colaborativamente con otras personas sobre un mismo
documento con diferentes revisiones. Una aplicación muy concreta es cuando un tutor le pide
a su estudiante que realice ciertos cambios al documento, y los indica en el mismo, de modo
que el estudiante puede comparar su trabajo original con la propuesta del profesor, y
además, puede aceptar o rechazar los cambios propuestos, y complementar con
comentarios al margen.

1. Seleccione el menú Revisar.
2. Para que los cambios se reflejen, debe estar activado el botón Control de cambios.
3. A partir de este momento, el documento reflejará todos los cambios que se hagan, que
pueden ser:
a. Inserciones de texto
b. Eliminaciones de texto
c. Comentarios
4. En donde dice Marcas mostradas finales, que es la opción por defecto, también se
pueden seleccionar Marcas mostradas originales, Final y Original. Con la opción
Original se puede ver el documento antes de los cambios, mientras que con Final,
como su nombre lo indica, se ve el documento con los cambios sugeridos.
41
5. Con el modo Marcas mostradas finales, se pueden aceptar o rechazar los cambios, así
como insertar o eliminar comentarios. Para acepta o rechazar cambios, basta con
posicionar el ratón encima de algún cambio y presionar el clic derecho. Aparecerán
las diferentes opciones.
10.2.1. Práctica Revisión

1. En su documento, con el Control de cambios activo realice algunos cambios: cambie
palabras por otras, agregue textos donde no hay, etc.
2. Revise sus cambios y acepte o rechace según considere.
3. Inserte al menos un comentario en alguna parte del documento.
42
11. Citas y bibliografía
Se utiliza para llevar el inventario de las citas de literatura que se realizan en el documento,
además de que permite generar automáticamente la literatura citada del documento
(permite construir la bibliografía), con la ventaja de que permite usar diversos formatos de
citación, entre ellos el APA, que es el más utilizado en el continente americano.

1. En el menú Referencias, en el apartado Estilo se elige el estilo de citación por utilizar. Se
recomienda utilizar el estilo por defecto, que es el APA.
2. Luego, se escoge la opción Insertar cita, pero teniendo cuidado de presionar no la

palabra si no la flecha que está debajo.
3. En este punto se elige Agregar nueva fuente, y se completan los registros

correspondientes. Se repite el proceso para cada fuente que se haya consultado,
eligiendo el Tipo de fuente bibliográfica en cada caso.
43
4. Una vez que se han insertado las fuentes bibliográficas, se puede hacer referencia a
las mismas en el texto, únicamente dando un clic a Insertar cita (ahora no a la flecha).
De esta manera se tiene acceso a todas las fuentes registradas en el documento, y
basta con dar un clic para hacer referencia a la fuente deseada.
5. Para insertar la bibliografía simplemente se elige la opción Bibliografía, y dentro de esta

Insertar bibliografía, y con un solo clic se tiene elaborada la literatura citada, en
cumplimiento de las normas seleccionadas.
11.2.1. Práctica Citas y Bibliografía

1. Inserte una fuente de bibliografía en su documento.
2. Realice una citación a esta fuente en alguna parte de su documento.
3. Construya la bibliografía para su documento.
44
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Una guía sencilla, con las principales herramientas de

Microsoft Word para el manejo profesional de documentos.

Ph.D. Rony Mauricio Rodríguez Barquero

El autor si bien no es formado en el área de la

1. USO DE SECCIONES ...................................................................................... 3

2. INSERCIÓN DE NÚMEROS DE PÁGINA ......................................................... 6

3.3. ADMNISTRAR ESTILOS ............................................................................................................ 25

4. TÍTULOS DE ELEMENTOS ............................................................................... 27

5. TABLAS DE CONTENIDO .............................................................................. 28

6. AUTOFORMATO DE TABLAS ........................................................................ 35

7. REFERENCIA CRUZADA ............................................................................... 37

8. PEGADO ESPECIAL ...................................................................................... 38

9. USO DE VENTANAS ...................................................................................... 40

10. REVISAR ..................................................................................................... 41

11. CITAS Y BIBLIOGRAFÍA .............................................................................. 43

Sección del Elementos y acciones

Índices general, de tablas y Insertar: Referencia: Índice y tablas (Tabla de

o la posición de esta (horizontal o vertical).

1.2. FORMA DE EMPLEO

selecciona Saltos de sección:

2. Aparece el siguiente cuadro: 230

a. Los Saltos de página son para insertar

b. Los Saltos de sección en cambio insertar secciones nuevas, y en la barra de

7. Para aplicar los cambios a todo el documento

5. Coloque en la primera sección, en el encabezado, el texto “Primera sección”, en la

2.2. FORMA DE EMPLEO

2.3. PRÁCTICA INSERCIÓN DE NÚMEROS DE PÁGINA

2. En la segunda sección, numere con números romanos, con número en la primera

3. En la tercera sección, numere con arábigos, sin número en la primera página, en el

4. En la cuarta sección numere desde la primera página, abajo, a la derecha, pero

3.2. FORMA DE EMPLEO

2. Al hacerlo se despliega la barra de herramientas Estilos, en la que

4. Al posicionar el ratón sobre el nombre de algún estilo aparecerá una flecha a la

3.2.2. Modificar estilo

a. Tipo de estilo: Los estilos pueden aplicarse a párrafos o a caracteres. Si se desea

b. Estilo del párrafo siguiente: Cuando un párrafo tiene un estilo determinado, si al

i. Sangría y espacio: General: Alineación: Posición del párrafo (izquierda,

ii. Sangría y espacio: Espaciado: El espaciado es la distancia que existe

iii. Sangría y espacio: Interlineado: El interlineado es el espacio entre las

v. Líneas y saltos de página:

vii. Líneas y saltos de página: Salto de página anterior: Si se desea que el

Estilo Utilidad Formato recomendado

Propiedades: Estilo del párrafo siguiente: Texto.

Formato: Fuente: Según el gusto del usuario, o los

Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Alineación:

Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Espaciado:

Texto genérico utilizado a Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Interlineado: 1,5

Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Control

Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página:

Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página:

Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Salto de

Propiedades: Estilo del párrafo siguiente: Texto.

Formato: Fuente: Según el gusto del usuario, o los

Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Alineación:

Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Espaciado:

Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página:

Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página:

Formato: Párrafo: Líneas y saltos de página: Salto de

Propiedades: Estilo del párrafo siguiente: Texto.

Formato: Fuente: Según el gusto del usuario, o los

Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Alineación:

Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Espaciado:

Formato: Párrafo: Sangría y espacio: Interlineado: 1,5