Consultas

Comparación Filtros vs Consultas

Tipos de Consultas

Criterios, Parámetros, Campos Calculados, Funciones de agregado

Crear, reutilizar y ejecutar consultas

Consultas – Diapositiva 1
Consultas

Cuando desee revisar, agregar, cambiar o
eliminar datos de una base de datos, considere la
posibilidad de usar una consulta.

Al usar una consulta, puede responder a
preguntas muy específicas acerca de sus datos
que serían difíciles de responder mirando
directamente los datos de la tabla. Puede usar
las consultas para filtrar los datos, realizar
cálculos con ellos y resumirlos. También puede
usar consultas para automatizar muchas tareas
de administración de datos y revisar los cambios
realizados en los datos antes de confirmarlos.

Una consulta es un objeto de base de datos que
permite extraer campos y registros de las tablas,
basándose en los criterios que proporcione.

Consultas – Diapositiva 2
Consultas

Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.

Las consultas y las tablas en las que se basan son interactivas:

• Si cambia los datos de la hoja de datos de resultados de la consulta, también se
cambiarán los datos de las tablas en las que se basa la consulta.
• Si cambia los datos de las tablas, también cambiarán los resultados de la consulta. Cada
vez que se ejecute la consulta, los datos estarán actualizados.

También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios e informes.

La información no se almacena varias veces para varias consultas, sino que la

información se almacena sólo una vez en una tabla. Lo que se hace es acceder de
diferentes formas a la información.

Consultas – Diapositiva 3
Comparaci ón Filtros vs Consultas
Comparación

Similitudes : Ambos son utilizados para seleccionar datos.

Diferencias

Consultas Filtros

 Pueden extraer datos procedentes  Seleccionan datos procedentes de

de varias tablas una sola tabla

 Se pueden guardar y reutilizar  Se pierden cuando se cierra la Tabla

Consultas – Diapositiva 4
Tipos de Consultas

Consultas de Selección: Es el tipo de consulta más habitual. Obtiene los datos
de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos.
• Permite: Actualizar los registros, Agrupar los registros y Realizar cálculos (sumas,
promedios, cuentas, etc.)

Consultas de Actualización: Realiza cambios globales en un grupo de

registros de una o más tablas. Permite cambiar los datos de las tablas
existentes.
• Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos
lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una
determinada categoría.

Consultas de Eliminación: Permite eliminar registros de una o más tablas que

cumplan con determinados criterios.
• Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no
se fabrican. Existen
Existen otros
otros tipos
tipos de
de consultas
consultas pero
pero éstos
éstos no
no se
se verán
verán en
en el
el curso
curso

Consultas – Diapositiva 5
Consultas a una Tabla

El resultado es muy similar a lo visto
en Filtro por formulario.

Se obtienen los datos filtrados por

algún criterio. Por ejemplo, mostrar
los datos personales de los clientes.

Para crear una consulta nueva puede

utilizar desde la cinta de opciones
Crear, el Asistente para consultas o
bien Diseño de consulta.

Consultas – Diapositiva 6
 Consultas a una Tabla

Desde la vista de diseño agregue los
campos que desea mostrar en el
resultado de la consulta (en caso de
tener que incluir varios campos puede utilizar
las teclas SHIFT y CTRL y luego arrastrar los
campos)

Ordene en forma Ascendente o

Descendente los registros.

Ejecutar la consulta con el botón

Ejecutar de la barra de
Herramientas de consultas o bien
cambiar a la vista Hoja de datos.

Guardar la consulta.
Consultas – Diapositiva 7
Consultas Multitabla

Para mostrar en los resultados campos que
no pertenecen a esa tabla, sino campos de
otra tabla relacionada, se agrega dicha tabla
y se establece la relación que hay entre
ellas (JOIN)

La consulta devolverá sólo los resultados en

que el valor de la clave principal de la tabla
de la izquierda sea igual al valor de la clave
externa de la otra tabla.

Si no establece las relaciones se produce un

Producto Cartesiano (por cada uno de los
valores de la izquierda, aparece la combinación
con cada uno de los valores de la tabla derecha)

Consultas – Diapositiva 8
Especificar los criterios

Los criterios de consulta son las reglas que sigue la consulta para determinar la
información que va a extraer o mostrar.

Cuando establece los criterios de una consulta, Access extrae sólo los campos y los
registros que cumplan con los criterios

Puede especificar criterios de consulta para varios campos a la vez.

Consultas – Diapositiva 9
Uso de caracteres comod ín
comodín

Los caracteres comodín son una forma conveniente de extraer información que
sigue un modelo o de la que sólo recuerda una parte del valor

Hace coincidir cualquier número de

* caracteres
Apellido comienza con la letra M: Como “M*”

Hace coincidir cualquier carácter
? alfabético individual
Hace coincidir cualquier carácter
[] individual situado entre los corchetes
Hace coincidir cualquier carácter que no
! se encuentre entre los corchetes
Nombres que comiencen con A y tenga 3 caracteres:
Como “A??”, devuelve por ejemplo Ana, Ali, Amy.
Nombres de clientes cuya segunda letra sea A:
Como“?[a]*”
Nombres que no comiencen con A: Como “[!A]*”

Hace coincidir cualquier carácter de un

- intervalo de caracteres. Debe especificar Nombres desde la J a la M: Como “[J-M]*”
el intervalo en orden ascendente
Hace coincidir cualquier carácter Cantidades de bombones que comience con el digito
# numérico individual 1: Como “1#”

Consultas – Diapositiva 10
Criterios con condiciones

En la definición de los criterios, Ud. también podrá utilizar los operadores de
comparación para establecer las condiciones que debe cumplir el campo para que
se muestre el registro.

Mayor > Cajas cuyo Costo sea inferior a $120: <120

Mayor o igual >=
Menor < Cajas con Costo entre $150 y $170: >=120 Y <=170
Menor o igual <=
Distinto <> Fechas de nacimiento del año 2000: >=#01/01/2000#
Igual = y <=#31/12/2000#

Consultas – Diapositiva 11
Consultas con campos concatenados

Ud. puede requerir que un campo de una consulta muestre la unión de dos campos
de una tabla, por ejemplo Apellidos + Nombre.

En el nombre del campo de la consulta deberá indicar la concatenación de las

cadenas con el operador &

Consultas – Diapositiva 12
Consulta de Parámetros
Parámetros

Cuando es necesario que los argumentos de los criterios establecidos sean
indicados por el usuario que ejecuta la consulta y que no estén fijos, se utilizan
consultas de parámetros.

Al ejecutar este tipo de consultas, se muestra un cuadro de diálogo que solicita la
información.

Por ejemplo, puede diseñar para consulta que muestre los registros de ventas
realizadas en un intervalo de fechas.

Consultas – Diapositiva 13
Consultas con campos calculados

Los campos calculados combinan uno o varios campos con uno o varios operadores
a fin de realizar cálculos.

Esta combinación de operadores y campos se denomina expresión y se usa para

indicar a Access los cálculos que se van a realizar en los datos.

Consultas – Diapositiva 14
Utilizar funciones de agregado

Con las funciones de agregado se
pueden determinar varias estadísticas
en conjuntos de valores.

También se puede agrupar y realizar

cálculos en varios campos.

Las consultas de Access admiten las

siguientes funciones de agregado:
• Suma
• Promedio
• Cuenta
• Min
• Max
• DesvEst
• Var
• Primero
• Ultimo
• Expresión
• Dónde

Consultas – Diapositiva 15
Propiedades de la combinación
combinación

LEFT OUTER JOIN
• Sirve para casos especiales en donde uno quiere ver qué elementos de una tabla no
tuvieron movimiento de registros en una tabla relacionada con la primera.
• Muestra los valores de los campos de la tabla izquierda y los valores de los campos de la
tabla derecha en donde la relación entre claves sea igual (esto es lo que trae cuando se
hace un JOIN normal), y además todos los valores de los campos de la izquierda que no
tengan correlación con los de la derecha.
• Por ejemplo ver los productos en los que nunca se realizó ningún pedido.

Consultas – Diapositiva 16
Propiedades de la combinación
combinación

LEFT OUTER JOIN
• El resultado que devuelve es que los productos que nunca fueron vendidos tienen una fila sola de
Nombre de producto y el valor del campo de la derecha en NULO.
• Por lo que podemos hacer un agrupamiento por Nombre y mostrar sólo los que el IDPedido sea
NULO. Obtenemos como resultado que 68 productos de los 189 existentes no fueron pedidos nunca.

Consultas – Diapositiva 17
Subconsultas

Consultas que fueron guardadas con
anterioridad pueden ser utilizadas para hacer
otras consultas sobre éstas.

Por ejemplo si guardáramos una consulta de

Cajas en promoción (campo promoción =
true), ésta consulta puede ser utilizada para
hacer una nueva consulta que muestre la
suma de las cantidades pedidas de sólo de
las cajas en promoción.

Consultas – Diapositiva 18
Consultas de actualización
actualización

Se actualizan los registros que cumplan con los criterios determinados.

Las consultas de actualización al ejecutarse no muestra resultados, sino que
realiza los cambios programados y avisa cuántos registros van a ser actualizados.

Por ejemplo, puede aumentar un 10% los precios de las cajas.

Consultas – Diapositiva 19
Consultas de Eliminación
Eliminación

En este caso los registros que cumplen con los criterios son eliminados de la
tabla.

Por ejemplo podría eliminar los clientes de Washington.

Consultas – Diapositiva 20