FICHA DISEÑO INSTRUCCIONAL

INFORMACIÓN GENERAL

CURSO Control en el Sistema de Documentación y Archivo

CATEGORÍA Gestión Documental

TOTAL No. HORAS 40 horas

HORAS/INSTRUCCIÓN/PRESENCIAL 40 horas

HORAS/VIRTUALES/DISTANCIA

AÑO DE EJECUCIÓN 2019

FACILITADORES

Nombres Jorge Agreda / Josué Díaz

Grado académico/título profesional Bachiller en Ciencias del Comercio y

Administración, especialidad Contabilidad

Fechas de ejecución del curso De acuerdo al Plan Anual aprobado 2019

1. NECESIDAD DE INSTRUCCIÓN:

El subsistema de Administración de Documentos implica procedimientos relacionados con la recepción,

asignación, clasificación, registro, formularios, distribución de correspondencia, organización de
tarjeteros y archivos; y custodia de documentos. Exige desarrollar en el servidor público una serie de
competencias, habilidades y destrezas que le permitan desempeñarse con eficiencia y eficacia en su
mundo laboral, en beneficio de la sociedad.

Se ha evidenciado que al archivo no se le da la importancia real que merece, sin embargo, archivar es
custodiar de forma ordenada la documentación útil, para que la localización de cualquier documento
sea fácil y en el menor tiempo posible.

Este curso da énfasis al derecho de acceso a la información pública respecto a la aplicación de la LOTAIP
y al rol importante que cumplen los servidores y servidoras que se desempeñan en las áreas de
Documentación y Archivo.

Se destaca que la Ley obliga a conservar la documentación como respaldo de la gestión pública, a fin
de transparentarla por varios mecanismos entre ellos la rendición de cuentas.

Las normas, instructivos y técnicas y vigentes orientan a establecer períodos, con plazos mínimos de
conservación, durante los cuales se puede requerir la presentación de evidencia documentada.
2. OBJETIVO GENERAL:

Dado el Manual de Normas y Procedimientos para el control, trámite y archivo de documentos de la

Contraloría General del Estado, el participante estará en capacidad de conocer la función y proceso del
sistema de Administración y Custodia de Documentos, hasta el punto en que pueda interiorizar los
procedimientos y su importancia, lo que será evaluado por el facilitador.

3. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

 Adaptar conocimientos útiles para mejorar la administración y custodia de documentos

como herramienta eficaz de la Gestión gerencial.
 Contrastar criterios sobre los procedimientos relacionados con la recepción,
clasificación, registro y distribución de la correspondencia.
 Adaptar los conocimientos y criterios técnicos para la organización y uso de los archivos
institucionales.
 Identificar la estructura política del Estado a fin de organizar los archivos alfabéticos
institucionales de forma ordenada y estandarizada.
4. GUÍA INSTRUCCIONAL

Contenidos Tiempo Técnicas Instruccionales Materiales Medios

Preparación de la Comunidad de Aprendizaje 2,50 horas Técnica de presentación Marcadores de Presentación de Power
Bienvenida Dinámica de grupo tiza líquida, rollo de piola, Point, Pantalla, Proyector
Expectativas de los participantes tijeras Pizarra
Horizontalidad

SESIÓN 1
Marco conceptual de la Gestión Documental 3,75 horas Expositiva Manual del participante Presentación de Power
Análisis de la LOTAIP y su reglamento 3,75 horas Expositiva - Participativa Marcadores de Point, Pantalla, Proyector
tiza líquida Pizarra
SESIÓN 2 Borrador
La Gestión Documental 1,50 horas Expositiva - Participativa
Análisis de la Norma Técnica y su metodología 2,00 horas Trabajo en grupos Pliegos de papel Presentación de Power
Análisis de la norma INEN para organización de archivos 2,00 horas Marcadores Point, Pantalla, Proyector
Análisis del Manual Quipux 1,00 horas Dialogal permanentes Pizarra
Análisis del instructivo básico para organización de archivos CNA 1,50 horas Técnica de cierre Manual del participante

SESIÓN 3 8,00 horas Expositiva - Participativa Presentación de Power

Conceptualización de los Procedimientos de la Gestión de Dinámica de grupo Manual el participante Point, Pantalla, Proyector
Documentación y de la Gestión Archivística Norma Técnica y su Pizarra
metodología

SESIÓN 4 8,00 horas

Gestión Archivística y sus procedimientos Participativo, dialogal Manual del participante Presentación de Power
Funciones, organización y clasificación del archivo Trabajo en grupos Pliegos de papel Point, Pantalla, Proyector
El archivo, espacio físico y medidas de seguridad y salud ocupacional Técnica de animación Marcadores Pizarra
Expurgo, eliminación y traslado de documentos al archivo general permanentes

SESIÓN 5 6,00 horas Expositivo - Participativa Cajas para archivo, Presentación de Power
Tabla de plazos de conservación y eliminación documental Taller Documentos de ejemplo Point, Pantalla, Proyector
Guía referencial para archivos Trabajo en grupos Materiales traídos por los Pizarra
participantes
5. BIBLIOGRAFÍA:

 Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Publicada en

el Registro Oficial del 18 de mayo del 2004.

 Ley No. 92. Ley del Sistema Nacional de Archivo, publicada en el Registro de
Oficial No.265 de 16 de junio de 1982.

 Reglamento de la Ley Sistema Nacional de Archivo, publicado en el Registro

Oficial No. 517 de 20 de junio de 1983.

 “Reglamento Interno del Archivo Intermedio”, Archivo General

6. INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN Y PORCENTAJE DE CALIFICACIÓN

Instrumento de evaluación Porcentaje

Actuación en clase 10%
Talleres (Aprendizaje autónomo y colaborativo) 30%
Evaluaciones parciales 20%
Evaluación final 40%

Facilitadores: Jorge Agreda / Josué Díaz

Fecha de entrega: viernes 18 de enero de 2019

Aprobado:

Director/a ICAM, Coordinador/a

de la Categoría: Ximena Bastidas