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"VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS

DOCUMENTOS"

# Ejemplo

1 La valoración documental parece centrarse en ideas que todavía hoy suscitan

acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las razones y propósitos que
obligan a valorar los documentos, como el valorar para conservar o valorar para eliminar
2 Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora, al originador, destinatario y/o beneficiario del documento. Dicho de otra
manera, sirve de testimonio a aquellos que estuvieron involucrados en el trámite. Se
aplica a los archivos administrativos y se encuentran en las dos primeras fases del ciclo
vital del documento (Archivo de Gestión y Archivo Central)

3 El que contiene un documento o una serie de documentos,

Para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación.
Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier
institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su
trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la
planeación.

4 El proceso de valoración documental se aplica a los conjuntos orgánicos, a las series

documentales y no a los documentos individualmente. Por tanto, la identificación de las
series es un paso
Indispensable en dicho proceso. Es allí, en las Series donde identificaremos los Periodos
de Retención y la Disposición Final de los documentos, las cuales quedaran reflejadas
en las Tablas de Retención Documental de cada una de las dependencias.

5 El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el

establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de
las fases de archivo. Pueden existir criterios generales para la Va/oración, teniendo
como base el Ciclo Vital de los
documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en
cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos
criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, sumatoria o
inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto
que la tercera puede contener los documentos con VALORES SECUNDARIOS

6 Disposición Final. Se entiende la disposición final como, "la decisión Resultante de la

valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en
las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Se podría decir, que, de
acuerdo a la anterior definición, e ser uno de los procesos técnicos más delicados a la
hora de elaborar las Tablas de Retención Documental. Teniendo en cuenta que la
Disposición Final de los documentos, concluye con:
Conservación Total, Microfilmar, Seleccionar y Eliminar.