MANUAL DE CONTABILIDAD BASICA

1. CONCEPTOS GENERALES DE CONTABILIDAD

Considerando que la Contabilidad como una técnica que tiene la finalidad de apoyar y optimizar los procesos
de la Administración y de la Economía en una organización empresarial, su enseñanza requiere de objetivos
claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión.

Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo entregar contenidos básicos de la contabilidad,
centrará su enseñanza en el material didáctico y participación del alumno en el desarrollo de situaciones y
casos prácticos que deberá resolver, los que lógicamente estarán coordinados con los contenidos
expresados en el programa de estudios presentado con anterioridad.

Se planteará en éste una pequeña reseña de los Objetivos, función y finalidad de la Contabilidad.
Seguidamente, se entregarán los Conceptos de Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando
finalmente, registros de procesos contables básicos que conduzcan a la elaboración de los Estados
Financieros Iniciales: el Estado de Resultado y el Balance General inicial de una empresa.

 DEFINICIÓN

LA CONTABILIDAD es una ciencia auxiliar de la Economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la
Administración de una empresa de manera de aportarle eficiencia. La información que entrega sirve a los
Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro de la organización.

Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresándolos en dinero los actos y las
operaciones que tengan aunque sea parcialmente características financieras y de interpretar sus resultados.

Es un Sistema de información que permite identificar clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y
evaluar en términos monetarios las operaciones y transacciones de una empresa.

 FUNCIONES

Históricas, se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la
vida de la empresa Ejemplo: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van
realizando.
Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como
queda afectada la situación de la empresa Ejemplo: Ver el crecimiento de la empresa en cinco años.
Económica, estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto Ejemplo: Costo – beneficio.
Financiera, analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa
Ejemplo: Ver con qué dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de
pago a acreedores.
Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ejemplo:
Impuesto a las Ventas (IVA), Impuesto Renta.
Legal, conocer los artículos del código de comercio, código del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la
empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad Ejemplo: Salud, AFP,
Prestaciones Sociales, etc.
 OBJETIVOS

 Proporcionar una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la

empresa, conocer el Patrimonio y sus modificaciones.

 Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones.

 Proporcionar la justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.

 LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA

Dentro del macro-sistema “empresa” existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa,
entre los cuales encontramos el Subsistema de Información Contable.

Corriente
PROCESO Corriente
de Entrada
CONTABLE de Salida

Recopilación de Datos: Análisis y Clasificación de

Facturas (Compra y de Venta),
Notas de Débitos, Notas de
Créditos, Depósitos, cheques,
Letras, Comprobantes Ingreso,
Compra y. Egreso.
Operaciones realizadas Entrega Balance General,
Estados de Resultados y
Registro de las Operaciones Estado de Cambio en la
Posición Financiera.
Preparación Estados Contables
(Balance General, Estado de Resultados)

Análisis Información Contable

USUARIOS USUARIOS
INTERNOS EXTERNOS

Tienen un interés directo con la empresa como
propietario y accionistas, gerentes, directores,
gerentes, jefes de departamento, empleados,
sindicato, autoridades de vigilancia y control.
Tienen un interés indirecto con la empresa (no tienen
acceso a la información directamente), entre ellos
tenemos:
Inversionistas, prestamistas, acreedores, proveedores,
clientes, cámaras de comercio, DIAN, el Gobierno,
asociaciones gremiales y públicos en general.
 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

1. Exacta 2. Verdadera y fidedigna

Responder con exactitud a los datos consignados en Los registros e informes deben expresar la real
los documentos originales (facturas, cheques, y otros) situación de los hechos, y estos deben ser
confiables.

3. Comprensible 4. Referida a un nivel

La información debe ser presentada de tal forma que Elaborada según el destinatario.
su contenido no induzca a error y comprendida por el
común de los miembros de la empresa. En otras
palabras debe ser clara y fácil de entender.

5. Económica 6. Oportuna

Con un costo inferior al beneficio que reporta. Que esté disponible al momento en que se requiera
su información.

 CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones detalladas de los aspectos comerciales, su
campo de acción es muy amplio. La contabilidad según el tipo de empresa donde se aplique puede ser:

1. Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios son personas particulares y de

acuerdo con la actividad de la organización se subdivide en:

1.1. Contabilidad Comercial: se utiliza en organización de compraventa de mercancías. Ej. los

Almacenes.

1.2. Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de prestación de servicios. Ej.
Empresas de Transporte.

1.3. Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas Manufacturas, Mineras, Agrícolas,
pecuarias Ej. industrias Textil.

1.4. Contabilidad Bancaria: Es la que opera en Entidades Financieras, para registrar las operaciones
de los Bancos, Corporaciones de Ahorro y Crédito.

1.5. Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas.

2. Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales.

 PRINCIPIOS CONTABLES

Con el objeto de que los Estados Financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean
preparados con sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptación
general.

Los principios son pocos y representan las presunciones básicas sobre las que descansan las normas.
Necesariamente derivan de los factores económicos y políticos del medio ambiente, de las formas de pensar
y de las costumbres de todos los segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los negocios.

A continuación se resumen los Principios Contables de Aceptación General, los que son determinados por las
características del medio ambiente en el cual se desenvuelve la contabilidad.

1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad,
puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus
intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los Estados Financieros deben
prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este
principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.

2.- Entidad Contable: Los Estados Financieros se refieren a entidades económicas específicas, que son
distintas al dueño o dueños de la misma.

3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la
entidad económica y por consiguiente, las cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de
realización.

4.- Bienes Económicos: Los Estados Financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones económicas
susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.

5.- Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes
heterogéneos a un común denominador.

6.- Período de Tiempo: Los Estados Financieros resumen la información relativa a períodos determinados
de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos
legales u otros.

7.- Objetividad: Los cambios en Activos, Pasivos y Patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea
posible medir esos cambios objetivamente.

8.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un
periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este
hecho y su efecto.
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

Es la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus
necesidades rutinarias de información financiera, a fin de producir y revelar información de carácter contable
financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella
oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.

Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una información básica de los sistemas de
contabilidad, ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades.

 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Entre los elementos del sistema de información contable que permiten su dinámica y constituyen su estructura
de funcionamiento tenemos:

1. Los documentos y transacciones de la empresa y de los hechos económicos.

2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.

3. La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y almacenamiento de datos así como

para su interpretación, análisis y suministro de información.

4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable y financiero.

5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema.

6. Los recursos financieros y materiales necesarios.

7. El sistema o subsistema de control interno contable.

 2. LA CUENTA

Cuando una persona se interesa por la contabilidad y empieza a estudiar, generalmente no tiene idea de los
conceptos básicos, por eso yo considero importante hacer una introducción sobre lo más elemental como que
es una cuenta como se manejan las cuentas, su naturaleza, y dinámica de las mismas. Así como también la
clasificación de las cuentas en el Plan Único de Cuentas (PUC).

“Es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados a una persona o situación de la
misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o título que los identifica.”

La cuenta en contabilidad es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho
económico realizado por una empresa, es decir, es instrumento de representación y medida de cada
elemento patrimonial.

Para expresar una transacción se utiliza una palabra y un número, la palabra representa el elemento
cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo que son la representación de la realidad de los
elementos del patrimonio escritos en un papel.
Existen tantas cuentas como elementos patrimoniales tiene la empresa.

Las cuentas se representan gráficamente como una T; parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y la parte
derecha "Crédito" o "haber"; dependiendo de la naturaleza de la cuenta dicha cuenta aumenta o disminuye
según su ubicación en la cuenta T.

Una cuenta de naturaleza débito aumenta por el debe y disminuye por el haber.

Una cuenta de naturaleza crédito aumenta por el haber y disminuye por el debe.

Ejemplo:

Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrará en la cuenta llamada “Caja”.

Los dineros que están depositados en el Banco, se registrarán en Cuenta Banco.”

 TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS “CUENTAS”

Se representa por una T (Esquema) que tiene dos partes: DEBE y HABER

Los que sólo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.
 DEBE BANCOLOMBIA HABER

Cargos 620 Abonos 85

+180 +120
+60 +114
Débitos..... 860 Créditos…. 319

 CONCEPTOS

a) Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos.

b) Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos.
c) La suma de los cargos se llama Débitos
d) La suma de los abonos se llama Créditos
e) La diferencia entre débitos y créditos se llama saldo.
f) Cuando los débitos son mayores, se llama saldo débito.
g) Cuando los créditos son mayores, se llama saldo crédito.
h) Cuando débitos y créditos son iguales, se dice que la cuenta está saldada

 TECNICISMO Y “CLASIFICACIÓN” DE LAS CUENTAS

DEBE ACTIVO HABER DEBE PASIVO Y PATRIMONIO HABER

Cargos Abonos Cargos Abonos

(+) (-) (-) (+)

DEBE INGRESOS (VENTAS) HABER DEBE GASTOS Y COSTOS HABER

Cargos Abonos Cargos Abonos

(-) (+) (+) (-)
Cuentas de Activo: Cuando aumentan, se cargan (SE DEBITAN, se registra el valor por el
DEBE). Cuando disminuyen, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por el HABER).

Cuentas de Activo: Cuando aumentan, se cargan (SE DEBITAN, se registra el valor por el
DEBE). Cuando disminuyen, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por el HABER).

Cuentas de Pasivo: Cuando disminuyen se cargan (SE DEBITAN, se registra el valor por el
DEBE). Cuando aumentan, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por el HABER).

Cuentas de Gastos y Costos: Cuando aumentan, se cargan (SE DEBITAN, se registra el

valor por el DEBE). Cuando disminuyen, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por
el HABER).

PARA RECORDAR: LAS CUENTAS DE GASTOS NUNCA SE ACREDITAN. LA UNICA

CUENTA DE COSTOS QUE SE ACREDITA (REGISTRO POR EL HABER) ES LA CUENTA
6225: DEVOLUCION EN COMPRAS.

Cuentas de Ingresos (Ventas): Cuando disminuyen se cargan (SE DEBITAN, se registra el

valor por el DEBE). Cuando aumentan, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por
el HABER).

PARA RECORDAR: LA UNICA CUENTA DE INGRESOS QUE SE DEBITA (REGISTRO POR

EL DEBE) ES LA CUENTA 4175: DEVOLUCION EN VENTAS.

 Las cuentas de Activo, si tienen saldo, éste siempre será Deudor.

 Las cuentas de Pasivo, si tienen saldo, éste siempre será Acreedor

 Las cuentas de Gastos y Costos, tendrán saldo deudor.

 Las cuentas de Ingresos, tendrán saldo acreedor.

 TIPOS DE CUENTAS

REALES O DE BALANCE DE RESULTADO

(NOMINALES O TRANSITORIAS)
ACTIVO
PASIVO INGRESOS
PATRIMONIO GASTOS
COSTO DE VENTAS

TIPOS DE CUENTAS

CUENTAS DE ORDEN CUENTAS DE ORDEN

DEUDORAS ACREEDORAS

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa. Tienen

duración permanente. Son las que aparecen en el Balance General.

Representan los derechos, bienes y recursos

obtenidos por la empresa como resultado de
eventos pasados de cuyo uso se esperan
beneficios futuros, son de naturaleza debito.
CUENTAS DEL ACTIVO Ejemplos: Caja, bancos, deudores, inversiones,
terrenos, inventarios, edificaciones, maquinaria
y equipo, equipo de oficina, patentes y marcas,
crédito mercantil, etc.
Representan las obligaciones que la empresa
tiene con terceros derivadas de eventos
CUENTAS REALES pasados. Son de naturaleza crédito. Ejemplos:
O DE BALANCE CUENTAS DEL PASIVO Obligaciones financieras, cuentas por pagar,
proveedores, obligaciones laborales, impuesto
de renta por pagar, ingresos recibidos por
anticipados, etc.

Representan los compromisos que la empresa

tiene con sus dueños; es el dinero que tienen
invertido los dueños. Son de naturaleza crédito.
CUENTAS DEL Ejemplos: Capital social, superávit de capital,
PATRIMONIO revalorización del patrimonio, utilidad del
ejercicio, superávit por valorizaciones,
reservas.
 Tienen origen en las operaciones del negocio. Determinan el aumento o
disminución del patrimonio por las utilidades o pérdidas en el ejercicio. Se
llaman transitorias porque su duración es hasta la terminación de cada ciclo
contable y se cancelan.
Son las que generalmente causan un aumento
en el patrimonio, Son de naturaleza crédito
CUENTAS DE INGRESOS Ejemplos: venta de mercancías, ingresos por
arrendamiento, ingresos por intereses etc.

Son todas las erogaciones en que incurre un

negocio para cumplir con su objeto social,
CUENTAS DE GASTOS generalmente causan una disminución en el
patrimonio. Son de naturaleza débito. Ejemplo:
CUENTAS DE Gastos salarios, gastos por intereses, gastos
RESULTADOS, servicios públicos, etc.
TRANSITORIAS O Son las cuentas que representan la
NOMINALES acumulación de los costos directos e indirectos
necesarios en la elaboración de productos y/o
CUENTAS DE prestación de los servicios vendidos de
COSTOS DE VENTA acuerdo con la actividad social desarrollada por
el ente económico en un periodo determinado.
Su naturaleza es débito.

Agrupa el conjunto de las cuentas que

representan las erogaciones y cargos
CUENTAS DE COSTOS asociados clara y directamente con la
DE PRODUCCION O DE elaboración o la producción de los bienes o la
OPERACIÓN prestación de servicios, de los cuales un ente
económico obtiene sus ingresos. Son de
naturaleza débito.

Reflejan hechos o circunstancias de los cuales

se pueden generar derechos afectando la
estructura financiera del ente económico. Se
incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas
DEUDORAS para efectos del control interno de activos,
información general o control de futuras
situaciones financieras, así como para conciliar
las diferencias entre los registros contables de
CUENTAS DE ORDEN los activos y las declaraciones tributarias.
Registran los compromisos o contratos que se
relacionan con posibles obligaciones y que por
tanto puedan llegar a afectar la estructura
financiera del ente económico. Se incluyen
ACREEDORAS aquellas cuentas de registro utilizadas para
efectos del control interno de pasivos y
patrimonio, información gerencial o control de
futuras situaciones financieras, así como para
conciliar las diferencias entre los registros
contables de los pasivos y patrimonio y las
declaraciones tributarias.
 PLAN DE CUENTAS

Es una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores
de la economía colombiana donde su fundamento legal se encuentra en la norma técnica de
clasificación de los hechos económicos.

El plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información contable

generando beneficios para sus usuarios.

El plan único de cuentas (PUC) para comerciantes que opera en Colombia fue establecido por el
Decreto 2650 de 1993. El plan ha sido obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las
personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el
Código de Comercio.

Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos
contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice.” (Ej. No es lo mismo
la contabilidad de un hospital que la de un supermercado).

El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por
los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su
claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Requisitos del Plan de Cuentas

1. Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la

empresa.

2. Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la

empresa.

3. Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de

codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su
identificación por grupos.
La estructura del Plan Único de Cuentas está compuesto por:

1. CATÁLOGO DE CUENTAS

Contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas de las
cuentas reales o de balance, de resultado o transitorias y de orden, identificadas con un código
numérico y su correspondiente denominación. La codificación del Plan Único de Cuentas (PUC), de
acuerdo al Decreto 2650 de 1993, está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:

Clase: El primer dígito

Grupo: Los dos primeros dígitos
Cuenta: Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: Los seis primeros dígitos

Ejemplo:

1 ACTIVO (La Clase de Cuenta)

11 DISPONIBLE (El Grupo)
1105 Caja (La Cuenta)
110505 Caja General (La Subcuenta)

Las clases que identifica el primer dígito son:

Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costos de Venta
Clase 7: Costo de producción o de operaciones
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General.

Las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas que conforman el Estado de Resultados (Ganancias o
Pérdidas).

Las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

2. DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS

2.1 Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y
cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las
cuentas.
2.2 Dinámica: señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes
movimientos que las afectan.
 3. ASIENTOS (REGISTROS) CONTABLES

 LAS TRANSACCIONES

Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio económico que da lugar a cambios en la
ecuación contable, ya sea por aumento o disminución en uno o varios de sus componentes activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, gastos o costos. Ejemplo:

 Compra de un vehículo
 Venta de mercancías
 Prestación de un servicio.

La situación anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de transacciones u operaciones
comerciales en cada una de las cuentas afectadas.

 CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE

Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales se

fundamenta en los siguientes hechos. Los cuales son conocidos como el principio de la partida doble.

 Cuando una persona vende, hay otra que compra

 Cuando una persona entrega hay otra que recibe
 No puede existir deudor sin acreedor
 No puede existir un acreedor sin un deudor

El Principio de Partida Doble se refiere a:

Los valores registrados en el DEBE han de ser iguales

a los valores registrados en el HABER

Los registros contables se define como la representación gráfica de la “Partida Doble”

Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial
realizada por el ente económico. Pueden ser: simples o compuestos.
 CARACTERÍSTICAS

a) Numeración correlativa; fecha cronológica

b) Cuentas deudoras (son las que registran “cargos”)
c) Cuentas acreedoras (las que registran “abonos)
d) Cargos valorizados (Debe); Abonos valorizados (Haber)
e) Glosa: breve explicación de la operación comercial que se registra

 TIPOS DE ASIENTOS

Asiento Simple: Consta de una cuenta deudora (Débito) y una cuenta acreedora (Crédito). Intervienen
dos (2) cuentas una Deudora y otra Acreedora es decir que a un cargo le corresponde un abono.
Ejemplo: Se compran Muebles y Enseres para la empresa según factura No. 2630 por $5.000.000
de contado con cheques.

Débito: Equipos de oficina 5.000.000

Crédito: Bancos 5.000.000

Asiento Compuesto: Consta de una o más cuentas deudoras (Débitos) y una o más acreedoras (Créditos).
Intervienen más de dos (2) cuentas a un cargo o diversos cargos corresponde un abono o varios
abonos, puede tener una cuenta deudora y dos o más acreedores o lo contrario.

Ejemplo: Se compran Muebles y Enseres según factura No. 2630 por $5.000.000, de la siguiente
manera: con cheque No. 35085 $2.000.000, y se firma una letra a 90 días por valor de $3.000.000.

Débito: Equipos de oficina 5.000.000

Crédito: Bancos 2.000.000
Crédito: Cuentas Corrientes Comerciales 3.000.000

ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL

Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de obtener

el valor del Patrimonio o Capital.

Desde su inicio toda empresa puede expresar su Ecuación Patrimonial que se

conservara a través de la vida del ente aun cuando los valores que involucra
aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.

La Ecuación Contable se representa por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.

EL ACTIVO: Todos los bienes o derechos de la empresa o la representación financiera de un

recurso obtenido por el ente económico Ejemplos: Caja, Bancos, Clientes, Inversiones Inventarios,
Equipos de Oficina, Edificios.
EL PASIVO: Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico
derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce que en el futuro, se deben transferir
recursos o proveer servicios a otros entes (Son las deudas que tiene la empresa con terceros).
Ejemplos: Obligaciones Financieras, Proveedores, Cuentas por Pagar, Costos y Gastos por Pagar.

EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente económico, después de deducir todos
sus pasivos. Son cuentas de patrimonio: aportes sociales, capital de personas naturales, reservas
obligatorias, utilidad del ejercicio.

 REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Los bienes Lo que la empresa

+ debe a sus dueños
Lo que le deben
Lo que debe a terceros

Fórmula Ecuación Patrimonial

ACTIVO = PASIVO - CAPITAL

DÉBITOS CRÉDITOS

ACTIVOS PASIVOS
Y
PATRIMONIO

 Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la ecuación contable se

representa así:

ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

Ejemplo: Pedro Pérez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas, cheques
$2.000.000. Equipo de oficina $4.000.000. Un edificio $10.000.000.
ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

$16.000.000 = $16.000.000
 Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuación contable se presenta
así:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO

Ejemplo: Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio 10.000.000, en facturas de

mercancías por pagar $ 3.000.000.
.
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO

$16.000.000 = $3.000.000 + $13.000.000

 PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES

Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las cuales se denominan
transacciones comerciales. Al registrar estas transacciones se debe tener en cuenta los siguientes
pasos:

1. Leer la transacción.
2. Identificas las cuentas que intervienen en la operación.
3. Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen, es decir, si son del activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, gastos o de costos.
4. Determinar si las cuentas están aumentando o disminuyendo de acuerdo a la transacción.
5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo, gastos y costos, aumentan en la
columna del debe y disminuyen en la columna del haber, las de pasivos, patrimonio e ingresos
aumentan en la columna del haber y disminuyen en la columna del debe.
6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los débitos o cargos es igual al
total de los créditos o abonos.

 BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA

Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación de la partida doble,
la cual se realiza resumiendo o determinando el saldo de los registros contables en cada una de las
cuentas, del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos y Costos, reflejando que los saldos débitos
deben ser igual a los saldos créditos. Se presenta así:

1. Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha.

2. Cuerpo: Código, Nombre de las cuentas, columna débito y columna crédito.

3. Firma: Responsable de la elaboración.

 REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES

A. DE INICIACIÓN O APERTURA DE OPERACIONES

Estas transacciones se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o
los propietarios al iniciar la empresa. Los aportes pueden ser en efectivo, especie, o en efectivo y
especie.

1. APORTES EN EFECTIVO

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como efectivo o cheques. Las
cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del balance.
Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercancía aporta en efectivo $800.000.

1105 Caja 800.000

3130 Capital de personas naturales 800.000

2. APORTES EN ESPECIE

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como: Edificios, Muebles y
enseres, Terrenos, Vehículos, Mercancías, Créditos, y Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en
el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance.

Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $1.000.000, representado así: $300.000 en
mercancías, $400.000 en un terreno, $200.000, en computadores, $100.000 en muebles.

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 300.000

1504 Terrenos 400.000
1524 Equipos de oficina 100.000
1528 Equipos de comunicación y computación 200.000
3130 Capital de personas naturales 1.000.000

3. APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en especies como: Efectivo,
muebles y enseres, terrenos, vehículos, mercancía, créditos, equipos etc. Las cuentas que
intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance.

Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $1.000.000, representado así: $300.000 en
efectivo, $400.000 en un terreno, $200.000 en mercancías, $1.000.000 en muebles.

1105 Caja 300.000

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 200.000
1504 Terrenos 400.000
1524 Equipos de oficina 100.000
3130 Capital de personas naturales 1.000.000
B. DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO

1. CONSIGNACIONES BANCARIAS

Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no es conveniente
mantener grandes sumas de dinero en caja para evitar robos o mal manejo del efectivo. Las cuentas
que intervienen en el registro pertenecen al activo y son de Balance.

Se consignan en el Banco de Bogotá $500.000.

1110 Bancos 500.000

1105 Caja 500.000

2. COMPRA DE MERCANCIAS

Transacción que más se repite en una empresa comercial, las compras de mercancías pueden ser al
contado o crédito y se debe tener en cuenta el sistema de inventario utilizados por la entidad.

Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los movimientos de compra de

mercancías en la cuenta 1435. Mercancías no fabricadas por la empresa.

Cuando se utilice el sistema de Inventario Periódico se registran los movimientos de compras de

mercancías en la cuenta: 6205 De mercancías

2.1. COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO

Compra de mercancías por $350.000 al contado con cheque del Banco Popular, se utiliza el
inventario permanente.

Se registra en la cuenta 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa, de naturaleza debito,

pertenece al activo y se cierra contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la cuenta de balance activo
1110 Bancos.

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 350.000

1110 Bancos 350.000

2.2. COMPRA DE MERCANCÍAS A CRÉDITO

Compra de mercancías por $350.000 a crédito, se utiliza inventario periódico. Se registra en la

cuenta 6205 de Mercancías. De naturaleza debito pertenece a las cuentas de costos y se cierra
contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la cuenta de balance 2205 Nacionales.

6205 De mercancías 350.000

2205 Nacionales 350.000
3. VENTAS DE MERCANCIAS

Representan generalmente el objeto social principal de las empresas distribuidoras mediante la

entrega de bienes o servicios. Así como los dividendos participaciones y de más ingresos siempre y
cuando se identifiquen con el objeto social del ente económico. Las ventas de mercancías pueden
ser de contado y a crédito.
3.1. VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO

Ventas de mercancías al contado por $600.000. Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe,
pertenecen al activo y es cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al
por mayor y al por menor.

1105 Caja 600.000

4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000

3.2. VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITO

Ventas de mercancías a crédito por $600.000. Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe,
pertenece al activo y es cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al
por mayor y al por menor
1305 Clientes 600.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000
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4. INGRESOS OPERACIONALES

Estos se obtienen por medio de los ingresos de operación tales como: ventas, descuentos en
compra intereses devengados, comisiones ganadas, arriendos y por otros conceptos.

Le pagan a la empresa por servicios médicos la suma de $800.000 En esta operación un debe la
cuenta 1105 Caja pertenecen al activo y es de balance y la cuenta de resultado Ingresos
operacionales 4165 Servicios sociales y de salud. De naturaleza crédito.

1105 Caja 800.000

4165 Servicios sociales y de salud 800.000

5. GASTOS OPERACIONALES

Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales como: Servicios, arriendos,
sueldos, impuestos seguros, intereses etc.

La empresa paga servicios públicos con cheque por $150.000 En esta operación intervienen la
cuenta de resultados Gastos de Operación 5135 Servicios, de naturales debito y un crédito a la
cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance.

5135 Servicios 150.000

1110 Bancos 150.000
6. COBROS O ABONO DE CLIENTES

Cuando las empresas otorgan créditos a sus clientes se originan los cobros o abonos de clientes.

Juan Tramposo nos paga una factura que nos debía por valor de $600.000.

En este tipo de transacciones se registran un débito a la cuenta 1105 Caja, pertenece al activo y es
de balance y un crédito a la cuenta 1305 Clientes también de activo y de balance.

1105 Caja 600.000

1305 Clientes 600.000

7. DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES

Se obtienen por la compra a créditos, las obligaciones o deudas que contraen las empresas, deben
cancelarse en el plazo señalado.

La empresa gira un cheque por $450.000 del banco Popular como abono a su obligación bancaria.

En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales, pertenece al pasivo y es
de balance y un crédito a la cuenta 1110 Bancos del activo y de balance.

2105 Bancos Nacionales 450.000

1110 Bancos 450.000

8. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES

Se origina por el suministro o compra de mercancías a crédito.

La empresa gira un cheque por $350.000 del Banco Popular a un proveedor por concepto de abono
a deuda por mercancía.

En esta transacción se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales, pertenece al pasivo y es de

balance, un crédito a la cuenta 1110 Bancos del activo y de balance.

2205 Nacionales 350.000

1110 Bancos 350.000

9. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS.

Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto social de las empresas
como: Terrenos, edificaciones, muebles y enseres, equipos de oficina etc.

Compra un vehículo para el reparto de mercancías por $1.500.00 pagamos $1.000.000 de cuota
inicial y el resto a 60 días.
Se registra un débito al activo correspondiente y un crédito a la cuenta 1110 Bancos si la compra es
de contado o por los abonos realizados y la cuenta 2305 Cuentas corrientes comerciales si es a
crédito. Las cuentas que intervienen son de activo y pasivos, pertenecen al balance

1540 Flota y equipos de transporte 1.500.000

1110 Banco 1.000.000
2305 Cuentas Corriente Comerciales 500.000

10. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS

Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por otros más modernos
o de mayor capacidad.

Se venden muebles por $400.000, y se los pagan a la empresa así: $100.000 de cuota inicial con
cheque del banco Popular y el saldo a crédito de 60 días.

Se registran dos débitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380 Deudores Varios y un
crédito al activo correspondiente. Cuentas de activo, pertenecen al balance.

1105 Caja 100.000

1380 Deudores Varios 300.000
1524 Equipos de oficina 400.000

11. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES

Registra los valores a favor del ente económico por créditos otorgados al personal con vínculo
laboral, faltante en caja o inventarios.

Se gira un cheque por $250.000, préstamo concedido a un empleado. Un débito a la cuenta 1365
Cuentas por cobrar a trabajadores, Crédito a la cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de
balance.

1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 250.000

1110 Bancos 250.000

12. GASTOS NO OPERACIONALES

Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotación del objeto social de
la empresa tales como: Financieros, Pérdidas en ventas y retiro de bienes. Gastos extraordinarios y
Diversos.

El banco cobra $150.000 por chequera, los descuenta directamente de la cuenta corriente.

En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales 5305 Financieros

de naturaleza debito, y un crédito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance.
5305 Financieros 150.000
1110 Bancos 150.000

13. INGRESOS NO OPERACIONALES

Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del objeto social de la
empresa, tales como: Arrendamientos, Financieros, dividendo y participaciones, Servicios,
Indemnizaciones etc.

El banco nos canceló intereses por $150.000, directamente en la cuenta de ahorros

En esta operación se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros, pertenece al activo,
es de balance y un crédito a la cuenta de resultados Ingresos no operacionales 4210 financieros.

1120 Cuenta de ahorros 150.000

4210 Financieros 150.000

14. ACTIVOS DIFERIDOS

Comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente económico en el
desarrollo de sus actividades, así como en aquellos otros gastos denominados cargos diferidos, que
representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en
periodos futuros. Comprenden:

14.1. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez pagados no son
recuperables o reembolsables, se amortizan durante el periodo en que se reciben los servicios o se
causen los costos o gastos.

Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe, pertenecen al activo,
es una cuenta de balance, de naturaleza débito. Y un crédito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de
activo y de balance.

La empresa gira un cheque por valor de $800.000.para cancelar cuatro meses de arrendamiento
anticipados.

1705 Gastos pagados por anticipado 800.000

1105 Bancos 800.000

14.2. CARGOS DIFERIDOS

Son los pagos que efectúa una empresa, antes de iniciar sus operaciones comerciales, por lo tanto
son amortizados gradualmente, con cargo a los resultados de los respectivos periodos.

Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza débito, del activo y un crédito a la
cuenta 1110 Bancos.
La compañía PROGRESANDO abrió una nueva sucursal, e incurrió en gastos preliminares de
instalación por un valor de $1.000.000, los cuales canceló a una firma especializada en este tipo de
actividades.

1710 Cargos diferidos 1.000.000

1110 Bancos 1.000.000

15. PASIVOS DIFERIDOS

Representa los valores que el ente económico ha recibido de manera anticipada de clientes, los
cuales tienen el carácter de pasivo, y por su origen y naturaleza han de influir económicamente en
varios ejercicios en los que deben ser aplicados o distribuidos.

Se registra un débito a la cuenta 1105 Caja y en la cuenta 2705 Ingresos Recibidos por
Anticipado en el haber, son de naturaleza crédito.

La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados.

1105 Caja 300.000

2705 Ingresos recibidos por anticipado 300.000
EJERCICIO DE APLICACIÓN

1. La compañía la Trompona Ltda. Inicia operaciones el 1 de Julio de 2011 con el aporte de dos
socios, representados así:

Socio A $1.000.000, en el banco de Bogota. $2.000.000 en un camión, hipoteca corporación

de ahorro y vivienda por $ 1.000.000.
Socio B $1.000.000, en una oficina, $1.000.000 en muebles y enseres.

2. Venta de mercancía al contado por $1.600.000.

3. El Banco cobra $50.000, por comisiones.

4. Se vende computadores por $4.000.000, y se los pagan a la empresa así: 50% de cuota inicial
con cheques del banco Agrario y el saldo a crédito por 60 días.

5. Compra un edificio por $10.000.000. Así: 40% de cuota inicial y el resto a 90 días.

6. Préstamo concedido a un empleado por $300.000. Con cheque.

7. Se compra un lote por $4.800.000. Pagándose en efectivo $800.000, y el resto a crédito.

8. Se reciben $5.000.000, provenientes de un préstamo bancario, respaldado con un pagare,

cancelándose en cuatro cuotas semestrales iguales.

9. Se compra papelera pagándose $500.000, en efectivo.

10. Se paga el arriendo del local por el presente mes $600.000.

SE PIDE:

1. Registros en cuenta T

2. Determinar saldo

3. Balance de comprobación de saldos.