Relatórios gerenciais

Francisca Moraes

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A elaboração de relatórios gerenciais é uma constante preocupação de qualquer instituição, que

freqüentemente tem que apresentar a evolução dos seus projetos, atividades e resultados para
vários públicos distintos. No caso das instituições sem fins lucrativos, que não possuem o elemento
"lucro", e que, em geral atuam com recursos oriundos de financiadores externos, a necessidade de
apresentar os resultados obtidos ao longo do tempo de diferentes formas se torna mais freqüente e
complexa.

O que é um relatório gerencial?

Relatório gerencial é uma das formas objetivas utilizadas para demonstrar o desempenho ao longo
de um período e deve possibilitar o planejamento e a tomada de decisões baseados nos dados
apresentados. Portanto, deve ter linguagem e conteúdo adequados ao público ao qual se destina.

Qual a importância de demonstrar o desempenho?

A demonstração do desempenho é fundamental para o público interno (conselho, diretoria e

executores) planejar o futuro, efetuar correções de rumo pela análise dos erros e acertos do
passado e visualizar projeções futuras com base em dados históricos ou estimativas de resultado.
É também necessária para o público externo (financiadores e beneficiários) avaliar onde, como,
quando e com que nível de qualidade estão sendo utilizados os recursos recebidos pelas
instituições e sua capacidade de execução de novos projetos.

Criando relatórios gerenciais

O primeiro passo para estabelecer as informações quantitativas ou qualitativas que os relatórios

devem conter é analisar as formas pelas quais o desempenho da instituição pode ser avaliado; isto
pode ser feito a partir da missão institucional e dos objetivos estratégicos estabelecidos para a
organização.

O segundo passo é a escolha dos indicadores, que podem ser entendidos como formas
quantificáveis e objetivas de medir a quantidade e qualidade dos produtos, serviços e processos e,
conseqüentemente, o desempenho da instituição. O acompanhamento da evolução dos
indicadores é fundamental tanto para o planejamento futuro como para a avaliação dos resultados
passados; eles devem possibilitar a análise de níveis (patamar atual dos resultados no período
avaliado), tendências (variação do nível dos resultados em períodos consecutivos) e comparação
(com outros produtos/serviços ou com outras instituições). O estabelecimento de indicadores deve
ser feito cuidadosamente, de modo a garantir a disponibilização dos dados e resultados mais
relevantes no menor tempo possível e com o menor custo. Alguns critérios básicos devem ser
utilizados na escolha dos indicadores: importância (devem captar as principais características do
que está sendo avaliado), simplicidade (de fácil compreensão e aplicação por todos os
responsáveis e usuários), abrangência (devem ser representativos do produto, serviço, processo
ou resultado em análise), acessibilidade (os dados devem ser fáceis de levantar, registrar e
armazenar), comparabilidade (fáceis de comparação interna ou com instituições similares),
estabilidade (devem possibilitar a continuidade ao longo do tempo e baseados em procedimentos
padronizados) e baixo custo (utilizando-se formas fáceis para o levantamento e tratamento).

O terceiro passo é definir o público-alvo e a utilização esperada dos dados apresentados. É

sempre importante consultar os destinatários dos relatórios para saber que tipo de informações
esperam receber e de que forma preferem que sejam apresentados. Os dados que serão
analisados pelo Conselho devem ser objetivos e simplificados (preferencialmente incluindo
demonstração em gráficos), pois servirão para a tomada de decisões estratégicas; desta forma,
não é solução entregar um grosso volume somente com dados analíticos detalhados, que não
facilitam a visão global do desempenho da instituição e dificultam a tomada de decisões. Para um
determinado financiador talvez seja fundamental visualizar a contrapartida dada pela instituição,
para um outro o importante pode ser o valor dos recursos utilizados para cada um dos beneficiários
do projeto patrocinado ou o número de pessoas atendidas. Por outro lado, para os administradores
internos, os dados analíticos mensais são de importância fundamental, pois a partir deles vão
poder tomar decisões sobre atividades do dia-a-dia, exigindo maior riqueza de detalhes.

Conhecendo as necessidades do público-alvo, o próximo passo é selecionar o conteúdo que

melhor pode satisfazê-las. Se, por exemplo, está sendo preparado o relatório da instituição para a
Assembléia Anual, uma das informações que o relatório deverá conter é a evolução financeira da
instituição ao longo do período, que pode ser demonstrada de forma extremamente analítica ou
simplificada e objetiva. Provavelmente, se forem apresentados todos os lançamentos contábeis
mensais, a análise dessa evolução será muito mais extensa e complexa do que se for apresentado
um gráfico com o comportamento das receitas e despesas da instituição e uma análise e
justificativa das contas que tiveram maior oscilação no período. No entanto, para o responsável por
um projeto, conhecer o detalhe de cada um dos pagamentos que foram feitos com os recursos
destinados ao mesmo projeto é imprescindível para a avaliação da situação atual, para o
planejamento das demais etapas e para elaborar o orçamento de projetos similares futuros.

A escolha da linguagem mais adequada ao público-alvo é o quinto passo na elaboração de

relatórios gerenciais. Existe uma tendência natural dos técnicos a utilizarem palavras ou
expressões de uso comum em seu dia-a-dia, mas que são de difícil entendimento para quem não
atua na área. Lembre-se que as pessoas que irão utilizar as informações provavelmente não têm o
mesmo nível de conhecimento técnico do que as que geram os dados. Facilite o entendimento das
informações, evitando usar termos técnicos e utilizando expressões de uso mais comum. Imagine-
se no lugar de quem receberá o relatório e como ele poderá utilizar as informações para resolver
seus próprios problemas (que são diferentes dos seus) e utilize a linguagem mais fácil possível
para o entendimento do usuário da informação.

O sexto passo é a apresentação das informações, que deve ser cuidadosamente estudada, tanto
na seqüência como na forma. O mais importante é o conteúdo, mas a forma também é muito
importante: utilize uma estrutura lógica que facilite o entendimento do usuário. Utilize padrões que
possam ser mantidos ao longo do tempo, de modo a facilitar o entendimento da situação atual, as
projeções futuras e a comparação entre períodos. A visualização gráfica das informações facilita o
entendimento na maior parte dos casos e deve ser utilizada sempre que possível, com cuidado
especial na escolha das cores e formas; por exemplo, um mapa pode ser utilizado para demonstrar
a posição geográfica das ações da instituição, enquanto um gráfico em forma de barra pode
mostrar a evolução da quantidade de beneficiários atendidos ao longo de um período e um gráfico
em forma de pizza é mais adequado para demonstrar a participação de cada tipo de financiamento
no total de receitas.

O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e, para isso, é necessário identificar
previamente quem serão as pessoas responsáveis pelo levantamento, consolidação e análise dos
dados, quem os fornecerá e qual a periodicidade e formato com que eles deverão estar disponíveis
para a elaboração do documento.

Após a elaboração do documento, é ideal verificar se as informações estão adequadas ao público-

alvo e uma das formas é testar o relatório: antes de encaminhá-lo ao usuário final, peça para que
outra pessoa (preferencialmente alguém com perfil semelhante ao destinatário) leia o documento e
diga-lhe com detalhes o que entendeu de cada uma das partes e o que acha que pode melhorar.
Referências bibliográficas:

DRUCKER, Peter F. Administração de organizações sem fins lucrativos - Princípios e

Práticas. 4a. ed. São Paulo: Pioneira; 1997.

TAKASHINA, Newton Tadachi; FLORES, Mario Cesar Xavier. Indicadores da qualidade e

desempenho. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed.; 1996.