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ACTIVIDAD 3

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA


SEMANA N° 3

JUAN CAMILO CHAUX HURTADO


APRENDIZ

LUIS GUILLERMO HERNANDEZ MARTINEZ


TUTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


SENA
2019
DESARROLLO
a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestión Documental


Líder de Transferencias Documentales
Líder de Archivo Central
Líder de Archivo Inactivo

MEMORANDO

FECHA: 20 DE MARZO DE 2019


DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de


la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y
acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador
de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para
cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una
oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. La
visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Transferencias
Documentales, el Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo Inactivo, el
31 de Marzo del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en las
instalaciones de Archivo Central.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Marzo próximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.
REUNION DE
APERTURA
Gerencia de Calidad Fecha: 20 DE MARZO DE 2019
Representante de
Ing. HECTOR CORTEZ MARTINEZ
Calidad:
Auditor Líder: SONIA MUÑOZ BOLAÑOS
ANA YURY SANCHEZ ROSAS
Equipo Auditor:
YUDI FERNANDA PARRA MUÑOZ
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

• Determinación del grado de conformidad del sistema de


gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO
9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
Objetivo. para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de
calidad. Verificar y evaluar que se están aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario,
oportunidad de atención y acción de las transferencias
documentales dentro del edificio y con el operador de
archivo inactivo dentro de los estándares
establecidos como modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de
calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Marzo próximo.
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE
APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

HECTOR CORTEZ Representante de


MARTINEZ Calidad
SONIA MUÑOZ BOLAÑOS Auditor Líder

ANA YURY SANCHEZ Equipo Auditor


ROSAS
YUDI FERNANDA PARRA Equipo Auditor
MUÑOZ

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

TRD. Procedimiento de transferencia documental para


garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y
confidencialidad de la información transferida.

Manual de Calidad)
Procedimientos operativos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Documentos de Formatos y registros
Referencia: Documentación completa

Horario de apertura del servicio.


• Señalización y exhibición del proceso a auditar en
lugar visible.
• Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso.
• Registro de cada servicio con observaciones y/o
hallazgos
• Procedimiento de atención de trasferencias
documentales de Archivos de gestión a archivo central.
• Procedimiento de entrega y transferencia
documental de archivo central hacia archivo inactivo.
• Se comentan los hallazgos encontrados al
Coordinador de Gestión Documental.
c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta


gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el control.
Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de
comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama amplia
de partes interesadas a desarrollar.

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de


recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de Verificación: X
Manual de Calidad (Documentación nivel I) X
Procedimientos operativos (Documentación nivel II) X
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III) X
Formatos y registros (Documentación de nivel IV) X
Documentación completa X
X
· Horario de apertura del servicio.
· Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar X
visible.
· Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. X

e) Generación de hallazgos de auditoría.

se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los


numerales:

5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1);


6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1);
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1);
8.2.2 Auditoría interna (1);
8.5.2 Acción correctiva (1).

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades
f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

3. INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES DE


AUDITORIA

• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz


del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los
requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de
auditoría, el día 31 de marzo de 2014 en las instalaciones
de la empresa, en Neiva
H.
ACTIVIDADES • Verificación de la capacidad de la organización para
DESARROLLADAS cumplir aspectos reglamentarios
• Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron
cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los
numerales 5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la
calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y
formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la
prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); y 8.5.2
Acción correctiva (1). La empresa presentó las acciones
correctivas para dar respuesta a las No conformidades
encontradas.
• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades
pendientes de la auditoría anterior.
• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por
interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión
de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a
través de la coordinación y participación activa en el
desarrollo de los procesos del sistema.
ASPECTOS • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por
RELEVANTES interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión
de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a
través de la coordinación y participación activa en el
desarrollo de los procesos del sistema.
• Se destaca el compromiso del personal del área y de los
clientes internos, quienes se unen para desarrollar un
proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con
un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los
objetivos propuestos.

• La definición y ubicación explícita de las Acciones de


Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterización
de los procesos, realizadas a partir del análisis de los
resultados de los indicadores de seguimiento y medición,
ASPECTOS
con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
POR
completo para alcanzar los resultados planificados y
MEJORAR
facilitar la gestión de los procesos por el personal
responsable.
• La ampliación del listado de documentos externos,
incluyendo las nuevas publicaciones oficiales del Archivo
General de La Nación, con el propósito de evitar que en el
transcurso del tiempo se pueda perder información
valiosa sobre la actualización de los procesos inherentes.
• La planificación de los cambios que puedan afectar la
integridad del Sistema de Gestión de la Calidad, considerando
entre ellos los que surgen de los cambios en la
reglamentación aplicable al objeto del negocio de la
empresa.
RESPONSABILIDAD • La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
DE LA DIRECCION acciones correctivas y preventivas, mediante definición de
plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los
problemas como a la eliminación de sus causas. La
metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de
plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los
problemas como a la eliminación de sus causas.
• La empresa cuenta con personal calificado para la
realización de auditorías internas de calidad. Para cada
auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se
registran los hallazgos, se analizan las causas de las No
conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
CONFIABILIDAD DE correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y
LA AUDITORIA seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas
INTERNA con la auditoria por parte del auditor
principal.
• En la planificación y realización de las auditorías es
importante asegurar que se cubren todos los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la
profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno
de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los
diferentes procesos.
• Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la
empresa para eliminar las causas de siete No conformidades
RESULTADO DEL menores pendientes, de diez que habían sido detectadas en
SEGUIMIENTO DE la auditoría anterior.
LAS ACCIONES • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos
CORRECTIVAS DE 4.2.3 (2), 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los
LA AUDITORÍA planes de acción implicaron revisión de aspectos
ANTERIOR. específicos en algunos procedimientos y capacitación y
sensibilización al personal, principalmente del equipo de
funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas.
Fecha de ejecución: 20 DE MARZO DE 2019
Reunión de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunión de cierre: Archivo Central Lugar: 2:00 p.m.
g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para
verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

REUNION DE CIERRE

Gerencia de Calidad Fecha: 20 DE MARZO DE 2019


Representante de
HECTOR CORTEZ MARTINEZ
Calidad:
Auditor Líder: SONIA MUÑOZ BOLAÑOS
ANA YURY SANCHEZ ROSAS
Equipo Auditor:
YUDI FERNANDA PARRA MUÑOZ
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

• Determinación del grado de conformidad del sistema de


gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO
9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
Objetivo. para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de
calidad. Verificar y evaluar que se están aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario,
oportunidad de atención y acción de las transferencias
documentales dentro del edificio y con el operador de
archivo inactivo dentro de los estándares
establecidos como modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de
calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 30 de Marzo próximo.
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

HECTOR CORTEZ Representante de


MARTINEZ Calidad
SONIA MUÑOZ BOLAÑOS Auditor Líder

ANA YURY SANCHEZ Equipo Auditor


ROSAS
YUDI FERNANDA PARRA Equipo Auditor
MUÑOZ

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo


tras el desarrollo de esta actividad.

Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar


falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada
uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano,
misionales o de mejora continua)

La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento


del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del
SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realización de las
mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para
la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la
labor que desempeña en su campo económico.