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CREACIÓN DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Cargo Nombre Firma Fecha

Gestor de SGI Jean Aguilar 30/01/2018

Elaborado por:

Coordinador SGI Christian Ludeñas 30/01/2018

Revisado por:

Gerente General Hardy Ludeñas 30/01/2018

Aprobado por:

Queda absolutamente prohibida cualquier modificación del presente documento sin la autorización previa y expresa del Gerente
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Hoja de Motivo de Cambios

Versión Fecha Motivo del Cambio

Cambio de versión de la Norma ISO 9001
02 01.12.2015
Cambio 5.4.2 –Pie de página.

Adiciono los puntos 5.9.4, 5.9.5, 5.9.6, 5.9.7, 5.9.8, 5.9.9

03 30.01.2018 correspondiente al estudio, creación, modificación, identificación,
control, análisis, almacenamiento, archivamiento de registros.

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Contenido
1. Objetivo..................................................................................................................... 4
2. Definiciones .............................................................................................................. 4
3. Campo de Aplicación ................................................................................................ 5
4. Documentación de Referencia ................................................................................. 5
5. Desarrollo ................................................................................................................. 6
6. Equipos, documentos y medios .............................................................................. 12
7. Responsabilidades ................................................................................................. 12
8. Anexos. ................................................................................................................... 12

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1. Objetivo
Definir y establecer los lineamientos para la elaboración de procedimientos, así como la
identificación, aprobación, distribución y control de cambios de todos los documentos y
registros del sistema de gestión de calidad, seguridad y medioambiente.

2. Definiciones
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Siglas ISO: International Organization of Standardization (Organización Internacional de

Normalización)

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

NOTA 1: Los procedimientos pueden estar documentados o no.

NOTA 2: Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con

frecuencia el término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. El
documento que contiene un procedimiento puede denominarse "documento de
procedimiento".

Procedimiento Obligatorio. Forma especificada para llevar a cabo un proceso que

exige la norma ISO 9001 en dicho formato.

Procedimiento o instructivo de trabajo. Documento que describe un proceso particular

de Electric Project o que se requiere para describir el cumplimiento con algún requisito
especifico de la norma ISO 9001

Lista Maestra. Documento que indica o describe el total de manuales, procedimientos,

instrucciones de trabajo, formatos y registros que contiene el sistema de gestión de
Calidad, seguridad y medioambiente. Así mismo indica el nivel de revisión de cada uno
de ellos, con el objetivo de utilizar siempre la última versión.

Análisis de Seguridad de Tarea: Documento que comprende el

procedimiento de trabajo a seguir, la secuencia de etapas de la tarea y los riesgos
asociados a cada etapa de la tarea.

Instructivo: Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas.

Disposición de Trabajo: Documento con texto y gráficos que explican en forma concisa,
cómo realizar un paso de una tarea operativa.

Formato. Hoja impresa en el cual se registran datos o información, dependiendo de la

información contenida se convierte en documento o registro.

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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.
NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y
para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas.
NOTA 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de
revisión.

Especificación: Documento que establece requisitos.

NOTA: Una especificación puede estar relacionada a actividades (por ejemplo,
procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de
ensayo/prueba), o a productos (por ejemplo, una especificación de producto, una
especificación de desempeño y un plano).

Cartilla: Documento con contenido de gráficos y/o texto, de apoyo para el desarrollo de
un proceso o actividad.

Documento Controlado: Es aquel que cuando se modifica cambia su nivel de revisión y

se encuentra en PDF en la red de Electric Project.

Documento Obsoleto. Son los documentos que perdieron vigencia al cambiar la versión
o darse de baja.

Documento Externo. Son documentos que emiten entidades externas a Electric Project,
que por ley y de forma voluntaria sirven de consulta para la correcta implementación del
proceso.

Documento no controlado. Las copias de los documentos que solicitan personas o

entidades fuera del alcance de los sistemas de gestión, se entregan con la autorización
del Encargado de Calidad (Representante de la dirección), sólo para información y no
requiere ser actualizadas.

3. Campo de Aplicación

Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y externo que
conforman la base documentaria del SGI de Electric Project y los responsables de las
distintas áreas de Electric Project S.R.L.

4. Documentación de Referencia

Norma ISO 9001:2015 Requisito 4.4.2

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5. Desarrollo

5.1 Idioma de la Documentación del SGI

El idioma de los documentos generados por el SGI es el español.

Puede utilizarse documentos externos en otros idiomas (Ejemplo: Manuales de

operaciones y mantenimiento, normas técnicas, etc.), siempre y cuando el personal
entienda el idioma y su uso no interfiera con la legislación aplicable, con otros
compromisos suscritos ni con su correcta aplicación.

5.2 Archivo y Conservación

El archivo y conservación de los documentos vigentes del SGI, será hecho en físico o en
electrónico, bajo la responsabilidad del Coordinador del SGI.
Colocar ruta PROJECT01/D/SGI/
Los documentos originales se mantienen protegidos en el archivador identificado como:
“Originales SGI”.
Los archivos electrónicos están protegidos y se respaldan cada trimestre.

Puede emitirse copias controladas en papel a solicitud de las Gerencias, Jefaturas o

Áreas. Estos documentos serán entregados por el Coordinador de SGI de
acuerdo a lo establecido en este procedimiento, bajo la responsabilidad del solicitante.

5.3 Identificación de la documentación

Todos los documentos del SGI, incluyendo los formatos, se identifican por su nombre y/o
código asignado.

El único código válido es el asignado en la última versión de los documentos que se

registra en el FR-PA-SGI-001: Listado Maestro de Documentos y formatos y cuya
actualización es responsabilidad del Coordinador de SGI.

La codificación de los documentos se hará de acuerdo al Anexo 1 y lo asignará el

Coordinador del SGI.

En caso, las Gerencias adopten un documento operativo del cliente como propio, deberá
crear un procedimiento específico previa consulta y autorización del Coordinador SGI.
Por ejemplo el procedimiento existente GG-PA-OPE-001 de la Jefatura de Operaciones
con su cliente.

Los Documentos del Cliente, serán identificados mediante el listado maestro de

documentos externos, utilizando el formato FR-PA-SGI-004: Lista Maestra de
Documentos Externos. Su distribución, de ser necesaria, será controlada por cada
departamento.

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5.4 Encabezado de los documentos del SGI

5.4.1 Encabezado de Página: El encabezado incluirá la siguiente información, en la

primera página del documento.
CÓDIGO DEL
TÍTULO DEL DOCUMENTO
EMPRESA TIPO DE
DOCUMENTO DOCUMENTO
FECHA DE
ELABORACI
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ÓN
Código:
CREACIÓN DE DOCUMENTO Y Fecha:
CONTROL DE REGISTROS Versión:
Página:

NÚMERO
NÚMERO DE DE
PÁGINAS VERSIÓN

El encabezado para procedimiento, manuales y planes (no es obligatorio para formatos). En

formatos solo se incluirá empresa, titulo, versión y código. En caso de ser electrónicos puede
omitirse dicho encabezado. Respecto a la fecha de referencia será considerada la fecha de
su elaboración.

5.4.2 Pie de Página: La información que se incluirá en el pie de página será la siguiente.

Queda absolutamente prohibida cualquier modificación del presente documento sin la

autorización previa y expresa del Gerente General

Este ítem se excluye para las Disposiciones de Trabajo, cartillas.

5.4.3 Para los procedimientos, instructivos, disposiciones de trabajo, manuales, etc., en la

primera hoja del documento irá el siguiente cuadro de aprobación:

Cargo Nombre Firma Fecha

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Con excepción de los documentos ya existentes como las directivas, cartillas,

diagramas, listas y los formatos que no se originaron a partir de un documento, y se
aprobaron colocando sólo la firma del responsable; se alinearán a este procedimiento a
según su actualización.

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5.5 Estructura de los Documentos del SGI

5.5.1 Procesador: Los documentos se elaboran bajo el procesador de textos

Microsoft Word, puede utilizarse otro software operado bajo Windows, en caso que se
requiera.

5.5.2 Tamaño de papel: El papel en que se imprime los documentos es tamaño A4, salvo
en aquellos casos debidamente aprobados por las Gerencias/Jefaturas pertinentes.

5.5.3 Tipo y tamaño de letra: Se utiliza el tipo de letra Arial en tamaño 11.

5.5.4 Interlineado: Entre líneas se utilizará el interlineado “sencillo”.

5.5.5 La codificación de cada párrafo será correlativa y se podrá utilizar números y letras.

5.5.6 Se aplicarán las excepciones necesarias para los documentos que requieran otro tipo
de forma para la mejor comprensión de la información que contienen o por otras
circunstancias afines (ejemplo: presentación en licitaciones, respuesta a entidades externas,
etc.). Las excepciones deberán ser aprobadas por el Coordinador del SGI.

5.6 Contenido de los documentos

5.6.1 Procedimientos e instructivos: Los documentos podrán incluir diagramas, flujos,

además de texto escrito. Se elaboran siguiendo la estructura incluida en el Anexo 2.

5.6.2 Planes de Calidad y Registros: El contenido lo define cada Gerencia/Jefatura de

acuerdo a sus necesidades.

5.6.3 Cartillas: El contenido lo define cada Gerencia, según los requerimientos involucrados
(ejemplo: secuencia de avisos, resumen de procesos, etc.). Su aprobación se da en forma
inmediata luego de la comunicación oficial y carga en el sistema por parte del Coordinador
de Área del SGI.

5.7 Control de documentos

5.7.1 Elaboración de nuevos documentos

Los responsables de las áreas involucradas elaboran los documentos necesarios tomando
en cuenta los siguientes criterios:

El proceso o actividad a documentar influye en la gestión de la calidad, ambiental o de

seguridad y salud ocupacional.

El proceso o actividad no está suficientemente incluido en otro documento del SGI.

El procedimiento a elaborar mejorará la realización y operación de las actividades.

Para tal fin, la Gerencia respectiva asigna a un responsable quien se encarga de su

elaboración, y solicitará al Coordinador de SGI que le asigne un código para dicho
documento.

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5.8 Revisión y aprobación de Documentos

5.8.1 La elaboración, revisión, modificación, aprobación y retiro de los documentos del SGI
se realizará de la siguiente manera:

ELABORACIÓN – REVISIÓN - MODIFICACIÓN-

APROBACIÓN
RETIRO
Gerente y/o Jefe de área
Encargado de Gerente General
calidad/seguridad/medioambiente

Una vez que el documento ha sido elaborado y revisado, solicitan la aprobación de la

Gerencia General.

Realizado todo los ajustes que consideren necesarios lo envían por el correo electrónico al
encargado de calidad para que actualice la carpeta de originales y revise lo siguiente:
 Revisar la estructura y legibilidad del documento
 Asignar consecutivo y numero de revisión de documento
 Revisar historial de cambios y la fecha de emisión
 Solicitar las firmas de elaboración, revisión y aprobación.
 Guardar el archivo en su PC en formato PDF y/o proteger con “solo lectura” en esa ruta.

5.9 Control y Registro de Documentos

5.9.1 Si el documento es un documento aprobado anteriormente, el Coordinador de

SGI, coloca el número consecutivo de versión. Ejemplo: Versión 02.

5.9.2 Una vez actualizado, revisado y aprobado el documento, el Coordinador de SGI

ingresa el documento al intranet de Electric Project. Asimismo, lo registra en el FR-PA-SGI-
001: Listado maestro de Documentos y formatos.

5.9.3 La fecha de vigencia del documento rige a partir de la fecha de aprobación.

5.9.4 Tras el estudio de cualquiera de los procesos del sistema de gestión y por consenso,
es posible que se plantee la necesidad de incorporar un nuevo registro cuando se necesite
evidenciar los resultados de alguna de las actividades del proceso o el cumplimiento de
algún requisito.
Antes de establecer un nuevo registro es imprescindible estudiar las consecuencias del
mismo en cuanto al trabajo que puede conllevar, su utilidad final, los recursos necesarios,
personas responsables de cumplimentarlos, etc. En caso de resultar demasiado engorroso
para el personal implicado en cumplimiento, se deberá estudiar una alternativa más eficiente.

5.9.5 El Coordinador SGI es el responsable de la creación y modificación del formato del

registro. La identificación de un nuevo registro será:
Correlativo Registro XXX + Código + Titulo del Registro.

Ej.: 002-FR-PA-SGI-002_ Lista de Registros.

5.9.6 Antes de aprobar el uso de un nuevo registro, se recomienda introducirlo en el proceso
a modo de prueba, a fin de detectar posibles fallos o mejoras.

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5.9.7 El control de los registros será de responsabilidad del Coordinador de SGI el cual
incluye cada uno de los registros en un listado de Registros. Este listado permite
inspeccionar periódicamente la correcta gestión de cada uno de ellos. FR-PA-SGI-002:
Formato Lista de Registros.
Todos los registros del SGI deben ser legibles y almacenados de modo que se conserven y
puedan consultarse con facilidad. Los registros pueden presentarse en formato magnético o
en impreso en papel.

5.9.8 En general, los registros en sí carecen de utilidad alguna. Es preciso analizarlos

adecuadamente para obtener la información para la que han sido creados. El responsable
del proceso o el Coordinador SGI en su defecto, se encargará, antes de la revisión anual del
sistema o antes de una revisión extraordinaria relativa al proceso en cuestión, de analizar los
resultados arrojados por estos registros y de elaborar un informe con la información
recabada para su presentación en dicha revisión Este informe servirá de base para estudiar
la conveniencia o no de aplicar acciones correctivas o de mejora.

5.9.9 Una vez los registros han sido analizados y presentados en la revisión del sistema,
estos son archivados por el Coordinador SGI durante al menos el tiempo reflejado en el
procedimiento documentado correspondiente.

Archivo/Registro Encargado Tiempo Retención

Listado de registros Coordinador SGI > 3 años
Archivo registros analizados Coordinador SGI > 3 años

5.10 Distribución y Retiro de Documentos.

5.10.1 Los documentos se publican en impresión a color en la intranet de Electric Project,

los cuales estarán a disposición de todos los trabajadores como copias no controladas.
Adicionalmente se notifica por correo electrónico a los responsables de área de la emisión o
actualización de documentos utilizando la opción de confirmación de entrega y lectura para
evidenciar su distribución. El encargado de calidad conserva los correos electrónicos que
sirven como evidencia de la distribución y difusión.

5.10.2 Adicionalmente las Gerencias pueden solicitar documentos impresos al Coordinador

SGI, para lo cual indicarán el número de documentos y el nombre de las personas a quienes
se les asignará el documento.

5.10.3 El Coordinador de SGI imprimirá copias controladas de documentos internos las que
las distribuirán aplicando el registro FR-PA-SGI-003: Distribución de Documentos, en el
que consignará en éste los nombres y cargos de las personas que reciben las copias de
dicho documento. En el caso de documentos modificados o que reemplacen a otro, el
responsable del área devolverá la versión anterior impresa para considerarse documento
obsoleto. Cualquier consideración adicional pertinente, se consignará dicho detalle en la
columna de observaciones del registro FR-PA-SGI-003.

5.10.4 El Coordinador de SGI se asegura que los documentos solicitados se encuentran

disponibles en los puntos de uso, para tal fin entrega las copias controladas con un sello
impreso en la primera página. En la que se especifica: DOCUMENTO CONTROLADO,
COPIA Nº, y FECHA DE ENTREGA.

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5.10.5 Si es necesario imprimir copias no controladas de un Documento, para fines de

revisión, marketing, entrega a un tercero o cuando el Representante de la Dirección lo
disponga, el documento se identifica con fondo marca de agua, un sello o rótulo:
COPIA NO CONTROLADA y estará disponible en el Intranet Electric Project

5.10.6 Para el caso de los documentos publicados en el Intranet, el Coordinador de SGI

retira el documento obsoleto una vez que el documento haya cambiado de versión. Lo borra
de la ruta anterior y lo traspasa a la carpeta de documentos obsoletos, además de
Actualizar el listado Maestro de documentos o registros

5.11 Archivo de Documentos

5.11.1 Las copias controladas están disponibles para cada trabajador en cada Área o en los
puntos de uso, independientemente de la rotación del personal, el Gerente o Jefe del área
será responsable de proteger los documentos asignados a su área.

5.11.2 El Coordinador SGI mantiene una copia impresa del original correspondiente a cada
documento del SGI y una copia de la versión anterior de cada documento obsoleto, sólo para
fines de efectuar los cambios ejecutados.

5.11.3 El Coordinador de SGI identifica y archiva el original de las versiones obsoletas de

dicho documento por un plazo a ser definido por el Área, considerando la fecha de vigencia
de la nueva versión y la probable obligatoriedad legal involucrada. De no mediar
inconveniente, se recomienda como plazo máximo un (01) año. La identificación se realiza
con un sello en que se especifica DOCUMENTO OBSOLETO, FECHA (Fecha de aprobación
de la nueva versión) y una vez cumplido el plazo de archivo de la versión obsoleta, dichos
documentos se eliminarán (papel reciclado, disposición final autorizada, carpetas
electrónicas obsoletas, etc.).

5.11.4 El medio de almacenamiento puede ser medio electrónico o impreso.

En medio impreso deben estar identificados y archivados en: Carpeta, Cajón, Folder,
Archivero.
En medio electrónico deben estar identificados y ordenados de forma clara en carpetas y
contenidos en: PC, CD, USB
Los registros en medio electrónicos que tengan que ver directamente con el servicio al cliente
deben protegerse con claves de seguridad.

5.12 Modificación de Documentos

5.12.1 El responsable de área puede modificar un documento como resultado de algún

cambio en el proceso, o de una acción preventiva o correctiva o para mejorar el proceso. A
criterio del (los) responsable (s) del control del documento, si son cambios de fondo que
afectan el proceso generará una nueva versión del documento, pero si son cambios de forma
(no afectan el proceso, cambio de términos, palabras) mantendrá la misma versión del
documento.

5.12.2 Las versiones de los registros se gestionarán en forma independiente del

procedimiento, es decir sólo cambiará cuando se modifique el registro. Las versiones se
registrarán en el registro 002-FR-PA-SGI-002_ Lista de Registros.

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5.12.3 Las adiciones o modificaciones de cualquier párrafo en el texto de un documento se

resaltan en “cursiva” y color azul. (*) Cuando se elimine una parte de un documento, se
identificará con un asterisco al inicio de la frase eliminada y con ralla central (Ejemplo
anulado).

5.12.4 Las modificaciones a los documentos pueden originarse por:

Cambios en la normativa.
Resultado de auditorías internas o externas
Acciones correctivas o preventivas.
Resultado de revisiones por la dirección
Recomendaciones de mejora de parte de los usuarios.

5.13 Control de Documentos Externos

Las Áreas que utilicen en su gestión documentos externos como: Dispositivos legales,
Manuales de Equipos, etc. son responsables de identificar los documentos; en lo posible
asignarle un código, describir el tipo, título, fecha de recepción, procedencia; asimismo, de
registrarlo dentro del listado FR- PA-SGI-004: Lista Maestra de Documentos Externos y
remitirán la última versión al Coordinador de Área para su conocimiento e ingreso a las
carpetas SGI
Adicionalmente se identificará preferentemente con un “link” de la página Web, asegurando
de esta forma su actualización permanente.

6. Equipos, documentos y medios

No aplica

7. Responsabilidades

7.1. El Coordinador del Sistema de Gestión Integrado (CSGI), es responsable de

gestionar la aplicación del presente procedimiento. Asimismo, de verificar la
actualización de los listados maestros de documentos.
Es responsable de la distribución de la documentación y comunicar los cambios que se
generen en la documentación del SGI.

7.2 Los Gerentes y Jefes son responsables de hacer cumplir con lo establecido en este
procedimiento en cada una de sus Gerencias, Departamentos o Áreas.

7.3 Las personas a quien se le asigne la tarea de elaborar un documento

relacionado con el SGI, son responsables de cumplir con este procedimiento.

8. Anexos.
FR-PA-SGI-001: Formato Listado Maestro de Documentos y formatos
FR-PA-SGI-002: Formato Listado de Registros
FR-PA-SGI-003: Formato Distribución de Documentos.
FR-PA-SGI-004: Formato Lista Maestra de Documentos Externos.
ANEXO 1: Codificación de los Documentos del SGI.
ANEXO 2: Contenido de Documentos.

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ANEXO 1

A1. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS DEL SGI

El código de los documentos internos deberá estructurarse de siguiente manera:

GG-PO-RH-999
Donde:

GG: Gerencia General de Electric Project S.R.L. Representa a la Gerencia de más alto
nivel de la organización, en donde se aplica el documento.

PO: Inicial de acuerdo al tipo de documento a codificarse. De acuerdo a:

TIPO DE DOCUMENTO INICIAL TIPO DE DOCUMENTO INICIAL

Manual MA Especificación ES

Norma NO Política PL

Directiva operativa DO Cartilla CA

Directiva administrativa DA Reglamento RE

Procedimiento operativo PO Plan PN

Procedimiento administrativo PA Reglas de Trabajo RG

Instructivo operativo IO Controles CN

Instructivo administrativo IA Diagrama DG

Disposiciones de Trabajo DT Guía GU

Análisis de Seguridad de
AST Programa PR
Tarea
Lista LI Formato FR

Certificado CD Protocolo PC

Cotización COT Manual de Organización MO

Documento Externos DE

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RH: Inicial del área ó departamento donde se genera el documento

AREA/DEPARTAMENTO INICIAL AREA/DEPARTAMENTO INICIAL

Gerencia General GG Operaciones OPE

Recursos Humanos RH Comercial CME

Prevención de Riesgos PDR Proyectos PRO

Servicio de Salud
SSO Logística LOG
Ocupacional
Informática y
Capacitación CAP IFC
Comunicaciones
Control de Calidad CCL Administración de almacenes ALM

Administración y Finanzas AFI Sistema de Gestión Integrado SGI

Contabilidad CON

999: Número correlativo, inicia en 001. Se genera sobre la base de la combinación,

Gerencia, tipo de documento y área o departamento.
Cada archivo digital se nombrara asi: código (espacio), titulo de documento (espacio) R
(número de revisión)
Ejemplo: FR-PA-SGI -002_Listado Maestro de documentos y formatos R1

Para los formatos que no se originen a partir de un documento se codificarán de la

siguiente forma:
EP-YYYY-FR-XXX
EP: Electric Project S.R.L.
YYYY: Área / Jefatura
FR: Formato
XXX: Número Correlativo
Ejemplo:
EP-OPE-FR-001

EP: Electric Project S.R.L.

OPE: Jefatura de Operaciones
FR: Formato
001: Número Correlativo

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ANEXO 2

CONTENIDO DE DOCUMENTOS

Los procedimientos e instructivos incluirán los capítulos de la siguiente manera:

Contenido Procedimi Instru Referencia

entos ctivos
Caratula (título, tipo de x
documento, versión, fecha,
elaborado por, revisado
por, aprobado por)
Encabezado x x
Control de cambio x
Objetivos x x Indica la finalidad o propósito del
documento.
Definiciones x x Explica el significado de términos y
abreviaturas que ayudan a entender
al documento.
Campo de aplicación x x Delimita el campo de acción del
procedimiento.
Documentos de referencia x x Hace mención a uno o más
documentos / normas relacionados
directamente con el contenido del
documento a elaborar.
Desarrollo x x Describe la secuencia de las
actividades. Pueden incluir diagramas
de flujos.
Equipos, documentos y x x Elementos necesarios para cumplir el
medios procedimiento, manual, instructivo, etc.
Responsabilidades x Define a los responsables de ejecutar
las actividades y la supervisión.
Formatos o Anexos o x x Documentos complementarios y de
Registros inclusión necesaria. Son citados
dentro del procedimiento.
Nota:
• Cuando no es necesario desarrollar un capitulo se debe colocar la frase “No
Aplica”.
• Los documentos pueden llevar diagramas de flujos en el campo de Anexos.

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