CREACION DE

CONFIRMACIONES
A TRAVÉS DE CARGUE DE
ARCHIVOS EN EXCEL
EN EL PORTAL DE
AUTOGESTION DE
CONTRATISTAS
PORQUE SE GENERÓ LA OPCIÓN DE
CREACIÓN DE CONFIRMACIONES A
TRAVÉS DEL CARGUE DE ARCHIVOS EN
EXCEL
Para facilitar la generación de confirmaciones
en Pedidos que tienen desde 1 hasta 2.000
líneas de servicios, sé ha desarrollado una
nueva interfaz que permite el realizar
confirmaciones a través del cargue de un
archivo Excel, agilizando los procesos y
mejorando el tiempo en la plataforma. Esta
vista se activa ingresando al portal de
autogestión Menú “Ejecución Contractual”,
submenú “Creación masiva de Hojas”.
CREACION MASIVA A TRAVÉS DE ARCHIVO
El contratista debe ingresar al portal de Autogestión https://siproe.ecopetrol.com.co/proveedor
Con el usuario y clave asignadas
 DATOS BÁSICOS
Para acceder a creación masiva de hojas de entrada, el usuario debe ingresar al menú “Ejecución Contractual” y
escoger del submenú la opción “Creación Masiva de Hoja”
No olvide tener en cuenta….
1) Se debe digitar el número de
pedido a confirmar.
2) Al lado del campo pedido siempre
se debe hacer click en el icono de
filtro
3) El campo “fecha de suscrip. de
Acta Recibo Cant.” debe ser la
misma fecha que se tiene en el
GAB-F-080 suscrito con Ecopetrol
4) Las fechas de inicio y fin de
servicio deben ser iguales a la del
periodo de recibo de cantidades
 RETENCIONES ICA
Para seleccionar los Municipios se hace click en el campo “Nueva línea” de donde se despliega la lista de los
Municipios para que el usuario escoja el (los) municipio (s) de ejecución de los servicios prestados
No olvide tener en
cuenta….
Recuerde que la suma
del “%
Ejecutado X Zona”
debe ser igual a 100,
en este campo no se
debe incluir el símbolo
%. Este es un campo
únicamente numérico.
 RETENCIONES ICA
Para incluir el municipio se debe seleccionar uno por uno de la lista desplegable, dando click en la opción “Nueva
línea” se habilita el campo y la lista de manera que se pueda escoger el municipio e introducir el valor “ % Ejecutado
x zona”
No olvide tener en
cuenta….
1) Dentro del listado
desplegable la ciudad
Bogotá se encuentra como
“SANTA FE DE BOGOTA”
2) En el campo de
“%Ejecutado X Zona” las
cifras decimales se separan
con el signo de la coma “,”
recuerde que el sistema
tolera únicamente 2 cifras
decimales.
 DESCARGUE ARCHIVO .CSV
El usuario debe hacer click en el icono de marcar todas las casillas que se encuentra en la parte inferior de la
sección de Retenciones ICA y luego se hace click en “Descargar”. Automáticamente se inicia la descarga de un
archivo en Excel con la información del pedido. Para abrir el archivo generado se debe hacer click sobre él (ver imagen
inferior resaltada, donde se observa el logo de MS-Excel)
No olvide tener en
cuenta….
Seguir en estricto orden la
instrucción.
1. Marcar icono de escoger
todas las casillas.
2. Descargar archivo.
3. Abrir archivo el cual se
descarga en la parte inferior
de la pantalla.
 DILIGENCIAMIENTO EXCEL .CSV
Una vez se tiene el archivo en Excel con la información del pedido, en la columna H - “Confirmar Cantidad” se
introducen las cantidades que se van a confirmar y se guarda el archivo en Excel con la misma extensión .csv
Tenga en cuenta que solamente se deben confirmar las líneas del Excel que tienen subnumerales esto se puede
evidenciar en la Columna A - “Item”
No olvide tener en cuenta….
Para facilitar la comprensión de los campos,
tenga en cuenta lo siguiente:
• Columna F – Cantidad pedida Cantidades
pactadas del pedido
• Columna G – Cantidad pendiente
Cantidades disponibles para ser
confirmadas
• Columna H – Confirmar cantidad
Único campo a diligenciar en el archivo,
con las cantidades del formato GAB-F-
080
 CARGUE ARCHIVO EN CREACION MASIVA DE HOJA
El usuario podrá cargar el archivo en Excel con la extensión .csv con la información a confirmar, para esto debe hacer
click en “Seleccionar archivo” buscar la ubicación del archivo en el equipo y luego oprimir la opción “Cargar”.
 MENSAJE DE IMPORTE
Aparecerá un mensaje confirmando el importe exitoso del archivo (ver imagen)
 CONFIRMAR CREACION MASIVA
Luego de realizar completamente los pasos anteriores el usuario debe dar click en el botón “Confirmar”.
 CREACION MASIVA DE HOJA
Al dar click en confirmar parecerá un mensaje de Creación de la confirmación, actualizando los valores en la tabla de
retenciones ICA, en la columna “Valor ejecutado X Zona”
No olvide tener en cuenta….
El contratista deberá informar
al Administrador del contrato a
través de correo electrónico el
número de la confirmación
realizada.
Plantilla 033, V. 5 – 04/04/2018