CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Código: DP-F01

Versión: 04

Objetivo del proceso: Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Líder del proceso:
Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, Director Financiero
seguridad y confiabilidad.

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Actividades
Gobierno Nacional  Recursos financieros aportados  Informes de ejecución Gobierno Nacional
por la nación presupuestales y financieros
 Recursos financieros de 1. Identificar necesidades  Solicitud de devolución del IVA
recuperación del IVA  Informe para Recuperación de
IVA (enviado a la DIAN)
Gobierno  Recursos financieros de  Actos administrativos para Gobierno
Departamental estampilla aplicación de estampilla Departamental
 Transferencias Ley 30 (entidades territoriales del
2. Establecer y adoptar el Presupuesto
 Ingresos por estampilla (entidades General de la universidad
departamento)
territoriales del departamento)  Plan de auditoría (entidades
territoriales del departamento)
Entes de Control  Solicitud de información  Informes presupuestales Entes de Control
3. Establecer y adoptar el Programa Anual  Informes Contables
Mensualizado de Caja-PAC  Informes de Tesorería
Procesos  Recursos financieros por P  Emisión y recaudo de cuentas Procesos
misionales de SGI derechos académicos y venta de de cobros por venta de servicios misionales de SGI
4. Identificar criterios para créditos a
servicios (clientes por solicitud de
estudiantes.
servicios)
Entidades  Recursos financieros de  Informes de ejecución financiero Entidades
cofinanciadoras de cofinanciación 5. Identificar criterios para elaborar informes de proyectos cofinanciadoras de
proyectos financieros proyectos
Todos los procesos  Proyección de ingresos y gastos  Solicitud de proyección de Todos los procesos
del SGI  Necesidades de recursos ingresos y gastos del SGI
financieros  Apropiación de recursos para el
6. Planear, organizar, registrar, revisar y proceso
ajustar los informes de proyectos de  Certificado de Disponibilidad
investigación Presupuestal - CDP
 Certificado de Registro
Presupuestal – CRP

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Actividades
Proceso Dirección y  Planes y programas  Presupuesto General de la Proceso Dirección
Planeación  Modelo de operación por universidad y Planeación
procesos
 Manual del Sistema de Gestión
Integral (SGI)
7. Expedir Certificados de Disponibilidad
 Estructura Organizacional Presupuestal (CDP)
 Mecanismos para la
administración del riesgo
 Disponibilidad de recursos para el
SGI
Proceso  Plan de comunicaciones  Necesidades de divulgación Proceso
Comunicaciones  Comunicación organizacional 8. Expedir Certificados de Registro Comunicaciones
 Comunicación informativa Presupuestal (CRP)
 Medios de comunicación
9. Gestionar modificaciones al presupuesto
Proceso Gestión  Personal  Necesidades de Personal Proceso Gestión
del Talento  Plan de Capacitación  Necesidades de capacitación y del Talento
Humano  Manual de Cargos Requisitos, formación Humano
10. Gestionar modificaciones al presupuesto
Funciones y Competencias  Evaluación del desempeño del
 Instrumentos de evaluación por personal
competencias H
 Certificaciones laborales 11. Generar informes financieros
 Capacitación y formación de
personal
 Plan de mejoramiento individual
 Necesidades de informes  Informes financieros
financieros 12. Atender solicitudes de créditos
Proceso de Proceso de
educativos
Acreditación Acreditación
13. Otorgar créditos educativos

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Actividades
Proceso Gestión y  Mecanismo para realizar la  Informe de resultados de Proceso Gestión y
Rendición de autoevaluación del control en el 14. Recuperar cartera y expedir paz y salvo indicadores de gestión Rendición de
cuentas proceso por créditos educativos  Resultados de la autoevaluación cuentas
de control y de gestión
15. Elaborar ordenes de pago, registrarlas y
causarlas presupuestal y contablemente,
autorizar y realizar su cancelación

 Programa de auditorías de control  Plan de mejoramiento del

interno proceso
 Plan de auditorías de control
interno
Proceso  Resultados de las auditorías de Proceso
16. Elaborar y aprobar órdenes de servicio,
Independiente Control Interno Independiente
compra y suministros
 Resultados de las auditorías de
los organismos de control
 Informe de evaluación
Independiente
Proceso Gestión  Necesidades de financiación de  Otorgamiento de Créditos Proceso de
Académica matrículas 17. Percibir, registrar e informar los recursos Educativo Gestión Académica
 Recaudo de Créditos Educativo de cajas auxiliares
Proceso Gestión de  Información de proyectos de  Informe de Ejecución Financiera Proceso Gestión
18. Registrar obligación, elaborar y tramitar
Investigación investigación de Proyectos de Investigación de Investigación
cobros por ventas de servicios, sanear
 Soportes de ejecución de
obligaciones
recursos financieros de proyectos
Proceso Gestión de  Ordenes de Servicio, ordenes de 19. Gestión para la facilitación a estudiantes  Soportes de pago de Ordenes Proceso Gestión
Contratación suministro y contratos de tramites para acceder a créditos del de Servicio, ordenes de de Contratación
 Plan de Compras ICETEX suministro y contratos
Proceso Gestión  Necesidades de Infraestructura  Infraestructura Proceso Gestión
Administrativa  Necesidades de Mantenimiento 20. Identificar empresas contribuyentes y  Mantenimiento de espacios y Administrativa
de espacios y equipos asignar código equipos
 Bienes de Inventario

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Actividades
Proceso Gestión  Comunicaciones internas y  Necesidad de Asesorías en Proceso Gestión
Documental correspondencias Gestión Documental y Documental
 Mecanismos aprobados para el archivística
control y distribución de los  Necesidad de consulta de
documentos documentos
 Tablas de Retención Documental  Material de Transferencia al
(TRD) 21. Recibir, verificar y registrar pagos de archivo central
 Mecanismo para la actualización estampilla  Comunicaciones internas y
de la Información Primaria correspondencias externas
 Mecanismo para la actualización  Asesorías en Gestión
de la Información secundaria Documental y archivística
 Actas de transferencias  Plan para la prevención de
deterioro de los documentos de
archivo
Proceso Gestión  Necesidades de Normativa interna 22. Gestionar pago de obligaciones por  Normativa interna Proceso Gestión
Documental créditos educativos en mora. Documental
Proceso Gestión  Asesoría jurídica 23. Autorización, entrega y legalización de  Necesidad de asesoría jurídica Proceso Gestión
Jurídica avances Jurídica
Proceso Apoyo  Soporte de TIC  Necesidades de Soporte de TIC Proceso Apoyo
24. Recibir documentación, verificación de
Tecnológico TIC  Actualización y mantenimiento de  Necesidades de actualización y Tecnológico TIC
información y solicitud de devolución de
Sistemas de Información mantenimiento de Sistemas de
IVA
Información
25. Efectuar seguimiento al proceso
Resultados de la ejecución del 26. Analizar informes de indicadores y
proceso resultados
27. Verificar estado de morosidad por
créditos educativos y entablar acción
jurídica para la recuperación de cartera
28. Auditar y elaborar informes de estampilla

29. Verificación de transferencia de la nación Indicadores e informes analizados

mensualmente y registro en el sistema de y evaluados
información financiero.
V
30. Verificar y conciliar cuentas bancarias

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Actividades
Mecanismos para seguimiento, 31. Revisar y aprobar informes de cajas
medición y toma de acciones del auxiliares
proceso
Proceso Gestión de 32. Efectuar seguimiento al proceso
la Calidad 33. Analizar indicadores e informes de
resultados
34. Tomar acciones Correcciones Proceso Gestión
A Acciones Correctivas de la Calidad
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora

Recursos Información documentada para la operación del Seguimiento y Medición

Proceso
Físicos: Indicadores:
Oficina dotada, Hardware, Software. Ver http://cogui.unimagdalena.edu.co Ver Indicadores del Proceso
Humanos: Procesos / Apoyo / Gestión Financiera
Vicerrector Administrativo Riesgos y Oportunidades:
Director Financiero Ver Mapa de riesgo del proceso
Profesional especializado del Grupo Presupuesto,
Tesorero General
Profesional especializado del Grupo Contabilidad,
Profesional especializado del Grupo Facturación,
crédito y Cartera
Funcionarios del área de Vicerrectoría Administrativa
y Financiera

Ambiente de trabajo:
Espacio físico de oficinas dotadas con temperatura e
iluminación adecuadas.

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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

NTC ISO 9001:2015 NTCGP 1000:2009 MECI 1000:2014
7.1 Recursos 6.1. Provisión de recursos Direccionamiento Estratégico
8.1. Planificación y control operacional 7.1. Planificación de la realización del producto o prestación del Autoevaluación institucional.
8.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio Auditoría Interna
servicio 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio Planes de Mejoramiento
9.1.1. Generalidades 8.2.3. Seguimiento y Medición de los procesos Información y Comunicación
10. Mejora 8.5. Mejora

Fecha de actualización: 25 de enero de 2017

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