Manual Da Secret Aria Escolar Fatec

Manual de Secretaria Escolar
1. MANUAL DA SECRETARIA:

O Secretário Escolar
Quem é?
O secretário escolar é um

profissional legalmente habilitado, a quem a direção delega poderes e tarefas
2. SECRETARIA ESCOLAR FAETEC:
A secretaria é o setor da administração escolar que congrega uma equipe que colabora com a direção d
2.1 ATRIBUIÇÕES BÁSICAS:
As atividades da secretaria envolvem também as três áreas de responsabilidade do quadro a seguir:
EXPEDIENTE ARQUIVO ESCRITURAÇÃO ESCOLAR

Prepara, redige e expede correspondência
administrativa interna
- Requerimentos
- Cartas
- Atas
- Circulares
- Relatórios
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- Memorandos
- Ordem de serviço,
etc.
Classifica e guarda d ocumentos de:

ü Escrituração escolar
ü Correspondência
ü Dossiês de alunos
ü Legislação de ensino em vigor

· Tipos de Arquivo: Arquivo de mov
Efetivar Registros Escolar em:
ü Livros Próprios
ü Fichas Individuais
ü Certificados/Diplomas
ü Diários de Classe
ü Atas de Reuniões
3. ARQUIVO ESCOLAR:
O Arquivo Escolar é o conjunto, rigorosamente organizado, de documentos e informações que

comprovem, inequivocamente, a identidade e os fatos relativos à escolaridade de cada aluno e
do conjunto de alunos da escola que evidenciem ao mesmo tempo os aspectos de organização
e ação da unidade de ensino referente ao processo de educação e ensino vivenciado pelos
alunos, ao longo de todo o período de funcionamento da instituição. Um arquivo bem
organizado deve permitir, quando necessário, que outro auxiliar da secretaria o consulte
facilmente. Para isso, deverá estar em ordem alfabética por curso e turma.

3.1 CUIDADOS QUE DEVEMOS TER COM O ARQUIVO:
O arquivo permanente deverá estar em lugar adequado que possua um aparelho de ar, de
acordo com a dimensão da sala, para garantir a umidificação, desumidificação, filtragem e
temperatura adequada, além da medição regular da qualidade do ar, pois a poluição traz a
degradação dos documentos. A limpeza da sala deverá ser com pano úmido, com
produto neutro e inodoro. Já para limpar documentos, devemos utilizar escova e aspiração
manual com equipamento adequado. Necessitamos ter a preocupação de zelar sempre pela
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organização do arquivo, após a consulta, a unidade documental deve regressar ao local onde
se encontrava.
Obs: Deliberação CEE nº 239/99
Um documento mal arrumado pode ser um documento perdido.
3.2 TIPOS DE ARQUIVO:
O arquivo escolar deve estar permanentemente em condições de fácil acesso e pronta consulta
pela própria administração escolar e pelos agentes de inspeção do Poder Público.
Observam-se duas formas de organização do Arquivo Escolar:
Ø Arquivo de Movimento ou Arquivo Ativo – de utilização corrente e passível de

assentamentos, referente aos alunos com escolarização em processo. Nele ficam os
documentos que possuem atualidade e funcionalidade.

Ø Arquivo Permanente ou Arquivo Inativo – referente aos alunos que concluíram curso e
àqueles que foram transferidos ou saíram da instituição. São documentos de valor perene, mas
não necessários para uso imediato e insuscetíveis de escrituração.

3.3 FORMAS DE ARQUIVAMENTO:
Nas escolas estaduais o arquivamento de documentos referentes à vida escolar de alunos

deve ser feito mediante uma das seguintes formas:
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1. Arquivamento do próprio documento, sendo no original se emitido pela escola ou cópia,
se emitido por terceiros;
2. Arquivamento informatizado, em disquete, CD- ROM ou outra forma obtida por meio
eletrônico, ópticos e ou magnéticos.
3.4 ARQUIVAMENTO INFORMATIZADO:
Os disquetes, Pen-drive, CD-ROM e outras formas eletrônicas de arquivamento devem ser

armazenadas em duas vias de idêntico teor, sendo uma para uso corrente da instituição e a
outra guardada como cópia de segurança em lugar protegido, a critério da escola e sob sua
responsabilidade, ressalvando-se que faz necessário atualização permanente das vias.Nesse
caso, os papéis eliminados pela informatização do arquivo poderão ser inutilizados, sob sua
exclusiva responsabilidade.

Obs: Cessadas as atividades da unidade de ensino, todos os seus arquivos serão arrolados
pela mesma e em seguida conferidos e recolhidos pelo setor pedagógico da Faetec.

4. DOCUMENTOS DA SECRETARIA:
Para ser plenamente eficiente, a secretaria deve ter:
Ø Pasta individual do aluno, com a documentação completa (Ver Lei 5069/07);
Ø Diários de classe ou pauta de presença;
Ø Livro de Ata de resultados finais;
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Ø Livro de Ata dos conselhos de classe;
Ø Livro de Registro de Certificados / Diplomas;
Ø Arquivo Digital de Matrícula;
Ø Certificados, Históricos Escolares, Requerimentos, Boletins (Todos com protocolo de

entrega);
Ø Modelos de formulários e declarações diversos;
Ø Arquivo de Legislação;
Ø Arquivo de Publicação em Diário Oficial dos alunos concluintes – para unidades de ensino
que oferecem Ensino Médio, Técnico e EJA;
Ø Pasta de Termos de visita da Supervisão Educacional Externa;
Ø Livro de Protocolo para Documentos Emitidos;
Ø Regimento Escolar (cópia atualizada);
Ø Projeto Político-Pedagógico (cópia atualizada);
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Ø Arquivo de documentos expedidos e recebidos;
Ø Livro Ata de Reuniões;
Ø Livro de Ocorrências Diárias;
Ø Editais de Ingresso.
(Obs: Deliberação 239/98)
4.1 ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA:
Relação de documentos necessários ao arquivo, pasta individual do aluno:
Ø Ficha de matrícula enviada pela DRE, conforme modelo on-line que deverá ser impresso e
entregue pelo candidato no ato da matrícula;
Ø Certidão de Nascimento /Casamento (cópia legível);
Ø Carteira de Identidade;
Ø CPF- Cadastro de Pessoa Física ou Protocolo de solicitação do documento;
Ø Título de Eleitor com comprovante de quitação eleitoral, maiores de 18 anos;
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Ø Certificado de Reservista maiores de 18 anos;
Ø Comprovante de residência;
Ø Laudo médico atestando a espécie da Deficiência (com CID ou CIF) quando for o caso;
Ø Retratos;
Ø Histórico Escolar do Ensino Médio;
Ø Histórico Escolar do Ensino Fundamental;
Ø Certificado do Ensino Médio;
Ø Ficha Individual ( por trimestre/ bimestre);
Ø Ficha de Estágio aprovado e assinado pela Coordenação Técnica da U.E.;
Ø Cópia da folha do D.O. com dia de publicação do curso concluído;
Ø Diploma de curso Técnico, quando for o caso.
OBS: 1. Os documentos acima relacionados devem ser apresentados pelo aluno na
forma original e o funcionário da secretaria receberá autenticando com o carimbo ou anotar a
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expressão:
“Confere com original” Data, assinatura e matrícula.
2. A Secretaria Escolar deve atentar sempre para o Edital de Ingresso dos Alunos nos
cursos ofertados em Concomitância Externa e Especialização de Nível Técnico.
4.2 FICHA INDIVIDUAL DO ALUNO:
A Ficha Individual é o documento que retrata o desempenho escolar do aluno por componente
curricular, em cada trimestre/ bimestre e ao final do ano letivo. Ressalvando-se que ao final do
curso a ficha individual é o documento base para elaboração do histórico escolar, conforme
modelo FAETEC. Na ficha individual deve constar:
· Cabeçalho principal;
· Nome completo;
· Filiação;
· Endereço completo;
· Telefone de contato;
· Curso;
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· Ano Frequentado;
· Ano de conclusão e escola do Ensino Fundamental ou equivalente;
· Estrutura Curricular conforme matriz aprovada;
· Resultados das avaliações trimestrais/bimestrais e finais por componente curricular;
· Frequência por trimestre e Final;
· Assinatura do funcionário responsável pela elaboração da ficha;
· Espaço destinado a situação do aluno.
Deve ser preenchida ao final de cada Conselho de Classe e encerrada ao término do ano
letivo com a consignação de AP
ROVADO
ou
REPROVADO,
conforme o caso, e assinada pela Secretaria Escolar.

OBS: A U.E. organizará a ficha individual, de acordo com os dados acima e os cursos
oferecidos na Unidade.

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4.3 DIÁRIO DE CLASSE:
O Diário de Classe é o documento de registro da vida escolar diária do aluno e por isso
mesmo, deverá estar sempre atualizado, tanto no lançamento da frequência e notas, como na
descrição das avaliações e no registro discriminado dos conteúdos desenvolvidos.
Ao final de cada trimestre/bimestre, os Diários de Classe devem ser preenchidos nas colunas
correspondentes às Aulas dadas e Aulas previstas, e rubricado pelo professor e Direção o
u
Coordenação Pedagógica/ Supervisão Educacional.

O Diário de Classe nãoArt.208

pode sair
Regimento
da Unidade
Escolar)
em hipótese alguma. (

4.3.1. INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO:
O preenchimento do Diário de Classe seguirá as seguintes orientações:
1. Usar tinta azul ou preta, evitando rasuras; quando inevitáveis, deverão ser rubricadas
pelo professor.
2. Colocar o dia na primeira quadrícula e seguir sequencialmente; se houver mais de uma
aula no mesmo dia marcar uma quadrícula para cada aula.
3. Não acrescentar, em hipótese alguma, nome de alunos na relação; inclusões de nomes
só poderão ser feitos pelo Secretário Escolar.
4. Não riscar, em hipótese alguma, o nome de qualquer aluno, mesmo que os colegas
afirmem ser desistente. Somente o Secretário Escolar tem competência para tal. Nos casos de
alunos faltosos, anotar “F” em todos os dias e anotação de (NÃO AVALIADO) no
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espaço referente à nota, na presença utilizar um ponto.

5. ATA DE RESULTADOS:
A Ata de Resultado Parcial/Final, documento em que são registradas as notas finais de cada
trimestre/bimestre dos componentes curriculares, cursados pelos alunos no estabelecimento de
ensino é formalizada como Ata final ao final do ano letivo e do curso.
O registro em Ata é fundamental porque garante a credibilidade dos dados da vida escolar dos
alunos, oferecendo uma visão individual, informando a situação final do aluno e apresentando a
relação dos componentes curriculares da Matriz utilizada.
A Ata deve ser lavrada até o término do ano letivo escriturada em ordem alfabética,
devidamente numerada, não admitindo rasuras ou emendas. Após finalização deverá ser
enviada para arquivo na secretaria escolar, inclusive com todas as folhas rubricadas pela
Direção e Secretário Escolar.
OBS: A elaboração da Ata é da competência da secretaria escolar, deve ser entregue

previamente à Supervisão Educacional da U.E.
6. COMPROVANTE DE ESCOLARIDADE:
O comprovante de Escolaridade por excelência é o Histórico Escolar, Certificado de

Conclusão/Diploma do curso anterior.

7. HISTÓRICO ESCOLAR EMITIDO:
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No Histórico Escolar emitido pela Unidade de Ensino deverá constar as seguintes informações:

1. Cabeçalho padronizado do Governo do Estado do Rio de Janeiro;
2. Informações sobre Unidade de Ensino, devendo ser citado (Decreto de criação, parecer
de autorização do curso e endereço);
3. Dados de identificação do aluno de acordo com a certidão de nascimento;
4. Informações sobre o Ensino Fundamental;
5. Elenco de Componentes Curriculares com a respectiva carga horária série/ciclo parcial e
total, conforme matriz curricular aprovada;
6. Espaço destinado a observações;
7. Espaço destinado ao perfil de conclusão profissional conforme plano de curso aprovado
se for curso técnico;
8. Espaço destinado a competências adquiridas conforme plano de curso aprovado se for
curso técnico;
9. Espaço destinado a informações sobre estágio profissional supervisionado contendo

local, carga horária e data de aprovação, quando for o caso.
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7.1 HISTÓRICO ESCOLAR RECEBIDO:
No Histórico Escolar apresentado pelo aluno para efetivação de sua matrícula é preciso
constatar se:
1. Os dados de identificação estão de acordo com a certidão de nascimento;
2. Contém rasuras ou emendas, pois, nesse caso, devem ser devolvidos para que sejam
refeitos pela instituição expedidora;
3. Escola de origem é autorizada a funcionar pelo sistema Estadual de Educação do

Estado de origem do documento;
4. Os dados de identificação da escola de origem estão legíveis e atualizados;
5. Há regularidade dos estudos, conferindo-se série/ciclo a série/ciclo, componente

curricular por componente curricular;
6. Todos os dados referentes às séries/ciclo cursadas com aprovação foram preenchidos
sem haver interrupção;
7. Se todas as notas referentes às atividades e ou componentes curriculares constam no

documento;
8. Se o espaço “Observação” traz anotações de dados complementares da vida escolar do

aluno. Constatado dados incompletos no Histórico Escolar, deverá ser devolvido
imediatamente ao candidato para que providencie a regularidade do documento escolar.
Na falta de algum componente curricular deverá ser providenciado os estudos de adaptação
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registrados em livro próprio para adaptação curricular.

Obs: A secretaria escolar de destino deve conferir o documento entregue conforme

orientações acima, caso contrário qualquer irregularidade futura passa a ser de sua
responsabilidade a resolução da situação encontrada.
8. CERTIFICADOS E DIPLOMAS:
As Unidades de Ensino só poderão expedir Diplomas e Certificados relativos aos cursos

conforme portaria da Presidência da Rede FAETEC, atualmente em vigência a Portaria 163/04.

Expedem-se Certificados para os seguintes cursos e etapas:
1. Cursos de Formação Inicial e Continuada de Trabalhadores (FIC);
2. Curso de Educação de Jovens e adultos;
3. Curso de Ensino Médio;
4. Curso de Educação à Distância;
5. Curso de especialização de Nível Técnico.
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6. Nas matrizes curriculares aprovadas com etapas destinadas a qualificação Expede-se
Diploma para os cursos Técnicos, após

conclusão do estágio supervisionado quando obrigatório.

8.1 RESPONSABILIDADE DA EXPEDIÇÃO:
O(A) Diretor(a) e o Secretário(a) Escolar são os responsáveis legais, pela regularização dos
Diplomas, Certificados e documentos escolares expedidos pela U.E, como também pela
guarda dos documentos que comprovem sua expedição conforme expresso na LDB.
9. ENVIO DE FORMULÁRIO DE CERTIFICADO/DIPLOMA:
O envio de formulários e de Certificados / Diploma ocorre da seguinte forma:
· No caso de incorreção ou rasura no preenchimento dos documentos impressos, só

haverá reposição mediante a devolução dos documentos equivocados à DRE;
· Após publicação dos concluintes no Diário Oficial do Rio de Janeiro;
· Ou em situações comprovadamente verificadas pela Supervisão de campo;
· Mediante documentação de solicitação enviada.
10. PUBLICAÇÃO DE ALUNOS CONCLUINTES:
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A Unidade de Ensino que oferece Ensino Médio, Ensino Médio em Concomitância com a
Educação Profissional Técnica de Nível Médio ou Subsequente e Educação de Jovens e
Adultos, deve publicar em Diário Oficial a relação nominal dos alunos concluintes. Sem a
publicação os Certificados e Diplomas conferidos não terão validade, para tal, deverá elaborar
a relação de concluintes em papel timbrado da U.E. com o original de gabarito próprio para o
Diário Oficial conforme orientações da Imprensa Oficial do Estado RJ.

10.1 MODELO DE CABEÇALHO PARA PUBLICAÇÃO EM DIÁRIO OFICIAL:
SECRETARIA DE ESTADO DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA
FUNDAÇÃO DE APOIO À ESCOLA TÉCNICA
(Escola Estadual_________)
O Diretor da Escola Técnica Estadual_____________ nos termos da Portaria PR/FAETEC

nº.xxxxxx de xx de xxxxx de xxxx, publicada no D.O. de xxxxx, torna pública a relação nominal
de alunos que concluíram o curso de Ensino Médio e a Educação Profissional Técnica de Nível
Médio, neste estabelecimento de ensino.
Curso: Técnico em Informática Ano XXXX
Nome do aluno

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de alunos que concluíram o Curso de Ensino Médio, neste estabelecimento de ensino.

de alunos que concluíram o Curso de Educação Profissional Técnica de Nível Médio,
subsequente ao Ensino Médio, neste estabelecimento de Ensino.


de alunos que concluíram o Curso de Educação Profissional Técnica de Nível Médio, Integrada
com o Ensino Médio, neste estabelecimento de Ensino.

nº.xxxxxx de xx de xxxxx de xxxx, publicada no D.O. de xxxxx, torna pública a emissão de 2ª
via de Diplomas expedidos por este estabelecimento. (ou singular)

nº.xxxxxx de xx de xxxxx de xxxx, publicada no D.O. de xxxxx, torna sem efeito a publicação do
aluno(s) _________ curso______ D.O. de ___ página ___ coluna___ por ter sido publicado
indevidamente.
O Diretor da Escola Técnica Estadual de Saúde Herbert Daniel de Souza nos termos da
Portaria PR/FAETEC nº.xxxxxx de xx de xxxxx de xxxx, publicada no D.O. de xxxxx, torna
pública a relação nominal de alunos que concluíram o Curso de Educação Profissional Técnica
Especialização de Nível Técnico, neste estabelecimento de Ensino.

de alunos que concluíram o curso de Educação de Jovens e Adultos/Semipresencial, neste
estabelecimento de ensino.
RETIFICAÇÃO
D.O. DE 00.00.00
Pág. 00 0ª coluna EditalCurso:...................
Onde se lê:........... Ano:.............Leia-se:................. .
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10.2. 2ª VIA DE CERTIFICADOS / DIPLOMAS:
A 2ª Via de Certificado e Diplomas deve ser requerida pelo interessado à Secretaria Escolar da
U.E. O Documento será então expedido
com a observação “2ª via ”, A U.E deverá encaminhar gabarito de 2ª via

para publicação em D.O .

Obs: após a segunda via publicada, não se admite outras vias de expedição de
Certificados/Diploma, caso ocorra necessidade de

expedição a secretaria escolar deverá refazer o documento mediante
solicitação do requerente e idêntico ao documento já expedido que
encontra-se arquivado na pasta do aluno.

10.3 LIVRO DE REGISTRO DE DIPLOMA OU CERTIFICADO:
A Unidade de Ensino deverá registrar em livro próprio para cada curso os respectivos Diplomas
e Certificados, que expedirem conforme expresso na LDB com fins de validação em nível
nacional. O Diretor (a) e o Secretário (a) Escolar assinarão o termo de abertura e de
encerramento do livro de registro e rubricarão as respectivas folhas, obrigatoriamente
numeradas.
10.3.1 INFROMAÇÕES PARA O LIVRO DE REGISTRO:
1. Nome completo do aluno;
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2. Filiação;
3. Nacionalidade;
4. Naturalidade;
5. Data de nascimento;
6. Número da cédula de identidade;
7. Data de expedição da identidade;
8. Órgão emissor;
9. Unidade da Federação;
10. Especificação do curso concluído;
11. Data de Publicação no D.O.;
12. Local para assinaturas: Secretário, Supervisor e Diretor;
13. Assinatura do concluinte;
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14. Data da entrega do Certificado ou Diploma.
11. MODALIDADES DE MATRÍCULA:
11.1 MATRÍCULA INICIAL:
Caracteriza-se pelo ingresso do aluno na rede Faetec de ensino.
11.2 Matrícula Educação Infantil
Na Educação Infantil, a matrícula pode ser feita mediante sorteio disciplinado em edital
próprio.
I - Nas Creches, se tratando de crianças com até 3 (três) anos .
II – Nas unidades de Pré – Escola, em se tratando de crianças com idade entre 4(quatro) anos
e 5(cinco) anos. .
11.3 MATRÍCULA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E ENSINO MÉDIO:
Na Educação Profissional Técnica de Nível Médio, em suas formas de organização e Ensino

Médio, a matrícula somente é concedida por meio de prova de seleção disciplinada em EDITAL
PRÓPRIO.
OBS: A matriz curricular do ano de ingresso do aluno seguirá com ele até a data de conclusão,
mesmo que ele solicite trancamento de matrícula, ressalvando-se situações especificas em
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decorrência de momento de ajuste curricular. A unidade de ensino deve solicitar a

DDE/Supervisão Educacional para esclarecimentos que se façam necessários.
11.4. RENOVAÇÃO DE MATRÍCULA:
É a que se dá em qualquer série, ciclo, etapa adotada na Educação Infantil Básica/Profissional

em decorrência da permanência do aluno, ocorre em calendário definido na Unidade de Ensino
da Faetec. Caso o aluno não efetive a renovação da matrícula no prazo previsto pela U.E. será
considerado desistente.
11.5. TRANCAMENTO DE MATRÍCULA:
Esse procedimento ocorre no âmbito das unidades escolares (art.189 Regimento Escolar).

Na Educação Profissional Técnica de Nível Médio em concomitância ou integrada com Ensino
Médio será facultado ao aluno por motivos devidamente comprovados por um período máximo
de 2(dois) anos consecutivos ou não.

Na Educação Profissional Técnica de Nível Médio Subsequente ao Ensino Médio, na

especialização de nível Técnico e na Educação à Distância de nível Técnico será facultado ao
aluno por motivos devidamente comprovados por um período máximo de 1(um) ano
consecutivo ou não.O destrancamento ocorrerá por solicitação ou automaticamente ao final dos
prazos previstos. Obs: Caso o aluno com matrícula trancada não se
pronuncie nos prazos previstos terá a matrícula cancelada.
13. REABERTURA DE MATRÍCULA:
Ao ex- aluno que concluiu o Ensino Médio, será facultado através de abertura de processo
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administrativo junto ao PROCEN, a reabertura de matrícula, com fins de conclusão do curso

Técnico, conforme art.188 Regimento Escolar.
Obs: Curso concluídos ou a concluir cujo aluno esteja com a matrícula desativada por cinco ou
mais anos a estrutura curricular perderá a validade sendo assim havendo interesse de
retorno caberá ingresso por meio de novo concurso.

14. TRANSFERÊNCIA:
Ocorre quando o aluno tem interesse em movimentar-se entre as unidades de ensino, a

unidade de ensino deverá orientar que o aluno abra um processo no PROCEN com os devidos
documentos: Comprovante de residência, Declaração escolar atualizada, Identidade do
responsável (se menor) ou do próprio, Boletim Escolar e Declaração de Vaga da escola de
destino.
Cabe a escola de origem preparar histórico escolar e toda documentação pertinente ao aluno,
com fins de finalização da transferência.
O aluno em processo de transferência, cuja matrícula ainda não se tenha concretizado pela
falta de apresentação da documentação, é permitido frequentar a escola de destino pelo
máximo, improrrogável, de 20(vinte) dias, conforme Lei nº 3690/2001.
A instituição escolar de origem, tem o prazo improrrogável de 20 (trinta ) dias para
expedir a documentação de transferência.

É permitida a matrícula por transferência com progressão parcial, ressalvando-se o previsto no

Regimento Escolar.
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ATENÇÃO: Somente transferência entre as U.Es. da rede Faetec obriga-se abertura de

processo administrativo no PROCEN.
Transferência interna (movimentação de alunos) na própria unidade de ensino ocorre mediante

requerimento formalizado junto a Secretaria Escolar, cabendo a mesma a resolução da
solcitação.
15. CLASSIFICAÇÃO E RECLASSIFICAÇÃO:
A Unidade de Ensino, conforme Regimento Escolar poderá reclassificar ou classificar o aluno

em série/ciclo que deverá cursar, a partir de parecer elaborado por comissão de docentes,
designada pela Direção e Supervisão Educacional da U.E. Obs: A Unidade de Ensino
Fundamental deverá atentar para calendário do ingresso direto com fins de resguardar a
matrícula do aluno no Ensino Médio/Técnico
16. FORMAS DE INGRESSO:
16.1 PROCESSO SELETIVO:
A seleção de alunos na rede de ensino/ Faetec da Educação Infantil ao Superior, ocorre

basicamente por meio de:
· SORTEIO: eletrônico (tendo como base os procedimentos adotados pela Caixa

Econômica Federal) considerando-se o primeiro prêmio sorteado, para ingresso na Educação
Infantil e Ensino Fundamental, conforme edital publicado. CONCURSO: reali
zação de prova para ingresso no Ensino Médio / Técnico / Especialização de Nível Técnico e
VESTIBULAR:
com prova objetiva e redação para ingresso no superior conforme edital publicado.

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· O Processo Seletivo se dá mediante contratação de empresa especializada visando org

anização e execução de todos os procedimentos necessários para assegurar a legitimidade do
processo.

· Cabe a Secretária Eescolar / Acadêmica resguardar, obedecer estritamente o

estabelecido em edital, no que diz respeito a matrícula do aluno, portanto

a classificação do candidato com respectiva pontuação é o determinante para lograr matrícula
dentro das vagas disponíveis. Como também o número de sorteio obtido no ato da inscrição
para a Educação Infantil/ Ensino Fundamental deve estar no intervalo superior ao número
correspondente ao primeiro prêmio da Loteria Federal.

· A lista de presença é o documento oficial e legítimo que assegura a lisura dos
procedimentos de matrícula, deve ser enviada para a DRE logo após a efetivação da referida
matrícula.
16.2 INGRESSO AUTOMÁTICO:
Em relação ao Ingresso automático as Unidades de Ensino Fundamental devem obedecer a In

strução Normativa que se encontra no Site da DRE e já enviada para as U.Es.

17. APROVEITAMENTO DE ESTUDO:
O Aproveitamento de Estudo será concedido conforme Regimento Escolar. Na Educação

Profissional Técnica de Nível Médio, o aproveitamento de estudos poderá ser concedido
mediante análise da Supervisão Educacional e Coordenação Técnica, quando diretamente
relacionados com o perfil de conclusão da respectiva habilitação.

Conforme art.190, inciso II do Regimento Escolar, será concedido aproveitamento de estudos
aos alunos matriculados que apresentarem a conclusão parcial ou integral do Ensino Médio,
desde que a carga horária esteja em consonância com o exigido na lei.
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Os certificados de conclusão do Ensino Médio (ENCEJA/ENEM) devem ser aceitos devido a

sua validade reconhecida em âmbito nacional. A apresentação de documento oficial expedido
pela Secretaria Estadual de Educação declarando a conclusão do Ensino Médio por meio do
ENEM não garante a entrega do Diploma de Técnico para tal se faz necessário apresentação
do Certificado do Ensino Médio. Esse procedimento ocorre mediante Requerimento na
Secretaria Escolar.
O Aproveitamento de Estudo não é Progressão Parcial:
OBS: Em atendimento a legislação específica sobre a certificação pelo ENEM, os próprios

interessados deverão procurar a Secretaria Estadual de Educação para requerer o referido
Certificado.
É importante ressaltar que de acordo com o Regimento Escolar, o aproveitamento de estudos

não se aplicará na Especialização de Nível Técnico e na Educação à Distância de Nível
Técnico.
Lembretes:
· As primeiras vias de Certificados e Diplomas pertencem ao aluno, por direito. É

aconselhável manter cópia com recibo de entrega na pasta individual do aluno.
· Documentos originais devem ser devolvidos após conferencia e autenticados pela
Secretaria Escolar.
· A nota do aluno é passada pelo professor, através do Diário de Classe ou meio
eletrônico, e registrada pela Secretaria Escolar em fichas individuais de cada aluno, sendo
nelas acrescentadas novas notas a cada trimestre/ bimestre e guardadas como documento do
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aluno em pasta individual. A cada ano de escolaridade/série/ etapa é acrescentada uma nova
ficha. Quando o aluno é transferido da U.E. essa pasta é numerada e guardada em ordem
alfabética em outro arquivo.
· Os auxiliares da secretaria têm suas atribuições delegadas pelo Secretário Escolar,
conforme Regimento Escolar da FAETEC.
· Para efetivação da matrícula, o concursado se apresenta na U.E. com todos os

documentos exigidos em Edital,

a Secretaria Escolar confere os referidos documentos e se o nome do candidato consta na lista
de presença de matrícula, será devolvida à DRE assinada pelo candidato.

· Quando o aluno conclui o curso, restam dois documentos de grande valia:
Certificado de Conclusão ou Diploma e Histórico Escolar
Ter uma cópia dentro da pasta individual é prudente, caso necessite da segunda via assinada
pelo concluinte;
· Microfilmagem: implica altos custos e exige uma administração que não consegue
estabelecer uma boa relação de benefícios. O CD-ROM é a melhor opção, porém passível de
erros e imprecisões técnicas, por isso deve ser armazenado em duas vias de idêntico teor e
guardado em lugar protegido;
· Todo requerimento de solicitação de documentos, terá um protocolo de atendimento;
· Toda legislação citada encontra-se no site da DRE;
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· 2 meses (60 dias) a contar da entrega do estágio aprovado para publicação.(
port.163/04)
· 90 dias (3 meses) a contar do requerimento do concluinte para expedir

Certificado/Diploma; (portaria 163/04);
· 20 dias para efetivar transferência do aluno; ( lei 3690/2001) Recomendações:
· Declarações sejam entregues no máximo em 24 horas;
· Histórico Escolar seja entregue no máximo em 30 dias consecutivos e
· Outros documentos que se façam necessários, priorizar o benefício do aluno.
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2. SECRETARIA ESCOLAR FAETEC:

2.1 ATRIBUIÇÕES BÁSICAS:

As atividades da secretaria envolvem também as três áreas de responsabilidade do quadro a seguir:

EXPEDIENTE ARQUIVO ESCRITURAÇÃO ESCOLAR

Classifica e guarda d ocumentos de:

O Arquivo Escolar é o conjunto, rigorosamente organizado, de documentos e informações que

3.1 CUIDADOS QUE DEVEMOS TER COM O ARQUIVO:

Obs: Deliberação CEE nº 239/99

Um documento mal arrumado pode ser um documento perdido.

3.2 TIPOS DE ARQUIVO:

Ø Arquivo de Movimento ou Arquivo Ativo – de utilização corrente e passível de

3.3 FORMAS DE ARQUIVAMENTO:

Nas escolas estaduais o arquivamento de documentos referentes à vida escolar de alunos

Os disquetes, Pen-drive, CD-ROM e outras formas eletrônicas de arquivamento devem ser

Para ser plenamente eficiente, a secretaria deve ter:

Ø Diários de classe ou pauta de presença;

Ø Livro de Ata de resultados finais;

Ø Livro de Ata dos conselhos de classe;

Ø Livro de Registro de Certificados / Diplomas;

Ø Arquivo Digital de Matrícula;

Ø Certificados, Históricos Escolares, Requerimentos, Boletins (Todos com protocolo de

Ø Modelos de formulários e declarações diversos;

Ø Pasta de Termos de visita da Supervisão Educacional Externa;

Ø Livro de Protocolo para Documentos Emitidos;

Ø Regimento Escolar (cópia atualizada);

Ø Projeto Político-Pedagógico (cópia atualizada);

Ø Arquivo de documentos expedidos e recebidos;

Ø Livro Ata de Reuniões;

Ø Livro de Ocorrências Diárias;

(Obs: Deliberação 239/98)

4.1 ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA:

Relação de documentos necessários ao arquivo, pasta individual do aluno:

Ø Certidão de Nascimento /Casamento (cópia legível);

Ø CPF- Cadastro de Pessoa Física ou Protocolo de solicitação do documento;

Ø Título de Eleitor com comprovante de quitação eleitoral, maiores de 18 anos;

Ø Certificado de Reservista maiores de 18 anos;

Ø Histórico Escolar do Ensino Médio;

Ø Histórico Escolar do Ensino Fundamental;

Ø Certificado do Ensino Médio;

Ø Ficha Individual ( por trimestre/ bimestre);

Ø Ficha de Estágio aprovado e assinado pela Coordenação Técnica da U.E.;

Ø Cópia da folha do D.O. com dia de publicação do curso concluído;

Ø Diploma de curso Técnico, quando for o caso.

“Confere com original” Data, assinatura e matrícula.

4.2 FICHA INDIVIDUAL DO ALUNO:

· Cabeçalho principal;

· Nome completo;

· Endereço completo;

· Telefone de contato;

· Ano Frequentado;

· Ano de conclusão e escola do Ensino Fundamental ou equivalente;

· Estrutura Curricular conforme matriz aprovada;

· Resultados das avaliações trimestrais/bimestrais e finais por componente curricular;

· Frequência por trimestre e Final;

· Assinatura do funcionário responsável pela elaboração da ficha;

· Espaço destinado a situação do aluno.

O Diário de Classe nãoArt.208

O preenchimento do Diário de Classe seguirá as seguintes orientações:

espaço referente à nota, na presença utilizar um ponto.

OBS: A elaboração da Ata é da competência da secretaria escolar, deve ser entregue