PROYECTO FINAL

SISTEMA DE EVALUACIÓN INEFICIENTE EN STECKERL ACEROS

ISABELA BÁEZ – 201710947

JUAN PABLO CORTÉS – 201712705
OMAR JIMÉNEZ ACUÑA – 201622583
CARLOS PINEDA MARTÍNEZ – 201532006
DANIEL RAMOS MONROY – 201624122

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

PENSAMIENTO SISTÉMICO EN LAS ORGANIZACIONES
2018
Tabla de contenido

Steckerl Aceros S.A.S. ..................................................................................................................... 3

Descripción de la situación problemática .................................................................................... 4

Stakeholders.................................................................................................................................... 4

Consecuencias de la situación problemática ............................................................................... 6

Diagnóstico de la situación problemática .................................................................................... 6

Presentación y justificación del curso de acción y metodología escogida ................................ 7

Desarrollo del curso de acción ...................................................................................................... 8

Impacto de la solución ................................................................................................................. 10

Reflexión ética sobre acerca de la intervención. ........................................................................ 12

Referencias .................................................................................................................................... 13

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Steckerl Aceros S.A.S es una empresa colombiana multinacional dedicada a la distribución
de aceros al por mayor y detal en el territorio nacional como también en algunos mercados
del exterior.

Gracias al esfuerzo permanente, dedicación y elevado profesionalismo del talento humano

dentro de la empresa, esta se ha posicionado como una de las empresas líder en el servicio
del primer paso de fabricación, en servicios de corte, doblez, rolado, oxicorte – plasma y
punzonado de láminas, vigas, ángulos, canales y platinas.

Los productos que comercializan son utilizados por las industrias de ingeniería civil, naval,
mecánica, infraestructura, petrolera, alimenticia, química, papelera, minería, entre otras.

Ubicación: Su sede principal se encuentra en Houston Estados Unidos, pero cuenta con una
sucursal en Colombia donde está operando en las ciudades de: Barranquilla, Bucaramanga,
Cali, Cartagena, Cesar/Guajira, Córdoba/Sucre, Eje Cafetero, Medellín, Neiva e Ibagué. Su
sede principal a nivel nacional se encuentra en la ciudad de Bogotá.

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Descripción de la situación problemática:

La organización de la sede de Bogotá en la actualidad cuenta con la problemática de la

ausencia de un sistema S3 eficiente (con base en la cibernética organizacional de Jackson),
lo que quiere decir que la regulación interna y la capacidad de sinergia entre los sistemas es
deficiente. Lo anterior causa que no haya una evaluación interna que llegue a diagnosticar
los problemas que tiene la compañía, generando la pérdida de regulación y además que la
empresa no esté lista para evaluar y enfrentar problemas que surjan en su entorno. Todo
esto se debe principalmente a la falta de: sistemas de control, formalización de procesos y
auditorías al interior de la compañía.

El Sr. Jorge Iván Báez, gerente del área comercial en la sede de Bogotá de STECKERL ACEROS
S.A.S y miembros de la junta directiva nos manifestaron que la organización no cuenta con
personal asignado en la coordinación y evaluación de los subsistemas que componen la
empresa, por lo tanto han encontrado que la productividad, eficiencia y efectividad con la
que cuentan por el momento es inferior a la que se han proyectado. También, la junta
directiva ha percibido que la falta de regulación interna ha provocado pérdida de control en
las acciones realizadas por los empleados; lo que ha causado diferencias y problemas en las
relaciones internas de la organización, por consiguiente el capital social asociado no es el
mejor. Finalmente, ellos esperan que a partir del diagnóstico y solución planteada la sinergia
de los subsistemas mejore, la organización tenga un ente de evaluación y regulación interna
capaz de identificar los principales problemas de la compañía.

Stakeholders:

- Estado: La organización depende de las decisiones estatales y políticas de gobierno

que se tomen respecto a su sector, además se ve influenciado su desempeño a partir
de cómo se comporta el estado, por ejemplo, impuestos, aranceles, restricciones al
mercado, políticas laborales y siendo esta una organización que importa debe
considerar decisiones del estado como tratados de libre comercio. El estado no se
vería afectado de manera significativa por la problemática de la organización.

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- Trabajadores: La organización se basa a partir del correcto desempeño de todo el
personal que trabaja en la misma, así mismo, es deber propio de la organización
incentivar y velar por el bienestar de los trabajadores y la coordinación y
cooperación de estos. Además, son afectados por la situación problemática debido a
que no tienen una correcta retroalimentación y es importante que los trabajadores
sepan si están haciendo un buen trabajo.

- Socios: La organización debe mantener una rentabilidad para los socios, de este
modo se asegura un flujo de capital constante. La situación problemática afecta a los
socios porque genera discrepancias entre ellos debido a que no hay consenso ni
información de cómo están operando los diferentes sistemas. Información que es
necesaria a la hora de mejorar la empresa.

- Clientes: La situación problemática afecta a los clientes porque la empresa debe

evaluar la calidad de sus productos y servicios para poder mantener altos estándares
de calidad en estos mismos y así garantizar la total satisfacción de sus compradores.

- Proveedores: La organización debe estar en sinergia con sus proveedores, ya que

depende de un suministro estable de sus insumos para la efectiva ejecución de sus
tareas productivas, además se debe mantener un común acuerdo en los precios
acordados para los insumos, lo anterior se ve afectado de manera negativa ya que la
organización al no poder evaluar de manera efectiva la calidad de los suministros
surtidos por los proveedores, la calidad del producto final corre el riesgo de decaer.

- Organizaciones ambientales: La organización debe realizar acuerdos comunes con

las organizaciones ambientales competentes para desempeñarse sosteniblemente,
de lo contrario se puede ver afectada en temas económicos y legales. Debido a que
Steckerl Aceros pertenece a una industria que trabaja con materiales contaminantes,
la situación problemática afecta a las organizaciones ambientales porque estas
deben garantizar que las empresas cumplan con unos mínimos de sostenibilidad
ambiental en los procesos de producción.

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 - Cámara de comercio: Al operar en Colombia, Steckerl Aceros debe regirse a las
regulaciones presentes en el código de comercio vigente. La cámara de comercio no
se ve afectada por la situación problemática que tiene la organización

- Competidores: La organización debe tener en cuenta las demás organizaciones que

se desempeñan de igual forma en su sector, considerando que estas pueden afectar
negativamente sus finanzas. Los competidores se ven afectados de manera positiva
por la situación problemática ya que al no poder diagnosticar los problemas de
forma efectiva, los competidores se podrían valer de esto para ganar una mayor
participación en el mercado de los aceros.

Consecuencias de la situación problemática:

La situación problemática escogida está causando:

- Pérdida en la eficiencia de la empresa debido a que la relación costos beneficios no
está siendo evaluada constantemente.
- Debido a que no hay una evaluación adecuada en el cumplimiento de los procesos
asociados a la organización se ve afectada la efectividad de las políticas tomadas al
interior de la empresa.
- Genera discrepancias entre los socios debido a que no hay consenso ni información
de cómo están operando los diferentes sistemas al interior de la organización.

Diagnóstico de la situación problemática:

No existe en la actualidad un sistema de control y evaluación de los sistemas de la

compañía, lo que genera que la junta directiva y los socios presenten dudas sobre cómo
mejorar la organización y el cómo proceder en esta. Lo anterior genera además fallas en la
comunicación interna y en la transmisión efectiva de la información entre los diferentes
sistemas, la empresa ha tenido problemas de gasto en la implementación de programas y
cambios al interior de la compañía puesto que no tener un sistema de evaluación claro
implica que los cambios y reformas hechas al interior de la empresa no resulten efectivas.

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Teniendo en cuenta lo anterior y la información suministrada por la empresa, podemos
decir que nos estamos enfrentando a una problemática de carácter complejo unitario. Por
un lado el contexto problemático es complejo ya que hay presencia de varios subsistemas
que tienen interacciones estructuradas más informales. Por otro lado es de carácter unitario
ya que las creencias, valores e intereses de toda la compañía son similares y van
encaminados hacia un mismo propósito. Además, todos los sistemas deben estar de una u
otra manera involucrados en hacer aportes relevantes y generar un ambiente de
comunicación para que a los directivos se les facilite decidir cómo hacer realidad los
intereses compartidos. Más específicamente, a pesar que la compañía actualmente carece
de un sistema S3 fuerte, todos los subsistemas involucrados están englobados en un sistema
viable global que es en este caso es la comercialización del acero en Colombia. Para finalizar,
es importante tener en cuenta que las causas y tópicos de la compañía son difíciles de
apreciar pero aun así hay claridad acerca del objetivo y estado final al que se quiere llegar.

Presentación y justificación del curso de acción y metodología escogida:

La auditoría es fundamental para la implementación de medidas correctivas y preventivas

en el fallo o en causa de algún otro tipo de situación. Además, esto deberá ir
completamente ligado con las revisiones que hará la Dirección para comprobar el estado y
el funcionamiento de los sistemas, así de esta forma, se podrá ver la eficacia y la
importancia de la auditoría interna en este tipo de planes y procesos.

La metodología escogida para solucionar la problemática es la metodología de cibernética

organizacional debido a que nuestra problemática es de carácter complejo unitario. A partir
de lo anterior nos debemos centrar en el funcionamiento de todos los elementos del
sistema, ya que si logramos hacer que funcionen de una manera adecuada se aumentará la
eficiencia de la organización. También se debe tener en cuenta que buscamos que la
organización cuente con mecanismos y procesos subyacentes que ayudan a moldear la
actividad organizacional. Es por esto que nuestra solución a la situación problemática es
crear desde ceros un sistema S3 eficiente para la organización.

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Para crear un sistema S3 eficiente dentro de Steckerl Aceros es necesario que este se ocupe
del entorno interno del sistema, en tiempo real. Para lograr esto estableceremos un nuevo
departamento encargado de verificar y auditar las unidades productivas este nuevo sistema
debe ser capaz de transmitir información a los demás sistemas, del estado actual de los
procesos y proyectos que están teniendo lugar en la compañía, este sistema debe trabajar
en sinergia con el sistema S4, que se ocupa de la planeación y estrategias de adaptación de
la organización, esto con el fin de solucionar el problema que existe al implementar
estrategias y proyectos inefectivos producto de la falta de información. El nuevo sistema
debe tener en claro cuál es la distribución y reparto de los recursos disponibles con las
unidades operativas del Sistema viable. Es importante que las auditorías se realicen de tal
manera que exista una rendición de cuentas que tienen que realizar los otros sistemas de la
organización acerca de su capacidad productiva, eficiencia y eficacia.

Desarrollo del curso de acción

1. Identificar cada subsistema del sistema viable de la comercialización de aceros en

Colombia. Esto implica identificar la esencia y razón ser de la organización.

2. Clasificar cada subsistema dentro del modelo VSM.

3. Diseñar elementos del modelo según VSM, para este caso nos enfocaremos a la
problemática asociada a S3 y diseñar los elementos para que este funcione de
manera correcta.

4. Crear un sistema S3 que trabaje conjuntamente con los sistemas por medio de un
sistema de control especificado y estructurado que evalúe los demás sistemas, esto
se puede lograr usando procesos como auditorías internas.

5. Crear un nuevo departamento que esté a cargo de realizar auditorías internas para
con el resultado obtenido poder mejorar la organización.

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6. Implementar un sistema de auditorías internas, mediante los siguientes pasos:
i. Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la
capacitación.
ii. Definir qué se quiere analizar con la auditoría, es decir saber a qué se quiere
llegar.
iii. Realizar una planificación sobre las áreas, procesos y procedimientos de la
gestión de la empresa; con el propósito de saber cada cuánto se realizará la
auditoría para cada proceso.
iv. Revisar la documentación de manera generalizada del proceso o
procedimiento a auditar, para luego ir al detalle.
v. Estipula los aspectos a tener en cuenta para el proceso de análisis y el alcance
de la auditoría.
vi. Realizar la recopilación y verificación de la información acerca del proceso a
auditar.
vii. Clasificar la información obtenida de la manera más ordenada posible para
facilitar su consulta y correcta interpretación.
viii. Comprobar los resultados obtenidos.
ix. Anotar las observaciones halladas en los resultados.
x. Diagnosticar los problemas hallados durante el proceso de auditoría.
xi. Realizar informe de auditoría, donde se establecen los resultados adquiridos
por la auditoría ejecutada.
xii. Proyectar las mejoras a realizar en el proceso evaluado derivadas de los
problemas hallados durante la auditoría.

7. Evaluar la sinergia que tienen los sistemas después de implementar este nuevo S3.

8. Volver a realizar una auditoría interna en los procesos y sistemas donde

anteriormente se haya encontrado una problemática para ver si esta se logró
solucionar.

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 9. Evaluar la efectividad y eficiencia de la organización después de haber implementado
un departamento de auditorías internas y haber realizado las soluciones a los
problemas que las auditorías hayan encontrado.

10. Sí la organización ve que su efectividad y eficiencia han mejorado, afianzar el

departamento de auditorías internas, si es el caso contrario cerrar el departamento y
buscar otra solución posible.

Impacto de la solución:

Una vez implementada la solución descrita anteriormente, se espera que haya mejoras en
los cuatro contextos de importancia para la organización: global, económico, social y
ambiental.

- Contexto global: A partir de la solución se espera que en primer lugar la

interrelación entre todas las sedes que operan en el país se mejore
significativamente, puesto que al solucionar la problemática que afecta la sede
Bogotá, su rendimiento va a aumentar; y al ser la sede principal su comportamiento
y control con respecto a las demás sedes debe optimizarse. En segundo lugar, al
poseer un departamento de auditoría se espera que los procesos de consumo de
recursos primarios sean lo más eficientes posibles, por lo tanto la relación con los
proveedores se va a ver modificada, de modo que se espera que los costos asociados
en el proceso de compra de recursos se reduzca; sin embargo, se debe tener
precaución en no reducir el número de proveedores potenciales al dejar los más
económicos, ya que esto podría producir una amenaza a la organización debido a la
dependencia y poder de los proveedores (Fuerzas de Porter). En tercer lugar, al
aumentar la regulación interna de la organización se espera que la relación entre los
empleados, la junta directiva y los demás subsistemas acoplados por medio de
subcontratación mejore; ya que a partir de la evaluación y diagnóstico de problemas
identificados por la auditoría interna, la organización va a poder solucionarlos de una
manera sencilla y eficaz, generando una mejora en las relaciones interdisciplinarias, y
por consiguiente un aumento en la calidad del capital social de la empresa.

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 Sin embargo, se debe prestar mucha atención en la manera como los empleados
están percibiendo el nuevo ente implementado, ya que se podrían sentir
sobrecontrolados y por lo tanto generar discordias entre los empleados y las
directivas de la organización. Para evitar esta consecuencia se debe considerar la
opinión de los empleados en el modelo de auditoría que se va a implementar.

- Contexto económico: El departamento de auditoría interna permitirá el aumento

significativo de las utilidades de la organización y a la vez la reducción de costos, por
lo que la eficiencia aumentará. Lo anterior, va a generar que las finanzas de la
organización prosperen, permitiendo a la junta directiva la oportunidad de explorar
en nuevos mercados, adquirir nueva maquinaria, destinar capitales a la innovación
tecnológica, aumentar su red de comercio y generar mayores ingresos a los socios.
Por otro lado, al poseer mayor capital, se debe procurar no empezar a realizar gastos
innecesarios que no beneficien a la organización. El departamento de auditoría
interna también se debe encargar de mitigar estas acciones.

- Contexto social: Teniendo en cuenta lo descrito anteriormente, la organización a

largo tiempo va a aumentar el número de empleados. Esto va a generar un impacto
en la sociedad que vive en la zona aledaña, ya que van a tener nuevas oportunidades
de empleo provenientes de Steckerl Aceros. Debido a esto, se puede generar una
dependencia económica de la sociedad que ha sido beneficiada gracias a los empleos
creados, sin embargo, si se llegase a trasladar la empresa, se generaría un impacto
negativo, provocando desempleo.

- Contexto ambiental: El departamento de auditoría interna debe analizar este

contexto con gran rigurosidad, ya que al ser una industria metalúrgica suele tener un
gran impacto ambiental debido a emisiones de gases, consumo de recursos
naturales y contaminación de ambientes. Al implementar la regulación interna se
espera que todos los procesos industriales se regulen y controlen con mayor
precisión, por lo tanto, el impacto ambiental y huella ecológica de la organización
debe disminuir.

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Reflexión ética sobre acerca de la intervención:

Desde una perspectiva consecuencialista, los beneficios obtenidos por implementar un

nuevo sistema S3 son mayores que los costos. Evidentemente, es necesario un gasto
financiero para la correcta implementación de éste sistema, sin embargo, se estima que el
aumento de los ingresos recuperen la inversión en el corto plazo. Además todos los
Stakeholders que son afectados de forma significativa exceptuando a la competencia se ven
beneficiados por la creación de un sistema de auditoría. Así, los socios podrán tener
información suficiente para saber cómo intervenir en cada uno de los subsistemas. Los
clientes obtendrán una constancia e incluso una mejoría en la calidad de los productos y
mejor atención y seguimiento. Los empleados sabrán si están haciendo bien su trabajo y
habrá un mayor capital social dentro del entorno laboral. Por último, los competidores se
verán afectados de forma negativa, pues se podrá reducir su participación en el sector
metalúrgico porque parte de sus clientes serían atraídos por la calidad de los productos de
Steckerl Aceros. De esta forma, la implementación de este nuevo sistema es favorable y
conveniente para la operación de la empresa.

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Referencias:

- ¿Qué es una Sociedad por Acciones Simplificada - SAS?. (2018). gob.mx. Retrieved 12
May 2018, from https://www.gob.mx/tuempresa/articulos/que-es-una-sas
- Empresa. Steckerl Aceros. Retrieved 12 May 2018, from
http://steckerlaceros.com/empresa/
- Jackson, M. C. 2003. Systems Thinking: Creative Holism for Managers. Hoboken, NJ:
John Wiley & Sons.
- Walker, Jon. 2006. The VSM Guide. Recuperado el 1 de noviembre de 2014 de
http://www.esrad.org.uk/resources/ vsmg_3/screen.php?page=0cybeyes.
- Cómo implementar una Auditoría Interna. (2017). Retrieved 12 May 2018, from
https://puc.com.co/p/implementar-auditoria-interna
- Importancia de la auditoría en los sistemas de gestión. (2016). Retrieved 12 May
2018, from https://www.incp.org.co/importancia-de-la-auditoria-en-los-sistemas-de-
gestion/
- Sistema de control interno eficiente: Fases para implementarlo. (2017). Retrieved
from https://www.isotools.org/2017/09/21/fases-sistema-de-control-interno/

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