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Autor
AMANDA BARRERA PEREZ
Colaboradores:
MYRIAM MEJIA ECHEVERRI
LILIA JEANNETTE CAÑON RODRIGUEZ
JORGE WILLIAM TRIANA TORRES
ALEXANDER MELO CASTRO
“IMAGEN INTEGRADA”
Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas
Eastman Kodak company
III. REQUISITOS PARA INICIAR UN
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE
UN PGD
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló
en su Título V: Gestión de documentos, la obligación
que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en elaborar programas de
gestión de documentos, independientemente del
soporte en que produzcan la información…
PUNTO DE PARTIDA
Análisis de los aspectos relevantes del panorama inicial de 4.1
la Entidad y determinantes en el proceso de automatización
ESQUEMA GENERAL
Se DEL
busca plantear la conformación general del sistema
SISTEMA
4.2
automático, teniendo en cuenta un marco conceptual y
normativo
COMPONENTES DEL
SISTEMA
Corresponde a un análisis particular de los componentes
4.3
mínimos que integrarán el sistema, al igual que en el punto
anterior, partiendo de un marco conceptual específico
4.1 PUNTO DE PARTIDA
EXTRANET
INTRANET
FORMATOS SOPORTES
Textos
Cuadros Papel
Imágenes digital
Bases de datos Videos
Datos Sonido
Portales Fotografías
4.1.1 CARACTERÍSTICAS
Producción de documentos
Recepción de documentos
Identificar los siguientes elementos con respecto a tipos
documentales que se reciben y están identificados en la
TRD de la Entidad:
Vía de recepción
Tipo Documental
Reproducción
. Soporte en el cual se reproduce (Papel, Digital,
Microfilm)
. Motivo (El tipo documental se encuentra en la TRD
y difiere del soporte original, por trámite, por
conservación, para el acceso futuro)
. Etapa del ciclo en que se efectúa la reproducción
Dependencia que recibe
Dependencia que efectúa el trámite
Aproximación de volumen documental en un periodo
… MAPA DOCUMENTAL
DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL
4.1.2.2 CONCEPTOS
FIRMA DIGITAL
SISTEMA INTEGRADO DE
4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS CONSERVACIÓN
4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARES
PROCESO
ENTRADA SALIDA
TABLA DE RETENCIÓN MAPA
DOCUMENTAL DOCUMENTAL
DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE
DOCUMENTOS
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
4.2.3.3 TEMAS RELACIONADOS SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES
4.3.1.1. CARACTERÍSTICAS
A. PRODUCCIÓN
DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones. (GRGA)
PRODUCCIÓN
2. Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060
de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la
interrelación de documentos recibidos y enviados.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
RECIBIDOS DE UNA ENTIDAD
EXTERNA
EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN EN EL SAPGD, QUEDA SURTIDO CON
LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES.
ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta
los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las
comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:
2. Respuesta
•Análisis de antecedentes y compilación de información.
•Proyección y preparación de respuesta.
•Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta
la culminación del asunto.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE TRÁMITE
A. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación
y descripción de los documentos de una institución, como parte integral
de los procesos archivísticos (GRGA)
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
ACTIVIDADES
Comprende los procesos archivísticos de:
Actividades:
•Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos
documentales.
•Conformación y apertura de expedientes.
•Determinación de los sistemas de ordenación.
•Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
•Foliación.
Actividades:
•Análisis de información y extracción de contenidos.
•Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios,
Catálogos e Índices.
•Actualización permanente de instrumentos.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN
SERIE 1
SUBSERIE 1
SAPGD
EXPEDIENTE A
DOCUMENTO UNO
“METADATOS”
DOCUMENTO DOS
EXPEDIENTE B
DOCUMENTO UNO
DOCUMENTO EN
EL SAPGD:
Metadatos, Datos,
Anexos
DOCUMENTO UNO I. T.
“METADATOS”
ARCHIVO CENTRAL
POSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA
ACTUALIZAR EN ELLOS LA INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE A LA
UBICACIÓN DE LOS SOPORTES FÍSICOS
ACTIVIDADES
1. Formulación de la consulta
Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
Determinación de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o
por conservación.
Reglamento de consulta.
2. Estrategia de búsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de información.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicación de los documentos.
3. Respuesta a consulta
Atención y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de préstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
Implantación de medios manuales o automáticos para localización de
información.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE CONSULTA
PERMITE EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN PARA CONSULTA,
PREVIA VERIFICACIÓN DE LOS
PRIVILEGIOS DE USUARIO Y DE
LAS CONDICIONES DE RESERVA
QUE PUEDAN PRESENTAR LOS
DOCUMENTOS