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A premissa básica do BSC é a obtenção dos resultados decorrentes das reações de causa e
efeito: uma ação ou um conjunto delas que tem como resultado transformações em seres, objetos ou
situações posteriores.
Kaplan e Norton ao idealizarem o BSC estruturaram o método em quatro perspectivas que
basicamente atendem as necessidades da maioria das organizações:
a) Cidadão-financeiro (financiador): como o dinheiro está sendo aplicado;
b) Cidadão-cliente: entrega de serviços à população;
c) Processos Internos: a empresa deve racionalizar seus processos internos buscando a
excelência dos métodos;
d) Aprendizado e crescimento: Maximização do aprendizado do capital humano e uso da
tecnologia;
Resumindo: as reações de causa e efeito, resultam de uma cadeia de ações orientadas do
aprendizado aos interesses dos financiadores, passando pelas melhorias dos processos internos para
obtenção de maiores resultados aos cidadãos-clientes.
O BSC é uma ferramenta de apoio a disposição do planejador na implantação de seu plano. O
método simplifica o plano de implantação das ações parciais, em nível de área organizacional,
simplificando a adoção de medidas com premissas simplificadas.
Na implementação de um programa de melhoria, o BSC orienta para criação dos scorecards -
fichas ou planilhas para acompanhamento do programa prescrevendo um conjunto de quatro
definições: a) os objetivos – declaração clara e assertiva dos alvos que se pretende atingir, b) o método
de mensuração e obtenção dos indicadores que irão monitorar o desempenho ou resultados, c) as metas
- quantificações ou qualificações e periodicidade dos objetivos e, d) as iniciativas a serem postas em
prática para o atingimento das metas.
No ano de 2009, desenvolvemos nossa estratégia, por meio de nossos painéis, sabemos então o
que deve ser feito para entregarmos mais resultados à população, e uma Prefeitura diferente da que
recebemos.
Devemos agora pôr em prática os projetos elencados como essenciais e buscar recursos para
fazê-los.
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Abaixo, segue uma figura para melhor entendermos o funcionamento, ela foi retirada e
traduzida do manual do Governo de Estado de Washington, EUA, que utiliza o BSC no
acompanhamento e execução de sua estratégia.
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As reuniões de acompanhamento
O BSC é um sistema de Gestão e como tal envolve uma série de atividades que consistem de
um conjunto de reuniões que precisam ser realizadas periodicamente.
Durante estas reuniões o objetivo é:
Avaliar o avanço das metas
Controlar o andamento dos Programas e Projetos associados às Metas
Avaliar o status dos Objetivos Estratégicos
Avaliar a qualidade do Plano de Governo
Isto é feito por meio de reuniões:
1- As Reuniões Operacionais = Avaliação dos resultados entre secretário e equipe.
2- As Reuniões de Acompanhamento da Execução: entre Prefeito e Secretários
3- As Reuniões de Avaliação do Plano de Governo
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do Prefeito caso estivesse participando da reunião. A partir das necessidades apuradas nestas reuniões
cabe ao Diretor de Gestão comunicar o Chefe de Gabinete para que este convoque reuniões
multisecretarias voltadas a promover integração entre estas para o melhor cumprimento de programas
multidisciplinares.
Cabe ainda ao Diretor de Gestão:
• Fazer uma síntese destas reuniões e expô-las ao Prefeito e ao Chefe de Gabinete de modo a
prepará-los para a reunião de avaliação do BSC;
• Organizar a agenda destas reuniões e facilitá-las e a auxiliar o Chefe de Gabinete em manter o
Prefeito informado do andamento e resultados destas reuniões.
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O Escritório de Projetos
A prática tem mostrado que é muito importante constituir um Escritório de Projetos para
controlar os Programas e Projetos Estratégicos. É importante esclarecer que não cabe ao Escritório de
Projetos executar os Projetos, mas sim controlar os Projetos e manter o Prefeito e Secretários
informados sobre o andamento dos mesmos, cabendo a estes liderar suas equipes para que os
Programas e Projetos aconteçam.
Além disso cabe Escritório de Projetos:
Criar e implementar uma rotina de abertura e aprovação dos Projetos
Disseminar conhecimento e metodologias de Gestão de Projetos
Um possível roteiro para a implementação de um Escritório de Projetos pode ser:
1- Selecionar os Programas e Projetos que serão geridos pelo Escritório de Projetos
2- Priorizar estes Programas e Projetos
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Resultados esperados
Data de Início e Término
Cronograma das etapas do Projeto
Valor a ser investido nos quatro anos do PPA
Despesa de custeio que o Projeto gerará
Retorno social sobre o investimento a ser feito
Identificação dos riscos associados ao Projeto
4- Gerar um cronograma macro dos Projetos = Gestão do Portfólio de Projetos
5- Os Programas e Projetos deverão fazer parte do Sistema de Gestão da Prefeitura de Capivari
e deverão ser controlados no mínimo mensalmente durante as Reuniões Operacionais de cada
Secretaria e de Avaliação do BSC e caso necessário re-priorizados nas reuniões de Avaliação do Plano
de Governo, que ocorre a cada três meses.
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21 a 28 de cada mês: Apuração dos resultados do mês anterior. Cabe ao Secretário exigir de sua
equipe que apresente um relatório onde constem os resultados de sua secretaria. Relatório dos dias 21
do mês anterior a 20 do mês atual.
28 a 08 de cada mês: Reunião entre Secretários e equipe com participação do Diretor de Gestão. O
Secretário deverá analisar os resultados e tomar medidas corretivas. As reuniões deverão ser pré-
agendadas com o Diretor de Gestão. Caso elas não ocorram cabe ao Diretor comunicar Chefe de
Gabinete e Prefeito. (Excepcionalmente, em Janeiro, devido às festas, as reuniões poderão se estender
até dia 11/01)
08 a 11 de cada mês: O Diretor de Gestão irá passar o relatório das reuniões para que o Chefe de
Gabinete convoque reuniões entre secretarias e resolva eventuais pendências.
11 a 20 de cada mês: Reuniões entre Secretários elencados e o Prefeito para apresentação do
andamento dos projetos e das ações tomadas para fazer com que caminhem. Neste período, a cada três
meses, será feita uma grande reunião de revisão do plano de governo com a presença de todos os
secretários.
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