U.S.B.

Análisis y Diseño de Sistemas II SIS-323

UNIDAD I
INSTRUMENTOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE UN PROYECTO

Un proyecto de desarrollo de software es el proceso de gestión para la creación de un Sistema o

software, el cual encierra un conjunto de actividades.

La idea inicial para plantear un proyecto de desarrollo de software puede nacer de cualquier persona
que pertenezca o no a la Institución, y en la mayoría de los casos como resultado de la
identificación de problemas de procesos involucrados. Para realizar ésta identificación de problemas
se necesita de toda la información posible relacionada directa o indirectamente con el sistema en
estudio, lo que podrá lograrse a partir del relevamiento de información que se realice utilizando
alguna de las técnicas ya conocidas como la entrevista, cuestionario, encuestas, observación,
revisión de documentos, etc.

Análisis de problemas

El planteamiento de un proyecto de desarrollo de software debe iniciarse a partir de la identificación

de problemas que deben ser organizados de acuerdo a las posibles causas y efectos de los mismos.

Para dar solución a éstos problemas será necesario plantear estrategias de solución a partir de un
objetivo general que guiará el desarrollo del proyecto desde su inicio hasta su conclusión.

Por lo tanto, los primeros pasos de una estrategia sistémica para resolver problemas son los
siguientes:

1. Definir y analizar el problema y las necesidades de la situación

2. Determinar los objetivos que pueden o deben ser alcanzados para solucionar los problemas,
o las necesidades que han sido identificados.
3. Desarrollar soluciones alternativas o planes de acción para cumplir con estos objetivos.

Existen dos instrumentos o técnicas que pueden ayudar a analizar la situación problemática de una
institución antes de plantear un proyecto:

1. Los árboles de problemas

2. Los árboles de objetivos

El uso de éstos instrumentos aseguran el diseño de un proyecto más sólido.

Árbol de Problemas

Definición:

Un árbol de problemas es una técnica para identificar todos los problemas vinculados con una
situación dada en un formato de dependencia y/o relación entre ellos.

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Puntos clave para el análisis de problemas

Uno de los errores más comunes en la especificación del problema consiste en expresarlo como la
negación o falta de algo, un problema no es la ausencia de su solución. En vez de ello, el problema
debe plantearse de tal forma que permita encontrar diferentes posibilidades de solución, como un
estado existente negativo.
Ejemplo:

Problemas mal formulados

• No existe un generador local de energía eléctrica.
• Falta de programas de educación inicial
• Falta de repuestos
Problemas correctamente formulados
• Limitada provisión de energía eléctrica durante el día.
• Bajo rendimiento de los niños y niñas en los primeros años de educación primaria.
• Equipo no funciona

Los ejemplos de problemas mal formulados conducen de antemano a una única solución: Construir
un generador de energía eléctrica, implementar programas de educación inicial, conseguir
repuestos. En cambio, los ejemplos de problemas bien formulados permiten una amplia gama de
posibilidades de solución, como la utilización de medios de generación de energía electríca
alternativos, diversas estrategias para elevar el rendimiento de los niños y niñas en educación
primaria y el planteamiento de soluciones para el equipo que esta fuera de funcionamiento.

Tómese en cuenta que:

La importancia de un problema no está determinada por su ubicación en el Arbol de Problemas

Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros)

Formular el problema como un estado negativo

Cómo se elabora un árbol de problemas

PASO 1 Identificar los principales problemas con respecto a la situación en cuestión.

PASO 2 Formular el problema central tomando en cuenta la necesidad que quiera solucionar
PASO 3 Enumere todos los demás problemas que han sido identificados durante la etapa previa de
relevamiento de información.
- Asegúrese de incluir todas las posibles perspectivas del problema
- Defina las relaciones de causa y efecto
PASO 4 Anotar las causas del problema central
PASO 5 Anotar los efectos provocados por el problema central
PASO 6 Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un Arbol de
Problemas
PASO 7 Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad

NOTA Para asegurar un diagnóstico más completo, incluya todas las perspectivas posibles del
problema:
- De los altos ejecutivos
- De los subordinados dentro de la institución
- De los clientes – los afectados por el problema
- De organismos nacionales o regionales de planificación
- El punto de vista desprejuiciado de una persona de afuera o de un consultor
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- De otras posibles personas vinculadas

Ejemplo de una empresa de transporte:

Planteamiento de problema central (principal)

En la redacción de un problema central se consideran dos problemas que vienen a ser sus
componentes, éstos son : Variable Dependiente y Variable Independiente:

La variable independiente es la causa del problema central, es lo que en realidad debemos

solucionar.
La variable dependiente es aquella que representa el problema, su solución depende de la solución
de la variable independiente.

Ejemplo:

"El proceso de Seguimiento Académico del Colegio Alemán, muestra una baja
productividad debido a la lentitud y morosidad de los subprocesos involucrados"

Variable independiente : Subprocesos involucrados en el Seguimiento Académico del Colegio

Alemán

Variable dependiente : Baja productividad del proceso de Seguimiento Académico del Colegio
Alemán.

Árbol de objetivos:

Un árbol de objetivos representa gráficamente los objetivos que tiene un proyecto en una serie de
niveles jerárquicos. Los árboles de objetivos suponen que las conexiones de causa/efecto o de
medios/fines enlazan los objetivos del proyecto.
Los árboles de objetivos son importantes porque:

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- Proporciona la razón que guía el desarrollo de un sistema de ejecución.

- Muestra cómo se interrelacionan los objetivos de un proyecto
- Demuestra cómo la consecución de sub-objetivos contribuye al logro de objetivos
de orden superior
- Proporciona los insumos iniciales para otras técnicas de ejecución tales como las
matrices de marcos lógicos de ejecución, las redes de desempeño y los gráficos de
segmentos/responsabilidades

Los árboles de objetivos se construyen y se usan para ayudar en la planificación de la ejecución y en

el rediseño. La disponibilidad de un árbol terminado permite determinar visualmente cómo se
interrelacionan los componentes de un subproyecto en los diversos niveles del proyecto.

Definición:

El árbol de objetivos es una técnica para identificar aquellos objetivos que deben ser logrados para
resolver los problemas que se mencionan en el árbol de problemas. El árbol de objetivos despliega
esa información en un formato sencillo.

Como se elabora

PASO 1 Formular todas las condiciones negativas del Arbol de Problemas en forma de condiciones
positivas que son: deseadas y realizables en la práctica
PASO 2 Examinar las relaciones "medios - fines" establecidas para garantizar la lógica e integridad
del esquema
PASO 3 Si fuera necesario hay que:
• Modificar las frases existentes
• Añadir frases nuevas en el contexto de las relaciones "medios - fines"
• Eliminar Objetivos que no sean efectivos o necesarios

Ejemplo de una empresa de transporte:

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Otras herramientas

Durante la etapa de determinación de la factibilidad de un proyecto de desarrollo de sistemas,

específicamente para determinar la factibilidad económica, se utiliza una herramienta que permite
determinar si el desarrollo de un proyecto es factible económicamente, es decir, si la inversión será
recuperable o nó.

ANALISIS DE COSTOS Y BENEFICIOS

El estudio de costos y beneficios consiste en realizar un estudio detallado de todos los costos que
involucra el desarrollo del sistema, los costos de adquisición de nuevos equipos (hardware,
software), los costos de operación y los de mantenimiento del nuevo sistema. Y por otro lado, el
estudio involucra también el detalle de los beneficios que trae el nuevo sistema, éstos pueden ser de
dos tipos: tangible e intangibles. Se denominan tangibles aquellos beneficios que pueden ser
medidos en términos económicos (moneda) y los beneficios intangibles son aquellos que
difícilmente pueden ser medidos en términos económicos, pero que aportan una mejora a la
organización, por ejemplo: Mejores relaciones con los cliente, empleados más satisfechos con sus
trabajos, etc.

Ejemplo: La Tabla siguiente, muestra un estudio de costos de desarrollo de un sistema propuesto,

que involucra la compra de un equipo de cómputo Pentium III. Los costos de desarrollo, incluidos
los ya erogados en el estudio de sistemas- sobre el que se fundamenta este reporte, serán
aproximadamente de Bs. 18200. Se estima que el costo total del nuevo sistema es de Bs. 26 000,
incluyendo el nuevo equipo. Por otra parte se estima que el costo total para el primer año de
operación, que incluye papelería, gastos de suministro y mantenimiento es de Bs. 3 000, cifra que
toma en cuenta los incrementos proyectados para la instalación y la depreciación del sistema.

Existen varios beneficios del nuevo sistema que pueden clasificarse en dos categorías. Con el
desarrollo del nuevo sistema, el departamento de personal tendrá la necesidad de contratar más
personal para satisfacer las necesidades de procesamiento de control de préstamos y devoluciones
de libros durante este año y los próximos. Sin embargo el nuevo sistema no disminuirá la cantidad
actual de personal. Los ahorros obtenidos por no necesitar más personal se verán durante el tiempo
de vida del sistema.

Dado que serán instalados nuevos y mejores procedimientos junto con el nuevo sistema, se
reducirán los errores y pérdidas en las ganancias. Una estimación muy conservadora indica que esta
cantidad será menor de Bs. 1 200 para el primer año. En el futuro aumentaran los ahorros por este
concepto.

El sistema producirá beneficios que pueden clasificarse como intangibles. Aunque son importantes
y notables, es difícil darles un valor en términos monetarios: se enumeran en el ejemplo, pero no se
utilizaron para realizar la comparación costo/beneficio.

Se anticipa que el nuevo sistema tendrá una vida de 5 años aunque aumentará el costo de su uso y
mantenimiento durante los últimos años, lo cual es una expectativa normal.

Al emplear los costos y beneficios esperados durante los 5 años de vida, como se muestra en el
ejemplo, el sistema comenzará a pagarse por si mismo en un lapso menor de 16 meses. De aquí que
el periodo de recuperación del sistema propuesto sea mucho mejor que el promedio y éste sea
considerado como una inversión efectiva en costos.

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Si la empresa desea iniciar los trabajos de desarrollo se estima que el diseño, la programación, el
entrenamiento de personal y la implantación del sistema necesitarán de cuatro meses. Para tal fin se
asignaran al proyecto dos personas (uno de ellos contratado para tal fin) que trabajaran tiempo
completo.

COSTOS

Costos de Desarrollo
Software
Análisis de sistemas y determinación de requerimientos ……………………………. Bs 3.000
(20 días de horas laborales)
Diseño de sistemas ( 30 días de 8 horas laborales) ………………………………….. 5.000
Desarrollo e implementación ………………………………………………………… 9.000
(6 días de 8 horas laborales)
Costos indirectos generados por el personal ………………………………………… 1.200
Hardware
Compra de equipo …………………………………………………………………… 5.500
(Pentium IV, 1000 Mhz)
Impresora ……………………………………………………………………………. 1300
Mobiliario ……………………………………………………………………………… 700
Instalación
Capacitación al personal ( 5 días de 2 horas) ………………………………………… 300
TOTAL COSTOS DE DESARROLLO Bs 26.000

Costos de Operación

Suministros
Mantenimiento adicional de equipo
Programa de mantenimiento
TOTAL COSTO DE OPERACIÓN Bs 3.000

Beneficios del sistema

Beneficios Tangibles
Ahorros por no necesitar más personal ……………………………………………….. Bs 7.200
Ahorros de operación
Eliminación de errores (mínimo) …………………………………………………… Bs 1.200
Beneficios Intangibles
Mayor información para planificación
Mejores relaciones con los clientes
Empleados satisfechos con su trabajo
Necesidad de crecer
TOTAL BENEFICIOS (primer año)……….………………………………………… Bs 8.400

Considerando que el nuevo sistema tendrá una vida de 5 años, durante ese tiempo el costo de uso y
mantenimiento del nuevo sistema tendrá un incremento paulatino, lo que se constituye en una
expectativa normal, se realizan los siguientes cálculos tomando en cuenta los costos y beneficios
esperados durante los 5 años de vida, como se muestra en el ejemplo.

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TIEMPO DE VIDA (cinco años)

Año Costos del sistema Beneficios del sistema

Bs Bs
1 29.000 8.400
2 3.150,0 8.820,0
3 3.307,5 9.261,0
4 3.472,9 9.724,1
5 3.646,5 10.210,3

Los datos de la tabla, nos permiten obtener la siguiente gráfica que muestra que la inversión
realizada en la implementación e instalación del nuevo sistema podrá ser recuperada.

35.000,0
30.000,0
25.000,0
Monto

20.000,0 Costos
15.000,0 Beneficio
10.000,0 s
5.000,0
0,0
1 2 3 4 5

Tiempo

Interpretación. La grafica demuestra que la recuperación de la inversión, se

realizará aproximadamente a partir de los 16 meses de implantado el nuevo
sistema .

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