Administración

Capítulo I: Introducción a la Administración

1.1. Concepto de Administración:

La Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de
los miembros de la organización, trabajando en grupo para alianzar las metas
específicas.

La Administración consiste en darle forma de manera consciente y constante a las

organizaciones.
1.2. Evaluación del pensamiento Administrativo:

1.2.1. Escuela de la Administración Científica: Surge por la necesidad de elevar la

productividad, siento la única manera de lograrlo elevando la eficiencia de los
trabajadores.

 Taylor: Fundamenta 4 principios básicos de la Administración:

a) El desarrollo de una ciencia de la administración, que pudiera determinar el

mejor método para realizar cada tarea.
b) La selección científica de los trabajadores, de tal manera que cada trabajador
fuera responsable de la tarea para cual tuviera más aptitudes.
c) La educación y desarrollo del trabajador en forma científica.
d) La cooperación estrecha y amistosa entre obreros y patrones.

Taylor basaba estos principios en el hecho que tanto obreros como patrones
tenían el mismo interés en elevar la productividad.
Taylor propone el sistema de tasas diferenciales que consistía en pagar
salarios más altos a los trabajadores más productivos.

Por otro lado al lograr el aporte de Taylor al aumento de la productividad

surgió que algunos gerentes explotaban a sus trabajadores, lo que ocasiono la
formación de sindicatos que estaban en contra del sistema de Taylor.
 1.2.2. Teoría de la Administración Moderna

 Fayol : Se interesaba más en la organización total, y propuso 14 principios:

1. División del trabajo: Se le debe de indicar a cada quien el trabajo que debe
de realizar.
2. Autoridad: Toda empresa debe de tener una persona que los dirija.
3. Disciplina: Se debe de lograr la disciplina para el buen funcionamiento de
la empresa.
4. Unidad de mando: Una sola persona debe de mandar a todos los
subordinados.
5. Unidad de Dirección: Un programa para cada actividad.
6. Subordinación del Interés Individual: Se debe buscar beneficiar a la
mayoría.
7. Iniciativa: Se debe de permitir al empleado que determine como deben de
hacerse las cosas.
8. Espíritu de grupo: Todos deben de colaborar entre sí.
9. Remuneración: Pago justo de acuerdo al trabajo realizado.
10. Centralización
11. Jerarquía: Se debe de respetar la autoridad de cada nivel jerárquico.
12. Orden: Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.
13. Equidad: Los beneficios deben ser compartidos; empresa-trabajadores.
14. Estabilidad: l empleado debe de sentir seguridad en su trabajo.

1.3. Niveles de la Administración

1.3.1. Gerentes de Primera Línea: Ocupan el nivel más bajo de la organización,

responsables del trabajo de los demás, dirigen a los empleados que no son
gerentes de primera línea también se los llama supervisores.

1.3.2. Gerentes Medios: Estos gerentes dirigen las actividades de niveles más
bajos, su responsabilidad se basa en dirigir actividades que pondrían en
 práctica las políticas de una organización y a su vez equilibrar las demandas
con las capacidades.

1.3.3. Alta Gerencia: La alta gerencia está compuesta por una cantidad de
personas pequeñas en cantidad, quienes serán los responsables de
administrar toda la organización, también llamados ejecutivos, establecen las
políticas y dirigen la interacción de la organización y el entorno.

1.4. El Desafío de la Administración en el siglo XXI

La Administración para tener éxito en el siglo XXI debe de aprovechar al máximo

la nueva tecnología de la información como ejemplo: El internet, la globalización
y sobre todo tener como uno de sus valores o principios el espíritu empresarial y
emprendedor.

 Tecnología: La tecnología y sobre todo la tecnología de la tecnología de la

información tiene un gran impacto en otras organizaciones como en otros
usuarios o clientes, tal es el caso de la implementación y uso del comercio
electrónico.
 Espíritu Empresarial: Considerado elemento base y clave en la organización,
ya que es un medio para incrementar el empleo y la prosperidad entra los
pueblos.
Así también el aplicar innovación y expansión son actividades esenciales para
el éxito y la supervivencia en el mercado.

El espíritu empresarial básicamente consiste en identificar oportunidades del

mercado y necesidades no satisfechas y en base a esa información
contrayéndose soluciones que satisfacen esas necesidades y traen valor a los
clientes.

1.4.1. Responsabilidad Social y Ética: Se refieren a la calidad de las relaciones en

la organización, es así que la organización y sus acciones pueden beneficiar o
afectar a la sociedad.
 1.4.1.1. Responsabilidad Social: En el pasado las empresas han sido blanco
de críticas por malas prácticas, en los años setenta la sociedad logro
imponer a las corporaciones la responsabilidad de solucionar una lista
de problemas sociales.
Según Andrew Carnegiela responsabilidad Social se fundamenta en 2
principios:

 Principio de Caridad: Este principio sostenía que los miembros más

afortunados de la sociedad debían apoyar a los desafortunados tal
es así como los desempleados, minusválidos, enfermos y viejos.
 Principio de Custodia: Doctrina bíblica que dicta que las empresas y
los ricos son cuidadores a quienes se le ha entregado la custodia ,
los bienes para provecho de la sociedad entera.

Milton Friedman: “La responsabilidad Social de la empresa es usar sus

recursos y bienes para aumentar sus utilidades siempre y cuando
respete a la sociedad y las leyes del juego”.

1.4.1.2. Ética: Es el estudio de la forma en que nuestras decisiones afectan a los

demás, así también es el estudio de los derechos y obligaciones de las
personas, reglas morales que se aplican en la toma de decisiones y la
naturaleza de las relaciones entre personas, se encuentra en la empresa
cuatro niveles éticos.
a) Nivel de la Sociedad: En este nivel se plantean interrogantes
referentes a las instituciones básicas de una sociedad.
b) Nivel de los grupos de Interés: Se refiere a grupos de interés;
es decir a proveedores, clientes, accionistas y demás. Aquí se
menciona las interrogantes con respecto al trato que la empresa
debe dar a los grupos de interés.
c) Nivel de la política Interna: Se refiere a las relaciones de la
empresa con los empleados.
d) Nivel de lo personal: Se refiere a cómo deben unas personas
tratar a otros dentro de una organización.

1.4.2. La Globalización en la Administración:

 La globalización es una tendencia que busca el reconocimiento, por parte de
las empresas u organizaciones de que los negocios deben tener un enfoque
global en lugar de local, este fenómeno está compuesto por tres factores
interrelacionados:

a) La Proximidad: Ahora los gerentes están trabajando mucho más

cerca de una cantidad y variedad de clientes.
b) La Ubicación: Menciona la ubicación y la integración de las
operaciones de una organización a través de diversas fronteras
internacionales lo cual forma parte de la globalización. Tales son los
casos de AT&T y de Toyota.

Milton Friedman:“La responsabilidad social de la empresa es usar sus

recursos y bienes para aumentar sus habilidades siempre u cuando
respete a la sociedad y las leyes del juego.”

c) La Actitud: La globalización habla de una actitud nueva y abierta para

ejercer la administración de forma internacional. Esta actitud combina
una actitud para desarrollar las capacidades necesarias para participar
en la economía global. Sabiendo que las actitudes cambian con el
tiempo.

Capitulo II: El proceso Administrativo

2.1. Definición: La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y

controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos
los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas
establecidas para la organización.

2.2 Planificación: Implica que los administradores piensen con antelación en sus
metas y acciones, y estas acciones estarán plasmadas en un plan.
 La planificación es una forma concreta de la toma de decisiones que aborda un
futuro específico que los administradores quieren lograr, siendo un proceso
continuo que refleja los cambios en el entorno de una organización.

2.2.1. Principios de la Planificación:

Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la

acción.

Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios
comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por
necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.

 Principio de la universalidad.

Comprende los factores como: El tiempo, el personal, la materia y el

presupuesto.

 Principio de racionalidad.

Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente,

deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos
necesarios para lograrlos.

 Principio de la precisión

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la
mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas

 El principio de la flexibilidad.

Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razón
en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de
la revisión.

 El principio de la unidad.

Los componentes de un plan deben ser independientes entre ellos

encaminados a un mismo fin.
  El principio de factibilidad.

La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que

actúan en el medio ambiente.

 El principio de compromiso

El tiempo es un factor de crucial importancia cuando se está definiendo un

plan, por eso debe determinarse con mucha precisión, sin que ello indique que
en las empresas haya un tiempo estándar para planear.

 Principio de factor limitante.

En este principio se recalca que la empresa debe anticiparse a escoger entre

diferentes cursos de acción o alternativas para llegar a un fin o meta.

 Principio de inherencia.

La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia

de la administración.

EJEMPLO: Todos los seres humanos necesitamos de unirnos con otros para
alcanzar nuestras metas.

Los principios de la planificación más importantes son los siguientes:

 Principio de la contribución a objetivos: El objetivo de los planes y sus

componentes es lograr y facilitar la consecución de los objetivos de
la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal.
 Principio de la primacía de la planificación: La
primera función administrativa que desempeña la gerencia es la
planificación, que facilita la organización, la dirección y el control.
 Principio de la iniciación de las planificaciones la alta gerencia: La
planificación tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es
responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma más
eficaz de lograrlos es por la planificación.
 Principio de la penetración de la planificación: La planificación abarca todos
los niveles de la empresa.
  Principio de la eficiencia de operaciones por planificación: Las operaciones
eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificación
que abarca objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y
normas.
 Principio de estrategias eficaces: Una guía para establecer estrategias
viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con
las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores.
 Principios de programas eficaces: Para que los programas sean eficaces
deben ser una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y
debe n estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional.
 Principios de políticas eficaces: Las políticas se basan en objetivos de la
organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones,
factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables,
flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias
de políticas superiores.

2.2.2. Implementación de Estrategias

2.2.2.1 Matriz FODA

La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada

a cualquier situación, individuo, producto, empresa, etc., que esté
actuando como objeto de estudio en un momento determinado del
tiempo.

A continuación explicaremos detalladamente de que trata cada una:

1. Fortalezas: Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa,

y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia.
2. Oportunidades: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la
empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
3. Debilidades: Son aquellos factores que provocan una posición
desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece,
 habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, etc.
4. Amenazas: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que
pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

2.2.2.2 Establecimiento de Objetivos

Podemos decir que los objetivos son el resultado deseado del

comportamiento, es lo que se desea alcanzar en un tiempo específico
dentro del periodo que abarca el plan, en ocasiones los objetivos pueden
ser inalcanzables dentro del periodo de planeación pero deberán
hacerse accesibles dentro del mismo.

Establecer un objetivo es determinar y definir el resultado que queremos

lograr. Por lo que debe de estar redactado de manera clara y concisa
con el menor número de palabras posibles y escrita para tener una real
utilidad, para su formación debe de contar con cuatro elementos:

1. Un verbo: Porque alcanzar un objetivo parte de una acción.

2. Un resultado clave medible: Debe establecerse un solo resultado

para evitar la subjetividad, éste debe ser clave y medible, porque, en
caso contrario, la evaluación del resultado sería subjetiva.

3. Una fecha tope: Todos los objetivos deben ser temporales, deben
tener una fecha tope en la cual deben realizarse, pues el tiempo es un
importante recurso y es un factor con el que se puede medir la eficiencia
de un trabajo.

4. Un costo máximo: Es importante señalar con anticipación el costo

máximo y la rentabilidad, en unidades monetarias o en horas hombre.

 Principios de los objetivos

 Principio de precisión: Los objetivos deben fijarse, en forma tal,
que no queden expuestos por su vaguedad a ser entendidos de
distinto modo por personas diversas. Por ello deben fijarse
siempre que sea posible cuantitativamente, esto es, determinado a
 base de cifras y cantidades, cuando debe considerarse que se han
alcanzado y cuando no.

 Principio de cuantificación :La cuantificación indirecta puede

hacerse por tres medios:
 Por numero
 Por dinero
 Por porcentaje

2.2.2.3. Toma de decisiones

La toma de decisiones es una parte importante de la labor de todo

gerente. Sobra decir que todos tomamos decisiones.

La toma de decisiones relaciona las circunstancias presentes de la

organización con acciones que la llevaran hacia el futuro.

La toma de decisiones también se basa en el pasado; las experiencias

del pasado ya sean positivas y negativas desempeñaran una parte
importante para determinar las opciones que los gerentes consideren
factibles o deseables.

¿Cómo detectar problemas y oportunidades?

En la toma de decisiones se trata con problemas, estos surgen cuándo

el estado real de las cosas no se ajusta al estado deseado. En muchos
casos, un problema puede presentar una oportunidad disfrazada, un
ejemplo claro de esto es el problema de las quejas de los clientes debido
a las demoras de entrega de los pedidos, pero también se podría
considerar como una oportunidad en una empresa ya que esta permite
diseñar los procesos de producción y servicio al cliente.

Proceso para detectar problemas:

William Pound ha dicho que el proceso para detectar un problema suele

ser informativo e intuitivo. Por regla general son cuatro las situaciones
que alertan al gerente cuando se puede presentar un problema son:
 1. Una Desviación de la experiencia pasada, significa que se ha roto un
patrón existente en la actuación de la organización. Las ventas del
año actual son inferiores a la de los anteriores, los gastos se han
disparado repentinamente, hechos como estos señalan al gerente
que existe un problema.
2. Una Desviación del plan establecido, significa que no se están
alcanzando las metas, proyecciones o expectativas de los gerentes.
3. Otras personas presentan problemas al gerente, los clientes se
quejan de las demoras de las entregas, los empleados renuncian,
muchas de las decisiones que toman los gerentes todos los días
entrañan problemas que les han presentado terceros.
4. El desempeño de la competencia, pueden producir situaciones que
requieren la solución de problemas, cuando otras empresas
desarrollan procesos nuevos o mejoran sus procedimientos de
operaciones, el gerente quizás tenga que reevaluar los proceso y
procedimientos de la empresa.

2.2.3. Tipos de planes

2.2.3.1. Según su amplitud

 Estratégicos: Es la planeación de tipo general proyectada al logro de

los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica
el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

 Directivos: Los planes pueden ser considerados específicos cuando no

admiten ninguna interpretación y deben realizarse tal como han sido
definidos.

2.2.3.2. Según el nivel en que se formulan

 Corporativos: El propósito principal de la planificación corporativa es

asegurar que todos los miembros de la organización se integren para
formar una empresa común.
 Operativos: Los planes operativos constituyen el apoyo necesario de
los planes estratégicos porque atienden su aplicación a corto plazo.
  Funcionales: Estos determinan planes más específicos que se refieren
a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los
planes estratégicos.

2.2.3.3 Según el periodo

Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los

siguientes períodos:

 Planes a corto plazo: Se lleva a efecto en cada planta y almacén es

una extensión de la planificación a mediano plazo, con gran énfasis en
los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles
de producción específicos durante el período no mayor a un año.

 Planes a mediano plazo: Es un subconjunto de la planificación a largo

plazo. Se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo,
pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años).

 Planes a largo plazo: Su parte central está formada por las

consideraciones estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de
mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una característica
distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades, y
después desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar
dichas oportunidades.

2.2.3.4 Según su contenido

 Visión-Misión: La visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y

espacio, y por encima de los demás, significa visualizar, ver con tos ojos
de la imaginación, en términos del resultado final que se pretende
alcanzar.

La misión o el propósito identifican la función o tarea básica de una

empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operación
organizada tiene propósitos o misiones.

 Metas-Objetivos: Son los fines o las metas que se pretende lograr y

hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o
 uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los
objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la
empresa, la dirección, el staff.

Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relación a los
inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.

 Estrategias-Tácticas: Denotan casi siempre un programa general de

acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos
amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los
objetivos de la organización, sobre los cambios en éstos, sobre los
recursos usados para alcanzarlos y sobre las políticas que han de
regular la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos.

 Programas-Proyectos: Los Programas son planes relacionados con el

tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las
actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como
un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos,
etc. para ejecutar una acción específica.

Los proyectos tienen objetivos delimitados por el tiempo. Tienen un

principio, pero deben tener una fase de conclusión. Por ejemplo, el
proyecto de construir un edificio. La naturaleza supone un término para
cumplir con los objetivos para los que fue formulado.

 Políticas: Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas

que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a
cargo.
Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta que:
- Cuando se elaboren las políticas debe tenerse en cuenta la opinión
de quienes a aplicarlos.
- Las políticas deben declararse por escrito.
- Deben ser difundidos y revisadas periódicamente, la interpretación
de estas debe ser uniforme en toda la organización.
- Existen políticas sobre producción, finanzas, relaciones públicas,
etc.
 - Existen políticas relacionas con planeación, control, organización,
favorecen, la coordinación y el trabajo en equipo, las consultas sobre
asuntos fundamentales y la elaboración de criterios e iniciativa pero
dentro de unos límites.

 Reglas-Normas: Explican con claridad las acciones requeridas o las

acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discreción en
esto. Son el tipo de plan más sencillo.
 Procedimientos: Son planes por que establecen un método o forma
habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes
relacionados con métodos de trabajo o ejecución.

 Presupuestos: Constituye un planteamiento de resultados esperados

expresados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya
sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo.