8 ejercicios para fortalecer la escritura

de tu negocio.

Las habilidades de escritura son esenciales para los profesionales de negocios de

hoy. No me crees Considere esto: un estudio del proveedor de servicios de
datos SunGard encontró que aproximadamente el 90 por ciento de las
comunicaciones comerciales ahora se realizan a través de texto electrónico. Así
es, ya sea un contador, arquitecto, asesor o administrador, la escritura es una
parte clave de su trabajo.
Ahora considere esto: un estudio de la American Management
Association encontró que las fuertes habilidades de escritura producen un ahorro
del 30 al 50 por ciento en tiempo de escritura y hasta un 50 por ciento en el tiempo
de lectura. ¿Cuánto tiempo pasó el mes pasado escribiendo correos electrónicos,
informes, propuestas o materiales de marketing, y cuánto tiempo dedicó la gente a
leerlos? Sí, es mucho.
Es por eso que estoy discutiendo ocho ejercicios fáciles para fortalecer el músculo
de la escritura. Pruébalos. Tus lectores lo apreciarán. A la lista:
1. Abraza tu tweet interior
¿Alguna vez tiene que describirse a sí mismo oa su compañía en 50 palabras o
menos (o algún otro límite arbitrario)? Es difícil, ¿verdad? Pero la belleza de los
límites de palabras y caracteres es que nos obligan a ser más directos y centrados
en el lector. Es probable que sus 50 palabras transmitan tanto como las más de
200 palabras que usaría sin el límite. Y son más concisos.
Ejercicio : elija un correo electrónico al día y establezca un límite de palabras. ¿No
está seguro de qué límite establecer? Mire hacia atrás en un correo electrónico
sobre un tema similar. Cuente las palabras y reduzca a la mitad el total. Ahí está tu
palabra límite. Hágalo suficientes días seguidos, y en poco tiempo estará
escribiendo documentos más cortos y nítidos.
2. Guarda tu monólogo interior.
A todos nos enseñan cómo delinear en la escuela primaria. Entonces, ¿por qué la
mayoría de los profesionales de negocios han abandonado la práctica por mucho
tiempo? Para la mayoría, la respuesta es el tiempo. Irónicamente, el tiempo es
exactamente lo que se desperdicia cuando se utiliza un enfoque de corriente de
conciencia para escribir.
Si enumera y prioriza sus pensamientos por adelantado, reduce el tiempo que
normalmente dedica a escribir y revisar. También evita perder el tiempo de los
lectores con mensajes confusos y no organizados, así como el tiempo que dedica
a aclarar el mensaje. ¿Ves cómo empieza la bola de nieve? Un poco de
preparación va muy lejos.
Ejercicio : cuando se acerque a su próximo documento o correo electrónico,
comience por enumerar sus puntos clave. Reorganice estos puntos en orden de
mayor a menor, y agregue un encabezado sobre cada uno. ¿Lo tengo? Ahora,
vuelva a escribir su primer punto clave como una oración, enumere los detalles de
apoyo debajo de él y organice los detalles en orden de importancia. (A menudo, los
detalles se pueden dejar como una lista con viñetas).
Haz lo mismo con tus otros puntos clave. Voilà! ¿Necesitas
recortar? Fácil. Comience en la parte inferior y trabaje hacia arriba.
3. Haz una lista de verificación, verifica dos veces
La mayoría de nosotros leemos nuestro trabajo antes de hacer clic en el botón
enviar o imprimir (si no lo hace, comience hoy), pero ¿estamos buscando las cosas
correctas? Asegúrese de usar una lista de verificación de edición. No se preocupe,
no necesita seis horas y una lista de verificación de 20 páginas para editar tres
párrafos. Use una lista de verificación simple con 10 a 15 elementos,
como este del Centro de Escritura de la Universidad de Wisconsin.
Ejercicio : descargue una lista de verificación, imprímala en un pedazo pequeño de
papel y péguela en el borde izquierdo de su monitor. Durante las próximas dos
semanas, use la lista cada vez que termine de escribir un documento o un correo
electrónico bastante largo. La comprobación de errores comunes se convertirá
rápidamente en una segunda naturaleza, y encontrará una mejora notable en sus
borradores iniciales.
4. Quema tu tesauro
En realidad no quemar su diccionario de sinónimos. Solo evita la tentación de
usarlo excesivamente. Para muchos escritores, el tesauro es una muleta, su
solución para reemplazar las palabras "comunes" por otras más "descriptivas".
Mala idea. No todos los sinónimos son iguales, y la mayoría tienen diferencias
sutiles en el significado y la connotación. Además, la buena redacción comercial no
se trata de usar palabras grandes o de tratar de sonar inteligente. Se trata de
ser claro , conciso y relatable.
Las palabras del diccionario de sinónimos a menudo crean una escritura lenta y
entrecortada con sílabas adicionales y adjetivos innecesarios. Use sus opciones de
palabras naturales. Es probable que también sean naturales para su lector.
Ejercicio : durante el próximo mes, deja que tu diccionario de sinónimos acumule
polvo. Acelerarás tu proceso de escritura y desarrollarás una voz más fuerte y
única. Si realmente estás atascado, habla la oración con alguien. Si aún está
atascado, solo use una palabra del diccionario de sinónimos si la usaría en una
conversación, esto le da más claridad que su palabra original y suena normal
cuando se lee en voz alta.
5. Leer en voz alta
Hablando de leer en voz alta, puede que te sientas raro haciéndolo, pero
funciona. La lectura en voz alta le permite al cerebro procesar la información de
una manera diferente, prestando más atención al flujo, el tono, la cadencia y las
transiciones. El orden de la información también se amplifica, lo que le permite
darse cuenta de los vacíos en su explicación.
Finalmente, la lectura en voz alta le permite identificar pequeños errores, como los
errores gramaticales y las palabras faltantes. Intentalo. Te sorprenderá cuánto
extrañas al leer en papel o en una pantalla de computadora.
Ejercicio : La próxima vez que termine de escribir un documento, busque un lugar
tranquilo sin compañeros de trabajo (confíe en mí, es molesto escucharlo) y lea
lentamente su documento en voz alta. Si no puede encontrar un lugar tranquilo,
conecte los auriculares a su computadora y abra el documento en un programa
con una función de audio. Por ejemplo, las versiones más recientes de Adobe
Acrobat tienen una función de lectura en voz alta en el menú Ver. Funciona de
maravilla.
6. Trata tu escritura como un filete
Deja que tu escritura descanse una vez que haya terminado. La razón es simple:
cuando se edita inmediatamente después de escribir, su cerebro tiende a procesar
lo que pretendía transmitir, no lo que realmente escribió. Por lo tanto, puede
ignorar errores tipográficos o errores vergonzosos en la gramática y el tono. Nadie
quiere eso. Así que despréndete por un tiempo. Una vez que regreses, estarás
listo para romper ese lápiz rojo, perfeccionar tu obra maestra y disfrutar de tu
brillantez.
Ejercicio : La próxima vez que tenga que escribir un informe importante, una
propuesta o un documento de mercadeo, si es posible, planee terminar el borrador
un día antes. Una vez que termine, realice el proceso de revisión habitual, incluida
la lectura en voz alta y el uso de una lista de verificación de edición, luego
descanse en él. A la mañana siguiente, repita su proceso de revisión. La nueva
perspectiva hará una gran diferencia.
7. Usa esa nueva tecnología.
Los programas de procesamiento de textos de hoy tienen todo tipo de
herramientas útiles. Utilícelos, especialmente los correctores de ortografía,
gramática y legibilidad. La mayoría de las personas están familiarizadas con los
correctores de ortografía y gramática y los utilizan (sí, los correctores de gramática
a veces tienen una mente propia, pero siguen siendo útiles).
Las herramientas de legibilidad, por otro lado, son gemas ocultas. Ellos ayudan a
determinar qué tan difícil sea su contenido es leer proporcionando información
como palabras por frase, porcentaje de oraciones pasivas, Flesch Reading
Ease y Flesch-Kincaid grado escolar . No sé qué objetivos de legibilidad para
disparar? Las opiniones varían, pero para la redacción general de negocios
buscamos:
 Palabras por frase: menos de 20.
 Porcentaje de oraciones pasivas: menos del 5 por ciento
 Facilidad de lectura Flesch: más de 50
 Nivel de grado Flesch-Kincaid: entre ocho y 10 (no hay publicaciones de
mercado masivo por encima de 12)
Ejercicio : Este es un ejercicio de tres partes. Primero, active los verificadores de
ortografía, gramática y legibilidad en su programa de procesamiento de textos. Si
usa Microsoft Word 2010, haga clic en el menú Archivo, luego en Opciones, luego
en Revisión. Asegúrese de que las siguientes casillas estén marcadas y haga clic
en Aceptar:
 Revisar la ortografía mientras escribe
 Usar la ortografía contextual
  Marque los errores gramaticales mientras escribe
 Revisar la gramática con la ortografía.
 Mostrar estadísticas de legibilidad
En segundo lugar, seleccione la misma configuración en su programa de correo
electrónico. Si usa Microsoft Outlook 2010, haga clic en el menú Archivo, luego en
Opciones, luego en Correo, luego en Ortografía y Autocorrección. Asegúrese de
que las mismas casillas estén marcadas y haga clic en Aceptar. ¿Sigo
confundido? Haga clic aquí para más instrucciones.
Tercero, escriba sus objetivos de legibilidad en un pequeño trozo de papel y
péguelo en el borde derecho de su monitor. De ahora en adelante, apunta a
obtener cada uno de tus documentos y correos electrónicos largos dentro de los
objetivos.
8. Aprender y practicar.
Si bien los títulos de maestría y las sesiones de capacitación de una semana de
duración son excelentes, no son las únicas formas de aprender sobre la escritura
comercial efectiva. Hay un montón de sitios web por ahí con seminarios gratuitos,
tutoriales y guías. Echa un vistazo a ellos.
Mientras estás en ello, suscríbete a algunos blogs de escritura. Habla con
escritores profesionales. Busque la escritura de alta calidad. Antes de que te des
cuenta, estarás escribiendo como un profesional.
Ejercicio : en los próximos días, encuentre dos blogs de escritura empresarial y
suscríbase a ellos. Luego, busque un sitio web con acceso gratuito a lecciones y
tutoriales, y reserve 30 minutos cada semana para aprender sobre un
tema. Algunos buenos sitios son la Guía de gramática y escritura , AskOxford:
Better Writing y The Purdue Online Writing Lab (OWL) . Que te diviertas.
Sola 5 y la 10 están incorrectas.
SEGUNDA PRUEBA

Solo hice bien la 5, 6 y 8.