GUIA DEFINITIVO DE

IMPLANTAÇÃO DO eSOCIAL

Olá,
Me chamo Aline Portela, sou especialista em eSocial.
Autora do projeto #DescomplicaeSocial, já treinei e capacitei centenas de pes-
soas em todo o Brasil, associando teoria à prática, contribuindo na implantação
de diversas empresas, tornando-a mais eficaz e simples.

Os resultados acontecem e é possível sim incluir novas rotinas com a vinda do

eSocial, e ainda diminuir possíveis autuações trabalhistas. Tivemos cases de
sucesso onde implantamos o sistema com o nosso método, e o feedback tem
sido incrível.

Neste Guia Definitivo, você vai encontrar um resumo do material que eu costu-
mo oferecer durante os meus cursos. Você vai entender:
> Afinal, o que é eSocial;
> Para quem está destinado;
> O que a Receita Federal está exigindo;
> Quais são os grupos de empregadores e as fases do eSocial;
> Qual a documentação técnica;
> Leiautes, Tabelas e Regras de Validação;
> Como fazer a leitura dos Leiautes;
> Como enviar dados ao eSocial;
> Como evitar multas e penalidades;
> Finalmente, como implantar;
> Checklist de Implantação.
Antes de te começar, deixa eu te contar um pequeno resumo da minha
trajetória.
Sou Graduada em Ciências Contábeis. Fiz especialização em Psicologia Organi-
zacional, Gestão de Recursos Humanos, e em eSocial.
Sou Coach de Comunicação, atuei durante oito anos em uma empresa especia-
lizada em software contábil e empresarial, onde convivi diretamente com as
práticas do dia-a-dia no software de Folha de Pagamento.
Há algum tempo venho me dedicando exclusivamente a Palestras, Treinamen-
tos e Consultoria em Implantação do eSocial nas empresas e escritórios contá-
beis, em organizações com mais de 800 colaboradores.
Também sou professora de Pós Graduação em Direito Trabalhista e eSocial.
Após toda essa vivência, criei o método DESCOMPLICA ESOCIAL, do qual, vou
compartilhar um pouco com vocês.

> Vamos lá?

 Afinal, o que é eSocial?

Desde que foi criado pelo governo federal, em 2015, o eSocial (Sistema de Escri-
turação Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias) ainda causa preocupa-
ção nos setores de recursos humanos das empresas. A preocupação é: como
uma única plataforma pode dar conta de abranger TODOS os dados sobre
TODOS os empregados de uma organização?

Instituído pelo Decreto 8.373/14, o eSocial surgiu como um facilitador, apesar

de muitos ainda não o compreenderem.

A plataforma recebe informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por

parte do empregador, sobre seus funcionários e demais obrigações de toda
relação onerosa de trabalho com pessoas físicas.

Dentre os princípios do eSocial, previstos no Manual de Orientação, que vere-

mos mais adiante, estão eliminar a redundância nas informações prestadas
pelas pessoas físicas e jurídicas obrigadas e aprimorar a qualidade das informa-
ções referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.

A prestação das informações pelo eSocial substituirá, na forma disciplinada

pelos órgãos ou entidades que participam, o procedimento do envio das
mesmas informações por meio de diversas declarações, formulários, termos e
documentos relativos às relações de trabalho.

As informações referentes a períodos anteriores à implantação do eSocial

devem ser enviadas pelos sistemas utilizados à época.
A recepção dos eventos pelo eSocial não significa o reconhecimento da legali-
dade dos fatos neles informados.
No eSocial, as informações trabalhistas são classificadas de “eventos”. São mais
de 40 (quarenta) arquivos diferentes, com informações enviadas durante o
decorrer de todo o mês.
Em linhas gerais, o eSocial é como um grande banco de dados sobre todas as
relações trabalhistas, que devem estar à disposição do governo federal.
É importante destacar que, apesar de ser um sistema único que receberá os
dados, não significa que apenas uma declaração precisará ser entregue.
Será muito comum você se deparar com a expressão “evento”, em se tratando
do eSocial. Os eventos trabalhistas são situações que ocorrem com o trabalha-
dor no decorrer do mês.

Uma admissão, um afastamento, um desligamento, realização de exame

médico, entre outros, são exemplos de eventos, e todos os eventos deverão ser
enviados ao eSocial.

Alguns em prazos bem curtos, como a admissão de empregados, que deve ser
enviada antes mesmo do empregado iniciar na empresa.

Com tudo isso, o governo passa a ter acesso a uma quantidade imensa de de
informações.
 Para quem está destinado?

Todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica,

e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função
dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente, está obrigado a
enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial.

A pessoa poderá figurar nessa relação como empregador, nos termos definidos
pelo art. 2º da CLT ou como contribuinte, conforme delineado pela Lei nº 5.172,
de 1966 (Código Tributário Nacional – CTN), na qualidade de empresa, inclusive
órgão público, ou de pessoa física equiparada a empresa, conforme prevê o art.
15 da Lei nº 8.212, de 1991.

Além de pessoas físicas ou jurídicas, estão obrigados a prestarem informações

ao eSocial os órgãos públicos da administração direta, autarquias e fundações:

Empresas e outras entidades com CNPJ ativo (mesmo sem empregados).

O Microempreendedor Individual (MEI), quando empregador, equiparados em

legislação específica (inclusive as cooperativas).

O segurado especial (produtor rural e o pescador artesanal) e o pequeno pro-

dutor rural.
Para simplificar, iremos apresentar o eSocial em
algumas etapas:

Envio do Cadastro Inicial

É o início da transmissão dos arquivos, que já deverão estar adaptados às
exigências do eSocial.

Os arquivos deverão ser enviados na seguinte sequência:

1. Cadastro do Empregador/Contribuinte/Empregador (S-1000)

2. Envio das Tabelas de Carga Inicial (Estabelecimentos, Horários, Lotações

Tributárias, etc.).

3. Envio do Cadastro Inicial do Vínculo dos trabalhadores e estagiários

(S-2200) e Início dos Eventos não Periódicos - RET (Registro dos Eventos Tra-
balhistas): Admissões, Desligamentos, CAT (Comunicação de Acidente de
Trabalho), Afastamentos, Alterações Cadastrais e Contratuais etc.

Esses eventos não tem data definida para ocorrência, deverão ser enviados se
ocorrer a situação. Por exemplo, se um empregado mudou de endereço, você
deverá enviar um “evento” de atualização cadastral; Se o empregado mudou de
cargo, envie outro evento.

4. eSocial mensal (Folha) – Eventos Periódicos

Mais conhecido pelo eSocial-Mensal, são os arquivos que irão compor a Folha
de Pagamentos e Remuneração do Trabalhador.

5. DCTF Web e EFD-Reinf

Iremos gerenciar, posteriormente a criação da Folha de Pagamento, as obriga-
ções acessórias para geração de informações financeiras de pessoas jurídicas,
como também informações de apuração dos créditos previdenciários, onde
serão geradas nestas duas Declarações, além do eSocial:
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWEB) e a Declara-
ção de Retenções e Informações Fiscais (EFD-REINF).
Abaixo, apresentamos a sequência de transmissão,
por fases:
Eventos do eSocial - Sequenciamento

Eventos
periódicos
Eventos não
periódicos
Cadastramento
inicial de vínculos
(inicial)
Eventos de
tabelas
Informações do
empregador
(inicial)

Falta imagem
Enquadramento e Prazo de vigência

O eSocial estabeleceu o envio de informações de acordo com o Grupo a qual o

empregador está enquadrado, que isso irá depender do faturamento da em-
presa, como também sua tributação, ficando da seguinte forma:

Grupo 1 = Empresas com Faturamento acima de 78 milhões em 2016.

Grupo 2 = Empresas com faturamento abaixo de 78 milhões em 2017, que não

está nos grupos 1, 3 e 4 (Empresas – CNPJ – com Natureza Jurídica iniciando
com 2, que não seja optante pelo Simples Nacional em julho de 2018).

Grupo 3 = Empregadores Pessoas Físicas, Entidades Sem Fins Lucrativos e Em-

presas Optantes pelo Simples Nacional com opção ativa em julho/2018.

Grupo 4 = Administração Pública e Organizações Internacionais (natureza jurí-

dica iniciando com 1 e 5).

Agora, veja como saber quais eventos enviar em cada

fase:
Fase 1 = Cadastro do Empregador e Tabelas (Eventos S-1000 a S-1080), exceto
S-1060 (Tabela de Ambientes do Trabalho) que será contemplado na fase de
SST (Segurança e Saúde do Trabalho);

Fase 2 = Cadastro dos Trabalhadores e Eventos Não Periódicos (Eventos S-2190

a S-2399);

Fase 3 = Eventos Periódicos (de Folha = S-1200 a S-1300) e Início da EFD-REINF;

Fase 4 = Substituição da GPS pelo DARF e início da DCTFWEB

Fase 5 = Fim da GFIP e Início do Novo FGTS

Fase 6 = Eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST)

 Tabela 1

FASES EVENTOS DE CADA FASE

"Fase 1
Cadastro do Empregador e Tabelas" "
S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.
S-1005 – Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgãos públicos.
S-1010 – Tabela de rubricas.
S-1020 – Tabela de lotações tributárias.
S-1030 – Tabela de cargos / empregos públicos.
S-1035 – Tabela de carreiras públicas.
S-1040 – Tabela de funções / cargos em comissão.
S-1050 – Tabela de horários / turnos de trabalho.
S-1070 – Tabela de processos administrativos / judiciais.
S-1080 – Tabela de operadores portuários."

"Fase 2
Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas" "
S-2190 – Admissão de trabalhador - registro preliminar.
S-2200 – Cadastramento Inicial / Admissão / Ingresso de Trabalhador.
S-2205 – Alterações de dados cadastrais do trabalhador.
S-2206 – Alterações de contrato de trabalho.
S-2230 – Afastamento temporário.
S-2250 – Aviso-prévio.
S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente.
S-2298 – Reintegração.
S-2299 – Desligamento.
S-2300 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (início).
S-2306 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário - alteração contratu-
al.
S-2399 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (término).
S-2400 – Cadastro de Benefícios Previdenciários.
S-3000 – Exclusão de eventos."
FASES EVENTOS DE CADA FASE
"Fase 3
Folha de pagamento e EFD-Reinf" "
S-1200 – Remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdên-
cia Social.
S-1202 – Remuneração de servidor vinculado ao Regime Próprio de Previdên-
cia Social.
S-1207 – Benefícios previdenciários RPPS.
S-1210 – Pagamentos de rendimentos do trabalho.
S-1250 – Aquisição de produção rural.
S-1260 – Comercialização de produção rural pessoa física.
S-1270 – Contratação de trabalhadores avulsos não portuários.
S-1280 – Informações complementares aos eventos periódicos.
S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência.
S-1298 – Reabertura de eventos periódicos.
S-1299 – Fechamento dos eventos periódicos.
S-1300 – Contribuição sindical patronal.
S-5001 – Informações das contribuições sociais por Trabalhador
S-5002 – Imposto de Renda Retido na Fonte por Trabalhador
S-5003 – Informações do FGTS por trabalhador
S-5011 – Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte.
S-5012 – Informações do IRRF consolidadas por Contribuinte
S-5013 – Informações do FGTS consolidadas por contribuinte"
"Fase 4
Substituição da GFIP" Nesta etapa não será necessário gerar a GFIP, a guia do
FGTS será gerada através DCTFWeb.
"Fase 5
A GFIP será extinta onde todas as informações prestadas à partir desta fase será
tratada na DCTFWeb
"Fase 6
Dados de segurança e saúde do trabalhador" "
S-1060 – Tabela de ambientes de trabalho.
S-2210 – Comunicação de acidente de trabalho.
S-2220 – Monitoramento da saúde do trabalhador.
S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional
S-2240 – Condições ambientais do trabalho - Fatores de risco.
S-2245 - Treinamentos e Capacitações e Exercícios Simulados"
 O eSocial irá gerenciar as informações cadastrais,
como também relativas aos contratos e funções dos:

Empregados contratados sob regime de CLT (inclusive o aprendiz), e diretores;

• Cooperados (Cooperativas) e empregados avulsos (Sindicatos);
• Servidor Público estatutário;
• Servidor público contratado de forma temporária ou contratado
exclusivamente para cargo em comissão;
• Empregado doméstico (o eSocial já está em andamento há algum
tempo);
• Estagiários, e
• Contribuintes individuais em geral e prestadores de serviços autônomos.

Se liga...
É de extrema importância, que o Setor de RH ou Administrativo atualize as
informações destes, pois elas deverão estar atualizadas, para a Implantação do
eSocial, com dados coerentes e válidos. Sobre os autônomos, iremos gerenciar
apenas algumas informações desta categoria, pois não haverá necessidade do
envio de um cadastro completo, pois iremos focar exclusivamente nos dados
financeiros, referentes aos pagamentos, com sua identificação básica do benefi-
ciário.

É uma grande oportunidade para os empregadores, onde poderemos revisar e

ajustar rotinas e, priorizar o cumprimento da legislação vigente.

Em um cenário de oportunidade, podemos verificar que as empresas procuram

pessoas da área do eSocial para implantação, revisão de processos, gerencia-
mento de dados em todos os setores, que hoje participam do eSocial. É onde
encontramos essas oportunidades, e esse guia te ajuda a você chegar lá. Vem
com a gente!
 Documentação técnica do eSocial

A documentação técnica são ferramentas essenciais para o seu Guia de Estudos

e conhecimento aprofundado do eSocial.
Ela é composta do Manual, Leiautes, Tabelas, Regras de Validação, Manual do
Desenvolvedor, além da legislação.

O Manual de Orientação do eSocial (MOS): reúne informações conceituais

referentes aos eventos do eSocial. Podemos acessá-lo diretamente pelo Portal
do eSocial, e é sempre bom estar atento para as atualizações, pois constante-
mente o MOS muda de versão.

Anexo 1 - Leiautes: traz a informações de todos os campos existentes do eSo-

cial, como também a estrutura dos arquivos, onde apresenta a informação dos
campos que são obrigatórios, e aqueles que são opcionais o seu envio. É de
extrema importância a leitura e compreensão dos leiautes, para que o contri-
buinte entenda qual informação deverá ser transmitida ao eSocial, pois atual-
mente, os sistemas de Folha de Pagamento precisarão estar adaptados a obri-
gação, e visualmente não sabemos quais campos que estão ali preenchidos, de
fato irão ser enviados para o eSocial.

Regras de Validação: Essas tabelas são de análise das empresas desenvolvedo-

ras do Software para que sejam validadas as informações. No momento da
transmissão dos eventos ao eSocial, as regras serão exigidas quanto à estrutura
dos arquivos, como também validação do certificado digital. Posteriormente,
essas mesmas regras serão utilizadas para cruzar com as informações já trans-
mitidas para o eSocial.
 Você Sabia?

Com a vinda do eSocial, a matrícula CEI deixará de existir, onde iremos gerenciar
a partir da Implantação pelo CAEPF(Cadastro de Atividade
Econômica da Pessoa Física) e CNO (Cadastro Nacional de Obras).
O CAEPF foi regulamentado pela IN RFB 1.828/18 em Setembro de 2018,
pelo Diário Oficial da União.
Estão obrigados ao cadastro do CAEPF:
• Contribuinte Individual que possua segurado a seu serviço (profissional
liberal);
• Produtor rural;
• Titular de cartório (mesmo que com CNPJ);
• Pessoa física não produtor rural, que adquire produção para venda a
pessoa física;
• Segurado especial; e
• Equiparado a empresa desobrigado de CNPJ.

O cadastro será feito pelo Portal do eCac, como também diretamente pela
Receita Federal. Se tiver empregados, poderá fazer diretamente pelo Portal do
eSocial.

Saiba mais!
Para transmissão dos dados no eSocial será necessárioio o uso da Certificação
Digital (A1 ou A3) de Pessoa Física ou Pessoa Jurídica ou em alguns casos, será
possível usar o Código de Acesso.

As empresas optantes do Simples Nacional, com até 01 empregado, o segurado

especial, o MEI e empregador doméstico, poderão usar o código de acesso.

O código de acesso é disponível também para: o contribuinte individual equi-

parado à empresa e o produtor rural pessoa física com até 07 empregados.
 O que a Receita Federal
está exigindo?

Teremos um cenário com novas obrigações acessórias, após a vinda do eSocial.

Como já sabemos, o eSocial irá substituir declarações como a DIRF e a GFIP, com
isso não teremos todas as informações existentes nestas declarações, onde
surge a necessidade dessas novas obrigações, mais detalhadas.

Com isso, será possível, a partir das informações enviadas, fazer o recolhimento
das contribuições previdenciárias, do Imposto de Renda retido na fonte e do
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

A EFD-REINF - Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações

Fiscais deverá ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
até o dia 15 (quinze) do mês subsequente, como exceção temos as entidades
promotoras de espetáculos desportivos, que terão o prazo de até 2 (dois) dias
úteis após o evento para sua transmissão. (Neste caso, seria o Evento não perió-
dico da EFD Reinf.

A DCTFWEB – Declaração de Débitos e Créditos Tributários, é mais uma declara-

ção, onde deveremos utilizar, será na forma de portal – disponível dentro do
ECAC, que irá recepcionar os eventos –do eSocial, da EFD-REINF, da PERD/-
COMP e do SERO.

O envio da DCTFWEB irá possibilitar a geração das guias de recolhimento da

contribuição Previdenciária (já disponível) e o DARF para recolhimento do
Imposto de Renda Retido na Fonte
(ainda não disponível).
para geração da guia do FGTS (GRFGTS Regular e GRFGTS Rescisória), o empre-
gador poderá emitir por duas opções:
Utilização de aplicativo de folha de pagamento (webservice);
Diretamente do Portal da Caixa, sendo o acesso realizado da seguinte forma:

Apesar da ausência de envio do evento de fechamento da folha, a GRFGTS será

gerada e conterá as informações recebidas até o momento da solicitação.

Para o recolhimento da guia do FGTS não será necessário ter o número do

recibo de entrega do eSocial mensal.

Fazendo a leitura dos Leiautes

Da mesma forma que o eSocial se tornou uma obrigação nas empresas, é
importante conhecer e saber ler os Leiautes disponíveis, para que a tenhamos o
entendimento do que está sendo exigido de informação perante o eSocial.

Contudo, estas informações não foram disponibilizadas de fácil compreensão,

com isso é importante conhecer as colunas e linhas dos leiautes.

Os leiautes apresentam em duas partes:

Tabela de Resumo dos Registros

É composta pelos grupos de informações que compõem o leiaute de cada
evento. Os principais conceitos utilizados nesta representação são:
Reg Conjuntos de informações logicamente relacionados, que comportam dados de tipos diferentes:
literal, númerico e lógico.
Identifica o grupo de informações hierarquicamente superior ao qual o campo está vinculado. O registro
Pai dependente é o detalhamento das informações do grupo do respectivo pai.

Nível É a hierarquia a qual pertence cada registro.

Descrição Descreve as informações que farão parte do registro.

0-1: Campo não obrigatório ou no máximo um registro;
1-1: significa que deve conter no mínimo um (portanto é obrigatório) e no máximo um registro;
Ocor. 1-99: deve existir no mínimo um (portanto é obrigatório0 e no máximo noventa e nove;
0-999: campo não obrigatório no máximo de 999 registros.
É o conjunto de um ou mais campos, cujo conteúdo, considerando a sua combinação nunca se repete e pode
Chave ser usado como um índice para os demais campos da tabela do banco de dados.
Refere-se a obrigatoriedade ou não da existência de registro para determinado grupo de informações.
Condição As condições podem ser: “O” obrigatoriedade de prestação de informações naquele grupo; “N” - não pode ser informado;
“F” facultativo: “OC”- obrigatório se existir informação.

Um registro é uma informação que será transmitida ao eSocial.

Registros do Leiaute
Nesta parte teremos os campos que serão preenchidos, essa é a parte principal
do leiaute, onde iremos conhecer as regras de preenchimento e campos obri-
gatórios.
Temos o Manual de Orientação do eSocial (MOS) disponibilizado no Portal do
eSocial (www.esocial.gov.br) porém apenas sua leitura não seria suficiente, para
o entendimento das exigências do eSocial. O estudo mais detalhado, como
conhecer os detalhes de leiautes, passamos a ter mais segurança e propriedade
no envio de dados, pois lá, teremos informações que conterão nos arquivos do
eSocial.

Veja alguns exemplos:

• 0-1: campo não obrigatório ou com no máximo um registro;

• 1-1: significa que deve conter no mínimo um (portanto é obrigatório) e no
máximo um registro;
• 1-99: deve existir no mínimo um (portanto é obrigatório) e no máximo noven-
ta e nove registros;
• 0-999: campo não obrigatório com o máximo de 999 registros.

Chave - É o conjunto de um ou mais campos, cujo conteúdo, considerando a

sua combinação nunca se repete e pode ser usado como um índice para os
demais campos da tabela do banco de dados.
Condição - refere-se a obrigatoriedade ou não da existência de registro para
determinado grupo de informações. As condições podem ser:
• "O" = obrigatoriedade de prestação de informações naquele grupo;
• "N" = não pode ser informado;
• “F” = facultativo;
• "OC" = obrigatório se existir informação.

Em relação à condição, pode haver regras baseadas em informações prestadas

em outros campos ou grupos. Por exemplo: “O” se tipo de inscrição for igual a
CNPJ, ou seja, somente é obrigatório em determinada situação, sendo não obri-
gatório nas demais.

Ainda sobre o leiaute, as primeiras linhas serão direcionados para o setor técni-
co, pois são informações específicas. Já na primeira linha, iniciaremos com a
palavra “eSocial” para que o arquivo “xml” seja reconhecido e validado na plata-
forma do eSocial.
Evitando penalidades e multas...
Com a vinda do eSocial, as obrigações que temos atualmente serão substituí-
das pela nova obrigação, onde iremos compartilhar essas informações com os
Entes Participantes do eSocial (CEF, RFB, INSS etc).

Sendo estabelecido que, de acordo com os Grupos e prazos de vigência, no

início do eSocial Mensal não será necessário fazer GFIP e a GPS será substituída
pelo DARF.

Já para a DIRF e a RAIS, essas declarações só serão substituídas quando houver

informação de um exercício completo, como também regulamentação dos
Entes Partícipes (Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e INSS).

Principais Mudanças após eSocial

Em relação à folha de pagamento:
Com o eSocial, as empresas passam a dar lugar a uma ‘folha de pagamento digi-
tal’. Com ela, os cálculos que antes eram feitos manualmente podem ser execu-
tados pelo sistema operacional, sendo esse um dos principais pontos
positivos do eSocial para as organizações.
Assim como na folha tradicional, na nova folha de pagamento devem constar
os diferentes registros financeiros dos colaboradores. Entre eles, o valor do salá-
rio, a bonificação e o valor de benefícios como vale-transporte, alimentação,
INSS, entre outros.

Em relação às contratações e desligamentos:

Será necessário observar os prazos para prestação de informações a respeito de
admissões e demissões no sistema do eSocial. Em relação às admissões, caberá
à empresa habilitar a recepção de um novo colaborador no programa até 30
dias antes da data em que pretende fechar a contratação.

Caso a admissão aconteça, a companhia deverá fazer o cadastro

do funcionário no sistema até o final do dia imediatamente
anterior à contratação. Caso a contratação não se concretize,
será preciso cancelar o processo no sistema.
Quanto às demissões, elas também precisarão ser informadas no eSocial. O
prazo é de até 10 dias após a rescisão contratual (D+10), caso o aviso prévio
tenha sido indenizado. Em casos de aviso prévio gozado pelo profissional, a em-
presa deverá cadastrar a informação no sistema até um dia depois da ocorrên-
cia do desligamento do colaborador.

Em relação às alterações salariais:

Também será obrigatório prestar informações a respeito de alterações no salá-
rio dos colaboradores. O prazo de transmissão será até o dia 07 do mês subse-
quente (antes do evento S-1299). Além disso, será necessário determinar a data
em que a modificação foi feita.

Essa medida deve ser feita sempre antes do envio dos próximos dados sobre a
remuneração do colaborador. Isso impede que o sistema aponte erro no cadas-
tramento das informações referentes à folha de pagamento.

Em relação à jornada de trabalho:

As empresas precisarão também enviar as informações essenciais de cada cola-
borador, tais como o valor de seu salário, sua função exercida dentro da compa-
nhia, entre outras. Havendo qualquer modificação em relação a elas, será neces-
sário atualizar essas informações no sistema no momento em que as mudanças
ocorrerem.

Questões como alterações de horário de trabalho, por exemplo, precisam ser

informadas ainda que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto.

Caso as novas obrigações não sejam cumpridas, a empresa poderá receber

multa, tanto pela não entrega ou quanto pelo atraso das obrigações.

De acordo com a lei 12.766/12, de 27/12/2012, artigo 8º, as multas são de R$

500,00 (quinhentos reais) para empresas do Lucro Presumido ou R$ 1.500,00
(um mil e quinhentos reais) para empresas do Lucro Real.

Ainda não temos nada definido sobre multas para os órgãos públicos, como
também para os empregadores com CEI, MEI etc.

A multa é cobrada nos casos de atrasos no envio do evento de fechamento do

mês – Arquivo de Fechamento do Movimento do eSocial (S-1299) – cujo prazo
é até o dia 07 (sete) do mês seguinte à ocorrência do fato gerador.

A legislação pode ser alterada a qualquer momento.

Veja algumas das multas decorrentes da falta de repasse de informações:

Alterações de contrato e cadastros de dados:

Com as etapas de saneamento cadastral do eSocial, é importante que as infor-
mações dos empregados estejam sempre atualizadas durante o período em
que existe vínculo empregatício.

Desde o número do CPF do colaborador, até seu endereço e sobrenome de

casado, por exemplo – todos os dados cadastrais precisam estar corretos no
sistema. A multa é de R$600 por empregado.

Acidentes de trabalho:
Quando, ocorre um acidente de trabalho, é preciso emitir uma Comunicação de
Acidente de Trabalho (CAT), que com o eSocial, teremos um evento em específi-
co para envio de dados ao eSocial.

O prazo do envio da CAT no eSocial é o mesmo:

Até o primeiro dia útil seguinte ao acontecimento ou imediatamente em caso
de morte. As multas por atraso ou falta de comunicação variam de acordo com
o salário de contribuição e, caso o atraso se repita, a multa pode ser dobrada.
As multas trabalhistas estão previstas na CLT – Decreto 5452/43 e o Ministério
do Trabalho mantém uma tabela de multas no seu portal.

Ainda há as multas do Seguro Desemprego e as previstas na legislação previ-

denciária. O empregador deve ficar atento ao cumprimento rigoroso da legisla-
ção para evitar incorrer em erros que possam ensejar uma fiscalização retroati-
va aos últimos cinco.

Admissões não informadas:

Antes do eSocial, a empresa tinha até o sétimo dia do mês seguinte para comu-
nicar a admissão de um colaborador e as informações eram enviadas através do
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Com a obrigatoriedade, os dados passam a ser enviados, pelo novo sistema, no

máximo até um dia antes do empregado começar seu trabalho na empresa.

Caso o setor de Recursos Humanos não informe a admissão no tempo espera-

do, terá de pagar multas de R$ 3.000 a R$ 6.000, e ainda, R$ 800 a cada empre-
gado não registrado no caso de micro ou pequena
empresa.
Férias:
Não comunicar férias de empregados pode gerar multas de R$ 170,00
(por férias não comunicadas). Saiba mais sobre férias.

Folha de pagamento:
Empresas que falharem em cumprir com o sistema e não enviarem documentos
de acordo com os novos parâmetros poderão ser penalizadas a partir de R$
1.812,87. É necessário rever e automatizar processos para reduzir chances de
multas.

FGTS:
Ao não realizar o depósito, deixar de computar a parcela de remuneração ou
perderem prazos de pagamento, as empresas deverão pagar multas que
variam de R$ 10,64 e R$ 106,41 por empregado, sendo cobrada em dobro
em caso de reincidência.

A fiscalização do FGTS tem sido modernizada e os valores recuperados em

ações fiscais crescem a cada dia. No ano de 2014, o Ministério do Trabalho já
pautava em mais de 25% de suas ações de forma eletrônica.

Exames médicos:
Em momentos de admissão, retorno, mudança de função e demissão, é preciso
realizar exames em cada colaborador para obter o Atestado de Saúde Ocupa-
cional (ASO).

A não realização destes exames sujeita a empresa a multas determinadas por

um fiscal de trabalho e que ficam entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33. As multas
Trabalhistas, Previdenciárias e Tributárias são aquelas em que precisamos dar
uma atenção maior. Após a implantação do eSocial, ficará mais presente,
devido a fiscalização agora ser eletrônica, onde teremos cruzamentos de dados.

O INSS, CEF, RFB, o MTE, entre outros, passam a ter acesso a todos os dados do
Empregador e dos Trabalhadores. Com a vinda do eSocial, as informações
passam a ficar mais transparentes, onde os próprios trabalhadores passarão a
ter acesso aos seus dados.

A fiscalização poderá ser de forma imediata e online, como também todo e

qualquer tipo de informação prestada, fica disponível pelo prazo de 05 (cinco)
anos.
Finalmente, como implantar o eSocial?
Agora que você viu diversos detalhes sobre o eSocial, chegou o momento de
você saber como fazer a implantação de fato. Para tanto, é necessário que
você monte uma estratégia para fazer a implantação, para que ela ocorra de
forma efetiva, sem causar transtornos.
Antes de explicar sobre como montar as estratégias, é necessário comentar
sobre os pontos críticos que surgirão a partir dos estudos sobre o eSocial.

Se você ajudar essas informações, você terá uma implantação do eSocial bem
mais descomplicada.

1. Identificar quais rotinas está errada, e deverão ser corrigidas antes

da Implantação do eSocial (Conhecer os Pontos Críticos);
2. Sensibilizar e Informar os gestores para o eSocial;
3. Criação de Equipe para estudo e implantação do eSocial;
4. Comunicar o eSocial a todos os públicos-alvo;
5. Preparar o Software de Folha de Pagamento, como também
treinamento e capacitação para inserir os novos dados corretos.

Pontos Importantes a serem analisados

São pontos de destaque para as principais mudanças do eSocial, onde
deveremos estar atentos, e sempre garantindo o cumprimento total da
legislação.

1. Realização da Qualificação Cadastral;

É necessário incluir a rotina de Qualificação Cadastral para as admissões já reali-
zadas, como também inclusão de novas contratações na rotina do RH e Depar-
tamento Pessoal. A não correção dos dados irá impossibilitar o envio do cadas-
tro, como também sua admissão.

2. Informações Retroativas (Admissão, Desligamento e Férias)

Com a vinda do eSocial, toda e qualquer informação retroativa está impossibili-
tada, exemplo disso é a admissão de empregados que deverá ser transmitida ao
eSocial antes mesmo do empregado começar a trabalhar. As informações finan-
ceiras de desligamentos devem ser enviados nos mesmos prazos de pagamen-
to, no caso do Aviso Prévio trabalhado, deverão ser transmitidas em até 10 dias
da comunicação. As férias, geralmente pagas no mês anterior ao gozo, devem
ser informadas no sistema do mês em que houve o pagamento.
Como podemos perceber, os prazos para envio dessas informações são curtos,
onde não será mais possível alimentar informações retroativas, com o eSocial
em andamento.

Neste aspecto, é importante pontuar no caso dos escritórios contábeis, que

precisarão sensibilizar seus clientes para a mudança nas rotinas e processos,
com relação a envio de documentações, prazos e entrega, pois atualmente
encontramos uma rotina de envio de informações próximo ao fechamento da
folha de pagamento. Rotinas como essa, precisam ser extintas, para que seja
realizado o cumprimento da legislação vigente.

3. Segurança e Saúde do Trabalho

Informações que constam nos documentos da área de SST como, LTCAT (Laudo
Técnico das Condições Ambientais de Trabalho), PCMSO (Programa de Controle
de Medicina e Saúde Ocupacional) e PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)
serão exigidas no eSocial.

No caso de escritórios contábeis, precisaremos ter o controle dos exames médi-

cos para que essa informação seja compartilhada com o cliente, para que seja
realizado todos os exames antes da data de vencimento.

4. Estagiários
Para as empresas e/ou escritórios contábeis que possuem Estagiários, devere-
mos conhecer com detalhes a lei 11.788/08, pois toda ela estará dentro do eSo-
cial, e será exigida informações como: Exames Médicos, informações de Nome
e CPF do Supervisor do Estágio, Informações da Instituição cedente do estágio,
etc.

5. Cotas de Trabalhadores Aprendizes e de Pessoas com Deficiência

São dois aspectos presentes e exigidos pela CLT, como também pela Lei
8.213/91, onde trazem regras quanto à contratação de trabalhadores aprendi-
zes e pessoas com deficiência. Esse controle será exigido no eSocial, como
também cruzado informações.
6. Sensibilização dos Gestores
É uma atividade fundamental para a Implantação do eSocial, sensibilizar a alta
direção e gerência das empresas, pois eles precisam aceitar o projeto eSocial,
como também principais mudanças que serão necessárias realizar. É um traba-
lho gradativo, onde aos poucos iremos conscientizando da real necessidade de
mudança, como também a Implementação de alguns processos necessários
para adesão ao eSocial sem complicação.

Cartilha de Novas Orientações, e-mails informativos, como também Palestras

direcionadas para os gestores, são exemplos práticos de como podemos atingir
esse público.

7. Conhecer as Regras do eSocial

Não é segredo que para Implantação do eSocial, precisaremos de muita dedica-
ção e estudo, principalmente da Legislação Trabalhista e Previdenciária, onde
sugerimos inclusive, criação de grupos de estudo, para discutir planos de ação,
modelos de processos que precisarão ser definido ao longo da Implantação.
Precisamos focar também na comunicação ao público-alvo, que são chaves
super importantes na conclusão desse processo.

8. Checklist para a Implantação do eSocial

Trouxemos um passo a passo, como modelo de acompanhamento de Crono-
grama da Implantação do eSocial, que poderá ser utilizado como práticas de
como iniciar do 0 a sua Implantação, e já podemos aplicar em nossa organiza-
ção.

9. Reunir toda a Documentação Técnica do eSocial (MOS, Leiautes, Regras,

Notas Técnicas, etc)
É importante antes de começar a Implantar, estudar e planejar uma rotina de
estudos para adesão ao eSocial. A documentação do eSocial está disponível no
Portal do eSocial – www.esocial.gov.br

10. Identificar Rotinas que precisam ser corrigidas

Realizar um levantamento das rotinas que precisam ser refeitas, identificar pro-
cessos que não válidos, nem coerentes a legislação vigente (fiscal, trabalhista e
previdenciária) e com o eSocial.

11. Incluir Novas Rotinas que virão de acordo com a legislação vigente e o
eSocial
Buscar soluções para adequação ao eSocial, e sua legislação, de
acordo com os setores e gestores.
12. Preparar uma Cartilha de Novas Orientações
Cartilha, Guia, Manual, com orientações breves de como se dará os processos e
rotinas estabelecidos com a vinda do eSocial.

13. Realizar a Qualificação Cadastral

Para a Implantação do eSocial, deveremos atualizar as informações dos colabo-
radores, como também realizar a Qualificação Cadastral dos Trabalhadores.

14. Novas Admissões

Incluir a Qualificação cadastral também para as novas contratações.

15. Atualização de Dados Cadastrais e Contratuais dos Colabradores

Faça uma atualização completa dos colaboradores, antes da transmissão para o
eSocial, e matenha essa atualização como parte da rotina, de forma periódica
(06 em 06 meses, como sugestão);

16. Revisar Tabela de Cargos e CBOs

Em relação aos Cargos x CBO: analisar se todos os cargos estão com a CBO com-
patíveis. Revisar alíquotas de FAP, RAT, CNAE PREPONDERANTE: Essa informação
já será transmitida na primeira fase do eSocial, no cadastro da Empresa, é de
extrema importância a sua conferência para validarmos se estão preenchidas as
informações de tributação
corretamente.

17. Revisar as Tributações em Folha de Pagamento

É importante fazer uma validação de todas as Rubricas e Eventos que compõe a
Folha de Pagamento, verificar se as tributações estão corretas, principalmente o
que consta na folha como ISENTO e também incluir o que é pago aos colabora-
dores e não consta na folha de pagamento.

18. Revisar os laudos do SST

Identifique se a empresa está com seus laudos de Saúde e Segurança do Traba-
lho em dia, como também os exames médicos, onde essas informações serão
gerenciadas na Fase de SST.

19. Fazer a Comunicação com os diversos Públicos-Alvo

Realizar a comunicação com o público-alvo e definir responsáveis por cada mo-
vimentação e particularidade do eSocial.
 E mãos à obra!
Agradeço por ter chegado até aqui, isso só demonstra a sua vontade de mudar
e o seu compromisso com o sucesso.

Espero que este Guia Definitivo tenha te ajudado a entender todos os procedi-
mentos relacionados ao eSocial. Para um conhecimento ainda mais aprofunda-
do, eu recomendo que você adquira o meu material completo de Formação em
Analista de Implantação do eSocial.

Alguns métodos descritos neste Guia são baseados em experiências vivencia-

das por outros especialistas do eSocial.

Para acessar o meu conteúdo 100% exclusivo, basta acessar as minhas redes
sociais e verificar a disponibilidade do material.

Abraços,
Aline Portela.
#descomplicaeSocial