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Procedimiento para el control de documentos

del Sistema de Gestión de la SST Código: XX-XXXX-XX Revisión: 00 Página: 1 de 8

Procedimiento para el control de documentos del Sistema

de Gestión de la SST

I. Tabla de contenido
CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS
Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

00 07/07/17 Emisión. xxxxxx xxxxxx xxxxxxx

Firmas de la revisión vigente

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I. Tabla de contenido................................................................................................................................... 2
1. PROPOSITO....................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE........................................................................................................................................... 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES................................................................................................................................... 3
5. DESARROLLO.................................................................................................................................... 3
5.1 Control de Documentos de Origen Interno...................................................................................3
5.1.1 Elaboración, identificación, revisión y aprobación.................................................................3
5.1.2 Actualización de la Lista Maestra.......................................................................................... 4
5.1.3 Distribución de documentos y disposición de documentos...................................................4
5.1.4 Control de registros............................................................................................................... 5
5.2 Control de Documentos de Origen Externo..................................................................................5
5.2.1 Identificación de Documentos de Origen Externo.................................................................5
5.2.2 Inclusión y actualización de documentos..............................................................................5
5.2.3 Distribución de documentos y disposición de documentos obsoletos...................................5
6. RESPONSABILIDADES...................................................................................................................... 6
7.1 XXXXXXXX Lista Maestra de Documentos del SGSST...............................................................7
7.2 XXXXXXXX Lista de Documentos de Origen Externo del SGSST...............................................8
7.3 XXXXXXXX Plan de Firmas del SGSST.......................................................................................9

1. PROPOSITO.
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Definir los mecanismos necesarios para el control de la documentación que conforma el Sistema de
Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional.

2. ALCANCE.
Este procedimiento se aplica a los documentos que integran el Sistema Integrado de Gestión de
Seguridad, Salud Ocupacional. Los registros son un tipo especial de documentos y son controlados
de acuerdo al “Procedimiento para la identificación, clasificación, mantenimiento y control de los
registros de SGSST” (XXXXXXX).

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

 XX-XXXXX-XX Manual Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

 XX-XXXXX-XX Procedimiento para elaboración de documentos del Sistema de Gestión
de la SST.

 XX-XXXXX-XX Procedimiento para la identificación, clasificación, mantenimiento y

control de los registros del SGSST.

4. DEFINICIONES.
 Documento de Origen Interno: Están definidos así aquellos documentos del Sistema de
Gestión de SST con origen en una Gerencia, tales como: Manuales, planes, programas,
procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, formatos y registros.
 Documento de Origen Externo: Documento que contiene información generada fuera del
Sistema Integrado de Gestión de la SST pero que es necesaria para su funcionamiento. Estos
documentos pueden ser normas, requerimientos legales, catálogos, estándares y/o
procedimientos del cliente, etc.
 Prevencionista del Servicio de la SST : Responsable de la implementación y el mantenimiento
del Sistema de Gestión de SST en la empresa XXXXX S.A.
5. DESARROLLO.
1 Control de Documentos de Origen Interno.
1.1 Elaboración, identificación, revisión y aprobación.
 La elaboración, revisión y aprobación de Documentos de Origen Interno relativos al
Sistema de Gestión de SST se efectúa durante o después de una revisión del
Sistema, una auditoría interna o por iniciativa de alguna de las autoridades del
Sistema Integrado de Gestión.
 La elaboración e identificación de documentos se realiza de acuerdo a los
lineamientos establecidos en el “Procedimiento para la Elaboración de Documentos
del Sistema de Gestión de SST” (XX-XXXX-XX).
 Los documentos originales del Sistema del SST son mantenidos por el Coordinador
de SIGSGSST. Estos documentos son fácilmente identificables al estar firmados con
tinta distinta al color negro.
 Los cambios realizados a los documentos son identificados en el cuadro de control
de emisión y cambios del mismo, donde se registra el número y la fecha de revisión
además de la descripción de los cambios.
 No se admiten las modificaciones hechas a mano.
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1.2 Actualización de la Lista Maestra.

 La “Lista Maestra” (XX-XXXXX-XX) es controlada en Prevencionista del Servicio de
SST
 Toda vez que se genere un nuevo documento o una nueva revisión de uno
existente, Prevencionista del Servicio de SST es el responsable de actualizar la
Lista Maestra que le corresponda.

1.3 Distribución de documentos y disposición de documentos.

 Prevencionista del Servicio de SST es responsable de generar, identificar y distribuir
las copias controladas necesarias de los documentos.
 Los documentos controlados pueden ser:
 Fotocopias del documento original, en el cual se coloca el sello “COPIA
CONTROLADA”.
 Versiones electrónicas del documento, protegidas contra cambios para
salvaguardar su integridad con las firmas digitales respectivas (“Plan de Firmas”
PG-SGSST-03-F3). Al imprimir estos documentos se colocará el sello “COPIA
CONTROLADA” en su primera página.
 La distribución de los documentos se realiza de acuerdo a la “Lista Maestra” (xx-
xxxx-xxx) en la cual se identifican los puntos de distribución y el estado de revisión
de los documentos.
 Prevencionista del Servicio de SST, es el responsable de que los documentos
vigentes permanezcan legibles y disponibles en los lugares de uso especificados en
la “Lista Maestra” (xx-xxxx-xx).
 Las copias que se aparten de los lineamientos descritos en este procedimiento
serán denominadas “COPIAS NO CONTROLADAS”.
 El original de la revisión vigente y de la revisión inmediata anterior (este último
debidamente identificado con el sello “OBSOLETO”), son guardados bajo la
responsabilidad del Coordinador del SIGSGSST.
 Prevencionista del Servicio de SST distribuirá las nuevas versiones de los
documentos a todos los puntos correspondientes detallados en la “Lista Maestra”
(XX-XXXXX-XX). Las copias reemplazadas son eliminadas.

1.4 Control de registros

 Si el nuevo documento involucra a un registro se realiza adicionalmente el
“Procedimiento para la identificación, clasificación, mantenimiento y control de los
registros de la SST” (XX-XXXXX-XX).

2 Control de Documentos de Origen Externo

2.1 Identificación de Documentos de Origen Externo
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 Los Documentos de Origen Externo se identifican a través del código establecido

por la entidad que emite el documento. En caso de no ser conocido, se le asigna
uno según el “Procedimiento para la elaboración de documentos del Sistema de
Gestión de SST” (XX-XXXX-XX)
 Las copias controladas de los Documentos de Origen Externo, siempre que sea
factible, llevan el sello “COPIA CONTROLADA” en su primera página, el cuales son
colocadas por Prevencionista del Servicio de SST

2.2 Inclusión y actualización de documentos.

 Cada responsable de la revisión de los Documentos de Origen Interno según el Plan
de Firmas (XX-XXXX-XX) designa a la persona que estará encargada de hacer el
seguimiento a los Documentos de Origen Externo con la finalidad de que siempre se
conozcan y manejen las versiones pertinentes.
 Prevencionista del Servicio de SST tiene la responsabilidad de actualizar la Lista de
Documentos de Origen Externo (“Lista de Documentos de Origen Externo” (XX-
XXXXX-XX) una vez aprobada la inclusión.

2.3 Distribución de documentos y disposición de documentos obsoletos.

 Las copias obsoletas son eliminadas por el Prevencionista del Servicio de SST . Si
por alguna razón se considera necesario retener una copia obsoleta, esta es
identificada con el sello “OBSOLETO”.
 La distribución de los documentos se realiza de acuerdo a la Lista de Documentos
de Origen Externo, en la cual se identifican los puntos de distribución y la
antigüedad del documento.
 Aquellos documentos externos que afecten directamente los requisitos del cliente
(legales, reglamentarios o contractuales) son distribuidos acusando recibo de ser
necesario. Cuando sea apropiado, debe detallarse la utilidad, uso o relevancia del
documento enviado al momento de la distribución.
 El responsable por la revisión de los Documentos de Origen Interno según el Plan de Firmas
(“Plan de Firmas” XX-XXXX-XX) es el responsable de que los documentos vigentes
permanezcan legibles y disponibles en los lugares de uso.

6. RESPONSABILIDADES.
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 Actualizar la “Lista Maestra” y la “Lista de Documentos de Origen Externo” y distribuir los
documentos del Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional.

7. ANEXOS.

7.1 PG-SGSST-03-F1, Lista Maestra de Documentos del SGSST.

7.2 PG-SGSST-03-F2, Lista de Documentos de Origen Externo del SGSST.
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3 XX-XXXX-XX, Lista Maestra de Documentos del SGSST.

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4 XX-XXX-XX, Lista de Documentos de Origen Externo del SGSST.

5 XX-XXX-XX, Lista de Documentos de Origen Interno del SGSST.

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