Subsistema de Control Documentario

(CONDOC)

Versión 2.0
AREA FUNCIONAL DE ADMINISTRACION - AFADM

MANUAL DE USUARIO

Servicio de
SINFA Informática
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 INDICE DE
CONTENIDO

Pág.
CAPITULO I: Generalidades..................................................................... 4
1.- Plataforma Tecnológica............................................................................ 4
2.- Objetivos ................................................................................................ 5
a.- Objetivo General................................................................................. 5
b.- Objetivos Específicos........................................................................... 5
3.- Características del Subsistema................................................................... 6
4.- Arquitectura de Instalación....................................................................... 7
5.- Antes de Empezar.................................................................................... 7
a.- Parametrización.................................................................................. 7
b.- Bases de Información.......................................................................... 8
c.- Claves de Acceso................................................................................ 8
6.- Procesos del Subsistema........................................................................... 9
a.- Ingreso del sistema............................................................................. 9
b.- Documentos recibidos.......................................................................... 9
c.- Documentos Emitidos.......................................................................... 10
d.- Consulta de documentos recibidos........................................................ 10
e.- Consulta de documentos emitidos........................................................ 11
f.- Pendientes…………………….................................................................... 11
g.- Referencias.........................................................................................12
h.- Tabla de departamentos y/o secciones................................................. 12
i.- Usuarios............................................................................................. 13

CAPITULO II: Descripción del Subsistema.............................................. 14

1.- Acceso al Sistema..................................................................................... 14
2.- Ventana de Control de Acceso................................................................... 15
3.- Ventana Principal………………...................................................................... 16
4.- Herramientas del sistema……….................................................................. 16

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CAPITULO III: Módulos del Sistema........................................................18
1.- Documentos………….................................................................................. 18
2.- Decretos……………….................................................................................. 20
3.- Consultas y Reportes................................................................................ 22
4.- Administración………................................................................................. 24
5.- Conexión……………………………................................................................... 26
6.- Salir………………………………………………………………………………………………………26

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 1
Generalidades
1.- PLATAFORMA TECNOLOGICA
La Plataforma Tecnológica de desarrollo del Aplicativo De Control
Documentario, es la siguiente:
Tipo Producto
Administrador de Base de Datos ORACLE Enterprise Designer/2000
CASE
Lenguaje de Programación Developer/2000
Generador de Reportes Forms Reports/2000
Sistema Operativo de Red Windows 2003 Server
Comunicaciones TCP/IP

Durante la fase de análisis, diseño y construcción del Aplicativo de Control

Documentario se utilizaron herramientas ORACLE, tales como Oracle
Enterprise, Designer y Developer.
El Aplicativo CONDOC opera bajo arquitectura cliente servidor de dos
capas. El lado del servidor esta soportado por un Sistema de
Administrador de Bases de Datos Relacional con tecnología (RDBMS)
con tecnología Oracle : Oracle Enterprise versión 8i, Oracle Server
versión 8i. El lado del cliente esta soportado por los componentes
“runtime” de Oracle Developer.
El sistema opera en cualquiera de los siguientes sistemas operativos:
Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows 2003
Server.

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2.- OBJETIVOS
a.- Objetivo General
Contar con una herramienta control en el proceso que sigue la
documentación que ingresa a las UU. DD. FAP, desde que es
recepcionada en Mesa de Partes, hasta que se le de termino por
parte del Departamento, Sección u Oficina a la que haya sido
decretada.

b.- Objetivos Específicos

‰ Permitir llevar un control de toda la documentación que ingresa y sale

de las UU. DD. de la FAP

‰ Permitir diversas consultas y reportes de los documentos de las UU.

DD. de la FAP como por ejemplo: Documentos pendientes,
archivados terminados

‰ Permitir la matricula de los decretos de los documentos.

‰ Registrar la recepción de los documentos registrados por parte de

los usuarios.

‰ Permitir el registro de las acciones realizadas de acuerdo a lo

decretado, dándole término a la tramitación.

‰ Administrar los usuarios así como darle mantenimiento a las

dependencias

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3.- CARACTERISTICAS DEL SISTEMA
El CONDOC cuenta con características funcionales que lo ubican como un
recurso técnico fundamental al momento de la toma de decisiones, al
obtener la información de la documentación de la UUDD FAP.
‰ Integración.- El sistema se esta integrando de manera estructurada y
automática con los distintos con el departamento de mesa de mesa de
partes de las UUDD FAP
‰ Consolidación.- El sistema permite registrar la información a través del
departamento de mesa de partes de las diversas UU. DD de la FAP,
para empezar a darle seguimiento
‰ Base Conceptual Sólida.- El sistema se basa en el conocimiento
técnico de expertos en el área de Base de Datos, para que sean
utilizados en el control documentario y cuenta con controles internos
que disminuyen el nivel de error e incrementan la estandarización de
procesos.
‰ Cumplimiento de la Normativa- El sistema cumple plenamente la
normativa vigente como lo estipulan las ordenanzas de Documentación y
correspondencia
‰ Seguridad.- El sistema cuenta con mecanismos de seguridad que
definen los niveles de acceso a la información de todos sus módulos, lo
cual garantiza la disponibilidad y restricción de los datos de acuerdo con
los permisos asignados a cada usuario.
‰ Flexibilidad de Codificación.- El sistema ofrece total flexibilidad en la
construcción de estructuras de codificación, lo que permite que el
sistema se adapte fácilmente a los cambios funcionales e institucionales.
‰ Fácil Operación.- Las herramientas del sistema consideran
permanentemente las necesidades del usuario, lo que permite contar
con un sistema sencillo y amigable.

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4.- ARQUITECTURA DE INSTALACIÓN
Las arquitecturas computacionales cliente/servidor son usualmente
descritas como aquellas que tienen dos o más capas de acuerdo a como
esta distribuida la lógica de la aplicación entre el cliente y el servidor.
Tradicionalmente la arquitectura cliente/servidor esta basada en un
modelo de computación e dos capas. Este modelo consiste de un cliente
y un servidor de base de datos. El procesamiento de tareas y la lógica de
la aplicación son compartidas entre el servidor de base de datos y el
cliente.
El Sistema de Frente Externo esta desarrollado bajo una arquitectura o
modelo computacional de dos capas.

LLóógica
gicade
de
Aplicación Lógica
Lógica de
de
Aplicación
Aplicación
Aplicación
ORACLE

INTERFAZ
CAPA CAPA
SICC -CLIEN
SDIFE SICC - SERVID
SDIFE

5.- ANTES DE EMPEZAR

a.- Parametrización
Se considera necesario que para el uso previo de los diferentes
módulos del sistema se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
‰ Tener asignado un responsable del manejo del sistema de acuerdo a
su rol considerando si labora en una UU.AA y/o DD.
‰ Tener ingresado la data de las bases de información.

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• Bases de Información
Las bases de información constituyen un conjunto de definiciones
previas que deben ser ingresadas previos a la puesta en producción
del sistema.
‰ Tipo de Campo.- Es un catalogo general de los diferentes tipo de
campos.
‰ Tipo de 1er. SubCampo.- Es un catalogo general de los diferentes
tipo de campos dependiendo el nivel superior.
‰ Tipo de 2do. SubCampo.- Es un catalogo general de los diferentes
tipo de campos dependiendo el nivel superior
‰ Tipo de 3er. SubCampo.- Es un catalogo general de los diferentes
tipo de campos dependiendo el nivel superior
‰ Tipos de Temas.- Es un catalogo general de los diferentes tipos de
temas.
‰ Tipos de Unidades.- Es una relación de todas las unidades a las que
se brinda información, estas se dividen en Unidades Internas, que
comprenden las unidades FAP y Unidades Externas, que
comprenden unidades o dependencias de otros institutos armados o
gubernamentales.
‰ Tipos de Departamentos.- Es un catalogo general de los diferentes
tipos de Departamentos en la DIFAP.
‰ Tipos de Documentos.- Es un catalogo general de los diferentes tipos
de Documentos.

b.- Claves de Acceso

La definición de claves de acceso tienen asociado un conjunto de
roles y privilegios que determinan el perfil del usuario, permitiéndole a
este realizar una serie de tareas definidas.
Estos roles y privilegios serán definidos por el administrador del
sistema, el mismo que proporcionara al personal que usara el sistema
su identificación del Usuario (Username) y su correspondiente palabra
clave (Password).

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6.- PROCESOS DEL SISTEMA
a.- Ingreso al sistema: esta opción permite que sólo los usuarios
autorizados ingresen al sistema.

b.- Documentos Recibidos.- Esta opción permite registrar todos los

documentos que llegan a una UU. DD. de la FAP

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c.- Documentos Emitidos.- Esta opción permite registrar todos los
documentos que la UU. DD. de la FAP emite a las diversas unidades
de la FAP

d.- Consulta de Documentos Recibidos.- Está opción permite hacer

búsquedas de los documentos por la unidad por diversas opciones
fecha, tipo de documento, por promotor,

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e.- Consulta de documento Emitidos.- Esta opción permite realizar
consultas de todos los documentos que salen de la unidad

f.- Recibidos en General.- Esta opción permite realizar búsquedas de los

documentos que ingresan a la unidad y visualizar a que departamento
o sección ha sido decretado.

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g.- Pendientes.- Esta opción permite hacer consultas de todos los
documentos que han sido decretados y todavía no han sido enviados.

h.- Referencia.- Permite buscar y visualizar la referencia de un

determinado documento si la tuviera.

i.- h.- Tabla de departamentos y/o secciones.- Esta opción permite

registrar todos los departamentos y secciones de la unidad

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13
j.- Usuarios.- Esta opción permite administrar las claves de acceso al
sistema de acuerdo al rol que cumple el personal en cada una de las
unidades.

.-

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 2
Descripción del Sistema
1.- ACCESO AL SISTEMA
Desde la Intranet
• Ingresar a la siguiente dirección:

• Luego hacer clic en el enlace: Sistemas de información

Hacer clic aquí

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• Después hacer clic en el siguiente enlace: CONDOC

Hacer clic aquí

Pantalla de control de acceso

En esta ventana se ingresará la unidad a la cual pertenece el usuario, el usuario y

su clave.
Luego de ingresar estos pasos dar clic en el botón conexión para tener acceso a

las operaciones del sistema.

Si hace clic en Salir abandonará el sistema:

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2.- PANEL PRINCIPAL CONTROL DE ACCESO
Habiendo ingresado al sistema se mostrara el panel o pantalla principal.

3.- HERRAMIENTAS DEL SISTEMA

j.- Objetos de Interfaz Gráfica
Se han definido objetos estándares como los que se muestran a
continuación, los cuales son totalmente gráficos que facilitan que el
usuario interactúe con el sistema de manera familiar.
Este tipo de objeto es:
Botón Icónico.- Botón que ejecuta una acción
identificada mediante el icono o imagen
asociada.

Botón Etiquetado.- Botón que ejecuta una

acción identificada mediante su etiqueta.

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Las acciones asociadas a botones se inician mediante un click sobre
ellos y los mismos pueden estar en dos estados activos o inactivos.
El estado normal de un botón es activo y significa que se puede
ejecutar la acción correspondiente. Por el contrario, si el botón no
esta activo significa que por algún motivo el sistema no permite que
se lleve a cabo la acción. Esto se debe a que el usuario no tiene
permisos para ejecutar la acción o no se han realizado acciones
requeridas previamente. Los botones activos o inactivos se
diferencian fácilmente; cuando un botón esta inactivo el gráfico esta
opaco o simplemente no respondo a la acción requerida.

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 3
Módulos del Aplicativo
1.- DOCUMENTOS
Este menú documentos tiene dos opciones, para registrar los documentos
recibidos y los documentos emitidos y sólo tendrán acceso a estas opciones el
usuario administrador y el usuario de mesa de partes.

a) Recibidos
En esta ventana se registrarán los documentos que ingresan a la unidad:

Para registrar un documento se siguen los siguientes pasos:

1) Lo primero que hacemos es ingresar el tipo de documento.
Ejemplo: oficio, mensaje, oficio extra FAP, etc.

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2) Segundo ingresamos el indicativo del documento que varia
según el tipo de documento seleccionado.
Ejemplo de indicativo de un oficio:

3) Tercero ingresamos la fecha del documento, unidad promotora

y la unidad destinatario.

4) Cuarto ingresamos el asunto del documento, la fecha de

recepción aparece por defecto y la hora de recepción este
campo es opcional.

5) Finalmente damos clic en el botón guardar que aparece en la

parte superior izquierda de la ventana.

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 6) Si deseamos Decretar el documento hacemos clic en el botón
decretar (este proceso se explicará posteriormente en este
manual).

7) Para Salir de la ventana damos clic en el Botón Salir

b) Emitidos
Se ingresarán los documentos que salen de la unidad.
Se siguen los mismos pasos para registrar documentos recibidos.

2.- DECRETOS
En este proceso se podrá dar seguimiento a los documentos recibidos.

c) Doc. Recibidos
En esta ventana se decretarán los documentos recibidos solamente.

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1) En la pestaña Decreto:
• Primero seleccionamos el departamento que lo va a
decretar y escogemos a quien lo va a declarar.

• Luego ingresamos el Nº de Registro del documento que

queremos decretar y aparece el detalle del documento

• Seleccionamos el nombre del departamento, sección o

unidad a quien lo vamos a decretar, la acción que va a
tener el decreto, su precedencia (rutina, urgente o muy
urgente) y el plazo de respuesta del documento este
campo es opcional.

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 • Luego seleccionamos la situación del documento y el
detalle del decreto y damos clic en Aceptar.

• Si queremos salir de la ventana damos clic en el botón

Salir

2) En la Pestaña Documento:
Se mostrará una lista de los documentos decretados por el
departamento que no han sido terminados.
3.- CONSULTAS Y REPORTES
Al hacer clic en este botón se despliegan las siguientes opciones:

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a) Recibidos
Con está opción podemos visualizar todos los documentos que hemos
recibido e incluso podemos realizar búsquedas avanzadas, por ejemplo
podemos buscar documentos por tipo, promotor y por fecha de recepción.

Si queremos visualizar todos los documentos recibidos hacemos un clic en

la opción todos y luego clic en ejecutar
Si queremos visualizar por tipo de: primero hacemos clic en la opción
seleccionar luego hacemos clic en tipo, después seleccionamos el tipo de
documento y finalmente damos clic en ejecutar
Si queremos visualizar por Promotor: hacemos clic en seleccionar, luego
clic en promotor, después ingresamos la unidad promotora y finalmente
hacemos clic en ejecutar.

b) Emitidos
Con esta opción podemos visualizar todos los documentos que hemos
emitidos, podemos realizar las mismas búsquedas avanzadas que hay en la
opción documentos recibidos.

c)

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Pendientes

Con está opción podemos visualizar todos los documentos

decretados cuyo estado es pendiente, podemos filtrar los
documentos por departamento.
Selecciono un documento haciendo clic y luego al dar clic en el
botón detalle aparecerá una ventana donde podemos dar término
al documento.

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En el botón situación hacemos clic y seleccionamos
terminado, luego escribimos un comentario sobre la acción

realizada y finalmente damos clic en el botón guardar

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 d) Referencia

En esta ventana podemos buscar las referencias de un

determinado documento

4.- ADMINISTRACION
a) Tabla de departamentos y/o secciones

En esta ventana podemos ingresar los departamentos y

secciones de una uu.dd. de la FAP
Si queremos ingresar un nuevo departamento hacemos clic en
insertar parecera una ventana donde podemos ingresar los datos
del nuevo departamento o sección

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 Ingresados los datos damos clic en el botón Aceptar para que el
nuevo departamento quede registrado para, para salir de esta
ventana damos clic en el botón cancelar.
Si queremos cambiar los datos de un departamento primero
seleccionamos el departamento y hacemos clic en el botón
Modificar, una vez hechos los cambios hacemos clic en el botón
Aceptar

b) Usuarios del sistema

En está opción podemos ingresar todos los usuarios que van hacer
uso del sistema.
Si queremos ingresar un nuevo usuario hacemos clic en el botón
Insertar y aparecerá una ventana donde podemos ingresar los datos
del nuevo usuario

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 Una vez ingresados los datos del usuario hacemos clic en el botón
Aceptar para que el usuario quede registrado, si queremos salir de la
ventana hacemos clic en el botón Cancelar.

5.- CONEXIÓN
Esta opción permite ingresar que usuario va ingresar al sistema (Ver el
punto 2: la ventana de control de accesos)

6.- CAMBIO DE CLAVE

Esta poción nos permite Cambiar la Clave de Usuario Personal.
Menú Conexión
y clic en Cambio
de Calve

6.- SALIR
Con esta opción abandonaremos el programa CONDOC

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DEPARTAMENTO DE SISTEMAS (SINFA)

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