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PROTOCOLLO: CC/SG-HO-RE-BE-PAC/181115

San Marino, 15 novembre 2018

Oggetto: Chiarimenti su Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica

Gentile Partner,

Visti i numerosi quesiti sul tema, abbiamo pensato di proporti i seguenti chiarimenti.

Il servizio di sola conservazione digitale a spazio è stato realizzato per la gestione di tutti i documenti che la normativa
prevede si possano conservare digitalmente, ma non è ottimizzato per le fatture elettroniche così come, invece, il
servizio All-Inclusive.
L’abbinamento dei servizi di fatturazione elettronica (Solo servizio Invio/Ricezione SDI oppure Firma Digitale + Invio/ricezione
SDI) con quello di conservazione digitale a spazio presenta inefficienze e criticità che è bene conoscere.

INVIO/RICEZIONE SDI + CONSERVAZIONE DIGITALE A SPAZIO


La soluzione è utilizzabile, previa apposizione della firma digitale su tutti i documenti da conservare e sul relativo
indice, così come indicato nel manuale di conservazione (si veda lo stralcio sotto riportato ed in particolare il periodo in
colore rosso), reperibile da dicembre 2017 in Area Riservata nella sezione Ricerca e Sviluppo  Manuale della
conservazione.

“Il processo di conservazione


Il processo di conservazione digitale dei documenti è svolto secondo le disposizioni di cui al DMEF 17/06/2014 e
secondo le regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013 al fine di assicurare i requisiti di autenticità, integrità,
leggibilità, disponibilità e reperibilità degli oggetti sottoposti al processo per l’interno periodo di conservazione.
Il processo è costituito da diverse fasi che possono essere riassunte nei seguenti principali punti.
Il Produttore seleziona dal sistema documentale associato al gestionale Passepartout s.p.a. i documenti che vuole
conservare generando il PdV. Se trattasi di documenti rilevanti ai fini fiscali, i singoli documenti devono essere firmati
digitalmente.
Passepartout s.p.a. effettua le adeguate verifiche sui documenti e relativi metadati ricevuti. In caso uno o più controlli
non siano superati con esito favorevole, l’intero PdV viene rifiutato. Per i PdV rifiutati viene data indicazione al
Produttore della motivazione affinché questi predisponga le adeguate azioni correttive.”

Il cliente deve quindi dotarsi di una propria firma digitale (non viene utilizzata quella di Passepartout), deve ricordarsi
autonomamente di mettere in conservazione i documenti (non ci sono gestioni automatiche come nel servizio All-
Inclusive), può utilizzare un’operazione massiva di firma digitale che però impiega alcune decine di secondi per ogni
documento.

Questa modalità di servizio è altamente sconsigliata già nel caso di poche centinaia di fatture mensili.

FIRMA DIGITALE + INVIO/RICEZIONE SDI + CONSERVAZIONE DIGITALE A SPAZIO


Il servizio Firma Digitale + Invio/Ricezione SDI è stato pensato per i casi in cui il cliente decide di utilizzare la
conservazione dell’Agenzia delle Entrate; infatti anche la visualizzazione delle fatture è pensata perché avvenga
tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, mentre sul gestionale non risiede alcuna fattura.
Il cliente che invia in conservazione i documenti utilizzando la Conservazione digitale a spazio di Passepartout, deve
richiederli dal gestionale a PassHub, sempre che siano ancora disponibili (PassHub infatti non conserva queste fatture
per sempre) e non sono previsti particolari automatismi.

Tale modalità di servizio, visto il rischio di mancata conservazione delle fatture, è altamente sconsigliata.

Cordiali saluti.

Andrea Rosa
Direttore Ufficio Amministrazione Vendite - Customer Care

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