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I. Información General
Elaborado por: Javier Romero No. de 1.0 Fecha de la 08.09.2017
Versión: Versión:
Código del BBP: BBP_HCM_FIORI_001
Nombre del Proceso: Aplicaciones SAP Fiori

II. Desarrollo del Documento

Paso Fecha de Responsable Comentario
Realización del Paso
Presentación
Relevamiento
Análisis
Documentación
Exposición a
Líder
Aprobación
Consultor /
Usuario

III. Historia de los cambios

Versión Fecha Responsable de Breve descripción del (los) cambio(s)
la modificación

IV. Aprobación del Proceso

Cargo Responsable(s) Firma(s) Fecha
Mariella Paz
a) Gerente Proyecto
Luis Alberto Gómez
b) Líder de Proceso
c) Usuario(s) Clave José Cajusol
Sandra Ríos
d) Consultor
Javier Romero

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V. Descripción de la Situación Actual

Proceso Renovación de Contratos.

Proceso:
- 30 días antes del vencimiento llega una notificación de los contratos próximos a vencer. (Solo al jefe con copia a
planillas).
- 20 días antes del vencimiento del contrato se envía una notificación diaria al jefe para aprobación. (Solo al jefe
con copia a planillas).

- Si la renovación es menor a 3 meses se requiere que el Jefe coloque el motivo de la renovación y este pase a
ser aprobada por el Gerente de Administración y Finanzas (Por parte de Crosland) o por el Jefe de Recursos
Humanos (Inca Rail y Servicios Ferroviarios).

- Si a los 10 días no ha sido renovado el contrato, se desactiva la opción de renovar al Jefe directo y llega una
notificación diaria al Jefe de Adm. y Finanzas (Crosland) o al Jefe de Recursos Humanos (Inca Rail y Servicios
Ferroviarios) para su aprobación. (Con copia a Planillas).
Inca Rail / Serfer: Nivel 1 Jefe / Nivel 2 Jefe RRHH
Crosland: Nivel 1 Jefe / Nivel 2 Gte. Adm. Finanzas

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- 20 días antes de que el trabajador este próximo a cumplir 3 o 5 años llega una alerta al Jefe solicitando el
motivo de la renovación y la fecha de duración (Copia a Planillas). Una vez aprobado el contrato del
trabajador próximo a cumplir 3 o 5 años, llega una alerta al Gerente solicitando la renovación del mismo
(Copia a Planillas).
- Si a los 10 días no ha sido renovado, le llegara una alerta al Gte. De Administración y Finanzas o el Jefe de
Recursos humanos, para que determine la aprobación y el tiempo, se deshabilitan los permisos al Jefe
directo (copia a planillas).

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- En el caso que el Jefe directo desee que la persona a su cargo se renueve por un plazo indeterminado
deberá colocar el motivo (observación) y llegar la notificación al Gte. de Administración y Finanzas para
que apruebe la solicitud de la Jefatura (copia a planillas).
- Si no se aprueba la renovación se envía correo a planillas.

Proceso Solicitud de Absentismos(Vacaciones)

El trabajador ingresa a verificar su saldo de vacaciones pendientes/truncas a la fecha en el Adryan Web Vacaciones.
Solicita los días de goce (mínimo 7 días) o venta (máximo 15 días x periodo).
En caso desee vender días vacaciones truncas no debería tener vacaciones pendientes.
Se envía una la primera alerta al Jefe inmediato cuando el trabajador solicita sus vacaciones (copia a planillas), este
puede aprobar o rechazar, generando una segunda alerta de confirmación al trabajador con respecto a la decisión
del Jefe. La tercera alerta llega a planillas cuando las vacaciones son aprobadas por el Jefe Inmediato, Planillas
revisa la solicitud y puede aprobar o rechazar, cualquier sea la acción realizada por planillas llega una cuarta alerta
al trabajador, con copia al Jefe.

La fecha de inicio debe ser menor o igual a la fecha de solicitud.

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Aprobación de préstamos

1. Políticas de préstamos

2. Se indica si es descuento o préstamos (tipos de préstamos)

3. Si es descuento si aplica en el mes o mes siguiente (fecha de corte)

4. Incluir texto para “mensaje de fecha de corte”

5. Flujo de aprobación

a. Bienestar

b. Jefe directo

c. Gerente de Negocio

d. Gerente de RRHH

6. Reporte de préstamos

7. INCLUIR POLITICA Y PROCEDIMIENTO DE PRESTAMOS

Aprobación de HORAS EXTRAS

1. Incluir política y procedimiento de aprobación de horas extras

VI. Flujo del Proceso Situación Actual

No aplica.

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VII. Requerimiento del Negocio

I. GENERACION Y APROBACIÓN DE ABSENTISMOS

Las clases de absentismos usadas por CROSLAND son:
- Permiso Personal (horas)
- Permiso por Cita Médica (horas)
- Licencia con goce de haber (días)
- Licencia sin goce de haber (días)
- Vacaciones (días)

A) Generación de requerimientos por Absentismos (No incluye vacaciones) (APLICA A TODAS LAS
SOCIEDADES, MENOS 3100 y 3200).
El proceso iniciará con el requerimiento del trabajador a través de la aplicación, deberá indicar la clase de absentismo
a solicitar, motivo de la licencia solicitada (texto Max. 200 caracteres) y deberá colocar las horas o días según
corresponda.
Una vez que el trabajador completa los datos, se enviará una notificación a su Jefatura (con copia a Planillas), para
su aprobación o rechazo respectivo.
Una vez aprobado o rechazado el requerimiento por parte de la Jefatura llegará una notificación a Planillas, indicando
los datos del absentismo (Tipo, horario, fecha, sociedad, nombre y apellidos del trabajador). Con estos Datos
Planillas registrará los días de licencia en SAP. Adjuntar modelo como se solicitaría.
Los 20 de cada mes deberá llegar una notificación a Planillas con los requerimientos no aprobados, periodo de
evaluación del 20 del mes 1 al 19 del mes 2.

B) Generación de requerimientos por Absentismos (Vacaciones) (APLICA A TODAS LAS SOCIEDADES,

MENOS 3100 y 3200).
Una vez que el trabajador cumpla un año (período vacacional) el sistema deberá generar un requerimiento de
vacaciones en forma automática, este requerimiento tendrá los siguiente parámetros:
- Fecha de inicio: 3 meses a partir del día en que el trabajador gane el derecho vacacional
- Fecha de Término: 30 días calendario post fecha de inicio.
El sistema deberá validar, si el usuario generó adelanto o compensación vacacional (por el período a evaluar)
para proceder con la generación del requerimiento.

Llegará una PRIMERA notificación al correo del usuario indicando que ha ganado un nuevo periodo vacacional, e
indicará las fechas que el sistema ha determinado según lo indicado líneas arriba.

En base a esta información el usuario ingresará a la aplicación para aprobar o modificar las fechas propuestas por
el sistema, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
- El usuario podrá fraccionar su periodo vacacional.
- La fracción no debe ser menor a 7 días calendario
- No deberán Iniciar o culminar con los feriados.
- La programación deberá realizarse por todo el periodo vacacional vigente a la fecha.
- La programación de fechas tendrá como límite el inicio del siguiente periodo vacacional.
- Las vacaciones deberán ser solicitadas con un mínimo de 20 días de anticipación.

El sistema no deberá permitir la generación del requerimiento si se incumple cualquiera de los parámetros antes
mencionados y deberá indicar el motivo del error.

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Una vez que el usuario aprueba o modifica sus vacaciones, llegara una notificación al correo del Jefe directo
solicitando la aprobación o rechazo de las mismas. IMPORTANTE: La aprobación deberá ser por fracción vacacional,
pudiendo aprobarlas de forma parcial.

IMPORTANTE: Para el caso de trabajadores que no cuenten con equipo de cómputo será el Jefe Directo quien
modifique o apruebe las vacaciones generadas en forma automática para el personal a su cargo. La relación
empleado - Jefe directo será tomada directamente del SAP HCM, cualquier cambio organizacional en SAP deberá
reflejarse en FIORI, así como el envío de las notificaciones respectivas.

NIVELES DE AUTORIZACIÓN DE VACACIONES

- Primera autorización “TRABAJADOR”; aprobara las vacaciones que se han generado automáticamente por
el Sistema, sin esta primera autorización, no pasara su Jefe Inmediato (Segunda aprobación).

- Segunda autorización “JEFE INMEDIATO”; aprobara o rechazara las vacaciones que fueron aprobadas en
primera instancia por el trabajador.

- Tercera autorización “PLANILLAS” aprobara o rechazara las vacaciones que fueron aprobadas en primera
instancia por el Jefe Inmediato.

PLANIFICACIÓN DE ENVÍO DE NOTIFICACIONES:

En caso el TRABAJADOR no apruebe ni modifique el requerimiento generado por el sistema, se tendrá la siguiente
programación:

- 15 días contados desde el envío de la PRIMERA NOTIFICACIÓN, deberá llegar una segunda notificación
recordatoria al usuario.

- 30 días contados desde el envío de la PRIMERA NOTIFICACIÓN, deberá llegar una tercera notificación
recordatoria al usuario, esta vez con copia al Jefe Directo.

- 45 días contados desde el envío de la PRIMERA NOTIFICACIÓN, deberá llegar una cuarta notificación
recordatoria al usuario, con copia al Jefe Directo.

- 60 días contados desde el envío de la PRIMERA NOTIFICACIÓN, deberá llegar una quinta notificación
recordatoria al usuario, con copia al Gerente del Negocio.

- 67 días contados desde el envío de la PRIMERA NOTIFICACIÓN, deberá llegar una sexta notificación a
Planillas para que programe las vacaciones del trabajador.

- Cuando el requerimiento es aprobado o rechazado por el Jefe llegara una notificación al trabajador con
copia a planillas, indicando que ha sido aprobado por este.

- Una vez aprobado o rechazado por Planillas llegará otra notificación al trabajador, indicando que ha sido
aprobado; según modelo líneas abajo. IMPORTANTE: Incluir la sociedad del empleado y el nombre del Jefe
Directo.

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Para el caso del personal de DIRECCIÓN, no se generará requerimiento en forma automática, sólo llegará una
notificación a Planillas con la relación de los trabajadores que posean vacaciones. Esta notificación deberá contener
los datos de Sociedad, nombres y apellidos, área, periodo vacacional y días pendientes.

ANULACIONES REALIZADAS POR EL JEFE DIRECTO

Las aprobaciones y/o anulaciones deberán ser independientes en caso se fraccionen.
Cuando el Jefe rechace las vacaciones, llegara una notificación al trabajador con la observación respectiva (modificar
fecha de programación); en caso el trabajador no reprograme según las observaciones del Jefe durante el día, llegará
una notificación desde el día siguiente del rechazo con copia al Jefe, esta notificación se enviara diariamente hasta
que el usuario realice la modificación.

ANULACIONES REALIZADAS POR PLANILLAS

Las aprobaciones y/o anulaciones deberán ser independientes en caso se fraccionen.

Cuando Planillas rechace las vacaciones, llegara una notificación al trabajador con la observación respectiva
(modificar fecha de programación); en caso el trabajador no reprograme según las observaciones de Planillas durante
el día, llegará una notificación desde el día siguiente del rechazo con copia a Planillas, esta notificación se enviara
diariamente hasta que el usuario realice la modificación.

La Información del requerimiento de las vacaciones aprobadas deberá migrar correctamente al SAP para el cálculo
respectivo.

El trabajador solo podrá modificar la fecha de las vacaciones si estas fueron rechazadas por el Jefe Inmediato o por
Planillas, salvo el caso de la programación automática por primera vez.

C) ADELANTO DE VACACIONES TRUNCAS (APLICA PARA TODAS LAS SOCIEDADES)

Deberá ser solicitada directamente desde FIORI por el trabajador, en caso el trabajador no cuente con equipo su
Jefatura deberá generarlas.

El límite de días a ingresar a la solicitud deberá ser no mayor a la cantidad de días ganados a la fecha, ni menor a 7
días.

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APROBACIONES:
Jefe Inmediato; puede aprobar o rechazar el adelanto de vacaciones
Planillas; luego de ser aprobadas por el Jefe Inmediato podrá aprobar o rechazar las vacaciones.
El rechazo de las vacaciones implica la generación de una nueva programación tal como figura en vacaciones, líneas
arriba.

NOTIFICACIONES
- Una vez solicitadas por el trabajador, llegara una notificación al Jefe solicitando la aprobación. La notificación
deberá tener datos como Sociedad, apellidos y nombres, cantidad de días, f. inicio y termino de las
vacaciones.

- Cuando el requerimiento es aprobado o rechazado por el Jefe llegara una notificación al trabajador con
copia a planillas, indicando que ha sido aprobado por este.

- Una vez aprobado o rechazado por Planillas llegará otra notificación al trabajador, indicando que ha sido
aprobado; según modelo líneas abajo. IMPORTANTE: Incluir la sociedad del empleado y el nombre del Jefe
Directo.

El sistema deberá validar que en caso el trabajador solicite una compensación vacacional, estos días no deberán ser
mayores a 15 días por periodo vacacional.

D) VACACIONES COMPENSADAS (APLICA POR EL MOMENTO PARA TODAS LAS SOCIEDADES, MENOS
3100 y 3200)
Deberá ser solicitada directamente desde FIORI por el trabajador, en caso el trabajador no cuente con equipo su
Jefatura deberá generarlas.

El límite MÁXIMO de días que se pueden vender son 15 por periodo vacacional y mínimo 1.

APROBACIONES:
Jefe Inmediato; puede aprobar o rechazar la venta de vacaciones.
Planillas; luego de ser aprobadas por el Jefe Inmediato podrá aprobar o rechazar las vacaciones.

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NOTIFICACIONES
- Una vez solicitadas por el trabajador, llegara una notificación al Jefe solicitando la aprobación. La notificación
deberá tener datos como Sociedad, apellidos y nombres, cantidad de días en venta.

- Cuando el requerimiento es aprobado o rechazado por el Jefe llegara una notificación al trabajador con
copia a planillas, indicando que ha sido aprobado por este.

- Una vez aprobado o rechazado por Planillas llegará otra notificación al trabajador, indicando que ha sido
aprobado. En caso apruebe la venta de vacaciones se adjuntara el acuerdo de reducción vacacional, según
modelo adjunto.

Acuerdo de
reducción del descanso vacacional Logistica.pdf

II. APROBACIÓN CONTRATOS (APLICA A TODAS LAS SOCIEDADES).

PROCEDIMIENTO:
- Este procedimiento aplica solo para las renovaciones o rechazo de contratos de trabajo.
- Aplica solo al personal que cuenta con contrato a Plazo Fijo, no indeterminado.
- Aplica al personal que está próximo a cumplir 3 y 5 años.

NOTIFICACIONES:

- 1era notificación; 30 días antes del vencimiento del contrato, llegara una notificación (solo lectura) al Jefe
Inmediato con la relación de los contratos próximos a vencer. Los datos que ser reflejaran son: Sociedad,
nombre y apellidos, fecha de ingreso del trabajador, cargo y la duración del contrato anterior.

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- 2da notificación; 20 días antes del vencimiento del contrato llegara una notificación al Jefe inmediato en la
cual deberá aprobar o rechazar la renovación del contrato. El tiempo de vigencia con la que cuenta el Jefe
Inmediato es 10 días calendario a partir de la segunda notificación. Los datos que ser reflejaran en la
notificación serán: Sociedad, nombre y apellidos, fecha de ingreso del trabajador, cargo, la duración del
contrato anterior, de esta forma podrá ingresar a través de un Link a FIORI para aprobar o rechazar el
contrato.

- Si llega a pasar el límite de la aprobación del contrato por parte del Jefe Inmediato, llegara una notificación
a la Gerencia de Administración y Finanzas (Crosland) o el Jefe de Recursos Humanos (Inca Rail y Serfer),
para su aprobación o rechazo respectivo. Los datos que ser reflejaran son: Sociedad, nombre y apellidos,
fecha de ingreso del trabajador, cargo, la duración del contrato anterior, Jefe Inmediato (nombre del que no
renovó), de esta forma podrá ingresar a través de un Link a FIORI para aprobar o rechazar el contrato.

- En caso se renueve el Jefe inmediato, deberá colocar la fecha, cantidad de meses o seleccionar la opción
indeterminado; por los que se desea renovar, solo en el caso el Jefe desee renovar el contrato del trabajador
a plazo indeterminado deberá colocar obligatoriamente un comentario para luego ser enviado a la Gerencia
respectiva para su aprobación. Una vez se completen los datos y se apruebe por la Gerencia respectiva
llegara una notificación a Planillas, con copia al TRABAJADOR de la renovación del contrato (notificación
con copia al trabajador solo en caso de aprobación)

- En caso el Jefe Inmediato no renueve contrato, deberá colocar un comentario obligatorio llegando solo a
planillas la notificación de no aprobación del contrato. Los datos que ser reflejaran son: Sociedad, nombre y
apellidos, fecha de ingreso del trabajador, cargo, la duración del contrato anterior, Jefe Inmediato y
comentario en los casos que se requieran.

- En los casos que el Jefe Inmediato desee realizar una renovación menor a 3 meses, deberá colocar un
comentario obligatorio para luego ser enviado a la Gerencia respectiva para su aprobación. Una vez se
completen los datos y se apruebe llegara una notificación a Planillas, con copia al TRABAJADOR de la
renovación del contrato (notificación con copia al trabajador solo en caso de aprobación).

PERSONAL PROXIMO A CUMPLIR 3 Y 5 AÑOS

- 1era notificación; 30 días antes de cumplir 3 y/o 5 años, llegara una notificación (solo lectura) al Jefe
Inmediato con la relación de los contratos próximos a cumplir 3 y/o 5 años. Los datos que ser reflejaran son:
Sociedad, nombre y apellidos, fecha de ingreso del trabajador, cargo y la duración del contrato anterior.

- 2da notificación; 20 días antes de cumplir 3 y/o 5 años, llegara una notificación al Jefe inmediato en la cual
deberá aprobar o rechazar la renovación del contrato. El tiempo de vigencia con la que cuenta el Jefe
Inmediato es 10 días calendario a partir de la segunda notificación. Los datos que ser reflejaran en la
notificación serán: Sociedad, nombre y apellidos, fecha de ingreso del trabajador, cargo, la duración del
contrato anterior, de esta forma podrá ingresar a través de un Link a FIORI para aprobar o rechazar el
contrato.

- Si llega a pasar el límite de la aprobación del contrato por parte del Jefe Inmediato, llegara una notificación
a la Gerencia de Administración y Finanzas (Crosland) o el Jefe de Recursos Humanos (Inca Rail y Serfer),
para su aprobación o rechazo respectivo. Los datos que ser reflejaran son: Sociedad, nombre y apellidos,
fecha de ingreso del trabajador, cargo, la duración del contrato anterior, Jefe Inmediato (nombre del que no
renovó), de esta forma podrá ingresar a través de un Link a FIORI para aprobar o rechazar el contrato.

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- En caso se renueve el Jefe inmediato, deberá colocar la fecha, cantidad de meses o seleccionar la opción
indeterminado; por los que se desea renovar, deberá colocar obligatoriamente un comentario para luego ser
enviado a la Gerencia respectiva para su aprobación respectiva. Una vez se completen los datos y se
apruebe por Gerencia llegara una notificación a Planillas, con copia al TRABAJADOR de la renovación del
contrato (notificación con copia al trabajador solo en caso de aprobación)

- En caso el Jefe Inmediato no renueve contrato, deberá colocar un comentario obligatorio llegando solo a
planillas la notificación de no aprobación del contrato. Los datos que ser reflejaran son: Sociedad, nombre y
apellidos, fecha de ingreso del trabajador, cargo, la duración del contrato anterior, Jefe Inmediato y
comentario en los casos que se requieran.

- En los casos que el Jefe Inmediato desee realizar una renovación menor a 3 meses, deberá colocar un
comentario obligatorio para luego ser enviado a la Gerencia respectiva para su aprobación. Una vez se
completen los datos y se apruebe llegara una notificación a Planillas, con copia al TRABAJADOR de la
renovación del contrato (notificación con copia al trabajador solo en caso de aprobación).

La información deberá grabarse en SAP HCM de la cual se generen los contratos.

B) GENERACIÓN DE CONTRATOS DE TRABAJO

La finalidad de este módulo es la generación automática de contratos y otros documentos laborales para el trabajador.

La Generación de contratos puede ser por primera vez (Primigenio) o renovación, así mismo se deberá tener la
opción del modelo de contrato a Generar.

Los Tipos de contrato podría ser por:

- Inicio o Incremento de actividad (Duración 3 años) – Se utiliza para los nuevos ingresos
- Inicio o Incremento de actividad Destajo (Duración 3 años) – Se utiliza en los nuevos ingresos para el puesto
de Ejecutivos de Servicio a Bordo (Inca Rail)
- A plazo indeterminado – Se utiliza en el personal que cumple 5 años en la empresa
- Contrato Intermitente – Se utiliza a solicitud de gerencia cuando es un nuevo ingreso
- Contrato de Suplencia – Se utiliza en caso de reemplazo temporal para un personal que salga de licencia de
maternidad, vacaciones, u otro caso específico.
- Contrato a tiempo Parcial – Se utiliza a solicitud de gerencia cuando es un nuevo ingreso
- Servicio Específico (Duración 2 años) - Se utiliza a solicitud de gerencia cuando es un nuevo ingreso

En los casos de cambios de cargo, remuneración, categoría, deberán adicionar clausulas en los contratos vigentes.
Líneas debajo los modelos de contratos a utilizar:

CONTRATO_A_TIEM CONTRATO_DE_SUP CONTRATO_INCRE CONTRATO_INCRE CONTRATO_INTERM CONTRATO_SERVICI

LENCIA_PRIMIGENIO.docx
PO_PARCIAL_PRIMIGENIO.docx MENTO_DE_ACTIVIDAD_PRIMIGENIO.docx
MENTO_DE_ACTIVIDAD_Destajo.docx ITENTE_PRIMIGENIO.docx
O_ESPECIFICO_PRIMIGENIO.docx

PLAZO CONTRATO_INTERM CONTRATO_INTERM CONTRATO_INCRE CONTRATO_INCRE CONTRATO_INCRE

ITENTE_PRIMIGENIO_CROSLOG.docx
INDETERMINADO.docx MENTO_DE_ACTIVIDAD_RENOVACION_COMPETENCIA_CO.docx
MENTO_DE_ACTIVIDAD_RENOVACION_COMPETENCIA.docx
ITENTE_PRIMIGENIO_CargoConfianza.docx MENTO_DE_ACTIVIDAD_RENOVACION_CO.d

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CONTRATO_INCRE CONTRATO_INCRE CONTRATO_INCRE CONTRATO_INCRE CONTRATO_INCRE CONTRATO_INCRE

MENTO_DE_ACTIVIDAD_RENOVACION_CambiodeSueldo.docx
MENTO_DE_ACTIVIDAD_RENOVACION_ClausulaDscto.docx MENTO_DE_ACTIVIDAD_RENOVACION.docx
MENTO_DE_ACTIVIDAD_PRIMIGENIO_COMPE
MENTO_DE_ACTIVIDAD_RENOVACION_CambiodeSueldo_CO.docx
MENTO_DE_ACTIVIDAD_RENOVACION_ClausulaDscto_CO.docx

CONTRATO_INCRE CONTRATO_DE_SUP CONTRATO_DE_SUP CONTRATO_DE_SUP CONTRATO_DE_SUP CONTRATO_DE_SUP

LENCIA_RENOVACION.docx
LENCIA_RENOVACION_ClausulaDscto.docx LENCIA_PRIMIGENIO_CROSLOG.docx
LENCIA_RENOVACION_Cambio_de_Sueldo.docx
MENTO_DE_ACTIVIDAD_PRIMIGENIO_CargoConfianza.docx LENCIA_PRIMIGENIO_CargoConfianza.docx

CONTRATO_A_TIEM CONTRATO_A_TIEM CONTRATO_A_TIEM CONTRATO_A_TIEM CONTRATO_A_TIEM CONTRATO_SERVICI

PO_PARCIAL_PRIMIGENIO_CROSLOG.docx
PO_PARCIAL_RENOVACION_CambiodeSueldo.docx
PO_PARCIAL_RENOVACION.docx
PO_PARCIAL_RENOVACION_ClausulaDscto.docx PO_PARCIAL_PRIMIGENIO_CargoConfianza.docx
O_ESPECIFICO_RENOVACION_Clausula de D

CONTRATO_SERVICI CONTRATO_SERVICI CONTRATO_SERVICI CONTRATO_SERVICI CONTRATO_SERVICI CONTRATO_POR_RE

O_ESPECIFICO_PRIMIGENIO_CROSLOG.docx
O_ESPECIFICO_RENOVACION_CambioSueldo.docx
O_ESPECIFICO_RENOVACION.docx
O_ESPECIFICO_RENOVACION_CambioSueldoDescuento.docx O_ESPECIFICO_PRIMIGENIO_CargodeConfianza.docx
CONVERSION_EMPRESARIAL_RENOVACION_

CONTRATO_POR_RE CONTRATO_POR_RE CONTRATO_POR_RE CONTRATO_POR_RE CONTRATO_POR_RE CONTRATO_POR_RE

CONVERSION_EMPRESARIAL_RENOVACION_CambiodeSueldo.docx
CONVERSION_EMPRESARIAL_RENOVACION.docx
CONVERSION_EMPRESARIAL_RENOVACION_CambioSueldoDescuento.docx CONVERSION_EMPRESARIAL_PRIMIGENIO_C
CONVERSION_EMPRESARIAL_RENOVACION_CambiodeSueldo_CO.docx
CONVERSION_EMPRESARIAL_RENOVACION_CambioSueldoDescuento_CO.docx

CONTRATO_POR_RE CONTRATO_INTERM CONTRATO_INTERM CONTRATO_INTERM

ITENTE_RENOVACION_ClausulaDsc.docx
CONVERSION_EMPRESARIAL_CargodeConfianza.docx ITENTE_RENOVACION.docx
ITENTE_RENOVACION_CambiodeSueldo.docx

Por política el trabajador que ingresa comienza con un Contrato por incremento de actividad (3 años), luego pasa
por reconversión empresarial (2 años) y pasa a indeterminado. Sin embargo el trabajador, puede ingresar por
cualquiera de las modalidades antes mencionadas.

Se tomara información de los módulos PA (Datos Personales), OM (Causa objetiva, puesto y funciones), PT (Horario
de trabajo según sede).

Los campos que se necesitan para la elaboración de los contratos son: Empresa, RUC, dirección, cargo, DNI,
representante legal o apoderado, numero de partida registral, objeto social de la empresa, causa objetiva, apellidos
y nombres del trabajador, DNI, dirección, cargo, funciones, remuneración, horario, categoría del trabajador, duración
del contrato, correo electrónico.

La emisión de los contratos deberá generarse en Word para permitir la edición, así mismo deberá guardarse en una
carpeta por sociedad cada contrato generado deberá tener como nombre el DNI y la fecha de emisión del contrato

Así mismo también se deberán generar los siguientes documentos:

- Convenios de Bonificaciones – Cuando el personal percibe bonificaciones (vendedores, etc.)
- Convenios de Plan de Capacitación – Se adjunta solo en el convenio de prácticas pre profesionales
- Convenios de Practicas Pre y Profesionales – Se utiliza en los nuevos practicantes, su duración en caso del
convenio pre profesional es hasta que culmine los estudios superiores, y en el caso de los convenios
profesionales es hasta 01 año.
- Convenio de Remuneración Integral Anual – Se utiliza cuando la Gerencia General lo determine
- Declaración de Seguridad y Salud en el trabajo -
- Carta de categorización – Se utiliza cuando el puesto esté calificado como: Dirección, Confianza, Confianza
No Fiscalizable o No Fiscalizable

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- Formato de elección de Sistema Pensionario – Se aplica cuando el nuevo ingreso no esté afiliado a ningún
sistema pensionario
- Cargo de Boletín Informativo – Se entrega al nuevo ingreso
- Cargo de entrega de fotocheck

CONVENIO_REMUN CONVENIO_PLAN_D SOLICITUD_CONVE SOLICITUD_CONVE CONVENIO_EXCLUS CONVENIO_FACTUR

E_CAPACITACION.docx
ERACION_INTEGRAL_ANUAL.docx NIOS_PROFESIONALES.docx
NIOS_PREPROFESIONALES.docx IVIDAD.docx ACION.docx

CONVENIO_POR_O CONVENIO_POR_VE PERSONAL PERSONAL PERSONAL

BJETIVO.docx NTAS.docx ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO - CALLAO ADMINISTRATIVO
-ANCON - -SAN
CALLAO -ANCON - -SAN
CALLAO -ANCON - SAN ISIDRO-201653111537
ISIDRO-2016531102336780.docx
ISIDRO-2016531104721457.docx

Se deberá contar con control y reporte de las causas objetivas, funciones, horarios, con la finalidad de modificar y/o
actualizar.

III APROBACIÓN DE HORAS EXTRAS (APLICA A TODAS LAS EMPRESAS, MENOS 3100 Y 3200)
Aplica sólo a los trabajadores Fiscalizables y Confianza Fiscalizable.

PROCEDIMIENTO: El sistema enviará los Lunes por la mañana una notificación a todos los Jefes que tengan
personal a cargo con la siguiente información:

Una vez corregidas las inconsistencias de los trabajadores en SAP realizado por el personal de Planillas y de acuerdo
a lo solicitado en el BBP_HCM_TM_003 (Evaluación de Tiempos), el sistema calculará las horas de sobretiempo
generadas por cada trabajador, según fecha corte (20 del mes 1 al 19 mes 2).

Estas horas de sobretiempo generadas se enviarán a los Jefes respectivos para su aprobación a través de FIORI.
Esta notificación tendrá el siguiente formato:

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APROBACIONES:
Solo será necesaria una aprobación del Jefe Inmediato quien tendrá dos opciones aprobar o rechazar.

En caso opte por aprobarlas, estas horas deberán migrar al SAP HCM para el pago respectivo.
En caso opte por rechazo, estas horas deberán registrarse en una tabla de horas sin aprobar en SAP que contendrá
datos como sociedad, nombre del trabajador, código, periodo de evaluación, cantidad de horas al 25%, 35% y 100%,
las mismas que no se consideran para el pago.

Las aprobaciones deben ser realizar de forma individual por cada trabajador.

NOTIFICACIONES
- Generado el cálculo de horas extras, directamente por el sistema, llegara una notificación al Jefe solicitando
la aprobación, tal como se solicitó líneas arriba.

- Aprobado o rechazado por el Jefe Inmediato llegara a Planillas una notificación con el siguiente formato:

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IV. GENERACIÓN Y APROBACION PRESTAMOS Y/O ADELANTOS (APLICA A TODAS LAS SOCIEDADES)

PROCEDIMIENTO:
Se tienen 2 clases: Préstamos y adelantos.
El usuario registrara manualmente el requerimiento en FIORI. En caso no contase con equipo de cómputo ni RPC,
será su Jefe Inmediato quien genere el requerimiento por él.
En caso el usuario ingrese un parámetro fuera de lo establecido en las políticas de préstamos o adelantos el sistema
deberá mostrar un mensaje de error, indicando el motivo e impidiendo grabar el requerimiento.
Se adjuntan los parámetros y políticas para cada tipo de solicitud.

MatrizAdelantoPres
tamos.pdf

APROBACIONES:
Se tendrán 4 niveles de aprobación o rechazo:
- 1er aprobador Bienestar
- 2do aprobador Jefe Directo, tomado en base a la estructura organizativa de SAP HCM.
- 3er aprobador Gerente de Negocio, tomado en base a la estructura organizativa de SAP HCM. En el caso de
las sociedades 3100 y 3200 el aprobador es el Jefe de Recursos Humanos de Turismo.
- 4to aprobador Gerente de Recursos Humanos.

En caso opte por rechazo en algún nivel de aprobación el requerimiento será eliminado.

NOTIFICACIONES
- Generado requerimiento deberá llegar una notificación a Bienestar para la aprobación o rechazo del mismo.
En esta notificación deberá mostrarse el enlace directo para realizar la aprobación en FIORI.

- Una vez aprobado por Bienestar deberá llegar una notificación al Jefe Directo para la aprobación o rechazo
del mismo. En esta notificación deberá mostrarse el enlace directo para realizar la aprobación en FIORI.

- Una vez aprobado por Jefe Directo deberá llegar una notificación al Gerente del Negocio y/o Jefe de
Recursos Humanos de Turismo para la aprobación o rechazo del mismo. En esta notificación deberá
mostrarse el enlace directo para realizar la aprobación en FIORI.

- Una vez aprobado por el Gerente del Negocio deberá llegar una notificación al Gerente de Recursos
Humanos y/o Jefe de Recursos Humanos de Turismo para la aprobación o rechazo del mismo. En esta
notificación deberá mostrarse el enlace directo para realizar la aprobación en FIORI.

- Una vez aprobado por el Gerente de Recursos Humanos deberá llegar una notificación a Planillas para el
proceso respectivo.

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CONSIDERACIONES ESPECIALES Y GENERALES

- En el caso del módulo de vacaciones, préstamos, el usuario deberá contar con una opción FIORI o SAP donde
se muestre el estado de su requerimiento.

- Todas las notificaciones donde se solicite aprobación deberán contar con un Link para ingreso directo a
FIORI.

- Planillas, deberá contar con una opción donde pueda visualizar el reporte de vacaciones pendientes de
aprobar (por el Jefe y de las generadas automáticamente), por fecha, jefatura, sociedad, motivo, nombre y
apellido del trabajador.

- Planillas, deberá contar con una opción reporte de licencias no aprobadas a través de FIORI, por fecha,
jefatura, sociedad, motivo, nombre y apellido del trabajador.

- Planillas, deberá contar con una opción reporte de horas extras aprobadas y no aprobadas a través de FIORI,
por fecha, jefatura, sociedad, motivo, nombre y apellido del trabajador.

VIII. Descripción Solución Propuesta

Las aplicaciones para aprobación desde SAP Fiori comprenderán lo siguiente:
1. Aprobación de contratos
Datos de entrada:
Empresa
Código Empleado
Nombre del empleado
Termino Contrato(fecha fin contrato)
Tiempo acumulado tipo contrato

Opciones:
Aprobar
Rechazar
Comentario opcional (en 3 y 5 años obligatorio)

Datos de Salida:
Registro contrato en it0016
Notificación: Dirigido a Planillas

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Flujo Aprobación
El proceso se gatilla con un job que obtiene los contratos con 20 días de anticipación al termino de contrato.
1er Nivel: Jefe directo
2do Nivel: Gerente RRHH/General
* La aplicación FIORI solo considerará el primer nivel. El segundo nivel se realizará mediante la bandeja de SAP
(SBWP - Sap Business Work Place)

Prototipo

2. Solicitud de absentismos (Vacaciones)

Datos de entrada:
Días pendientes por periodo (mostrar información)
Fecha Inicio(Calendario)
Fecha Fin(Calendario)
Tipo de Absentismo
Indicador Tipo Liquidación (Goce / Venta)
* Los días pendientes serán mostrados de forma total.

Opciones:
Enviar
Cancelar
Comentario opcional

Datos de Salida:
Solicitud enviada.

Flujo Aprobación
Se envía notificación al Jefe directo (con copia a Planillas)

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2do nivel: Planillas

* La aplicación FIORI solo considerará el primer nivel. El segundo nivel se realizará mediante la bandeja de SAP
(SBWP - Sap Business Work Place)

Prototipo

3. Aprobación de absentismos
Datos de entrada:
Código Trabajador
Nombre Trabajador
Fecha inicio
Fecha termino
Tipo de Absentismo(visualiza)
Días
Comentario del empleado

Opciones:
Aprobar
Rechazar
Comentario opcional

Datos de Salida:
Solicitud Aprobada
Solicitud Rechazada

Flujo Aprobación

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El proceso se gatilla con el envío de la solicitud del trabajador

Nivel 1: Jefe Directo
Nivel 2: Planillas
Cuando Planillas Aprueba llega correo al trabajador, con copia al Jefe dando Ok

* La aplicación FIORI solo considerará el primer nivel. El segundo nivel se realizará mediante la bandeja de SAP
(SBWP - Sap Business Work Place)

Prototipo

4. Aprobación de Tiempos
Datos de entrada:
Empresa
Código Empleado
Nombre Empleado
Total por HHEE25% + HHEE35% + HHEE100%
Mostrar Valorización en base al sueldo y HHEE
El día 21 se deberá enviar un consolidado de todas las incidencias del periodo (20 al 19)
El jefe tendrá para aprobar los días 21 y 22 antes de la ejecución de la nómina

Inconsistencias: 1 vez por semana (lunes se envía lo de la semana pasada)

Sobretiempo: 1 vez al mes (22 de cada mes)
* Los mensajes de inconsistencias no estarán incluidos en las aplicaciones SAP Fiori

Opciones:
Aprobar para Pago
Aprobar para Compensación
Rechazar
Comentario

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Datos de Salida:
HHEE Aprobadas
HHEE Compensadas
HHEE Rechazadas

Flujo Aprobación
El proceso se gatilla…
1 Nivel: Jefe directo
Se envía copia a Planillas

Prototipo

5. Solicitud de préstamos
Datos de entrada:
Tipo de Préstamo
Monto solicitado
Inicio amortización(mes aprobación)
Numero Cuotas (se valida el maximo)
Indicador descuento en Gratificación (definir día de proceso para programación)
Indicador descuento en Utilidades (definir día de proceso para programación)
Opciones:
Enviar solicitud
Cancelar

Datos de Salida:
Solicitud enviada

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Flujo Aprobación
1er Nivel: Jefe
2do Nivel: Bienestar
3er Nivel: Gerente
4to Nivel: Planillas
* La aplicación FIORI solo considerará el envío de la solicitud. La aprobación se realizará mediante la bandeja de
SAP (SBWP - Sap Business Work Place)

Prototipo

IX. Flujo del Proceso SAP Solución Propuesta

No Aplica

X. Requerimientos de Configuración
No Aplica

XI. Requerimientos de Ampliación y Desarrollo

No Aplica

XII. Requerimientos de Formulario

No Aplica

XIII. Requerimientos de Reporte

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No Aplica

XIV. Requerimientos de Interface

No Aplica

XV. Mejoras Futuras

No Aplica

XVI. Impacto Organizacional

No Aplica

XVII. Documentos Relacionados

No Aplica

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