Manejo de BienesCOPNIA

AB-pr-02
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE Vigente a partir de

Septiembre 2018
BIENES 5ta. Actualización
Pág.1/30
1 OBJETIVO
Definir, establecer y ejecutar de manera normalizada y regulada las acciones relacionadas con el manejo de los
activos fijos, bienes de control y de consumo, determinando las actividades a realizar para el registro,
almacenamiento, custodia, distribución, protección, recibo, traslado, salida definitiva, reconocimiento, medición,
revelación y presentación de los hechos económicos del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA,
así como el apoyo logístico necesario para facilitar el normal desarrollo de las actividades propias del COPNIA.
2 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable para el ciclo de los activos e inventarios, de obligatorio cumplimiento para los
procesos de recepción, custodia, traslado, salida, depreciación y de deterioro de acuerdo con el Nuevo Marco
Normativo Para Entidades de Gobierno
3 NORMATIVIDAD
Tipo Número Titulo Fecha

Por la cual se expide el Código Civil Colombiano Mayo 26 de
Ley 57
1873
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Octubre 28
Ley 80
Administración Pública de 1993
Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad Agosto 15
Ley 610
fiscal de competencia de las contralorías. de 2000
Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un Diciembre 20
Ley 222
nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones. de 1995
Por la cual se adopta al reglamento de contabilidad pública, se Septiembre
Resolución 354
establece su conformación y se define el ámbito de aplicación 5 de 2007
Por el cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública Septiembre
Resolución 355
5 de 2007
Por el cual se adopta el manual de procedimientos del Régimen de Septiembre
Resolución 356
Contabilidad Pública 5 de 2007
Manual de Manual de políticas contables bajo el nuevo marco normativo para
CB-m-02
Políticas entidades de gobierno Julio 2018
COPNIA
Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública (RCP),
Diciembre 2
Resolución 628 el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública
de 2015
Por las cuales se incorporan, al RCP, los marcos normativos para las
Octubre 8 de
Resolución 533 entidades de gobierno
2015
Por las cuales se incorporan al RCP, los Catálogos Generales de
Noviembre
Resolución 620 Cuentas que utilizarán las entidades públicas
26 de 2015
Por la cual se incorporan, al RCP, los Procedimientos Transversales
192 Mayo 5 de
Resolución
2016
Por la cual se incorpora al RCP, la Norma del Proceso contable y el
Septiembre
Resolución 525 sistema documental contable
9 de 2016
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.2/30
4 DEFINICIONES
4.1. DEFINICIONES GENERALES
Activo
Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una persona natural o jurídica y que son
fuente de beneficios.
Activos fijos
Es la inversión en infraestructura realizada para el funcionamiento de la entidad, constituida generalmente por
muebles, equipos, edificios, etc.
Activo intangible
Es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física. Un activo es identificable cuando:
- es separable, es decir, es susceptible de ser separado o dividido de la entidad y vendido, transferido,
explotado, arrendado o intercambiado, bien individualmente junto con un contrato, un activo o un
pasivo relacionado, o
- surge de un contrato o de otros derechos legales, independientemente de si esos derechos son
transferibles o separables de la entidad o de otros derechos y obligaciones.
Amortización
Es la distribución sistemática del importe amortizable de un activo intangible durante su vida útil.
Vida útil
Es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo, o el número de unidades de producción o similares que
se espera obtener del activo por parte de la entidad.
Almacén
Lugar físico dispuesto para el recibo, registro y almacenamiento temporal de los bienes devolutivos o de
consumo adquirido o transferido por el COPNIA, a cualquier título, con el fin de atender el desarrollo de la
función administrativa.
Baja de Bienes
Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad, física y documentalmente, de bienes servibles pero que por
su obsolescencia ya no cumplen con los requerimientos de la entidad o de bienes inservibles que han sufrido
daños a lo largo de su vida útil.
Bajas por pérdida, daño o deterioro de bienes:

Es la baja de bienes que se realiza en casos de pérdida, daño total o deterioro irreparable de bienes de
propiedad del COPNIA que se encuentran en depósito o en servicio, por causas distintas al desgaste natural o a
situaciones de fuerza mayor o caso fortuitos.
Bajas por caso fortuito o fuerza mayor:

Es la baja de bienes que se realiza en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito como consecuencia de las
cuales se produzca la pérdida, daño total o deterioro irreparable de los bienes de propiedad o bajo control del
COPNIA, que se encuentran en depósito o en servicio
Bajas de bienes servibles no necesarios para el servicio
Son aquellos bienes que estando en buen estado no son utilizables en las labores inherentes al COPNIA, porque
la finalidad para la que fueron adquiridos no se encuentra vigente, ni se evidencia que puedan requerirse en un
futuro; también se consideran bienes no necesarios para el servicio los elementos tecnológicamente obsoletos
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.3/30
y en general aquellos que por su alto costo de mantenimiento frente a las opciones de renovación existentes en
el mercado, hacen muy onerosa su permanencia en los activos fijos del COPNIA.
Bajas de bienes inservibles:

Si llegasen a existir bienes servibles no necesarios para el servicio o bienes inservibles, no registrados en
ninguno de los inventarios del COPNIA, que han sido producto de bajas anteriores, pero que no se les dio salida
física; o elementos de consumo devueltos por las dependencias en razón a la imposibilidad de su uso dadas
condiciones de vencimiento del producto o inutilidad del insumo por temas de actualización tecnológica,
procederá su baja atendiendo la definiciones descritas anteriormente y los procedimientos incluidos dentro del
presente manual.
Bajas en cuentas
Es un elemento de propiedades, planta y equipo que se dará de baja cuando no cumpla con los requisitos
establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando se dispone del elemento o
cuando la propiedad, planta y equipo queda permanentemente retirada de uso y no se esperan beneficios
económicos futuros por su disposición o un potencial de servicio.
Bienes
Los bienes consisten en cosas corporales o incorporales. Corporales son las que tiene un ser real y pueden ser
percibidas por los sentidos, como una casa, una mesa o un libro. Incorporales, las que consisten en simples
derechos, como las líneas telefónicas, las licencias, el software y las servidumbres activas. Los bienes tangibles
se clasifican en muebles e inmuebles.
Bienes Inservibles
Conjunto de bienes devolutivos o de consumo que por su desgaste, deterioro, u obsolescencia física ya no
cumplen con los requisitos de funcionamiento de las dependencias del COPNIA, o que cumplieron su vida útil en
la bodega sin que se le dé un destino específico.
Bienes obsoletos por su uso

Son aquellos bienes que han sufrido desgaste debido a su uso y pueden ser susceptibles de recuperación de
alguna de sus partes o componentes.
Bienes obsoletos técnica y tecnológicamente

Son aquellos bienes que aunque se encuentren en buen estado, no pueden rendir o producir el beneficio
deseado y es necesario cambiarlos por otros, técnica o tecnológicamente más avanzados.
Bienes de Control
Son bienes que no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, están sujetos al deterioro por
uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo, su costo es inferior a 2 S.M.L.M.V. Son bienes que
habiendo sido registrados directamente al gasto, como consumo, discrecionalmente el COPNIA decidió que
serán controlados administrativamente.
Inventario
Registro documental o listado que muestra el conjunto de bienes muebles que conforman el Activo fijo de un
área de trabajo con su respectiva identificación.
Nota de entrada de almacén

Documento que acredita la entrada real de un bien o elemento a la entidad, siendo el único soporte
administrativo para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.4/30
Nota de salida de almacén

Documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del almacén o
bodega de bienes, y el traslado de la responsabilidad de su uso, conservación y custodia del responsable de
almacén e inventarios al funcionario que los recibe.
Mantenimiento
Trabajos de inspección, ajuste y reparación de equipos e inmuebles, que buscan mantener las condiciones
óptimas de funcionamiento evitando fallas futuras (preventivo) o reparando las fallas que hayan ocurrido de
forma imprevisible (correctivo).
Muebles
Muebles son los que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los
animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas
inanimadas.
Se exceptúan las que siendo muebles por su naturaleza se reputan inmuebles por su destino, según el artículo
658 del Código Civil Colombiano.
Reposición de bienes
Consiste en remplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal
por uso o caso fortuito, por otro de iguales o de similares características.
Resarcimiento de bienes
Es el procedimiento de indemnizar, compensar o pagar un bien que ha sido desaparecido, hurtado o dañado.
Siniestro
Es un acontecimiento que origina daños concretos que se encuentran garantizados en una póliza hasta
determinada cuantía, obligando a la Aseguradora a restituir, total o parcialmente, al Asegurado o a sus
beneficiarios, el capital garantizado en el contrato del seguro.
Siniestro – Notificación
Cuando el Asegurado tiene conocimiento de la realización de un siniestro y/o el beneficiario conoce que tiene
derecho de reclamar la suma asegurada, deberá dar aviso a la Aseguradora.
Deterioro de los activos

Es un mecanismo para lograr el valor más apropiado de los mismos, en la medida en que se incorpora en la
valoración las expectativas de pérdidas por condiciones del entorno o internas de la entidad, que no siempre
están bajo su control
Otros activos
Los bienes que se reciban en permuta se medirán por su valor de mercado. A falta de este, se medirán por el
valor de mercado de los activos entregados y, en ausencia de ambos, por el valor en libros de los activos
entregados. En todo caso, al valor determinado se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente
atribuible a la preparación del activo para el uso previsto
Pérdida por deterioro

Es el exceso del valor en libros de un activo sobre su valor recuperable.
Construcción
Es el valor de adquisición o construcción de inmuebles de propiedad de la Entidad destinados para el desarrollo
del objeto social.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.5/30
Terrenos
Es el valor de los predios donde están construidas las edificaciones de propiedad de la Entidad, así como los
destinados a futuras ampliaciones o construcciones del mismo
Adiciones y mejoras
Erogaciones en que incurre la Entidad, para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y
eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos.
Valor residual
Es el valor estimado que la entidad, podría obtener actualmente por la disposición del elemento, después de
deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás
condiciones esperadas al término de su vida útil
Vida útil
Periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o el número de unidades de
producción o similares que se espera obtener del mismo.
Para los intangibles si no es posible hacer una estimación fiable de la vida útil, se considerará que este tiene
vida útil indefinida y no será objeto de amortización.
4.2. OTRAS DEFINICIONES
REPARACIONES
Las reparaciones del bien se reconocerán como gasto en el resultado del periodo. Las reparaciones son
erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo.
DESCRIPCIÓN DE EQUIPOS DE CÓMPUTO COMO ACTIVO
Se registra la máquina como un todo, que incluye los componentes básicos indispensables para su
funcionamiento, C.P.U, monitor, mouse, teclado, tarjetas de memoria, unidad de cd room, fax, software OEM
entre otros. Administrativamente y para los registros de almacén se asignará un código o placa principal y en el
programa de control de bienes se relacionarán las series o códigos de identificación de dichos componentes.
Físicamente la placa se adhiere al equipo y una copia en cada uno de sus componentes.
5 IDENTIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Los bienes devolutivos del Consejo Profesional nacional de Ingeniería se clasifican en activos fijos, bienes de
control administrativo y bienes de consumo.
5.1 ACTIVOS FIJOS
Todos los bienes corporales muebles, inmuebles e intangibles que la entidad adquiera para el desarrollo de su
cometido estatal, deberán clasificarse como activos fijos cuyo costo sea superior a 2 Salarios mínimos mensuales
legales vigentes, excepto para el grupo de activos de equipo de cómputo y comunicación los cuales serán
reconocidos como activos fijos sin importar su valor de adquisición.
Esta clasificación obedecerá necesariamente a las características propias de cada bien, guardando consistencia
con las normas de contabilidad pública vigentes para las entidades de naturaleza pública.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.6/30
Para el efecto del desarrollo de sus funciones y de este manual, la entidad debe acatar la clasificación contable
establecida por el Contador General de la Nación de conformidad con lo establecido en el Régimen de
Contabilidad Pública y por los procedimientos señalados en el mismo.
Bienes Muebles
El grupo lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y
montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o suministro de otros bienes y
servicios o utilizarlos en la administración del ente público y que no estén destinados para la venta, siempre que
su vida útil probable exceda de un (1) año.
Bienes Inmuebles
Son inmovibles como terrenos y edificaciones, que se incorporan a los saldos de los Activos de la Entidad,
cuando ya se tienen los documentos soportes de la adquisición del bien, en el cual se debe evidenciar por
separado el valor del terreno y la construcción, que de la misma manera se registrara en el sistema de
información de la Entidad.
5.1.1 GRUPOS DE REGISTRO EN SEVEN-ERP PARA BIENES INMUEBLES E MUEBLES
Los bienes devolutivos clasificados como activos fijos se deben agrupar en el sistema de información en los
siguientes grupos:
Grupo Nombre de Grupo

10 TERRENOS
11 OFICINAS
12 PARQUEADEROS Y GARAJES
13 MUEBLES Y ENSERES
14 EQUIPO Y MAQUINARIA DE OFICINA
15 EQUIPO DE COMUNICACIÓN
16 EQUIPO DE COMPUTO
17 EQUIPO DE COMEDOR Y COCINA
5.1.2 PROCESOS DE ADICIÓN Y MEJORA
Las adiciones y mejoras efectuadas al bien se reconocerán como mayor valor de esta y, en consecuencia,
afectarán el cálculo futuro de la depreciación. Las adiciones y mejoras son erogaciones en que incurre la entidad
para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad
de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos.
Estas pueden ser como la compra de repuestos, cambio de componentes principales, mejora de activos entre
otros, al identificar estas adiciones se deben registrar en el sistema de información SEVEN-ERP, por el programa
SAFADICI, informado al área contable con el fin de que se verifique que la contabilidad también fue afectada
con los valores registrados en las adiciones.
Para las adiciones y mejoras de los bienes muebles, inmuebles, se reconocerán como mayor valor del activo
todas aquellas cuyo costo sea igual o mayor a medio SMMLV.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.7/30
5.1.2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCESO DE ADICIÓN Y MEJORA
Nº Nombre de Descripción de la actividad Responsable Registro

la actividad
1 Informe de El área administrativa, al final de cada Profesional de Informe detallado

Mejoras periodo realiza un informe detallado de los gestión de los activos
bienes que pueden ser susceptibles a administrativa / elaborado de forma
recálculo de vida útil. Técnico manual en formato
administrativo de Excel.
Almacén
2 Adiciones y Cuando a un bien existente en la Entidad se Profesional de Registro en el
mejoras de le realiza una adición o mejora la cual gestión aplicativo
activos aumente su vida útil, se debe ingresar en el Administrativa y SEVEN – Programa
aplicativo como un mayor valor al bien. Contabilidad SAFADICI /
Memorando o
Correo al área
Contable
3 Cálculo de la El valor que se ingresa por concepto de Profesional de Registro en el
depreciación adiciones y/o mejoras deben incrementar el gestión aplicativo
saldo del activo y esta será la nueva base Administrativa y SEVEN – Programa
para el cálculo de la depreciación Contabilidad SAFADICI /
Memorando o
Correo al área
Contable
5.1.3 ESTIMACIÓN DE LA VIDA ÚTIL
Al final de cada periodo el área administrativa realizara la verificación de las vidas utilices de los activos fijos,
con el fin de identificar si existe algún elemento al que se deba aplicar el proceso de adiciono mejora.
Adicionalmente de debe dejar un acta de aprobación por parte del área contable y administrativa, para las
modificaciones que se van a realizar a los activos fijos.
5.1.4 CÁLCULO DETERIORO
Al final de cada periodo se debe verificar si existe evidencia objetiva de la pérdida del valor del bien, por lo cual
dará lugar a reconocer un deterioro, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas
Contables bajo el nuevo marco normativo para entidades de gobierno, en el numeral 11 deterioro de bienes
muebles e inmuebles.
5.1.5 CÁLCULO DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN
La depreciación y amortización debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los
bienes durante su vida útil estimada, con el fin asociar la contribución de este activo al desarrollo de las
funciones de la entidad. Por regla general el reconocimiento de la depreciación y amortización afecta el gasto o
costo según corresponda.
Los activos son objeto de depreciación mientras que los derechos o intangibles lo son de amortización. La
depreciación o amortización deben siempre calcularse para cada activo individualmente considerado.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.8/30
El valor de las construcciones y edificaciones es base para calcular depreciación a lo largo de la vida útil del
bien, que se encuentran establecidas en el Manual de Política Contables de la Entidad.
Los terrenos no serán objeto de depreciación.
El área contable realizara las depreciaciones o amortizaciones de los activos utilizando el método de línea recta,
de acuerdo a las vidas útiles establecidas en el Manual de Políticas.
Se establecen las siguientes vidas útiles para los bienes de Propiedad Planta y Equipo, así
VALOR
ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL
RESIDUAL
Edificaciones Entre 30 y 70 años 20%
Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios Entre 1 y 25 años
10%
Muebles, enseres y equipo de oficina. Entre 7 y 20 años 0%
Equipo de comunicación y accesorios Entre 2 y 8 años 0%
Equipo de comedor, cocina, despensa y
Entre 2 y 10 años
hotelería 0%
Equipo de computación y accesorios Entre 2 y 8 años 0%
Para el caso de los intangibles la determinación de la vida útil se establecerá de acuerdo a la particularidad del
activo en el momento de la adquisición
En caso de adquirirse activos fijos usados, deberá calcularse la vida útil restante del bien teniendo en cuenta la
vida estimada y el tiempo que llevaba de uso el activo al momento de su adquisición.
5.2 BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Todos los bienes corporales muebles que la entidad adquiera para el desarrollo de su cometido estatal, deberán
clasificarse como bienes muebles de control cuyo costo sea inferior a 2 Salarios mínimos mensuales legales
vigentes.
Esta clasificación obedecerá necesariamente a las características propias de cada bien y su costo e adquisición,
guardando consistencia con las normas de contabilidad pública vigentes para las entidades de naturaleza
pública.
Para el efecto del desarrollo de sus funciones y de este manual, la entidad debe acatar la clasificación contable
establecida por el Contador General de la Nación de conformidad con lo establecido en el Régimen de
Contabilidad Pública y por los procedimientos señalados en el mismo.
5.2.1 Clasificación
Bienes Muebles
El grupo lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y
montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o suministro de otros bienes y
servicios o utilizarlos en la administración del ente público y que no estén destinados para la venta, siempre que
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.9/30
su vida útil probable exceda de un (1) año y cuyo costo sea inferior a 2 Salarios mínimos mensuales legales
vigentes.
El grupo lo integran los bienes adquiridos, con la intención de emplearlos en forma permanente para la
producción o suministro de otros bienes y servicios o utilizarlos en la administración del ente público y que no
estén destinados para la venta.
5.2.3 GRUPOS DE REGISTRO EN SEVEN-ERP PARA BIENES MUEBLES DE CONTROL

ADMINISTRATIVO
Los bienes devolutivos clasificados como bienes de control se deben agrupar en el sistema de información en los
siguientes grupos:

23 MUEBLES Y ENSERES CTROL ADMINISTRATIVO
24 EQUIPO Y MAQ. OFICINA- CTROL ADMINISTRAT
25 EQUIPO DE COMUNICACION- CTROL ADMINISTR
26 EQUIPO DE COMUPUTO CTRL ADMINISTRATIVO
27 EQUIPO DE COMEDOR COCINA CTRL ADMINISTRA
5.3 BIENES DE CONSUMO
Corresponden a todo aquellos bienes adquiridos o recibidos en donación que cumplen con cualquiera de las
condiciones a continuación expuestas:
Todos aquellos que se consumen o extinguen por el primer uso que se hace de ellos y van contabilizados
directamente contra cuentas del grupo de costos o gastos. Ej. Útiles de papelería y oficina, papelería impresa o
elementos de aseo y cafetería.
Materiales para la prestación de servicios son aquellos adquiridos a cualquier título por la Entidad, que tiene la
característica de ser temporales y cuya finalidad es ser consumidos en forma directa por parte del ente público,
en el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal
5.3.1 GRUPOS DE REGISTRO EN SEVEN-ERP PARA BIENES DE CONSUMO

2020 TARJETAS CONSUMO (MATRICES PVC)
2030 ÚTILES Y PAPELERÍA
2040 ASEO Y CAFETERÍA
2060 IMPRESOS
2070 SEGURIDAD INDUSTRIAL
5.3.2 UBICACIÓN E IDENTIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES DE CONSUNO
Los bienes de consuno se deben almacenar en una bodega o lugar que permita tener las condiciones mínimas
requeridas de almacenaje y seguridad.
Adicionalmente los bienes de consuno deben tener una identificación por su código en el lugar donde se
encuentren almacenados, el cual permita la identificación de cada elemento.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.10/30
Esta identificación corresponde al código numérico que tiene cada bien de consumo en el sistema de
información SEVEN-ERP, el cual está puesto en donde se encuentra ubicado cada elemento, ejemplo donde se
encuentren almacenados los bolígrafos de tinta negra estará el código “203001001”.
5.4. CONTROL ACTIVO EN COMODATO O ALQUILER
Para el ingreso, registro y control de los bienes devolutivos en alquiler o comodato, los supervisores de dichos
contratos deben informar mediante memorando al área administrativa la cantidad, descripción, característica y
valor de estos bienes, con el fin de que estos se incluyan en los inventarios del COPNIA y sean controlados,
como bienes en comodato o alquiler, sin que estos afecten los saldos contables.
6. CODIFICACIÓN, SISTEMATIZACIÓN (REGISTRO) E INDIVIDUALIZACIÓN DE ACTIVOS,

BIENES DE CONTROL Y DE CONSUMO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN SEVEN-ERP
En el sistema de información SEVEN-ERP, existen dos grupos para la clasificación de los bienes de la entidad,
así:
10 Bienes Muebles e inmuebles (Activos fijos y bienes de control)

20 Bienes de consumo
6.1. CODIFICACIÓN DE MUEBLES E INMUEBLES
El prefijo para este grupo de activos es el número 10, identificado con un código de 6 posiciones numéricas para
cada grupo conformado así:
Primera parte Segunda parte Tercera parte

XX XX XX
(2 dígitos) (2 dígitos) (2 dígitos)
Activo Grupo Consecutivo Grupo
Ejemplo:
101301 Sillas
101301 Activos Fijos

101301 Grupo
101301 Consecutivo
6.2. CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO
El prefijo para este grupo de elementos es el número 20, identificado con un código 9 posiciones numéricas
conformado así:
Primera parte Segunda parte Tercera parte Cuarta Parte

(2 dígitos) (2 dígitos) (2 dígitos) (2 dígitos)
Identificación de Inventario o Bien de Consumo Línea Grupo Consecutivo
PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO

Identificación: Conformado por dos dígitos, los cuales indican que es un bien de consumo o devolutivo.
20 Bienes de Consumo
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.11/30
SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO

Línea: Conformado por dos dígitos, en los cuales se agrupan elementos de consumo con características y usos
relacionados.
2020 Matrices PVC
TERCERA PARTE DEL CÓDIGO

Grupo: Conformado por dos dígitos, especifica un grupo de productos con características similares dentro de
una misma línea.
202001 Matrices PVC
CURTA PARTE DEL CÓDIGO

Consecutivo: Conformado por tres dígitos, consecutivo que identifica un elemento en particular.
202001001 Matriz Profesionales De La Ingenieria
LÍNEAS Y GRUPOS
Identificación: 20 Bienes de consumo
Línea: 2020 Matrices PVC

Grupo: 01 Tarjetas VIS
Línea: 2030 Útiles y papelería
Grupo: 01 Elementos de oficina
Grupo: 02 Consumibles
Línea: 2040 Aseo y cafetería
Grupo: 01 Elementos de Aseo
02 Elementos de Cafetería
Línea: 2060 Impresos
Grupo: 01 Impresos Divulgación
Línea: 2070 Seguridad Industrial
Grupo: 01 Elementos Salud Ocupacional
6.3. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA NUEVA CODIFICACIÓN ACTIVOS, BIENES

DE CONTROL Y DE CONSUMO
En caso de que se requiera crear un producto en el sistema, se solicita al Profesional de Gestión Administrativa
su creación, quien requerirá al área contable la parametrización necesaria y la para creación
El profesional del área Administrativa responde sobre creación del código para el bien por medio de correo
electrónico o memorando interno.
6.4. ASIGNACIÓN PLACA A LOS ACTIVOS FIJOS Y DE CONTROL
Al clasificarse cada activo en los diferentes grupos existentes, se asigna un número consecutivo de placa a cada
activo, con el cual se podrá identificar físicamente.
Segunda parte Tercera parte Cuarta Parte

XX XX XXXX X
(2 dígitos) (2 dígitos) (5 dígitos)
Grupo Consecutivo Grupo Consecutivo placa
Ejemplo:
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.12/30
110100001 OFICINA PISO 13 ED LA INTERAMERICANA
GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS Y DE BIENES DE CONTROL
11 Oficinas
12 Parqueaderos
13 Muebles y Enseres
14 Maquinaria y Equipo
15 Equipo de Comunicación
16 Equipo de Computo
17 Equipo de Cafetería
23 Muebles y Enseres Ctrol Administrativo
24 Equipo y Maq. Oficina- Ctrol Administrat
25 Equipo de Comunicacion- Ctrol Administr
26 Equipo de Comuputo Ctrl Administrativo
27 Equipo de Comedor Cocina Ctrl Administra
6.5. INDIVIDUALIZACIÓN DE ACTIVOS (PLAQUETEO)
Es un procedimiento de almacén y se realiza al recibir el bien o activo. Este procedimiento debe realizarse antes
de entregar cualquier bien devolutivo a las áreas o dependencias responsables. Todos los activos fijos que
ingresan deben tener su registro de inventario (plaqueta) en un lugar visible. Es procedente que a partir de un
inventario físico total, plaquetear todos los activos, sistematizar el control numérico y así unificar la numeración.
Al ingresar un activo, el sistema asigna el número consecutivo de serial con el cual será identificada la placa.
Desde el ingreso está relacionado al Grupo de Activos Fijos al que pertenece de acuerdo a sus características
físicas y costo de adquisición. Cada grupo tiene asignadas todas las cuentas que el activo puede requerir para
realizar movimientos contables con el mismo.
6.5.1 ACTIVIDADES PARA CODIFICACIÓN Y PLAQUETIZACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS

la actividad
1 Identificación Cada activo fijo al ingresarse debe traer Profesional de Registro en el

del grupo y el Grupo de activo al que pertenece y Gestión aplicativo
producto del registrarse en el sistema de información Administrativa SEVEN - Programa SAFACTIV /
activo fijo SEVEN-ERP. En caso de no existir el y Técnico Correo
grupo, solicita al administrador del Administrativo
sistema en contabilidad la creación del
grupo y a su vez su relación al tipo de
producto a través de e-mail
2 Impresión Genera impresión de la plaqueta de Profesional de Placa de Inventario en etiqueta
identificación. Gestión generada mediante el sistema
Administrativa de información SEVEN-ERP –
y Técnico Programa SAFRETIQ
Administrativo
3 Marcación Coloca la placa de identificación sobre el Profesional de Individualización e identificación
del activo elemento Gestión y marcación de los activos
Administrativa
y Técnico
Administrativo
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.13/30

la actividad
4 Marcación Para los elementos recibidos Profesional de Placa de Inventario en etiqueta

del activo en directamente en otros Seccionales, el Gestión generada mediante el sistema
seccionales encargado de Almacén proyecta Administrativa de información ERP-SEVEN –
memorando dirigido al Secretario y Técnico Programa SAFRETIQ
Seccional con indicaciones precisas para Administrativo /Memorando o correo/
plaquetizar y envía las placas de / Secretarios Individualización e identificación
identificación que se deben adherir a Seccionales y marcación de los activos
cada uno
6 CONCILIACIÓN DE INVENTARIOS Y CONTABILIDAD
La primera semana de cada mes, el área administrativa generará un informe consolidado de los bienes
devolutivos catalogados como activos fijos, que se encuentran en el sistema de información SEVEN-ERP con
estado Activo, por grupo y por bodega, acumulando los valores históricos de cada bien, con forme con el Anexo
5 Formato de Conciliación Activos Fijos – Contabilidad, con el fin de que estos datos sean comparados con los
saldos contables contenidos en los libros auxiliares de la contabilidad de la entidad.
Este informe se envía al profesional de gestión del área de contabilidad mediante correo, por parte del técnico
administrativo encargado del almacén.
Una vez realizada la comparación de los datos por parte del área contabilidad, se realizará una reunión para la
verificación y conciliación de las diferencias, entre del profesional de gestión del área administrativa y el de
contabilidad, dejando un acta de constancia.
7 RESPONSABILIDAD PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES Y BIENES DE CONSUMO
Los bienes muebles e inmuebles, inventarios, bienes de consumo e intangibles como componentes de la
posición financiera reflejada en los Estados Financieros, requieren un manejo y control riguroso en forma
permanente ya que constituyen un componente básico del patrimonio, que periódicamente es sujeto de
evaluación por parte de los entes que dictaminan dichos estados.
El enfoque de control debe estar orientado a:
- Que los inventarios físicos estén correctamente valorizados.

- Que la información contable en pesos sea equivalente al inventario físico.
- Que los activos asignados a cada seccional o área queden bajo la responsabilidad de los funcionarios, no
solo en cuanto a su custodia, sino también en cuanto al manejo y conservación.
- Que los aplicativos permanezcan conciliados mes a mes entre sí, y con las existencias físicas.
- Que la codificación de control físico esté unificada, controlada permanentemente y debidamente
sistematizada.
- Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos dentro y fuera de la
entidad, en todos los seccionales que se encuentren funcionando.
- Que los responsables del manejo y control actúen coordinadamente en cuanto a las funciones que les
compete para el manejo de los activos fijos.
- Los conteos periódicos programados, en coordinación con las áreas responsables, deben reportarse
oportunamente a contabilidad con el propósito de actualizar permanentemente los registros contables
en el aplicativo contable.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.14/30
7.1 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y

BIENES DE CONSUMO
El Profesional de Gestión del área Administrativa será el encargado de coordinar y garantizar la actualización de
las novedades, movimientos y saldos de bienes en inventario, en bodega, servicio o en poder de terceros,
debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables.
El Técnico Administrativo encargado de almacén de Gestión Administrativa es el responsable de la recepción,

organización, custodia, manejo, conservación, administración y suministro de los bienes de propiedad a cargo de
la Entidad. Igualmente también será responsable de:
- Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relación con las áreas de compras y
de contabilidad.
- Recibir, revisar, codificar, plaquetizar e ingresar bienes a bodega, previa confrontación de sus
características, marcas, modelos, series tamaños y cantidades, contra los soportes que ordenan o
sustenta las operaciones de ingreso.
- Almacenar y embarcar o despachar bienes en forma técnica y oportuna, además de proteger los
elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro.
- Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de acuerdo con los
procedimientos y normas establecidas.
- Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de las existencias de bienes
en el almacén y bodegas.
- Elaborar informes y rendir cuentas trimestralmente para Contabilidad o cuando lo requieran los
organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes de los movimientos
realizados durante el periodo.
- Reportar oportuna y adecuadamente al área de Contabilidad, los resúmenes de los saldos y
movimientos y la documentación relacionada con las novedades del Almacén y Bodega.
- Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes inservibles y los no
útiles u obsoletos; de conformidad con los procedimientos señalados en este manual.
- Realizar conteos selectivos de autocontrol para confrontar las existencias físicas contra los registros de
los sistemas de kárdex y contables.
- Planear, coordinar y realizar el inventario físico total, en forma anual o en el periodo fijado por la
administración y conciliar el resultado con las cifras contables.
- Informar de manera oportuna a la aseguradora sobre la entrada de nuevos bienes, los movimientos que
los mismos presentan al interior de la entidad y la baja de los mismos para que sean descargados de las
pólizas.
El manejo de los bienes del COPNIA está centralizado en la Sede Nacional en el área Administrativa, que
responderá por la ejecución y coordinación de todas las actividades referentes a las políticas adoptadas en este
documento y demás procesos que se implementen referentes al tema.
Así mismo, las diferentes áreas y Seccionales deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control físico
para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Entidad en cuanto a movimientos, transferencias,
salidas, reingresos y demás situaciones que se puedan presentar.
El Técnico Administrativo de almacén es el encargado de mantener actualizado el inventario de bienes muebles

e inmuebles, inventarios, bienes de consumo e intangibles, mediante la ejecución oportuna de las actividades de
recepción, registro, almacenaje y de despacho de dichos elementos, dentro de un marco de control que
garantice la debida custodia y conservación. La labor del Técnico Administrativo de almacén se apoyará con la
utilización de los medios informáticos dispuestos por la Entidad, y así mismo, en las recomendaciones que el
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.15/30
área Contable llegare a proponer para mejorar la gestión administrativa o disipar dudas acerca de
procedimientos para la administración y control de bienes corporales muebles e inmuebles.
7.1.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA REGISTRO DE INCLUSIÓN DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES Y DE CONSUMO POR COMPRA
No. Nombre de Descripción Responsable Registro

la actividad
1 Verificación El almacenista y el Supervisor reciben Supervisor Factura de venta del
del bien físicamente los bienes de parte del proveedor, Contrato / proveedor /
contra el verifican contra lo especificado en el contrato y Técnico Documentos de
contrato. comprueban que la calidad, cantidad, estado y Administrativo del
demás especificaciones técnicas, pólizas y área
garantías, entre otras sean acordes a los administrativa
términos contractuales. Una vez verificado el
producto el supervisor firma la factura y el
formato de supervisión de pagos en señal de
aprobación.
Para el caso de la compra de inmuebles se debe

contar con la especificación del costo del terreno
y las construcciones por separado y el valor del
avalúo comercial utilizado para la negociación del
bien.
2 Verificación Una vez adquirido un bien por caja menor, el Responsable de Correo / Copia
del bien cual será llevado al gasto, pero requiera control, caja menor / Factura de venta
adquirido por se ingresa al inventario. Para lo anterior los Técnico proveedor / Copia
caja menor responsables de caja menor deben enviar el día Administrativo del Comprobante de caja
del registro de la compra por caja menor, un área menor
correo electrónico al área administrativa y al Administrativa
Técnico que tiene funciones de Almacén,
adjuntando copia de la factura de compra y
comprobante de ingreso a caja menor.
3 Entrada de El almacenista elabora la nota de entrada de Técnico Ver anexo 1 Nota de
Bienes al almacén de los Bienes, realizando las siguientesAdministrativo del entrada de Bienes
Sistema actividades: área generada desde el
Administrativa sistema de
- Validar valores y detalle de los bienes de información SEVEN
acuerdo al contrato contra factura o remisión.
- Se registra en el sistema la compra de los
bienes indicando el grupo del bien, bodega
destino y valor.
- Individualización de los elementos, generando
un muero de placa de identificación a cada bien.
Para el caso de Inmuebles se deba crear una
placa al terreno y otra a la construcción.
Los Documentos soporte de la transacción son:
ANEXO 1 Modelo de nota de entrada de
bienes –SINMINVE – ENTRADA POR COMPRA
4 Aprobación El Profesional de Gestión Administrativa, verifica Profesional de Ver anexo 1 Nota de
de la entrada el ingreso al almacén de los bienes, contra Gestión del área entrada de Bienes
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.16/30

la actividad
de almacén factura y movimiento, y aprueba firmado la Nota Administrativa generada desde el
de entrada de Bienes Anexo 1. sistema de
información SEVEN
firmada
5 Constitución, Para el ingreso de bienes devolutivos, se ingresa Técnico
Identificación al sistema y en el programa SAFACTIV, se Administrativo del
y registro de registra el responsable del activo, el cual es el área
activos fijos responsable de la bodega de almacén, ubicación Administrativa Registro en el
y bienes de y vida útil de acuerdo al establecido en el Manual aplicativo
control (e de Políticas de la entidad. SEVEN - Programa
información SAFACTIV / Placa de
adicional) Posteriormente se procede a la plaquetización del Inventario en
bien. Este procedimiento debe realizarse antes etiqueta generada
de entregar cualquier bien devolutivo a las áreas mediante el sistema
o seccionales responsables. A todos los activos de información ERP-
se les colocara la placa en un lugar visible antes SEVEN – Programa
de su entrega. Las placas de elementos SAFRETIQ
comprados por caja menor se envían por parte
del almacenista al responsable en el transcurso
del mes en el cual se hizo la compra.
7.1.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA SALIDA DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES CONSUMO DEL
ALMACÉN AL SERVICIO
No. Nombre de la Descripción Responsable Registro

actividad
1 Creación de Los líderes de cada proceso y jefes de Áreas Funcionales Creación y registro de
solicitudes y oficina, realizan las solicitudes de bienes Profesionales de solicitudes en flujos de
necesidades de consumo al almacén, a través de los gestión / trabajo “SOLICITUD Y
flujos de los flujos de trabajo “SOLICITUD Secretarios APROBACIÓN DE
Y APROBACIÓN DE PEDIDOS” y seccionales / PEDIDOS” y
“TRASLADOS DE INVENTARIOS”, Supervisores de “TRASLADOS DE
contratos INVENTARIOS” SEVEN
(ver instructivo de PEDIDOS DE
ALMACÉN e INSTRUCTIVO TRASLADO DE
INVENTARIOS SEVEN ERP)
2 Aprobación de El profesional de Gestión Administrativa Profesional de Registro de Aprobación
pedidos recibe los pedidos de almacén y gestión del área de pedido en flujo de
solicitudes de activos fijos, bienes de Administrativa trabajo SEVEN
control administrativo y bienes de
consumo, por parte de las áreas de
gestión del COPNIA, los seccionales y
supervisores de contratos, a través de los
flujos de trabajo SOLICITUD Y
APROBACIÓN DE PEDIDOS” y
“TRASLADOS DE INVENTARIOS”,
validando la disponibilidad y si los
elementos solicitados corresponden al
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.17/30

actividad
área de gestión solicitante o están
comprometidos a otra área (plan anual de
adquisiciones).
3 Registro y Con base las solicitudes aprobadas por el Técnico Documentos:
generación de profesional de Gestión Administrativa, el administrativo del Ver anexo 2. Modelo de
nota de salida en almacenista elabora la nota de salida de área Nota de Salida de
el sistema. bienes. Administrativa Bienes de Consumo y
En los formatos se relaciona uno a uno los ver anexo 3. Modelo
elementos que se entregan, registrando el Nota de Traslado de
código de inventario según el sistema Activos y de Bienes de
adoptado y el tipo de bien. control generadas
El registro se realiza en la misma fecha de desde el sistema de
entrega de los bienes, con el fin de información ERP-SEVEN
mantener actualizados los movimientos y
saldos. Los documentos soporte de la
transacción es: Anexo 2 Modelo de Nota
de Salida de Bienes de Consumo y Anexo
3 “Modelo Nota de Traslado de Activos y
de Bienes de control”
4 Alistamiento de Una vez realizada la nota de salida, del Técnico Envió elementos / se
bienes para bien, el encargado de almacén alista los administrativo del generan Guías de envió
entrega. bienes relacionados, aforándolos para su área
correspondiente envió, o verifica los Administrativa
traslados de los bienes.
5 Envío de Al enviar los respectivos elementos se Técnico Se trasladan las

elementos y genera la notificación al usuario solicitante administrativo del actividades y
registro de mediante los flujos d trabajo, “SOLICITUD área documentos
información en Y APROBACIÓN DE PEDIDOS” y Administrativa / registrados en los flujos
sistema de “TRASLADOS DE INVENTARIOS”, en el Profesional de de trabajo “SOLICITUD
información ERP- sistema de información ERP-SEVEN, gestión del área Y APROBACIÓN DE
SEVEN. donde podrá verificar y consultar los Administrativa PEDIDOS” y
documentos, en número de salida y los “TRASLADOS DE
elementos enviados. INVENTARIOS” a los
encargados de recibir
los elementos
6 Recepción acuse A su recibo, el destinatario del bien Todos los Ver anexo 2. Modelo de
de recibo verifica las características y cantidades funcionarios Nota de Salida de
contra lo contemplado en la nota de según Bienes de Consumo y
salida. Si lo encuentra conforme firma con corresponda ver anexo 3. Modelo
número de documento el comprobante. Nota de Traslado de
Dicho comprobante es digitalizado y Activos y de Bienes de
cargado en el los flujos de trabajo para control firmadas por
luego ser enviado por este aplicativo, al Todos los funcionarios
COPNIA Nacional para su archivo por según corresponda
parte del almacenista. El documento en
físico debe ser remitido también al
COPNIA Nacional
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.18/30
7.2 UTILIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ACTIVOS POR LOS USUARIOS
El adecuado manejo de todos los bienes del COPNIA, sean estos de consumo o devolutivos, es responsabilidad
de todos los funcionarios (de planta y supernumerarios) de la Entidad en la medida en que los mismos hagan
parte de su cuenta personal o les hayan sido entregados como suministros de los procesos que tiene a su cargo.
En caso de establecerse responsabilidades por daño o pérdida, se procederá a descontar por nómina el valor
que contabilidad establezca para el activo afectado. Los bines que sean utilizados por contratistas de prestación
de servicios o funcionarios de contratistas de la entidad, de acuerdo a los establecido en los respectivos
contratos, serán asignados al supervisor del contrato.
Cada funcionario conocerá la relación de activos que se encuentran a su cargo, la cual debe estar registrada en
los diferentes sistemas utilizados por la Entidad para el control y registro de bienes.
El funcionario al tomar posesión de su cargo recibe de parte del responsable del área Administrativa, un listado
con la relación de bienes que conforman su nuevo puesto de trabajo. Al momento del retiro de la Entidad, el
funcionario se pondrá en contacto con el encargado del área Administrativa, a fin de legalizar la entrega de los
bienes que estaban a su cargo. Verificada la información por el encargado de Almacén y la conformidad con el
inventario, se entrega al funcionario su “Paz y salvo de inventarios”. Anexo 6 Paz y Salvo
Cabe resaltar que el funcionario al que se entrega un determinado inventario de bienes, asume la
responsabilidad de su cuidado y por ello, se obliga a entregar el mismo al finalizar la relación laboral con la
Entidad.
En el caso en que algún funcionario en cumplimiento de sus funciones, requiera retirar de las instalaciones del
COPNIA un bien a su cargo, deberá informar previamente mediante correo electrónico el retiro del elementos al
profesional de gestión del área administrativa, con copia al técnico administrativo encargado del almacén,
indicado descripción y placa del bien. Esta comunicación se deberá realizar cada vez que se retire un bien.
En caso de pérdida, daño o hurto, los funcionarios que tienen a cargo bienes de la entidad, deberán informar
del hecho al Profesional del área de Gestión Administrativa, a más tardar al día hábil siguiente a la ocurrencia
del mismo. En caso de que la perdida, daño o hurto haya ocurrido fuera de las instalación del COPNIA, el
funcionario deberá anexar copia del correo electrónico en el que informo el retiro del bien.
8 NOVEDADES SOBRE EL INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS
8.1. NOVEDADES SOBRE EL INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS DE CADA FUNCIONARIO
Es responsabilidad del área administrativa mantener actualizada la información de cada cuentadante y de los
respectivos bienes devolutivos a su cargo. Por tal motivo cada funcionario debe registrar en el sistema de
información SEVEN- ERP, en el flujo de trabajo “TRASLADO DE INVENTARIOS”, las novedades que se presenten
con respecto a los bienes devolutivos que tiene a cargo, con el fin de que esta área realice los movimientos
necesarios en el sistema SEVEN- ERP y se mantenga actualizada la información de los inventarios por cada
funcionario u opere los procedimientos requeridos en caso de pérdida, daño o hurto de estos.
Adicionalmente en el flujo de trabajo “TRASLADO DE INVENTARIOS”, se habilito un programa para que cada
funcionario, pueda consultar y descargar de manera inmediato y en línea la lista de los listados de inventarios de
bienes devolutivos que tienen asignados para el desarrollo de sus actividades, con el fin de crear una cultura de
autocontrol en cuanto a la importancia de la custodia, responsabilidad y manejo de los inventarios.
Los jefes inmediatos o líderes de procesos, que tengan el acceso al sistema de información SEVEN- ERP, deben
apoyar y facilitar a los funcionarios del área o seccional para que estos pueden registrar las novedades
presentadas en sus inventarios.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.19/30
8.1.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA NOVEDADES Y /O TRASLADO DE BIENES

DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS O USUARIOS.

la
actividad
1 Creación de Todos los funcionarios tienen la responsabilidad de Todos los Creación y
solicitudes /registrar e informar al área administrativa las novedades funcionarios Registro de
Descargue presentadas en su inventario a cargo o las necesidades de del COPNIA novedades de
de lista de bienes devolutivos, por tal motivo cada funcionario con el inventarios en
inventarios apoyo del líder o encargado de área debe registrar estas Flujo de
novedades en el sistema de información ERP-SEVEN, en el trabajo
flujo de trabajo “TRASLADOS DE INVENTARIOS” “TRASLADOS
adjuntando y diligenciando el Formato Relación de Bienes DE
de a trasladar (Anexo 4) donde se deben relacionar todos INVENTARIOS”
los datos de los bienes devolutivos a trasladar y los ERP-SEVEN
funcionarios a afectar, de acuerdo a lo establecido en este
flujo de trabajo.
Adicionalmente en el flujo se podrá descargar en línea las
listas de inventarios de cada funcionario.
Ver (INSTRUCTIVO TRASLADO DE INVENTARIOS
SEVEN ERP) y (INSTRUCTIVO CARGUE Y/O DESCARGUE
DE LISTAS DE INVENTARIOS POR FUNCIONARIO PARA
VERIFICACIÓN DE INVENTARIOS - SEVEN ERP)
2 Validar El profesional de Gestión Administrativa recibe las Registro de
solicitudes solicitudes de traslados de bienes devolutivos mediante el aprobación en
de traslado flujo de trabajo “TRASLADOS DE INVENTARIOS” con el fin Profesional de Flujo de
de activos de validar la disponibilidad, donde postremamente Gestión del trabajo
aprobara o rechazara dicha solicitud. área “TRASLADOS
En el caso de rechazar la solicitud, el motivo debe quedar Administrativa DE
registrado en el flujo de trabajo. INVENTARIOS”
ERP-SEVEN
3 Después de la aprobación del traslado de los bienes
devolutivos mediante el flujo de trabajo, el responsable de
Actualización almacén se encarga de actualizar el inventario de bienes Técnico Registro de
del devolutivos de los funcionarios que reportaron las administrativo actualizaciones
inventario y novedades en su inventario, verificando en el sistema el Almacén - en Flujo de
traslado de nuevo responsable, la ubicación, centro de costo y bodega Profesional de trabajo
bienes de los activos de acuerdo a lo registrado en el flujo de Gestión del “TRASLADOS
devolutivos trabajo. área DE
Administrativa INVENTARIOS
Esta actualización se realiza en el programa -Modelo Nota
SINTRASAL de Traslado de
ANEXO 3 “Modelo Nota de Traslado de Activos y de Bienes Activos y de
de control” Bienes de
control de
traslado de
activos -
SINTRASAL
6 Alistamiento Una vez realizada la actualización el sistema, el técnico Envió
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.20/30

la
actividad
de bienes administrativo encarado de almacén alista los bienes Técnico elementos / se
para entrega relacionados, aforándolos para su correspondiente envió o Administrativo generan Guías
o verifica el movimiento físico del bien a trasladar. del área de envió
verificación Administrativa
de traslado
de bienes.
7 Recepción A su recibo, el destinatario del bien verifica las Áreas Se trasladan
acuse de características y cantidades contra lo contemplado en la Funcionales las actividades
recibo nota de salida. Si lo encuentra conforme firma con número Profesionales y documentos
de documento el comprobante. Dicho comprobante es de Gestión / registrados en
digitalizado y cargado en el flujo de trabajo ““TRASLADOS Secretarios los flujos de
DE INVENTARIOS” para luego ser enviado por este Seccionales - trabajo
aplicativo, al COPNIA Nacional para su archivo por parte Todos los “TRASLADOS
del almacenista, de acuerdo con lo estipulado en el flujo. funcionarios DE
El documento en físico debe ser remitido también al del COPNIA INVENTARIOS”
COPNIA Nacional. a los
encargados de
recibir los
elementos
8 Fin de El técnico administrativo responsable de almacén verifica Técnico Verificación de
actividad que los documentos de traslados de inventarios firmados administrativo soportes en
están cargados en el flujo de trabajo, y así finaliza la del área Flujo de
actividad de la actualización del inventario, finalizando el Administrativa/ trabajo
flujo de trabajo. Profesional de “TRASLADOS
gestión del DE
área INVENTARIOS”
Administrativa
8.2. NOVEDADES EN LOS INVENTARIOS POR VINCULACIÓN O RETIRO DE FUNCIONARIOS
Las novedades de vinculación y/o retiro de funcionarios, implican actualizaciones del inventarios de bienes
devolutivos, por tal motivo estas novedades deben de ser informadas por el área de Gestión Humana a través
del sistema de información ERP-SEVEN, iniciando el flujo de trabajo de “TRASLADOS DE INVENTARIOS”, con el
fin de actualizar el inventario de cada funcionario, donde se realizaran los movimientos establecidos y necesarios
para actualizar estas novedades, el área de Gestión Humana debe adjuntar un soporte que indique la novedad,
en el flujo de trabajo.
9 VERIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y DE BIENES DE CONTROL
Las primeras semanas de los meses de junio y diciembre de cada año, el técnico administrativo encargado de
almacén realiza una verificación de asignación y plaquetización de los activos fijos y bienes de control a cargo de
cada funcionario de la entidad,
Para las oficinas del COPNIA ubicadas en la ciudad Bogotá, el técnico administrativo del área administrativa
encargado de almacén realizara revisión física de los inventarios de todos los cuentadantes, para lo cual se
llevaran impresos los inventarios a la fecha de cada cuentadante, por lo tanto será responsabilidad de cada
cuentadante verificar la consistencia de sus inventarios y conocer la ubicación exacta de cada uno de los bienes
registrados a su cargo para poder hacer la revisión en conjunto con el técnico administrativo del área
administrativa.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.21/30
A finalizar esta revisión los listados firmados por cada cuentadante serán consolidados por el técnico
administrativo del área administrativa encargado de almacén, quien actualizara las novedades encontradas en la
realización de esta actividad.
Para las oficinas del COPNIA ubicadas fuera de la ciudad de Bogotá, se enviara un memorando indicando el
inicio de la verificación semestral de los bienes devolutivos, donde se les indicara a los secretarios seccionales,
que generen desde el sistema de información SEVEN- ERP, en el flujo de trabajo “TRASLADOS DE
INVENTARIOS” los listados de inventarios de todos los funcionarios, con el fin de se realice la verificación de
todos los inventarios asignados en cada oficina, para lo cual es indispensable que cada funcionario conozca la
ubicación exacta de cada uno de los bienes registrados a su cargo para así poder hacer la revisión en conjunto
con el secretario seccional.
Al finalizar esta actividad, los listados de inventarios firmados por cada funcionario deberán ser remitidos en
físico y por el sistema de información SEVEN- ERP, mediante el flujo de trabajo TRASLADOS DE INVENTARIOS”.
En el caso de que el cuentadante encuentre inconsistencias o diferencias en sus inventarios deberá seguir las
instrucciones dadas en este manual, en el numeral 8, “NOVEDADES Y /O TRASLADO DE BIENES
DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS O USUARIOS”.
Se realizarán visitas por parte del área administrativa, a dos (2) seccionales semestralmente con el fin de hacer
verificación física de los inventarios registrados en cada seccional, para que, en un lapso de cuatro años, se halla
verificado la totalidad de los inventarios de todas las oficinas la entidad, acción que se deberá realizar
periódicamente.
9.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES VERIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y DE BIENES DE CONTROL

la actividad
1 Generación de Se genera el listado de los activos Técnico administrativo Generación de Listado de
listado de fijos, clasificados por responsable del área Administrativa activos por funcionario
activos fijos / Profesional de individual en sistema de
gestión del área información ERP-SEVEN
administrativa programa SAFRATER
2 Conteo físico Acorde a la programación se inicia Profesional de Gestión Verificación de Listado de
activos fijos el conteo físico de los activos, del área administrativa activos por funcionarios
identificando los elementos en los / Técnico
listados de inventario. Administrativo del área
Administrativa /
Responsable de área o
dependencia
3 Remisión de Los responsables de los levamientos Profesional de gestión Listado de activos fijos
listados de de inventario envían los listados del área administrativa firmado por funcionarios
inventario firmados por los cuentadantes. / Técnico
Recibido en almacén este es administrativo del área
validado por el Profesional de Administrativa /
Gestión Responsable de área o
dependencia
4 Actualización Se actualiza la información Técnico Administrativo Ver anexo 3 Modelo Nota
cualitativa de cualitativa del activo (estado, del área Administrativa de Traslado de Activos y de
activos fijos ubicación, etc.) Bienes de control
5 Reporte de Se genera el reporte del conteo Técnico Administrativo Generación manual de
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.22/30

la actividad
actualizaciones físico realizado, incluyendo las del área administrativa Reporte de novedades
cualitativas actualizaciones realizadas. presentadas en los
inventarios
6 Generar El profesional de gestión Profesional de Gestión Se genera un Informe
informe de administrativa genera informe sobre del área Administrativa manual de sobrantes y
inventarios especificaciones de sobrantes o faltantes
faltantes. Este informe se presenta
en la reunión de sostenibilidad de la
entidad.
7 Ajustar - Se registran las entradas en caso Técnico Administrativo Ver Anexo 1. Modelo de
entrada por de sobrantes, ejecutando el del área administrativa Nota de Entrada de Bienes
sobrante procedimiento de entradas a
almacén. La nota de ajuste es
aprobada por contabilidad.
8 Ajustar -salida Se registran las salidas en caso de Técnico Administrativo Ver Anexo 8. Modelo Nota
por faltante faltantes, ejecutando el del área administrativa de Bajas Bienes o salida de
procedimiento de salida o bajas de bienes
activos. La nota de ajuste es
10 VERIFICACIÓN DE INVENTARIOS DE BIENES DE CONSUMO
La última semana de cada trimestre del año, el área administrativa realiza una verificación de los inventarios de
bienes de consumo depositados en el almacén con el área contable con el fin de verificar que las unidades
registradas en el sistema de información coincidan con las existencias físicas.
10.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE VERIFICACIÓN DE INVENTARIOS DE BIENES DE

CONSUMO
Nombre de la Registro
No. Descripción Responsable
actividad
1 Generar listado Generar el listado de bienes de consumo por Técnico Listado de bienes
de bienes de bodega. Administrativo del de consumo
consumo área administrativa generado desde el
sistema de
información ERP-
SEVEN en el
programa
2 Confrontación El encargado del almacén con la persona Técnico Listado de bienes
del listado de delegada para el inventario confronta que se Administrativo del de consumo
inventario encuentren los bienes en físico contra el área administrativa / verificado
contra los listado generado. Funcionario del área
elementos de contabilidad
físicos.
3 Generar acta El profesional de gestión contable genera Profesional de Generación
de inventario acta de informe sobre especificaciones de Gestión Contable manual de Acta de
sobrantes o faltantes. Este informe se Inventarios
entrega al profesional de gestión
administrativa con copia al subdirector
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.23/30
Nombre de la Registro
No. Descripción Responsable
actividad
administrativo y financiero para su
conocimiento y para que justifique con
soportes los faltantes o sobrantes de bienes
de consumo.
4 Informe de Se genera el informe con respecto al Profesional de Generación
respuesta a inventario realizado, explicando las causales Gestión del área manual de Informe
inventario por la que se presentan novedades de Administrativa
faltantes o sobrantes de los bienes de
consumo, o respecto a cualquier otra
novedad. De ser necesario este informe se
presenta en la reunión de sostenibilidad de la
entidad.
5 Ajustar - Se registran las entradas en caso de Técnico Ver Anexo 1.
entrada por sobrantes, ejecutando el procedimiento de Administrativo del Modelo de Nota de
sobrante entradas a almacén. La nota de ajuste es área administrativa Entrada de Bienes
6 Ajustar -salida Se registran las salidas en caso de faltantes, Técnico Ver Anexo 2.
por faltante ejecutando el procedimiento de salida. La Administrativo de Modelo de Nota de
nota de ajuste es aprobada por contabilidad. almacén Salida de Bienes
de Consumo
11. BAJA DE ACTIVOS
La entidad debe revisar constantemente el estado y funcionalidad de los bienes muebles que tiene para el
cumplimiento de sus objetivos, con el fin de retirar de funcionamiento y de los saldos contables aquellos bienes
devolutivos que ya se encuentran mal estado y su reparación es más costosa que su valor de adquisición,
dañado, desuso o en estado de obsolescencia.
11.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA EGRESO SALIDA DE BIENES DE LA ENTIDAD POR

BAJA

la actividad
1 Identificación Se identifican los bienes susceptibles a dar de Profesional de Gestión del Memorando /
de bienes a baja por su condición: mal estado, desuso, área Administrativa / Generación
dar de baja. obsolescencia, pérdida o robo, y se reportan Secretarios Seccionales / manual de
al área administrativa mediante memorando Profesionales de Gestión Informe de
bienes
2 Generar Se relaciona los bienes susceptibles de ser Profesional de Gestión del Generación
proyecto de dados de baja. En esta relación detalla uno a área Administrativa manual de
informe de uno los bienes que en su concepto o por /Técnico Administrativo del Informe de
baja de conceptos técnicos recibidos de otras fuentes, área Administrativa bienes para
bienes. deben ser considerados para baja. Sobre cada baja detallado
uno de los bienes se deberá detallar el
seccional y funcionario que lo tiene asignado,
el número de placa de identificación del bien,
la descripción del mismo, cantidad, valor neto
unitario, valor total por grupo de inventarios
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.24/30

la actividad
cuando sean varios bienes del mismo grupo,
conceptos técnicos y posible destino final de
los bienes después de ser aprobada la baja.
3 Firma y El Profesional de Gestión Administrativa, firma Profesional de Gestión del Aprobación
presentación el informe de bajas y lo presenta al secretario área Administrativa Informe Final
del Informe técnico del Comité de saneamiento y de bienes
de Bajas Sostenibilidad Contable o al profesional de para baja
gestión de Contabilidad.
4 Aprobación Una vez efectuada la reunión del comité de Subdirección Acta de
de bajas. sostenibilidad contable, en el que se Administrativa y Financiera Comité de
aprueben las bajas, se suscribe y firma el acta - Comité de Sostenibilidad Sostenibilidad
de baja de los bienes por parte de los Contable Contable
miembros del Comité de Sostenibilidad
Contable.
5 Elaboración Proyecta para firma y aprobación del Director Profesional de Gestión del Resolución
de resolución General la resolución de autorización de baja área de Contabilidad
de de bienes y de descargue de registros
autorización contables
de bajas de
bienes
6 Registro de Una vez suscrita el acta de baja y la Técnico Administrativo del Ver Anexo 8.
la nota de resolución, el responsable de almacén área Administrativa Modelo Nota
salida de procede a registrar la nota de salida de de Bajas
bienes. bienes, en el sistema de información ERP- Bienes
SEVEN.
7 Custodia de Luego de realizar los registros necesarios en Técnico Administrativo del Traslado de
bienes el sistema, se deben almacenar los bienes área Administrativa/ bienes bodega
devolutivos devolutivos dados de baja en la bodega, con Profesional de Gestión del
dados de el fin de realizar los procesos de ofrecimiento área administrativa
Baja a título gratuito, enajenación o destrucción.
8 Destrucción Este procedimiento es aplicado únicamente a Áreas Funcionales Elaboración
de bienes los bienes devolutivos tipificados como Profesionales De Gestión / de acta de
con concepto inservibles, y los de consumo que deban Secretarios Seccionales destrucción
técnico de destruirse por motivos de vencimiento, por /Profesional de Gestión del
mal estado. merma, rotura, etc. Para efectuar la área administrativa
destrucción se deberá realizar acta de
destrucción firmada por el responsable del
área funcional, soportada con registro
fotográfico del procedimiento, o en su defecto
se procederá a entregar a un gestor de
residuos, que garantice la destinación final de
estos elementos generando el menor impacto
en el medio ambiente.
9 Ofrecimiento La donación de los bienes que se encuentren Profesional de Gestión del Resolución
a título en buen estado está dirigida a entidades área administrativa
gratuito a públicas, si los mismos son de interés para
entidades dichas entidades. Este ofrecimiento de
públicas de donación de bienes a título gratuito a
bienes a dar entidades públicas se debe publicar en la
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.25/30

la actividad
de baja. página web de la entidad, mediante acto
administrativo.
10 Enajenación Si los bienes no fueron aceptados a título Subdirección Requerimiento
de bienes no gratuito, se procede a realizar el proceso Administrativa y Financiera mediante
entregados a contractual de enajenación de bienes, acorde / Profesional de Gestión memorando y
título a la normatividad vigente, para lo cual se del área administrativa / documentos
gratuito. realiza el requerimiento al área de Profesional de estudios
contratación. Contratación previos
11 Destrucción Este procedimiento es aplicado a los bienes Subdirección Elaboración
de bienes que no fueron transferidos en el proceso de Administrativa y Financiera manual de
que no enajenación. / Profesional de Gestión Acta de
fueron Para efectuar la destrucción se deberá realizar del área administrativa destrucción
enajenados. acta de destrucción firmada por el
responsable del área funcional, soportada con
registro fotográfico del procedimiento, o en su
defecto se procederá a entregar a un gestor
de residuos, que garantice la destinación final
de estos elementos generando el menor
impacto en el medio ambiente.
12. REQUERIMIENTOS DE BIENES Y SERVICIOS PARA ANTEPROYECTO PRESUPUESTO
EL profesional del Área Administrativa es el encargado de consolidar las necesidades de bienes y servicios tanto
de los seccionales como de las diferentes áreas del COPNIA, elaborando un anteproyecto de presupuesto para
que este sea analizado y tramitado, con el fin de que estas necesidades se puedan satisfacer en la siguiente
vigencia.
Por lo anterior las necesidades de bienes y servicios de cada área o seccional deben ser registradas en el anexo
7. Formato Proyección de Necesidades Áreas COPNIA, y remitirlas mediante memorando al área administrativa
la última semana del mes de septiembre, las cuales deben venir soportadas por lo menos con una cotización de
cada elemento, para que sea esta área quien apruebe, consolide y elabore y presente el anteproyecto de
presupuesto.
13. SEGUROS
13.1. ASEGURAMIENTO DE BIENES
Teniendo en cuenta que es una obligación de la entidad amparar los intereses patrimoniales actuales y futuros,
así como los bienes de propiedad, que estén bajo su responsabilidad y custodia y aquellos que sean adquiridos
para desarrollar las funciones inherentes a su actividad y cualquier otra póliza de seguros que requiera la
entidad en el desarrollo de su actividad”, se debe contratar un programa de seguros para el aseguramiento de
los bienes.
Adicionalmente es obligación de las Entidades del Estado asegurar sus bienes e intereses patrimoniales. A través
de la celebración de contratos de seguros, las Entidades Estatales buscan proteger su patrimonio contra la
mayor cantidad de riesgos a los cuales se encuentra expuesto, por lo anterior la entidad contratara de acuerdo a
sus necesidades seguros como:
- Todo riesgo daños materiales,

AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.26/30
- Manejo global entidades oficiales

- Infidelidad y riesgos financieros
- Transporte de valores
- Responsabilidad civil extracontractual
- Responsabilidad civil servidores públicos
13.1.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA ASEGURAMIENTO DE BIENES

actividad
1 Contratación Se solicita la contratación de un Profesional de Gestión del área Memorando de
intermediaria de intermediario de seguros al área administrativa / Técnico contratación por
seguros de contratación Administrativo del área sistema
administrativa InvesFlow
2 Elaboración El intermediario de seguros Intermediario de Seguros / Documentos de
estudios previos elabora los documentos Profesional de Gestión del área Estudios previos
y pliego de requeridos para la realización de administrativa / Técnico / Proyecto pliego
condiciones la contratación de una compañía Administrativo del área de condiciones /
de seguros para el programa de administrativa Estudio de
seguros del COPNIA mercado /
Formatos y
demás
documentos
para celebración
de contrato
3 Contratación de Luego de elaborar los documentos Intermediario de Seguros / Contrato
compañía de necesarios para la contratación de Profesional de Gestión del área programa de
seguros una compañía especializada en administrativa / Técnico seguros COPNIA
seguros, el área de contratación Administrativo del área
se encarga de realizar el proceso administrativa / Profesional de
de selección de una compañía Gestión Contratación
especializada en seguros.
4 Inicio de Se da inicio a la ejecución del Intermediario de Seguros / Ejecución
ejecución de contrato del programa de seguros Profesional de Gestión del área
contrato y de la entidad, administrativa / Técnico
seguimiento Administrativo del área
administrativa
5 Aseguramiento Se remite a la compañía de Intermediario de Seguros / Informe de
de nuevos seguros copia de la factura, datos Profesional de Gestión del área Bienes Por
bienes de ubicación, y registros de administrativa / Técnico Incluir en los
entrada al sistema de los nuevos Administrativo del área Seguros /
bienes adquiridos, para que sean administrativa Comunicación
asegurados. Oficial o Correo
13.2. RECLAMACIONES POR SINIESTROS
Los bienes e intereses patrimoniales del CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA se
encuentran expuestos a una gran cantidad de riesgos, como lo son la perdida, el hurto, daño de los bienes, la
toma de decisiones por parte de los funcionarios de la entidad que afectan a terceros, entre otros, que, en el
evento de materializarse , producirían un detrimento al patrimonio de la Entidad, lo cual implica hacer uso de los
seguros que debe tener la entidad.
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.27/30
13.2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RECLAMACIONES POR SINIESTROS

actividad
1 Reporte de del En el caso de la ocurrencia de un siniestro, el Todos los Comunicación
siniestro funcionario responsable del bien debe funcionarios Oficial /
formular denuncia de forma inmediata ante Denuncias de
las autoridades competentes sobre el hurto o hurto /
pérdida del bien indicando descripción del Informe
bien, número de placa de inventario, valor o
dineros, títulos y las circunstancias de modo,
tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos,
presentar un informe, comunicando por
escrito a la subdirección administrativa y
Financiera los hechos adjuntando los
soportes. En caso de que la perdida, daño o
hurto haya ocurrido fuera de las instalación
del COPNIA, el funcionario deberá anexar
copia del correo electrónico en el que
informo el retiro del bien.
Para el caso de otras reclamaciones de como

responsabilidad civil, fiscal y/o disciplinaria,
se debe presentar un informe detallado de
los hechos como soporte para dar inicio a la
reclamación a la aseguradora.
2 Informar al El área administrativa debe informar de Profesional de Gestión Comunicación
intermediario de inmediato al intermediario o a la compañía
del área Oficial y/o
Seguros y /o de seguros del siniestro ocurrido, remitiendo
administrativa / Correo
compañía de los soportes entregados del siniestro. Técnico electrónico
seguros Administrativo del
área administrativa
3 Respuesta El intermediario o la compañía de seguros, Intermediario de Comunicación
aseguradora responde sobre el siniestro ocurrido, seguros / Compañía Oficial y/o
sobre inicio de solicitando cuantificación de la afectación, de Seguros Correo
liquidación del cotizaciones del valor de las repatriaciones o electrónico
siniestro reposiciones que haya lugar.
4 Notificación del En el momento de la respuesta de la Profesional de Gestión Memorandos /

siniestro al área aseguradora, el área administrativa informa del área Acta de baja
contable al área de contabilidad la ocurrencia d los administrativa / y/o Resolución
hechos, en el caso de afectación de bienes, Técnico
indicando los datos de los bienes afectados, Administrativo del
como costo histórico, valor en libros, valor de área administrativa /
la depreciación, fecha de compra, entre Profesional de Gestión
otros, con el fin de que esta área genere los Contabilidad
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.28/30

actividad
documentos necesarios para dar de baja

estos bienes en el sistema de información
ERP-SEVEN caso de que sea necesario.
5 Envió deSe realizan las respectivas cotizaciones de losProfesional de Gestión Comunicación

documentación bienes a reparar o reponer, y se envían del área Oficial y/o
al intermediario
mediante comunicación oficial o correo al administrativa / Correo
o empresaintermediario o empresa aseguradora, con el Técnico electrónico
aseguradora fin de que este último realizase la Administrativo del
indemnización del siniestro. área administrativa
6 Registro Con los documentos generados por el área Profesional de Gestión Ver Anexo 8.
contable de la contable se registran las salidas en caso de de Contabilidad / Modelo Nota de
baja faltantes, ejecutando el procedimiento de Profesional de Gestión Bajas Bienes
salida o bajas de activos en el sistema de del área
información ERP-SEVEN. La nota de ajuste es administrativa /
aprobada por contabilidad. Técnico
Administrativo del
7 Notificación al Se notifica al área contable y de tesorería, Profesional de Gestión Memorando y/o
área contable los detalles de los siniestros que van a ser del área correo
de la indemnizados al COPNIA, indicando el valor a administrativa
reclamación pagar por parte de la aseguradora y el
realizada. deducible aplicado.
8 Incorporación De acuerdo con el tipo de siniestro y a la Profesional de Gestión Ver Anexo 1.
de bienes forma de indemnización se realiza la del área Modelo de Nota
incorporación de los bienes en el sistema de administrativa / de Entrada de
información EPR-SEVEN. Técnico Bienes
Administrativo del
9 Reporte de En caso de que la pérdida o deterioro del Subdirección Memorando
perdida de bien, se determine que sea responsabilidad Administrativa y
bienes para directa del funcionario, se procederá a Financiera
investigación realizar el respectivo reporte a control
disciplinario.
En caso de respuesta negativa de la

aseguradora a la reclamación, se procede a
reportar a control disciplinario la situación
presentada
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.29/30

actividad
10 Seguimiento a Se solicita al intermediario o a la compañía Profesional de Gestión Comunicaciones

pago de de seguros soportes de los pagos de las del área oficiales /
indemnizaciones indemnizaciones realizadas a los proveedores Administrativa / Correos /
a proveedores o o a la entidad. Técnico Soportes de
a la entidad. Se informa al área contable y de tesorería la Administrativo del pago
realización de dicho pago para verificación Área Administrativa /
Profesional de Gestión
del área Contable /
Profesional de Gestión
de Tesorería
14. OTROS
14.1. USO DE ESPACIOS, LUGARES Y EQUIPOS PARA CAPACITACIONES Y REUNIONES
Es responsabilidad del área administrativa coordinar y disponer los espacios definidos para eventos como
capacitaciones o reuniones en COPNIA Nacional, por tal motivo el funcionario que requiera realizar algún evento
de este tipo, debe confirmar con el área administrativa la disponibilidad de estos espacios y de los equipos
necesarios para tal fin.
El Técnico administrativo del proceso de gestión de bienes, llevará un control y registro del préstamo y
disponibilidad de estas áreas.
14.2 REQUISITOS MÍNIMOS PERSONAL CONTRATISTA
Para la ejecución contratos donde ese requiera de personal externo como lo son los contratos de aseo y
cafetería y mantenimiento, el área administrativa solicitara a las empresas contratistas todos los soportes
mínimos requeridos de afiliación a seguridad social, con el fin de poder permitir el ingreso del personal enviado
por las empresas contratistas a las oficinas del COPNIA, y así poder recibir los servicios contratados con la
seguridad mínima de estas personas.
Adicionalmente desde las oficinas seccionales los secretarios seccionales o encargados de oficinas, pueden
solicitar estos soportes al área administrativa, para que sea esta área quien realizase la respectiva solicitud a las
empresas contratistas.
15. ANEXOS
1. Modelo de Nota de Entrada de Bienes

2. Modelo de Nota de Salida de Bienes de Consumo
3. Modelo de Nota de traslado de activos
4. AB-fr-02 Formato Relación de Bienes a Trasladar
5. AB-fr-03 Formato de Conciliación Activos Fijos – Contabilidad
6. AB-fr-01 Paz Y Salvo
7. AB-fr-04 Formato proyección de necesidades de bienes y servicios
8. Modelo Nota de Bajas de Bienes
AB-pr-02
Septiembre 2018
Pág.30/30
16. CONTROL DE CAMBIOS
No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Enero / 09 Primera emisión
2 Septiembre / 12 Actualización
3 Julio /16 Actualización del procedimiento para la implementación de SEVEN ERP/ Cambio de su
denominación de Manual de manejo de bienes a Procedimiento de manejo de bienes,
por esta razón cambió código de AB-m-01 a AB-pr-02. Ajuste de cargos de acuerdo a
la nueva estructura organizacional (del 30 de marzo de 2016)
4 Marzo / 18 Actualización de definiciones y condiciones generales relacionadas con la conciliación
de información con el área contable y la realización de inventarios de bienes
devolutivos con una periodicidad semestral.
5 Septiembre / 18 Actualización de las responsabilidades de los manejos de los inventarios por parte de
los cuentadantes, ajuste de los procesos de conciliación con el área contable,
implementación de controles en el manejo de los inventarios en el sistema de
información SEVEN-ERP, definición de acciones para la planeación, análisis y
tratamiento de las necesidades de Administración de Bienes y Servicios de cada
dependencia donde se creó el formato AB-fr-04 Proyección de necesidades de bienes
y servicios, para el registro de estas necesidades y se codificaron los anexos 3 y 4:
AB-fr-02 Relación de Bienes de a Trasladar y AB-fr-03 Conciliación Activos Fijos –
Contabilidad
DIEGO FERNANDO BRIÑEZ GLORIA MATILDE TORRES

JOSE OCTAVIO DUQUE LOPEZ
HERNÁNDEZ CRUZ
Profesional de Gestión del Área Subdirectora de Planeación, Control Subdirector Administrativo y
Administrativa y Seguimiento Financiero
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
ANEXO 1
Página: 1
Programa: SInMinve
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA Usuario 80064186
MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS Fecha: 28/03/2018
Hora: 11:45:55a. m.
Tipo Operación 503 ENTRADA POR COMPRA Fecha 28/02/2018 Número 17 Tipo Entrada
Tercero 13351 IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA Estado Aplicado Valor Total 5,462,100.00
Centro de Costos : 401 DIVULGACION
Sucursal 01 Nacional
Descripción ENTRADA PLEGABLES CONTRATO 62-2017
Documento Base :
Tipo Operación Número Fecha
Producto Nombre Producto U. Medida Bodega Bodega Cantidad Valor Unitario Valor Total
Destino
206001004 Cuaderno Impreso Logo Copnia 2 UND 7 300.00 15,300.00 4,590,000.00
Valor en letras : CUATRO MILLONES QUINIENTOS NOVENTA MIL $
SUBTOTAL 4,590,000.00
IVA 872,100.00
TOTAL 5,462,100.00
ALMACENISTA
SEVEN - Inventarios - Digital Ware ELABORO: 80114715 Formato de fecha: yyyy/mm/dd

ANEXO 2
Página: 1
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA Programa: SInMinvs
MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS Usuario 80064186
Fecha: 28/03/2018
SALIDA POR PEDIDO NO CONTABILIZA Hora: 11:51:50a. m.
Tipo Operación 530 SALIDA POR PEDIDO NO Fecha 08/03/2018 Número 1

Tercero 413552 Estado Aplicado Valor Total 607,632.15 Tipo Salida
Centro de Costos : 9999 General
Sucursal 01 Nacional Destino BODEGA CONSUMO
Descripción SOLICITUD PAPELERIA JURIDICA
DOCUMENTOS BASE
Tipo de Operación: 514 - PEDIDO ALMACEN Numero de Pedido: 21 Fecha Creación : 28/02/2018
Descripcion Pedido: SOLICITUD PAPELERIA JURIDICA
Municipio / Ciudad : Bogota
INFORMACION DE ENTREGA: Torre / Bloque :
Departamento: BOGOTA, D.C. Sucursal : Nacional Barrio : .

Direccion : Calle 78 N° 9-57, Piso 13
Piso : Telefono / Sucursal : 3220102
Nombre Contacto : MARIO HERRERA Telefono Contacto : . Fecha de Entrega : 01/03/2018
Condiciones Especiales de Entrega :
Producto Nombre Producto U. Medida Bodega Bodega Cantidad Valor Unitario Valor Total No. Lote Fecha Venc.
Destino
203002024 Toner Imp. Lexmark X 264 Dn UND 7 1 1.00 461,921.82 461,921.82
203002025 Fotoconductor Imp Lexmark X264 Dn UND 7 1 1.00 94,379.38 94,379.38
203001032 Nota Adhesiva - Banderita UND 7 1 10.00 1,461.10 14,611.00
203001013 Lapiz Negro UND 7 1 12.00 406.60 4,879.20
203001003 Borrador De Nata UND 7 1 5.00 100.00 500.00
203001073 Tijera Grande UND 7 1 1.00 1,606.50 1,606.50
203001049 Bisturi Grande UND 7 1 1.00 304.25 304.25
203001038 Papel Carta Resma UND 7 1 2.00 8,092.00 16,184.00
203001020 Taconotas Post It Pequeño UND 7 1 10.00 1,102.00 11,020.00
203001030 Boligrafo Colores UND 7 1 3.00 742.00 2,226.00
Valor en letras : SEISCIENTOS SIETE MIL SEISCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS CON QUINCE CENTAVOS MCTE
Valor Total: 607,632.15

REVISO:
C.C.N.o. de
ALMACENISTA FUNCIONARIO QUE RECIBE
Formato de fecha: yyyy/mm/dd

SEVEN - Inventarios - Digital Ware Ltda.
ANEXO 3 Página: 1
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA Programa: SInTraap
Usuario 80064186
Fecha: 28/03/2018
SALIDA POR TRASLADO AF ENTRE BODEGAS Hora: 12:24:26p. m.
Traslado : 1 TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS Estado: Aplicado

Descripción: TRASLADO TELEFONO ELIZABETH VALLE Valor Total : 551,442.10
No Documento: 1 Fecha: 3/sep./2015 Tipo de Operacion: 519
DATOS DE ENTRADA DATOS DE SALIDA
Tercero ID: 43617357 Tercero ID: 80064186
Nombre: ELIZABETH CARDENAS BERRIO Nombre: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ
Sucursal : 76 Valle del Cauca Sucursal : 01 Nacional
Centro de Costos 101 Centro de Costos: 101
Bodega : ACTIVOS FIJOS EN USO Bodega : ALMACEN

Ubicación : Valle del Cauca-oficina Ubicación : COPNIA Nacional Calle 78 Piso 1
N. de Placa Descripción Serial del

Estado Valor Unitario
Activo
150100168 TELÉFONO CISCO 7821 BASICO Activo WZP184705VP 551,442.10
CONTABILIZACION
Codigo Cuenta Nombre Cuenta Sucursal Valor Debito Valor Credito
01
1635040101 Equipos De Comunicacion 0.00 410,759.00
01
1670010101 Equipo De Comunicacion 410,759.00 0.00
Valor en Letras : QUINIENTOS CINCUENTA Y UN MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y DOS CON DIEZ PESOS MCTE
Al recibir el (los) bien(es) me comprometo a. Responder por la integridad y el buen orden de los elementos de trabajo que se me confíen para la realización de mis labores. así
como por los daños que por culpa o negligencia ocasione AL EMPLEADOR y a conservar y restituir en buen estado. salvo deterioro natural. los instrumentos y útiles que hayan
facilitado y las materias primas sobrantes; de acuerdo con el código laboral y el reglamento interno del trabajo vigentes.
FUNCIONARIO QUE GRABA MOVIMIENTO LIDER DEL PROCESO FUNCIONARIO QUE RECIBE
C.C.No. C.C.No. C.C. 43617357
RESPONSABLE ALMACEN ELIZABETH CARDENAS BERRIO

ANEXO 4
FORMATO RELACIÓN DE BIENES A TRASLADAR
NOVEDADES EN LOS INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS

Responsable a Ubicación o Área Ubicación o Área de
Placa del Bien Descripción Responsable Actual Observaciones
Transferir Actual entrega
Fecha:
AB-fr-02
v.1. Sep.18
ANEXO 5
FORMATO DE CONCILIACIÓN ACTIVOS FIJOS – CONTABILIDAD
FECHA:
Grupo / Bodega Valor Bienes Almacén Cuenta Valor Contabilidad Diferencias Observaciones
Responsable Almacén Profesional de Gestión Administrativa Profesional de Gestión Contabilidad
AB-fr-03
v.1 Sep.18
ANEXO 6
PAZ Y SALVO DE INVENTARIOS
I. INFORMACIÓN GENERAL
Apellidos y Nombres:
PÚBLICO
Documento de Identidad Nº Expedida en:
Cargo:
Tipo de vinculación :
SERVIDOR
Fecha Vinculación o de Desde: Hasta:

legalización Contrato
Dependencia:
Apellidos y Nombres:
Documento de Identidad Nº Expedida en: Bogotá
Cargo:
ALMACÉN
Como funcionario encargado de recibir inventarios en el COPNIA, certifico que el funcionario arriba identificado, entregó en buen estado
todos los bienes devolutivos que se encontraban registrados a su nombre.
Fecha Revisión Dia Mes Año
Firma
II. DETALLE DE LOS BIENES DEVUELTOS
FECHA DE
ESTADO DEL BIEN
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN ENTREGA
Dia Mes Año
Firma Funcionario Responsable de Recibir el

Firma Funcionario que entrega inventario
AB-fr-01
v.1 Ene.09
ANEXO 7.
FORMATO DE PROYECCIÓN DE NECESIDADES DE BIENES Y SERVICIOS

FECHA:
NECESIDADES DE BIENES Y SERVICIOS

Bien o servicio Unidad de Justificación de la Necesidad que
Seccional / área Nombre Solicitante Cantidad Valor Unit Valor Total Observaciones
Requerido medida Satisface
AB-fr-04
v.1 Sep.18
ANEXO 8
Página: 1
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA Programa: SAfSalid
SALIDAS DE ACTIVOS FIJOS Usuario : 80114715
Fecha: 29/12/2017
Hora: 01:24:30p. m.
T.Operación 1412 BAJA POR OBSOLECENCIA/DAÑO/DESUSO

ACTA / RESOLUCIÓN No. : RES 1876
Baja No. 15 Fecha 29/12/2017 Estado Aplicada
FECHA ACTA / RESOLUCIÓN : 29/12/2017 12:00:00a. m.
Tercero 13012 LUIS CARLOS SIERRA ROPAIN
Grupo 17 EQUIPO DE COMEDOR Y COCINA
Observaciones
BAJA ACTIVOS DE ACUERDO A COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD DEL 26 DE DICIEMBRE DE 2017 – RESOLUCIÓN 1876
Codigo Descripción Venta / Hurto Tipo de Baja Dependencia Funcionario Vr.Historico
170400026 HERVIDOR ELÉCTRICO WEST BEND No 3 MAL ESTADO 2 13012 127,600.00
TOTAL 127,600.00
Movimiento Contable
Cuenta Valor Débito Valor Crédito Centro de Costo Área
1680020101 0.00 127,600.00 9901 0

1685090102 127,600.00 0.00 9901 0
FUNCIONARIO QUE GRABA MOVIMIENTO REVISO APROBO
Formato Fecha : yyyy/mm/dd

SEVEN - Activos Fijos - Digital Ware.

Manejo de BienesCOPNIA

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Manejo de BienesCOPNIA

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

AB-pr-02

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE Vigente a partir de

Tipo Número Titulo Fecha

4.1. DEFINICIONES GENERALES

Bajas por pérdida, daño o deterioro de bienes:

Bajas por caso fortuito o fuerza mayor:

Bajas de bienes inservibles:

Bienes obsoletos por su uso

Bienes obsoletos técnica y tecnológicamente

Nota de entrada de almacén

Nota de salida de almacén

Deterioro de los activos

Pérdida por deterioro

4.2. OTRAS DEFINICIONES

DESCRIPCIÓN DE EQUIPOS DE CÓMPUTO COMO ACTIVO

5 IDENTIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES

5.1 ACTIVOS FIJOS

5.1.1 GRUPOS DE REGISTRO EN SEVEN-ERP PARA BIENES INMUEBLES E MUEBLES

Grupo Nombre de Grupo

5.1.2 PROCESOS DE ADICIÓN Y MEJORA

5.1.2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCESO DE ADICIÓN Y MEJORA

Nº Nombre de Descripción de la actividad Responsable Registro

1 Informe de El área administrativa, al final de cada Profesional de Informe detallado

5.1.3 ESTIMACIÓN DE LA VIDA ÚTIL

5.1.4 CÁLCULO DETERIORO

5.1.5 CÁLCULO DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN

Los terrenos no serán objeto de depreciación.

5.2 BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO

5.2.3 GRUPOS DE REGISTRO EN SEVEN-ERP PARA BIENES MUEBLES DE CONTROL

Grupo Nombre de Grupo

5.3 BIENES DE CONSUMO

5.3.1 GRUPOS DE REGISTRO EN SEVEN-ERP PARA BIENES DE CONSUMO

Grupo Nombre de Grupo

5.3.2 UBICACIÓN E IDENTIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES DE CONSUNO

5.4. CONTROL ACTIVO EN COMODATO O ALQUILER

6. CODIFICACIÓN, SISTEMATIZACIÓN (REGISTRO) E INDIVIDUALIZACIÓN DE ACTIVOS,

10 Bienes Muebles e inmuebles (Activos fijos y bienes de control)

6.1. CODIFICACIÓN DE MUEBLES E INMUEBLES

Primera parte Segunda parte Tercera parte

101301 Activos Fijos

6.2. CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO

Primera parte Segunda parte Tercera parte Cuarta Parte

PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO

SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO

TERCERA PARTE DEL CÓDIGO

CURTA PARTE DEL CÓDIGO

Línea: 2020 Matrices PVC

6.3. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA NUEVA CODIFICACIÓN ACTIVOS, BIENES

6.4. ASIGNACIÓN PLACA A LOS ACTIVOS FIJOS Y DE CONTROL

Segunda parte Tercera parte Cuarta Parte

110100001 OFICINA PISO 13 ED LA INTERAMERICANA

GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS Y DE BIENES DE CONTROL

6.5. INDIVIDUALIZACIÓN DE ACTIVOS (PLAQUETEO)

6.5.1 ACTIVIDADES PARA CODIFICACIÓN Y PLAQUETIZACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS

Nº Nombre de Descripción de la actividad Responsable Registro

1 Identificación Cada activo fijo al ingresarse debe traer Profesional de Registro en el

Nº Nombre de Descripción de la actividad Responsable Registro

4 Marcación Para los elementos recibidos Profesional de Placa de Inventario en etiqueta

6 CONCILIACIÓN DE INVENTARIOS Y CONTABILIDAD

7 RESPONSABILIDAD PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES MUEBLES E

- Que los inventarios físicos estén correctamente valorizados.

7.1 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y

El Técnico Administrativo encargado de almacén de Gestión Administrativa es el responsable de la recepción,

El Técnico Administrativo de almacén es el encargado de mantener actualizado el inventario de bienes muebles