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UFCD 0416 I NVENTÁRIO Curso de EFA : Curso de Distribuição DURAÇÃO – 50 hr

UFCD

0416

INVENTÁRIO

UFCD 0416 I NVENTÁRIO Curso de EFA : Curso de Distribuição DURAÇÃO – 50 hr FORMADOR
Curso de EFA : Curso de Distribuição
Curso de EFA : Curso de Distribuição
DURAÇÃO – 50 hr
DURAÇÃO – 50 hr
FORMADOR – Paulo Montes
FORMADOR – Paulo Montes
UFCD 0416 I NVENTÁRIO Curso de EFA : Curso de Distribuição DURAÇÃO – 50 hr FORMADOR

ufcd 0416 - Inventário

Índice Âmbito do manual

2

Objetivos

2

Conteúdos programáticos

2

Carga horária

3

1.Tipos de inventários

4

1.1.Permanente

5

1.2.Intermitente

8

2.Objetivos e periodicidade do inventário

10

2.1.Objetivos

11

2.1.1.Nível de quebra

11

2.1.2.Métodos de abastecimento

14

2.1.3.Nível de stocks de cada referência

16

2.1.4.Política de diminuição do nível de quebra

18

2.2.Periodicidade

21

2.1.1.Periódicos

21

2.1.2.Pontuais

22

2.1.3.Sistemáticos

22

3.Processo de inventário

23

3.1.Planificação do processo

24

3.1.1.Calendarização do inventário

24

3.1.2.Organização prévia

24

3.1.3.Preparação do material de contagem

26

3.2.Controlo das contagens

31

3.4.Reconciliação de stocks

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LIFO (Last in, First out)

48

Bibliografia

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ufcd 0416 - Inventário

Introdução

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de curta duração nº 0416 - Inventário, de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações.

Objetivos

Identificar os diferentes tipos de inventário.

Enumerar os objetivos e periodicidade do inventário.

Descrever as atividades necessárias à organização e execução de um processo de inventário.

Efetuar e controlar as contagens.

Conteúdos programáticos

Tipos de inventários

o

Permanente

o

Intermitente

Objetivos e periodicidade do inventário

o Objetivos

- Nível de quebra

- Métodos de abastecimento

- Nível de stocks de cada referência

- Política de diminuição do nível de quebra

2
2

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o Periodicidade

- Periódicos

- Pontuais

- Sistemáticos

Processo de inventário

o

Planificação do processo

- Calendarizarão do inventário

- Organização prévia

o

- Preparação do material de contagem

o

Controlo das contagens

o

- Contagens

o

Tratamento do inventário

o

Reconciliação de stocks

Carga horária

50 horas

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1.Tipos de inventários

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1.1.Permanente

O conhecimento das existências, em quantidade e em valor, responde a várias necessidades

da empresa, servindo para alimentar a contabilidade, gerir a tesouraria e gerir os reaprovisionamentos.

É indispensável o conhecimento do preço unitário dos artigos para os poder integrar no

cálculo dos preços de custo dos produtos finais ou em curso. É portanto necessário que os stocks e os seus movimentos sejam corretamente valorizados.

Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre stock real e registo informático do stock), é necessário efetuar inventários e eventualmente atualizar a registo informático.

Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do armazém. Elemento central da Logística, assegura o registo e controlo de todos os movimentos de stocks.

Todos os aspetos importantes da gestão de stocks são considerados nesta área: gestão por famílias e sub famílias, tratamento de lotes, dimensões (cores e tamanhos, por exemplo), números de série, gestão de alertas, métodos de valorização, unidades e fatores de vendas ou compras, fichas de composição, etc.

Necessidade de existência de inventários:

1.Proteção contra as incertezas (procura aleatória, imprevistos)

2.Stocks de segurança

3.Produção e encomendas de acordo com critérios económicos

4.Lotes de fabrico e lotes de encomenda (descontos de quantidade)

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5.Cobrir antecipadamente flutuações da procura ou do fornecimento (sazonais)

6.Cobrir necessidades de trânsito dos produtos

7.Produtos em vias de fabrico (entre postos de trabalho)

Inventário permanente

Em termos de gestão dos stocks, o inventário permanente permite informar as quantidades

e os preços unitários, bem como o valor dos consumos anuais, parâmetros de base para definir o período económico de encomenda.

Por outro lado, os preços unitários informados servem de referência aos compradores permitindo determinar os preços de facturação dos artigos cedidos a outros serviços da empresa ou vendidos ao exterior.

Em resumo, o conhecimento global do stock só se obtém quando se fala em unidades monetárias e não apenas em quantidades donde a necessidade de dispor de dados quantificados e valorizados sobre stocks: os consumos, as entradas e os stocks detidos.

Os movimentos do stock devem estar concebidos de forma a assegurar o inventário contabilístico permanente, apoiado no registo validado das entradas e saídas de modo a permitir conhecer no curso do exercício, as existências em quantidade e em valor.

O inventário permanente é universalmente utilizado nas empresas. Quando existem centenas

ou milhares de artigos, só com um sistema informático é possível geri-lo eficientemente e saber para cada artigo a quantidade correta em cada momento.

O inventário permanente inclui:

1.O

registo

de

entradas

com

identificação

dos

tipos

(compra,

transferência, etc.) e da data em que tal ocorreu;

devolução,

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2.O registo de saídas com identificação do tipo (consumo, venda, transferência, devolução, etc.) e a data em que tal ocorreu;

3.O apuramento da existência (saldo) e respetivas datas;

4.A valorização dos movimentos e das existências;

5.Os acumulados dos movimentos para efeitos estatísticos;

6.O registo de identificação dos movimentos de entrada e saída.

Todos estes dados se obtêm a partir da identificação prévia do artigo ao produto, pelo "input" de uma Nomenclatura (Designação e Código), que pode ser obtida, como já vimos, por leitura ótica do código de barras.

Todos estes registos e apuramentos se fazem na BASE DE DADOS de artigos, que funciona tal como os antigos ficheiros.

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1.2.Intermitente

Inventário intermitente

É geralmente efetuado uma vez por ano, no final do exercício contabilístico. Engloba todos os artigos da empresa, gerando uma elevada carga de trabalho que pode perturbar a sua atividade.

Com este sistema, o custo das existências vendidas e consumidas só pode ser apurado depois da contagem física das existências e consequente apuramento das existências finais.

É um sistema que, embora de fácil aplicação, não serve os propósitos da gestão, já que a informação sobre os resultados da empresa depende sempre de uma contagem física.

Algumas das vantagens deste método em relação ao Inventário físico:

1.Detecção atempada de erros uma contagem frequente gera menores volumes de informação recente o que permite muitas vezes identificar e combater as causas evitando que os desvios se avolumem;

2.Execução por pessoal treinado em oposição às equipas de pessoal externo ao armazém que costumam constituir-se para a realização do inventário físico. Diminui- se assim os erros que são cometidos no processo de contagem;

3.Mínima perda de produtividade não envolve paragens da produção. Pode ser planeada para situações em que o custo de contagem é baixo (p.e. Stock zero);

4.Apoia o planeamento ao actualizar frequentemente a informação do inventário ao invés de apenas no final do ano;

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Os objetivos da recontagem cíclica não se limitam à identificação e correção dos erros, mas

à identificação e eliminação das suas causas. Este método assume o foco na precisão do inventário e visa o seu controlo periódico.

Para a concretização de uma recontagem cíclica deverá produzir-se um Plano de contagem, contendo a definição dos artigos a contar e respetiva frequência de contagem.

Alguns fatores a ter em conta nesta fase de planeamento são o investimento anual, a criticidade para o processo produtivo e o custo de inspeção do stock.

A inspeção é uma atividade que não acrescenta valor, tem custos de mão-de-obra e de

oportunidade, como tal, deverá ser reduzida ao indispensável para garantir o nível de precisão ótimo.

Uma análise do trade-off precisão-custo de contagem poderá revelar, por exemplo, que compensa investir em stock para compensar a incerteza ao invés de investir em contagens periódicas.

Poderá ser definida uma tolerância de contagem para as várias classes de material, por exemplo, em euros. Os desvios que se encontrarem dentro da tolerância serão ignorados e

a contagem considerada boa. Serão inspecionadas as causas dos que não se encontrem nestas condições.

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2.Objetivos e periodicidade do inventário

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2.1.Objetivos

2.1.1.Nível de quebra

O primeiro passo para reduzir e combater o impacto da Quebra Desconhecida na nossa organização é conhecer e reunir informação sobre este problema. Para o fazer, um passo imprescindível será calcular a diferença de inventário.

A diferença de inventário é a diferença entre o inventário teórico e o inventário real ou físico;

ou seja, a diferença entre o que deveríamos ter de acordo com a nossa atividade empresarial

e o que realmente temos:

com a nossa atividade empresarial e o que realmente temos: Para poder falar do impacto da

Para poder falar do impacto da Quebra Desconhecida numa organização, a diferença de inventário deve ser extrapolada para a atividade da empresa.

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Por isso, para determinar o nível de Quebra Desconhecida numa organização podem ser utilizados vários índices:

1. Como percentagem do custo das Quebras relativamente ao número de vendas, valorizando as Quebras de produto a preços de custo médio.

2. Como percentagem de unidades que faltam no total das unidades vendidas.

Como indicado, a diferença de inventário irá permitir-nos medir o alcance da Quebra Desconhecida. Esta medição não só deve ser feita para uma tomada de consciência do problema, como também deve constituir a base das potenciais decisões corretoras.

Assim, as diferenças de inventário podem servir-nos para fazer:

1. Revisão ou estabelecimento de novos procedimentos internos (logística, segurança, encomendas, etc.).

2. Adoção de medidas de segurança pontuais sobre determinados produtos, zonas, lojas, etc.

3. Ações comerciais para expor o produto em locais mais seguros da loja.

As medidas corretoras que podem ser tomadas serão mais eficientes quanto maior for a qualidade da informação. Esta qualidade será determinada por:

1. A que nível da organização se realiza: Ou seja, se é feita ao nível da loja, secção, categoria, referência, etc.

2. Frequência temporal do cálculo.

Além disso, o cálculo da diferença de inventário permite corrigir os desvios que possam existir no inventário teórico relativamente à atividade real.

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Este facto é de vital importância, uma vez que o inventário teórico constitui a base para a tomada de muitas decisões que transcendem o âmbito da Quebra Desconhecida e, além disso, um inventário teórico deficiente pode levar a:

1.Roturas de stock. Ex: Os sistemas de informação refletem que existe produto na loja quando na realidade não há.

2.Implantações deficientes. Ex: O espaço que um produto ocupa no linear deveria estar em consonância, entre outras questões, com a rotação do produto, e esta é calculada a partir do inventário teórico.

3.Cadeias de abastecimento ineficientes. Ex: As políticas de abastecimento são estabelecidas a partir dos dados do inventário teórico. Dados erróneos de inventário conduzem a um abastecimento ineficiente.

No cálculo do inventário teórico são cometidos os seguintes erros com frequência:

1. Haver engano na seleção do corte dos últimos movimentos que vão ser considerados no cálculo do inventário teórico. Exemplo: Se foram feitas vendas enquanto o inventário físico é realizado e estes movimentos não forem incluídos no cálculo do inventário teórico que utilizaremos para calcular a diferença, o resultado revelará que “faltam” unidades quando na realidade elas foram vendidas, mas não incluídas no cálculo.

2. Manusear informação errónea ou incompleta.

Para a realização do inventário físico constituem fontes de risco:

1.Produtos que estão localizados em mais do que um ponto da loja, armazém… Isto pode fazer com que o cálculo mostre Quebras de produto quando na realidade isso não acontece. 2.Produtos com vários componentes: Se um dos componentes “desapareceu”, e não se pode comprovar que estão todos, pode acontecer que na contagem física não se detete esta Quebra.

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3.Armazém e lojas desarrumadas: Dificultam a tarefa da contagem física dos produtos.

2.1.2.Métodos de abastecimento

As principais causas de dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação são:

1.Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação.

2.Falta de Alinhamento de Ficheiros Mestres (A.F.M):

Por isto entende-se que os agentes que intervêm na cadeia de abastecimento manuseiam a

mesma informação atualizada de produto (formato promocional, dimensões, preço

).

Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação:

1.A preparação das encomendas.

2.Os processos de entrega e a receção da mercadoria, especialmente as entregas que se fazem diretamente na loja.

3.A gestão das devoluções e os produtos estragados.

A deterioração dos produtos acontece por não existirem instalações adequadas que permitam:

1.Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos. - Execução de uma “paletização” correta.

2.É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento:

- Numa definição eficiente dos procedimentos mais críticos.

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- No controlo sobre a execução dos mesmos.

- No manuseamento e no fluxo da informação adequada na cadeia da oferta.

- Na utilização eficiente das ferramentas adequadas.

3.É recomendado realizar ações de formação dos empregados sobre:

- Aplicação dos procedimentos estabelecidos.

- Utilização e manuseamento das ferramentas necessárias.

Mais concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de melhores práticas e ferramentas cuja aplicação contribui para melhoramentos significativos na eficiência do fluxo de mercadoria e de informação na cadeia de abastecimento:

1.Preparação de encomendas, manipulação, carga, transporte, descarga e receção da mercadoria.

2.(Intercâmbio Eletrónico de Dados) EDI: Através de mensagens de linguagem standard EANCOM para EDI, as empresas podem, entre outras questões, de uma forma standard e integrada e automaticamente nos sistemas das empresas:

- Comunicar com antecedência o conteúdo exato dos envios.

- Confirmar a receção da mercadoria e informar de possíveis

ocorrências no processo de receção.

- Informar sobre a situação concreta das encomendas.

3.Codificação EAN.UCC 128: É um sistema de identificação criado para ambientes não retalhistas (armazém), para ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação e facilitar a integração dos fluxos de informação entre as empresas. A codificação EAN.UCC 128, entre outras questões, permite:

- Automatizar a gestão dos armazéns (Ex: A leitura do código permite colocar a mercadoria no armazém em função da data de validade do produto, informação incluída no código EAN.UCC 128).

- Agilizar os processos de receção de mercadoria. Com a leitura do

SSCC (Código Seriado de Unidade de Envio ou Número de Matrícula) que possui a etiqueta EAN. UCC 128, é possível relacionar o conteúdo

do envio com o aviso de expedição que se fez previamente com a mensagem DESADV da linguagem EANCOM do EDI.

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Em suma, estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logística:

• Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.

• Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.

• Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.

2.1.3.Nível de stocks de cada referência

É recomendado calcular a diferença de inventário com uma frequência proporcional ao risco que cada secção, categoria, produto, etc. tenha em termos de furto ou erro.

Para estabelecer esta frequência recomenda-se ter em consideração o seguinte:

1.A atratividade dos produtos sentida pelos ladrões.

2.A situação na loja. Os produtos localizados em pontos críticos da loja têm mais possibilidades de serem furtados.

3.A rotação do produto.

4.O seu grau de perecibilidade. 5.As diferenças de inventário detetadas anteriormente.

6.A consistência dos dados anteriores.

Para evitar erros e ter em conta as muitas ocorrências possíveis no fluxo físico da mercadoria ao longo da cadeia de abastecimento, recomenda-se que na realização dos inventários se possa ter a participação de forma direta ou indireta dos seguintes departamentos:

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1.Controlo de gestão.

2.Exploração de lojas.

3.Logística.

4.Segurança.

Nas categorias ou produtos de risco de quebra elevado recomenda- se aumentar o nível de precisão dos inventários.

Nesse sentido, entre outras questões, recomenda-se:

1.Contar fisicamente duas vezes os produtos.

2.Fazer comprovações aleatórias da integridade dos produtos (Ex: verificar se nas unidades de venda estão todos os componentes).

Uma vez que a realização de um inventário físico requer muitos recursos humanos e técnicos e, frequentemente, envolve a paragem da atividade da empresa, uma forma de manter o nível de implicação e consciencialização da nossa empresa é a realização de “Inventários à distância”.

Exemplo:

1.No caso de uma cadeia de lojas, a loja central solicita ao pessoal das lojas que no dia D contabilizem uma amostra reduzida de referências.

2.Posteriormente o pessoal da loja envia os dados e a loja central confronta os dados da contagem física com os dados teóricos.

Em qualquer caso recomenda-se que os dados deste tipo de inventários não sejam vinculativos, e que só sejam utilizados para aumentar a implicação e a consciencialização do pessoal, assim como detetar sinais de alarme.

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2.1.4.Política de diminuição do nível de quebra

É recomendável que se façam inventários físicos e teóricos e que se calcule a diferença de inventário, uma vez que:

1.Conhecer o problema é o primeiro passo para o solucionar.

2.Com esta informação serão tomadas melhores medidas de prevenção e controlo.

3.Constitui uma forma de consciencializar e envolver os trabalhadores da empresa na prevenção de Quebras Desconhecidas.

É recomendável que sejam feitas ações de formação e de acompanhamento das pessoas envolvidas na realização do inventário físico.

O objetivo destas ações de formação é:

1.Estabelecer melhores práticas como por exemplo, realização de uma análise prévia da contagem sobre a localização dos produtos, especialmente os que estão situados em mais do que um local diferente.

2.Unificar e normalizar aspetos como:

• A metodologia da contagem. Ex: De cima para baixo e da esquerda para a direita. Assim conseguiremos evitar erros e acelerar o processo. • A documentação de apoio a utilizar (formulários, tabelas, etc.)

Caso apareçam diferenças significativas nas últimas disparidades de inventário calculadas e a evolução dos dados não seja muito consistente, recomenda-se:

1.Rever a metodologia de cálculo.

2.Aumentar a frequência de cálculo.

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Caso não se disponha de sistemas de informação que o permitam, recomenda-se fazer o inventário físico com a atividade da empresa parada (vendas, receção de mercadoria, etc.).

Considerações prévias:

1.O cálculo da diferença de inventário dá-nos o montante das quebras que a empresa sofreu, mas em nenhum caso consegue determinar que parte dessa Quebra se deve a Furto externo, Furto interno e a Erros.

2.Para obter uma aproximação deste dado a única forma é reunir informação das ocorrências que acontecem na empresa e, a partir dela, tirar conclusões que nos permitam ponderar o peso das três causas.

A ponderação da importância dos três fatores pode ajudar-nos a realizar um melhor diagnóstico da situação e, portanto, pode ser-nos útil também no momento de alocar recursos.

Para determinar o peso dos três fatores determinantes da Quebra Desconhecida, recomenda- se que seja reunida informação e que se faça um registo dos factos que sejam a causa da Quebra Desconhecida ou das provas que demonstrem que um destes factos aconteceu.

Assim, as informações mais úteis para determinar o peso das três causas são:

1.As tentativas de furto que foram detetadas (produto, secção, etc.).

2.As provas que demonstrem que aconteceu um furto: etiquetas eletrónicas encontradas na loja, etiquetas de preço arrancadas, etc.

3.Discrepância detetada nas encomendas.

4.Erros de fixação de preços.

Esta informação irá dar uma aproximação de como aconteceram os factos relativos ao furto externo, ao furto interno e aos erros e, consequentemente, uma aproximação relativamente

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ao peso que tiveram cada uma destas três causas no conjunto do montante da Quebra Desconhecida.

Manter um registo de todos esses factos que acontecem na empresa e fazer uma análise respetiva pode ser uma tarefa demasiado árdua cujos benefícios não compensem o esforço de o fazer.

Nestes casos, recomenda-se este acompanhamento e uma posterior análise durante um

período de tempo determinado e para uma amostra significativa de lojas, armazéns organização, e extrapolar posteriormente as conclusões obtidas ao conjunto da empresa.

da

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2.2.Periodicidade

2.1.1.Periódicos

Inventário Físico Permanente

Este sistema consiste em contar diariamente, no fim de cada dia de trabalho, apenas os artigos que tenham tido movimento durante esse dia.

Assim, se houver qualquer erro, terá apenas que se verificar esse dia, simplificando-se a tarefa de correção.

Inventário Físico Rotativo

Processa-se da seguinte forma:

• Dividem-se os artigos, de acordo com o número de movimentos, nas categorias A, B e C; • Os artigos A são contados de forma cíclica e uma vez em cada trimestre, enquanto os B são contados semestralmente e os C anualmente; • No início de cada dia de trabalho são controlados os movimentos dos artigos entrados e saídos, no dia anterior.

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2.1.2.Pontuais

Inventário Físico Intermitente

Consiste no encerramento periódico do armazém, durante alguns dias, a fim de fazer um balanço (contagem) dos diferentes artigos.

É geralmente efetuado uma vez por ano, no final do exercício contabilístico. Engloba todos os artigos da empresa, gerando uma elevada carga de trabalho que pode perturbar a sua atividade.

2.1.3.Sistemáticos

Inventário programado

Este inventário permite, não só ter conhecimento dos stocks teóricos de materiais, durante os próximos η períodos de controlo, mas, também das entradas programadas (provenientes das encomendas emitidas), das previsões de saída, isto é, saber em que data se processa qual movimento.

É neste pormenor que difere o inventário comum de materiais do inventário programado.

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3.Processo de inventário

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3.1.Planificação do processo

3.1.1.Calendarização do inventário

No que respeita à execução, existem dois métodos para efetuar uma recontagem cíclica:

Calendário de Contagem

Um dado número de recontagens é efetuado todos os dias, por vezes durante mudanças de turno ou em alturas em que é possível assegurar que não existem transações de inventário. As discrepâncias são corrigidas e registadas para análise.

São mantidos registos das recontagens para assegurar que todos os artigos são contados na frequência planeada.

Residual Balance Counting (Contagem de Balanço Residual)

Método no qual a recontagem é efetuada no momento em que o funcionário visita a localização do artigo para fazer o picking ou a sua reposição. Pode ser programada para situações em que seja fácil a sua contagem.

As discrepâncias são corrigidas e registadas para análise. São mantidos registos das recontagens para assegurar que todos os artigos são contados na frequência planeada.

3.1.2.Organização prévia

No planeamento e controlo da produção, é imprescindível ter em consideração as condições incertas do mercado e a necessidade de manter níveis de inventário razoáveis.

A dificuldade de planear a produção advém da necessidade de gerir rigorosamente as operações internas na produção de um bem ou serviço, enfrentando as exigências e

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limitações exteriores (e.g., procura de bens e serviços, disponibilidade de materiais e disponibilidade de fundos para financiamento).

A principal função do inventário é servir o cliente, considerando fatores como a quantidade

certa, no tempo certo, no local exato, com o custo justo.

O planeamento do inventário pode ser visto como stock de segurança, funcionando como

um buffer para absorver as flutuações de procura, erros de previsões e erros de fornecedores (atrasos ou falta de qualidade).

O princípio fundamental das previsões é que elas vão estar erradas. Porém, mesmo que as

previsões estejam exatas, o cliente não consome todos os dias a mesma quantidade. Por conseguinte, essas flutuações da procura no curto prazo devem ser tidas em conta.

Relativamente aos erros dos fornecedores, estes resultam de falta de qualidade ou capacidade. As únicas formas de se proteger contra a imprevisibilidade é através de um stock de segurança ou considerando um maior tempo de entrega das encomendas. Assim, o resultado final vai ser inventário adicional.

Importa também que o custo desse inventário adicional seja o mínimo possível. Na realidade,

o principal objetivos do inventário é minimizar o investimento em inventário e, mesmo assim, cumprir as funções requeridas.

Por exemplo, se o inventário existente permite um nível de serviço de 99,7% quando um nível de serviço de 98% é suficiente, o stock de segurança pode ser reduzido, reduzindo-se deste modo os custos.

Por outro lado, se o stock de segurança existente permitir apenas cumprir 84% do serviço no qual o requerido é 98%, o stock de segurança deve aumentar, aumentando-se, neste caso o respetivo custo do stock de segurança.

Com o objetivos de se investir o mínimo possível no inventário adicional, é necessário conseguir um aumento da fiabilidade do processo, assim como, das previsões, permitindo uma redução do inventário, mas mantendo o nível desejado tanto do serviço ao cliente como na eficiência da produção.

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Por exemplo, uma melhor previsão irá reduzir o desvio padrão da procura, o que irá permitir uma redução no stock de segurança requerido para manter o serviço ao cliente no nível desejado.

Outra forma consiste no aumento da fiabilidade do processo através de melhor qualidade, entregas no tempo certo por parte dos fornecedores, assim como, através de melhoria dos processos de produção.

Este melhoramento permitirá uma redução do stock de segurança da matéria-prima, componentes, e PVF, sem afetar o processo produtivo.

3.1.3.Preparação do material de contagem

Uma gestão positiva e equilibrada do inventário é indispensável ao bom funcionamento das empresas. Passamos, por isso, a descrever algumas das suas fases mais importantes:

Plano de operações

Trata-se de um documento onde é reunida toda a informação, detalhada e rigorosamente tratada, relativa a qualquer operação ou tarefa;

Inclui:

A descrição da tarefa ou da operação;

O número de pessoas nela envolvidas diretamente;

O tempo exigível para a sua execução;

Os materiais utilizados;

O equipamento e maquinaria necessários;

Informação sobre a avaliação dos resultados e o controlo do desenvolvimento das operações;

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Plano de necessidades materiais

Plano que avaliará todos os recursos materiais necessários à execução, incluindo não só as matérias-primas, bem como todos os outros componentes relacionados com a elaboração dos produtos. Integra a estrutura do produto e a política de existências;

É também necessário avaliar os custos de aquisição, a qualidade, as condições de armazenagem, a adequação e a disponibilidade de todos os produtos e materiais de substituição ou alternativos.

A escolha dos fornecedores

Este passo é fundamental pelo que deve ser antecedido de uma avaliação do mercado dos fornecedores dos materiais, tendo em conta alguns critérios, como a competência técnica, o preço e os prazos de entrega.

No seguimento da identificação destes elementos, a empresa deve entrar em contacto com os fornecedores para obter informação específica sobre a estrutura e funcionamento das respetivas empresas. A seleção deve atender a uma lista de critérios, concretamente estabelecidos por ordem de prioridade.

É importante que a empresa estabeleça uma relação de parceria com o fornecedor. Por outro lado, é importante que a empresa tenha mais fornecedores. Só assim verá garantida a sua independência e capacidade de gestão.

Escolha da qualidade dos materiais

Neste âmbito, a aquisição de matérias-primas é uma medida que deve ser privilegiada mesmo quando a empresa se encontra em fase de lançamento. Se se revelar necessário, deve-se atrasar os processos de vendas para permitir o fabrico de um produto com maior qualidade;

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Avaliação dos fatores-chave para a política de existências

A política de existências deve procurar evitar duas situações: a existência de um volume de

stocks demasiado baixo, que coloca a empresa em risco de não poder fornecer os seus clientes, e o excesso de stock, que reflete uma imobilização de capital difícil de gerir financeiramente.

Neste contexto, a empresa deve ter em conta a duração do ciclo de produto, as previsões de vendas e os prazos de entrega;

Criar um stock de segurança:

É acrescentado às existências normais e tem como objetivo minimizar as consequências de um aumento inesperado da procura ou de um atraso ocasional dos fornecedores, o que obriga a um aumento do prazo de entrega.

O stock de segurança equivale à quantidade de produtos vendidos por dia, em média, e pode

ser calculada através de várias fórmulas;

Gerir o stock consoante o seu valor financeiro:

Para a otimização da gestão do stock, as existências, tanto no âmbito da compra, como do armazenamento, devem ser tratadas com graus de importância que diferem consoante o seu valor financeiro (preço unitário x compras anuais por parte da empresa).

Aquelas que representam até 80% desse valor exigem um cuidado especial; as que representam até 15% justificam alguma atenção; finalmente aqueles que só chegam a 5% do valor financeiro, não necessitam de tratamento.

Instruções escritas para a realização das contagens físicas das existências:

Emitir instruções escritas sobre a realização das contagens físicas

1.Detalhadas

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2.Redigidas de forma clara e acessível

Aspetos que devem constar das instruções:

1) Datas e locais de contagem Dias, horários e armazéns em que decorrerão as contagens

2) Existências a serem inventariadas - Contagem total ou parcial (itens a inventariar)

3) Procedimentos pré-inventário - limpeza dos armazéns, arrumação das existências e separação dos itens obsoletos, com pouco movimento…

4) Constituição das equipas de contagem:

Mínimo de duas pessoas Contador (armazém) e escrivão (secção de contabilidade)

Em cada local de contagem deverá estar um encarregado de armazém e um conferente (secção de contabilidade)

No caso de existirem auditores internos, estes devem fazer as suas próprias Contagens

5) Forma de realização do inventário sequência e registo dos itens contados

6) Anotação das contagens:

As contagens devem ser anotadas em listas ou em talões (fichas)

Talão: individualiza os diferentes produtos em talões separados

Ficha: relação dos diferentes produtos

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Os documentos devem ser numerados tipográfica e sequencialmente

7) Procedimentos relativos ao «corte» de operações (cut-off):

Há acontecimentos que podem falsear o inventário, tais como:

a) Existências recebidas antes da data de inventário mas contabilizadas após essa data;

b) Existências recebidas antes da data de inventário mas em trânsito e não contabilizadas;

c) Transferências entre Secções indevidamente documentadas e controladas;

d) Vendas ocorridas antes da data do Balanço, mas cujos artigos só foram expedidos após essa data, constando no inventário;

e) Existências expedidas após a data do Balanço, mas registadas posteriormente…Todas as guias de entrada e saída de existências devem ser carimbadas com a indicação: Processado antes do inventário ou Processado depois do inventário 8) Procedimentos pós-inventário:

Comparar as quantidades contadas com os registos de quantidades e do inventário permanente

A análise das diferenças deve ser realizada o mais cedo possível após o inventário

As diferenças devem ser investigadas e retificadas 9) Reunião Preparatória:

Distribuir as instruções escritas para a realização do inventário antecipadamente a todas as pessoas envolvidas

Reunião alguns dias antes das contagens com todos as pessoas envolvidas na contagem, inclusive, o auditor.

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3.2.Controlo das contagens

Procedimentos

O processo de inventário permanente divide-se na inventariação de dois tipos de posições:

Posições de Preparação e Posições Vazias. Vejamos cada uma delas em detalhe.

Posições de Preparação

O objetivo é inventariar todos os locais de preparação. Como o local de preparação é uma

posição onde vão parar 85% em média de todas as paletes que entram no armazém, poder-se-á dizer que mais cedo ou mais tarde quase todos os erros cometidos acabam por se refletir nesta posição.

Os passos a seguir são:

Modelo clássico

1. Os operadores de inventário dirigem-se ao gabinete da equipa de organização e recolhem o mapa das posições e inventariar;

2. Para cada posição indicada o operador deverá verificar que esta contém o artigo correto na quantidade e qualidade correta;

3. Se tal não acontecer, anota o erro e remove o artigo para uma zona de artigos com problemas de inventário e que está devidamente marcada. A remoção dos artigos só se justifica se ele for diferente do que deveria estar na posição, se não deve-se fazer um acerto de inventário para corrigir a quantidade;

4. Procede para a próxima posição da lista e repete os três últimos passos;

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5. No final da lista, o operador deverá dirigir-se ao gabinete da equipa de organização

e

entregar o mapa com os erros;

6. mapa entregue será alvo da atenção dele próprio ou de um operador administrativo

O

para que as diferenças sejam registadas no sistema;

Modelo JIT

1. O operador de inventário indica ao computador via rádio-terminal que vai começar um inventário às posições de preparação;

2. O computador mostra-lhe a primeira posição e pergunta o artigo e quantas caixas lá estão. O operador responde quer introduzindo o código do artigo quer lendo-o com um leitor de código de barras e indicando também o número de caixas;

3. Em caso de erro e depois da confirmação dos valores, o computador assume a quantidade indicada como sendo a da posição. O operador remove a mercadoria que está mal posicionada se for este o caso para a zona de artigos com problemas de inventário. A remoção dos artigos só se justifica se ele for diferente do que deveria estar na posição, senão deve-se fazer um acerto de inventário para corrigir a quantidade.

Conforme pode ser observado, este processo é muito mais produtivo, fácil e elegante quando utilizamos os rádio terminais.

Há outros fatores que levam à importância dos rádio terminais, são eles: as posições de preparação a inventariar não podem estar sujeitas a qualquer operação de preparação ou aprovisionamento.

Isto vale desde a emissão do mapa de contagem até conferência da mercadoria. Esta exigência leva que a sincronização desta tarefa com a restante operação do armazém possa ser bastante difícil.

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Posições Vazias

O interesse deste inventário reside no facto de ser muito simples inventariar uma posição vazia é olhar e ver se está ou não. Devido a esta simplicidade ele pode ser utilizado para níveis superiores aos do chão, que são difíceis de inventariar.

Também neste caso existem dois modos de fazer as coisas: o método clássico e o método JIT. Vejamos cada um deles:

Modelo clássico

1. Os operadores de inventário dirigem-se ao gabinete da equipa de organização e recolhem o mapa das posições e inventariar;

2. Para cada posição indicada o operador deverá verificar se ela está vazia ou não. No caso de ela estar ocupada assinalará esse facto no mapa;

3. Procede para a próxima posição da lista e repete o último passo;

4. No final da lista, o operador deverá dirigir-se ao gabinete da equipa de organização

e

entregar o mapa com os erros;

5. mapa entregue será alvo da atenção dele próprio ou de um operador administrativo

O

para que as diferenças sejam registadas no sistema;

6. As diferenças existentes deverão ser passadas para um operador de movimentação de paletes para que a palete mal colocada seja retirada para a zona de artigos com problemas de inventário.

Modelo JIT

1. O operador de inventário indica ao computador via rádio-terminal que vai começar um inventário às posições vazias;

2. O computador mostra-lhe a primeira posição e pede a chave da posição;

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3. O operador deverá dirigir-se para a posição e introduzir a chave correta, confirmando se está ou não vazia;

4. Caso não esteja vazia, e após a necessária confirmação, o computador marcará a posição para que a palete seja removida e colocada na zona de artigos com problemas de inventário esta marcação irá fazer que seja dada uma ordem de movimentação à máquina que esteja mais próximo dela, logo que possível.

De novo se nota que o modelo JIT funciona de uma forma muito mais natural e produtiva, em que as ações são tomadas em tempo real.

De novo se coloca o problema da idade da informação, no caso do modelo clássico há que garantir que não é arrumada nenhuma palete entre o momento de emissão do mapa e a respetiva contagem.

Esta necessidade levanta muitos problemas práticos, que impedem uma utilização mais frequente deste método. Isto não se passa no modelo JIT, onde a informação é em tempo real.

Resolução dos problemas encontrados

Este procedimento permite-nos resolver os problemas e inventário encontrados e que foram devidamente isolados numa área do armazém marcada para o efeito.

Os passos que têm de ser seguidos são:

Modelo Clássico

1.

Pegar num bloco de folha de operações manuais acertos, transferências e outras atividades semelhantes e selecionar um artigo dos que estão na zona referida;

2

Se a quantidade for pequena algumas caixas o operador deverá identificar o local de preparação do artigo por consulta num terminal do computador e acrescentar

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essas caixas lá. De seguida deve fazer uma contagem ao total de caixas e anotar o total na folha de acertos;

3 Se a quantidade for uma palete inteira ou perto disso deverá identificar todos os locais onde esse artigo existe e, um a um, verificar se estão ocupados:

a. Se estão deverá arrumar a palete noutro local e anotar o facto na folha de acertos;

b. Se não estão deverá colocar a palete no local onde falta e cujo número de caixas é igual. Se não existir nenhum local nestas condições deverá colocar a palete em falta num dos locais e anotar na folha de operações o acerto correspondente para que o sistema informático ficar concordante com a realidade;

c. Se ao inventariar as posições, no ponto anterior, identificar qualquer erro, ela terá de ser resolvido pelo método apresentado nos procedimentos Posições de Preparação ou Posições Vazias;

4 Selecionar o artigo seguinte e proceder do mesmo modo;

5 Periodicamente deverá levar o conjunto de folhas de operações para o gabinete da equipa de organização para que as alterações físicas sejam refletidas no sistema;

Modelo JIT

1. Selecionar um artigo dos que estão na zona referida;

2. Se a quantidade for pequena algumas caixas o operador deve identificar o local de preparação do artigo por consulta no rádioterminal e acrescentar lá essas caixas. De seguida deve fazer uma contagem ao total de caixas e atualizar de imediato o sistema;

3. Se a quantidade for uma palete inteira ou perto disso deverá identificar todos os locais onde esse artigo existe e, um a um, verificar se estão ocupados:

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35

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o

Se sim, deve arrumar a palete noutro local e atualizar de imediato o sistema através do rádio terminal;

o

Se não, colocar a palete no local onde falta e cujo número de caixas é igual. Se não existir nenhum local nestas condições deverá colocar a palete em falta num dos locais atualizar o sistema informático para que ele fique concordante com a realidade;

4. Se ao inventariar as posições, no ponto anterior, identificar qualquer erro, ela terá de ser resolvido pelo método apresentado nos procedimentos Posições de Preparação ou Posições Vazias;

5. Selecionar o artigo seguinte e proceder do mesmo modo.

Este processo permite manter a atividade do armazém num nível elevado. Se ele e supondo que a qualidade de operação era mediana, o estado do inventário poder-se-ia deteriorar ao ponto de comprometer a qualidade da operação.

A equipa de organização deve ser chefiada por além logo abaixo do responsável máximo do armazém, por forma a liberdade de ação e poder ser ouvida.

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3.3.Tratamento do inventário

Precisão do Inventário

A construção de previsões, o planeamento e a tomada de decisões nos departamentos responsáveis pelo aprovisionamento baseiam-se em informações sobre transações de stock, registadas e comunicadas pelo armazém. A precisão desta informação é crucial para o seu funcionamento. A precisão do inventário (IRA Inventory Record Accuracy) prende-se com a correspondência entre os registos da informação sobre stock e a realidade.

A importância da precisão do inventário pode ser percebida pelos custos e perdas associados

à sua falta:

1.Diminuição de património

2.Uso de stocks de segurança, para garantir nível de serviço

3.Sobreinvestimento em stock

4.Roturas de Stock

5.Baixos Níveis de serviço

6.Insatisfação do cliente

7.Baixa produtividade MO

8.Desmotivação

9.Obsolescência

10.Outros

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37

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Sistemas de Medição e Monitorização do inventário

O objetivo destes sistemas é manter níveis altos de fiabilidade da informação sobre O inventário com o mínimo de investimento possível.

Os

habitualmente:

melhores

sistemas

monitorizam

o

processo

e

1.A definição de uma equipa responsável;

não

apenas

o

stock.

Implicam

2.A simplificação e normalização de procedimentos;

3.A garantia da integridade dos registos;

4.O treino do pessoal para a disciplina na execução dos procedimentos;

5.E, finalmente, algum método de inspeção do inventário.

Auditoria a inventários

Os objetivos do trabalho de auditoria são:

1.Verificar se o tratamento contabilístico e as medidas de controlo interno relacionadas com os inventários são adequados e se estão, de facto, a ser aplicados;

2.Determinar se as quantidades relativas aos inventários existem, estão corretamente inventariadas, são propriedade da empresa e são apropriados para a sua finalidade e se sobre eles recaem restrições de propriedade; 3.Determinar se os inventários estão valorizadas ao custo de aquisição e/ou ao custo de produção, se os critérios de mensuração foram aplicados de forma consistente em relação ao exercício anterior estando os inventários corretamente contabilizadas quanto à conta, montante e período;

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4.Determinar se, no caso do custo de aquisição e/ou de produção ser superior ao valor realizável líquido, foi este último o utilizado na valorização dos inventários;

5.Verificar se os inventários incluem a plenitude dos produtos na data do balanço e se as informações foram adequadamente divulgadas;

6.O custo das mercadorias vendidas e consumidas refletido nas DF´s está relacionado com o período sob exame;

7.Verificar se estão adequadamente divulgadas no anexo as informações pertinentes.

Procedimentos de auditoria

1.Observar os procedimentos seguidos na contagem e registo das quantidades

2.Efetuar testes apropriados para determinar se os procedimentos estão a ser devidamente seguidos

3.Comparar os resultados dos seus testes com os inventários da empresa

4.Se a empresa regista as quantidades pelo SIPermanente e efetua contagens cíclicas observar periodicamente as contagens e fazer testes seletivos às mesmas.

5.Se a empresa não possui registos adequadas e efetua as contagens no fim do exercício as observações e testes às contagens são nessa mesma data.

Fases da auditoria ao processo de contagens físicas

FASE 1: Assistir ao planeamento da contagem:

a) Fontes de informação sobre os stocks, armazéns e pessoas

b) Estratégia a seguir na contagem física

c) Tempo e localização da contagem

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d) Responsáveis e técnicos na contagem

e) Procedimentos de contagem

À medida que realizam os testes, devem comparar as contagens com os valores inscritos nas folhas ou talões e, naquele momento e local, esclarecer as diferenças encontradas.

Os itens a testar geralmente são os de maior valor amostra sobre valores estratificados ou visita aos armazéns antecipadamente. FASE 2: Observação da contagem:

a) Os stocks estão devidamente arrumados?

b) Os stocks que não pertencem à empresa estão identificados?

c) Como é que os stocks são registados?

d) Como é avaliado o estado de conservação dos stocks?

e) Como são marcados/etiquetados os stocks já contados?

f) Determinação dos stocks danificados, obsoletos ou de baixa rotatividade?

g) As instruções estão a ser seguidas?

h) Métodos de pesar, medir, etc

FASE 3: Encerramento da contagem

a) Certificar que todos os artigos foram contados

b) Obter a relação numérica das folhas de contagem utilizadas, não utilizadas e inutilizadas

c) Encerrar a contagem.

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Tratamento contabilístico

A Norma contabilística e de relato financeiro (NCRF) 18 Inventários

Com a entrada em vigor do SNC a expressão “existências”, que era utilizada no POC, deu lugar à expressão “inventários”, sendo que ambas têm o mesmo significado.

A Norma contabilística e de relato financeiro (NCRF) 18 Inventários, tem por objetivo

prescrever o tratamento para os inventários, fornecendo orientação para mensurar a quantia

do custo a ser reconhecida como um ativo e a ser escriturada até que os réditos relacionados

sejam reconhecidos.

A norma proporciona ainda orientação prática na determinação do custo e no seu

subsequente reconhecimento como gasto, incluindo qualquer ajustamento para o valor realizável líquido, assim como as fórmulas de custeio que são usadas para atribuir custos aos

inventários.

Assim, os inventários (existências), são ativos:

(a)

Detidos para venda no decurso ordinário da atividade empresarial;

(b)

No processo de produção para tal venda; ou

(c) Na forma de materiais ou consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de serviços.

Os inventários devem ser mensurados pelo custo ou valor realizável líquido, dos dois o mais

baixo.

O valor realizável líquido refere-se à quantia líquida que uma entidade espera realizar com a venda do inventário no decurso ordinário da atividade empresarial, ou seja, o preço de venda deduzido dos custos específicos relacionados com essa venda.

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Nos casos em que o valor realizável líquido dos inventários seja inferior ao seu custo, deve ser reconhecida uma perda por imparidade.

Na mensuração dos inventários as entidades devem considerar os custos de compra, como sejam o preço de compra abatido de descontos comerciais, os custos de transporte, manuseamento e outros custos diretamente atribuíveis à aquisição de bens acabados, de materiais e de serviços.

Também são incluídos os custos de conversão, que são os diretamente relacionados com as

unidades de produção, tais como mão-de-obra direta, imputação sistemática de gastos gerais

de produção fixos e variáveis que sejam incorridos ao converter matérias em bens acabados.

A obrigação de adoção do sistema de inventário permanente na contabilização dos

inventários encontra-se prevista no artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de Julho.

Assim, as entidades a que seja aplicável o SNC ou as normas internacionais de contabilidade adotadas pela UE, desde que ultrapassem, durante dois exercícios consecutivos, dois dos três limites indicados no n.º 2 do artigo 262.º do Código das Sociedades Comerciais (vendas líquidas e outros rendimentos: 3.000.000 €; total do balanço: 1.500.000 €; e n.º médio de empregados no exercício: 50), ficam obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente

na contabilização dos inventários, nos seguintes termos:

1. Proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do exercício, ou, ao longo do exercício, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada exercício;

2. Identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.

Sendo o uso do inventário permanente obrigatório para a maioria das entidades nacionais,

muitas empresas terão de alterar os seus sistemas informáticos de forma a terem um sistema

de contabilidade de custos mais eficiente. Isto implica um maior dispêndio quer em recursos

financeiros, quer em recursos humanos (custos de natureza administrativa) e terá maior

impacto em entidades com grandes quantidades de artigos.

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A Classe 3 Inventários Registo contabilístico

Esta classe, como engloba contas de inventários e os ativos biológicos, diz-se que é mista e é composta pelas seguintes contas:

31 Compras

32 Mercadorias

33 Matérias-primas, subsidiárias e de consumo

34 Produtos acabados e intermédios

35 Subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos

36 Produtos e trabalhos em curso

37 Ativos biológicos

38 Reclassificação e regularizações de inventários

39 Adiantamentos por conta de compras

Conta 31 Compras

Esta é uma conta de transição pelo que deverá estar saldada e o momento do movimento depende do sistema de inventário usado.

Assim, se a entidade usa o sistema de inventário intermitente, o saldo é transferido no fim do período para a correspondente conta de inventários se usa o sistema de inventário permanente, o saldo é transferido aquando da entrada dos inventários em armazém.

Conta 32 Mercadorias

Esta conta regista o custo dos bens destinados à venda no decurso normal da atividade empresarial e a sua movimentação depende do sistema de inventário adotado.

No sistema de inventário permanente esta conta é debitada e creditada pelas entradas e saídas respetivamente de mercadorias em armazém, enquanto que se usa o sistema de inventário intermitente esta conta só é movimentada no fim do período contabilístico após inventariação física.

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Conta 33 Matérias-primas, subsidiárias e de consumo

Regista o custo dos bens detidos para posterior aplicação no processo de produção ou na prestação de serviços.

Conta 34 Produtos acabados e intermédios

Esta conta regista o custo de produção dos bens provenientes da atividade produtiva da empresa, assim como os produtos intermédios que embora reentram no fabrico podem ser vendidos.

Conta 35 Subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos

Uma vez que o valor comercial deste bens é reduzido ou nulo, esta conta regista o seu custo atribuído.

Conta 36 Produtos e trabalhos em curso

Esta conta regista o custo acumulado da produção (apurado pela contabilidade de Gestão ou por mapas extra-contabilísticos) que não está em condições de ser vendida ou armazenada.

Conta 37 Ativos biológicos

Esta conta regista o justo valor atribuído aos ativos biológicos (os produtos agrícolas são registados na conta 34 Produtos acabados e intermédios e os ativos biológicos que não se enquadrem na atividade agrícola mas que cumpram os critérios de reconhecimento de Ativo são registados na conta 43.6 Equipamentos biológicos).

Conta 38 Reclassificação e regularização de inventários e ativos biológicos

Esta conta regista as variações de inventários de operações que não sejam compras, vendas

ou consumos: mudanças de classe, quebras, sobras, ofertas de variação do custo padrão.

e não pode ser usada aquando

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Não aparece no Balanço pois usando o sistema de inventário intermitente é saldada antes da data do Balanço e usando o sistema de inventário permanente é debitada e creditada em simultâneo.

Conta 39 Adiantamentos por conta de compras

Esta conta regista as entregas antecipadas relativas a compras cujo preço esteja previamente fixado.

Tratamento da quebra

Quebras normais

Os produtos alimentares que se deterioram, como, por exemplo, as frutas (produtos sujeitos a deperecimento) ou ainda os produtos que passam de prazo de validade, são considerados contabilisticamente como quebras.

Ainda que seja normal neste tipo de atividades, o sujeito passivo deverá registar contabilisticamente essas quebras. Assim, os registos contabilísticos seriam:

Débito: 6842 Perdas em inventários / Quebras Crédito: 382 Reclassificação e regularização de inventários e ativos biológicos/ Mercadorias

E

Débito: 382 Reclassificação e regularização de inventários Crédito: 32 Mercadorias

Saliente-se que o sujeito passivo deverá documentar essas quebras, que deverá ser com base em contagens físicas das mercadorias (e não através de uma percentagem).

Em termos fiscais, estes gastos referentes a quebras normais dos produtos são aceites fiscalmente, uma vez que as mesmas fazem parte do exercício da atividade do sujeito passivo, isto sem prejuízo de que as perdas só serão aceites fiscalmente no exercício em que ocorrem.

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Quebras anormais

Aqui damos o exemplo do “roubo de mercadorias”. Nesta situação, apesar de ser considerada uma quebra anormal, pois tem um carácter imprevisível (resultou de factos alheios à atividade da empresa), em termos contabilísticos, deverá ser considerada nos mesmos moldes das quebras normais.

Deverá assim evidenciar-se este roubo como um sinistro na referida conta 6841 Perdas em inventários sinistros. E, do mesmo modo, o sujeito passivo deverá regularizar as mercadorias em armazém.

Em termos fiscais, e para efeito da dedutibilidade fiscal destes gastos, haverá que ter algum cuidado, no sentido de o sujeito passivo dever ter na sua posse um documento, que faça prova dos bens abatidos (roubados) e ainda o documento que originou esse abate, ou seja,

o documento da Autoridade Tributária (AT) a confirmar o furto.

Poderá ainda ser posta em causa a dedução do gasto para apuramento do lucro tributável, se o sujeito passivo não tinha os bens segurados, pois nesta situação dificilmente os encargos serão dedutíveis.

É importante verificar a natureza das mesmas (no caso, perdas nos inventários), pois a todo

o momento em que é efetuado o devido enquadramento estão criadas as condições para o referido sucesso.

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3.4.Reconciliação de stocks

Valorimetria de existências

Com estreita relação com os Sistemas de Custeio, assume relevância particular a forma de valorização dos fluxos de saída de produtos (ou fatores) de uma secção da empresa para outra.

Em particular, referimo-nos à gestão de stocks em armazém, tentando responder à seguinte questão: como valorizar um produto (ou fator) que sai do armazém para ser utilizado numa determinada atividade (atividade vendas, no caso dos produtos, ou qualquer outra, no caso de fatores)?

De facto, quando um fator de produção “dá entrada” em armazém traz, associado a si um custo (que depende do preço e das condições de compra); o mesmo acontece com os diversos produtos que entram nos respetivos armazéns.

Num determinado período de tempo é possível que entrem nos respetivos armazéns diversas quantidade do mesmo fator ou produto a diferentes custos.

Se assim for, no momento em que se efetue a primeira saída de armazém do item em causa, por que valor é que ele deverá sair? Ou seja, qual o custo a imputar à secção à qual ele se destina?

Para responder a esta questão, definiremos 3 critérios valorimétricos distintos e alternativos, a saber:

FIFO (first in, first out)

De acordo com este critério, considera-se que saem primeiro do armazém as existências que lá estão à mais tempo, isto é, as que foram as primeiras a entrar.

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A sua utilização é adequada em situações de muito rápida rotação dos stocks, e em que se

não preveem variações significativas nos custos. As principais vantagens são as suas objetividade e simplicidade de aplicação prática.

Como inconvenientes, são-lhe apontados o facto de subavaliar o custo das vendas, em períodos de acentuada inflação, logo, sobrevalorizar as existências finais e o resultado, acontecendo exatamente o contrário, em situações de descida dos custos de aquisição.

Por estes motivos, é-lhe imputada falta de rigor, na valorização.

O FIFO é, contudo, o que melhor reflete a movimentação física dos inventários e o que

conduz à informação do valor dos inventários no Balanço mais relevante para a tomada de decisão pois como representa as últimas aquisições ou produções, mostra o valor mais atual

e indicativo dos fluxos financeiros futuros a obter.

LIFO (Last in, First out)

Ao utilizarmos este critério, ao contrário da situação anterior, iremos considerar que as primeiras unidades a sair são as que entraram em último lugar.

Considera-se defensável a sua utilização em situações de empresas ou sectores de demoradas rotações de stocks, principalmente em períodos de elevadas taxas de inflação, na medida em que permite uma valorização das saídas aos custos mais recentes reduzindo, ou mais exatamente, diferindo os resultados.

Há, no entanto, aspetos menos positivos da aplicação do LIFO, como conduzir a uma subavaliação dos stocks e permitir a manipulação dos resultados, por exemplo, com aquisição, no final do período contabilístico, de produtos, em quantidades e preços unitários elevados, considerando-se a sua saída contabilística sem saída física.

A subvalorização das existências não permite o cálculo correto da taxa de rotação de stocks,

podendo penalizar a empresa, numa análise de rentabilidade, ou de performance.

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Por outro lado, também será penalizante em caso de avaliação da empresa, para obtenção de crédito, operações bolsistas, de fusão, etc.

CPM (Custo Médio PONDERADO)

Este último critério estabelece que qualquer unidade que saia num determinado momento do armazém deverá sair com um custo associado que exprima o custo médio desse fator em armazém, no momento da sua saída.

Este critério também pode ser aplicado de forma mais absoluta, calculando o preço médio de determinado produto ou fator na totalidade do exercício.

O Custo Médio Móvel Ponderado permite calcular um custo unitário após cada entrada, ou seja, a cada saída é imputado o custo médio, até essa data.

Em Inventário Intermitente, usa-se o Custo Médio Periódico Ponderado, calculado no final do período em questão, segundo a fórmula

Cmp = (Csi + Ce) / (Qsi +Qe)

em que: Cmp = custo médio ponderado Csi = custo do stock inicial Ce = custo das entradas Qsi = quantidades do stock inicial Qe = quantidades das entradas

Facilmente se observa, que cada um dos critérios apresentados origina um valor diferente para o custo associado à saída do armazém, o que quer dizer que a escolha do critério, apesar de não ir afetar o resultado final da empresa, tem alguma influência sobre os resultados das atividades e, em contraponto, no valor da variação de existências do período em causa.

Chamamos ainda a atenção para o facto de o valor unitário das existências em armazém após cada saída (bem como após cada entrada) ser diferente, dependendo do critério valorimétrico adotado.

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A valorização de entradas

Para os elementos comprados, a avaliação faz-se tendo em conta o custo de compra ou o custo de aquisição:

O importe que figura na fatura de compra (sem IVA)

+ gastos externos de compra: segurança, alfândega, transporte.

+ gastos internos de armazenamento: gastos de receção, armazenagem.

Para os elementos, componentes o bens produzidos, a avaliação faz-se segundo o custo de produção.

Os custos financeiros e os custos de armazenagem e manutenção não são tomadas em conta.

O stock inicial em quantidade e em valor, corresponde ao stock final do período precedente.

A valorização de saídas

Os elementos armazenados irão saindo segundo o custo ao qual entrarão. Este tipo de valoração não constitui nenhum problema para bens que sejam perfeitamente individualizados (peças únicas) ou individualizáveis (peças idênticas, isoláveis).

No entanto, esta técnica é de difícil aplicação nos bens fungíveis (trigo, vinho, azeite, etc), o qual acontece em uma parte importe da indústria.

Calcular a taxa de diferença

Cálculo de stock teórico = Saídas de produtos (vendas, devoluções de provedores, taras, ruturas stock) + entradas de produto (compras, devoluções de clientes).

Calculo das existências físicas: stock real avaliado no momento do inventário:

Diferença de Inventário = Stock Teórico Stock Real.

Taxa de diferença:

diferença

x 100

50
50

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Vendas

O resultado encontrado é uma percentagem: quando a cifra é importante, a parda desconhecida é importante.

Para contabilizar o seu stock real com objetividade e transparência, é necessário fazer inventários físicos de qualidade.

O objetivo de um sistema de controlo de inventário é determinar “quando” e “quanto” encomendar. Objetivo este, que deve basear-se na situação de stock, na antecipação da procura e nos diferentes fatores de custo.

Quando se fala em situação de stock é natural pensar no stock físico disponível. Contudo, uma ordem de encomenda não pode apenas ser assente no stock físico. Têm de ser consideradas as encomendas pendentes dos consumidores, e as encomendas executadas, mas que ainda não foram entregues pelo fornecedor.

Em suma, no controlo de inventário a situação de stock é caracterizado pela posição de inventário:

Posição de inventário = stock físico + encomendas executadas encomendas pendentes

Ao contrário da posição de inventário, os custos de armazenamento e rutura de stock dependem do nível de inventário:

Nível de inventário = stock físico encomendas pendentes

Um sistema de controlo de inventário pode ser desenhado de modo a que a posição de inventário seja monitorizada de uma forma contínua.

Assim que a posição de inventário seja suficientemente baixa, uma encomenda é desencadeada, sendo ela entregue após um certo tempo de entrega.

Dentro dos Modelos de Controlo de Inventário existe:

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1.O Modelo P

2.O Modelo Q

3.Modelo de revisão continua

4.Modelo de revisão periódica

5.Modelo de ponto de encomenda periódico

6.Modelo de revisão periódica com limite mínimo

Modelo Q

Neste modelo a quantidade encomendada é fixa e o período de encomendas varia, determinando um nível de stock onde a encomenda é posta no mercado, logo quando a procura é maior, o tempo aumenta e quando a procura é menor, o tempo diminui.

Modelo P

Neste Modelo o período de encomendas é fixo e a quantidade encomendada varia, o objetivo

é restituir o stock a um nível máximo.

Modelo de revisão contínua

Neste Modelo a quantidade encomendada é fixa quando o nível de stock atinge um certo ponto de encomenda.

Como diz o modelo o nível de inventário deve ser revisto variadas vezes, obrigando a um

controlo automatizado de Inputs e Outputs de stock por meio de um programa, que regista

a quantidade e ponto de encomenda, avisando e pedindo as encomendas.

Se for feito manualmente tínhamos de ter dois reservatórios, acontecendo o ponto de encomenda se o primeiro reservatório ficasse vazio; o stock então iria ser retirado do segundo

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reservatório até a encomenda ser satisfeita. Uma alternativa aos dois reservatórios é um reservatório com uma partição. Para artigos com dimensões pequenas.

Verificando-se o ponto de encomenda demasiado alto, o stock médio aumenta assim como o custo de posse.

Sendo a quantidade alta, o tempo e o custo de posse aumenta.

Verificando-se o ponto de encomenda demasiado baixo, o stock médio baixa e o risco de rutura aumenta.

Sendo a quantidade baixa, o tempo diminui, aumentando o custo de aprovisionamento.

Este Modelo é adequado quando existe:

1.Elevada procura.

2.Elevado preço de custo dos produtos.

3.Disponibilidade permanente de stock no fornecedor.

4.Elevada importância dos produtos no stock para a catividade da empresa.

Modelo de revisão periódica

Neste modelo o stock é verificado em intervalos de tempo iguais, a quantidade encomendada é variável, proporcionado à quantidade procurada no período anterior, tentando repor um nível de stock máximo.

No momento de uma revisão verifica-se o stock existente, como as encomendas que ainda não tenham sido entregues caso existam.

Se o stock for demasiado alto, a quantidade encomendada deverá baixar.

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Se o stock objetivo for fixado demasiado alto, o stock médio aumenta, assim como o custo de posse. Caso o stock objetivo for demasiado baixo, o stock médio diminui e o risco de rutura do stock aumenta.

Quanto ao período de revisão, caso este seja demasiado longo, as encomendas diminuem e

a quantidade encomendada deverá ser maior para satisfazer a procura num maior intervalo de tempo. Então iremos ter um custo de aprovisionamento reduzido e um custo de posse elevado.

Caso o período de revisão seja demasiado curto, teremos um custo de aprovisionamento elevado e um custo de posse reduzido.

Este Modelo é adequado quando existe:

1.Baixa variação da procura e do prazo de aprovisionamento.

2.Baixo preço de custo dos produtos.

3.Interesse em encomendar um grupo do mesmo fornecedor.

Modelo ponto de encomenda periódico

No modelo PEP a quantidade das encomendas são fixas quando a revisão deteta que o nível de stock é igual ou mais baixo de um ponto de encomenda.

Com o modelo PEP deseja-se obter um nível de stock médio inferior ao modelo de revisão periódica e simultaneamente aliviar os custos administrativos.

Modelo de revisão periódica com limite mínimo

Neste modelo em cada momento da revisão, se o nível de stock for igual ou mais baixo que

o

ponto de encomenda, faz-se uma encomenda, calcula-se a quantidade pela diferença entre

o

stock existente (como as encomendas que ainda não tenham sido entregues caso existam)

e

o nível de stock objetivo.

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Bibliografia

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Figueira, M., Logística industrial: Guia do formando, Ed. ISQ/ IEFP, 1996

Marques. A.; Vieira, P., Logística Operacional: Manual do formando, Ed. Companhia própria,

2004

Rosário, Manuela, “Ajustamentos “versus” quebras de inventários”, in Vida Económica, 24-

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Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks: Guia do formando, Ed. ISG/ IEFP, 2004

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