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Autora:
Eugenia N. Campos
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COMO RESULTADO DEL CURSO LOS
PARTICIPANTES PODRÁN:
● Diseñar la estructura organizacional de la incubadora.
● Reconocer y diseñar los procesos críticos para la incubación.
● Mejorar el trabajo con los emprendedores.
● Tener nuevas herramientas que faciliten la búsqueda de recursos humanos y
de financiamiento.
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CONTENIDOS
UNIDAD I LOS RECURSOS HUMANOS Y LA CULTURA ORGANIZACIONAL
I.1. LOS RECURSOS HUMANOS DE LA INCUBADORA
I.2 DEL EQUIPO DIRECTIVO Y DE GESTIÓN
I.2.1 DIRECTORIO O COMITÉ
I.2.2 LA GERENCIA (DIRECTOR O GERENTE)
I.3. DEL EQUIPO TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO
I.3.1 FORMULADOR
I.3.2 TUTOR
I.3.3 MENTOR
I.3.4 ASESOR
I.3.5 CAPACITADOR
I.3.6 VOLUNTARIO
I.4 EQUIPO ADMINISTRATIVO
I.5. CULTURA ORGANIZACIONAL
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UNIDAD IV. LA BÚSQUEDA DE RECURSOS
IV.1. ESTRATEGIAS Y PROCESOS DE FUNDRAISING
IV.1.1 FINANCIAR UN PLAN VS. UNA ACTIVIDAD
IV.1.2 INGRESOS FIJOS, POR SERVICIO O POR RESULTADOS
IV.1.3 FINANCIAR RECURSOS PERMANENTES VS. FLEXIBLES
IV. 2 LOS RECURSOS HUMANOS
IV. 2.1 LA SELECCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
IV. 2.2 FORTALECIMIENTO DEL EQUIPO
IV. 2.2.1 ENTRENAMIENTO
IV. 2.2.2 INCENTIVOS
IV. 3 CONCLUSIÓN
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UNIDAD I. LOS RECURSOS HUMANOS Y LA CULTURA
ORGANIZACIONAL
Durante el presente curso los participantes profundizarán conocimientos y
herramientas de gestión para tomar decisiones acerca de los principales recursos de
la incubadora: las personas que la conforman y los emprendedores asistidos.
Los participantes podrán identificar el diseño de la estructura apropiada con sus
principales roles a implementar y orientar su búsqueda de recursos humanos con sus
políticas de incentivos y entrenamiento.
Un factor clave de éxito de las incubadoras es la selección de sus emprendedores,
del modelo de trabajo que se propone con ellos, el tipo de acompañamiento y la
calidad del mismo. Para ello se abordarán distintas alternativas que van desde lo
informal a lo formal. Los participantes podrán reconocer sus procesos críticos, definir
los criterios que mejor responden a sus intereses y definir las políticas de selección
de emprendedores, de ingreso y de permanencia.
Se analizarán los principales procesos de la incubadora, con recomendaciones sobre
su sistematización, sus posibles mejoras y su potencial impacto en los resultados.
Finalmente, se acompañará a los participantes a pensar alternativas para financiar
sus actividades, identificando fuentes potenciales de recursos claves, económicos y
no económicos, que le sean críticas para llevar adelante su propuesta de trabajo.
En esta unidad se abordarán las características del equipo de trabajo que compone
a la entidad, cómo es la estructura tradicional y cuáles son sus roles más relevantes.
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I.2 Del equipo directivo y de gestión
El equipo directivo y de gestión de la incubadora son los responsables de la dirección
estratégica de la misma, es decir, son quienes definen el camino a seguir por todo el
equipo de la institución.
Su conformación puede variar en tamaño, roles y estilo de conducción. Sin embargo,
sea cual fuera su estructura, comparten el compromiso y la responsabilidad por el
largo plazo, la sostenibilidad en el tiempo, la identidad y el posicionamiento de la
incubadora en el ecosistema emprendedor. Los roles más frecuentes son:
● Directorio o comité.
● La gerencia.
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TABLA N° 1 – EXISTENCIA DE DIRECTORIO PARA LA GESTIÓN DE INCUBADORAS ARGENTINAS
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TABLA N° 2 – CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DIRECTORIO
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TABLA N° 3 – CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN GERENTE
En algunas incubadoras más grandes, la gerencia cuenta con más de una persona
con roles gerenciales y en diferentes niveles jerárquicos. Existe un director o gerente
general como responsable ejecutivo y luego coordinadores de áreas (capacitación,
financiamiento, infraestructura, etc.).
La inestabilidad y rotación de los gerentes suele ser algo común en las incubadoras.
Los motivos no podrían definirse con certeza, pero seguramente estén vinculados a
la motivación económica y al horizonte de crecimiento de la incubadora. Se deberán
identificar los incentivos apropiados para minimizar la rotación de este rol clave; de
igual forma, se presenta el desafío de promover un sistema de transferencias que
permita sostener el aprendizaje y la calidad en las prestaciones a pesar de la rotación
del personal2.
1
Técnicas de obtención de recursos de bajo costo que utilizan con frecuencia los emprendedores. Para
ver el tema con mayor profundidad consultar Jacobsohn (2012).
2
Se profundizará estos puntos en la Unidad IV.
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I.3. Del equipo técnico y administrativo
El equipo técnico está conformado por todas las personas que trabajan en forma
directa con los emprendedores, ejecutando los servicios que propone la incubadora.
Suelen ser profesionales calificados y con vocación de servicios.
Si bien estos roles y su forma de trabajo varían en cada incubadora según su modelo
de incubación, en todos los casos se trata de profesionales que trabajan en equipo,
con su foco de asistencia centrado en los emprendedores.
El equipo técnico puede estar compuesto por uno o una combinación de los
siguientes perfiles:
● Formulador
● Tutor
● Mentor
● Asesor
● Capacitador
● Voluntario
I.3.1 Formulador
Es el profesional que acompaña al emprendedor en la presentación/aplicación de su
proyecto ante un programa de financiamiento, un concurso de negocios y/o un
inversor. Su vínculo con el emprendedor suele ser de corto plazo, sin continuidad
posterior a la formulación misma. No requiere dedicación de tiempo completo.
Este rol puede no estar presente en todas las incubadoras, en especial si estas no
ofrecen acceso a algún tipo de financiamiento que requiera de la formulación de
proyectos.
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I.3.2 Tutor
El tutor es el profesional idóneo en gestión de emprendimientos que acompaña al
emprendedor durante todo su proceso de incubación. Se recomienda generar
vínculos a largo plazo y evitar la rotación. Resulta ideal que la incubadora cuente con
un equipo mínimo de personal propio y desarrolle un equipo extendido (tercerizado)
para contratar recurrentemente según lo requerido.
Suele trabajar en equipo, con otros tutores, con el gerente de la incubadora y otros
recursos técnicos -como mentores y asesores- para complementar la asistencia y
aprender. No requiere dedicación de tiempo completo y se trata de uno de los roles
más importantes y críticos en todo programa de asistencia a emprendedores.
Las características del tutor, su experiencia y áreas de conocimientos pueden variar
según el tipo de emprendimiento a asistir, según su grado de madurez y el sector
económico en el cual se inserte la actividad del mismo. En la medida que gane
experiencia, por trayectoria en el desempeño de este rol y por diversidad de
proyectos asistidos, el tutor adquiere más y mejores competencias. Por eso se
recomienda que dediquen a este rol al menos la mitad de su tiempo, sin perder
continuidad y así poder acumular experiencia.
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I.3.3 Mentor3
El mentor es un emprendedor o empresario con trayectoria suficiente para orientar
o facilitarle aprendizajes y redes al emprendedor en un determinado sector o
problemática. Algunos miembros del comité suelen ejercer el rol de mentores y esta
figura suele tener intervenciones más esporádicas y menos frecuentes. Suele ser una
figura “ad honorem”, es decir, no espera una retribución económica por su
participación.
3Para más profundidad del trabajo con mentores ver el curso de “Programa de mentores” de este mismo programa de
formación.
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I.3.4 Asesor
El asesor es un profesional especializado en un área de negocio (contabilidad,
legales, etc.) que asesora en forma esporádica al emprendedor. No requiere tiempo
completo ni que la persona pertenezca a la incubadora.
I.3.5 Capacitador
El capacitador es un docente o entrenador con experiencia en enseñanza en áreas
específicas de gestión para el segmento de emprendedores. No requiere tiempo
completo ni que pertenezca a la incubadora. Debido a la diversidad de áreas de
conocimiento que se podrán necesitar es recomendable contar con capacitadores
de variada trayectoria y/o perfil.
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I.3.6 Voluntario
El voluntario es por lo general un estudiante o joven graduado que busca aprender
y trasladar a la práctica los conceptos adquiridos, u observar y experimentar
prácticas de emprendedorismo. Suele acompañar a algún miembro del equipo
técnico o a la gerencia misma en sus actividades. No requiere tiempo completo y
puede resultar una fuente de potenciales tutores, luego de un período de formación.
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● Las expectativas del comportamiento apropiado ante situaciones particulares
(tanto para el personal como para los emprendedores incubados). ● Cómo se
ejercita el poder.
Siendo tal su importancia, entonces, ¿Cómo se puede incidir en su desarrollo? ¿se
puede diseñar la cultura deseada?. Para hacerlo hay que prestar atención al discurso
y a los hechos.
● ¿Qué se dice?: la socialización es el proceso que consiste en transmitir
constantemente al personal los elementos fundamentales de la cultura de una
organización. Esto se puede realizar a través de:
o Métodos formales (capacitación, manuales, etc.)
o Métodos informales (asistencia de un "padrino") para transmitir las
actitudes, pensamientos y comportamiento del personal.
● ¿Qué se hace?: los principales “influenciadores” de la cultura son los mismos
emprendedores y el gerente (este último como líder de todo el equipo de la
incubadora). Sus huellas serán muy significativas, especialmente en los inicios
de la incubadora. Se buscará generar buenos referentes en forma temprana.
Si los emprendedores conviven en el mismo espacio de la incubadora, coworking u
oficinas, entonces hay que prestar mayor atención a estos temas. Ellos se apropian
de la cultura, logran un sentido de pertenencia, influyen en ella, la alteran. La cultura
de trabajo que se genere en un ámbito compartido puede resultar de gran impacto
para ellos. El gerente y su equipo se enfrentan al desafío de lograr una sana y
productiva convivencia entre los emprendedores y el personal de la incubadora.
La cultura requiere de continuidad para afirmarse, por eso, es crítico no cortar la
cadena de referentes, es decir, que los incubados de una edición no se vayan antes
de que ingresen los siguientes. Esto puede resultar operativamente más complejo,
pero tiene resultados positivos. Esto permite pensar en un programa de incubación
que pueda crecer y mejorar. El modelo de un programa de incubación se potencia si
se lo considera parte de una experiencia colectiva. Si se tratase solamente de
intervenciones individuales a los emprendedores, se perdería gran parte de los
aprendizajes, el capital social y las redes de sus miembros.
Finalmente, el prestigio que goce la incubadora es y será compartido por las actuales
y futuras generaciones, tanto de emprendedores como del personal que participe en
ella. Esta pertenencia deberá preservarse y encontrar un lugar donde cada egresado
pueda seguir aportando. Es ahí donde su experiencia y trayectoria, además de su
afecto por la incubadora, son de muy alto valor. En algunos casos se suman al
directorio, colaboran como mentores, aportan en especies o hasta ayudan a financiar
alguna actividad.
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UNIDAD II. DE LA BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE
EMPRENDEDORES
El éxito del trabajo con los emprendedores durante el proceso de incubación
requiere previamente de una precisa selección de candidatos. Es decir, es necesario
lograr un flujo adecuado en cantidad y calidad de propuestas emprendedoras y
realizar una selección efectiva, reconociendo los talentos. En esta unidad se
abordarán las estrategias y los principales procesos que tiene la incubadora para la
búsqueda y selección de los emprendedores a asistir.
A su vez, es necesario que la incubadora defina las condiciones por las cuales los
emprendedores incubados deben egresar o salir del proceso de asistencia. Se
presentarán posibles criterios a contemplar, los cuales deben ser públicos y
compartidos por los participantes para ganar en transparencia y confianza.
El contenido se agrupa en los siguientes aspectos ítems:
● Búsqueda de emprendedores.
● De la informalidad a los contratos de incubación.
● Políticas de ingreso.
● Políticas de permanencia y graduación.
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agrupaciones cuyos miembros resulten potenciales candidatos y sea factible
establecer un vínculo de colaboración con ellas.
● Definir abordajes particulares: Una vez identificadas las fuentes potenciales,
es necesario pensar en cómo acceder a ellas eficientemente. Lo ideal es
encontrar algo o alguien que las agrupe (efecto red) y articular a través de
esa organización para aumentar la llegada, aprovechar los canales vigentes y
la confianza existente con quien posee el vínculo. Si fuera el caso de la
universidad, seguramente sea necesario una serie de acciones de
coordinación con el centro de estudiantes o con áreas internas de la facultad
(bienestar estudiantil o extensión universitaria, investigación, etc.) que
puedan intermediar para facilitar la llegada masiva. Se deberá estudiar si
existen medios de comunicación establecidos y formar parte de los mismos
con contenidos. La comunicación tiene que ajustarse al segmento particular
de emprendedores a los cuales se dirige.
Otro abordaje podría ser una actividad dirigida a ese público, sobre
tendencias o una temática que les resulte novedosa, en formato de
capacitación o conferencia y, de ser posible, con un referente de ese público.
Estas actividades pueden necesitar alguna inversión, pero sobre todo lleva
tiempo y dedicación de la gerencia o del equipo de gestión. Si se tiene
identificada una buena fuente de potenciales candidatos, es más efectivo
inicialmente ir a donde ellos se encuentren, que invitarlos a acercarse a la
incubadora.
● Sistematizar el vínculo y generar una base de datos: Todos los contactos
interesados o asistentes a las actividades deben ser registrados por la
incubadora para generar una base de datos de potenciales candidatos. Esto
es un activo muy valioso que se va incrementando con el tiempo. Los
contactos serán invitados a eventos, convocatorias o suscripciones a
boletines o redes sociales que la incubadora puede desarrollar para mantener
una comunicación frecuente con ellos. Es importante sostener la continuidad.
● Impulsar un modelo de referentes: Los egresados, empresarios, entidades
aliadas y profesionales que desde distintos roles están comprometidos con la
incubadora, son o pueden ser referentes. Es decir, pueden ayudar a la
incubadora con su testimonio, confianza y derivación a sus redes de
contactos. Esto es muy valioso y efectivo porque su recomendación suele ser
más creíble y atractiva que cualquier acción de marketing.
● Actividades de promoción: Una buena estrategia de comunicación en las
redes sociales o en medios tradicionales, con o sin inversión en campañas
pagas, siempre es conveniente para aumentar la visibilidad y llegada al público
emprendedor. Una alternativa es que la incubadora genere contenidos
digitales de interés para emprendedores y establezca estrategias del tipo
inbound marketing4 para atraer candidatos a partir de los mismos. Estas
acciones pueden realizarse con distintos niveles de presupuesto.
4 El Inbound Marketing es un conjunto de técnicas que permiten captar clientes mediante técnicas no intrusivas,
combinando acciones de marketing digital como el marketing de contenidos, acciones en redes sociales, la generación de
leads, y la optimización de las páginas web para posicionarse en los buscadores.
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II. 2. Políticas de ingreso
Las políticas de ingreso especifican las características de los potenciales candidatos.
Cada incubadora tiene la responsabilidad de definir las suyas, ya que responden a
búsquedas particulares, por ejemplo, si la incubadora busca una especialización
sectorial o en base a la expectativa de crecimiento. De igual forma, se debe elegir el
mecanismo de selección que resulte más efectivo, según sus necesidades y recursos
que disponga.
18%
14%
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o Tipo de Impacto: Por ejemplo, social, económico, cultural, ambiental, de
triple impacto, etc.
o Segmento de los emprendedores: Por ejemplo, jóvenes, mujeres,
universitarios, poblaciones vulnerables, etc.
o Sector industrial y/o sus cadenas de valor asociadas: Por ejemplo,
tecnológicas, industrias creativas, agro, educación, salud, energías
renovables, alimentación, etc.
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● Alineación con el programa de incubación: Se refiere a validar los intereses y
expectativas de los candidatos en relación con su participación en el proceso
de incubación; y a su vez, tener presente si su inclusión podría ser
incompatible con algún otro miembro existente de la incubadora o con su
cultura de trabajo. Se puede considerar:
o Expectativas y cultura afín: Se observa si hay interés y necesidad genuina
de los emprendedores en participar del proceso de incubación. Ej. Si la
incubadora cuenta con oficinas, entonces deberá confirmarse que el
propósito de uso de las mismas sea acorde a las políticas previamente
definidas. Asimismo, los emprendedores deben percibirse abiertos y
permeables a participar de un proceso de asistencia empresarial (tutorías)
y compartir información confidencial sobre su negocio. La cultura de la
incubadora y la cultura de trabajo del emprendedor deberían percibirse
alineadas.
o Cartera de clientes: Se observa si el emprendimiento es compatible con la
actual cartera de clientes de la incubadora. Esta podría tener cupos por
sectores y no aceptar nuevos proyectos hasta que haya disponibilidad.
También podría definirse una política de no competencia y no aceptar
nuevos incubados que podrían ser eventuales competidores de los
actuales.
o La temporalidad: Se observa si la duración del proceso de asistencia y el
plan a desarrollar por el emprendimiento son compatibles en su duración.
Si la incubadora acepta proyectos en estadio de validación del cliente y/o
mercado, es de esperar que los tiempos de asistencia sean suficientes para
alcanzar objetivos concretos de validación. Por lo contrario, si acepta
proyectos en etapa de expansión, tendrá que aceptarlos con el modelo ya
validado para que el periodo de incubación sea adecuado para trabajar en
su plan de crecimiento. o El riesgo: Se evalúa el nivel de riesgo que
presume el emprendimiento candidato y si está dentro del rango aceptado
por la incubadora. Quizás prefiera contar con un cierto porcentaje de los
emprendimientos de un perfil muy innovador y de alto riesgo, y otros más
tradicionales o previsibles. Estos criterios deberán estar coincidir con la
visión y los objetivos que la entidad se proponga.
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Para elegir el mecanismo de selección apropiado se recomienda entender las
necesidades de la incubadora en relación con:
● El volumen de candidatos a incorporar.
● La rigurosidad en la selección.
● La transparencia del proceso.
● Los tiempos esperados y el calendario de la incubadora.
● Restricciones y/o limitaciones de los circuitos administrativos y/o normativas
de la incubadora.
En general, los concursos y las ventanillas de entradas son muy utilizados.
Concursos: Los concursos suelen tener un periodo de apertura y cierre de
postulaciones y luego un proceso de evaluación a cargo de evaluadores o jurados.
Los evaluadores suelen ser técnicos que califican y, en base a un ranking de los
puntajes obtenidos, realizan una primera selección. Suelen quedar afuera aquellos
con puntuaciones que no alcanzan el nivel mínimo deseado por la incubadora. Los
candidatos que son aprobados en esta etapa, luego son evaluados por el jurado. En
la siguiente tabla se pueden ver las ventajas y desventajas de este sistema.
VENTAJAS DESVENTAJAS
● Favorece la transparencia, por la ● Proceso complejo que involucra
diversidad y el prestigio de sus jurados. un gran número de personas, internas y
Permite su sistematización y externas y demanda seguimiento
recurrencia. técnico y administrativo de los recursos
● Favorece las actividades de de la incubadora.
difusión previas y comunicación ● Se restringe el ingreso a una
posterior. Facilita la entrada simultánea fecha de apertura y cierre de
de candidatos y es muy apropiado inscripciones.
cuando la salida de los incubados
también lo es.
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TABLA N° 11– VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS VENTANILLAS COMO MECANISMO DE
SELECCIÓN
VENTAJAS DESVENTAJAS
●
● En general es un proceso simple y ● Requiere un equipo
rápido, que involucra pocos recursos permanente de evaluación y es
humanos, aunque altamente calificados. difícil prever la demanda de
● Flexibilidad: permite ingresos postulantes, pudiendo enfrentar
individuales o de cualquier cantidad de cuellos de botella. Dificulta la
emprendimientos, según el cupo incorporación de evaluadores o
disponible a cubrir. jurados externos. No permite
● Sin restricciones de fechas para comparar proyectos, siendo su
postularse. evaluación individual y por orden
de postulación.
● Si la incubadora tiene un
proceso burocrático para la
formalización del proceso de
selección, este modelo puede
resultar muy demandante y poco
práctico.
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GRÁFICO Nº 2 – EJEMPLO DE PROCESO DE EVALUACIÓN CON CONCURSO
● ● ●
● ●
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que, completando la grilla, quede representada correctamente la búsqueda
de la incubadora y que todos los criterios estén considerados. Por otro lado,
el evaluador tiene que tener acceso a la información requerida para evaluar lo
que pide la grilla, ya sea porque está presente en el formulario o porque se
considera una entrevista personal en la evaluación. Es un error muy común
diseñar un sistema de calificación que pretenda evaluar aspectos del
emprendimiento, de los cuales no se les solicitó información suficiente. Por
otro lado, en la grilla de calificación se deberá detallar no solo la explicación
del ítem a evaluar sino la de los niveles posibles. Por ejemplo, si se pide que
califique de 1 a 5 el ítem “innovación”, tiene que quedar claro las características
que componen cada nivel. Se busca lograr una mayor objetividad y equidad
entre los distintos evaluadores participantes.
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● Devolución de la evaluación a los postulantes: Una vez finalizado todo el
proceso de evaluación, resulta muy útil que los participantes reciban una
devolución del mismo. Entendiendo los aspectos fuertes y débiles que los
evaluadores observaron del emprendimiento, se los puede orientar para su
trabajo posterior. Para los emprendedores que fueron seleccionados, será
parte del diagnóstico que tomarán sus tutores durante el proceso de
asistencia técnica de la incubación. Sin embargo, los proyectos que no fueron
seleccionados, se pierden esta oportunidad de aprender si no se les brinda
una correcta devolución, critica y constructiva. Es una buena práctica realizar
reportes de devolución, para orientar un proceso de mejoras en los proyectos
no seleccionados y, si es posible, realizar también entrevistas personales con
este propósito. Si la incubadora se propone desarrollar un vínculo a largo
plazo con los emprendedores, entonces estaría invirtiendo en ellos,
ayudándolos también para potenciales postulaciones. Asimismo, es una forma
de agradecer el tiempo y esfuerzo invertido en participar y la confianza
depositada en la incubadora. La experiencia de trabajo con la entidad puede
resultar positiva para todos, aún para aquellos que no fueron seleccionados,
funcionando el sistema de referencias y recomendaciones ente los
postulantes y sus redes.
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TABLA N° 12 – ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LOS CONTRATOS DE INCUBACIÓN
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● Inasistencia recurrente a actividades obligatorias, en general solo las
asistencias técnicas o tutorías.
● Desuso de oficinas, en caso de formar parte de las prestaciones obligatorias.
● La no presentación u ocultamiento de reportes y/o información de la empresa.
● Incumplimiento de cláusulas éticas, sobre ejercicios de actividades o prácticas
ilegales.
● Comportamiento inapropiado dentro del entorno de la incubadora.
● Incumplimiento de objetivos de negocio: se debería ser muy cuidadoso con
este punto, ya que resulta muy difícil encontrar las métricas de crecimiento
adecuadas al momento del ingreso de los participantes y que no se permita
cierta flexibilidad a lo largo del trabajo de asistencia. En tal caso, la
recomendación de una eventual salida del proyecto por incumplimiento
debiera ser solicitada por el tutor y su posterior validación por parte del
gerente, comité o directorio.
La salida voluntaria por parte de los emprendedores puede darse por un sinfín de
motivos personales, incluyendo situaciones de desvinculaciones entre los socios que
afecten la viabilidad del proyecto, situaciones familiares que no permitan seguir con
el negocio (enfermedades, divorcios, etc.), cambios en el entorno que dejen de hacer
viable la propuesta de valor, etc. La incubadora puede resultar muy útil a la hora de
atravesar esas crisis en buenos términos y lo más rápido posible para minimizar el
impacto negativo y que se transforme en una experiencia de aprendizaje para los
socios.
Hasta el momento se ha visto la estructura una incubadora y el proceso de selección
de emprendedores. En la próxima unidad se abordarán aspectos relacionados con
los procesos centrales del trabajo con emprendedores.
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UNIDAD III. DEL TRABAJO CON LOS EMPRENDEDORES
La dinámica propia de los emprendedores, ágil y demandante, incide directamente
en la incubadora. La gerencia de la incubadora deberá tomar decisiones sobre sus
prestaciones: cuáles debe mantener, cuáles incorporar, qué procesos debe
sistematizar y dónde es crítico implementar metodologías para sostener una calidad
apropiada.
En este capítulo se abordará el trabajo que realiza la incubadora con los
emprendedores, identificando los principales procesos que intervienen y cómo se
pueden mejorar para alcanzar los resultados y la calidad buscada. Se presentará el
ciclo de asistencia tradicional con procesos de pre-incubación, incubación,
pos-incubación, destacándose el trabajo de construcción de una red de
emprendedores.
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● Establecer un modelo de diagnóstico, que incluya los aspectos del negocio y
del equipo emprendedor.
● Planilla modelo para las entrevistas y/o tutorías, que facilite el seguimiento
posterior.
● Guía de roles, describiendo las modalidades de intervención.
● Modelos para los reportes de monitoreo de emprendedores.
● Canvas o lienzos para la propuesta de valor y el modelo de negocios, para
prototipos y demás herramientas de metodología ágiles.
● Planillas modelo para proyecciones de ventas, financieras y de proyectos de
inversión.
Las prestaciones más comunes en las incubadoras suelen ser: la pre-incubación, la
incubación y la pos-incubación, contemplando distintas actividades de formación y
asistencia en cada grupo. El plan estratégico de la incubadora contemplará dónde y
cómo intervenir, e identificará a otras entidades u organizaciones del ecosistema
emprendedor con las cuales puede articular durante este ciclo.
● ● ●
30
III. 2. 1. Pre-incubación
La pre-incubación es el proceso que agrupa actividades previas a la incubación, con
el propósito de madurar y validar el concepto del negocio. Una buena pre-incubación
facilita el trabajo en la etapa posterior de la incubación. Ayuda a acelerar procesos
de negocio en los emprendimientos, transfiere experiencias y genera una cultura de
trabajo adecuada. No todas las incubadoras cuentan con este proceso
implementado y un porcentaje ínfimo lo ha formalizado.
Se recomienda que sea una convocatoria flexible y ágil, y que permita el ingreso de
un grupo de emprendedores en simultáneo. Esto minimiza esfuerzos administrativos
y burocráticos. La salida podrá ser simple, fijando un periodo de tiempo delimitado.
En líneas generales, las mejoras en esta etapa podrán focalizarse en lograr relevancia,
recurrencia y aprendizaje:
● Relevancia: que el resultado de este proceso sea relevante para los
emprendedores en su etapa de validación (su propuesta de valor o modelo
de negocio). Se debe partir de un diagnóstico individual y fijar un plan de
trabajo para probar el mercado. Una buena práctica sería adoptar una
metodología básica del tipo ágil (Steve Blank) para unificar lenguajes y
abordajes del proceso.
● Recurrencia: que se sistematice el proceso en ciclos cortos (menor duración
que la incubación) y que pueda repetirse con sucesivas camadas de
emprendedores. Se busca atraer un flujo continuo de proyectos y buenos
talentos que tengan el potencial de ser incubados.
● Aprendizaje: que permita al equipo técnico de la incubadora aprender de la
diversidad de los emprendedores y se incentive el aprendizaje entre pares.
III. 2. 2 Incubación
La incubación es la principal prestación de la incubadora y su propósito es contribuir
a la consolidación de los emprendimientos asistidos. El proceso de incubación
exitoso presupone emprendimientos egresados con un modelo de negocio atractivo,
probado, en crecimiento y con un determinado impacto logrado. Idealmente, este
proceso contribuye a desarrollar equipos referentes de la comunidad emprendedora
local o nacional.
Para lograr estos resultados, la gerencia identificará el posicionamiento de la
incubadora dentro del ecosistema emprendedor, delimitando su espacio de
intervención. Es decir, cual es el alcance de sus servicios y sus principales
características. Su oferta deberá ser lo suficientemente atractiva para convocar
emprendedores talentosos, a la vez que deberá sostener la calidad y eficacia de sus
servicios en el tiempo.
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El modelo de incubación deberá centrarse en los emprendedores y su entorno
cambiante y, en consecuencia, deberá adaptarse continuamente. Para ello la
gerencia cuenta con alternativas de roles y servicios los cuales se irán ajustando. Se
sugiere involucrar en forma temprana a empresarios, inversores y/o referentes del
ecosistema emprendedor en estas actividades de la incubadora.
Algunas incubadoras que brindan alojamiento (espacio físico de oficinas y/o
laboratorios) para los emprendedores durante su proceso de incubación
implementan un proceso que denominan “cuarentena”. Durante un período acotado
de tiempo (40 días) se busca intensificar el vínculo entre la incubadora y el equipo
emprendedor que ingresa, con dos objetivos claros:
● Facilitar una inducción rápida al sistema que facilita la adaptación: se diseña
el plan de trabajo a realizar en la incubadora a la vez que los emprendedores
experimentan el trabajo dentro de la cultura de la misma.
● Validar la alineación y compromiso entre ambas partes: si las expectativas de
participación en la incubación no se confirman, por los motivos que fuera, se
resuelve rápidamente una desvinculación.
En líneas generales, las mejoras en la etapa de incubación podrán focalizarse en la
sistematización y calidad de los servicios y la transferencia de conocimiento:
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consolidación en el mercado. Asimismo, se suele trabajar en el desarrollo de
competencias gerenciales de los socios, en especial lo vinculado a liderar a los
primeros empleados, planificar el crecimiento y el diseño e implementación de
procesos y actividades claves. La asistencia técnica suele combinarse con la
participación de mentores, quienes aportan sus experiencias y conocimientos
sectoriales y cuyas redes de contactos y vinculaciones son muy valoradas en esta
instancia del negocio.
La capacitación también es una actividad necesaria, que se diseña acorde a las
necesidades grupales de los emprendedores incubados.
III. 2. 3 Pos-incubación
La pos-incubación es un proceso que agrupa actividades posteriores a la incubación,
dirigidas a los egresados. Presupone haber alcanzado un cierto nivel de crecimiento
(objetivo o hito previamente definido). No todas las incubadoras cuentan con este
proceso, y en algunos casos, aunque exista suele no estar formalizado. Sin embargo,
resulta conveniente para la incubadora sostener el vínculo con los egresados, ya que
al llegar a esta etapa pueden aportar a la red de emprendedores compartiendo sus
aprendizajes valiosos.
Las necesidades de los emprendedores en la etapa de la pos-incubación tienen que
ver con la oportunidad de expandirse y sus problemáticas asociadas, como ser:
● El sostenimiento de sus ventas y la validación de la estrategia de crecimiento.
● La contratación de los primeros empleados.
● Los cambios en la escala productiva.
● El desarrollo de proveedores claves.
● Los cambios en el equipo fundador (las distintas expectativas y evolución de
los socios).
● Los desafíos para los fundadores en sus competencias de gestión:
o Aprender a delegar y controlar.
o Dejar de hacer todo y focalizar en áreas de dirección.
o Equilibrar la ejecución y la estrategia. o Gestionar el corto y el largo
plazo.
● Necesidad de financiamiento o inversión.
● La apertura de nuevos mercados y la internacionalización.
Al vincularse con los emprendedores en esta etapa se adquiere una perspectiva del
largo plazo sobre sus proyectos, aprendizajes y experiencias, de altísimo impacto
para el crecimiento y mejoras de la incubadora. Los mismos egresados son quienes
pueden colaborar activamente en la identificación de formatos y servicios
apropiados a sus necesidades, válidos también para los emprendedores en etapas
previas.
La recomendación es iniciar este proceso con un encuadre flexible, con una mínima
formalización, y luego probarlo y modificarlo hasta encontrar las prestaciones más
adecuadas.
En líneas generales, las mejoras en la etapa de pos-incubación podrán focalizarse en
lograr pertenencia, articular con el ecosistema emprendedor y fortalecer su propia
identidad y prestigio:
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● Pertenencia: los egresados son miembros muy valiosos para sus pares, como
referentes y hasta modelos de inspiración. Por ello es recomendable darles un
lugar de reconocimiento en la red de emprendedores de la incubadora y hasta
en su comité o consejo directivo (de existir).
● Articulación con el ecosistema emprendedor: las redes institucionales, ya
sean públicas o privadas, locales o internacionales, resultan de gran valor para
fortalecer la inserción en el mercado de los egresados. Particularmente se
destacan:
o Financiamiento: desde inversores ángeles, fondos de inversión
profesionales hasta préstamos y subsidios públicos. La incubadora
puede ofrecer prestaciones como ventanilla de entrada de proyectos
de financiamiento o hacerlo a partir de aliados.
o Comercio exterior: desde participar en alguna feria internacional hasta
realizar viajes de intercambio o vincularse con ecosistemas
emprendedores referentes, las acciones en este sentido ayudan a
generar una visión global de los emprendimientos egresados. o I+D -
Innovación: Se puede articular con centros u organizaciones vinculadas
al conocimiento, que puedan acercar las nuevas tecnologías y/o los
laboratorios para fomentar prácticas de innovación en los egresados.
o Cámaras o asociaciones sectoriales: se puede incentivar su membresía
a organizaciones sectoriales que compartan el interés por el desarrollo
de su propio sector, que adicionalmente generan vínculos y potenciales
intercambios con empresas ya establecidas
● Identidad y prestigio: el prestigio de la incubadora crece en la medida que se
conocen los resultados de sus emprendedores. Durante esta etapa se puede
contribuir a comunicar los logros, reconocimientos e historias de los
emprendedores. Es conveniente contar con profesionales de comunicación y
prensa que contribuyan a generar estos contenidos. Esta visibilidad
contribuye tanto a los emprendedores y como a la incubadora.
En esta etapa se suelen realizar actividades de seguimiento personalizadas y
grupales, con una frecuencia mensual, trimestral o semestral. En general, se mantiene
la oferta de entrenamiento y de actividades de desarrollo de la red de
emprendedores a todos los egresados que quieran sumarse.
Los egresados suelen ser invitados a contribuir con su experiencia como mentores,
capacitadores o expositores en las conferencias o eventos de la incubadora.
34
Se podría evaluar:
o Expectativas vs resultados, durante un determinado período.
o La calidad general de las prestaciones, como ser la incubación, y la
calidad particular de cada actividad, como por ejemplo la asistencia
técnica.
o El desempeño de los profesionales involucrados, por ejemplo, el tutor o
capacitador.
o La pertinencia y utilidad aplicada a su proyecto.
o Adicionalmente se podría evaluar si el tiempo de la prestación o servicio
fue apropiado.
o Si tiene interés en participar de la siguiente etapa, ya sea la incubación o
la pos-incubación.
o Mejoras y sugerencias.
● Reportes del equipo técnico: suele ser una buena práctica que todos los
profesionales del equipo técnico evalúen también la calidad del servicio. Se
incentiva un espíritu crítico que permita identificar mejoras y cambios a los
servicios.
● Métricas de rendimiento: la gerencia puede sumar a los reportes otros
indicadores que medirán el impacto de la actividad, por ejemplo: si los
preincubados se postulan posteriormente a la incubación, si resultan
ganadores, etc. Estos indicadores ayudan a entender la efectividad de los
procesos de preincubación y/o incubación, más allá de la valoración de los
emprendedores asistidos.
● Encuestas a la red de emprendedores: se sugiere contemplar a aquellos
emprendedores que quedan excluídos. A modo de ejemplo, a los postulantes
de la incubación que no fueron aceptados. Esto le sirve para:
o Conocer mejor a estos emprendedores y validar el proceso y criterios de
selección, entendiendo las causas de rechazo y pudiendo ayudar a mejorar
el proceso en general.
o Mantener un vínculo con todos los postulantes, invirtiendo en el largo plazo
y generando una base de potenciales incubados.
La gerencia de la incubadora es responsable por sostener el nivel de calidad deseado
y para ello diseñar las distintas herramientas que utilizará para su medición. Esta
medición le sirve para mantener un vínculo de calidad con los emprendedores y para
entender qué mejoras o cambios implementar en sus servicios y prestaciones.
35
coworking, o un área para comer y/o compartir un encuentro informal. Si la
incubadora cuenta con oficinas para emprendedores, el entorno debería invitar a
participar. Se pueden evitar las paredes innecesarias y sus puertas deberían
permanecer abiertas, idealmente con vidrios que permitan ver a las personas. Los
espacios deberían permitir la circulación de información y compartir novedades, con
pizarras, carteleras o paredes para escribir, fomentando una comunicación
espontánea. Los espacios de cocina, café y/o pasillos suelen ser por excelencia el
punto de encuentro natural: si éstos se acondicionan para potenciar la interacción
resultarán muy efectivos.
Algunas incubadoras organizan almuerzos mensuales compartidos, donde se juntan
todos los miembros y rotativamente realizan alguna exposición sobre los proyectos
y sus avances. De igual forma suelen realizarse desayunos grupales, convocados
según área de interés (un ejemplo sería el sector industrial que los agrupa) para
conocerse y tratar temas comunes. Estos pueden estar o no moderados por algún
profesional e incluso sumar invitados referentes.
Algunas oportunidades surgen naturalmente en estos encuentros: compartir un
stand en una feria, intercambiar información sobre proveedores, realizar compras
grupales, recomendaciones sobre participar en determinado concurso, evento y/o
actividad. Eventualmente a lo largo del tiempo se generan vínculos comerciales y
hasta nuevas sociedades entre los miembros. Todo intercambio resulta positivo.
En la siguiente unidad se abordará un punto que es clave para la continuidad de la
incubadora: la obtención de recursos para el funcionamiento y la continuidad de la
misma.
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UNIDAD IV. LA BÚSQUEDA DE RECURSOS
En este capítulo se abordará el proceso de búsqueda de los recursos que sostienen
las operaciones de la incubadora, tanto financieros como humanos. En relación con
los recursos financieros, la gerencia de la incubadora en consenso con el directorio
o comité (si existe) diseñará el modelo de ingresos más conveniente. Existen
distintas fuentes potenciales de ingresos: presupuesto de organizaciones madres,
cobrar por servicios prestados, patrocinio corporativo, soporte de individuos y
donaciones, participación accionaria en las empresas incubadas, alquiler de espacio
físico, etcétera, todas ellas con sus particularidades.5
El personal de la incubadora es un factor clave de éxito, siendo por ello fundamental
realizar una selección comprometida, diseñar un plan de entrenamiento apropiado,
e implementar una continua política de incentivos.
El capítulo se divide en los siguientes temas:
● Estrategias y procesos de búsqueda de financiamiento (fundraising) ●
Los recursos humanos
5 Para profundizar puede tomar el curso de Modelos de Incubación y sustentabilidad de las incubadoras.
37
IV.1.1 Financiar un plan versus una actividad
La gerencia de la incubadora puede optar por diseñar un programa anual de
actividades e identificar una fuente de financiamiento para el mismo.
VENTAJAS DESVENTAJAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
38
Existen organismos nacionales o internacionales que apoyan iniciativas sobre
problemáticas o poblaciones particulares y son potenciales financiadores de
actividades específicas de la incubadora. Por ejemplo, un organismo que apoya a la
juventud podría financiar una capacitación sobre competencias emprendedoras para
los jóvenes. Otra organización podría apoyar emprendimientos liderados por
mujeres. Una cámara empresaria podría apoyar el desarrollo de las nuevas empresas
de su sector o cadena de valor o el desarrollo de comercio exterior de sus miembros.
A su vez, una empresa con impacto local en la comunidad de la incubadora podría
buscar apoyar iniciativas emprendedoras que se vinculen con su misma comunidad.
También es viable encontrar concursos de innovación o ideas de negocios para los
estudiantes universitarios. Algunos son internacionales e incluyen viajes de
intercambio y suelen articular con socios locales, como podría serlo potencialmente
la incubadora. Cada vez es más frecuente la internacionalización de distintos
programas o formatos de actividades para emprendedores: en todos los casos, la
presencia de un socio local que organice y aporte valor es necesario. La incubadora
también logra visibilidad y construye prestigio liderando eventos ya probados en
otros mercados junto a socios internacionales.
VENTAJAS DESVENTAJAS
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Ingresos por servicios: se fija una tarifa por cada servicio o prestación que brinda la
incubadora. Solo se producen los ingresos cuando se contrata o ejecuta el servicio.
De esta forma, los ingresos varían acorde a la ejecución de prestaciones. En general,
resulta viable cobrar por capacitaciones o talleres en actividades probadamente
requeridas por el mercado, por ejemplo herramientas para la gestión comercial en
internet y redes sociales. Por otro lado, algunas entidades brindan prestaciones a un
segmento de clientes con capacidad de pago para financiar a otros que no la tienen.
Un ejemplo es ofrecer una consultoría comercial, de internacionalización o de calidad
a las empresas en marcha y luego ofrecer asistencia a empresas más jóvenes sin
cobrarles por ello.
VENTAJAS DESVENTAJAS
Ingresos por resultados: se fija una tarifa o comisión variable, según un resultado a
obtener a partir de la ejecución del servicio o prestación de parte de la incubadora.
Un ejemplo es ofrecer una intermediación financiera (como ventanilla de créditos,
subsidios o inversión de capital privado) para las empresas. En estos casos, si el que
paga por el servicio es un organismo público, hay que evaluar los costos de los
proyectos no seleccionados, haciendo una selección previa que permita cierto grado
de eficiencia en las presentaciones. En el caso de ser los emprendedores quienes
pagan cuando se ofrece una tarifa a riesgo, sólo se cobra un porcentaje preacordado
del monto obtenido si se obtiene el resultado buscado (en este caso el
financiamiento): en estos casos esa evaluación previa también es necesaria. Algunas
incubadoras se asocian con las empresas incubadas a riesgo, y sólo cobran su parte
cuando éstas incorporan nuevos socios inversores que financian su crecimiento.
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TABLA N° 17– VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MODELO DE INGRESOS POR RESULTADOS
VENTAJAS DESVENTAJAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
En un modelo de estructura flexible, los recursos y costos suelen ser variables. Los
recursos humanos se tercerizan según requiera la actividad.
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TABLA N° 19– VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE FINANCIAR UNA ESTRUCTURA FLEXIBLE
VENTAJAS
DESVENTAJAS
• La principal ventaja del modelo es la • Las desventajas del modelo son las
reducción de costos fijos, ya que los mismos son derivadas por la alta rotación de
flexibles según el nivel de actividad. Esta profesionales: la falta de disponibilidad,
flexibilidad se traslada también a la posibilidad agendas complicadas o, en su defecto, la
de sumar distintos profesionales especializados experimentación de una transferencia o
en cada actividad o prestación. aprendizaje inicial cada vez que se comienza
la vinculación con un nuevo profesional. Por
otra parte, un aspecto importante es poder
mantener una cultura propia y una
transferencia de conocimiento que quede en
la entidad a lo largo del tiempo.
En este último caso, la calidad de los servicios está dada por las redes de relaciones
de los integrantes de la incubadora. En la medida que tengan más y mejores
relaciones con empresarios, capacitadores y emprendedores con experiencia y
competentes, mejores serán las propuestas de valor para sus públicos objetivo.
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IV. 2.1 La selección de los recursos humanos
Invertir en recursos humanos talentosos cobra sentido ya que las actividades más
críticas para la incubadora requieren dedicación y creatividad más que dinero.
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directivos, quienes conocen los movimientos del mercado y están al tanto de
situaciones particulares y disponibilidad de recursos humanos muy valiosos.
● En el ámbito universitario: Desde estudiantes, egresados hasta docentes, la
universidad está llena de talentos, con múltiples vocaciones e intereses. Se
puede estar atento a aquellos que manifiesten una actitud emprendedora, de
liderazgo, con voluntad por innovar, colaborar, trabajar en equipos, que les
atraigan los desafíos, que sean curiosos y que estén dispuestos a
experimentar. Los roles en los que pueden ser invitados a participar pueden
ser muchos, iniciando una experiencia en la incubadora que puede llevarlos a
convertirse en tutores profesionales, parte del equipo de gestión de la misma
o hasta emprendedores.
● Cámaras y/o asociaciones sectoriales, ONGS, y áreas o programas públicos:
Se pueden identificar profesionales que trabajan en estas instituciones con
una gran orientación de servicio, con conocimiento profundo de determinado
perfil sectorial, con redes establecidas, con experiencia en coordinación o
manejo de programas de asistencia y con expectativas no satisfechas en su
actual trabajo o con disponibilidad de tiempo para asumir nuevos
compromisos. Siempre es útil conseguir referencias cruzadas de los
candidatos e identificar a aquellos con una cultura de trabajo alineada a la
incubadora.
● Otras incubadoras u organizaciones similares: Si el personal no encuentra un
incentivo adecuado para permanecer en una institución, puede resultar un
buen candidato para ingresar a otra incubadora. Es una excelente forma de
transferir aprendizajes, de una organización con más experiencia o trayectoria
a una que recién se inicia. Inclusive puede gestionarse algún tipo de convenio
entre las entidades, donde se produce un “préstamo, intercambio o
cooperación” de profesionales. Esto puede resultar una motivación adicional
para el profesional, que asume nuevos desafíos.
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innovación y exploración de nuevas ofertas de servicios, desarrollo de redes
internacionales, gestión de directorios, etc. También la asistencia a conferencias y/o
eventos con foco en emprendedores es un ámbito ideal para aprender de otros y
para vincularse con entidades afines.
También se pueden incentivar las visitas del equipo de gestión a otras incubadoras.
Suele ser una excelente experiencia armar visitas de pares, en lo posible de más de
un día. Ver el día a día del otro equipo, su gente o su experiencia ayuda a la
transferencia de todo tipo de aprendizajes y a la construcción de redes. Algunas
organizaciones que nuclean incubadoras suelen promover este tipo de experiencias.
Solo se necesita que el huésped esté dispuesto a recibir al visitante. Todos tienen
algo para transmitir y todos tienen algo para aprender.
Al equipo técnico es importante ofrecerles capacitaciones para el desarrollo de
competencias técnicas que les permitan adquirir conocimientos de metodologías de
gestión y consultoría. Dependiendo del ecosistema local y regional de la incubadora,
se pueden aprovechar capacitaciones y entrenamientos de otras entidades u
organismos.
Adicionalmente, según el rol a cubrir, se pueden consolidar o desarrollar contenidos
técnicos para su lectura auto-asistida para el entrenamiento.
45
IV. 2.2.2 Incentivos
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V3 Conclusión
La gerencia de la incubadora asume y ejercita las responsabilidades sobre los
principales procesos de la misma, es decir, aquellos que conforman su propuesta de
valor. Esto implica un compromiso por los recursos y estructuras necesarios para
llevarlos adelante, así como la coordinación de las actividades.
Los procesos centrales más comunes que conforman una incubadora son: la
Pre-incubación, la Incubación y la Pos-incubación. Los mismos deberán pensarse
orientados a los clientes y de forma tal que permiten interactuar, aprender y corregir
rápidamente.
La selección de emprendedores y la selección del personal, se consideran un factor
indiscutido de éxito para la incubadora. Dentro del personal consideramos no sólo los
recursos humanos técnicos y/o administrativos, sino también a las personas que
conforman la gerencia, el directorio (si existe) y/o las que cumplen un rol activo con
la incubadora. Se recomienda un diseño a medida de las actividades que abarcan
estos procesos.
En definitiva, es la incubadora quien debe prestar atención a la calidad de los recursos
humanos que elige para formar a su equipo. Para ello no debe dudar en convocar a
los mejores profesionales posibles, identificar los incentivos correctos y que, a través
del tiempo, sean los mejores profesionales quienes "deseen" hacer experiencia
profesional en la incubadora. Un buen profesional "atrae" otro buen profesional y la
incubadora crece con ellos.
No existe una única fórmula o receta para diseñar estos procesos. La gerencia deberá
pensarlo acorde a las necesidades, oportunidades y riesgos identificados en el
contexto de la incubadora, su grado de madurez y en concordancia con sus objetivos.
De igual forma deberá diseñar las actividades que conforman cada proceso y el grado
de sistematización, formalización, criterios pertinentes y/o procedimientos que sea
necesario implementar.
La gerencia tiene el enorme desafío de gestionar la ejecución diaria, a la vez que
trabaja en la visión a largo plazo de la incubadora. El gerente deberá armar y liderar
un equipo de trabajo para llevar adelante este fin.
Por último y no menos importante, los principales activos de una incubadora son su
prestigio y su capital social. Es decir, el reconocimiento interno y externo sobre el
trabajo de la misma, percibido por sus propios clientes y por otros jugadores del
ecosistema emprendedor. El prestigio y la cultura de la incubadora se construye día a
día y logra trascender con el tiempo. El capital social crece con las redes de
emprendedores que se construyen, con las articulaciones con otros jugadores del
ecosistema, con los referentes que egresan, con los talentos que atrae y que la
incubadora logra fidelizar.
VIDEO DE LA UNIDAD
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BIBLIOGRAFÍA
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