Análisis de Gestión Administrativa

(AGAD)
Por la necesidad de las organizaciones de hoy, respecto a ser mejor cada día
quiero conversar sobre el ANALISIS DE GESTION

ADMINISTRATIVA (AGAD), basado en mi experiencia en la aplicación de

esta maravillosa herramienta administrativa y al estudio de su teoría de la
mano del Dr. José Ruiz Roa en su libro titulado “Fundamentos para el análisis
de la gestión administrativa” esta herramienta sin duda alguna aporta un gran
valor a la gestión y resultados en cualquier entidad.

Para los gerentes el contar con un conocimiento actual de la organización

siempre va a representar de gran valor y muy necesario, y es que al contar con
una revisión analítica total o parcial de la entidad con el propósito de precisar
su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora podrá abrir las
compuertas a la innovación, a crear ventajas competitivas, mejores procesos,
aumento de la productividad y ser más efectivos.

El Dr. Roa nos dice que el Análisis de gestión administrativa es un examen de

la estructura administrativa o de sus componentes para evaluar el grado de
eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la planificación,
organización, la coordinación, la dirección la ejecución y control de los
objetivos trazados por la empresa para corregir las deficiencias que pudieran
existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la
productividad hasta lograr la calidad total y su control. Mediante la mejor
utilización de los recursos disponibles conforme a procedimientos
encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración.

Desde el inicio de su aplicación se orienta a corregir deficiencias en la

organización y claro esta producir mejoras en el funcionamiento
administrativo para optimizar los procesos, productividad, tiempos, costos y
alcanzar la calidad deseada.

En cuanto a los objetivos del AGAD tenemos que buscar:

 Identificar las áreas donde las mejoras pueden ser substanciales.

 Verificar la producción de sus servicios y los recursos de esa
producción, y así ver los resultados que se han logrado.
  Determinar las debilidades en los métodos o procedimientos
administrativos.
 Detectar las áreas donde es posible lograr notables economías.

Y respecto a las etapas tenemos que hay:

Una etapa inicial de planificación: en la cual se llevó a cabo la reunión inicial

respectiva con la alta gerencia de la organización objeto del AGAD.

Luego se realiza un examen preliminar que incluye el recorrido por las

instalaciones de la empresa, Asimismo se contempla lo relativo al examen del
control interno determinándose las áreas críticas.

Posteriormente se aplica un examen en profundidad de esas áreas de acuerdo

a los análisis previos.

Y Por último se redactan las conclusiones y recomendaciones que se

presentaron con el Informe final.

En cuanto a las características principales del AGAD tenemos que son Según
Ruíz Roa (1995):

 Que se fije como meta lograr una Administración más eficaz o

funcional.
 Orientar desde el punto de vista de los negocios, el presente, pasado y
futuro de la entidad.
 Lograr que el alcance del AGAD cubra una operación o función
determinada en la entidad.
 Que mida los principios de Administración de Operaciones de la
entidad.
 Que se base en las técnicas de la Administración de Operaciones de la
entidad.

Al aplicar esta herramienta administrativa se debe velar para que forme parte
de una estrategia de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel
y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organización adquiera
capacidad para evolucionar.

Con este estudio se podrá determinar si se llevan a cabo políticas y

procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, identificando
así las oportunidades de mejoras dentro de la empresa y las acciones
correctivas, también se llevará a cabo una evaluación del desempeño de los
colaboradores y, se orientará a la Administración en sus políticas y objetivos,
hacia una adecuada utilización de los recursos de forma eficaz. De igual
manera, se buscará maximizar resultados que sumen a fortalecer el desarrollo
de la misma, bajo los conceptos de utilidad, eficacia, reducción de costos,
ganancias, competitividad, reducción de riesgos, entre otros.

El análisis sistemático de todos y cada uno de los aspectos involucrados en su

ejecución demanda establecer toda una infraestructura que haga posible el
flujo de información suficiente, relevante que ayude a contar en el momento
adecuado de elementos de decisión y calidad esperado.

Llevar a cabo un análisis como este obliga a investigar, a penetrar en lo más

oculto de su esencia para aprovechar las experiencias y transformarlas en
conocimiento, para así comprender dónde está ubicada una organización, que
se hizo para estar allí, de dónde partió y hacia dónde desea llegar.

Lo ideal al aplicar el AGAD es contar con un equipo multidisciplinario y de

alto desempeño , donde el líder del proyecto cuente con una visión general
amplia que busque ver y percibir el bosque en vez de los árboles , que cuente
con experiencia y conocimiento sobre esta herramienta y claro está, en
administración y gerencia, este servicio debe agregar valor a la
organización, debe dar soluciones gerencias es decir aportar un conjunto de
alternativas o estrategias administrativas para que asuma la gerencia,
orientadas a dar respuesta a determinados problemas que se detectaron en las
diferentes áreas de una organización, logrando así efectividad, productividad y
economía en los procedimientos, funciones y actividades, en mi opinión y sin
ninguna duda la aplicación correcta de esta herramienta llevara a la
organización a otro nivel, y sería muy valioso que como gerentes la
estudiemos, la apliquemos para sacarle el mejor provecho posible y contar con
organizaciones efectivas.