Enterprise Performance

Management para Negócios

Emergentes e Grupos de Trabalho
Um documento técnico da Oracle
atualizado em outubro de 2007

Este documento técnico analisa os
estágios do crescimento do negócio e
fornece exemplos de como as empresas
emergentes que pensam à frente
aproveitaram as soluções de BI e EPM para
administrar a expansão e enfrentar
problemas complexos de geração de
relatórios e conformidade regulatória.
Enterprise Performance Management
para Empresas e Grupos de Trabalho
SUMÁRIO EXECUTIVO
Os executivos e a equipe de finanças e tecnologia da informação (TI) das grandes
empresas de todo o mundo estão adotando soluções de business intelligence (BI) e
enterprise performance management (EPM) para terem um insight quanto aos
fatores que impulsionam o desempenho e para melhor cumprir as normas
regulatórias de reportes. Porém, essas ferramentas não devem se limitar a empresas
de capital aberto de grande porte. Os negócios emergentes e os grupos de trabalho
se deparam com muitos dos mesmos desafios das empresas grandes, embora em
menor escala, e eles também precisam das ferramentas que permitam um insight
quanto ao desempenho e à administração de informações fundamentais para a
empresa.
INTRODUÇÃO
À medida que as empresas evoluem dos seus primórdios aos estágios iniciais de
expansão e crescimento, os desafios do gerenciamento de desempenho e de
recursos tornam-se críticos, pois o capital restrito deve ser alocado e investido com
cuidado. Cada planta nova ou recurso humano adicional traz consigo um aumento
dos custos fixos e a necessidade de entender como esses custos serão absorvidos e
financiados: Vamos contratar pessoal extra para apoiar a demanda existente?
Vamos investir em novas instalações para impulsionar a expansão do negócio? As
soluções de BI e EPM podem ajudar a responder a essas perguntas e ainda
fornecer aos executivos um insight quanto aos fatores que determinam a receita, o
custo e os lucros da empresa.
Este documento técnico analisa os estágios de crescimento pelos quais a maioria
das empresas passam. Exemplos de empresas emergentes que pensam à frente vão
demonstrar como as soluções de BI e EPM foram aproveitadas para administrar a
expansão e enfrentar problemas de geração de relatórios e conformidade
regulatórias.
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Todas as empresas começam com
pequenas operações. Portanto, o
Presidente (CEO) tem uma completa
visibilidade dos pedidos de clientes,
pagamentos, compras e atividades de
recrutamento e seleção.
À medida que as empresas crescem, as
planilhas são ampliadas com pacotes de
aplicativos de orçamento e planejamento.
As empresas também precisam
implementar ferramentas de consulta e
relatório de BI, além de dashboards
personalizados, para acompanhar as
principais métricas.
UM COMEÇO SIMPLES COM SISTEMAS EMPRESARIAIS SIMPLES
Toda empresa começa em bases modestas, seja ela um simples varejo, um pequeno
escritório de advocacia, um consultor de planejamento financeiro ou uma fábrica
de menor porte. Sistemas empresariais simples como o QuickBooks se destinam a
pequenas empresas e controlam contabilidade, folha de pagamento e compras.
Planos de negócios e orçamentos são desenvolvidos no Microsoft Excel, Word e
PowerPoint. Com um gerenciamento centralizado, um sistema contábil acessível e
um plano de negócios de fácil atualização, o diretor ou CEO tem total visibilidade
dos pedidos de clientes, pagamentos, decisões de compra e atividades de
recrutamento e seleção. As informações são disponibilizadas imediatamente e a
tomada de decisões é um processo simples. Mas essa situação pode mudar a
qualquer momento.
MÚLTIPLAS LOCALIZAÇÕES, PRODUTOS E FERRAMENTAS DE
TECNOLOGIA
À medida que a pequena empresa se expande para várias localizações com mais
pessoas, produtos e serviços, o diretor ou CEO tem menor visibilidade de cada
aspecto do negócio. Para que o negócio possa se expandir, as atividades relativas a
clientes, marketing, faturamento e cobrança são delegadas, e outros gerentes
tomam as decisões sobre compras e recrutamento e seleção. Novas localizações e
divisões podem determinar a necessidade de mais sistemas e bancos de dados
operacionais. Surgem novas necessidades de acessar e analisar dados de diferentes
origens, além de gerar relatórios correspondentes. A gestão de recursos torna-se
fundamental — as decisões relativas a onde e quando investir recursos devem estar
em sintonia com a expectativa de receita e fluxo de caixa.
Nesse ponto, as soluções de planejamento e relatório baseadas em planilhas
começam a falhar. Um planejamento anual de negócio não será mais suficiente,
pois a administração precisa de relatórios mais freqüentes sobre as vendas e
despesas para alocar os recursos certos. Também pode ser necessário utilizar
previsões móveis — e a exatidão dessas previsões pode ter um grande impacto nas
decisões estratégicas. As empresas agora podem começar a adotar ferramentas de
consulta e relatório de BI para integrar dados de vários sistemas operacionais e
produzir relatórios de vendas e outros relatórios gerenciais de forma precisa e em
tempo hábil — mensalmente, semanalmente ou até mesmo diariamente.
Dashboards personalizados também podem ser aproveitados para acompanhar as
principais métricas de desempenho e para adaptar idéias às necessidades dos
gerentes. Pacotes de aplicativos de orçamento e planejamento podem ser
implementados para substituir planilhas e para permitir maior controle sobre o
processo de previsão.
O DFCC Bank of Sri Lanka passou por essa seqüência de crescimento. Com 375
funcionários, o DFCC fazia uso extensivo de inúmeras planilhas e bancos de dados
para criar seus orçamentos. À medida que aumentava a complexidade desse
processo, o número de planilhas cresceu para mais de 1.000, e havia maior
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A expansão internacional traz consigo uma
série de requisitos. As empresas precisam
fazer planejamentos e relatórios em várias
moedas, executar corretamente transações
entre empresas e reportar-se a diferentes
órgãos fiscais. Nesse estágio, são
necessários pacotes de aplicativos
capazes de gerar a consolidação e
relatórios financeiros em nível
multinacional.
ocorrência de erros. Além disso, o tempo necessário para concluir o processo de
orçamento tornou-se um inibidor do crescimento. Implementando o Hyperion
Planning da Oracle, uma solução centralizada de planejamento, orçamento e
previsão baseada na Web e no Excel, o DFCC foi capaz de reduzir o ciclo de
consolidação do orçamento de três semanas para 24 horas. Ele também melhorou
a geração de relatórios de desempenho tanto na matriz quanto nas agências do
banco.
A Oberto Sausage Company é uma empresa privada, com cerca de 1.200
funcionários distribuídos em quatro instalações de processamento. Antes do ano
2000, poucas pessoas da empresa tinham acesso às informações necessárias para
tomar decisões de negócios bem fundamentadas. Os relatórios gerenciais mensais
da Oberto consistiam em um documento impresso de 750 páginas, gerado pelo seu
sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP, enterprise resource
planning), que os gerentes tinham que examinar manualmente. Implementando o
Hyperion Interactive Reporting da Oracle, em questão de meses a Oberto
começou a produzir relatórios e dashboards personalizados para os gerentes das
áreas de finanças, operações, distribuição e atendimento ao cliente. Esses relatórios
fornecem visões diárias dos pedidos, remessas e inventários. Como resultado,
os gerentes podem oferecer um melhor atendimento aos clientes, propiciar uma
melhor administração do inventário e das vendas e aperfeiçoar o desempenho das
vendas.
MAIS COMPLEXIDADE E RISCO COM A EXPANSÃO INTERNACIONAL
À medida que as empresas se expandem para novas localizações, elas também
podem surgir necessidade de abrir filiais além das fronteiras de seu país de origem.
Quer seja uma empresa canadense se expandindo para o lucrativo mercado norte-
americano, uma empresa holandesa estendendo suas operações ao Reino Unido ou
à França, ou uma empresa coreana partindo para outros mercados asiáticos, a
expansão internacional implica maior complexidade e risco para o negócio. Isso
inclui a necessidade de fazer planejamentos e gerar relatórios em várias moedas,
contabilizar corretamente transações entre empresas e reportar-se a diferentes
autoridades fiscais.
Durante essa fase, além de ter necessidades mais complexas de orçamento,
planejamento e relatórios gerenciais, as empresas também se deparam com
requisitos mais sofisticados de geração de relatórios financeiros. Isso só faz
reforçar a necessidade de fazer upgrade de soluções baseadas em planilhas para
orçamento, planejamento e relatórios gerenciais. As empresas devem pensar
seriamente na hipótese de implementar pacotes de aplicativos suportam as
complexidades de consolidação e relatórios financeiros em nível multinacional.
Eis aqui um exemplo de empresa de médio porte no Reino Unido que atendeu aos
seus requisitos de consolidação multinacional com a ajuda da Oracle. Sendo um
dos maiores leiloeiros do mundo, com 50 subsidiárias, a empresa precisava de uma
forma melhor de consolidar seus resultados financeiros mensais. Ela selecionou o
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A entrada de uma empresa no mercado de
ações aumenta a necessidade de
processos de consolidação e relatórios
financeiros que permitam um alto nível de
integridade e controle. As normas
reguladoras requerem trilhas de auditoria
detalhadas que possam rastrear dados
desde sua fonte original até os
demonstrativos financeiros.
Hyperion Financial Management da Oracle, um aplicativo de consolidação
financeira baseado na Web, e ferramentas de relatório e análise da Oracle, para
agilizar o processo de fechamento e relatórios de final de período e para melhorar a
disponibilização de informações gerenciais em toda a organização. Após alguns
meses, a empresa começou a ver os benefícios do novo sistema e agora está
considerando sua utilização para controlar seu processo de planejamento e
previsão.
ANÁLISE MINUCIOSA PARA EMPRESAS DE CAPITAL ABERTO
Quer uma empresa esteja ou não se expandindo internacionalmente, a perspectiva
de transformação de empresa privada em empresa de capital aberto traz consigo
uma série de novos desafios. O exame minucioso feito pelos mercados financeiros
nas empresas de capital aberto aumenta a necessidade de um processo de
consolidação e relatórios financeiros que ofereça um alto grau de integridade e
controle, bem como de trilhas de auditoria detalhadas que permitam a
rastreabilidade dos dados, desde sua fonte original até os demonstrativos
financeiros consolidados. As projeções financeiras apresentadas a investidores em
potencial antes de fazer uma oferta pública também devem ser o mais precisas
possível, incluindo requisitos de fluxo de caixa e financiamento. E, depois que uma
empresa abre seu capital, a orientação financeira fornecida às partes interessadas
externas, juntamente com os resultados financeiros trimestrais, também devem
passar por um exame minucioso.
No mercado global de hoje em dia, a mera produção de demonstrativos
financeiros muitas vezes não é mais suficiente para atender às demandas de
transparência dos investidores, funcionários, clientes, parceiros de negócios e da
comunidade em geral. Essas partes interessadas querem ter mais informações sobre
remuneração de executivos, utilização de energia, questões ambientais, práticas de
recrutamento e seleção e outros aspectos trabalhistas, programas beneficentes e
outras questões sociais. As empresas precisam de softwares que suportem a coleta,
consolidação e relatório de informações financeiras e não financeiras, métricas
fundamentais de desempenho e comentários de apoio para públicos internos e
externos.
Além disso, o desafio de administrar uma organização complexa aumenta a
necessidade de sistemas abrangentes de gerenciamento de desempenho. Esses
sistemas suportam o ciclo de gerenciamento contínuo de definição de metas,
modelagem, planejamento, monitoramento, análise e relatórios que permite que os
gerentes tenham uma melhor visão do negócio e mais agilidade na tomada de
decisões. Todos os recursos corporativos devem estar alinhados e focados nas
oportunidades certas do mercado para maximizar o desempenho e atender às
expectativas das partes interessadas.
O Ashtead Group é um dos maiores grupos de aluguel de equipamentos do
mundo, com uma rede de mais de 400 centros de lucro nos Estados Unidos, Reino
Unido, Cingapura e Canadá, e uma receita anual superior a £500.000. Como
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Os negócios emergentes podem ter
recursos e infra-estrutura de TI limitados
para suportar sistemas de software
sofisticados. Novas opções de
disponibilização como MSPs, SaaS e preço
baseado em assinatura permitem que as
empresas menores implementem sistemas
de BI e EPM a um custo aceitável.
empresa de capital aberto cujas ações são negociadas na Bolsa de Londres, o
Ashtead Group tem utilizado o Hyperion Financial Management da Oracle, um
aplicativo de consolidação financeira para geração de relatórios financeiros, e a
plataforma analítica Hyperion Essbase da Oracle para relatórios gerenciais. Além
disso, ela adotou recentemente o Hyperion Strategic Finance da Oracle, um
aplicativo de modelos financeiros, para apoiar o planejamento estratégico
financeiro e o reforecast regular. Como se tornou grande demais para uma solução
vinculada baseada em planilhas, o Ashtead Group passou a exercer mais controle
sobre seu processo de planejamento financeiro, com demonstrativos financeiros
integrados e a capacidade de executar rapidamente análises de cenários, cumprir os
requisitos de teste de deterioração determinados pelo Financial Accounting
Standards Board (Comitê de Padrões Contabéis-Financeiros) e pelos International
Financial Reporting Standards (Padrões de Relatórios Financeiros Internacionais,
IFRS), além de administrar emissões de dívida.
NOVAS OPÇÕES DE DISPONIBILIZAÇÃO PARA PEQUENAS E MÉDIAS
EMPRESAS
Negócios emergentes e grupos de trabalho podem ter recursos ou infra-estrutura
de TI limitados para suportar sistemas de software sofisticados. Numa organização
em rápido processo de crescimento, a TI em geral enfoca os sistemas transacionais
que controlam o crescente volume de atividades, para que o atendimento aos
clientes seja mantido em um alto nível e as informações fiquem em segurança.
Devido a essas outras prioridades, as demandas do sistema de BI e EPM talvez não
recebam o capital e a atenção merecidos — e vários grupos se limitam a atender às
suas necessidades usando planilhas ou soluções departamentais de baixo custo que
não se integram a sistemas corporativos. Contudo, há outras opções para os
negócios emergentes e grupos de trabalho que precisam de soluções comprovadas
de BI e EPM, mas que têm recursos e orçamentos limitados em matéria de TI.
Uma solução são os provedores de serviços gerenciados (MSPs, managed service
providers). Os MSPs podem atuar como um departamento de TI terceirizado,
fornecendo o hardware e os sistemas necessários para suportar soluções
sofisticadas de programas de BI e EPM, e podem diluir o custo dessa infra-
estrutura ao longo do tempo. Alguns MSPs também podem fornecer serviços
administrativos e de implementação para esses sistemas; eles potencializam sua
expertise in-house para personalizar a solução e aliviar as empresas com restrição
de recursos do custo e do treinamento necessários para suportar esses sistemas.
Outra tendência emergente é o modelo software as a service (SaaS). Ao contrário
do modelo MSP, no qual o cliente compra uma licença perpétua para o software, o
modelo SaaS permite que o cliente alugue o hardware e a solução de software
desejada pelo sistema "pay-as-you-go" (custo proporcional ao consumo). Empresas
como a Salesforce.com e a NetSuite oferecem soluções contábeis e de CRM
(customer relationship management) compatíveis com SaaS baseadas em um
modelo por usuário/por mês. Embora o grau de personalização dessas soluções
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em geral possa não ser o mesmo das soluções instaladas ou baseadas em MSP, elas
realmente oferecem uma solução rápida e de baixo custo para empresas em
crescimento com recursos de TI restritos.

SOLUÇÕES DE BI E EPM PARA NEGÓCIOS EMERGENTES

A Oracle e seus parceiros oferecem soluções de relatórios financeiros, orçamento e
planejamento, análise avançada, consultas e relatórios a empresas de todos os
tamanhos e todos os setores de atividade no mundo todo. A Oracle compreende
as necessidades e as restrições das organizações menores e em rápido crescimento,
e fornece soluções de BI e EPM que ajudam os executivos de finanças e de TI a
aumentar a confiança nos seus relatórios financeiros, relatórios gerenciais e
planejamentos; melhorar a previsibilidade do negócio; e alocar recursos de forma
mais eficaz.
As soluções de BI e EMP Hyperion da Oracle para negócios emergentes incluem:
• Pacotes de aplicativos de gerenciamento financeiro líderes do mercado, que
podem ser implementados rapidamente;
• Dashboards e ferramentas de análise e relatório integrados que suportam
uma rápida disponibilização de informações;
• Interfaces baseadas na Web, para uma rápida disponibilização;
• Fácil integração com o Microsoft Office;
• Opções flexíveis de disponibilização, inclusive instalação in-house ou
hospedagem externa, para reduzir seus requisitos de TI.
Conclusão
Empresas pequenas raramente permanecem pequenas. Elas passam de iniciativas
individuais a empresas atuantes em várias localizações. Elas podem até mesmo se
expandir ao ponto de incorporar operações internacionais ou tornar-se empresas
de capital aberto.
Não importa o estágio de crescimento, sempre há a necessidade de acessar e
analisar dados de diferentes fontes e fazer relatórios sobre eles. As planilhas devem
ser ampliadas com pacotes de aplicativos de orçamento e planejamento, para que
as decisões de gestão de recursos possam ser compatíveis com a receita. As
empresas também precisam implementar ferramentas de consulta e relatório de BI
e dashboards personalizados para acompanhar métricas fundamentais, de modo
que o desempenho possa ser monitorado constantemente.
A Oracle oferece soluções de relatórios financeiros, orçamento e planejamento,
análise avançada, consultas e relatórios a empresas de todos os tamanhos. Essas
ferramentas de BI e EPM atendem às necessidades atuais e futuras das empresas
em crescimento e tiram o máximo proveito de recursos valiosos.

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Enterprise Performance Management para Negócios Emergentes e Grupos de Trabalho
Outubro de 2007
Autor: John O’Rourke

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