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TEMA:
“INFLUENCIA DE LA LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN DENTRO
DE LA CADENA DE SUMINISTRO EN LA CALIDAD DEL
SERVICIO EN LA INDUSTRIA FARMACEUTICA.
CASO DE ESTUDIO”
TESIS
PARA OBTENER EL GRADO DE:
MAESTRO EN DIRECCION EMPRESARIAL
PRESENTA:
ITZEL ARLETTE TAMEZ GONZALEZ
ASESOR:
DR. JOSÉ MELCHOR MEDINA QUINTERO
0
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………… 3
1.3. Hipótesis………………………………………………………………………... 5
1.4 Justificación…………………………………………………………………….. 5
2. MARCO TEÓRICO
3. ESTUDIO EMPÍRICO
1
3.4. Aplicación de encuestas ……………………………………………………… 52
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………… 59
5. REFERENCIAS………………………………………………………………… 61
6. ANEXOS
2
INTRODUCCION
3
Sin embargo, alcanzar el funcionamiento eficiente de una Cadena de Suministros
requiere superar problemas aún latentes, los cuales necesitan ser analizados a fin
de encontrar soluciones idóneas; ya que cualquier deficiencia en alguno de los
procesos deteriora e ineficientaza la optima operación de la Cadena de
Suministro.
En el Capítulo 2, se desarrolla el marco teórico que sirvió como apoyo para poder
realizar la presente investigación, se habla de los antecedentes de la cadena de
suministro en la administración, la globalización y estrategia competitiva, la calidad
total, definición de cadena de suministro, de logística, entre otros temas y
concepto de interés.
4
CAPITULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Objetivo
1.3. Hipótesis
1.4. Justificación
5
de Calidad Total que pueda beneficiar tanto a la organización como al mercado,
buscando siempre mejorar y obtener ventajas competitivas ante sus competidores.
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CAPITULO 2. MARCO TEORICO
Globalización
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La globalización de la tecnología o la tecno-globalización
De acuerdo con Archibugi y Michie las nuevas tecnologías siempre han jugado un
papel crucial en los procesos de globalización económica y social. Los aviones, las
computadoras y las comunicaciones satelitales han hecho posible un alto nivel,
siempre en expansión, de intercambio de información, comercialización de bienes
y contactos individuales a través del globo, sin embargo, quienes afirman que la
globalización actual sería imposible sin tales tecnologías. Las tecnologías de las
telecomunicaciones y del transporte, sin embargo, pueden ser mejor descritas no
tanto como reflejo de la globalización de la tecnología, como representantes de las
tecnologías de la globalización en razón de que ellas sirven fehacientemente al
incremento de la operación global de la vida económica, social y cultural.
Baker (1995) plantea que las claves para el futuro de todo tipo de organización
(pública o privada, con o sin ánimo de lucro, nacional o internacional) que desee
participar activamente en un mundo globalizado y ser sostenibles en el tiempo
inmersas en un escenario de alta competencia, son:
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La innovación tecnológica, como factor clave para el logro de una ventaja
competitiva realmente esencial.
Estrategia Competitiva
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mientras que las capacidades especificas de la empresa, en particular las de
aprendizaje y desarrollo tecnológico, van a desarrollar un papel mas decisivo (Doz,
1992). En segundo lugar, la competitividad a corto plazo de una empresa se deriva
de los atributos precio-prestaciones de sus productos actuales, mientras que a
largo plazo la competitividad se deriva de la posibilidad de crear, a menor costo y
más rápidamente que los competidores, tecnologías, competencias y aptitudes
esenciales que generen productos innovadores (Hamel y Prahalad, 1991).
Ventaja Competitiva
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proceso de "planificación estratégica". La función de dicho proceso es sistematizar
y coordinar todos los esfuerzos de las unidades que integran la organización
encaminados a maximizar la eficiencia global (Nieto, 2001).
Porter (1989) nos recuerda que las empresas se han concentrado en hacer las
cosas mejor, ya sea por medio de sistemas de calidad total, reingeniería, entre
otros. Sin embargo, las compañías deben de construir ventajas en lugar de solo
eliminar sus desventajas.
Si todas las compañías de un sector industrial están compitiendo dentro del mismo
juego de variables, entonces los estándares se incrementan, pero ninguna
empresa tendrá la cabeza. Para poder estar a la cabeza (y mantenerse allí) se
deberá de seguir la estrategia básica de crear una ventaja competitiva (Porter,
1989). Este mismo investigador señala que la ventaja competitiva busca generar
productos o servicios de una forma diferente a los competidores. Para que una
empresa pueda competir con una ventaja competitiva determinada, debe realizar
los arreglos organizacionales que le permitan obtenerla. Por lo tanto, determinar
donde radican las fuentes de ventaja competitiva es una cuestión de suma
importancia no solo desde el punto de vista teórico, sino que fundamentalmente
desde el punto de vista práctico, porque es el elemento central del análisis
estratégico. Una empresa que tiene una ventaja competitiva esta en mejores
condiciones de competir y, por ende, obtiene mejores resultados que una empresa
que puede seguir una estrategia similar, pero que carece de una ventaja
competitiva. Según el autor, el enfoque basado en actividades (EBA) arguye que
las empresas deben tener o al menos orientarse a una determinada ventaja
competitiva, las que se derivan de las fuentes de ventaja competitiva, las que a su
vez radican en las actividades de valor que han logrado estructurar las empresas;
también señala que “una empresa obtiene la ventaja competitiva, desempeñando
estas actividades (de la cadena de valor) estratégicamente importantes, mas
barato o mejor que sus competidores”.
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2.2. La Calidad Total como ventaja competitiva y sus costos.
12
4. Hacer planes para mejoramiento. Desarrollar un esfuerzo continuo para
mejorar los entandares de los costos, del comportamiento de la seguridad y de la
confiabilidad del producto.
El control total de la calidad puede definirse como un sistema eficaz para integrar
el desarrollo con calidad, el mantenimiento con calidad, y los esfuerzos para la
mejora con calidad de los diversos grupos dentro de una organización, para hacer
posible el mercadeo, la ingeniería, la producción y el servicio a los niveles mas
económicos que permitan la plena satisfacción del cliente.
Calidad total es un estilo global de gestión, que utiliza las contribuciones de todas
las personas de la organización para mejorar continuamente, lo que hace que los
clientes se sientan satisfechos. El objetivo: alcanzar consistentemente las
expectativas del cliente. Es decir, constituye una manera de hacer las cosas que
se impone a través de toda la empresa, involucrando a cada una de las etapas de
producción y cuyos beneficios deberían hacerse sentir tanto para los empresarios
y clientes, como para los empleados de una compañía (Berry, 1992).
Visión de largo plazo: calidad total implica transformaciones y, sobre todo, trabajo
de cada persona involucrada en la firma y orientada hacia el consumidor.
Usualmente sus resultados no son inmediatos. Es necesario persistir en el tiempo,
para lograr el éxito esperado a través de la corrección aplicación del proceso de
calidad y los estudios de retorno que medirán la satisfacción de nuestros
consumidores.
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Administración participativa: dicha participación se expresa en recolección y
análisis de datos, generación y discusión de ideas, entre muchos otros aspectos.
Requiere de la participación de todos sus integrantes
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Los costos de calidad en plantas y compañías se contabilizan de forma que
incluyan dos componentes principales: los costos de control y los costos por falla
en el control.
Costos de fallas: Son los costos en que se incurre ya sea durante el proceso de
producción (internos) o después que el producto se embarca (externos).
Alexander (1994) define los costos de la mala calidad como una medida de los
costos específicamente asociados con el cumplimiento o no de la calidad del
producto, incluyendo los requerimientos establecidos de la empresa con sus
clientes. Los divide en cuatro categorías fundamentales:
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De evaluación: Son los costos asociados con la medición, con la evaluación de los
productos para asegurarse la conformidad con los estándares de calidad y
requerimientos de desempeño.
De fallas internas: Son los que tiene la empresa relacionados con los errores
detectados antes de que la producción llegue al cliente.
Gutiérrez (1996) y Cuatrecasas (1999) coinciden que con relación a los costos
globales o totales de calidad hay que diferenciar claramente dos tipos: s de calidad
y de no calidad. Los costos de calidad se pueden considerar como costos
producidos por la obtención de la calidad y se dividen en prevención y evaluación.
Por otra parte los costos de no calidad son derivados de la falta o ausencia de
calidad, de la no conformidad, no cumplimiento de las necesidades de los clientes
o, simplemente, de no alcanzar los niveles de calidad requeridos y se clasifican en
fallas internas y externas.
De fallas internas: Estos son los costos asociados con defectos que se encuentran
antes de que el producto llegue a manos del cliente. Son costos que desaparecen
si el producto no presenta ningún defecto antes del embarque.
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De fallas externas: Estos costos están asociados con defectos que se encuentran
después que el producto es enviado al cliente. Los mismos desaparecerían si no
hubiera ningún defecto.
Garbey (2002) en su artículo sobre costos de calidad plantea que son aquellos
incurridos para determinar si la producción es aceptable, es decir la inversión que
se hace para verificar el nivel de calidad del producto y la realizada para prevenir o
corregir la ocurrencia de la no calidad. Pero a estos se les suma cualquier otro
costo en que incurre la empresa y el cliente porque la producción no cumplió las
especificaciones. Estos costos pueden clasificarse en cuatro grandes categorías:
prevención, evaluación, fallas internas y fallas externas. Los costos totales de la
calidad se definen como la suma de las cuatro grandes categorías descritas
anteriormente.
Después de analizar los disímiles puntos de vistas, todo indica que las decisiones
que se toman van organizando los distintos elementos que integran su concepto,
donde se notan palpables discrepancias como por ejemplo en los primeros
conceptos dados por Schroeder (1992) y Alexander (1994) quienes en su análisis
no abordan datos esenciales que permitan la comprensión de dicha definición,
sino, que se dirijan a revelar los costos de calidad asociándolos al concepto. Pero
seguimos analizando otros criterios los cuales se presentan más abarcadores y
entendibles para los investigadores de esta línea, y son los planteados por
Gutiérrez (1996), Cuatrecasas (1999), Domínguez y Garbey (2002); estos ya son
un poco más completos con respecto a los anteriores porque analizan varios
puntos que conforman la base para el verdadero o más actualizado concepto de
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costos de calidad como es: un conjunto de reglas y procedimientos que permiten
observar inmediatamente a grandes rasgos el funcionamiento de la unidad
productiva; además declaran las clasificaciones de dichos costos los que permiten
manejar los datos de manera más exacta; así como la evaluación de la producción
para adoptar medidas necesarias para corregir deficiencias observadas o
aprovechar el éxito de la producción.
Hoy en día los análisis realizados, tienen gran importancia para la sociedad
presente y futura, pues su aplicación no se ha limitado al estudio de datos
económicos sino que se ha extendido a la obtención de informaciones en otras
disciplinas, facilitando una mejor comprensión e interpretación de éstos.
Permitiendo llegar a la conclusión de que los Costos de Calidad son aquellos en
que se incurren por el cumplimiento de un conjunto de requisitos de un producto o
servicio adecuado a satisfacer las necesidades implícitas o explícitas de los
clientes y los costos asociados por no cumplir estos requisitos. Tiene como
objetivo fundamental garantizar que la fabricación de un producto dado cumpla
satisfactoriamente con los requisitos preestablecidos del cliente y la sociedad con
el mínimo costo, contribuyendo así a mejorar los beneficios de una empresa.
No puede obviarse que las empresas precisan de un buen control de los costos de
calidad para su propio perfeccionamiento, pues éstos ofrecen criterios confiables
de la realidad existente permitiendo adoptar medidas que a corto plazo conlleven a
una productividad eficiente. Vale destacar que el cálculo y control de los costos
permite diagnosticar los programas de la calidad como reguladores para detectar
diferencias en las áreas y así establecer normas para su estabilidad y rendimiento;
otro elemento importante es el descubrimiento y análisis de las áreas que
potencian el proceso productivo, las formas novedosas de control, el
funcionamiento sistemático de la productividad, entre otros.
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En cuanto a los elementos que integran cada categoría no hay un consenso
acerca de cuáles deben ser asignables a cada organización, aunque en muchos
casos se pudieran considerar semejantes; estos deben ser incrementados o
reducidos en dependencia de las características de la empresa.
Lo lógico es que cada empresa debe identificar en cuáles gastos está incurriendo,
que sean descritos acorde con las actividades que se realizan y usando su
terminología para identificarlos con el objetivo de cuantificarlos fácilmente, para
evitar la complejidad de los cálculos y para que reflejen realmente el resultado a
seguir y el establecimiento de los objetivos de mejoras.
Costos de prevención
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Control de procesos: Son los gastos ocasionados por el tiempo que el personal de
calidad emplea en estudiar, analizar, inspeccionar y hacer pruebas en los
procesos de fabricación, para determinar el estado del proceso y no la aceptación
del producto.
Auditorías del sistema de calidad: Son los gastos del trabajo relacionado con la
evaluación, medición y análisis, para asegurar que se cumplan las actividades del
plan global del sistema de calidad.
Costos de evaluación
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Evaluación de la calidad en el proceso: Representa los gastos relativos al tiempo
empleado por el personal encargado en evaluar la calidad del producto en las
instalaciones con los requerimientos establecidos.
Evaluación de la calidad por el obrero: Son los gastos debido al tiempo que
demora el obrero en comprobar su propio trabajo de acuerdo con el plan de
trabajo o el plan de proceso, para asegurarse de que el producto responde a la
calidad pedida en los planes de producción.
Pruebas de laboratorio: Son los gastos en que se incurre por la realización de los
análisis químicos a los distintos productos de las instalaciones.
Estudio sobre la satisfacción del cliente: Son los gastos de evaluar la satisfacción,
opinión del cliente, sobre la calidad del producto adquirido u ofrecido por la
empresa.
Auditorías de calidad: Son los gastos relativos al tiempo que emplea el personal
responsable en hacer revisiones de calidad durante el proceso de fabricación y en
los productos terminados.
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satisfacen los requerimientos de calidad y que son el resultado del propio trabajo
de la empresa.
Producción degradada: Gastos que provienen de haber tenido que bajar el precio
de un producto por no cumplir con los requerimientos de calidad.
Concesiones: Gastos generados por los descuentos hechos a los clientes porque
los productos no tienen las características que les satisfacen.
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Recibo y eliminación de la producción defectuosa: Son los gastos asociados con la
recepción y la eliminación de productos defectuosos.
Al combinar estos costos aparece la curva clásica del costo de calidad total con su
forma de parábola, dividiéndose en tres zonas que se pueden identificar según los
ratios de los principales tipos de costos. Varios autores Schroeder (1992), Juran y
Gryna (1998), Cantú (2001) analizan este modelo y los cambios que pueden
ocurrir ante las variaciones de las diferentes categorías de costos.
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Revisar los estándares de calidad para ver si son realistas en relación con
la adecuación para el uso.
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Como instrumento de medida ya que desde el momento en que el costo de
la calidad ha sido fraccionado en segmentos, el gerente de calidad puede
obtener de la manera más fácil una estimación en pesos para cualquiera de
las actividades.
Como medio para formular programas, pues facilitan los medios para
identificar las actuaciones con mayor éxito potencial, o sea las actuaciones
que deben gozar de prioridad en el desarrollo del programa.
Como base para los presupuestos ya que sirven de guía para que el
gerente de calidad forme los presupuestos de modo que los programas de
control de calidad puedan llevarse a efecto. El procedimiento permite
asegurar presupuestos reales, así como la coronación de metas de alta
confiabilidad.
Schoroeder (1992) plantea que los costos de calidad son un arma en el área de
calidad. Al asignar un costo a la calidad, éste puede ser administrado y controlado
como cualquier otro costo. Dado que los gerentes hablan el lenguaje del dinero, el
expresar la calidad en términos contables ofrece un medio muy poderoso de
comunicación y control.
Juran y Gryna (1998) plantean que las compañías estiman los costos de calidad
por varias razones:
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Cuantificar la dimensión del problema de calidad en términos de dinero,
además que mejora la comunicación entre los administradores medios y la
alta administración.
Con esta información se dispone de más elementos para poder fijar precios de
ventas, además de conocer lo que se gana o se pierde con cada tipo de producto
o servicio, los más rentables para la empresa, disponiéndose de la información
para optimizarlos. Con la misma se pueden fijar descuentos para clientes
determinados (ya que conocer el precio de costo permite conocer hasta dónde
pueden llegar los descuentos para no perder dinero) y subcontratar algunas partes
del proceso productivo, por tener costos más altos a los planificados.
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posterior solución del problema y garantizar los aseguramientos necesarios para
satisfacer las necesidades de los clientes con costos aceptables, ofreciendo
siempre la máxima calidad posible.
Dentro de lo anteriormente explicado está la logística, que desde sus inicios surgió
como una estrategia militar, que con el desarrollo y evolución histórica de la
sociedad pasó al ámbito empresarial. Comenzó con la concepción del campo al
mercado, funciones segmentadas, funciones integradas, del enfoque al cliente, la
logística como factor diferenciador y como la logística del futuro, la expansión de
las fronteras y la actividad.
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establecer los planes para mover y aprovisionar los ejércitos, elección de terrenos,
plazas fuertes.
La Logística es una ciencia muy nueva aún en nuestro país, a pesar de que ya ha
logrado un avance mayor en países desarrollados de Europa, como Francia,
Alemania, España y en América del Norte, en los EE.UU.; es por eso que el
estado actual de la literatura científica sobre el tema es escasa, (en cuanto a
bibliografía), pero además la información procedente de publicaciones periódicas
es dispersa y con tratamiento fragmentario.
Por lo que “gestión es la acción y efecto de realizar tareas – con cuidado, esfuerzo
y eficacia- que conduzcan a una finalidad”. Y quién realiza esta acción se
denomina gestor, el cual “utiliza los recursos, asignados, con el fin de obtener la
finalidad; el control en la gestión, se utiliza para conseguir eficacia” (Heredia,
1995); en este sentido, los teóricos sobre esta temática esclarecen que la gestión
de operaciones se establece sobre el sistema físico o de transformación (Everest,
1991) que tiene como meta la utilización de unos medios necesarios para alcanzar
los objetivos previamente propuestos (Arjona, 1979).
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A finales del año de 1980 comenzó a desarrollarse el concepto de Gestión de la
Cadena de Suministro (Supply Chain Management: SCM). Existen algunos
profesionales que la consideran solo como un nombre nuevo, una simple
extensión del concepto de logística integral; o sea, una aplicación de las
actividades logísticas más allá de las fronteras organizacionales, en dirección a los
clientes y proveedores de la cadena de suministro.
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"Proceso de planear, implantar y controlar procedimientos para la transportación y
almacenaje eficientes y efectivos de bienes, servicios e información relacionada,
del punto de origen al punto de consumo con el propósito de conformarse a los
requerimientos del cliente."
Según Ballou (1999), “la logística empresarial abarca todas las actividades
relacionadas con el traslado-almacenamiento de productos que tienen lugar entre
los puntos de adquisición y de consumo”. “Es el conjunto de actividades
interrelacionadas que a partir de los materiales entregados por el proveedor crean
una utilidad en forma, tiempo y lugar para el comprador”.
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“Es el proceso de planeamiento, implantación y control del flujo y
almacenamiento eficiente de materias primas, productos en proceso, bienes
terminados y la información relacionada desde el punto de origen hasta el
punto de consumo con el propósito de satisfacer las necesidades de los
consumidores”. [Council of Logística Management (CLM), de EE.UU.]
La autora define la logística como “la gestión de los flujos físicos, de información y
financieros que se dan a lo largo de una cadena de valor, es decir, es la
encargada de gestionar estratégicamente la obtención, almacenamiento y
distribución de productos en la cantidad, calidad, precio, plazo y lugar demandado
con elevada competitividad al menor costo posible” (Sánchez, 2004).
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Los autores la definen como un "sistema que garantiza el flujo eficiente de
materiales o personas y de su información asociada desde un origen o fuente
hasta un cliente o destino, incluyendo un flujo financiero".
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La Gestión de la Cadena de Suministros requiere ser consolidada más allá de las
fronteras de la empresa, abarcando toda la cadena de proveedores en el sentido
vertical, incorporándose a ello, la aplicación de los nuevos aportes de la
informática, las comunicaciones y el surgimiento de nuevos sistemas de gestión
logística.
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interrelacionan las diversas unidades organizacionales y miembros del canal,
desde el consumidor final hasta el proveedor inicial.
34
2.5. Definición de Cadena de Suministro.
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encarga de programar la producción interna y, como consecuencia, dispara
la actividad de Abastecimiento de insumos.
Suministro
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NECESARIO". Doctrinariamente, podemos definir al Suministro como un contrato
de ejecución o tracto sucesivo, periódico y continúo destinado a la entrega de
bienes materiales, en la que el proveedor (que puede ser una persona natural o
jurídica) está obligado a entregar continua o periódicamente bienes y la persona
que los recibe "suministrado" a pagar el precio (Wikipedia, 2009).
Fabricación
Distribución
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Para Ballou (1999) la logística empresarial es “todo movimiento y almacenamiento
que facilite el flujo de productos desde el punto de compra de los materiales hasta
el punto de consumo, así como los flujos de información que se ponen en marcha,
con el fin de dar al consumidor el nivel de servicio adecuado a un coste razonable“.
Objetivos principales
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Garantizar la calidad de servicio, es decir la conformidad con los requisitos de los
clientes, da una ventaja competitiva a la empresa, hacerlo a costo menor permite
mejorar el margen de beneficio de la empresa, conseguirlo garantizando la
seguridad permite a la empresa evitar sanciones pero también comunicar en
temas actuales como el respeto del medio ambiente, los productos éticos. Estos
tres parámetros permiten explicar el carácter estratégico de la función logística en
muchas empresas (la presión del entorno crea la función). Ahora los Directores
Logísticos son miembros de los comités de dirección de las empresas y reportan a
los accionistas (Lambert, 1998). Los dominios de responsabilidad de los logísticos
son largos y cubren niveles: operacionales (ejecución), tácticos (organización de la
empresa) y estratégicos (planes estratégicos, prospectiva).
Cadena logística
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obtener un bien en un tiempo mínimo o almacenaje mínimo de bienes (en tiempo y
cantidad). El flujo logístico es particularmente importante en la fabricación just in
time en la cual el gran énfasis se pone en reducción al mínimo del stock. Una
tendencia reciente en grandes cadenas de distribución es asignar estas metas a
los artículos comunes individuales, más que optimizar el sistema entero para un
objetivo determinado. Esto es posible porque los planes describen generalmente
las cantidades comunes que se almacenarán en cada localización y éstos varían
dependiendo de la estrategia. El método básico de optimizar un sistema de
estándar de distribución es utilizar un árbol de cobertura mínima de distribución
para diseñar la red del transporte, y después situar los nodos de almacenaje
dimensionados para gestionar la demanda mínima, media o máxima de artículos.
Muy a menudo, la demanda está limitada por la capacidad de transporte existente
fuera de la localización del nodo de almacenaje. Cuando el transporte fuera de un
punto del almacenaje excede su almacenaje o capacidad entrante, el almacenaje
es útil solamente para igualar la cantidad de transporte por unidad de hora con
objeto de reducir picos de carga en el sistema del transporte (Ballou, 1999).
40
(entre un proveedor y el cliente final), “de devolución” (logística inversa) (Lambert,
1998); quien las describe a continuación:
Logística de compra
Logística de distribución
El almacenamiento
41
Logística inversa
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CAPITULO 3. ESTUDIO EMPIRICO
Los clientes principales a los que atienden son IMSS, ISSSTE, PEMEX;
Instituciones descentralizados de Gobierno, Hospitales, Clínicas, Médicos
Especialistas, Asociaciones, Bancos, Aseguradora y pacientes en general.
Grupo Fármacos Especializados esta formada por cinco empresas que conforman
el grupo: Grupo Fármacos Especializados, SA de CV, Fármacos Especializados,
SA de CV, Selecciones Medicas del Centro, SA de CV, Equimed del Centro, SA
de CV y Proinmune de México, SA de CV.
43
Hoy, a los 30 años de su fundación, se ha convertido en una exitosa cadena de
valor que cuenta con una sólida infraestructura para el almacenamiento de una
amplia cartera de productos de patente e insumos complementarios desarrollados
por las compañías farmacéuticas más prestigiadas del mundo.
Actualmente cuentan con una red de más de 75 puntos de venta en todo el país,
mediante la cual surten la totalidad de sus recetas en más de 29 especialidades
médicas.
Misión
Visión
“En fármacos especializados nuestro estado futuro ideal es ser una organización:
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Que se distinga por el impecable cumplimiento de la normativa sanitaria
(obligatoria) aplicable. “
Valores
Ética: “Actuar en todo momento con los valores morales, las buenas
costumbres y prácticas profesionales, respectando las políticas de la
empresa”.
Política de Calidad
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Objetivos de Calidad
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f) La implementación de acciones necesarias para alcanzar los resultados
planificados y la mejora continua de estos procesos
Mejora Continua
RESPONSABILIDAD
DIRECCION
S
R A
C T
C
E MEDICION, I
L GESTION DE S L
ANÁLISIS Y
Q RECURSOS MEJORA F
I A I
U C
E C E
I
I
N REALIZACION O N
N
S
(Incluyendo servicio) PRODUCTO/
T T
I SERVICIO
PRODUCTO
E E
T
47
Sistema de Gestión de la Calidad.- Este requisito solicita que la organización
determine los procesos que afectan la oferta de servicio de FESA, como son los
procesos de Comercialización, Distribución y Logística derivados de la Dirección
Ventas, Dirección Comercial, Dirección de Operaciones y Dirección de Promoción
y Desarrollo de Nuevos Productos.
48
Figura 2. Mapa de Procesos de Grupo Fármacos
C ALMACENAJE
C
VENTAS MEDICAMENTO
L L
I Licitaciones Almacenamiento I
Medicamento General
Ventas (Representantes)
E Call Center
Almacenamiento E
Medicamento Red Fría
N N
T T
COMPRAS
DISTRIBUCION DE
E MEDICAMENTO MEDICAMENTO Y E
SERVICIO POST
Compras Medicamento VENTA
Gobierno
Compras Medicamento Privado
49
3.3. Cadena de Suministro de la unidad de análisis.
50
Tipos de Venta en la sucursal de Cd. Victoria
Durante la presente investigación pude determinar que existen dos tipos de ventas
que se pueden realizar a los clientes; uno es por medio de venta directa a través
de la sucursal, la solicitud del cliente, la facturación y entrega de producto se hace
directamente de la farmacia tomando existencias de su inventario. El cliente se
encuentra registrado en el sistema de la sucursal con precios preferenciales y de
acuerdo a sus catálogos (en el caso de PEMEX e ISSSTE). El otro medio es a
través de corporativo, en la que la mayoría de las ventas realizadas por
corporativo son cuando los clientes hacen compras de mas volumen o por
licitaciones o concursos a sobre cerrado en el que el cliente busca obtener un
precio mas bajo que el que se le otorga por medio de farmacia, y el cliente hace su
solicitud através del representante de la empresa. Al realizarse la venta por
corporativo implica cinco departamentos o áreas involucradas en este
procedimiento, las cuales son:
51
Servicios Comerciales: Ya que le aparece cargado el producto en su
sistema, se encarga de realizar la facturación del pedido y envía la factura
al departamento de Crédito y Cobranza.
52
ISSSTE (Instituto de Seguridad y Servicios Sociales para los Trabajadores
del Estado)
La encuesta abarca 5 áreas y cada área abarca 4 preguntas. Las áreas que se
desarrollan son: tangibles, confiabilidad, responsabilidad, seguridad, empatía.
1 2 3 4 5
Tangibles
53
Grafica No.1 Tangibles
TANGIBLES
4.50 4.50
4.50 5.00
Confiabilidad
54
Grafica No.2 Confiabilidad
CONFIABILIDAD
3.50 4.25
# ENCUESTA
4.00
4.25
1. SST-HOSPITAL ONCOLOGICO
2. SST-HOSPITAL INFANTIL
3. SST-HOSPITAL GENERAL
4. SST-OFICINAS CENTRALES
5. SST-HOSPITAL CIVIL
5.00 6. IMSS-Almacén DELEGACIONAL
4.25
7. ISSSTE
8. PEMEX
5.00 4.50
Responsabilidad
55
Grafica No.3 Responsabilidad
RESPONSABILIDAD
3.75 4.25
4.50 4.50
Seguridad
En las cuatro preguntas relacionadas con la seguridad que perciben los clientes
todos los clientes calificaron con 5 (Muy Satisfecho) Lo que nos dice que los
clientes están muy conformes con: el comportamiento el cual les inspira confianza,
la seguridad para atender eficientemente, el comportamiento cortes y los
conocimientos para atender sus preguntas. (Ver Grafica No.4)
56
Grafica No.4 Seguridad
SEGURIDAD
5.00 5.00
5.00 5.00
Empatía
57
Grafica No.5 Empatía
EMPATIA
3.50 5.00
4.50
1. SST-HOSPITAL ONCOLOGICO
4.75
2. SST-HOSPITAL INFANTIL
3. SST-HOSPITAL GENERAL
4. SST-OFICINAS CENTRALES
5. SST-HOSPITAL CIVIL
6. IMSS-Almacén DELEGACIONAL
5.00 7. ISSSTE
4.75 8. PEMEX
5.00 4.50
58
CAPITULO 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
59
se tardan entre 3-5 días para la entrega, siendo que ellos la quieren de un día para
otro.
60
CAPITULO 5. REFERENCIAS
Berry, T. (1996). “Calidad del Servicio. Una Ventaja Estratégica para Instituciones
Financieras”. Editorial Díaz de Santos. Caracas.
61
cadena de suministro. manual para estudiantes de la especialidad de ingeniería industrial.
Tegucigalpa Universidad Tecnológica Centroamericana de Honduras. UNITEC.
62
Garbey, Chacon Norge: “Sistema de Costo de Calidad para Instalaciones
Turísticas”, 2 de Octubre del 2002.
Parasuruman, A.; V. Zeithaml; L Berry (1988) “Servqual. A Multiple Item Scale for
measuring Consumer Perceptions of Service Quality”, Journal of Retailing. Vol 49, No.1,
pp. 12-42.
Parking, Colin (1996). North-South Relations and Globalization alter the cold war,
in Charlotte, Betherton y Geoffrey: Global Politics: An Introduction, Oxford: Blacwell
publishers. Pp. 50-76.
63
Perez, D. C. M. P. (2006). “Tesis Doctoral. Modelo y procedimientos para el
Control de Gestión en elementos de la Cadena de Suministro”. Holguín, Cuba.
64
CAPITULO 6. ANEXOS
Objetivo: esta encuesta tiene como finalidad obtener información para establecer el nivel de
influencia que tiene la logística de distribución en la Calidad de los Servicios para los Clientes de
empresa farmacéutica.
Instrucciones:
Primeramente, conteste por favor las preguntas del índole general; enseguida se presentan una
serie de preguntas relacionadas con la Calidad de los Servicios prestados por el personal de la
empresa farmacéutica. Responda en los recuadros a la derecha de cada pregunta de acuerdo a su
experiencia y percepción como cliente, marcando con una ✔, una ✗o rellenando el recuadro que
más se acerque a su respuesta, considerando la escala del 1 al 5:
Ejemplos: 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5x 1 2 3 4 5, donde:
1 2 3 4 5
ANTES DE EMPEZAR:
NO ESCRIBA SU NOMBRE
SUS RESPUESTAS SERÁN TRATADAS ESTADÍSTICAMENTE Y CONFIDENCIALMENTE EN UNA FORMA MUY
ESTRICTA.
ES IMPORTANTE QUE RESPONDA A TODAS LAS PREGUNTAS.
PONER SOLO UNA RESPUESTA.
NO HAY RESPUESTAS CORRECTAS O CAPCIOSAS, LO IMPORTANTE ES INDICAR EL ESTADO REAL EN SU
EXPERIENCIA Y PERCEPCIÓN
SU OPINIÓN ES LO QUE CUENTA. POR FAVOR, NO PREGUNTE LAS RESPUESTAS A SUS AMIGOS(AS).
65
DATOS DEL ENTREVISTADO
Rango de Edad
1. Los equipos que tienen se perciben como los adecuados (para tomar 1 2 3 4 5
pedidos, para almacenar, entrega, etc.)
66
11. Cumplen con los requisitos de normatividad sanitaria 1 2 3 4 5
17. Operan en las horas más convenientes para ti y el resto de los clientes 1 2 3 4 5
67
6.2. Procedimientos de la logística de distribución dentro de la cadena de
suministro en el servicio de la industria. (Empresa farmacéutica)
Registros
f) Solicitud de compra
g) Solicitud de documentación
l) Carta de agotado
p) Previo de la factura
r) Traspaso
68
t) Certificado Analítico
u) Carta de prorroga
Las Farmacias pueden realizar un pedido a la Gerencia Administrativa de Ventas de alguna de las
siguientes formas:
Semanalmente, cada Farmacia debe enviar vía fax su pedido para reposición de existencias de
productos especializados con la siguiente información:
b) Fecha
c) Producto
d) Existencia
f) Solicitado
g) Observaciones
69
Las Farmacias del Área Metropolitana hacen su pedido utilizando el Sistema Integral, donde
ingresan la misma información y ésta es verificada por el personal de la Gerencia Administrativa de
Ventas.
En los casos en que las Farmacias soliciten urgentemente algún producto, pueden enviar la misma
solicitud en el momento en que requieran el producto.
Según como surjan sus necesidades, cada Instituto debe enviar el Pedido que lo hace llegar a
Fármacos Especializados a través de un Representante de Ventas quien firma una copia de
recibido y a su vez es enviado a la Farmacia correspondiente.
La Farmacia envía una copia del pedido del IMSS y lo envía directamente a la Gerencia
Administrativa de Ventas por vía fax incluyendo el pedido de la farmacia con la siguiente
información:
c) Fecha y Hora
d) Clave
e) Producto en Comercial
f) Folio
g) Delegación
h) Adjudicación
i) Cantidad
j) No. de Pedido
k) Observaciones
70
Cuando las Farmacias requieran producto para surtir los Proyectos de Hospitales que se han
asignado a esa Farmacia, envían un pedido a la Gerencia Administrativa de Ventas con lo
siguiente:
c) Fecha y Hora
d) Producto
e) Presentación
f) Cantidad
g) Observaciones
Los pedidos que son recibidos por vía fax se confirma telefónicamente su recepción.
71
b) Cuando sean medicamentos generales y/o especializados, o que vayan a ser entregados a
empresas con la misma razón social que Fármacos Especializados se procede a hacer el traspaso
del producto. Ver Sección 9. Traspaso
La Gerencia Administrativa de Ventas genera una solicitud de compra cuando se solicita producto
directamente al laboratorio y al tratarse de producto controlado siempre y cuando no sea pedido
para recuperar las existencias de la farmacia.
Seguimiento de existencias
Una vez que llega al medicamento el personal del almacén verifica su caducidad. Si ésta no
cumple la caducidad especificada en la orden de compra, el personal del almacén lo notifica al
Comprador y no libera la factura del proveedor hasta no recibir la carta compromiso de canje.
Si el cliente lo acepta, cuando sea conveniente la Gerencia de Compras le emite una carta de
compromiso para que si el producto no se desplaza, Fármacos Especializados se compromete a
realizar el cambio o canje físico, o la nota de crédito correspondientes
Si el cliente no acepta recibir los medicamentos con esa caducidad, se debe avisar a compras para
renegociar con el proveedor o enviar carta de lote único.
72
Es importante que si el producto está agotado se tenga la carta de agotado para evitar las
sanciones por no entregar a tiempo el medicamento al Instituto cliente.
Se debe notificar y entregar carta de agotado por parte del laboratorio al cliente
Facturación
a) Para el encabezado:
i. Número de cliente
v. Fecha de entrega
i. Artículo
ii. Cantidad
a) Número de Cliente
73
b) Número de Orden de venta
Debe seleccionar máximo 8 partidas y repetir el proceso hasta tener solicitado todo el pedido.
Para Farmacias del Grupo no se requiere realizar la impresión del previo de factura.
Con este previo impreso, el Auxiliar Administrativo de Ventas, valida que todos los datos
capturados y registrados estén correctos con el pedido poniendo especial atención en: partida,
medicamento, precio, cantidades, número de pedido, plazos de entrega, entre otros.
Cuando el previo esté correcto se pasa a impresión de la factura original con el Facturista quien
realiza lo siguiente:
f) Alinea la impresora y coloca las formas continuas de las facturas, empezando por el primer
folio verificado.
74
g) Selecciona el formato de impresión, Farmacias Grupo,
i. Original -Cliente
k) Retira la copia amarilla de cada juego; forma un consecutivo de Facturación mensual con
las mismas y las envía a Contabilidad con carta y reporte que respaldan que el consecutivo esta
completo.
l) Entrega las facturas originales así como los juegos restantes a cada Auxiliar que solicitó la
facturación.
a) No. de Factura
d) Fecha
e) No. Pedido
f) Condiciones
g) Unidades
i) Precio Unitario
75
j) Importe
n) Total.
Traspasos
Cuando sean medicamentos generales y/o especializados, o que vayan a ser entregados a
empresas con la misma razón social que Fármacos Especializados se procede a hacer el traspaso
del producto.
Se debe imprimir una copia de este para entregar al almacén para que pueda surtir el pedido. El
Área de la Gerencia Administrativa de Ventas conservará el registro en el Sistema Integral. En los
casos de Pedidos del IMSS se imprimirá una copia para ser archivada.
a) No. de traspaso.
c) Fecha
d) Almacén
e) Destino
f) Folio
g) Fecha
h) Artículo
i) Cantidad
j) Precio
k) Importe
76
l) Total del Traspaso
m) Firmas correspondientes.
Cuando recibe el traspaso o las facturas originales, el Auxiliar Administrativo de Ventas obtiene la
firma del Jefe Administrativo de Ventas.
Saca fotocopias adicionales que anexa con las anteriores en caso de requerirse.
a) Para Pedidos Delagacionales del IMSS: Copia del pedido de IMSS, Certificado Analítico,
Remisión del Pedido, Carta de autorización de distribución al IMSS emitida por el Laboratorio,
Carta garantía de calidad firmada, Carta compromiso de canje, en caso de productos con
caducidad corta.
b) Pedidos de las Clínicas del IMSS: copia del pedido del IMSS, carta de autorización de
distribución al IMSS emitida por el Laboratorio.
Las facturas para Farmacias del Grupo no requieren la autorización de Crédito y Cobranza.
b) Revisa el estado de crédito de cada cliente y solo libera las facturas de clientes con saldos al
corriente y dentro de su limite de crédito
d) Retiene una fotocopia de las facturas liberadas, firma de autorizado y regresa los otros
documentos al Facturista.
77
Entrega de la factura o traspaso al Almacén Roma para su surtimiento
El Personal de Almacén recibe los documentos, los coteja y firma de recibido en un tanto de una
hoja de “Entrega de documentos al Almacén”. .
El Personal del Almacén procede a efectuar la preparación del pedido, empaque, embarque y
entrega del mismo.
Registros.
a) Orden de compra
c) Solicitud de abastecimiento.
d) Solicitud de compra.
e) Solicitud de documentación.
i) Concentrado.
j) Certificados analíticos.
m) Cartas apoyo.
n) Cartas de agotado.
Definiciones
78
Las siguientes son definiciones relevantes para el entendimiento del procedimiento descrito en este
documento:
Término Definición
Todas las órdenes de compra son revisadas y firmadas por el comprador que la elabora y antes de
enviarlas al laboratorio proveedor deberá ser revisada, aprobada y firmada por la Coordinadora de
Compras o por la Gerente de Compras.
Cada Comprador es responsable de mantener sus inventarios óptimos así como de la autorización
de traspasos entre almacenes en calidad de préstamos para el surtimiento oportuno de las
necesidades de sus clientes.
Es importante mencionar que los Compradores son responsables de las actividades que les
corresponden y que se mencionan en este procedimiento.
Tipos de compras.
79
Se realizan los siguientes tipos de compras:
a) IMSS Folios
b) Descentralizados programados
d) Urgencias
Para los diferentes tipos de compras, se realizan las actividades mencionadas a continuación.
IMSS Folios.
Son conocidas como folios las compras de urgencia para el IMSS se derivan de las claves
asignadas en una licitación.
Existen también las adjudicaciones directas que se derivan de claves patentadas que no fueron
licitadas. La Gerencia Administrativa de Ventas decide si el folio lo surte el Almacén Agrícola II o el
Almacén Agrícola.
80
almacén debe entregar el producto al IMSS, a qué entidad del IMSS se van a facturar, si se trata
de un folio o de un pedido delegacional, en qué compañía se encuentra el medicamento
físicamente, firmas de quien elabora y su supervisor directo o Jefe Administrativo de Ventas, y el
sello de recibido por parte del Comprador.
Cuando los acuerdos que se tienen con el laboratorio no permiten una compra directa, el
Comprador genera un memorándum para el Almacén Agrícola solicitando la compra y traspaso del
medicamento, exceptuando productos controlados, los cuales deben facturarse directamente en el
Almacén Agrícola.
La Gerencia Administrativa de Ventas genera una solicitud de compra cuando se solicita producto
directamente al laboratorio.
En la solicitud de compra se indica la clave del sector salud, nombres comerciales, cantidad,
condición de compra, condición de venta, si se trata de un folio o de un pedido delegacional,
destino, fecha de vencimiento en la cual el almacén debe entregar el producto al IMSS, nombre del
laboratorio firmas de quien elabora y su supervisor directo, firma de Gerente de Negociaciones
Gobierno y/o el Coordinador de Negociaciones Institucionales y el sello de recibido por parte de la
Gerencia de Compras.
Cuando se recibe una solicitud de compra, el Comprador verifica la existencia del producto en los
almacenes para definir si se puede hacer un traspaso. Si no se tiene suficiente inventario se hace
una orden de compra para el laboratorio restando el inventario disponible del producto que se tiene
en el almacén.
81
Cuando los acuerdos que se tienen con los laboratorios no permiten una compra directa, el
Comprador genera un memorándum para el Almacén Agrícola solicitando la compra y traspaso del
medicamento, exceptuando productos controlados, los cuales deben facturarse directamente en
Almacén Agrícola.
Para cada solicitud tanto de compra como de abastecimiento se requiere de una solicitud de
documentación anexada que debe ser firmada y sellada por el comprador correspondiente. Con
base en ésta solicitud de documentación el Comprador revisa los lotes, caducidades y
presentaciones del producto través de un kardex de inventarios (apartado de inventarios, consultas
y reportes, kardex de inventarios, seleccionando el almacén en cuestión). Una vez revisado solicita
los documentos correspondientes para la entrega del mismo de la siguiente forma:
b) Cuando el medicamento viene en presentación del Sector Salud, se requiere una carta de
autorización de distribución expedida por el laboratorio para entregar la clave al sector salud.
c) Cuando se trata de un pedido delegacional, deben anexarse los certificados analíticos de los
medicamentos y las cartas de autorización de distribución del Sector Salud.
El Comprador verifica que todas las órdenes de compra se surtan en las cantidades y productos
requeridos, y en las fechas de entrega solicitadas. En el sistema en el apartado de inventarios,
consultas y reportes, se genera un reporte diario de entradas por traspaso en tránsito del día en
curso para verificar la llegada de los medicamentos. En el caso de las órdenes de compra se
82
pueden verificar en el diario de entradas por compra o utilizando el menú de compras en el vínculo
de mantenimiento de órdenes de compra.
Descentralizados programados.
Los pedidos descentralizados programados se refieren a todos aquéllos que realizan las entidades
de salud gubernamentales exceptuando IMSS, Pemex e ISSSTE, a través de una licitación pública.
Una vez que se gana una licitación y se asignan las claves, se entrega el fallo al representante de
ventas, quien lo entrega a la Gerencia de Relaciones Comerciales e Institucionales para que
alimente los precios al sistema de lo asignado.
La Gerencia Administrativa de Ventas entrega el concentrado junto con las cartas de apoyo de los
laboratorios al Comprador.
Cuando el cliente son las Secretarías de Salud que requieren productos en presentación del sector
salud, se requiere entregar los certificados analíticos y las cartas de autorización de distribución
correspondientes. El Comprador prepara un reporte de existencias por almacén de los productos
(menú inventarios, consultas y reportes, existencias, por almacén). Se selecciona el cliente para
obtener la información sobre los productos, el lote, la caducidad, la cantidad, y la presentación del
producto.
83
De todos los medicamentos contenidos en el reporte, se piden certificados analíticos y para
aquéllos que vienen en presentación sector salud se solicita la carta de autorización de
distribución.
Una vez que se tiene la documentación requerida ésta se entrega a la Gerencia Administrativa de
Ventas para la entrega del pedido.
En el caso de los pedidos de entidades privadas (hospitales y farmacias del grupo) se tiene como
objetivo mantener un inventario para asegurar el abasto oportuno. Se mantiene un mes de
Consumo Promedio Mensual (CPM) de inventario como política. La estimación del CPM se hace
trimestralmente dividiendo el consumo histórico en estas entidades entre 3. El mínimo a mantener
en inventario es la mitad del CPM. El inventario máximo a mantener es el CPM y cuando existan
situaciones de estrategias comerciales o cualquier otra circunstancia, se podrá mantener un
inventario más alto. Es importante tener en cuenta que las farmacias tienen 15 días adicionales
de inventario.
En el momento en que se está por debajo del inventario máximo permitido, el comprador puede
realizar la compra para reponer el inventario. Actualmente se hace un análisis semanal en el cual
se decide si se realiza la compra del medicamento o se puede retrasar la compra una semana
más. Se analizan por laboratorio para cada producto las cantidades disponibles y las
caducidades. El comprador decide la compra con base en la cantidad real disponible comparada
con el Consumo Promedio Mensual.
Con el resultado del análisis, el comprador realiza la compra por laboratorio para mantener el
inventario máximo (CPM) utilizando la orden de compra.
84
Análisis de la información para decisión de compra y administración de inventarios para
PEMEX.
Esta compra se deriva de una licitación en el cual se especifica la cantidad asignada por producto
para un periodo de tiempo determinado. El Consumo Promedio Mensual (CPM) se establece con
base a las cantidades asignadas por producto divididas entre los meses de duración del contrato
considerando los porcentajes adicionales a los que se está obligado.
En los casos de contratos abiertos se analiza con base al histórico de esas entidades para
determinar el Consumo Promedio Mensual y las compras se realizan en base a las necesidades de
PEMEX.
Urgencias.
Las urgencias son las compras que se realizan para Institutos (excepto IMSS y PEMEX) todas
aquellas entregas únicas que se pueden derivar de las siguientes opciones:
a) Por cotización: se refiere a los pedidos con un plazo de entrega mínimo de 24 horas.
b) Por licitación: son los contratos abiertos específicos derivados de una licitación realizadas por
el área de Negociaciones.
Una vez aprobada la cotización o licitación, el Instituto emite un pedido que se envía a la Gerencia
Administrativa de Ventas y éste a su vez lo pasa al área de Compras.
El comprador recibe la cotización con su carta apoyo de cada laboratorio, el pedido del Instituto y la
solicitud de compra por parte de la Gerencia Administrativa de Ventas en la cual se especifica el
producto, cantidad, presentación (comercial o sector salud), laboratorio, costo, fecha límite de
entrega y precio venta.
El comprador analiza verificando la existencia en los diferentes almacenes que podrían ser de
utilidad, asegurándose que no exista una pérdida en precio, que sea la presentación correcta y
notifica al comprador responsable de ese almacén la aceptación del traspaso. En caso de no tener
existencias se genera su orden de compra al laboratorio.
85
Análisis de la información para decisión de compra y administración de inventarios para
urgencias por licitación.
Se determina un inventario por producto del 30% de la cantidad máxima asignada en todos
aquellos laboratorios que permitan tener este inventario para tener un mejor tiempo de respuesta.
El comprador tendrá que pasar el pedido a los laboratorios que no lo permiten, para llevar a cabo la
compra ya que por ser un pedido abierto el Instituto solicita conforme a necesidades.
Se verifican las existencias como se realiza para el caso de las urgencias por cotización,
verificando además las caducidades de los productos.
En caso de no tener existencias se genera su orden de compra al laboratorio (ver. En caso de que
el laboratorio no tuviese la caducidad requerida se le solicita que extienda una carta compromiso
canje donde además estipule que es el único lote con esa caducidad.
Una vez que llega el producto al almacén se solicita al laboratorio, en base a los lotes, los
certificados analíticos y las cartas de autorización de distribución tratándose de medicamentos del
sector salud.
El área de Compras analiza en los almacenes las existencias del producto que le puede ser útil,
hace el traspaso al almacén de muestras, procede a la compra de lo faltante en presentación
comercial (fármacos nacionales y/o farmacia grupo). En productos de presentación sector salud, el
traspaso se hará del almacén de Agrícola, en caso de no haber existencias se solicita directamente
al Laboratorio a través de la orden de compra.
Las compras se capturan en el módulo para mantenimiento de órdenes de compra del Sistema
Integral. En esta orden de compra se capturan primero el tipo de compra, las observaciones hacia
el laboratorio (caducidad, cartas canje y presentación) y el almacén de destino.
86
Se capturan para cada orden de compra los datos de producto, cantidad, el tipo de cliente y el
listado de condiciones (el listado de condiciones determinado como farmacia grupo nos determina
las condiciones [costo, plazo y porcentaje de descuento, precios fijos o bonificaciones]).
Las órdenes de compra se mandan a impresión cuidando que el número de folio del formato de
orden de compra coincida con el número del sistema. El comprador verifica que los datos sean
correctos, las firma y las entrega al coordinador o al Gerente de Compras para que las revise y las
firme de visto bueno. Una vez firmadas, las órdenes de compra se envían al laboratorio vía fax
para posteriormente confirmarlas por teléfono. En la copia amarilla de la orden de compra se
anota los datos de la persona que confirma por parte del laboratorio, así como la posible fecha de
entrega del producto solicitado.
Una vez confirmadas las ordenes de compra se pasan a la Gerente o coordinadora de compras
para autorizar vía sistema, y de esta manera el almacén pueda recibir el producto. Después de que
el almacén recibe el producto, envía al día siguiente las facturas del proveedor con copia de
ordenes de compra autorizadas vía sistema, a la Gerente de compras para dar su visto bueno al
área de Cuentas por pagar para que se proceda a emitir los cheques de pago, en caso de que el
área de Cuentas por pagar detecte alguna diferencia en las condiciones de compra entre la factura
y la orden de compra, el área de Compras deberá justificar la diferencia y decir como se hará el
pago.
Será suficiente la firma del gerente en caso de compras para descentralizados, urgencias IMSS
FOLIOS, ISSSTE NEGATIVAS para las compras de venta privada hospitales y farmacias del
grupo hasta 1.5 meses de inventario, para cierres que excedan esta cantidad y productos nuevos
deberán ser autorizados por la Dirección General o por el Vicepresidente Comercial.
Cancelación de partidas.
87
caducidad, presentación, estado físico con el que llega el producto (incluyendo temperatura), entre
otros.
En caso de que haya algún incumplimiento de estos requisitos deberá notificarlo al Comprador
correspondiente para que se notifique al laboratorio. En caso de que el producto no cumpla con la
presentación o el estado físico requeridos, el personal del almacén deberá devolver el producto. En
cualquier caso de incumplimiento deberá notificarse al laboratorio para que se cambie el producto
o para que se entregue la carta compromiso de canje.
Acciones para los medicamentos recibidos que no cumplen con la caducidad especificada
Una vez que llega al medicamento el personal del almacén verifica su caducidad. Si ésta no
cumple la caducidad especificada en la orden de compra, el personal del almacén lo notifica al
Comprador y no libera la factura del proveedor hasta no recibir la carta compromiso de canje. Para
casos de emergencia, se aceptará el producto siempre y cuando el Gerente de Compras lo
autorice a través de un correo electrónico.
Es importante que si el producto está agotado se tenga la carta de agotado para evitar las
sanciones por no entregar a tiempo el medicamento al Instituto cliente.
88
b) Confirmar una fecha probable de entrega y hacer el seguimiento de cumplimientos de fecha
de entrega y características del medicamento.
c) Si el producto no llega en el plazo establecido, se investiga con el laboratorio los motivos del
retraso.
d) Si el producto llega sin los certificados analíticos se solicitan al laboratorio así como las cartas
de autorización de distribución para el caso de medicamentos en presentación sector salud y se da
seguimiento a esta solicitud hasta la entrega de estos documentos.
a) El producto recibido en el almacén debe cumplir con las características de calidad establecidas
(ser el medicamento correcto, presentación, estado físico y caducidad).
b) Las cantidades de productos deben de ser suficientes y no pasar el nivel máximo de inventario
sin tener una justificación.
c) La entrega debe ser oportuna, es decir, cumplir con los tiempos de entrega acordados con el
laboratorio.
El desempeño del proceso es monitoreado y cuando alguno de los requisitos del proceso no es
cumplido, se clasifica en dos categorías:
89
Estos dos tipos de fallas son analizados y clasificados en los diferentes tipos de causas de
incumplimiento utilizando las técnicas analíticas pertinentes como por ejemplo el análisis de Pareto.
Para las causas de incumplimiento por fallas internas se realizan proyectos de mejora y acciones
correctivas para el proceso de compras.
Las causas de incumplimiento por fallas del laboratorio son analizadas (evaluación de los
laboratorios proveedores) para trabajar en proyectos conjuntos con el laboratorio para lograr un
mejor desempeño del proceso.
Registros.
Folio
Concentrado
Factura (copia)
Check-list
Registro Sanitario
Reporte de devoluciones
Definiciones.
90
Las siguientes son definiciones relevantes para el entendimiento del procedimiento descrito en este
documento:
Término Definición
Tipos de Clientes
a) IMSS
b) ISSSTE
A continuación se describen las actividades que se realizan para preparar la facturación e integrar
la documentación para estos clientes.
IMSS
El Jefe de Abasto recibe diariamente del Área de SAI vía mail el informe de todas las órdenes de
recepción captadas vía Internet, las cuales se consolidan mediante un folio de manera consecutiva,
por empresa.
91
b) Fechas que abarca
d) Folios incluidos
e) Licitación
f) Contrato
g) Orden de Reposición
h) Solicitud
i) Clave
j) Nombre Comercial
k) Laboratorio
l) Cantidad Solicitada
m) Precio
n) Importe
o) Fecha Emisión
p) Fecha Límite
q) Estatus
r) Delegación
t) Lotes
u) Cantidad
v) Caducidad
w) Folio
x) Año
92
De Lunes a Miércoles se realiza una reunión entre las Áreas del Almacén Agrícola, (Subdirección
de Operaciones y Logística, Gerencia de SAI, Gerencia de Compras Gobierno, Gerencia de Abasto
Institucional y Almacén), para planear las entregas de cada orden de reposición, en cada
delegación y el resto de la semana todo lo que haya quedado pendiente por facturar se planea
para entregar a principios de la siguiente semana.
Después de la junta con las áreas involucradas, en la Gerencia de Abasto Institucional, se realiza
una junta con los Supervisores y Auxiliares Administrativos y se registra en el pizarrón del Jefe de
Abasto Institucional las delegaciones a facturar.
Una vez determinadas las delegaciones a facturar, se le envía un correo electrónico a la Gerencia
de Compras Gobierno solicitando la documentación soporte para las facturas como son certificados
analíticos y cartas de laboratorio siempre y cuando no hayan sido entregados previamente.
El Área de SAI, entrega las órdenes de reposición (confirmación de envío exitoso) impresos (de los
folios emitidos) separados por empresa junto con un memorándum, el cual es firmado de recibido y
se indica la fecha y hora.
El Supervisor de Abasto Institucional recibe las órdenes de reposición, las clasifica por delegación
y las turna a los auxiliares administrativos de acuerdo a las delegaciones asignadas a cada uno de
ellos.
Los Auxiliares Administrativos proceden a obtener las copias necesarias de las ordenes de
reposición de SAI., (10 de cada una), para empezar a facturar.
Facturación
Con este previo impreso, el Auxiliar Administrativo, valida que todos los datos capturados y
93
registrados estén correctos con el pedido poniendo especial atención en: partida, medicamento,
precio, cantidades, número de pedido, plazos de entrega, lugar de entrega, entre otros.
Si encuentra errores, realiza los ajustes correspondientes e imprime nuevamente el previo para
asegurarse que sea correcto.
Así mismo hace la impresión de la Carta de calidad y Carta de Garantía por la Corta Caducidad
dirigidas al IMSS.
Impresión de facturas
El Facturista recibe de los Auxiliares Administrativos la integración documental de todas y cada una
de las órdenes de reposición emitidas por el SAI, con su respectivo previo, el cual demuestra que
ya fue revisado en su totalidad y que no existe ningún inconveniente para elaborar la factura
correspondiente. La integración documental deberá ir acompañada de:
q) Verifica que el folio siguiente es el mismo, tanto en en sistema integral como en la factura
física.
r) Alinea la impresora y coloca las formas continuas de las facturas, empezando por el primer
folio verificado.
94
t) Procede a la impresión física de las facturas programadas.
El Facturista regresa la factura original con su integración respectiva a cada auxiliar administrativo
y conserva los previos de facturación, para al día siguiente reciclarlos.
Autorización
Los Auxiliares Administrativos pasan la integración completa de cada factura, al Jefe de Abasto
Institucional y/o Gerente de Abasto Institucional quien debe revisar y firmar de autorizado, tanto en
la factura original como en cada una de las cartas de calidad y garantía.
f) Revisa el estado de crédito de cada cliente y solo libera las facturas de clientes con saldos al
corriente y dentro de su limite de crédito
h) Retiene una fotocopia de las facturas liberadas, firma de autorizado y regresa los demás
documentos al Auxiliar Administrativo.
Una vez que ya fue revisado y autorizado por Crédito y Cobranzas, regresa al Auxiliar
Administrativo para que se integren los siguientes documentos para cada lote facturado:
Todas las facturas a entregar físicamente al almacén, deben tener anexos los siguientes
documentos:
95
b) Carta de calidad del producto a entregar (original).
c) Carta compromiso de canje para el producto que no cumpla con la normatividad del
Instituto, referente a la caducidad. (original).
f) Carta de autorización por parte del laboratorio fabricante para entrega del medicamento
(copia).
c) No. de Concentrado.
d) Nombre de la Empresa
e) No. de Factura.
f) No. de Pedido
g) No. de Clave.
h) No. de Piezas.
i) Fecha de Vencimiento.
j) Indicar si lleva:
i. Carta de calidad
k) Destino
96
l) Claves con falta de documentación al momento de entrega al Almacén
i. Empresa
ii. Clave
m) Observaciones.
El personal del Área de Control de Documentación que reciba la documentación junto con el Check
List debe firmar y marcar la hora de recibido.
Archivo documental
Una vez entregadas las facturas al almacén éste realiza la entrega y posteriormente las copias de
sellos de recibido por parte del IMSS se anexan al archivo documental que se tiene por orden
consecutivo de facturas y por empresa en el área de almacén.
ISSSTE
El Supervisor de Abasto del ISSSTE, recibe vía fax, por parte del Representante de Ventas, los
contratos con las claves sujetas a entregar en el periodo indicado en el mismo contrato y
posteriormente se reciben por mensajería.
a) Datos de la Licitación
b) Periodo de entrega
c) Empresa
d) Clave
e) Descripción
97
f) Laboratorio
g) Precio Unitario
i. Unidades
ii. Contrato
i) Porcentaje
j) Total de unidades
k) Totales
l) Total General
El Supervisor de Abasto del ISSSTE, solicita vía mail a la Gerencia de Compras Gobierno la
adquisición del medicamento, objeto de estos contratos, y cuando arriba el producto al Almacén
Agrícola, el supervisor de abasto procede a apartar para cada lugar de entrega el medicamento
solicitado en cada contrato.
El Supervisor de Abasto del ISSSTE solicita vía mail al encargado de documentación del área de
compras, todos y cada uno de los documentos soporte como son: certificados analíticos originales,
cartas de distribución y justificación originales.
El Supervisor de Abasto del ISSSTE, solicita al Área de Control de Documentación del Almacén,
los marbetes de cada clave solicitada en los contratos.
Solicitud de autorización del ISSSTE para entrega de medicamento que no cumple con la
normatividad del Instituto
Cuando el medicamento no cumple con la normatividad del Instituto (caducidad menor a 18 meses
y fabricación mayor a 12 meses), el Supervisor de Abasto del ISSSTE, con la documentación
obtenida, elabora las cartas de solicitud de autorización para entrega de estos medicamentos.
El Supervisor de Abasto del ISSSTE, turna a la Gerencia de Abasto Institucional, las cartas de
solicitud para la firma de autorización, conteniendo los siguientes soportes:
98
a) Carta de solicitud (original)
b) Contrato (copia)
El Supervisor de Abasto del ISSSTE, entrega las cartas de solicitud al mensajero para turnarlas a
la oficina del área médica del ISSSTE, quien sella de recibido y quedamos en espera de la
contestación por escrito.
El Supervisor de Abasto del ISSSTE entrega copia de los contratos al Auxiliar Administrativo del
ISSSTE, con el fin de capturar los datos en el Sistema Integral.
El Auxiliar Administrativo del ISSSTE, entrega al facturista, el previo revisado, junto con la
integración, la cual debe contener los siguientes soportes:
a) Contrato (4 copias).
99
d) Remisión (original y 20 copias).
Seguimiento y reportes
La Gerencia de Abasto Institucional realiza juntas periódicas, con el personal del área, para
motivación y seguimiento a los planes de trabajo, proponiendo alternativas de acción a posibles
desviaciones.
Se tiene comunicación constante vía Nextel y telefónica con todos los chóferes y representantes de
ventas, durante las entregas para solucionar posibles problemas que impidan lograr nuestro
objetivo.
Reporte de devoluciones
Cuando existen devoluciones y/o rechazos, el Jefe de Abasto Institucional emite un reporte de
devoluciones con el motivo de la misma y el seguimiento que se le esta dando para concluir cada
caso como mejor resulte, y se pasa vía mail a todas las áreas del almacén Agrícola, junto con el
reporte de claves faltantes por facturar, para seguimiento y control de todas y cada una de las
áreas involucradas.
Al termino de cada mes el se elabora un reporte de entregas extemporáneas, para conciliar las
entregas con sellos de recibido y facturas elaboradas para su respectivo análisis.
Registros.
100
a) Notas de salida de las farmacias
h) Nota de crédito
m) Facturas de venta
Definiciones.
Las siguientes son definiciones relevantes para el entendimiento del procedimiento descrito en este
documento:
Término Definición
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3 meses y con más de 4 meses de caducidad.
Carta compromiso canje Documento que asegura el canje físico con el Laboratorio cuando un
producto es recibido con caducidad menor a la requerida.
Realizar todos los canjes y devoluciones posibles de manera que se mantenga un mínimo de
inventario de medicamento caducado y próximo a caducar a través de las negociaciones con los
laboratorios proveedores.
Tipos de devoluciones.
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Actividades para el proceso de devoluciones
Para los diferentes tipos de devoluciones, se realizan las actividades mencionadas a continuación.
Las farmacias pueden devolver los medicamentos con las siguientes características:
El almacén determina una semana al mes como la semana de devoluciones e informa esta fecha a
la Dirección de Farmacias, a Compras y a Gerentes Regionales de Farmacias.
Los formatos de devolución que envían las farmacias deben incluir los siguientes datos: nombre y
firma del Gerente de Farmacia y del Kardista, los medicamentos a devolver (en cualquiera de los
casos) la cantidad de producto, presentación, caducidad, lote, motivo de la devolución, fecha del
formato (que coincida con la fecha en que se recibe en el área de Devoluciones).
Una vez que el área de devoluciones recibe los formatos de devolución, se hacen las
observaciones acerca de la autorización considerando los siguientes elementos:
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f) Convenio con los laboratorios
Los formatos de devoluciones llevan el visto bueno por parte de la Analista de Compras y la firma
de autorización de la Gerente de Compras y son enviados vía fax a cada una de las farmacias.
En la semana de devoluciones, las farmacias devuelven el producto al Almacén Roma con copia
de su soporte ya sea traspaso o factura. Después de que el almacén hace la captura de las
devoluciones recibidas, el Analista de Compras genera un reporte en el sistema Integral por
almacén de caducados y próximos a caducar (menú de inventarios, consultas y reportes,
existencias por almacén, se selecciona el almacén que corresponde).
Una vez creado el reporte de devoluciones, se separa los productos por laboratorio y por línea de
producto para elaborar la solicitud de canje y/o devolución de producto para el laboratorio. Esta
solicitud debe incluir: el medicamento, el lote, la caducidad, la cantidad, anexando las facturas de
compras y cartas canje (si existen). Después de ser firmadas por la Gerente de Compras son
enviadas a los laboratorios.
Si el laboratorio acepta la devolución del producto, el Analista de Compras envía con 24 horas de
anticipación (en caso de alguna urgencia podrá ser con menos tiempo de anticipación) un
memorándum al Almacén solicitando el envío del producto al almacén del laboratorio, se indica si
se trata de devolución o canje físico, la dirección del laboratorio destino, fecha y hora de recepción
por parte del laboratorio. En caso de que el laboratorio recoja el producto en nuestro Almacén, se
especificará en este memorándum omitiendo la dirección de entrega.
La Analista de Compras realiza el seguimiento para asegurarse que se lleve a cabo la devolución o
canje físico con el laboratorio así como la emisión de la nota de crédito o la recuperación del
producto según sea el caso.
El Analista de Compras genera un reporte del medicamento caducado, próximo a caducar y rotos
con el estatus de las negociaciones realizadas con los diferentes laboratorios el cual se presenta al
Vicepresidencia.
104
sucursal foránea deberá reportarlo al área de compras máximo 48 horas después de recibir el
producto para que se autorice la devolución. En caso de reportarlo después de este periodo no se
acepta la devolución y se hace el cargo a la farmacia.
Los Institutos reciben una carta de canje por parte de Fármacos cuando la caducidad es menor a la
especificada o si se estableció en las bases de la licitación. Los Institutos generan una solicitud de
canje físico con carta canje y facturas de venta en caso de que se cuente con ellas. Estos
documentos son enviados al área de Compras a través del representante de ventas.
Cuando el analista de compras recibe esos documentos, analiza en el sistema Integral las fechas
de compra del medicamento al laboratorio proveedor, y se revisa si existe una carta canje por parte
del laboratorio.
El área de Devoluciones realiza el seguimiento para obtener la autorización del laboratorio. De ser
autorizado el canje, el área de Devoluciones le informa al representante de ventas para que recoja
del Instituto el producto de canje y lo haga llegar al almacén Roma.
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En los casos en que el instituto desee hacer una devolución de producto descontinuado o agotado,
se le envía una propuesta de entregarle nota de crédito.
En el caso que no proceda el canje físico por tratarse de medicamentos que se surtieron
cumpliendo las bases de la licitación se le emite y envía al instituto una carta en donde se le
informa que no procede el canje y los motivos por los cuales no procede.
Registros.
c) Adjudicación directa
d) Pedido delegacional
e) Asignación de ISSSTE
f) ISSSTE Negativas
g) Contrato de PEMEX
j) Solicitud de Abastecimiento
k) Solicitud de compra
l) Solicitud de documentación
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r) Previo de la factura
Definiciones.
Las siguientes son definiciones relevantes para el entendimiento del procedimiento descrito en este
documento:
Término Definición
Folio Compra de urgencia para las unidades médicas del IMSS, quienes
disponen de presupuesto propio para ejercer. Puede involucrar
claves ganadoras cuyo contrato proviene de una Licitación o
Adjudicación Directa O que su máximo a sido agotado, o bien claves
desiertas de los procesos licitatorios. Las claves ganadoras se
deben surtir en presentación Sector Salud a precio IMSS, y las no-
ganadoras se pueden surtir en presentación comercial a Precio
Hospital.
ISSSTE Negativa Compra de urgencia para el ISSSTE, ejercida por nivel central
cuando sus unidades médicas y almacén no cuentan con
existencias. Se surte en presentación comercial y con los
descuentos estipulados en los contratos.
Las ventas a Gobierno atendidas por la Gerencia Administrativa de Ventas incluye a los siguientes
clientes y formas:
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a) IMSS: a través de Folios, Adjudicaciones directas y Pedidos Delegacionales
En base a sus necesidades, cada Instituto o cliente envía el Pedido o Contrato a Fármacos
Especializados a través de un Representante de Ventas quien firma una copia de recibido o lo
envía directamente a la Gerencia Administrativa de Ventas por vía fax.
Los pedidos que son recibidos por vía fax se confirma telefónicamente su recepción.
El IMSS puede realizar un pedido a través de un Folio o Asignación Urgente, Adjudicación directa o
Pedido Delegacional.
El pedido derivado de una Adjudicación directa puede contener lo siguiente: número de pedido,
fecha, datos del proveedor (Fármacos Especializados), Unidad solicitante, lugar de entrega,
número de requisición, fecha de entrega, partida presupuestal. La información de los productos
puede ser: partida, clave del artículo, descripción, cantidad, unidad, precio, importe total,
aclaraciones sobre las condiciones de pago y entrega.
El Pedido Delegacional puede incluir el nombre de la persona y unidad solicitante. Los requisitos
del medicamento como: clave, descripción, cantidad solicitada, precio; y los datos para la
facturación.
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ISSSTE
Adicionalmente, ISSSTE nivel central envía de cada Delegación Estatal las especificaciones de sus
Negativas con la clave, descripción y número de piezas solicitadas.
PEMEX
PEMEX envía por correo electrónico o por fax una Orden de Surtimiento (pedido o contrato). Al
ser recibidas, el personal de la Gerencia Administrativa de Ventas confirma el pedido con el
personal de PEMEX.
El Contrato debe especificar la unidad u hospital a la que se refiere, tipo y número de contrato,
datos del proveedor (Fármacos Especializados), hospitales incluidos en el contrato, montos
máximos y mínimos, importe total máximo, importe total mínimo, vigencia.
Cada Orden de Surtimiento menciona el nombre del hospital solicitante, fecha, número de orden de
surtimiento, número de contrato, fecha de pedido, clave, medicamento, cantidad, UM, precio
proveedor, precio farmacia, Importe sin IVA; importe total.
Los Organismos Descentralizados solicitan producto a través de un pedido donde informan: datos
del Instituto o Unidad solicitante, datos del proveedor (Fármacos Especializados), número de
pedido, fecha del pedido, número de requisición, condiciones y lugar de entrega, condiciones de
pago. Para cada artículo solicitado: partida, código – descripción de los bienes, cantidad, unidad,
precio unitario neto, precio total neto, e importe total.
La venta a Privados y Proyectos Hospitales se realiza a través de un pedido que envía el cliente
donde solicita las cantidades, descripción del medicamento. Debe tener los datos del Hospital
solicitante para poder facturar.
1. IMSS
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Cuando se recibe el pedido del IMSS (Folio, Adjudicación Directa o Pedido Delegacional) se
verifica que la información sea correcta. Posteriormente se confirma la existencia de una cotización
previa entregada al IMSS.
En caso de no existir esta cotización previa se procede a solicitar la cotización de los productos.
2. ISSSTE Negativas
La Gerencia Administrativa de Ventas debe solicitar que el ISSSTE entregue junto con la
Asignación todas las Negativas correspondientes.
Se debe verificar que las claves y cantidades totales sumadas de todas las Negativas coincidan
con las cantidades y claves establecidas en la Asignación.
En caso de no existir esta cotización previa se procede a solicitar la cotización de los productos.
IMSS
Folios
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El personal de la Gerencia Administrativa de Ventas genera una solicitud de abastecimiento para
traspasos entre el Almacén Agrícola y Almacén Roma y se le entrega a la Gerencia de Compras.
Para cada solicitud de abastecimiento se requiere de una solicitud de documentación anexada para
indicar que sean atendidos las cartas y certificados analíticos para los medicamentos solicitados.
La Gerencia Administrativa de Ventas genera una solicitud de compra cuando se solicita producto
directamente al laboratorio y al tratarse de producto controlado.
En la solicitud de compra se indica la clave del sector salud (presentación comercial según
corresponda), nombres comerciales, cantidad, condición de compra (precio costo), condición de
venta, porcentaje de utilidad, si se trata de un folio o de un pedido delegacional, destino, fecha de
vencimiento en la cual el almacén debe entregar el producto al IMSS, nombre del laboratorio,
firmas de quien elabora y su supervisor directo, y el sello de recibido por parte de la Gerencia de
Compras.
Para cada solicitud de compra se requiere de una solicitud de documentación anexada para indicar
que sean atendidos las cartas y certificados analíticos para los medicamentos solicitados.
ISSSTE Negativas
En la solicitud de compra se indica la clave del sector salud (presentación comercial según
corresponda), nombres comerciales, cantidad, condición de compra (precio costo), condición de
venta, porcentaje de utilidad, destino, fecha de vencimiento en la cual el almacén debe entregar el
producto al ISSSTE, nombre del laboratorio, firmas de quien elabora y su supervisor directo, y el
sello de recibido por parte de la Gerencia de Compras.
111
b) Para los medicamentos generales:
PEMEX
Se verifica las existencias en la Agrícola (presentación sector salud) o se solicita la compra directa
al laboratorio (presentación comercial y con condiciones especiales de la cotización). Se debe
respetar el precio de la licitación.
Seguimiento de existencias
Una vez que llega al medicamento el personal del almacén verifica su caducidad. Si ésta no
cumple la caducidad especificada en la orden de compra, el personal del almacén lo notifica al
Comprador y no libera la factura del proveedor hasta no recibir la carta compromiso de canje.
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entrega una copia de esta carta. La Gerencia Administrativa de Ventas lo notifica al cliente para
negociar que el medicamento sea aceptado con esa caducidad.
Si el cliente lo acepta, cuando sea conveniente la Gerencia de Compras le emite una carta de
compromiso para que si el producto no se desplaza, Fármacos Especializados se compromete a
realizar el cambio o canje físico, o la nota de crédito correspondientes
Si el cliente no acepta recibir los medicamentos con esa caducidad, se debe avisar a compras para
renegociar con el proveedor o enviar carta de lote único.
Es importante que si el producto está agotado se tenga la carta de agotado para evitar las
sanciones por no entregar a tiempo el medicamento al Instituto cliente.
Se debe notificar y entregar carta de agotado por parte del laboratorio al IMSS y PEMEX.
Facturación
a) Para el encabezado:
i. Número de cliente
v. Fecha de entrega
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i. Artículo
ii. Cantidad
a) Número de Cliente
Debe seleccionar máximo 5 partidas y repetir el proceso hasta tener solicitado todo el pedido.
Con este previo impreso, el Auxiliar Administrativo de Ventas, valida que todos los datos
capturados y registrados estén correctos con el pedido poniendo especial atención en: partida,
medicamento, precio, cantidades, número de pedido, plazos de entrega, entre otros.
Cuando el previo esté correcto se pasa a impresión de la factura original con el Facturista quien
realiza lo siguiente:
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a) Recibe de los Auxiliares los “previos” de facturas (los requeridos)
f) Alinea la impresora y coloca las formas continuas de las facturas, empezando por el primer
folio verificado.
i. Original -Cliente
k) Retira la copia amarilla de cada juego; forma un consecutivo de Facturación mensual con las
mismas y las envía a Contabilidad con carta y reporte que respaldan que el consecutivo esta
completo.
l) Entrega las facturas originales así como los juegos restantes a cada Auxiliar que solicitó la
facturación.
a) No. de Factura
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c) Datos del cliente
d) Fecha
e) No. Pedido
f) Condiciones
g) Unidades
i) Precio Unitario
j) Importe
k) Total
Cuando recibe las facturas originales, el Auxiliar Administrativo de Ventas obtiene la firma del Jefe
Administrativo de Ventas.
a) Para Pedidos Delegacionales del IMSS: Copia del pedido de IMSS, Certificado Analítico,
Remisión del Pedido, Carta de autorización de distribución al IMSS emitida por el Laboratorio,
Carta garantía de calidad firmada, Carta compromiso de canje, en caso de productos con corta
caducidad.
b) Pedidos de las Clínicas del IMSS: copia del pedido del IMSS, carta de autorización de
distribución al IMSS emitida por el Laboratorio.
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d) Para Secretarías o dependencias de salud: factura, pedido, se anexan remisiones, Cartas de
Autorización de Distribución, Certificado Analítico y Carta Compromiso de Canje cuando se
requiera por estar entregando producto con menor caducidad.
b) Revisa el estado de crédito de cada cliente y solo libera las facturas de clientes con saldos al
corriente y dentro de su limite de crédito
d) Retiene una fotocopia de las facturas liberadas, firma de autorizado y regresa los otros
documentos al Auxiliar Administrativo de Ventas.
El Personal de Almacén recibe los documentos, los coteja y firma de recibido en un tanto de la
hoja de “Entrega de documentos al Almacén”. .
El Personal del Almacén procede a efectuar la preparación del pedido, empaque, embarque y
entrega del mismo
Entregas parciales
Cuando Fármacos no esté en posibilidad de entregar un pedido completo, debe informar al Instituto
las razones por las cuales no se puede hacer la entrega completa del pedido. Esta información es
soportada con la carta de agotado del laboratorio fabricante.
Para el caso de PEMEX, los productos que queden pendientes de entrega se incluyen en un
reporte de productos agotados (no. Pedido o contrato, producto, cantidad, y observaciones) que se
le entrega al Responsable del Hospital o Farmacia de PEMEX.
117
El Representante de Ventas debe negociar con el cliente la prorroga de entrega de ese producto.
Cuando el producto llega al almacén, es facturado como se menciona en las secciones anteriores
de este procedimiento.
Es responsabilidad del Jefe Administrativo de Ventas, coordinar con el Jefe de Almacén Roma las
entregas de los pedidos en los tiempos establecidos.
Así mismo debe estar informado de cualquier contra tiempo, rechazo o problema presentado en la
entrega de un pedido.
El Jefe Administrativo de Ventas es responsable de llevar el control de los pedidos del IMSS
utilizado el “una bitácora de recepción de pedidos para el IMSS” donde se indica:
a) Instituto
b) Número de pedido
c) Plazo de entrega
f) Clave
g) Cantidad
h) Descripción
Grupo Fármacos invierte en un gran proyecto el sistema NOOR como una oportunidad de lograr
que todas las empresas de Grupo Fármacos trabajen de forma coordinada y es esto el objetivo de
NOOR, unificar en un solo sistema que interactué con Finanzas, Compras, Ventas e Inventarios,
además de la consolidación y validación de información para obtener resultados al instante para la
toma de decisiones de cada sucursal en coordinación con todo el corporativo.
Una empresa que se preocupa por la automatización de sus sistemas es una empresa visionaria,
que pretende el éxito. Esto marca el esfuerzo y el trabajo del Grupo Fármacos, se observa el
crecimiento.
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El proceso de cambio en el que la empresa permanece y trasciende ha motivado a sus dueños a
implementar un proyecto que ha denominado como NOOR.
NOOR es un proyecto que tiene como objetivo la institucionalización de todas las empresas que
integra el Grupo Fármacos Especializados.
Los dueños bautizaron al proyecto con el nombre de NOOR en honor a la abuela paterna de la
dueña de la empresa y al significado que tiene, en árabe quiere decir LUZ. Ella define este
proyecto como: “Una nueva luz para nuestro futuro desarrollo”. Este proyecto es la luz que alumbra
un nuevo camino con un mejor futuro para Grupo Fármacos.
a) Utilizando tecnología de vanguardia (ERP) que les permita administrar mejor su negocio
b) Orientación a procesos
Para iniciar este proceso la empresa decidió buscar una mejoría en los procesos administrativos
soportados por tecnología de vanguardia. El Consejo de Administración eligió Oracle como el
software del ERP que facilite la automatización de sus procesos de trabajo; y a los servicios de
consultoría de esta empresa, para que lleve a cabo la implantación tecnológica en 4 de los ciclos
de nuestra operación:
1. Finanzas
2. Compras (Egresos)
3. Ventas (Ingresos)
El Vicepresidente regional de Oracle, Victor Sanchez comento: “La inversión que hace Grupo
Fármacos busca soportar el desarrollo del negocio, enfrentar la competencia, contar con inversión
rentable, reducir costos y crear estrategias de participación de mercado. Estos temas se pueden
desarrollar si la empresa cuenta con información confiable”.
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Una tecnología de este tipo significa la oportunidad de dejar atrás las etiquetas y lograr que todas
las empresas de Grupo Fármacos trabajen en forma coordinada, no como unidades
independientes. El objetivo de ERP es estandarizar lo posible para obtener mayor
productividad. La idea es partir de un sistema publico para las diferentes unidades de negocio; una
sola base de datos asegura consistencia en la información y en todo lo que esta a su alrededor.-
Victor Sanchez
Las Ventajas que obtiene la organización con la implantación de este Sistema Integral de
Administración NOOR son:
8) Reducción de costos y una mejor visualización de los aspectos más importantes para la
empresa.
a. Identificación de requerimientos
b. Estandarización de procesos
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