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ÍNDICE
I
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1.- ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS
1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN
1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD
EN LA ORGANIZACIÓN
1.6.-LA DIVISIÓN EN EL TRABAJO
1.7.-LA REORGANIZACIÓN
CAPÍTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS
2.2-CLASIFICACIÓN
2.3.-PLANTACIÓN Y PROCESO DE ELABORACIÓN
2.4.-ACTUALIZACIÓN
CAPÍTULO 3.-GUÍA PRÁCTICA PARA EL DISEÑO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIÓN
3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
3.3.-MANUALES DE POLÍTICAS
BIBLIOGRAFÍA
MANUALES ADMINISTRATIVOS
II
INTRODUCCIÓN
Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a
transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño
mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la
división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los
lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura
ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa
para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la
observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos
empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos
puesto, etc.
La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso,
actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada
manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin
necesidad de consultar a los niveles superiores.
El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración
de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser
desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e
implementación.
CAPÍTULO 1
III
Estructura y organización de las empresas.
La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha
provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los
procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras
ORGANIZACIONALES.
Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base
de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas (
fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han
puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso
administrativo.
1.1 Importancia de la organización.
La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque
la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han
fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los
gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de
mejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus
aportaciones en el área administrativa.
Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una
estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que
retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y
relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de
organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas.
La autoridad así formada a dado origen a la expresión “ autoridad de línea”. Esta línea
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de autoridad consiste en una serie continua de escalones de autoridad ó rangos que
constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones.
La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa. Un superior
manda directamente a los subalternos; y esta es la esencia de la autoridad lineal. Las
relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los
subalternos cada uno sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar.
Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos, existe la “autoridad staff”.
En la mayoría de las empresas, el empleo del término staff en las estructuras de
organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos
necesarios para la toma de decisiones; es decir los funcionarios staff ayudan a los
funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. Por esto se
asigna frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los
funcionarios de línea una “autoridad para dar ordenes”. Como ejemplo de la
interrelación de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el
siguiente diagrama
Son la cantidad de trabajo específico que, debe realizar una persona para realizar una o
varias funciones, para un mejor entendimiento de este término y el de las funciones,
presentamos un ejemplo práctico:
Función.- compra de materiales.
Actividad.- cotización de materiales.
1.5.3.Las obligaciones o deberes.
Debemos entender estos términos como “las actividades que debe cumplir una persona
que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional”.
1.5.4. Las responsabilidades.
Podemos definir a la responsabilidad como la obligación personal (por lo que no puede
ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados, las
responsabilidades se describen en los manuales de organización; los propios directivos
deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades,
contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina.
1.5.5. La autoridad.
Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. Este
derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales,
es decir la autoridad moral. Es importante que la persona que ostenta la autoridad
ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR PNP - PACUCHA “CENTINELAS DE LA LEY”
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formal posea además autoridad formal ya que esta permite que los subordinados
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acepten ambas.
En conclusión, la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el
puesto formal; esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo;
en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales (
asesores, líderes, etc.)
1.6. La división del trabajo.
La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo, pues ya en las primeras
formas de agrupación se daba la distribución de tareas en la familia, la tribu, y en los
primeros pueblos, así pues, el hombre a comprendido que la organización de los grupos
se basa en la división del trabajo. Los grupos de personas que trabajan juntas en forma
participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtención de sus objetivos a
esto se le conoce como “sinergia”.
Podemos definir a la división del trabajo como “la separación y delimitación de las
actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y con el
mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización en el trabajo”. La representación
gráfica de la división en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de
especialización de las áreas de la empresa.
Si analizamos la división del trabajo en las empresas ésta es el resultado de factores
internos y externos, tales cómo:
- Necesidad de agrupar las distintas actividades.
- Aprovechar la especialización, la cual fomenta la productividad.
- El desarrollo tecnológico.
- El factor geográfico, que define tipo de trabajo para zonas en particular.
- Necesidad de eficientar los factores de la producción.
1.6.1. División del trabajo vertical.
La división del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y
define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional; este tipo de
división permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de
autoridad.
figura.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general
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y sus propios papeles y relaciones pendientes.
Facilita el estudio de los problemas de la organización.
Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en
la organización.
Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal
clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.
Desventajas
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un manual
y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Tipos de Manuales
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su alcance
Generales o de aplicación universal.
Departamentales o de aplicación especifica.
De puestos o aplicación individual.
Manuales de historia de la empresa
Según George R. Terry, “en su libro, Administración y control de oficinas”: “ Muchos
patrones sienten que es importante darles a los empleados información con respecto a
la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros, administración y
Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una
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actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano
responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado
en esa actividad.
Manuales de puestos
También llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores, los
procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto
no solo contiene la descripción de las labores sino que explica como deben ejecutarse,
es un manual de organización y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual
de contenido múltiple.
Manuales de personal
También llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina, manual
de empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre
administración de personal, puede elaborarse destinados tres clases de usuarios:
Para el personal en general.
Para los supervisores.
Para el personal de departamento o unidad de personal.
Manuales de producción o ingeniería
Estos se utilizan para coordinar el control de la producción, fabricación, inspección y
personal de ingeniería.
Manuales de finanzas
Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucciones
numerosas y especificas a todos aquellos que deben proteger de alguna forma los bienes
de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la
administración.
Manuales generales
Es usual que un manual no trate solo en un área de actividad exclusivamente, sino que
aborde dos o más características especificas. Puede darse el caso de que una empresa
tenga un solo manual general, que abarque todos los aspectos mencionados para los
diferentes tipos de manuales.
Manuales de otras funciones
Dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate
(correspondencia, intendencia, conserjería.)
Contenido del manual
El manual de organización debe incluir:
identificación
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o Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
o Titulo y extensión del manual (general o especifico).
o Niveles jerárquicos que comprende.
o Lugar y fecha de la elaboración.
o Numero de revisión, en su caso.
o Unidades responsables de su elaboración.
o Cantidad de ejemplares impresos.
Índice o contenido
Prologo y / o introducción
Directorio
Antecedentes históricos
Legislación o base legal (marco legal)
Atribuciones
Objetivo
Políticas
Estructura orgánica
o Principales puestos y unidades que dependen de ella
o Líneas de autoridad y responsabilidad
o Niveles jerárquicos
Listado
Organogramas
Estructural
Funcional
Funciones
Índice de procedimientos
Glosario de términos
Como se prepara un manual
El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr. Para hacer
esto, el interesado se deberá hacer las siguientes preguntas:
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ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR PNP - PACUCHA
Investigación.
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Observación.
Cuestionarios escritos.
Entrevistas.
Proceso de redacción
Principios de la redacción eficaz:
o Uso de la voz activa.
o Escriban en tiempo presente.
o Omita las palabras innecesarias.
o Usen la estructura paralela de ideas coordinadas.
o Evítese incorrecciones y los adjetivos desplazados.
o Evítese los participos mal situados y confusos.
o Eviten las palabras rimbombantes y la jerga
o Exprésense con claridad.
o Sean humanos.
La gran controversia entre los géneros
o Redacten las frases para que los nombres estén en plural.
o Reemplacen los pronombres con los nombres que representan.
o Omita los pronombres de tercera persona.
o Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con los del femenino entre
paréntesis.
o Incluya una frase que indique que se usara masculino para referirse a
ambos géneros.
o Usen a veces el masculino y, en otras ocasiones, el femenino.
Obras de consulta sobre redacción.
Técnicas de redacción.
o Lista por pasos.
o Guiones.
XVII
CONCLUSIÓN
Puede decirse que la utilidad que tiene el manual es múltiple, en virtud de ser un
instrumento que permite el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción
de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución; de
tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar un manual se justifica cuando
se presenta.
BIBLIOGRAFÍA
http://www.monografias.com/trabajos95/sistemas-administrativos
http://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
https://mdjesus.wordpress.com/2010/06/25/tipos-de-manuales-
administrativos/
http://manualesadm.weebly.com/tipos.html