MANUAL

Excel Nivel I José A. LLigoña Bosch

 Indice temático
Explorar Excel

Explorar Excel ...................................................................................................................................................7

Trabajar con ventanas .......................................................................................................................................7
Usar comandos del menú Mouse.......................................................................................................................8
Usar comandos del menú Teclado.....................................................................................................................8
Mostrar u ocultar barras de herramientas...........................................................................................................8
Salir de Excel ....................................................................................................................................................8

Conocimientos del libro de trabajo.

Crear un libro de trabajo nuevo..........................................................................................................................9
Seleccionar y desplazarse en las celdas. ...........................................................................................................9
Ingresar texto y números. ................................................................................................................................10
Guardar un libro ..............................................................................................................................................10
Abrir y cerrar un libro de trabajo. .....................................................................................................................11
Usar autocompletar. ........................................................................................................................................11
Elegir de la lista...............................................................................................................................................11
Modificar entradas de las celdas......................................................................................................................12
Cambiar el nombre de un libro de trabajo. .......................................................................................................12

Trabajar con rangos.

Seleccionar un rango.......................................................................................................................................13
Seleccionar rangos no adyacentes...................................................................................................................13
Ingresar valores en un rango. ..........................................................................................................................13
Usar autorrellenar............................................................................................................................................13

Crear formulas simples.

Usar formulas. ................................................................................................................................................15
Ingresar formulas. ...........................................................................................................................................15
Funciones........................................................................................................................................................15
Otras funciones ...............................................................................................................................................16
Usar el botón autosuma...................................................................................................................................16
Autocorreción. .................................................................................................................................................17
Modificar con la paleta de formulas. ................................................................................................................17
Autocalcular. ...................................................................................................................................................18
Usar el buscador de rangos. ............................................................................................................................18

Copiar y mover datos.

Cortar y pegar. ................................................................................................................................................19
Copiar. ............................................................................................................................................................19
Referencias absolutas. ....................................................................................................................................19
Rellenar celdas................................................................................................................................................20
Arrastrar y colocar. ..........................................................................................................................................20
Deshacer y rehacer..........................................................................................................................................20
Lista deshacer. ................................................................................................................................................21

Trabajar con columnas y filas.

Cambiar el ancho de la columna......................................................................................................................23
Cambiar el alto de la fila. .................................................................................................................................23
Ajustar columnas automáticamente. ................................................................................................................23
Ocultar columnas y filas. .................................................................................................................................23
Mostrar columnas y filas..................................................................................................................................24
Insertar columnas y filas..................................................................................................................................24
Eliminar columnas y filas.................................................................................................................................24

Página 2
Aplicar formato al texto.
Cambiar el aspecto de la fuente.......................................................................................................................25
Aplicar alineación horizontal. ...........................................................................................................................25
Aplicar alineación vertical. ...............................................................................................................................25
Aplicar control del texto. ..................................................................................................................................26
Cambiar la orientación.....................................................................................................................................26
Aplicar mediante botones. ...............................................................................................................................26

Aplicar formato a las celdas.

Aplicar bordes a las celdas. .............................................................................................................................27
Aplicar relleno a las celdas. .............................................................................................................................27
Copiar formato. ...............................................................................................................................................28
Borrar formatos. ..............................................................................................................................................28
Aplicar formato condicional. ............................................................................................................................28
Modificar un formato condicional. ....................................................................................................................28
Agregar un formato condicional. ......................................................................................................................29
Eliminar un formato condicional.......................................................................................................................29
Aplicar autoformato. ........................................................................................................................................29
Cambiar opciones de autoformato. ..................................................................................................................29

Aplicar formato a los números.

Dar formato a los datos numéricos. .................................................................................................................31
Formato número..............................................................................................................................................31
Formato moneda. ............................................................................................................................................31
Formato contabilidad.......................................................................................................................................31
Formato de fecha. ...........................................................................................................................................31
Formato de hora..............................................................................................................................................32
Formato porcentaje. ........................................................................................................................................32
Formato fracción. ............................................................................................................................................32
Formato científico............................................................................................................................................32
Formato texto. .................................................................................................................................................32
Formato especial.............................................................................................................................................32
Formato personalizado. ...................................................................................................................................32
Botones de formato. ........................................................................................................................................32

Configurar página.
Configurar la página. .......................................................................................................................................33
Configurar márgenes. ......................................................................................................................................33
Encabezado y pie de página. ...........................................................................................................................34
Personalizar encabezado.................................................................................................................................34
Configurar la hoja. ...........................................................................................................................................34
Vista previa de salto de página. .......................................................................................................................35

imprimir hojas de calculo.

Vista preliminar. ..............................................................................................................................................37
Ampliar la vista................................................................................................................................................37
Imprimir una hoja de calculo............................................................................................................................37
Imprimir un rango............................................................................................................................................37
Imprimir varias copias. ....................................................................................................................................38
Imprimir un intervalo de páginas......................................................................................................................38

Trabajar con hojas de cálculo extensas

Aumentar y disminuir la ampliación .................................................................................................................39
Cambiar a la vista pantalla completa ...............................................................................................................39
Dividir ventanas en paneles .............................................................................................................................39
Inmovilizar y movilizar paneles ........................................................................................................................40

Página 3
Trabajar con múltiples hojas
Usar múltiples hojas ........................................................................................................................................41
Desplazarse entre hojas ..................................................................................................................................41
Cambiar el nombre de las hojas ......................................................................................................................41
Seleccionar varias hojas..................................................................................................................................41
Insertar hojas ..................................................................................................................................................42
Eliminar hojas .................................................................................................................................................42
Imprimir hojas seleccionadas ..........................................................................................................................42
Mover y Copiar hojas.......................................................................................................................................43
Trabajar con hojas de calculo agrupadas.........................................................................................................43
Mover datos entre hojas ..................................................................................................................................43
Copiar datos entre hojas..................................................................................................................................43
Crear formulas y funciones 3-D .......................................................................................................................44

Rótulos en formulas
Crear formulas a partir de rótulos ....................................................................................................................45
Usar varios rótulos apilados ............................................................................................................................45
Identificar celdas individuales ..........................................................................................................................45

Nombres de rangos
Establecer nombres de rangos ........................................................................................................................47
Ir a un nombre de rango ..................................................................................................................................47
Crear formulas con nombres de rango.............................................................................................................47
Crear nombres de rangos a partir de títulos .....................................................................................................48
Aplicar nombres de rangos ..............................................................................................................................48
Modificar rangos de un nombre de rango .........................................................................................................48
Eliminar nombres de rangos............................................................................................................................48
Crear rangos tridimensionales .........................................................................................................................49

Pegado especial
Copiar formato ................................................................................................................................................51
Copiar valores .................................................................................................................................................51
Copiar fórmulas...............................................................................................................................................51
Copiar comentarios .........................................................................................................................................51
Copiar validación.............................................................................................................................................52
Realizar cálculos matemáticos con pegado especial ........................................................................................52
Saltar blancos y trasponer ...............................................................................................................................52

Validación de datos
Aplicar validación a las celdas .........................................................................................................................53
Permitir números enteros ................................................................................................................................53
Permitir decimales...........................................................................................................................................53
Permitir lista ....................................................................................................................................................53
Permitir una fecha u hora ................................................................................................................................54
Permitir una longitud de texto ..........................................................................................................................54
Permitir una formula........................................................................................................................................54
Omitir blancos.................................................................................................................................................54
Establecer un mensaje entrante.......................................................................................................................54
Establecer un mensaje de error .......................................................................................................................55
Borrar reglas de validación ..............................................................................................................................55

Página 4
Protección de libros de Excel
Desproteger celdas..........................................................................................................................................57
Proteger una hoja de cálculo ...........................................................................................................................57
Quitar la protección de una hoja de cálculo......................................................................................................58
Proteger un libro..............................................................................................................................................58
Quitar la protección a un libro..........................................................................................................................58
Aplicar contraseña a un libro ...........................................................................................................................58
Abrir libros protegidos......................................................................................................................................59
Quitar contraseñas ..........................................................................................................................................59

Archivos HTML
Guardar un archivo con formato HTML ............................................................................................................61
Abrir un archivo HTML.....................................................................................................................................61
Crear un hipervínculo ......................................................................................................................................61
Modificar un hipervínculo.................................................................................................................................62
Eliminar un hipervínculo ..................................................................................................................................62

Usar múltiples libros de trabajo

Abrir múltiples libros de trabajo .......................................................................................................................63
Organizar ventanas en cascada.......................................................................................................................63
Activar ventanas organizadas en cascada........................................................................................................63
Organizar ventanas en mosaico.......................................................................................................................64
Activar ventanas organizadas en mosaico .......................................................................................................64
Copiar datos entre libros de trabajo .................................................................................................................64
Guardar un área de trabajo..............................................................................................................................64
Abrir un área de trabajo ...................................................................................................................................64

Administrar archivos
Usar diferentes vistas ......................................................................................................................................65
Buscar archivos...............................................................................................................................................65
Buscar archivos por texto ................................................................................................................................66
Buscar por fecha .............................................................................................................................................66
Buscar por nombre de archivo .........................................................................................................................66
Ordenar archivos.............................................................................................................................................66
Seleccionar archivos........................................................................................................................................66

Crear gráficos.
Usar gráficos. ..................................................................................................................................................67
Crear un gráfico de columnas por medio del asistente. ....................................................................................67
Seleccionar un tipo y subtipo de gráfico. ..........................................................................................................67
Seleccionar el rango de datos..........................................................................................................................67
Incluir títulos a un gráfico. ...............................................................................................................................68
Determinar donde poner el gráfico. ..................................................................................................................68

Editar gráficos.
Mover y cambiar el tamaño del gráfico. ...........................................................................................................69
Mostrar la barra de herramientas de gráfico.....................................................................................................69
Modificar la leyenda.........................................................................................................................................69
Modificar títulos. ..............................................................................................................................................70
Cambiar el tipo de gráfico................................................................................................................................71
Mostrar y ocultar líneas. ..................................................................................................................................71
Imprimir gráficos. ............................................................................................................................................71
Propiedades del eje de categorías ...................................................................................................................72
Propiedades del eje de valores ........................................................................................................................72
Eliminar gráficos. ............................................................................................................................................73

Página 5
 Capitulo 1
Explorar Excel

a) Iniciar Excel
Microsoft Excel es un utilitario que nos permite crear planillas de cálculo, administrar bases de datos y crear
gráficos.

Para iniciarlo debe ir al botón Inicio de la barra de tareas de Windows, opción Programas, Microsoft Office y
seleccionar el icono de Microsoft Excel.

b) Trabajar con ventanas

Las ventanas de Excel presentan los siguientes elementos:

· Barra de titulo.
· Barra de menú.
· Barras de herramientas.
· Cuadro de nombres y barra de formulas.
· Ventana del libro de trabajo.
· Panel de tareas de Inicio

La barra de título, en la parte superior de la ventana le indica el programa y archivo que tiene abierto (como lo
muestra en la imagen, Microsoft Excel – Libro1).

La barra de menú le provee acceso a todos los comandos de Microsoft Excel.

Las barras de herramientas, le brindan acceso rápido a algunos comandos de Excel.

La barra de estado provee información sobre acciones que está ejecutando.

La ventana de trabajo le muestra el contenido del archivo activo.

El panel de tareas de Inicio es un panel interactivo que va cambiando sus opciones de acuerdo a la acción que
se desea realizar, ofreciendo los comandos relacionados a un tema.

Un libro de trabajo está compuesto por múltiples hojas, en un principio, el libro se presenta con tres hojas de
trabajo, indicadas con pestañas en la parte inferior del área de trabajo aunque usted puede agregar hasta un
máximo de 255 hojas. A su vez cada hoja esta dividida en columnas y filas. Las columnas adoptan el nombre
de letras, teniendo un total de 256 columnas, como no hay tal cantidad de letras en el abecedario, la columna
siguiente a la columna Z se nombra AA, luego AB, y así sucesivamente hasta llegar a la ultima columna que es
la IV, Una hoja también se encuentra dividida en 65536 filas, y tienen el nombre de números. La intersección
entre una columna y una fila se denomina celda. Las celdas también tienen un nombre, compuesto por el
nombre de la columna y de la fila que la intersectan (Ej. A1).

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c) Usar comandos del menú Mouse

Desde la barra de menú se puede acceder a todos los comandos de Excel. Puede llegar a ellos haciendo clic
sobre el nombre de cualquier opción del menú con el botón izquierdo del mouse y se desplegara un menú. En
estos menúes usted encontrará comandos de tres tipos, unos que se encuentran seguidos de puntos
suspensivos, los cuales abrirán una ventana que le permitirá configurar una acción, otros que tienen una flecha
a la derecha, que le abrirán otro menú, y los últimos que ejecutan el comando inmediatamente. Aquellas
opciones de menú que se encuentran grisadas, indican que no se encuentran disponibles para ser ejecutadas
en ese momento. En un primer momento, la lista de comandos se muestra con aquellos de uso frecuente, para
mostrar todos los comandos del menú debemos hacer clic en el círculo que se encuentra en la parte inferior del
menú.

d) Usar comandos del menú teclado

Algunos de estos comandos se pueden ejecutar por medio de combinaciones de teclas, las cuales se llaman
teclas de método abreviado. Las mismas se indican a la derecha del comando, y por lo general se ejecutan
manteniendo presionada la tecla CTRL (Ej. CTRL + G ejecuta la acción de guardar un libro activo).

También puede acceder al menú presionando la tecla ALT, y luego la letra de la opción de menú que se
encuentra subrayada. (Ej. ALT + E, despliega el menú Edición).

e) Mostrar u ocultar barras de herramientas

Las barras de herramientas proveen botones de comandos o de lista que permiten ejecutar diferentes acciones
rápidamente, y que se agrupan de acuerdo a su categoría. Cuando Excel se abre, muestra las barras estándar
y Formato, aunque esto puede variar.

Puede mostrar u ocultar las barras de herramientas de acuerdo a su necesidad, para ello debe seleccionar el
menú Ver, opción Barras de herramientas, se despliega otro menú con la lista de las barras disponibles en
Microsoft Excel, aquellas que se muestran con una tilde a su izquierda ya se encuentran activadas, puede
mostrar u ocultar las barras haciendo un clic sobre la opción del menú de la barra deseada.

También puede mostrar u ocultar las barras de herramientas haciendo clic con el botón derecho del mouse
sobre la barra de menú o sobre cualquier barra de herramientas que se encuentre a la vista.

f) Salir de Excel
Al terminar de trabajar en Microsoft Excel, debe abandonar correctamente el programa, para ello debe ir al
menú Archivo, opción Salir. Si el o los libros abiertos fueron modificados y no fueron guardados, Excel le pedirá
que guarde los cambios.

También puede cerrar el programa con el botón cerrar de la barra de título, o presionando la combinación de
teclas ALT+F4

Página 7
 Capitulo 2
Conocimientos del libro de trabajo

a) Crear un libro de trabajo nuevo

Al iniciar Excel, este se abre con un libro de trabajo nuevo, al cual lo llama con un nombre genérico “Libro 1”.
No obstante usted puede trabajar con mas de un libro a la vez, pudiendo crear nuevos libros de trabajo
mediante el menú Archivo, opción Nuevo, o abrir libros de trabajo ya existentes desde el menú Archivo, opción
Abrir.

Puede crear un libro nuevo desde la barra de herramientas estándar, haciendo clic en el botón Nuevo, o con la
combinación de teclas CTRL+U.

Puede abrir un libro existente con el botón Abrir de la barra de herramientas estándar o también con la
combinación de letras CTRL+A.

b) Seleccionar y desplazarse por las celdas

Cuando está trabajando en Microsoft Excel, usted puede tener varios libros de trabajo abiertos, aunque solo
uno es el libro de trabajo activo, dentro de este libro usted trabaja en una hoja del libro, a la cual se llama hoja
activa, esta se muestra con la pestaña de la hoja resaltada en color blanco. Dentro de esta hoja usted se
encuentra posicionado en una celda, a la cual se denomina celda activa, la misma se encuentra resaltada con
un borde más grueso, y se muestra la dirección de la celda en el cuadro de nombres.

Cuadro de nombres

Celda activa

Hoja activa

Puede desplazarse en la hoja usando el teclado o el mouse, como así también con el cuadro de nombres.

Mediante el teclado se desplaza con las flechas de movimiento de cursor. A continuación se muestra una tabla
con las distintas teclas de desplazamiento:

También puede desplazarse por el libro de trabajo utilizando el mouse, sencillamente haciendo clic en la celda
que quiere seleccionar. Si la celda a la cual se quiere dirigir, no se encuentra a la vista en el área de trabajo,
puede desplazarse con las barras de desplazamiento, ubicadas a la derecha y en la parte inferior del área de
trabajo.

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Además puede desplazarse por la hoja gracias al cuadro de nombres, haciendo clic en él, escribiendo la
dirección de la celda a la cual se quiere desplazar y presionando la tecla ENTER.

Tecla Movimiento
è Se desplaza a la celda contigua a la derecha.
ç Se desplaza a la celda contigua a la izquierda.
â Se desplaza a la celda de abajo.
á Se desplaza a la celda superior.
CTRL+è Se desplaza a la ultima celda con datos de la fila
CTRL+ç o INICIO Se desplaza a la primera celda con datos de la fila
CTRL+â Se desplaza a la ultima celda con datos de la columna
CTRL+á Se desplaza a la primera celda con datos de la columna.
CTRL+INICIO Se desplaza a la celda en el extremo superior izquierdo de la hoja (A1).
AV PAG Se desplaza una pantalla de celdas hacia abajo.
RE PAG Se desplaza una pantalla de celdas hacia arriba
ALT+AV PAG Se desplaza a la siguiente hoja.
ALT + RE PAG Se desplaza a la hoja anterior.

c) Ingresar textos y números

En una celda se puede ingresar cuatro tipos de datos: rótulos, los cuales son interpretados como texto; valores,
que son sencillamente números; fórmulas, o operaciones matemáticas; y funciones, que permiten ejecutar
diferentes acciones.

En este módulo nos vamos a referir específicamente al ingreso de rótulos y de valores.

Para ingresar un dato en una celda, primero debe escribir el dato, y luego presionar la tecla ENTER, en ese
momento el dato queda ingresado a la celda y la celda activa pasa a ser la inmediata inferior.

También puede presionar la tecla TAB, y la celda activa pasa a ser la inmediata a la derecha, o desplazarse
con las teclas de movimiento de cursor.

Al ingresar un rótulo este queda alineado automáticamente a la izquierda. Si el rótulo ingresado excede el
ancho de la columna, este no obstante podrá verse en la hoja de trabajo, salvo que ingrese otro dato en la
celda contigua. Al realizar esto, aparentemente el rotulo de la celda de la izquierda desaparece parcialmente,
aunque si se posiciona sobre esa celda podrá ver todo el contenido en la barra de fórmulas. Más adelante se le
enseñará como puede hacer para mostrar todo el contenido de esa celda.

Puede terminar de ingresar el dato y hacer clic en el botón con una tilde verde que se encuentra en la barra de
formulas, también termina de ingresar el dato, pero la celda activa continua siendo la misma.

Al ingresar números en una celda estos son interpretados como valores y se alinean automáticamente a la
derecha.

Puede ingresar valores con decimales, escribiendo el separador decimal (punto del teclado numérico, o coma
del teclado alfanumérico), además puede ingresar valores negativos si escribe el signo menos antes del
numero, o si lo escribe entre paréntesis.

No se consideran valores a aquellas celdas que contienen combinaciones de números y letras.

d) Guardar un libro
Una vez creado un nuevo libro de trabajo, puede guardarlo para poder usarlo en otra oportunidad. Puede
guardar el libro desde el menú Archivo, opción Guardar como, o con el botón guardar de la barra de
herramientas estándar.

Al guardar un libro por primera vez, Excel abre la ventana de Guardar como, donde puede especificar la
ubicación y el nombre del archivo. Un nombre de archivo puede contener hasta 255 caracteres, aunque
Microsoft recomienda no utilizar nombres de archivos que superen la cantidad de cuarenta caracteres.

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Un nombre de archivo puede contener combinación de caracteres y números, pero no pueden contener: barra
(/), barra invertida (\), símbolo menor (<), símbolo mayor (>), asterisco (*), comillas (“), dos puntos ( : ) o punto
y coma ( ; ).

Las siguientes oportunidades en que utilice el comando guardar, Excel actualizará automáticamente el archivo,
no mostrando la ventana de guardar como.

e) Abrir y cerrar un libro de trabajo

Cuando terminó de trabajar con un libro de trabajo, puede cerrarlo con el comando Cerrar del menú Archivo,
con el botón cerrar en la esquina superior derecha de la ventana, o con la combinación de teclas CTRL + F4. Si
realizó cambios en el archivo desde la ultima vez que se guardo, o no lo había guardado todavía, Excel le
preguntará si desea guardar los cambios, a lo que puede contestar que sí o que no.

Cuando desee abrir un archivo guardado, debe ir al menú Archivo, opción Abrir, con el botón Abrir de la barra
de herramientas estándar, o con la combinación de teclas CTRL + A. Entonces se abre la ventana Abrir, donde
puede buscar en la unidad y carpeta correcta, y seleccionar un archivo de la lista.

En el menú archivo, al final de la lista de comandos, puede encontrar los nombres de los últimos cuatro libros
usados, si el libro que desea abrir se encuentra en esa lista, puede abrirlo haciendo clic sobre el nombre y
ejecutando el botón Abrir.

El desarrollo del uso completo de la ventana Abrir, se describe en el curso de Excel Nivel 2.

f) Autocompletar

Excel cuenta con una función que le

permite acelerar el ingreso de datos
en una columna si estos se repiten.
Por ejemplo, puede estar escribiendo
nombres de personas y repetir
algunos de ellos, al repetir las
primeras letras, Excel termina de
escribir el dato, si desea repetirlo,
puede presionar la tecla Enter, si no
lo desea, solo debe continuar
escribiendo.

Esta función solo actúa en columnas que contienen rótulos.

Si existe una celda en blanco entre los rótulos, Excel solo considerará los rótulos que se encuentran por debajo
de esta.

g) Elegir de la lista
Excel cuenta con otra función que le permite ahorrar tiempo en el momento de editar una celda. Cuando tiene
que escribir un dato que ya lo ha escrito en la columna, para no tener que repetirlo, puede hacer clic con el
botón derecho sobre la celda y seleccionar la opción Elegir de la lista, aparece entonces una lista con los datos
ingresados en la columna ordenado alfabéticamente, de la cual puede seleccionar el necesario, y este queda
introducido en la celda.

Página 10
Esta función solo actúa en columnas que contienen rótulos.

Si existe una celda en blanco en la columna de los rótulos, Excel solo considerará los rótulos que se encuentran
luego de esta.

h) Modificar entradas de las celdas

Cuando desea modificar solo parte del contenido de una celda, para no tener que escribir nuevamente la celda,
puede editar la celda. Para ello debe hacer doble clic en la celda que desea modificar y cambiar en ella solo la
parte que desea. También puede editar una celda presionando la tecla F2.

Si desea cambiar todo el contenido de una celda, no necesita borrarlo, sencillamente se posiciona en la celda
que quiere modificar y escribe el nuevo dato, este reemplazara al dato anterior.

Para eliminar el dato contenido en una celda, solo debe seleccionarla y presionar la tecla SUPR.

También puede seleccionar un rango de celdas y eliminar todos sus contenidos de una sola vez.

i) Cambiar el nombre de un libro de trabajo.

Si desea guardar el archivo con otro nombre, o en otra ubicación debe utilizar el comando Guardar como del
menú Archivo, este comando le abrirá la ventana anteriormente mencionada, y podrá hacer las modificaciones
en la ubicación o en el nombre de archivo necesario.

Página 11
 Capitulo 3
Trabajar con Rangos

a) Seleccionar rangos
Un rango de celdas es un grupo de celdas seleccionadas.

Un rango se identifica por los nombres de la celda en la esquina superior izquierda y por la celda inferior
derecha, separados por dos puntos. Para hacer referencia a un rango de celdas no adyacentes, debe separar
las direcciones de cada rango por punto y coma.

Al seleccionar un rango de celdas este se muestra con las celdas en negro salvo la activa y con un borde
grueso alrededor de él.

Un rango deja de estar seleccionado en el momento en que se desplaza con las teclas de movimiento de
cursor, o que hace clic en alguna celda de la hoja.

Un rango lo puede seleccionar manteniendo presionada la tecla Mayúscula y desplazándose con las teclas de
movimiento de cursor, o con el mouse ejecutando la acción de arrastre sobre las celdas que desea seleccionar.

También puede seleccionar un rango

haciendo clic en la celda de la esquina
superior izquierda del rango que desea
seleccionar y manteniendo presionada la
tecla Mayúscula, haciendo clic en la celda
de la esquina inferior derecha de este.

b) Seleccionar rangos no adyacentes

Un rango puede estar compuesto por celdas adyacentes o no adyacentes. Un rango de celdas no adyacentes
esta formado por dos o más grupos de celdas separadas, que pueden estar juntos, separados o superpuestos.
Para seleccionar un rango de celdas no adyacentes debe seleccionar con el mouse el primer rango, y
manteniendo presionada la tecla CTRL, seleccionar el siguiente rango.

c) Ingresar valores en un rango.

Si desea ingresar valores en un rango de celdas, usted puede seleccionar dicho rango y comenzar a editar las
celdas presionando Enter al terminar cada una, al llegar a la ultima celda de una columna, automáticamente
Excel salta a la primera celda de la columna siguiente. De esa forma puede editar celdas rápidamente.

Cuando tiene seleccionados rangos de celdas no adyacentes, al presionar Enter en la celda inferior derecha del
primer rango de celdas, la celda activa pasa a ser la celda superior izquierda del rango siguiente.

d) Usar autorrellenar
Excel cuenta con una función que le permite ahorrar tiempo en el momento de editar celdas. Esa función se
llama Autorrellenar, y le permite completar celdas con, por ejemplo, los nombres de los meses o de los días,
completos o escribiendo solo los tres primeros caracteres.

La manera de ejecutar esta acción es escribiendo

en una celda el nombre de un mes o de un día, ya
sea completo o solo los tres primeros caracteres,
seleccionar la celda y posicionarse con el puntero
del mouse en la esquina inferior derecha de la
celda. Cuando está correctamente ubicado, el
puntero del mouse se transforma en una cruz
negra, en ese momento debe arrastrar hacia abajo
o a la derecha, cuando suelte el botón Excel
automáticamente completará las celdas con la
progresión correspondiente.

Página 12
Página 13
 Capitulo 4
a) Usar fórmulas
Una fórmula es una operación matemática. Excel respeta todas las reglas de la matemática.

Para decirle a Excel que va a ingresar una fórmula, debe comenzar con el signo igual (=), caso contrario Excel
lo va a interpretar como otro tipo de dato.

Una fórmula puede escribirse ingresando un valor o haciendo referencia a una dirección de celda que contenga
un valor, separados por operadores matemáticos.

+ (Signo mas) Suma

- (Signo menos) Resta
* (Asterisco) Multiplicación
/ (Barra) División
^ (Exponencial) Potencia

El resultado se muestra en la celda donde se introduce la fórmula, al seleccionar la celda la fórmula se muestra
en la barra de fórmulas.

Al editar una fórmula, si escribe direcciones de celdas que contengan valores, en lugar de valores, al modificar
el valor de una celda de origen se modifica automáticamente el resultado.

b) Ingresar formulas
Para comenzar a editar una formula se debe posicionar en la celda donde quiere mostrar el resultado.

Debe comenzar escribiendo el signo igual (=), luego debe escribir los valores o las direcciones de celdas
separados por operadores matemáticos.

En el caso en que quiera hacer referencia a una dirección de celda, puede seleccionar la misma con el mouse o
desplazarse con las teclas de movimiento de cursor hasta ella hasta que quede resaltada. Podrá observar que
la celda queda resaltada con un borde diferente. Una vez que terminó la formula debe presionar Enter.

c) Funciones.
Excel tiene incorporado aproximadamente unas 450 funciones que permiten obtener un resultado determinado.
La sintaxis de una función es la siguiente:

=NOMBREFUNCION(ARGUMENTOS)

Siempre debe comenzar con el signo igual, escribir el nombre de la función y entre paréntesis sin dejar
espacios, escribir los argumentos de la misma.

Contamos con una serie de funciones que nos permiten realizar cálculos; por ejemplo, si tuviéramos que
obtener la suma de un rango de celdas desde la B2 hasta la B50, realizar la operación por medio de una
formula sería complejo, en cambio contamos con una función que nos permite realizar ese calculo
rápidamente, esta función es la función SUMA.

La sintaxis de la función es:

=SUMA(RANGO DE CELDAS)

Un rango de celdas se indica escribiendo el nombre de la celda inicial y separados por dos puntos, el nombre
de la celda final.

En el ejemplo antes mencionado, debería escribir en la celda donde quiere devolver el resultado lo siguiente:

=SUMA(A2:A50)

Página 14
d) Otras funciones.
Contamos con otras funciones que nos devuelven diferentes resultados.

FUNCION MINIMO SINTAXIS =MIN(RANGO DE CELDAS)

Nos devuelve el mínimo valor de un rango de celdas con contenido numérico.

FUNCION MAXIMO SINTAXIS =MAX(RANGO DE CELDAS)

Nos devuelve el valor máximo de un rango de celdas con contenido numérico.

FUNCION CONTAR SINTAXIS =CONTAR(RANGO DE CELDAS)

Nos devuelve la cantidad de celdas con valor numérico en un rango de celdas.

Esta función tiene algunas variantes:

=CONTARA(RANGO DE CELDAS)

Devuelve un número igual a la cantidad de celdas que en el rango contienen datos.

=CONTAR.BLANCO(RANGO DE CELDAS)

Devuelve un número igual a la cantidad de celdas que en el rango se encuentran vacias.

=CONTAR.SI(RANGO DE CELDAS;CRITERIO)

Devuelve un número igual a la cantidad de celdas que muestran el criterio especificado como criterio.

FUNCION PROMEDIO SINTAXIS =PROMEDIO(RANGO DE CELDAS)

Devuelve un número igual a la suma de las celdas del rango con valor numérico dividido la cantidad de celdas
que tienen valor numérico. Esta función en ocasiones devuelve un mensaje de error que no se debe a un error
de sintaxis de la formula, sino que está infringiendo una regla matemática, si el rango seleccionado no contiene
al menos una celda con valor numérico, no se puede realizar una división por cero.

Para indicar el rango de celdas de una función puede escribir las direcciones del rango, indicando la celda
superior izquierda y la celda inferior derecha del mismo, o bien, una vez abierto el paréntesis, puede
seleccionarlo, ya sea con el mouse o con el teclado.

e) Usar el botón autosuma

Debido a que la función Suma es de uso frecuente, Excel nos ofrece la posibilidad de ejecutarla a través de un
botón que se encuentra en la barra de herramientas estándar.

Para ejecutar este comando, debe ubicarse en la celda donde quiere devolver el resultado y luego hacer clic en
el botón.

Automáticamente Excel rastrea las celdas que

contienen valor numérico hacia arriba de la celda
activa, de no encontrarlas, rastrea hacia la
izquierda. Si tiene celdas tanto hacia arriba como
hacia la izquierda, Excel seleccionará el rango de
celdas hacia arriba.

Si el rango sugerido por Excel no es el que usted

desea usar, puede seleccionar con el mouse el
rango correcto y por último o volver a hacer clic en
el botón Autosuma o presionar la tecla Enter.

Página 15
Tanto en la versión de Excel XP como 2003, el botón autosuma presenta un botón de lista a su derecha, que
despliega una lista por medio de la cual puede seleccionar otra función para aplicar, si la función que desea
aplicar si la función deseada no se encuentra en la lista puede optar por la opción Mas funciones. Al seleccionar
esta opción se abre una ventana en la cual puede seleccionar una categoría de funciones en el cuadro de lista,
y dependiendo la categoría, la lista de funciones correspondiente.

Una vez seleccionada la función deseada, se abrirá

otra ventana por medio de la cual puede
seleccionar los argumentos de la misma. Bien
puede escribir en los cuadros de texto valores,
como contraer la ventana por medio del botón que
se encuentra a la derecha de los cuadros de texto y
seleccionar el o los rangos de celda que utilizará en
la función.

Una vez terminada de editar la función debe hacer clic en el botón Aceptar y la función quedará introducida en
la celda.

f) Autocorrección
Cuando usted ingresa una formula o una función en forma incorrecta, Excel muestra una ventana que identifica
el error y muestra una sugerencia para rectificar el error.

Usted puede aceptar la corrección sugerida por Excel, o bien corregirla en forma manual.

Excel identifica quince posibles errores (los más frecuentes) de sintaxis en formulas.

Formula ingresada Error Sugerencia

=5B Referencia de celda no valida =B5
=10=<4 Valor de comparación invertido =10<=4
=10 X 5 X en vez de asterisco para multiplicar =10 * 5
=10 0 Espacio sobrante =100
=8 - / 5 Dos operadores juntos =8 – 5
=50 / / 10 Dos operadores juntos = 50 / 10
= 1.000 Punto separador de miles sobrante =1000
=50(A1-5) Falta un operador =50 * (A1-5)
=A1 + B1 / Sobra un operador = A1 + B1
=SUMA(C5:C:20) Dos puntos sobrantes =SUMA(C5:C20)
=SUMA(C 5:C20) Espacio sobrante =SUMA(C5:C20)
=SUMAC5:C20) Ausencia de paréntesis inicial =SUMA(C5:C20)
=SI(B3<8;”menor”;”mayor) Faltan comillas =SI(B3<8;”menor”;”mayor”)

g) Modificar con la paleta de Formulas

Una vez editada una función, la puede modificar a través de la paleta de formulas. Debe seleccionar la celda
con la función a modificar y hacer clic en el botón de la barra de formulas con el signo fx. Una vez realizada
esta acción puede seleccionar la función de la lista, haciendo clic en el botón con la flecha que se encuentra a
la derecha del botón de función, o cambiar los argumentos como se explicó anteriormente.

Una vez terminada la acción, debe hacer clic en el botón Aceptar.

Página 16
h) Autocalcular
La función autocalcular en la barra de estado muestra el
resultado de una función según las celdas que tenga
seleccionadas, sin necesidad de editar la función.

Es muy útil cuando su intención es la de revisar un cálculo en

su hoja de trabajo sin necesidad de escribir la formula.

Para ejecutar esta acción debe primero seleccionar las celdas

que desea controlar. Los resultados se muestran en la barra
de estado y no quedan incorporados a una celda del libro de
trabajo, ya que muestra solo un dato temporal.

Haciendo clic derecho sobre el cuadro Autocalcular en la

barra de estado puede seleccionar otra función para que le
muestre el resultado.

i) Usar el buscador de rangos

El buscador de rangos le muestra los rangos y las direcciones de celdas que afectan a una formula o función.

Para poder aplicarlo debe presionar la tecla F2 o hacer doble clic sobre la celda que contiene la formula o
función que desea revisar, se mostrarán los rangos de celdas a las que hace esta hace referencia resaltando en
diferentes colores los nombres de las celdas o rangos, y recuadrando con el respectivo color a los mismos en
la hoja.

Puede arrastrar el borde del rango desde la esquina inferior derecha para incluir o excluir celdas de dicho
rango, de esta forma puede modificar el rango seleccionado.

Para terminar de modificar la función debe presionar la tecla Enter o hacer clic en el botón con la tilde verde
que se encuentra en la barra de formulas.

Página 17
 CAPITULO 5
a) Cortar y pegar.
Cuando necesita cambiar la ubicación de un rango de celdas, debe utilizar estos comandos.

Puede ejecutarlos desde el menúEdición, haciendo clic derecho sobre el rango deseado, o desde la barra de
herramientas estándar con los botones correspondientes.

La acción consta de dos acciones. Primero debe seleccionar el rango de celdas a desplazar y ejecutar el
comando Cortar (el rango seleccionado quedará resaltado), posteriormente debe ubicarse en la celda a partir
de la cual quiere ubicar el rango y por ultimo ejecutar el comando Pegar. El rango de celdas entonces se
quitará de su ubicación original y se ubicará a partir de la celda en que se ejecutó el comando Pegar..

b) Copiar.

Puede ahorrar tiempo con estos comandos cuando necesita repetir datos en un libro de trabajo.

Puede ejecutarlos desde el menú Edición, haciendo clic con el botón derecho del Mouse sobre el rango o desde
la barra de herramientas estándar con los botones correspondientes.

Primero debe seleccionar el rango de celdas a copiar, luego debe ejecutar el comando Copiar (el rango
seleccionado quedará resaltado), posteriormente debe ubicarse en la celda a partir de donde quiere ubicar el
rango y por ultimo ejecutar el comando Pegar.

El rango de celdas entonces se copiará a partir de la ubicación que usted había seleccionado.

Puede pegar el rango en diferentes ubicaciones de ser necesario, ubicándose en cada celda donde lo quiere
repetir y ejecutando cada vez el comando pegar.

c) Referencias absolutas.
Cuando copia o mueve celdas que contienen
formulas o funciones, puede ser que en la
ubicación de destino le devuelvan un resultado
diferente al esperado, o que muestren un mensaje
de error, esto se debe a que si bien, cuando usted
editó las formulas originales, escribió las
direcciones de las celdas, Excel en realidad
considera la posición en la que se encuentran
estas celdas en relación a la celda que contiene la
función, al copiar la formula, se modificarán las
direcciones de las celdas de acuerdo a la nueva
posición de las celdas.

Para que una formula siempre haga referencia a una celda, no importa adonde la copie o mueva, debe indicarle
a la formula una referencia absoluta.
Página 18
Para definir una referencia absoluta a una celda debe escribir un signo pesos ($) antes de la letra de la columna
y del número de la fila a la cual se quiere referir.

=$B$3 + $B$4
Le puede asignar referencia absoluta a una o a tantas celdas en la formula como necesite.

Otra forma de asignarle referencia absoluta a una celda en el momento de editar la formula es, cuando ha
escrito la dirección de la celda o la ha seleccionado para que Excel escriba la dirección de la celda, presionar la
tecla F4.

Si presiona repetidas veces la tecla F4 irá cambiando el tipo de referencia.Excel ofrece cuatro tipos de
referencias de celda.

Dato en la celda Tipo de referencia Resultado

La fila y la columna cambiarán dependiendo de la celda
de destino a la que copie o mueva la celda que
B3 Relativa contiene la formula.
Al copiar o mover la celda con la formula, solo
cambiará la dirección de la fila, no así el de la columna.
$B3 Mixta
Al copiar o mover la celda con la formula, solo
cambiará la dirección de la columna, no así el de la fila.
B$3 Mixta
Al copiar o mover la celda con la formula no cambiarán
las direcciones de la fila ni de la columna.
$B$3 Absoluta

d) Rellenar celdas.
Una manera cómoda de copiar el contenido de una celda a varias celdas adyacentes es gracias al comando
rellenar celdas.

Para rellenar celdas debe seleccionar la celda que quiere copiar y desde la esquina inferior derecha de la
misma arrastrar con el mouse, ya sea en filas o en columnas. Las celdas que vaya seleccionando de esta
manera copiarán el contenido de la celda inicial.

Si la celda de origen contiene un texto, este se repetirá en todas las celdas, si contiene una formula, se copiará
actualizando las direcciones relativas de la misma, no así las direcciones absolutas.

Si las celdas de destino contienen datos, estos serán reemplazados por el nuevo.

e) Arrastrar y colocar.
Por medio de la acción de arrastre podemos mover o copiar rangos a otra ubicación en la hoja..

Al señalar el borde de un rango seleccionado, cuando el puntero del mouse se convierte en una flecha, ejecute
la acción de arrastre a la posición deseada, al soltar el botón del Mouse, el rango se moverá a la nueva
ubicación.
Para copiar datos, puede realizar la misma acción mientras mantiene presionada la tecla CONTROL.

Si arrastra un rango a una ubicación que contiene datos, Excel le preguntara si desea reemplazarlos. Si
responde afirmativamente, Excel reemplazará las celdas con la selección, caso contrario anulará la acción de
mover, devolviendo los datos a su posición de origen.

f) Deshacer y rehacer.
Esta función le permite volver atrás acciones que ha cometido equivocadamente.

Cuando usa la función deshacer se habilita la función rehacer, que le permite restablecer la acción que deshizo.

Puede deshacer o rehacer acciones desde el menú Edición o desde la barra de herramientas estándar con los
botones para tal fin.

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Una función relacionada con rehacer es la función repetir en el menú Edición. Le permite duplicar la última
acción realizada. Por ejemplo, si la ultima acción fue borrar un rango de celdas, puede seleccionar otro rango y
ejecutar el comando repetir del menú Edición.

Puede ejecutar estos comandos también a través de combinaciones de teclas.

Deshacer CTRL + Z
Rehacer CTRL + Y
Repetir CTRL + Y

g) Lista deshacer.
Utilizando el botón deshacer, podrá revertir la última acción.

Podrá revertir varias acciones mediante este botón, o a través del menú edición, teniendo que hacer clic tantas
veces como acciones quiera revertir o seleccionándolas de la lista.

Al hacer clic en la flecha que se encuentra a la derecha del botón deshacer, aparece una lista con las últimas
acciones realizadas. Usted puede seleccionar acciones de esa lista, aunque si selecciona una de ellas, se
deshará esta y todas las anteriores.

Una vez que deshizo una acción, se habilita el botón rehacer. Esta también tiene una lista de acciones y lo
puede utilizar de la misma forma.

Página 20
Página 21
 Capitulo 6
a) Cambiar el ancho de la columna.
Frecuentemente al trabajar en una planilla de calculo, necesita ajustar
los anchos de las columnas, como estas tienen un ancho estándar y
posiblemente tenga un texto que supere el ancho de la columna, o
celdas que muestran signos numerales, que contienen valores y no los
puede mostrar en su totalidad. Para modificar el ancho de las columnas
debe señalar el borde derecho en la barra de nombres de columnas, de
la columna que desea ajustar, y arrastrar hacia la izquierda para
disminuir su ancho, o a la derecha para aumentar el mismo.

Si desea seleccionar mas de una columna arrastre desde el nombre de la primer columna hasta la ultima que
desea seleccionar, verá como quedan resaltadas estas.

Puede seleccionar columnas no adyacentes manteniendo presionada la tecla CTRL y haciendo clic en las
columnas a seleccionar.

También puede modificar el ancho de columnas ejecutando del menú Formato, opción Columnas, el comando
Ancho. Se mostrará una ventana con el ancho de la columna expresada en puntos. El ancho estándar de las
columnas de un libro de Excel es de 10,71 puntos, puede modificar este valor, el cual se aplicará a las
columnas seleccionadas.

b) Cambiar el alto de la fila.

El alto de las filas en una hoja de cálculo se ajusta automáticamente al tamaño de fuente más grande que
existe en ella. Puede modificar el alto de una fila de acuerdo a su necesidad. Para ello debe seleccionar en la
barra de nombres de fila la parte inferior de la fila que desea modificar y arrastrar hacia abajo para aumentar el
alto o hacia arriba para disminuirlo.

Puede seleccionar filas para poder aplicar el mismo formato a todas las celdas de ella. Cuando selecciona filas
se seleccionan todas las celdas en ella desde la columna A hasta la IV.

Puede seleccionar filas no adyacentes manteniendo presionada la tecla CTRL y haciendo clic en los nombres
de filas a seleccionar.

c) Ajustar columnas automáticamente.

Puede ajustar columnas automáticamente para que el ancho se ajuste al texto mas extenso que se encuentre
en ella.

Es más fácil y rápido ajustar el ancho de columnas en forma automática que en forma manual, ya que no tiene
que estar probando cual es el ancho adecuado para esa columna, o cuando tiene gran cantidad de datos en
esa columna y no puede visualizarlos en su totalidad.

Para ajustar columnas automáticamente debe señalar a la derecha del nombre de la columna en la barra de
nombres de columnas, y en el momento en que el puntero del mouse se transforma debe hacer doble clic.

No necesita seleccionar la columna para autoajustar el ancho.

d) Ocultar columnas y filas.

Habrá oportunidades en las que le convenga o necesite ocultar columnas o filas.
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Las columnas o filas que se oculten no se mostrarán en la pantalla ni se imprimirán, pero continuarán siendo
consideradas en las formulas que apunten a celdas de las columnas ocultas.

Para ocultar columnas o filas debe previamente seleccionarlas. Una vez seleccionadas, puede ocultarlas desde
el menú Formato, opción Columna o Fila, con el comando ocultar.

Las columnas o filas ocultas no se eliminan, y los

nombres de ellas se saltean en la barra de
nombres.

También puede ocultar columnas o filas una vez

seleccionadas, haciendo clic con el botón derecho
del mouse sobre el nombre de las columnas o filas
seleccionadas y ejecutando el comando ocultar.

Esta acción se puede realizar desde el menú

Formato, opción Columnas o filas según
corresponda y ejecutando el comando Ocultar.

e) Mostrar columnas y filas.

Una vez ocultas las columnas o filas las puede volver a mostrar en cualquier momento.

Para mostrar nuevamente columnas o filas ocultas debe seleccionar la columna o fila anterior o siguiente y
ejecutar del menú Formato, opción Columnas o Filas el comando Mostrar.

También puede mostrar columnas o filas, una vez seleccionadas la anterior y posterior haciendo clic con botón
derecho en la barra de nombres y seleccionando el comando Mostrar.

Las columnas o filas que se vuelven a mostrar lo hacen con el ancho o alto que tenían en el momento de
ocultarlas.

f) Insertar columnas y filas.

Cuando necesita agregar datos en medio de una planilla de cálculo puede insertar columnas o filas en ella.

Para insertar columnas o filas debe seleccionar del menú Insertar el comando Columna o Fila según
corresponda. En el caso de insertar columna, ésta se agregará a partir de la en que se encuentre la celda activa
en la hoja desplazando los datos de la columna donde esta se encuentra hacia la derecha, de insertar fila, la
misma se insertará a partir de la posición de la celda activa y desplazará los datos de esa fila hacia abajo.

También puede insertar columnas o filas Haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre los nombres de
columnas o filas y ejecutando el comando Insertar.

Para insertar varias columnas o filas, debe seleccionar tantas como quiera insertar y ejecutar el comando
Insertar. Si las columnas o filas seleccionadas no son adyacentes, se agregará una delante de cada columna o
fila seleccionada

g) Eliminar columnas y filas.

Cuando elimina columnas o filas se eliminan todos los datos que estas contienen.

Cuando elimina una columna o fila todas las formulas con rangos que incluyen esa columna o fila se ajustarán
automáticamente.

Para eliminar una columna o fila previamente debe seleccionar aquella o aquellas que desea eliminar, luego
debe ejecutar el comando Eliminar del menú Edición.

Puede eliminar una columna o fila haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre ella y ejecutando el
comando Eliminar del menú emergente.

Si una formula hace referencia a una celda especifica que se encontraba en la columna o fila eliminada, la
celda con la formula puede llegar a mostrar un mensaje de error #REF.

Página 23
Puede eliminar varias columnas o filas a la vez, para ello antes de ejecutar el comando debe seleccionarlas.

Página 24
Página 25
 Capitulo 7
a) Cambiar el aspecto de la fuente.
Fuente se llama a todo dato que usted escriba en las celdas.

En Excel puede cambiar la forma en que se muestran las fuentes.

Para aplicar formato de fuente, previamente debe

seleccionar parte del texto en una celda, la celda o el
rango de celdas al cual le desea cambiar el aspecto.
Luego debe seleccionar del menú Formato la opción
Celdas, se mostrará una ventana con múltiples fichas,
debe seleccionar la ficha Fuente.

También puede ejecutar el comando haciendo clic con el

botón derecho del Mouse sobre la selección o la celda a
modificar y ejecutando el comando Formato de celdas.

En esta ventana se muestra a la izquierda una lista con los tipos de fuentes que puede aplicar, pudiendo
seleccionar una de ellas. A su derecha el estilo, de acuerdo al tipo de fuente seleccionada, la lista de estilos
puede variar entre normal, cursiva, negrita y negrita cursiva. Más a la derecha puede modificar el tamaño.
Puede seleccionar un tamaño de la lista o escribir uno en el cuadro de texto superior. Debajo de la lista de
fuentes puede seleccionar un subrayado, y a su lado un color de fuente. Por ultimo puede seleccionar efectos a
la fuente, encontrará casillas de verificación para aplicar tachado, subíndice y superíndice.

Todos los cambios que ejecute a la fuente los podrá observar en un cuadro de vista previa que se encuentra en
la esquina inferior derecha de la ventana.

b) Aplicar alineación horizontal.

Dependiendo del dato que ingrese en una celda,
este se alineará a la izquierda si es un rótulo, o a la
derecha si es un número, no obstante puede
cambiar la alineación de la celda. Para ello debe
seleccionar la celda o rango de celdas al cual
desea modificar la alineación. Una vez hecho esto,
debe seleccionar del menú Formato la opción
Celdas, y la ficha alineación. Encontrará un cuadro
de lista que le permite seleccionar una alineación
horizontal.

c) Aplicar alineación vertical.

Si aplica alineación vertical, podrá observar el cambio siempre y cuando la altura de la fila sea mayor que el
dato ingresado en la celda.

Para cambiar la alineación vertical debe seleccionar la celda o rango de celdas al cual quiere modificar la
alineación.

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Una vez obtenida la selección correcta, debe seleccionar del menú Formato la opción Celdas, y la ficha
alineación. Encontrará un cuadro de lista que le permitirá cambiar la alineación vertical.

Por defecto la alineación vertical es inferior, la puede modificar a Superior, Central, Justificada o distribuido.

d) Aplicar control del texto.

En la misma ventana de alineación encontrará unas casillas de

verificación que, al activarlas le permitirán:

Ajustar texto, si el texto introducido en una celda supera el ancho

de la columna Excel ajustará el texto al ancho de la celda
aumentando el alto de la fila de modo que muestre todo su
contenido.

Reducir hasta ajustar, Si el contenido de la celda supera el ancho

de la columna, Excel reducirá el tamaño de la fuente hasta que
se pueda mostrar todo su contenido.

Combinar celdas, Esta opción es muy práctica especialmente en

lo que se refiere a centrar títulos de planillas. Para aplicar este
formato debe seleccionar todas las celdas donde quiere centrar
el texto y ejecutar este comando. Excel convertirá las celdas
seleccionadas en una sola.

e) Dirección del texto.

En esta sección puede modificar la dirección de lectura del texto, en forma predeterminada la lectura se
encuentra de izquierda a derecha, puede cambiar esa dirección desde el cuadro de lista correspondiente.

f) Cambiar la orientación.
En la sección derecha de la ventana encontrará una sección que le permite cambiar la orientación del texto,
pudiendo ponerlo en ángulo hacia arriba o abajo, como también en modo vertical.

g) Aplicar mediante botones.

Excel le ofrece una serie de botones que le permiten ejecutar algunos de los comandos recién vistos. Estos
botones se encuentran en la barra de herramientas de formato.

Para otras opciones de formato de fuente debe seleccionar el menú Formato, Celdas y la ficha correspondiente.

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Página 28
 Capitulo 8
a) Aplicar bordes a las celdas.
Para aplicar bordes a celdas debe ir al menú
Formato, opción celdas, ficha bordes. Podrá
observar una ventana donde, a la derecha puede
seleccionar un estilo de borde que desea aplicar,
debajo el color para el borde, y a la izquierda en la
parte superior, tres tipos de borde preestablecidos,
ninguno (quita los bordes si los tuviera), Contorno
(aplica el borde y color seleccionado alrededor de
la selección) e interior (aplica el borde y color
seleccionado dentro de la selección).

Los bordes se puedenpersonalizar seleccionando el

estilo y color, y haciendo clic en cada uno de los
botones a izquierda y debajo de la muestra para la
ubicación donde lo desea aplicar.

También puede aplicar bordes, después de seleccionar el rango, por medio del botón bordes que se encuentra
en la barra de herramientas Formato. Si hace clic en el botón aplicará el borde que este muestra. Si hace clic
en la flecha a su derecha, podrá seleccionar otro estilo de borde. La opción Dibujar bordes le muestra una barra
de herramientas por medio de la cual, con los botones que encuentra en ella de derecha a izquierda puede
seleccionar un color para los bordes, seleccionar un tipo de borde, borrar bordes o seleccionar dibujar contorno
a las celdas o cuadricula.

b) Aplicar relleno a las celdas.

Para aplicar relleno a las celdas debe ir al menú

Formato, opción celdas, ficha Tramas. Podrá
observar una ventana con una grilla de colores que
puede seleccionar, el color que seleccione se
aplicará como color de fondo a las celdas que
tenga seleccionadas. El primer botón de la grilla es
"ninguno", este quita el relleno a las celdas
seleccionadas si lo tuviera.

En el cuadro de lista de lista trama puede elegir un

efecto al relleno para las celdas con un color
adicional para realizar una combinación con el
seleccionado en la paleta de colores que se
encuentra en la sección superior de la ventana,

Puede aplicar relleno a las celdas desde la barra

de herramientas Formato con el botón que se
muestra en la imagen siguiente. Haciendo clic en el
botón, se aplica el color que muestra el mismo, si
desea seleccionar otro color debe señalar el botón
de lista que se encuentra a la derecha, el cual le
desplegará una paleta de colores.

Página 30
c) Copiar formato.
El botón Copiar Formato solo copia el formato de una celda a otra o a un rango de celdas, sin afectar el
contenido de las mismas.

Previamente debe seleccionar la celda o rango que contiene los formatos que desea copiar, luego hacer clic en
elbotón Copiar Formato de la barra de herramientas estándar, verá que el puntero del mouse cambia de forma,
mostrándose con la forma de un pincel. Por ultimo debe hacer clic en la celda en donde quiere ejecutar este
comando.

Una vez que terminó de seleccionar las celdas el comando se desactiva solo.

Si desea copiar formato a celdas no adyacentes o a varios rangos de celdas, lo puede ejecutar de una sola vez
sin necesidad de seleccionar el botón Copiar Formato para cada uno de ellos. Para esto, una vez que
seleccionó la celda o rango de celdas que tienen el formato que desea copiar, debe hacer doble clic sobre el
botón Copiar Formato, luego puede ir seleccionando los diferentes rangos a los cuales quiere copiarlo. Una vez
que termina de ejecutar el comando debe hacer clic nuevamente en el botón Copiar Formato para desactivar el
comando o presionar la tecla Escape.

d) Borrar formatos.
Puede borrar de una sola vez todos los formatos que tenga una celda o rango de celdas sin perder la
información que estas contienen.

Si desea eliminar solo un formato y no el resto, lo deberá hacer en forma individual.

Para borrar todos los formatos, previamente debe seleccionar la celda o rango, luego debe ir al menú Edición,
opción Borrar, y seleccionar del submenú la opción Formatos.

e) Aplicar formato condicional.

Puede haber ocasiones en los cuales usted quiera aplicar formatos a determinadas celdas para destacarlas.

Por ejemplo puede querer destacar con un formato diferente aquellas celdas que no superen un determinado
valor. Para ello debe seleccionar las celdas a las cuales le quiere aplicar el formato condicional y luego ir al
menú Formato, opción Formato condicional. Aparece una ventana donde puede establecer una condición para
el formato, sobre el valor de celda o sobre una formula, el valor de comparación que utilizará, en el cuadro o
cuadros de texto siguientes, (dependiendo de la comparación que haya seleccionado aparecerá uno o dos
cuadros de texto) puede escribir un valor o con el botón a la derecha del cuadro de texto puede contraer la
ventana para seleccionar una celda que contenga dicho valor. Por ultimo debe hacer clic en el botón Formato,
que le abrirá una ventana con las fichas de Fuente, Bordes y Tramas, usted podrá seleccionar el formato a
aplicar y este afectará solo a las celdas seleccionadas que cumplan con esta condición.

Una vez realizados todos los pasos debe hacer clic en el botón Aceptar.

f) Modificar un formato condicional.

Puede modificar el formato condicional muy fácilmente.

Página 31
Debe seleccionar las celdas que tienen formato condicional, ir al menú Formato, seleccionar la opción Formato
condicional y modificar ya sea el operador de comparación, el valor o valores, o el formato que aplica a estas
celdas.

g) Agregar un formato condicional.

Puede aplicar más de un formato condicional en un rango de celdas.

Por ejemplo, puede determinar que le muestre de una manera aquellas celdas que tengan un valor inferior a
1000, y que le muestre de otra aquellas que tengan un valor igual o mayor a 2000. Para ello debe ir al menú
Formato, opción Formato condicional, establecer la primera condición, y luego hacer clic en el botón Agregar.
Se ampliará la ventana agregando una segunda línea de condición que debe completar.

Puede agregar hasta tres condiciones en un Formato condicional.

h) Eliminar un formato condicional.

Puede eliminar una o más condiciones en un rango de celdas con formato condicional.

Para ello debe seleccionar el rango de celdas que

tiene el formato condicional y abrir la ventana de
formato condicional. Encontrará un botón Eliminar
en la parte inferior de la ventana, al hacer clic
sobre el se abrirá una ventana con tres casillas de
verificación, donde podrá activar la de aquella o
aquellas condiciones que desea eliminar.

i) Aplicar autoformato.
El autoformato son un conjunto de formatos que se
aplican a un rango de celdas. Estos incluyen
cambios en la fuente, anchos de fila, altos de
columna, formatos de número, tipos de borde y
sombreado.

Para aplicar un autoformato debe seleccionar el

rango al cual le quiere aplicar el conjunto de
formatos, o estar posicionado en una celda de una
planilla, Excel se ocupará de rastrear todas las
celdas que contengan datos alrededor de ella.
Luego debe seleccionar del menú Formato la
opción Autoformato. Se mostrará una ventana con
una lista de opciones. Cuando encontró el
adecuado debe hacer clic en el botón Aceptar.

j) Cambiar opciones de autoformato.

Si no desea aplicar todas las opciones de autoformato, puede inhabilitar algunas de estas en la ventana de
autoformato.

En la ventana Autoformato se encuentra a la derecha el botón Opciones, al ejecutarlo se expandirá la ventana

mostrando seis casillas de verificación donde usted podrá activar o desactivar aquellas características que
desea aplicar.

Página 32
 Capitulo 9
a) Dar formato a los datos numéricos.
Cuando ingresa números en las celdas, estos se
muestran tal cual los escribe en lo que se llama
formato general, no obstante puede cambiar el
formato en el que se presentan.

Puede darle formato de número a las celdas antes

o después de ingresar los datos. Para ello debe
previamente seleccionar las celdas. Posteriormente
debe seleccionar del menú Formato, la opción
celdas ficha número. Contiene una lista de
categorías a la izquierda. De acuerdo a la
categoría que seleccione, a la derecha se mostrará
una serie de opciones para modificar el formato
con una descripción de esta y una muestra de
ejemplo.

El cambiar el formato a una celda que contiene un número no altera su valor original, solo modifica la forma en
que este se mostrará en la hoja.

Se puede aplicar formato a una celda, a un rango de celdas, a toda una columna, a toda una fila o a toda la
hoja.

Cuando observa en la hoja una celda que muestra una serie de símbolos numerales (#), quiere decir que la
celda contiene un dato numérico, pero que no se puede ver en su totalidad. Para poder ver el número deberá
aumentar el ancho de la columna.

A continuación enumeraremos cada una de las categorías de formato de número y sus características.

b) Formato número. La categoría número permite determinar que los valores se muestren con una
cantidad de decimales entre 0 y 30, como así también puede establecer que se muestren con separador de
miles.

Si determina una cantidad de decimales mayor a los que el numero contiene originalmente, este se mostrara
con ceros, si el valor tiene mayor cantidad de decimales, se aplicará la regla del redondeo. (Menor que 5,
redondea hacia abajo, mayor o igual que 5, redondea hacia arriba).

c) Formato moneda. La categoría moneda permite determinar que los valores se muestren con una
cantidad de decimales entre 0 y 30, y con un signo monetario junto al número, el cual puede seleccionar
del cuadro de lista.

La ubicación del signo monetario depende de la configuración regional de Windows.

d) Formato contabilidad. La categoría contabilidad permite determinar que los valores se muestren con
una cantidad de decimales entre 0 y 30. Muestra el número con alineación derecha y el signo monetario
con alineación izquierda, de esa forma todos los signos monetarios se mostrarán alineados.

También en esta categoría puede seleccionar un signo monetario del cuadro de lista.

e) Formato de fecha. Permite mostrar celdas con diferentes formatos de fecha (fecha corta, larga, etc.) y
mostrarlas como tal.

Si ingresa datos en una celda separados con el signo menos o con barra, esta adoptará automáticamente
formato de fecha.

Las celdas que se muestran con formato de fecha, Excel no las interpreta como tales, sino que internamente
las considera como un numero entero, siendo el numero 1 la fecha 1º de Enero de 1900, el resto de las fechas
las interpreta como la cantidad de días transcurrido desde esa fecha. Es por eso que si desea realizar cálculos
con celdas que contienen fechas puede ser que le devuelva un resultado que aparentemente no es el correcto..

Página 33
f) Formato de hora. Permite mostrar celdas con diferentes formatos de hora y mostrarlas como tal.
Si ingresa datos en una celda separados por dos puntos, esta adoptará automáticamente formato de hora.

Si Excel interpreta las celdas que se muestran con formato de fecha como números enteros, las celdas que
muestran horas las interpreta como números decimales.

g) Formato porcentaje. Muestran las celdas con el valor multiplicado por 100 y con el símbolo
porcentual a su derecha.

h) Formato fracción. Los valores enteros los mostrará como tal con una sangría derecha, los valores
que tengan decimales los mostrará con fracciones.

Puede determinar la precisión de la fracción que quiere mostrar en la lista de opciones de la derecha.

i) Formato científico. Muestra los valores en formato exponencial.

j) Formato texto. Las celdas con formato texto son tratadas como tal, si una formula o función apunta a
una dirección de celda que tiene formato texto, esta será interpretada como cero, a pesar que muestre otro
valor.

Muestran los valores de la manera en que fueron ingresados y adoptan alineación izquierda.

Las celdas que tienen formato de texto solo adoptan el valor cero si el número fue ingresado luego de dar el
formato de texto, no antes.

k) Formato especial. El formato especial permite mostrar los números de forma que representen, por
ejemplo un código postal, para lo cual aquellos números que tengan menos de cuatro dígitos, Excel los
completara con ceros antes del número, o como numero telefónico, lo muestra separando con guiones.

l) Formato personalizado. Permite mostrar las celdas de manera personalizada.

Excel le permite crear sus propios formatos de número personalizados de acuerdo a su necesidad, este tema
se explica en el curso de Excel nivel 2.

m) Botones de formato. En la barra de herramientas de formato encontrará algunos botones de

comando que le permitirán aplicar formato a los números rápidamente.

Formato monetario, porcentaje, número, euro, aumentar y disminuir decimales.

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 Capitulo 10
a) Configurar la página.
Para configurar la página debe seleccionar del menú Archivo opción Configurar página.

Le aparece una ventana con cuatro fichas. En la primera de ellas (Página) encontrará las opciones que le
permiten:

· Cambiar la orientación del papel, puede imprimir los datos en la hoja con orientación vertical u horizontal.

· Escala, puede ajustar la hoja su gusto. Si los datos que desea imprimir ocupan un espacio pequeño de la
hoja puede aumentar el porcentaje de la escala para que ocupen un mayor espacio de la misma. Si ocupan
más de una hoja, puede determinar que se ajusten automáticamente en una cantidad determinada de
hojas de ancho y de alto.

· Tamaño del papel, permite establecer el tamaño del papel en el que va a imprimir.

b) Configurar márgenes.
La segunda ficha de la ventana (márgenes) le permite configurar:

Márgenes. Determina la distancia de los datos hacia el borde superior, inferior, izquierdo y derecho del papel.
También permite establecer la distancia del borde del papel hacia el encabezado y el pie de página.

Por defecto Excel establece los márgenes superior e inferior en 2,5 cm. Y los márgenes izquierdo y derecho en
2 cm..

Cuanto más aumente los márgenes, menor será el área de impresión.

Centrar la página: Permite centrar los datos tanto horizontal como verticalmente en la hoja.

Cuando los datos que desea imprimir, ocupan un área pequeña en la hoja, mediante estos comandos puede
ubicar los datos centrados en modo vertical, en modo horizontal o en ambos.

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c) Encabezado y pie de página.
La tercer ficha de la ventana Configurar página, permite establecer el encabezado y el pie de página.

El encabezado es una sección que aparece

impresa en la parte superior de todas las páginas,
mientras que el pie de página lo hace en la parte
inferior.

Excel tiene incorporados algunos encabezados y

pie de página predeterminados. Puede seleccionar
los mismos de los cuadros de lista que encuentra
en esta ventana.

Entre los predeterminados encuentra opciones con

el nombre de la hoja, la hora, la fecha, nombre del
libro, autor, número de página, etc.

d) Personalizar encabezado.
Tanto el encabezado como el pie de página se pueden personalizar.

En la ficha de Encabezado y pie de página, encuentra botones que le permiten personalizar su propio
encabezado o pie de página.

Haciendo clic tanto en uno como en otro botón aparece una ventana donde puede crear sus propios
encabezados y pies de página. Esta se encuentra dividida en cuadros de texto, que le permiten escribir en el
área izquierda, derecha o al medio del espacio reservado para el encabezado o el pie de página.

Sobre estas secciones se encuentran unos botones que le permiten: el primero, modificar la fuente, el segundo,
insertar el número de página, el tercero, insertar el número total de páginas que se imprimirán, el cuarto
insertar la fecha del reloj interno de la computadora, el quinto la hora del reloj interno de la computadora, el
sexto la ruta y el nombre del archivo, el siguiente el nombre del libro de trabajo, luego el nombre de la hoja de
cálculo, el anteúltimo botón le permite insertar un archivo de imagen. El ultimo botón solo se activa en el caso
en que haya insertado una imagen y le permite modificar el tamaño, la relación de aspecto y el control de
imagen.

Al hacer clic en estos botones se insertarán elementos a partir de la posición del cursor definidos como
variables de sistema.

e) Configurar la hoja.
La cuarta ficha de la ventana le permite configurar la hoja.

En esta ficha encuentra las siguientes opciones:

Área de impresión: Establece el área de la hoja que va a imprimir, si esta vacío imprimirá todos los datos de la
hoja. Haciendo clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de texto, se contrae la ventana y
permite seleccionar un área de la hoja.

Imprimir títulos: Si sus datos se imprimirán en varias páginas, puede establecer que en cada una de ellas se
impriman los títulos, ya sea en la parte superior o a la izquierda. Puede seleccionar las celdas con los títulos
haciendo clic en los botones que se encuentran a la derecha de cada cuadro de texto, que contraen la ventana
y le permite seleccionar las filas o columnas que contienen los títulos que desea que se impriman.

Página 36
Imprimir: Contiene una serie de opciones de casillas de verificación que si se encuentran activas se ejecutarán
los comandos.

· Líneas de división: Se imprimirán las divisiones entre las celdas.

· Blanco y negro: Se imprimirá la hoja de cálculo sin mostrar los colores reales de fuentes, bordes,
sombreados y objetos. Solo imprimirá en blanco y negro y escala de grises.

· Calidad borrador: No imprimirá bordes, sombreados, gráficos, objetos, y las fuentes las imprimirá en modo
predeterminado.

· Títulos de filas y columnas: Imprimirá el nombre de las filas (números) y de las columnas (letras). Esta
opción se ejecuta correctamente siempre y cuando no este activa la opción Calidad borrador.

· Comentarios: De existir comentarios, podrá determinar como los desea imprimir.

· Errores de celda como: Le permite configurar, siempre y cuando la hoja contenga celdas que este
mostrando mensajes de error, que se impriman como se muestran en la hoja, como celdas vacías o con
un mensaje de error determinado.

Orden de las páginas: Puede establecer el modo en que se imprimirá el documento, en el caso en que este
ocupe varias páginas.

f) Vista previa de salto de página.

Le permite ver dónde se ejecutaran los saltos de página y modificar los mismos.

La vista previa de salto de página muestra en la hoja de calculo donde se harán los saltos de página y permite
modificarlos de acuerdo a su necesidad.

Para ver la hoja en modo Vista previa de salto de página, debe seleccionar del menú Ver la opción Vista previa
de salto de página.

Puede modificar la ubicación de los saltos de página, debe señalar con el puntero del mouse la división entre
páginas y arrastrarlo hasta la ubicación deseada.

Página 37
Para desactivar la función, debe seleccionar del menú Ver, la opción Normal.

Página 38
 Capitulo 11
a) Vista preliminar.

Antes de imprimir se recomienda ir a la Vista preliminar.

Debido a que un libro de Excel está compuesto por múltiples hojas, y cada hoja contiene gran cantidad de
datos, si envía a imprimir corre el riesgo que el resultado sea un conjunto de hojas impresas con sus datos mal
distribuidos y desorganizados, por lo tanto es conveniente que antes de imprimir su información vea la vista
preliminar.

Para ello debe seleccionar del menú Archivo la opción Vista preliminar, o de la barra de herramientas estándar
el botón correspondiente.

Una vez ejecutado el comando, se presenta una pantalla donde le muestra cómo se imprimirán los datos, y en
la barra de estado a la izquierda le indica la cantidad de hojas que ocupará la impresión.

Puede recorrer las diferentes páginas del documento de impresión con los botones Siguiente y Anterior en la
barra de botones de la vista preliminar. Para volver al libro en modo de edición debe hacer clic en el botón
Cerrar de esta misma barra.

Excel le permite modificar la forma en que se imprimirán los datos (verá el tema en el capitulo 10), y
seleccionar el modo en que quiere imprimir detallado mas adelante en este mismo capitulo.

b) Ampliar la vista.

Cuando trabaja en el modo vista preliminar, Excel le muestra la página completa con los datos como quedarían
si los imprimiera, pero no puede leer la información que esta contiene, no obstante usted puede ampliar la vista
de la hoja mediante el Zoom. Este comando hace que sea más fácil la lectura de los datos en la hoja.

Puede realizar un acercamiento de la hoja señalando con el puntero del mouse la zona que desea ampliar, en
esa oportunidad el puntero se transforma en una lupa, al hacer clic sobre el área, se aumenta la zona señalada.
Al hacer clic nuevamente sobre la hoja vuelve a mostrar la hoja completa.

Al ejecutar el zoom, puede recorrer el resto de la hoja con las barras de desplazamiento.

También puede ejecutar el acercamiento con el botón Zoom de la barra de herramientas, este le
mostrará el área superior izquierda de la hoja.

c) Imprimir una hoja de calculo.

Puede imprimir la hoja de calculo desde el menú Archivo, Imprimir, o con la combinación de teclas CTRL + P.

También puede imprimir desde la barra de herramientas estándar con el botón correspondiente.

Desde la vista preliminar puede imprimir con el botón Imprimir de la barra de herramientas.

Esta acción le imprimirá la hoja de calculo con las configuraciones de pagina determinadas.

d) Imprimir un rango

Para imprimir solo un rango de datos de la hoja de calculo debe abrir el cuadro de dialogo Imprimir.

Al ejecutar el cuadro de dialogo, encontrará una sección en la que puede establecer si desea imprimir sólo la
selección, la/s hoja/s activa/s o todo el libro.

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e) Imprimir varias copias.

Al ejecutar el cuadro de dialogo, encontrará una sección en la que puede determinar la cantidad de copias que
quiere imprimir y el orden de salida de las mismas.

f) Imprimir un intervalo de páginas.

Al ejecutar el cuadro de dialogo, encontrará una sección donde puede establecer si quiere imprimir todas las
páginas o sólo un intervalo, para lo cual debe especificar la página inicial y la página final.

Página 40
 Capitulo 12
a) Aumentar y disminuir la ampliación
Se puede aumentar o disminuir la ampliación de la hoja, esto funciona como si acercara o alejara una hoja de
su vista, permitiéndole leer con más o menos detalle el contenido de la planilla. La ampliación predeterminada
es de 100%, al aumentar el porcentaje las celdas aparecen mas grandes en la pantalla, al disminuirlo se ven
mas pequeñas.

La ampliación no modifica la impresión, solo la forma en que se presenta la información en la pantalla.

Para modificar la ampliación debe ejecutar del menú Ver, el comando Zoom. En la ventana que se presenta
podrá modificar la ampliación seleccionando alguno de los porcentajes de ampliación ya definidos, ajustar a la
selección, o escribir un porcentaje personalizado para definir uno que no figura en la parte superior de la lista.

Puede modificar la ampliación utilizando el botón de Zoom que se encuentra en la barra de herramientas
Estándar.

Si cuenta con un Mouse con Scroll, puede modificar la ampliación girando la rueda del Mouse mientras
mantiene presionada la tecla Control.

b) Cambiar a la vista pantalla completa

Puede cambiar la vista de Excel al modo de pantalla completa, el cual le ocultará la barra de titulo, las barras
de herramientas, la barra de entrada y cuadro de nombres, la barra de estado y la barra de tareas de Windows,
solo quedando a la vista el área de trabajo, las barras de nombres de columnas y filas, la barra de menú y la
barra de herramientas de Pantalla completa. Esto le permite mostrar el área máxima de una hoja de cálculo sin
modificar la ampliación.

Para ejecutar este comando debe ir al menú Ver, Pantalla completa.

Para volver a la vista normal haga clic en el botón Cerrar pantalla completa de la barra de herramientas. Si ha
cerrado esta barra de herramientas, debe volver a ejecutar el comando en el menú Ver.

c) Dividir ventanas en paneles

Dividir la ventana en paneles le permite mostrar en pantalla dos secciones de una hoja de calculo cuando tiene
una planilla muy extensa tanto horizontal como verticalmente.

Para dividir la ventana en dos paneles verticales debe señalar el botón de división que se encuentra a la
derecha de la barra de desplazamiento horizontal, al señalarlo el puntero del Mouse cambiará de forma, a este
botón lo puede arrastrar sobre la hoja, dibujando una línea vertical imaginaria, hasta el punto donde quiere
realizar la división y ahí soltarla. Le mostrara una barra divisoria vertical, y en cada panel una barra de
desplazamiento horizontal que cada uno le permitirá desplazar la hoja libremente en el panel respectivo.

Para dividir la ventana en dos paneles horizontales debe señalar el botón de división para tal fin que se
encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical y arrastrarlo hasta donde sea necesario. Se creará una
barra divisoria horizontal y en cada panel una barra de desplazamiento vertical, que al igual que en los paneles
verticales, le permitirá desplazarse libremente en cada uno de ellos.

Página 41
Puede aplicar según su necesidad una, otra o ambas divisiones simultáneamente, lo cual le dividiría la hoja en
cuatro paneles.

Cuando no necesita más las divisiones puede quitarla con solo señalar la barra divisoria con el puntero del
Mouse y hacer doble clic sobre ella.

d) Inmovilizar y movilizar paneles

Cuando trabaja en una planilla extensa, es muy común que, al recorrerla, no pueda ver los encabezados de los
datos, por lo tanto no alcanza a identificar a que se refiere. Para resolver este problema puede inmovilizar los
títulos de la planilla para que las filas o columnas que los contienen estén siempre a la vista cuando se
desplace en la hoja de cálculo. Los paneles inmóviles se identifican con una línea debajo de la fila o a la
derecha de la columna inmóvil.

Para inmovilizar los títulos de fila se debe posicionar en la

celda inmediatamente debajo de la fila que los contiene. Para
inmovilizar los títulos de columna se debe posicionar en la
celda inmediatamente a la derecha de la columna que los
contiene. Si desea inmovilizar tanto títulos de columna como de
fila, debe seleccionar la celda inmediatamente a la derecha de
los títulos verticales y debajo de los títulos horizontales. Una
vez correctamente ubicado debe ejecutar del menú Ventana el
comando Inmovilizar paneles.

Luego de haber inmovilizado paneles en una hoja de calculo, puede eliminar los paneles y volver a movilizar la
hoja. Debe seleccionar el menú ventana y ejecutar el comando Movilizar paneles.

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 Capitulo 13
a) Usar múltiples hojas
Cuando crea un libro de Excel, este se abre con tres hojas, no obstante, un libro puede contener hasta un
máxima de 2556 hojas. Esto le permite tener información relacionada entre si ordenada en diferentes hojas y
evitar el tener todos los datos en una sola hoja, ocupando una gran cantidad de filas.

Un libro nuevo en forma predeterminada se abre con tres hojas, el nombre de cada una aparece en la barra
inferior en forma de solapas. Cada hoja en forma predeterminada se presenta con el nombre “hoja” y un
número. En este capitulo veremos como se pueden agregar, eliminar, mover, copiar, cambiarle el nombre y
trabajar con las hojas del libro.

Si habitualmente usted crea libros con una mayor cantidad de hojas, lo puede determinar en el menú
Herramientas, comando Opciones, ficha General, opción Numero de hojas en un nuevo libro.

b) Desplazarse entre hojas

Se puede mostrar y trabajar con la información que contiene una hoja haciendo un clic en la pestaña con su
nombre. Si el libro contiene una gran cantidad de hojas, puede ser que no pueda visualizar las pestañas de
todas las hojas, si la hoja en la que quiere trabajar no se encuentra a la vista, puede usar los botones de
desplazamiento de hojas para buscarla.

El primer botón de la izquierda muestra la pestaña de la

primera hoja del libro, el segundo muestra la pestaña de la hoja
anterior. El siguiente muestra la pestaña de la hoja siguiente y
el ultimo botón muestra la pestaña de la ultima hoja.

Si el libro tiene una gran cantidad de

hojas, puede ser mas cómodo buscarla
haciendo clic con el botón derecho del
Mouse sobre los botones de
desplazamiento de hojas, esta acción le
mostrara una lista de las hojas que
contiene el libro, puede seleccionar l
ahoja seleccionada y automáticamente
Excel le mostrará la información de la
misma.

Si el libro contiene mas de 16 hojas, la lista no alcanzará a mostrarle los nombres de todas ellas, puede
seleccionar la opción Mas hojas, que le abrirá una ventana con la lista de todas las hojas que contiene el libro,
pudiendo seleccionar cual es la que desea visualizar, al aceptar la ventana, Excel le mostrará la misma.

c) Cambiar el nombre de las hojas

Cuando un libro tiene muchas hojas, es difícil buscar determinados datos que cada una contiene, basándose en
el nombre genérico de estas, puede cambiar el nombre de ellas a uno que sea más descriptivo de la
información que contienen. Para cambiar el nombre de una hoja, puede hacer un clic derecho sobre la pestaña
de la hoja a la cual se lo quiere cambiar y ejecutar el comando Cambiar nombre. Un nombre de hoja puede
contener hasta 31 caracteres, no puede haber dos hojas con el mismo nombre, puede contener letras o
números, pero no puede contener símbolos como dos puntos, punto y coma, barra, signo de interrogación o
asterisco.

d) Seleccionar varias hojas

El seleccionar varias hojas le facilita la tarea de editar, imprimir o ejecutar comandos en todas ellas de una sola
vez, lo que usted escriba o ejecute en una celda, se repetirá en todas las hojas seleccionadas.

Para seleccionar múltiples hojas, si estas se encuentran en forma continua, debe hacer clic en la pestaña de la
primera que desea seleccionar, y manteniendo presionada la tecla MAYÚSCULA, hacer clic en la última, se
seleccionarán ambas hojas y todas la que se encuentren entre ellas.

Página 43
Si necesita seleccionar hojas discontinuas, debe seleccionar cada una de ellas manteniendo presionada
la tecla CONTROL.

e) Insertar hojas
Para insertar hojas de calculo en un libro, debe ejecutar del menú Insertar, el comando Hoja de calculo, se
agregará una nueva hoja a la izquierda de la que tiene activa. También puede agregar hojas en un libro
haciendo clic con el botón derecho del Mouse sobre la pestaña de una hoja y ejecutando el comando Insertar.

Si necesita agregar varias hojas, puede seleccionar tantas hojas como quiera agregar y ejecutar el comando
correspondiente. Este comando no se puede ejecutar si tiene seleccionadas hojas discontinuas.

f) Eliminar hojas
Puede eliminar aquellas hojas no necesarias. Al eliminar hojas, no solo se elimina la pestaña de la lista de
hojas, sino que también se elimina toda la información que estas contiene. Para eliminar una hoja puede
seleccionar del menú Edición el comando Eliminar hoja. También puede eliminar una hoja haciendo clic con el
botón derecho del Mouse sobre la pestaña de la hoja y ejecutar el comando Eliminar.

Si ejecuta este comando teniendo seleccionadas múltiples hojas, se eliminaran todas ellas.

g) Imprimir hojas seleccionadas

Si desea, puede imprimir varias hojas de una sola vez, para ello debe seleccionar todas estas y ejecutar el
comando Imprimir del menú Archivo.

En la ventana que se presenta, podrá observar la sección Imprimir, debe seleccionar la opción Hojas activas,
esto imprimirá solo las hojas que tenga seleccionadas

Página 44
h) Mover y Copiar hojas
Puede copiar hojas de un libro. Esto es útil si ha diseñado una planilla de cálculo en una hoja y desea repetirlo
en varias hojas, tal sería el caso de una planilla anual que desea tener en múltiples hojas para volcar la
información de cada año en cada hoja. Al copiar una hoja esta se inserta en el libro repitiendo el nombre de la
hoja original seguido por un numero entre paréntesis. Puede ejecutar esta accion seleccionando del menú
Edición, el comando Mover o Copiar hoja. Lo mismo puede realizar haciendo clic con el botón derecho del
Mouse sobre la hoja que desea copiar y ejecutando el comando Mover o copiar. Se mostrará una ventana en la
cual en el cuadro de lista superior pude seleccionar el libro al cual lo desea copiar (puede copiar una hoja a otro
libro, siempre y cuando este se encuentre abierto), en medio de la ventana encontrará una lista de hojas, donde
puede seleccionar antes de que hoja desea copiar la seleccionada, o copiarla al final del libro. Por ultimo debe
activar la casilla de verificación Crear una copia que se encuentra en la parte inferior de la ventana y hacer clic
en el botón Aceptar. También puede copiar una hoja arrastrando la hoja mientras mantiene presionada la tecla
CONTROL.

Una vez copiada la hoja, puede cambiarle el nombre como se explicó anteriormente en este capitulo.

Con este mismo comando puede mover una hoja a otro libro o a otra ubicación dentro del libro, para ello debe
realizar la misma acción, pero no tildar la casilla de verificación Crear una copia. Puede mover la hoja por
acción del Mouse, arrastrando la pestaña de la hoja a la ubicación deseada.

i) Trabajar con hojas de cálculo agrupadas

Al seleccionar múltiples hojas estas se agrupan. Si escribe datos en una celda o aplica formato a las celdas,
columnas o filas, esto se aplicará en todas las hojas agrupadas.

Cuando ha terminado de trabajar con las hojas agrupadas, para desagruparlas puede seleccionar la pestaña de
una hoja que no este seleccionada, o hacer clic con el botón derecho del Mouse y ejecutar el comando
Desagrupar hojas.

j) Mover datos entre hojas

Para mover datos de una hoja a otra puede usar los comandos Cortar y Pegar, ya sea con los comandos de
clic derecho, con los comandos del menú Edición o con los botones de la barra de herramientas estándar.

Puede mover datos entre hojas también seleccionando el rango de celdas correspondiente, y ejecutando la
acción de arrastre mientras mantiene presionadas la tecla ALT, señalando la pestaña de la hoja adonde desea
copiar el rango y señalando la celda de esa hoja a partir de la cual desea pegarlo.

k) Copiar datos entre hojas

Para copiar datos de una hoja a otra puede usar los comandos Copiar y Pegar, ya sea con los comandos de
clic derecho, con los comandos del menú Edición o con los botones de la barra de herramientas estándar.

Puede mover datos entre hojas también seleccionando el rango de celdas correspondiente, y ejecutando la
acción de arrastre mientras mantiene presionadas las teclas CONTROL y ALT, señalando la pestaña de la hoja
adonde desea copiar el rango y señalando la celda de esa hoja a partir de la cual desea pegarlo.

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l) Crear formulas y funciones 3-D
Las formulas no se limitan a hacer referencia a celdas que se encuentran en la misma hoja, sino que puede
referirse a celdas que se encuentran en otras hojas del libro, a estas se les llama formulas o funciones
tridimensionales.

En las formulas tridimensionales se separa el nombre de la hoja del nombre de la celda con un signo de
admiración. Puede crear las formulas tridimensionales escribiéndolas, o introduciendo el signo igual,
seleccionando la primer hoja y la celda a la cual se quiere referir, luego el operador, seleccionando la siguiente
hoja y celda, y asi sucesivamente hasta haber seleccionado todas las celdas necesarias separadas con
operadores. De esta manera, Excel escribirá las direcciones de las hojas y celdas seleccionadas en la formula y
le devolverá el resultado de la operación.

='2005'!N6+'2006'!N6+'2007'!N6

Si desea crear una función haciendo referencia a un rango tridimensional en el que el dato se encuentra en la
misma dirección de celda en todas las hojas. Para ello debe escribir el nombre de la función y entre paréntesis
el nombre de la primer hoja y de la ultima separadas con dos puntos, luego un signo de admiración y la
dirección de la celda. Si desea puede escribir el nombre de la función o ejecutar el botón Pegar función, luego
seleccionar la primer hoja que contiene el dato, mientras mantiene presionada la tecla MAYUSCULA
seleccionar la ultima y luego seleccionar la celda. Excel le escribirá las direcciones del rango tridimensional en
forma automática.

=SUMA('2005:2007'!N7)

Página 46
 Capitulo 14
a) Crear formulas a partir de rótulos
Cuando trabaja con planillas extensas, crear formulas o funciones e identificar la celda o rangos puede ser algo
complicado, ya que tendría que desplazarse a un lado y a otro continuamente. Puede simplificar la tarea de
referenciar las celdas o rangos haciendo mención de los rótulos de fila o de columna.

Si crea formulas utilizando los títulos que se encuentran en una columna, Excel interpretará que está haciendo
referencia a la celda que se encuentra en la misma fila de la formula, debajo del rotulo mencionado.

Puede aplicar rótulos en funciones de la misma forma que

los utiliza en las formulas. Al escribir un rotulo como
argumento de una función, Excel considerará el rango de
celdas que se encuentran a la derecha o debajo de dicho
titulo, hasta que encuentre una celda vacía. Entonces la
función considerará todas las celdas que se encuentren en
el rango inmediato a la derecha o debajo del titulo escrito en
la función.

Debe tener en cuenta que cuando escribe funciones luego

no puede copiar la por medio de acción de arrastre
verticalmente si la función hacia referencia a un rango
vertical, solo la podrá copiar en sentido horizontal.

b) Usar varios rótulos apilados

Si un rotulo se repite en los títulos de las filas o columnas, debido a que se refiere a diferentes datos de un
mismo elemento, y tiene otro titulo en otra celda que lo distingue , puede hacer referencia a todos los títulos de
esta. En la imagen de ejemplo muestra como puede utilizar en una función los dos títulos que contiene una
columna para hacer referencia a un rango de celdas.

c) Identificar celdas individuales

Si necesita escribir una formula
en una celda que no se encuentra
a la derecha o debajo de los
títulos, puede utilizar rótulos
cruzados. Para hacer referencia a
dicha celda debe escribir el titulo
vertical y separados con un
espacio el titulo horizontal, estará
escribiendo la referencia de los
títulos que la interceptan.

Página 47
Página 48
 Capitulo 15
a) Establecer nombres de rangos
Cuando crea formulas o funciones, es factible que cometa
errores al establecer las direcciones de celdas que las
afectan, o que estas se encuentren en una posición distante
en la hoja o en otra hoja del libro. Puede entonces
seleccionar celdas o rangos de celdas y establecer nombres
a los mismos que le permitirán crear formulas mas
fácilmente haciendo referencia a estos nombres.

Para establecer un nombre de rango, debe seleccionar la

celda o el rango de celdas al cual desea nombrar, hacer clic
en el cuadro de nombres, escribir el nombre de rango y
presionar la tecla ENTER.

Un nombre de rango puede contener letras, números y

símbolos, pero no puede contener espacios ni guión y debe
comenzar el nombre con una letra. El tamaño de un nombre
no debe superar los 255 caracteres. Tampoco debe
determinar un nombre de rango que sea igual al de una
celda, por ejemplo Z220. Los nombres de rangos se aplican
a todo el libro, por lo tanto no puede determinar un mismo
nombre de rango en diferentes hojas del mismo libro.

b) Ir a un nombre de rango
Los nombres de rango le permiten dirigirse a este rango rápidamente, no importando en que hoja del
libro usted se encuentre ubicado. Para desplazarse a un rango debe hacer clic en el botón de lista del
cuadro de nombres y seleccionar el nombre de rango que desea mostrar en pantalla

c) Crear formulas con nombres de rango

Una vez creado el nombre de un rango lo puede utilizar para hacer referencia a este desde una formula
o función. De acuerdo a la imagen anterior, podría obtener el total de las horas extras escribiendo como
argumento de la función suma el nombre del rango en lugar de la dilección de las celdas.

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d) Crear nombres de rangos a partir de títulos
Puede crear nombres de rangos basados en los títulos de las columnas y de las filas de una tabla. Para
ello debe seleccionar el rango de celdas al cual quiere crear nombres con los títulos de columnas y de
filas inclusive y seleccionar del menú Insertar la opción Nombres, el comando Crear.

Se mostrará una ventana en la cual debe establecer si desea que se creen nombres basados en la fila
superior la inferior, la columna izquierda o derecha. Puede determinar más de una opción para la
creación de nombres de rangos.

Una vez determinado, debe hacer clic en el botón Aceptar. Podrá ver en la lista del cuadro de nombres
que se han agregado los nuevos nombres.

e) Aplicar nombres de rangos

Cuando define nombres de rangos en una hoja de cálculo, las formulas y funciones ya existentes
todavía harán referencia a las direcciones de celdas. Puede reemplazar estas direcciones de celdas por
los nombres de rangos que facilitarán la comprensión de las formulas.

Para reemplazar las direcciones de celdas por un nombre de rango en una formula debe seleccionarla e
ir al menú Insertar, opción Nombres, comando Aplicar. Se presentará una ventana con la lista de
nombres de rango del libro. Debe seleccionar el nombre de rango con el cual desea reemplazar la
dirección de celdas y hacer clic en el botón Aceptar. El rango en la celda seleccionada se reemplazará
con el nombre.

f) Modificar rangos de un nombre de rango

Si un rango ha cambiado, por ejemplo una base de datos a
la cual se le han agregado registros y necesita
redimensionarlo, debe ejecutar del menú Insertar, opción
Nombres, el comando Definir. Se mostrará una ventana con
la lista de nombres de rango que existen en el libro, debe
seleccionar el rango que desea modificar, entonces se
mostrará en el cuadro de texto inferior la hoja en la que se
encuentra y la dirección de celdas que lo comprenden,
puede modificar manualmente la dirección o contraer la
ventana con el botón que se encuentra a la derecha del
cuadro de texto, y redimensionar el rango.

g) Eliminar nombres de rangos

Cuando no desea usar más los nombres de rango, los puede eliminar. Debe seleccionar del menú
Insertar, opción Nombres, el comando Definir.

Se mostrará una ventana con la lista de nombres de rangos definidos en el libro. Puede seleccionar uno
o más de los nombres y hacer clic en el botón Eliminar. Los nombres de rango se borrarán de la lista.

Si una o mas formulas o funciones hacían referencia a un nombre de rango eliminado, estas mostrarán
un mensaje de error #NOMBRE. Para corregir el error deberá volver a definir el rango con el mismo
nombre o volver a crear la formula determinando la dirección de las celdas.

Página 50
h) Crear rangos tridimensionales
Un rango de celdas no solo puede ser definido en columnas o filas, sino que puede estar afectado por
celdas de varias hojas de un libro. A estos rangos se les llama rangos tridimensionales.

Debe tener en cuenta que los datos que desea incluir en dicho rango se deben encontrar en la misma
dirección de celdas de cada hoja.

Para definir un rango tridimensional, debe seleccionar la celda en la primera hoja y manteniendo
presionada la tecla MAYUSCULA, debe hacer clic en la última hoja que contenga datos que desea
incluir. Una vez seleccionada la celda y las hojas, debe ir al menú Insertar, opción Nombres, comando
Definir, escribir un nombre para el rango en el cuadro de texto que se encuentra en la parte superior de
la ventana y hacer clic en el botón Agregar. Por ultimo debe hacer clic en el botón Aceptar.

Página 51
 Capitulo 16
a) Copiar formato

Cuando selecciona un rango de celdas y las copia a otra ubicación, se copia tanto el contenido como el
formato de las celdas. En ocasiones usted necesitará copiar solo determinadas características de las
celdas, entonces puede usar el pegado especial. Puede, por ejemplo, copiar solo el formato de una
celda o rango de celdas, sin que se copie el contenido.

Debe primero seleccionar el rango de celdas de

origen y ejecutar el comando Copiar, ya sea
desde el menú Edición, desde el botón Copiar
de la barra de herramientas estándar o con la
combinación de teclas CTRL + C. Luego debe
ubicarse en la celda a partir de la cual desea
copiar el formato y ejecutar del menú Edición,
el comando Pegado especial.

Se mostrará una ventana en la cual podrá seleccionar de la sección Pegar, la opción Formato. Por
ultimo debe hacer clic en el botón Aceptar. Se pegará solo el formato de las celdas de origen, por lo
tanto si realizó el pegado especial sobre un rango de celdas que ya tenían contenido, este no se verá
modificado.

b) Copiar valores
Tendrá oportunidades en las cuales necesite copiar un rango de celdas que contienen formulas, pero
usted necesita copiar los resultados de estas formulas y no las formulas en si. Puede realizar esta tarea
ejecutando un pegado especial.

Debe seleccionar el rango de celdas que contienen las

formulas y ejecutar el comando Copiar, luego debe
ubicar se en la celda donde desea pegar los valores y
ejecutar el comando Pegado especial del menú
Edición. En la ventana que se presenta debe
seleccionar la opción Valores de la sección Pegar. Por
ultimo debe hacer clic en el botón Aceptar. Verá que
solo se han pegado los valores y no las formulas que
contenían las celdas.
.
c) Copiar fórmulas
Puede también copiar solo las formulas y no el formato de las
celdas. Al copiar solo las formulas, las direcciones relativas de
las celdas se acomodan a la nueva ubicación, pero las
direcciones absolutas se mantendrán.

Debe seleccionar las celdas que contienen las formulas, ejecutar

el comando Copiar, ubicarse donde desea realizar la copia y
ejecutar el comando Pegado especial del menú Edición. En la
sección Pegar de la ventana Pegado especial debe seleccionar la
opción Formulas y hacer clic en el botón Aceptar.

d) Copiar comentarios
Si su libro contiene celdas con comentarios,
puede copiar solo estos a otra ubicación en el
libro. Debe seleccionar la celda que contiene el
comentario, ejecutar el comando Copiar,
ubicarse en la celda de destino, ejecutar el
comando Pegado especial y seleccionar de la
sección Pegar la opción Comentarios.
.

Página 53
e) Copiar validación
Puede copiar solo las reglas de validación de
una celda a otra o a otras. Debe seleccionar la
celda que contiene reglas de validación,
ejecutar el comando Copiar, seleccionar las
celdas al cual desea aplicar las mismas reglas
de validación y ejecutar el comando Pegado
especial seleccionando la opción Validación de
la sección Pegar.

f) Realizar cálculos matemáticos con pegado especial

Mediante pegado especial puede realizar cálculos matemáticos tales como sumas y restas. Esta función
del pegado especial le permite realizar los cálculos copiando valores que se encuentran en diferentes
hojas y pegándolos en un mismo rango de celdas, especificando que calculo desea realizar.

Para realizar esta acción debe seleccionar el primer rango

de valores y pegarlo en otra ubicación, luego debe
seleccionar el segundo rango de valores y ejecutar el
comando Copiar. A continuación debe ubicarse sobre el
primer rango de valores pegado y ejecutar el comando
Pegado especial. En la sección Operación, debe
determinar cual es la que desea ejecutar y hacer clic en el
botón Aceptar. Debe repetir este proceso con el resto de
rango que desee incluir en la operación.

Los cálculos que puede realizar son los siguientes:

Sumar: Suma los valores que se están pegando a los valores ya existentes en el rango de celdas

Restar: Resta los valores que se están pegando a los valores ya existentes en el rango de celdas.

Multiplicar: Multiplica los valores que se están pegando por los valores ya existentes en el rango de
celdas.

Dividir: Divide los valores que se están pegando por los valores ya existentes en el rango de celdas.

g) Saltar blancos y trasponer

En la parte inferior de la ventana de Pegado especial tiene dos
casillas de verificación:

Saltar blancos: Si activa esta casilla de verificación, Excel evitará

reemplazar las celdas en el área de pegado donde existieran celdas
vacías en el área de copiado.

Trasponer: Activando esta casilla de verificación, Excel pegará las

celdas invirtiendo el orden de columnas a filas y de filas a columnas,
de modo que los datos que se encontraban uno debajo del otro los
pegará una al lado del otro, y los que se encontraban en el área de
origen en filas los dispondrá en columnas.

Página 54
 Capitulo 17
Validación de datos

a) Aplicar validación a las celdas

Es un procedimiento muy común el crear planillas de cálculo para que otros usuarios ingresen datos en
ella, y también es común que estos usuarios ingresen datos que no corresponden con la información
debida, entonces puede establecer reglas de validación a las celdas para restringir el tipo de dato que se
puede ingresar en ellas.

Para ello debe seleccionar las celdas a las cuales desea imponer reglas de validación y ejecutar del
menú Datos, el comando Validación. Se mostrará una ventana conteniendo tres fichas, en la ficha
Configuración puede establecer el criterio de validación a aplicar.

En el cuadro de lista Permitir debe seleccionar el tipo de dato que permitirá que se introduzca.
Dependiendo del tipo de datos que seleccione se habilitará o no el cuadro de lista Datos, donde podrá
especificar condiciones al ingreso de datos.

b) Permitir números enteros

Puede establecer un criterio de validación para
que en las celdas seleccionadas solo se puedan
escribir números enteros. En el cuadro de lista
Permitir debe seleccionar la opción Numero
entero. Se habilitará el cuadro de lista Datos,
mediante el cual puede establecer restricciones
al ingreso de los valores para que estos solo
puedan ser mayores, menores, encontrarse
entre dos valores determinados, iguales o
distintos a uno. Dependiendo de la condición
impuesta se habilitaran uno o dos cuadros de
texto debajo de este, podrá escribir valores
específicos o seleccionar celdas que contengan
los valores para establecer la restricción.

No solo restringiría que el usuario solo podría escribir números, además no permitiría que se escriba el
separador decimal, y restringiría de acuerdo a la condición que establezca, el valor que se puede
ingresar.

c) Permitir decimales
El criterio de validación Decimal, trabaja igual que el criterio Número entero, con la diferencia que no
restringe el uso del separador decimal.

d) Permitir lista
Si desea establecer una restricción de entrada de datos del tipo texto, debe seleccionar en la lista
permitir la opción Lista. En el cuadro de texto Origen, puede escribir los rotulos que permitirá que se
ingresen separados con comas, o puede contraer la ventana y seleccionar un rango de celdas que
contenga los datos que se permitirá ingresar.

Página 55
Al aceptar la ventana, podrá apreciar que
cuando se desplace o seleccione alguna de las
celdas a las cuales le aplicó esta regla de
validación se mostrará un botón de lista por
medio del cual se desplegara una lista de
opciones con los rótulos de las celdas
seleccionadas.

e) Permitir una fecha u hora

Otro tipo de restricción que puede establecer a las celdas es la de imponer el ingreso de una fecha o una
hora, puede especificar además que la fecha o la hora sean anteriores, posteriores, iguales, distintas, se
encuentren o no se encuentren entre dos fechas u horas determinadas.

Si desea restringir el ingreso de datos de modo que no se pueda ingresar una fecha u hora posterior a la
actual, en el cuadro de texto Datos debe establecer menor o igual y en el cuadro de texto Valor puede
escribir la función =AHORA() O =HOY(), esta restricción de validación no le permitirá al usuario ingresar
una fecha u hora posterior a la del reloj interno de la computadora.

f) Permitir una longitud de texto

Esta restricción le permite limitar la cantidad de caracteres a ingresar en una celda.

g) Permitir una formula

Si establece un criterio de validación personalizado, puede establecer que el valor a ingresar sea una
formula que calcule un valor lógico, VERDADERO para las entradas validas y FALSO para las entradas
no admitidas. En ese caso puede utilizar las funciones Y, O, SI.

h) Omitir blancos
A la derecha se encuentra una casilla de verificación Omitir blancos, que en forma predeterminada se
encuentra activada, en esta condición le permite al operador dejar la celda vacía, si la desactiva, el
operador deberá escribir un valor valido para poder cambiar de celda.

Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en
blanco en el rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier
valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante
fórmulas de validación: si una celda está en blanco, la configuración de la casilla de verificación Omitir
blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

i) Establecer un mensaje entrante

En la ficha Mensaje entrante puede escribir un
Titulo y un texto para que, cuando el usuario
seleccione la celda validada, se muestre como
un cuadro de comentario, el texto introducido
como titulo se mostrará en negrita y el mensaje
de entrada en estilo normal. En forma
predeterminada este cuadro se mostrará debajo
de la celda seleccionada, si lo desea puede
ubicarlo en otra posición dentro del área de
trabajo.

Página 56
Puede escribir hasta 255 caracteres en el cuadro de texto Mensaje de entrada.

j) Establecer un mensaje de error

Se puede personalizar la ventana de mensaje que aparece cuando el usuario ingresa un valor no valido en una
celda, y la forma en que desea que Excel responda ante el ingreso de un dato que infringe con la regla de
validación, para ello Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla de
verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.

Puede establecer tres tipos diferentes de estilos para el mensaje de error. En todos los casos el texto
introducido en el cuadro de texto Titulo se mostrara en la barra de titulo de la ventana y el mensaje de error en
el cuerpo de la ventana.

Informativo: Establece una ventana con un icono de información y los botones Aceptar y Cancelar, este tipo de
mensaje de error solo le informa que el dato que se esta introduciendo infringe la regla de validación, no evita
que se introduzca un dato no valido si hace clic en el botón Aceptar, si hace clic en el botón Cancelar vuelve a
la edición de la celda para introducir otro dato.

Advertencia: Establece una ventana con un icono de advertencia y los botones Si, No y Cancelar. Si se
selecciona el botón Si, el dato aunque no sea valido se ingresará en la celda, si se selecciona No, el dato
erróneo no se agrega a la celda y queda en modo de edición de la misma, si selecciona Cancelar la celda
mostrará su valor anterior.

Limite: Establece una ventana con un icono de limite y los botones Reintentar o Cancelar. Si selecciona
Reintentar, vuelve al modo de edición de la celda para introducir un nuevo valor, si selecciona Cancelar,
cancela la edición de la celda y esta mostrará el valor que contenía anteriormente.

Puede escribir hasta 255 caracteres en el cuadro de texto Mensaje de error.

k) Borrar reglas de validación

Si desea anular las reglas de validación impuestas para una celda o rango de celdas, las debe seleccionar,
ejecutar el comando Validación y hacer clic en el botón Borrar todos que se encuentra en la esquina inferior
derecha de la ventana,

Página 57
 Capitulo 18
Protección de libros de Excel

a) Desproteger celdas
Cuando usted diseña una planilla de cálculo y esta la maneja un operador, corre el riesgo que el escriba en
celdas que contienen formulas, funciones o datos que trabajan con las anteriores, y de ese modo su planilla
deja de ser efectiva. Para evitar este inconveniente puede usar la protección de celdas de Excel.

De forma predeterminada todas las celdas de una hoja se

encuentran listas para ser protegidas, ya que es más fácil
desproteger aquellas celdas en las que vamos a permitir que el
usuario modifique los datos a seleccionar todas las demás y
bloquearlas. En primer lugar debe crear la planilla de cálculo
dejando en blanco o escribiendo datos en las celdas que luego
el operador deberá completar. A continuación debe seleccionar
aquellas celdas en las que permitirá que la persona escriba
datos. Luego debe ir al menú Formato y seleccionar el
comando Celdas. En esta ventana debe seleccionar la ficha
Proteger y desactivar la casilla de verificación Bloqueada. Por
ultimo debe hacer clic en el botón Aceptar. La hoja ya estará
preparada para ser protegida, pero no estarán bloqueadas las
celdas aun.

b) Proteger una hoja de calculo

Una vez que haya terminado de diseñar la planilla con sus formulas, datos, su formato y que haya desprotegido
las celdas donde se podrán realizar modificaciones, puede ejecutar del menú Herramientas, opciónProteger, el
comando Proteger hoja.

Se mostrará la ventana Proteger hoja con una casilla de verificación en la parte superior que en modo
predeterminado se encuentra activada, debajo encontrará un cuadro de texto donde puede escribir una
contraseña, de modo que la persona que desee posteriormente desproteger la hoja deba escribirla para hacer
efectiva la desprotección. Una contraseña puede tener hasta 255 caracteres, hace diferencia entre mayúsculas
y minúsculas y puede escribir cualquier combinación entre letras, números y símbolos. La aplicación de una
contraseña es opcional, si escribe una contraseña, al aceptar la ventana se mostrará otra ventana donde
deberá escribir nuevamente la contraseña para confirmarla.

A continuación se muestra una lista con excepciones que puede hacer a la protección, de forma
predeterminada las dos primeras de la lista se encuentran activadas, para permitir que se seleccionen tanto las
celdas bloqueadas como las no bloqueadas.

Página 58
 c) Quitar la protección de una hoja de calculo
Cuando sea necesario puede quitar la protección a la hoja de cálculo para modificar las celdas que se
encontraban protegidas. Para desproteger la hoja de cálculo, debe ir al menú Herramientas, opción proteger y
ejecutar el comando Desproteger hoja. Si la hoja se encontraba protegida con contraseña, se mostrará una
ventana en la cual deberá escribir la contraseña correcta.

d) Proteger un libro

Puede proteger todo un libro de trabajo. Para proteger el libro debe ir al menú Herramientas, opción Proteger y
ejecutar el comando Proteger libro.

Se mostrará una ventana donde podrá determinar si desea

proteger la estructura, esto determina que no se podrán mover,
eliminar, ocultar, mostrar, agregar o cambiar el nombre de las
hojas de calculo del libro. Otra opción que encontrará en esta
ventana es la de proteger las ventanas. Esta opción se
encuentra desactivada en forma predeterminada, si la activa no
se podrá mover, cambiar de tamaño, ocultar, mostrar o cerrar
las ventanas. Los botones minimizar, maximizar y cerrar de la
ventana no se mostrarán.

Del mismo modo que con la protección de hojas, puede escribir una contraseña para los libros. Las
contraseñas de libros tienen las mismas características que las contraseñas de hojas.

e) Quitar la protección a un libro

Para quitar la protección a un libro protegido debe ir al menú Herramientas, opción Proteger y ejecutar el
comando Desproteger libro. Si el libro estaba protegido con contraseña se mostrará una ventana donde deberá
escribir la contraseña correcta. A partir de ese momento podrá modificar el libro de trabajo.

f) Aplicar contraseña a un libro

Puede también proteger sus libros de trabajo de modo que solo puedan ser abiertos a través de una
contraseña o que solo se puedan abrir en modo de solo lectura. Para ello debe ir al menú Archivo, opción
Guardar como, hacer clic en el botón Herramientas y seleccionar el comando Opciones generales

Se mostrará una ventana con una serie de opciones:

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Crear siempre una copia de seguridad: Cada vez que se guarda el libro, crea un archivo de copia de seguridad
con la extensión BAK:

Contraseña para abrir: Permite escribir una contraseña de hasta 15 caracteres entre letras, números y
símbolos, haciendo diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Impedirá que un usuario pueda abrir el libro
desconociendo la contraseña. Si por alguna razón llega a olvidar la contraseña, el libro no se podrá abrir.

Contraseña de escritura: Puede escribir una contraseña de hasta 15 caracteres entre letras, números y
símbolos, haciendo diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Impedirá que un usuario pueda modificar el
contenido y la estructura del libro si no introduce la contraseña correcta, pudiendo abrirlo como solo lectura. Si
el usuario realiza modificaciones al libro solo lo podrá guardar con otro nombre.

Se recomienda solo lectura: Al activar esta casilla y guardar el libro, cuando lo desee abrir el ayudante de Office
mostrará un mensaje sugiriendo abrirlo como solo lectura, si acepta el mensaje del ayudante solo podrá
guardar las modificaciones en un libro con otro nombre.

Si escribió una o las dos contraseñas, al aceptar se mostrará una ventana por cada una de las contraseñas
donde deberá confirmar cada una de ellas.

g) Abrir libros protegidos

Cuando desee abrir un libro protegido con contraseña para abrir, se mostrará una ventana en la cual debe
escribir la contraseña correcta. Si no ingresa una contraseña o ingresa una equivocada, el ayudante de Office
mostrará un mensaje informando que no se puede abrir el libro.

Si el libro tiene determinada una contraseña de escritura, se mostrará una ventana con un cuadro de texto
donde debe escribirla. Si desconoce la contraseña podrá abrir el libro mediante el botón Solo lectura. Si
introduce una contraseña incorrecta, el ayudante de Office le mostrará un mensaje y le impedirá abrir el libro
devolviéndolo a la ventana de contraseña.

Si solo se activó la casilla de verificación en que recomienda solo lectura, el ayudante de Office mostrará un
mensaje de información. Si hace clic en el botón Si, el archivo se abrirá con control total, si hace clic en el
botón No, si realiza modificaciones al libro deberá guardarlo con otro nombre.

Si establece varias de las opciones de protección, al intentar abrir el libro se mostrarán todas las ventanas que
correspondan.

h) Quitar contraseñas
Cuando desee puede eliminar las contraseñas. Para hacerlo debe ir al menú Archivo, opción Guardar como,
hacer clic en el botón Herramientas comando Opciones generales y en la ventana de contraseñas debe eliminar
de los cuadros de texto los asteriscos.

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 Capitulo 19
Archivos HTML

a) Guardar un archivo con formato HTML

Un libro de Excel se puede guardar con formato HTML (Hiper Text Markup Language), las ventajas que ofrece
son, por ejemplo, que le permite guardar solo parte de un libro, caso ideal si necesita enviar información a otra
persona, pero no desea enviar todo un libro, otra ventaja que tiene es que guarda la información como se ve en
la hoja y no el contenido real de la misma, como ser formulas o funciones, además a una planilla guardada
como pagina web no se la puede modificar.

Para guardar un rango de

celdas en este formato
debe seleccionar los datos
que desea guardar y
ejecutar del menú Archivo
el comando Guardar como
pagina web.

Se mostrará una ventana que en la parte superior puede seleccionar el destino, En forma predeterminada Excel
pretende guardar todo el libro, aunque tiene la opción en que puede seleccionar guardar solo el rango
seleccionado. En el cuadro de texto Nombre de archivo podrá modificar el nombre con el que lo desea guardar,
el nombre predefinido es Pagina.htm.

Para terminar debe hacer clic en el botón Guardar.

Debe tener la precaución que en algunos casos en que guarda un libro como pagina web, si este contiene
gráficos, objetos de dibujo o macros, algunos formatos se pueden perder.

b) Abrir un archivo HTML

A un archivo guardado como pagina web puede abrirlo desde Microsoft Excel de la misma manera que abre
cualquier otro libro. Si desde el Explorador de Windows hace doble clic sobre un archivo guardado como
pagina web, este se abrirá con el Explorador de Internet predeterminado, ya sea el Microsoft Internet Explorer o
Netscape navigator.

c) Crear un hipervínculo
Los hipervínculos son enlaces que puede crear a una ubicación determinada dentro del libro o a otros archivos.
En la planilla puede identificar fácilmente los hipervínculos ya que estos se presentan con fuente color azul y
subrayados, cuando señala un hipervínculo podrá observar que el puntero del mouse cambia de forma, al
hacer clic en él, Excel le mostrará la información determinada por el hipervínculo.

Para crear un hipervínculo debe seleccionar una celda que contenga un texto y ejecutar del menú Insertar el
comando Hipervínculo, o ejecutar el botón para tal fin que se encuentra en la barra de herramientas estándar.

Página 62
Tambien puede crear un hipervínculo con un objeto de dibujo o una imagen.

Se mostrará una ventana con una serie de botones ventana, al ejecutar el hipervínculo se abrirá el
a la izquierda. El botón Archivo o pagina web navegador mostrando la pagina indicada.
existente le permite crear un vinculo a otro archivo
en su computadora o en la red, podrá indica la
ubicación en el cuadro de lista Buscar en, debajo le
mostrará la lista de los archivos que se encuentran
en esa ubicación, podrá seleccionar el deseado y
aceptar. Puede determinar que el hipervínculo le
muestre una pagina de Internet, en ese caso debe
escribir la dirección de la pagina en el cuadro de
texto que se encuentra en la parte inferior de la

Seleccionando el botón Lugar de este documento,

le mostrará la lista de hojas que tiene el libro y la
lista de nombres de rango que este contiene, si
determina una hoja puede también escribir una
dirección de celda para que al ejecutar el
hipervínculo Excel se posicione en ella.

si determina Crear nuevo documento, la ventana se mostrará con un cuadro de texto en donde podrá escribir
cual será el nombre del nuevo documento, debajo indicará cual será la ruta en que se creará dicho archivo,
auque por medio del botón Cambiar que se encuentra a la derecha podrá determinar otra ubicación. En la parte
inferior de la ventana podrá optar por modificar el nuevo documento mas adelante o que se abra el nuevo
documento para ser modificado inmediatamente.

El último botón le permite escribir una dirección de correo electrónico y un asunto para un mensaje, en la parte
inferior encontrará una lista con las direcciones de correo utilizadas recientemente, en donde podrá seleccionar
una en vez de escribirla. Al ejecutar el hipervínculo se abrirá una ventana de correo nuevo con la dirección del
destinatario y el asunto ya escrito y podrá completar el cuerpo del mensaje antes de enviarlo.

d) Modificar un hipervínculo
Si desea realizar cualquier modificación a un hipervínculo debe hacer clic con el botón derecho del mouse
sobre el texto u objeto que lo ejecuta y seleccionar el comando Modificar hipervínculo.

Se abrirá una ventana donde podrá realizar las modificaciones necesarias.

e) Quitar un hipervínculo
Para eliminar un hipervínculo puede hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el y ejecutar el comando
Eliminar hipervínculo.

Otra manera de eliminar un hipervínculo es ejecutando el comando Modificar hipervínculo y haciendo clic en el
botón Quitar hipervínculo que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.

Página 63
 Capitulo 20
Usar múltiples libros de trabajo

a) Abrir múltiples libros de trabajo

Puede trabajar con varios archivos simultáneamente, tal es el caso si necesita comparar datos entre ellos o
copiar información de uno a otro. Cuando abre múltiples libros cada uno de ellos se muestra en su propia
ventana, pero solo uno es el libro activo. Puede organizar las ventanas en el área de trabajo para poder ver
varias ventanas simultáneamente.

Para abrir varios archivos de una sola vez, debe ejecutar del menú Archivo el comando Abrir, o hacer clic en el
botón abrir que se encuentra en la barra de herramientas estándar. Si desea seleccionar varios archivos que se
encuentran uno a continuación del otro, en la ventana abrir debe seleccionar el primero de ellos y manteniendo
presionada la tecla MAYUSCULA hacer clic en el ultimo. Si desea abrir archivos que no se encuentran listados
en forma continua, debe seleccionarlos con el mouse mientras mantiene presionada la tecla CONTROL:

b) Organizar ventanas en cascada

Cuando tiene abiertos varios libros de trabajo,
puede organizar las ventanas en cascada, estas
se organizan una sobre otra mostrando delante
del resto la ventana activa. Para organizar las
ventanas de esta manera debe ejecutar del
menú Ventana, el comando Organizar. Se
mostrará una ventana con opciones, debe
seleccionar la opción Cascada.

c) Activar ventanas organizadas en cascada

En el menú ventana podrá observar que se muestra una lista de todos los libros de trabajo abiertos, para
desplazarse de uno a otro puede seleccionar de la lista el archivo con el que desea trabajar, esta acción pondrá
al archivo elegido en primer plano.

También puede cambiar de un libro a otro seleccionando el botón correspondiente en la barra de tareas de
Windows, donde, dependiendo de la configuración que tenga establecida la barra de tareas, le mostrará un
botón por cada archivo, o le mostrará un solo botón de Microsoft Excel, de ser así al hacer clic en el botón de
Excel, se desplegará una lista con los libros que tiene abiertos, permitiéndole seleccionar el cual desea poner al
frente para poder trabajar en el.

Además puede cambiar a un libro, siempre y cuando tenga alguna parte de la ventana de dicho archivo a la
vista, haciendo clic en cualquier parte de la ventana.

Página 64
d) Organizar ventanas en mosaico
Al organizar ventanas en mosaico,
Excel reparte los libros abiertos en
ventanas del mismo tamaño en el
área de trabajo, de modo que
pueda ver una parte de todos los
archivos a la vez. Si por ejemplo
desea ver solo dos ventanas de
libros abiertos, pero no cerrar el
resto de los libros, antes de
organizar las ventanas debería
minimizar todos aquellos libros que
no desea que se vean, al disponer
las ventanas, solo se distribuiran
aquellas ventanas qu no se hayan
minimizado.

Tiene dos variantes mas de organización de ventanas con estas características, en modo vertical, redistribuye
las ventanas una al lado de la otra, y horizontal, distribuye las ventanas una debajo de la otra.
e) Activar ventanas organizadas en mosaico
Para activar un libro en cualquiera de los tres casos antes mencionados, solo debe hacer clic en cualquier parte
de la ventana del archivo con el cual desea trabajar.

Otra forma en la cual puede cambiar de ventana activa es manteniendo presionada la tecla CONTROL y
presionando la tecla TAB.

f) Copiar datos entre libros de trabajo

Del mismo modo en que copia datos de una hoja a la otra, también puede copiar datos de un libro a otro, ya
sea con los comandos Copiar y Pegar del menú Edición, con los comandos del menú contextual al que accede
haciendo clic con el botón derecho del mouse o con la combinación de teclas CONTROL + C y CONTROL + V.

También puede copiar datos de un libro a otro Arrastrando las celdas seleccionadas mientras mantiene
presionada la tecla CONTROL. Si ejecuta la acción de arrastre sin mantenerla presionada estará moviendo las
celdas entre libros.

g) Guardar un área de trabajo

Cuando usted en forma cotidiana trabaja siempre
con los mismos libros, puede guardar la
información de cuales son estos libros, su ubicaron
en la computadora, el tamaño y la posición dentro
de la ventana de cada uno de ellos en un área de
trabajo.

Para crear un área de trabajo debe ejecuta del

menú archivo el comando Guardar área de trabajo.
Se mostrará una ventana donde debe escribir el
nombre de dicha área, al guardar Microsoft Excel le
preguntará si desea guardar los cambios
realizados en cada uno de los libros abiertos.

h) Abrir un área de trabajo

Cuando abre un archivo de área de trabajo, se abren todos los archivos que tenia abiertos al momento d
guardar el área de trabajo, con la distribución de las ventanas que cada una tenia. Si alguno de estos archivos
cambio de nombre o de ubicación, Microsoft Excel solo abrirá aquellos que pueda encontrar.

Para abrir un archivo de área de trabajo debe ejecutar el comando como si fuera a abrir cualquier archivo de
Microsoft Excel, podrá reconocer los archivos de área de trabajo porque estos tienen un icono diferenciado.

Página 65
 Capitulo 21
Administrar hojas de cálculo

a) Usar diferentes vistas

Cuando busca archivos para abrir desde Microsoft Excel, puede cambiar el modo de ver la lista que se
encuentra en la unidad que explora. Tiene diferentes formas de ver los libros encontrados, para ello debe
seleccionar la vista correcta mediante el botón Vistas que se encuentra en la parte superior de la ventana Abrir.

Iconos grandes: Muestra la lista de archivos con su icono distintivo, uno al lado del otro, con su nombre debajo
de este.

Iconos pequeños: Muestra la lista de archivos con su icono distintivo, uno al lado del otro, con su nombre
debajo de este.

Lista: Muestra la lista de archivos ordenado en columnas con su icono mas pequeño a la izquierda.

Detalles: Muestra la lista de archivos en una columna, indicando icono, nombre, tamaño y tipo de archivo.
Puede ordenar la lista en modo ascendente o descendente por cualquiera de sus detalles. Haciendo clic con el
botón derecho sobre cualquiera de los botones de propiedades puede ocultar o mostrar detalles de los archivos.

Propiedades: Divide la ventana en dos secciones, a la izquierda muestra la lista con los nombres de los
archivos encontrados, a la derecha muestra todas las propiedades del archivo seleccionado en la columna
anterior.

Vista previa: Divide la ventana en dos secciones, a la izquierda muestra la lista con los nombres de los archivos
encontrados, a la derecha muestra una parte del archivo seleccionado en la columna anterior. En ocasiones
Microsoft Excel no puede mostrar la vista previa del archivo.

Vistas en miniatura: Muestra la lista de archivos con su icono distintivo en gran tamaño con su nombre debajo
de el.

b) Buscar archivos
En el botón Herramientas de la ventana Abrir,
encontrará el comando Buscar, este comando le
abrirá otra ventana por medio de la cual podrá crear
una búsqueda del archivo deseado dentro de una
unidad de disco o carpeta determinando criterios.
Podrá buscar archivos por su nombre, por parte de
el, por contenido, por fecha de creación, de
impresión o de ultima modificación. Esta búsqueda
la puede realizar incluyendo subcarpetas.

Una vez encontrados los archivos que correspondan

con los criterios de búsqueda, estos se listaran en el
cuadro inferior de la ventana. Si Microsoft Excel no
pudiera encontrar archivos que cumplan con los
criterios establecidos, se mostrará un mensaje que
indica que no se encontró ningún resultado.

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c) Buscar archivos por texto
Cuando no recuerda el nombre con el que se guardó un archivo, puede buscarlo por un texto dentro del mismo,
como parte del nombre o de las propiedades del libro.

Puede especificar opciones adicionales de búsqueda como la ubicación en la que desea buscar o el tipo de
archivo que busca determinando estas opciones en los cuadros de lista correspondientes en la ventana.

d) Buscar por fecha

En la ficha Avanzadas podrá especificar otros tipos
de búsqueda mas especificas como búsquedas por
fecha de creación, de última impresión o
modificación del archivo utilizando el cuadro de
lista Propiedad. En el cuadro de lista Condición
puede determinar una unidad de tiempo en que
desea que se realice la búsqueda..

Puede especificar mas de una condición de

búsqueda, incluso puede determinar si se deben
cumplir todas estas condiciones o solo una de ellas
estableciendo el tipo de conector Y u O, estas
opciones se habilitan cuando solo cuando s
establece mas de un criterio de búsqueda.

e) Buscar por nombre de archivo

Cuando busca varios archivos por su nombre, y estos tienen similares, puede especificar en la lista Propiedad
buscar por Nombre de archivo, en la lista condición aparecerá la opción Incluye, en el cuadro de texto Valor
puede escribir la cadena de caracteres coincidentes en los nombres de los archivos. Se listarán todos los
archivos que contienen en alguna parte de su nombre esta cadena de caracteres.

f) Ordenar archivos
Puede ordenar los archivos para facilitar la
búsqueda en la ventana Abrir.

Haciendo clic con el botón derecho del mouse en

cualquier parte de la ventana, seleccionando la
opción Organizar iconos, se mostrará una serie de
opciones a través de la cual podrá modificar el
orden de la lista de archivos. Podrá organizar los
archivos por nombre, tamaño, tipo o fecha de
última modificación.

g) Seleccionar archivos
Como se ha explicado anteriormente, se pueden
seleccionar uno o varios archivos en la ventana
Abrir. Haciendo clic con el botón derecho del
mouse sobre el o alguno de los archivos
seleccionados se mostrará un menú contextual con
una serie de comandos a través de los cuales
podrá abrir, imprimir, copiar, mover, eliminar,
comprimir, cambiar nombre, ver las propiedades o
enviar por correo electrónico a la selección.

Página 67
 Capitulo 22
a) Usar gráficos.
Una planilla puede ser muy complicada de entender, y posiblemente el observador no interprete la información
tal como la queremos representar, la forma en que se puede representar una planilla de cálculo más fácilmente
y que esta sea rápidamente interpretada es a través de un grafico.

Excel cuenta con una variada cantidad detipos de grafico.

En un gráfico, cada valor de su planilla se llama punto de dato, y cada grupo de valores en común se llaman
serie de datos. La selección puede incluir títulos de filas y de columnas. Si el rango de datos no contiene títulos,
Excel los crea por defecto.

Un gráfico es un objeto flotante que se puede insertar en la hoja de datos o en una hoja de gráficos.

Si usted modifica los valores de la planilla, Excel actualiza en forma automática el gráfico, lo mismo si modifica
un punto de dato en el grafico, también modifica el valor de la planilla que este representa.

b) Crear un gráfico de columnas por medio del asistente.

Cuenta con un asistente para gráficos que lo guiará a través del proceso de creación del mismo.

Una vez que tiene creada su planilla de cálculo, puede crear el o los gráficos que necesite. Debe hacer clic en el
botón del asistente para gráficos que se encuentra en la barra de herramientas estándar o desde el menú
Insertar, opción Gráfico.

El asistente para gráficos se presenta en una ventana y consta de cuatro pasos.

c) Seleccionar un tipo y subtipo de gráfico.

En el primer paso del asistente puede seleccionar el tipo y
subtipo de gráfico que necesita para representar los datos de la
mejor manera.

En esta primer ventana del asistente para gráficos encontrará a

la izquierda una lista de tipos de gráficos, de acuerdo al tipo
que seleccione, a la derecha le mostrará los diferentes subtipos
que puede utilizar. Debajo de los subtipos podrá leer una
descripción del tipo de representación que le dará ese gráfico.

Cuenta también con un botón que le permite observar una

muestra de como quedaría el gráfico mientras lo mantenga
presionado.

Una vez que haya seleccionado el tipo y subtipo de gráfico

apropiado, debe hacer clic en el botón.

d) Seleccionar el rango de datos.

En el segundo paso del asistente para gráficos debe seleccionar el rango de datos que desea representar.

Si previamente había seleccionado el rango de datos para el gráfico, este es el que representará el grafico. Si
no había seleccionado el rango, Excel automáticamente rastrea el rango de celdas que contienen datos
alrededor de la que se encontraba posicionado antes de iniciar el asistente para gráficos. De no ser así, podrá
contraer la ventana haciendo clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de texto Rango de datos
y podrá seleccionar el rango deseado.

En la parte superior de la ventana el asistente para gráficos le ofrecerá una muestra de su gráfico. Encontrará
dos opciones que le permiten organizar la orientación del gráfico. Puede optar por representarlo organizado en
columnas o filas. Le invertirá la organización de los títulos, mostrándolos en la leyenda o en el eje de
categorías.

Página 68
Una vez que tiene seleccionado el rango adecuado, debe hacer clic en el botón siguiente.

e) Incluir títulos a un gráfico.

Para que sea más representativo y
fácil de interpretar, en este paso
puede agregar títulos al gráfico.

Encontrará una muestra del gráfico

y a su izquierda una serie de
cuadros de texto donde podrá
agregar un título principal para el
gráfico, y títulos para el eje de
categorías y el de valores. Al
escribir en estos cuadros de texto,
si espera un momento, estos se
mostrarán en la vista previa.

Una vez que ha incluido los títulos necesarios debe hacer clic en el botón siguiente en la parte inferior de la
pantalla.

f) Determinar donde poner el gráfico.

En el último paso del asistente para gráficos debe determinar dónde insertará el gráfico. Encontrará las
opciones para insertar el gráfico en una hoja nueva, con lo que se creará una hoja de grafico que solo
contendrá al grafico y se llamará en forma predeterminada Grafico 1, o como objeto flotante en una hoja
existente de su libro de trabajo.

Si desea en algún momento imprimir o mostrar el gráfico y los datos de la planilla es conveniente que inserte el
gráfico en la misma hoja donde se encuentran los datos.

Una vez que determinó la ubicación del gráfico, debe hacer clic en el botón Finalizar.

Si eligió insertar el gráfico en la misma hoja que contiene los datos de origen, es posible que éste se ubique en
una posición en la hoja tapando la planilla.

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 Capitulo 23
a) Mover y cambiar el tamaño del gráfico.
Cuando inserta un gráfico es muy frecuente que éste aparezca sobre los datos de su planilla, lo puede mover a
otra ubicación.

Debe señalar con el puntero del mouse sobre el área del gráfico y ejecutar la acción de arrastre. Excel le
mostrará con un recuadro punteado cual será la nueva ubicación del gráfico. Puede soltar el puntero del mouse
en la ubicación que prefiera, ahí se ubicará el gráfico.

También puede modificar la forma y el tamaño del gráfico. Cuando este esta seleccionado, se muestran
unoscuadros de posición alrededor del gráfico. Si señala con el puntero del mouse los cuadros de posición de
los lados inferior y superior, podrá modificar el alto del gráfico. Si señala los cuadros de posición de los lados
izquierdo y derecho podrá cambiar el ancho del gráfico. Si señala alguno de los cuadros de posición de las
esquinas, podrá cambiar ancho y alto simultáneamente.

b) Mostrar la barra de herramientas de gráfico.

Generalmente cuando tiene seleccionado un gráfico, se muestra la barra de herramientas Gráfico, de no ser así
la puede mostrar seleccionando del menú Ver, opción Barras de herramientas, la opción Gráfico, o haciendo
clic derecho sobre cualquier barra de herramientas y seleccionando la opción Gráfico.

Los botones de la barra de herramientas de gráfico le permiten modificar el aspecto del gráfico.

Objetos del gráfico: Le mostrará una lista con los objetos que componen al gráfico.

Propiedades: Puede mostrar la ventana de propiedades del objeto seleccionado para cambiar sus propiedades.

Tipo de gráfico: Permite modificar el tipo de gráfico.

Leyenda: Muestra y oculta el cuadro de leyenda.

Tabla de datos: Muestra u oculta la tabla de datos dentro del gráfico.

Por filas y por columnas: Permite representar las series del grafico por filas o por columnas del origen de datos.

c) Modificar la leyenda.
La leyenda identifica los colores asignados a los valores en el gráfico.

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En forma predeterminada ésta se muestra a la derecha. Usted la puede ocultar o volver a mostrar con el botón
leyenda que se encuentra en la barra de herramientas Gráfico.

Puede cambiar sus propiedades seleccionándola con doble clic, o haciendo clic en el botón de objetos de
gráfico, y luego en el de propiedades del objeto. Se presenta una ventana con tres fichas.

Tramas: Puede modificar los bordes de la leyenda en cuanto al estilo, color y grosor, y aplicarle un sombreado.
Además le permite darle un color de relleno al cuadro de la leyenda.

Fuente: Permite modificar la fuente, estilo, tamaño, subrayado, color, color de fondo y efectos del texto de la
leyenda.

Posición: Cambia la ubicación de la leyenda a la izquierda, derecha, arriba, abajo o en una esquina del gráfico.

Si oculta la leyenda y la vuelve a mostrar, esta se ubicará en su posición por defecto, a la derecha del gráfico, a
pesar que usted la haya cambiado de posición con anterioridad.

d) Modificar títulos.
Puede cambiar la forma de mostrar el título principal, del eje de categorías y del eje de valores. Debe
seleccionar el título, ya sea haciendo doble clic sobre el, o desde la barra de herramientas de gráfico con el
botón objetos del gráfico y con el botón propiedades del objeto.

Se mostrará una ventana con tres fichas que le permitirán modificar el aspecto del título que tiene
seleccionado.

Tramas: Modifica los bordes del titulo en cuanto al estilo, color y grosor, aplica un sombreado y permite aplicar
un color de relleno.

Fuente: Permite modificar la fuente, estilo, tamaño, subrayado, color, color de fondo y efectos del texto del
titulo.

Alineación: Cambia la alineación, orientación y dirección del texto del titulo.

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e) Cambiar el tipo de gráfico.
Puede cambiar rápidamente el tipo de gráfico si el que creó no es el adecuado para representar sus datos. Lo
puede hacer desde la barra de herramientas de gráfico, con el botón tipo de gráfico. Haciendo clic en el botón,
le cambiará al tipo que está mostrando este, haciendo clic en la flecha que se encuentra a su derecha, puede
seleccionar entre los diferentes tipos de gráfico.

También puede cambiar el tipo de gráfico desde elmenú Gráfico, opción tipo de gráfico.

Se abrirá una ventana donde podrá seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico por el cual desea cambiar.

Si tiene seleccionada solo una serie y cambia el tipo de grafico por medio del botón de la barra de herramientas
Gráfico, cambiará el tipo de gráfico para esa serie pero no para las demás.

f) Mostrar y ocultar líneas.

Las líneas de división aparecen por defecto para los valores, no obstante puede ocultarlas y volverlas a
mostrar, como también mostrar y ocultar las líneas del eje de categorías.

Puede ocultar las líneas de división seleccionando en el botón objetos del gráfico de la barra de herramientas la
opción "Líneas de división principal del eje de valores" y luego presionando la tecla suprimir.

Puede personalizar las líneas de división yendo al menú Gráfico, opciones de gráfico.

Le mostrará una ventana con casillas de verificación para activar y desactivar tanto las líneas de división
primarias como las secundarias del eje de valores y del eje de categorías. A la derecha le ofrecerá una muestra
del gráfico.

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La opción Gráfico de la barra de menú solo se encontrará disponible si tiene seleccionado un gráfico.

g) Imprimir gráficos.
Si desea imprimir sólo el gráfico, debe previamente seleccionarlo, luego lo puede imprimir desde el botón
Imprimir de la barra de herramientas estándar, con la combinación de teclas CTRL + P, o con la opción
Imprimir del menú Archivo. En los últimos dos casos, le aparece la ventana de Imprimir, en la sección de
imprimir, encontrará activa solo la opción "Gráfico seleccionado".

Puede configurar la página para agregarle encabezado y pie de página, establecer márgenes y cambiar la
orientación del papel. Encontrará que la última ficha de la ventana de Configurar página que era "Hoja", cambió
por "Gráfico", en ella encontrará diferentes opciones para imprimir el gráfico.

Usar página completa: Si el gráfico era más alto que ancho o más ancho que alto, se estirará hasta ocupar toda
la pagina de impresión.

Ajustar a la hoja: El gráfico se imprimirá en toda la hoja pero mantendrá su proporción real.

Modo personalizado: El gráfico se imprimirá en tamaño normal.

Calidad de borrador: Imprimirá el gráfico, pero no los objetos de dibujo que pueda contener.

Imprimir en blanco y negro: Imprimirá el gráfico en blanco, negro y escala de grises.

Si desea imprimir los datos de la hoja de cálculo con el gráfico, no debe tener seleccionado el gráfico. Excel
imprimirá todo lo que se encuentre en la hoja.

h) Propiedades del eje de categorías

Puede cambiar las propiedades del eje de categorías, para ello debe seleccionarlo, ya sea haciendo clic en
alguno de los rótulos o desde el botón de lista de la barra de herramientas Grafico y haciendo clic en el botón
Formato.

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Se mostrará una ventana con cinco fichas, para este eje son de mencionar las fichas Fuente, que le permitirán
modificar el aspecto de la fuente de los rótulos del eje, y la ficha alineación, que le permitirán modificar la
alineación de los mismos.

i) Propiedades del eje de valores

Puede también cambiar las propiedades del eje de valores. Se mostrará una ventana con cinco fichas.

Alineación: Permite modificar la alineación y orientación de los valores del eje

Numero: Permite modificar el modo de representar los valores del eje, estos se mostrarán con el mismo
formato aplicado a los valores de la planilla del rango de origen, no obstante, puede modificar el formato.

Fuente: Permite modificar el tipo, tamaño, estilo y color de la fuente, aplicarle subrayado, efectos y color de
fondo.

Escala: En esta ventana se mostrarán una serie de valores que se establecen automáticamente. Puede
modificar estos valores de acuerdo a su conveniencia.

El valor Mínimo, si el rango de datos no posee valores negativos se establecerá en cero. Si es conveniente
puede modificar este valor.

El valor Máximo se establece automáticamente en un valor superior al máximo valor que Excel encuentre en el
origen de datos.

La Unidad mayor establece cada cuanto se mostrará un valor en el eje.

La Unidad menor establece cada cuanto se mostrará una marca de graduación secundaria.

El valor que especifica donde cruzará el eje de categorías se establece automáticamente coincidiendo con el
valor Mínimo, si es necesario, puede modificar este valor de ser necesario. Por ejemplo, si está representando
una planilla de ventas y la empresa impone un valor para un piso de ventas, puede ajustar el eje de categorías
para que cruce en ese valor, los puntos de datos que no hayan alcanzado el piso se representarán por debajo
del eje de categorías.

el comando Unidades de visualización permite representar los valores en millares, millones, miles de millones,
etc. Si establece una unidad de la lista, Microsoft Excel ocultará dígitos de los valores representados y agregará
como titulo del eje la unidad seleccionada.

La Escala logarítmica representará los valores en escala potenciada.

Al activar la opción Valores en orden inverso, se mostrará el mínimo valor en la parte inferior del eje y el
máximo valor en la parte superior.

Eje de categorías cruza en máximo valor, tal como lo dice el comando, el eje de X se ubicará en la parte
superior del grafico.

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Tramas: Permite modificar el estilo, color y grosor de la línea del eje, como así también establecer un tipo de
marca de graduación principal correspondiente con la unidad mayor y una marca de graduación secundaria
correspondiente con la unidad menor y la posición de los rótulos o valores con respecto a la marca de
graduación principal.

j) Eliminar gráficos.
Cuando no necesita más un gráfico lo puede eliminar.

Para eliminar un gráfico debe seleccionar el área del grafico y presionar la tecla suprimir.

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