UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA CEI PUERTO BARRIOS

Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresa
Curso: Creación Empresarial 1 Horario: 19:00
Licda. Magda Colindres.

TAREA 3 – ENTREGA EN SEMANA 4

GESTIÓN DOCUMENTAL

Cruz,Marvin Emilson
Carné: 16011917
Fecha: 03 febrero del 2019.
 Tabla de contenido

Introducción ........................................................................................................................................ 3
Objetivos .................................................................................................................................... 3
Comentario Personal........................................................................................................................... 4
INVESTIGACION ................................................................................................................................... 5
¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia? ...................................................... 5
¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización? ........................ 5
¿Cómo se puede evaluar la gestión documental? .......................................................................... 5
¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su entorno? ... 5
Conclusión ........................................................................................................................................... 6
Recomendaciones ............................................................................................................................... 6
Bibliografía . ........................................................................................................................................ 6
E-grafia ................................................................................................................................................ 6
Introducción

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas

y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y
creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad
de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales
por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya
gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de
los fondos documentales.

Objetivos

Favorecer el trabajo en equipo cada día que pasa, saber trabajar en equipo se
vuelve más importante para un negocio. Por eso, buscar las herramientas y
técnicas que potencien algo así es tan importante, y la gestión de documentos es
una de ellas.
Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten el buen
desarrollo de un sistema de gestión documental, desde de la planeación hasta su
disposición final.
Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental
en la compañía, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar planes de
trabajo para el cumplimiento de los objetivos.
Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos, respaldando
la integralidad, protección y acceso oportuno a la información.
Comentario Personal

Un sistema de gestión documental también permite integrar los flujos de trabajo de

las empresas de tal forma que toda la información pase de un usuario a otro en
función del procedimiento previamente definido. Estos flujos de documentos pueden
incluir tanto procesos manuales de aprobación por personas responsables, así
como aprobaciones automáticas, firmas electrónicas, además de capturas
automáticas de los documentos e incluso también pueden incluir notificaciones por
correo electrónico. Todo esto permite que se pueda replicar de forma exacta y
electrónica, todo el proceso que en la actualidad se lleva a cabo en papel.
Además, se consiguen automatizar los procesos como el caso de la aprobación de
las facturas con los proveedores, las referencias de producto o en sus caso, los
estudios de calidad, la administración de pedidos, así como aquellos procesos
internos de menor envergadura pero igualmente importantes como el caso de la
distribución de nóminas o la aprobación de las vacaciones entre otras..
Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales

INVESTIGACION

¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

Si, Forma parte de la de la estrategia para administrar los recursos de información
en una organización. Por su medio de partida radica en el enfoque clásico para
manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día
con día afronta una organización

¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización?

 Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la

organización
 Identificar y proteger información vital para la organización
 Ayudar a compartir las cargas laborales
 Gestionar con eficacia los insumos y sistemas destinados al manejo de la
información de la empresa
 Interpolar efectivamente la gestión documental con la jerarquía
organizacional
 Analizar la gestión de información de la empresa
¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?
Es un trabajo muy delicado porque la información que va a archivar servirá para
muchos efectos en su momento y por lo cual tiene que dejar constancia de lo que
se hizo y para los fines que la empresa determine será útil en cualquier tema de
consulta legal o administrativo a futuro.

¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su

entorno?
Por qué es la clave en la búsqueda del éxito en mercados cada vez más
competitivos, Además ,la necesidad de control en el acceso a los datos ,su
monitorización y su evaluación ,hacen imprescindible la existencia de un medio que
centralice y proteja los archivos y esto con lleva a hacer más eficiente el trabajo en
búsqueda de información y reduce los costó de captura manual ,mejora los tiempos
de procesamientos e incrementa la productividad
Conclusión

La gestión documental es una serie de tecnologías, técnicas y normas, orientadas

a facilitar a las empresas, la administración y el flujo de documentos durante todo
su periodo de vida. Esto puede hacerse a través de técnicas manuales o mediante
el uso de tecnologías diseñadas para alcanzar tasas más altas en cuanto a
eficiencia y rendimiento, así como funcionalidad. Una de las principales
características de un sistema de gestión documental optimo es su capacidad para
vincular toda la información almacenada en bases de datos de otros sistemas como
el caso de los ERP's, con bibliotecas y documentos.

Recomendaciones

Es más seguro, Puede que en algunos casos, la información que contengan tus
documentos sea poco relevante pero en otros, serán los datos personales de tus
trabajadores, la cuenta de resultados u otros datos que no deban caer en manos
equivocadas.

Tiene un mayor coste, Aunque está claro que debe verse como una inversión y no
como un coste, es indudable que un programa de gestión documental siempre es
más caro que las opciones más clásica

Bibliografía .

Organización de empresas 1
Enrique Benjamín Franklin Fincowsky
Facultad de Contaduría y Administración
Universidad Nacional Autónoma de México
Capítulo 3 pagina 37- 40

E-grafia
https://atsgestion.net/objetivos-gestion-documental/
http://www.docshare.es/blog/80-que-es-la-gestion-documental
 EJERCICIO SEMANA 3

GESTIÓN DOCUMENTAL

• ¿De qué forma incida la gestión documental en la venta de productos y prestación de servicios?

La gestión documental de los archivos en papel y de los archivos electrónicos es la clave en la

búsqueda del éxito en mercados cada vez más competitivos .Además, la necesidad de control en el
acceso a los datos.

• ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos?

La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos de información
en una organización .Por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para
manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones para la actividades, giro
industrial, sistemas de comunicación e información, trato de clientes, generación de bienes y
servicios, capital, y conocimiento.