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Los archivos de Excel se le lama libros que tiene la extensión XLS. Cada libro de trabajo se
compone inicialmente con 3 hojas de cálculo, pero se puede agregar más o eliminarlos, cambiar
nombre, moverlas.
Para poder realizar estas operaciones debemos hacer clic derecho con el ratón lo cual en la
etiqueta de la hoja de cálculo aparecerá una serie de opciones a realizar.
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Manual de referencia Excel 2003
Para poder desplazarnos por la hoja de cálculo hacemos clic con el ratón en la celda donde
queremos ir, como también podemos utilizar la barra de desplazamiento, las siguientes
combinaciones de teclas también nos permiten movernos a lo largo de la hoja de cálculo.
Al pulsar El cursor
ï Una celda hacia la izquierda
ð Una celda hacia la derecha
ñ Una celda hacia arriba
ò Una celda hacia abajo
CTRL+ï A la primera celda de la fila
CTRL+ð A la ultima celda ocupada de la fila
CTRL+ñ A la primera celda de la columna
CTRL+ò A la ultima celda ocupada de la
columna
AV PÁG Una pantalla hacia abajo
RE PÁG Una pantalla hacia arriba
ALT+AV PAG Una pantalla hacia la derecha
ALT+RE PAG Una pantalla hacia la izquierda
CTRL+INICIO A la celda A1
CTRL+FIN A la ultima celda ocupada
CTRL+AV PAG A la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PAG A la hoja anterior del libro
F5 o CTRL+I: Nos sale el cuadro Ir a donde
escribimos la referencia de la celda.
La barra de menús muestra todos los menús que se encuentran disponibles en Excel 2003. El
contenido de cualquier menú puede verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón
izquierdo del ratón.
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Una hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales está identificada
por una letra o combinación de letras.
Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales está identificada por
un número.
Celda.-
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Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia dirección. En la
figura anterior, la dirección de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda
seleccionada se denomina indicador de la celda.
La hoja de cálculo de Excel está compuesta de columnas y filas, en cuya intersección se
encuentran unos cuadros pequeños llamados celdas. La celda activa, o celda con la que se puede
trabajar, tendrá un borde oscuro. Todas las otras celdas tendrán un borde gris claro. Cada celda
tiene su nombre compuesto de dos partes la letra de la columna y el número de la fila.
En la siguiente imagen la celda C3, formada por la intersección de la columna C y la fila 3, tiene el
borde oscuro. Es la celda activa.
Términos importantes
: Cada celda tiene su propia dirección compuesta de la letra de la columna y el número de
fila.
: La celda activa es la celda que recibe información o un comando del usuario.
: La celda activa está identificada por un borde más oscuro llamado indicador de la celda.
Estos botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de
Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última
hoja de cálculo de un libro.
Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo
específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe
tener por lo menos una hoja de cálculo.
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Mover Controlar el
relleno
1.6. Mover.-
Cuando colocamos el ratón en el borde de una celda o un rango, el ratón adopta la forma de
flechas, si arrastramos, movemos el contenido.
Si mantenemos pulsada la tecla CTRL mientras arrastramos el ratón, en lugar de mover, copia.
Para insertar la celda o rango que movemos entre celdas existentes, mantenemos pulsada
MAYUS.
Para arrastrar la selección a una hoja de cálculo diferente del libro, mantenemos presionada la
tecla ALT y arrastramos a la etiqueta de la hoja.
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Otra forma de crear un nuevo libro de trabajo clic en botón de la barra de herramientas
estándar . Por lo tanto se habrá creado un nuevo libro de trabajo.
La primera vez que se guarda un documento se debe establecer el nombre del documento y el
lugar de almacenamiento. Por eso, la primera vez que se guarda un archivo se abre la ventana
Guardar como.
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: Haga clic en el menú despegable Guardar en y decida en qué ubicación desea guardar el
archivo. Haga clic en Disco de 3 1/2 (A:) para guardar el archivo en un disquete, o en
Disco local (C:) para guardarlo en la computadora.
: Escriba un nuevo nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo.
: Haga clic en el botón Guardar.
Al pulsar el botón Guardar, Excel dará automáticamente al nombre del documento una extensión
“.xls”.
Las siguientes veces que se guarde un documento no habrá que escribir de nuevo el nombre y el
lugar en el que se quiera guardar el archivo. Simplemente se debe pulsar el botón o el menú
Archivo / Guardar y el archivo se guardarán automáticamente con el mismo nombre y en el
mismo sitio.
Es importante guardar los cambios del documento cada cierto tiempo, pues si no se guardan y la
máquina se apaga por cualquier razón se perderá toda la información no guardada.
Si se desea guardar el archivo en otro sitio o con otro nombre se debe seleccionar el menú
Archivo / Guardar Como y en esta ventana escribir otro nombre y seleccionar otro lugar de
almacenamiento.
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: En la lista Buscar en, haga clic en la unidad de disco, carpeta u otra ubicación, el archivo
que desea abrir.
: En la Lista de carpetas, abra la que contiene el archivo. Una vez que aparezca el archivo
deseado, haga clic en él para seleccionarlo.
: Haga clic en el botón Abrir.
: Excel 2003 le solicitará que guarde la información en el caso de que haya ingresado datos
o modificado el libro entre la última vez que guardó el archivo y el momento en que lo
cierra.
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Siga los siguientes pasos para insertar una nueva hoja de cálculo:
: Seleccione el menú Insertar hacemos clic en la opción Hoja de cálculo.
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: Se agregará a la hoja de cálculo una fila nueva arriba de la celda originalmente seleccionada
por usted.
Seleccione varias filas antes de elegir Insertar para agregar filas rápidamente. Excel inserta el
mismo número de filas que las que seleccionó originalmente.
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Siga los siguientes pasos para eliminar una columna y toda la información que contiene:
: Seleccione una celda en la columna que desea eliminar.
: Seleccione Edición y hacemos clic en la opción Eliminar en la barra de menús.
: Haga clic en el botón de radio Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar
celdas.
Con Microsoft Excel se puede realizar el ajuste perfecto, en vez de arrastrar hacemos doble clic
las columnas seleccionadas se adoptaran automáticamente al contenido de las celdas.
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Excel 2003 le permite cambiar la alineación automática de texto y números para que se alineen
con el margen izquierdo, con el derecho o queden centrados. La siguiente ilustración muestra
la diferencia entre estos tipos de alineación aplicados a las etiquetas (texto).
Emplee los botones situados en la barra de herramientas de formato para alinear a la
izquierda, centrar o alinear a la derecha texto y números.
Siga los siguientes pasos para alinear texto y números en una celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Haga clic en el botón Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Justificar
situado en la barra de herramientas de formato.
: El texto o los números contenidos en las celdas adoptarán la alineación seleccionada.
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También puede hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas
en el menú contextual.
: Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
: Haga clic en la ficha Alineación.
: Haga clic en el cuadro despegable Horizontal y seleccione una de las opciones para la
alineación horizontal.
: Haga clic en Aceptar para aplicar la alineación horizontal a las celdas seleccionadas.
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: Haga clic en el cuadro despegable Vertical y seleccione una de las opciones para la
alineación vertical.
: Haga clic en Aceptar para aplicar la alineación vertical a las celdas seleccionadas.
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o
: Microsoft Excel deshace la acción seleccionada y todas las que figuran con anterioridad a
ésta en la lista.
Una acción de Deshacer puede cancelarse mediante la aplicación de una acción de Rehacer.
Esto resulta muy útil cuando realizó por error una operación de Deshacer. Recuerde, sólo es
posible Rehacer una acción si no ha modificado una hoja de cálculo desde que se ejecutó la última
operación de Deshacer:
Siga los siguientes pasos para Rehacer una operación de Deshacer:
• Pulse el botón Rehacer.
Siga los siguientes pasos para rehacer al mismo tiempo varias acciones deshechas:
• Haga clic en la flecha situada junto al botón Rehacer.
• Seleccione en la lista las operaciones que desea rehacer.
• Microsoft Excel cancela la acción de Deshacer.
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Para poder rellenar ubicamos en el punto de relleno y arrastramos hacia abajo o hacia la derecha,
lo cual se copiara de forma automática hasta donde quedamos que se copie.
Serie: si el principio de una serie por Ej.: “Lunes” completa la serie “Martes”, “Miércoles” y así
sucesivamente.
Si queremos crear una serie, pero al arrastrar el controlador de relleno no completa la serie si no
que copia el contenido de la celda, hemos de seleccionar los dos primeros elementos de la serie
antes de arrastrar el punto de relleno:
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Las funciones Cortar, Copiar y Pegar también aparecen como opciones en el menú Edición.
También se podría utilizar para poder realizar estas operaciones el teclado:
Cortar Crtl + X
Copiar Crtl + C
Pegar Crtl + V
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Tal vez no desee pegar la información cortada. Puede usar Cortar sólo para borrar información de
una celda.
Para escribir ^ pulsamos la tecla del acento circunflejo que esta al lado de la tecla P mas
MAYUSC y continuación la barra espaciadora.
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: Pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en la barra de fórmulas
para completar el ingreso de la fórmula.
3.1.2. Creación de una formula sencilla de resta por otro método de señalar y hacer clic.-
En la definición de las fórmulas pueden utilizarse números o referencias de celdas. En lugar de
escribir el número o la referencia de celda, también podrá utilizar el ratón para seleccionar las
celdas que utilizará en la fórmula. Mediante este método, escriba una fórmula sencilla que reste
una celda de otra: =A3-A4.
Siga los siguientes pasos para crear una fórmula sencilla de resta mediante el método de
señalar y hacer clic:
: Escriba el signo igual (=) en la celda del resultado (A5), para que Excel sepa que
comienza la definición de la fórmula.
: Haga clic en la primera celda que desea incluir en la fórmula (por ejemplo, A3).
: Escriba el signo menos (-) para que Excel sepa que se realizará una resta.
: Haga clic en la próxima celda de la fórmula (A4, por ejemplo).
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: Si la fórmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto
y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la fórmula.
: Pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en la barra de fórmulas
para completar el ingreso de la fórmula.
Siga los siguientes pasos para crear una fórmula sencilla que multiplique el contenido de
dos celdas:
: Escriba = en la celda que se muestra el resultado (A5).
: Haga clic en la primera celda que desea incluir en la fórmula (por ejemplo, A3).
: Escriba un operador aritmético (por ejemplo, el símbolo de multiplicación *). El
operador aparecerá en la celda y en la barra de fórmulas.
: Haga clic en la próxima celda de la fórmula (A4, por ejemplo).
: Si la fórmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto
y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la fórmula.
: Pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en la barra de fórmulas
para completar el ingreso de la fórmula.
3.2.Formulas complejas.-
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Las fórmulas sencillas tienen una sola operación aritmética, mientras que las fórmulas complejas
incluyen más de una.
En las operaciones aritméticas, es muy importante mantener el orden. Al ingresar una fórmula
compuesta de varias operaciones (suma, resta y división), Excel 2003 sabrá que tiene que
ejecutarlas en un determinado orden. El orden de las operaciones es el siguiente:
1. Operaciones entre paréntesis
2. Cálculos que incluyan exponentes potenciales (elevación a una potencia)
3. Multiplicación y división, sea cual fuere que aparezca en primer término
4. Suma y resta, sea cual fuere que aparezca en primer término
Respetando este orden, veamos cómo se calcula la fórmula 120/(8-5)*4-2 en la siguiente figura:
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He aquí un ejemplo de una función con más de un argumento, que calcula el promedio de los
números en un rango de celdas: B3 a B10 y C3 a C10:
Excel tiene cientos de funciones (fórmulas predefinidas) diferentes para ayudarlo a hacer
cálculos. Como usted ya sabe, crear fórmulas individuales es una tarea difícil y lenta. Si utiliza las
funciones que trae Excel, ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.
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: MAX – devuelve el valor máximo de una lista de valores, omite los valores lógicos y el
texto en un rango de celdas.
: MIN - identifica el número más bajo en un rango de celdas.
: HIPERVINCULO – crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado
en el disco duro, en un servidor de red o Internet.
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3.4.Formato de celdas.-
3.4.1. Formato de los números.-
Los números en Excel pueden adoptar distintos formatos: fecha, hora, porcentajes o decimales.
Siga los siguientes pasos para darle formato a los números en una celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Seleccione Formato y haga clic en la opción Celdas en la barra de menús.
También puede hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas
en el menú contextual.
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Gráfico de barras
El gráfico de barras es similar al de columnas excepto que utiliza barras horizontales en lugar de
verticales (columnas). Al igual que el gráfico de columnas, el de barras muestra fluctuaciones de
los valores durante el transcurso del tiempo.
Gráfico de líneas
El gráfico de líneas muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y también presenta una serie
de marcadores conectados durante el transcurso del tiempo.
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Gráfico circular
El gráfico circular muestra la contribución de cada valor al total del gráfico. Este tipo de gráfico
es una manera muy efectiva de mostrar la relación de las partes con respecto al todo, o los
porcentajes de un total.
Gráfico de áreas
El gráfico de áreas destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso del tiempo y muestra
la relación de las partes con respecto al todo.
Otros gráficos:
Otros gráficos que pueden crearse en Excel 2003 son:
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Datos de origen
Rango de celdas que componen un gráfico. El gráfico se actualiza automáticamente cada vez que
se modifica la información de las celdas.
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Título
Título del gráfico.
Leyenda
Es la clave del gráfico, ya que identifica lo que representa cada color en el gráfico.
Ejes
Denominación de las partes verticales y horizontales de un gráfico. Al eje vertical a menudo se lo
denomina Y, y al horizontal, X.
Serie de datos
Los valores graficados propiamente dichos. Estos son, normalmente, las filas o columnas de los
datos de origen.
Eje de valores
Se denomina así al eje que representa los valores o unidades de los datos de origen.
Eje de categorías
Se denomina así al eje que identifica a cada serie de datos.
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Utilice este menú despegable para seleccionar los distintos tipos de gráficos. Usted podrá cambiar
el tipo de gráfico cuando lo desee.
Leyenda
Muestra u oculta la leyenda del gráfico.
Tabla de datos
Muestra u oculta los datos de origen realmente usados para crear el gráfico.
Por filas
Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las filas (eje Y).
Por columnas
Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las columnas (eje X).
Texto en ángulo
Utilice esta opción para cambiar la inclinación de los rótulos de los ejes X e Y.
: En el cuadro de diálogo elija el tipo de grafico y un subtipo de grafico, luego haga clic en
el botón siguiente.
: Luego aparecerá un cuadro de dialogo, elegimos las series en filas o columnas y clic en el
botón siguiente.
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: Lo cual aparecerá un cuadro de dialogo, para poder especificar el Titulo, Eje, Líneas de
división, Leyenda, Rotulo de datos y Tabla de datos, una vez especificado hacemos
clic en el botón siguiente.
: Aparecerá un cuadro de dialogo para poder colocar e grafico ya sea como una hoja nueva
o como un objeto y hacemos clic en finalizar.
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El botón Zoom de la vista preliminar agrandará la información para que sea más legible. Para salir
de esta vista preliminar haga clic en -Cerrar-. Aparecerá de nuevo la vista con todas las páginas de
la hoja en cuestión. Para salir de esta vista previa de salto de página, vaya al menú -Ver- y haga clic
en -Normal-.
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: Seleccione Número de copias que desea imprimir. Para ello, haga clic en las flechas hacia
arriba o hacia abajo situadas a la derecha del cuadro.
: Haga clic en botón Aceptar para imprimir la hoja de cálculo.
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